VDoc Open DMS. Die Komplettlösung für Ihr elektronisches Dokumentenmanagement

Transkript

1 VDoc Open DMS Die Komplettlösung für Ihr elektronisches Dokumentenmanagement

2 Motivation Wozu VDoc Open DMS?

3 Motivation Effizientes Arbeiten und damit auch ein effizientes Dokumentenmanagement wird für Unternehmen immer wichtiger. VDoc Open DMS steht für Präzision bei der Dokumentenerzeugung, einen vereinfachten Informationszugang und eine Stärkung der Kommunikation und Zusammenarbeit Es ist ein innovatives Tool, um Dokumente zu erzeugen, zu organisieren und gemeinsam zu nutzen. Mehr Wissensmanagement Ihre Lösung: Produktivität durch schnellen Zugriff auf Informationen steigern Ihre Anforderungen: Optimierung der Kommunikation zwischen Abteilungen/Kundendienst Qualität und Einhaltung von Regeln steigern Anwenderzugriff vereinfachen Page 3

4 Motivation VDoc Open DMS Die Lösung Mit diesem Modul bieten wir Ihnen ein Dokumentenmanagementsystem an, das Sie überall dort unterstützt, wo Dokumente in ihrem Lebenszyklus behandelt werden müssen. Ein integrierter Prozess stellt die Erstellung der Vorlagen, Prüfung, Freigabe und die Veröffentlichung der Dokumente sicher. Das ideale Hilfsmittel für alle Bereiche, in denen Templates verwendet werden, bzw. eine organisierte Behandlung von Dokumenten wichtig ist. VDoc Open DMS wird insbesondere dort eingesetzt, wo geschäftsrelevante Informationen auch aus konventionellen Dokumenten in elektronischer Form verfügbar gemacht werden, um diese im richtigen Kontext in die Geschäftsprozesse einbinden zu können. Damit sind sie für den betrieblichen Wertschöpfungsprozess optimal nutzbar. Page 4

5 Allgemeines Was Sie zu VDoc Open DMS wissen sollten

6 Allgemeines Produktfamilie VDoc Open DMS als Teil der VDoc Suite Page 6 VDoc Open DMS ist Teil der VDoc Suite, einer Software von VDoc Software VDoc Suite ist die erste gebrauchsfertige, kollaborative Suite mit einer vertikalen Skalierbarkeit, die eine schnelle Implementation eines Portals ermöglich VDoc ist darauf ausgerichtet, die Bedürfnisse einer Organisation hinsichtlich Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und gemeinsamen Arbeitsfeldern abzudecken

7 Allgemeines VDoc Module im Überblick VDoc Portal Der einfache und schnelle Weg zur Erstellung von Intranets und Extranets VDoc Easy Site Leistungsfähiges und einfach zu bedienendes Content Management System (CMS) zur Darstellung ihrerwebinhalte VDoc Process Der einfache und schnelle Weg zur Modellierung, Automatisierung und Darstellung ihrer Geschäftsprozesse ohne Programmieraufwand. VDoc Process beinhaltet das Reportingsystem VDoc Report VDoc Report Das Reportingsystem VDoc Report dient zur einfachen Konfiguration von grafischen Reports, Analysen, Listen und Ausgaben der prozess- und vorgangsbezogenen Daten. Page 7 VDoc Open DMS Die Komplettlösung für ihr elektronisches Dokumentenmanagement einschließlich templatebasierten Dokumenten und Dokumentenworkflows.

8 Allgemeines VDoc Suite Das kostenoptimierte Komplettpaket bestehend aus Portal, Process, Document Management und einer SQL Datenbank Runtime. VDoc File Center DMS Das filebezogene Dokumentenmanagement System mit zentralen Ablagen in konfigurierbaren Strukturen und mit definierten Zugriffsrechten. Es stehen ebenfalls Workflows zur Verfügung. VDoc Webservice und SAP BAPI Für die Integration in einer SOA oder die Anbindung und Kommunikation mit Fremdsystemen oder SAP stehen die entsprechenden Module zur Verfügung. VDocSDK/API Die VDoc SDK / API steht als dokumentierte Programmierschnittstelle für beliebige individuelle Erweiterungen zur Verfügung. Page 8

9 Allgemeines Anwendungsgebiete für Ihr DMS-System Qualitätsmanagement (Verfahren, Arbeitsanweisungen, Prozesse) Management technischer Dokumente, Spezifikationen, Konstruktionsdaten, CAD Management von kaufmännischen Unterlagen (Angebote, Bestellungen, Rechnungen) Management von Geschäftsabschlussdokumenten (automatische Erstellung mit einem Konfigurator, initialisiert durch Realisierungsprozess) Automatische Referenzierung zu Papierdokumenten, vorrangig papierlos Management für Regelwerke bei beantragten Abnahmen bzw. Zulassungen Management von Verwaltungsunterlagen (Mails, Arbeitsplatzbeschreibungen, ) Speicherung der gescannten, gefaxten und g ten Unterlagen Page 9 Einsatz in allen Unternehmensbereichen uneingeschränkt möglich!

10 Allgemeines Die Module der VDoc Produktfamilie sind durch ihre universellen Gestaltungsmöglichkeiten grundsätzlich branchenneutral. Der Einsatz von über 900 Installationen in Europa und den USA findet hauptsächlich in folgenden Branchen statt: Automotive Chemische Industrie Elektrotechnik Maschinenbau Luftfahrt & Militärwesen Pharmazie & Kosmetik Öffentliche Verwaltungen Textile Industrie Banken & Versicherungen Energie & Versorgung Bauindustrie Medizintechnik Dienstleistung Einzelhandel Agrartechnik Page 10

11 Funktionalität Funktionen und Merkmale von VDoc Open DMS

12 Funktionalität Page 12 Funktionen & Merkmale VDoc Open DMS Webbasiert und weltweit verfügbar, keine Desktop-Installation notwendig Beliebige konfigurierbare Ablagehierarchien mit einstellbaren Speichergrößen Dokumentenkategorien und attribute frei wählbar Virtuelle Sichten Navigation über Strukturbäume Graphische Navigationsmöglichkeit Konfigurierbare Bearbeitungs- und Freigabeworkflows für jeden Dokumententyp Templatebasierte Dokumentenerstellung mit Word Integration Templateverwaltung und Änderung Externe Dokumentenerstellung Konvertierung für MS Word, Mailintegration mit MS Office Dokumentenanzeige im Originalformat oder automatisches PDF Dokumenten-Snapshot Check In, Check Out Vorhanden

13 Funktionalität Page 13 Funktionen & Merkmale VDoc Open DMS Versionierung der Dokumente Historie des Dokuments Zugriffssteuerung einstellbar durch rollen- und personenspezifisches Rechtekonzept Benachrichtigungsfunktion an Personen und Gruppen RSS Feed bei Änderungen Notifikatoren bei Statusänderungen bzw. Verteilung Mailing Listen Templates Persönliche einfache und erweiterte Suche über Attribute und Kategorien, Volltextsuche Anzeige der Dokumente über Portlets im Portal Bündeln von Dokumenten und Interdokument Verlinkung Persönliches Abonnement und Favoritenmanagement Definition von unzulässigen Dateiformaten Mehrsprachig und mandantenfähig Vorhanden

14 Funktionalität Funktionen & Merkmale VDoc Open DMS Verlinkung zu externen Informationssystemen (ERP, CRM, ) für automatisches Dokumentenupdate VDoc Portal Intranet Unternehmensportal Integration über Portlets Kopplung mit VDoc Process Workflowsystem für Ihre Geschäftsprozesse Prozess- und Formulardesigner (Erzeugung von Workflows ohne Programmierung) Integration der HCM Formular- und Dokumentenerkennung Integration der HCM Rechnungs- und/oder Lieferscheinverarbeitung Schnittstellen und Integration (JDBC, Webservice, Excel, XML, ) MS Sharepoint, IBM Websphere Integration Erweiterbar Page 14

15 Funktionalität Wirtschaftliche und technische Daten Anzahl der Installationen: Branchenübergreifend ca. 900 Installationen Softwareupdates:VDoc Software hat eine Entwicklermannschaft von ca. 30 Mitarbeitern für die Weiterentwicklung Invest- und Betriebsvarianten: Firmeninterne Installation oder als SaaS; beliebig viele Prozesse in der Lizenzierung eingeschlossen Servicequalität steigern:freiraum der beteiligten Fachleute für die Kernaufgaben. Das System unterstützt bei der Koordination, Organisation, Steuerung und Überwachung der Tätigkeiten. Vernünftiger Aufwand für den Betrieb: Mit Hilfe der Webtechnologie lassen sich Design und Konfiguration über Fernzugriff und VPN-Zugriff kostengünstig und schnell realisieren. Schnittstellen sind kein Problem: Umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An- und Einbindung in Ihre bestehenden Prozesse, wie z.b. nach SAP, PDM-Systemen, stehen zur Verfügung. Page 15

16 Funktionalität Architektur Scanning Client VDoc Portal Zugriff der einzelnen Rollen aus: Entwicklung Erprobung Simulation Produktion usw. Scannen und Verarbeiten von konventionellen Dokumenten und Formularen Scanning Kopplung VDoc Module DMS Workflow Archiv Kopplung EDM/PDM ERP, SAP Kopplung Archiv revisionssicher ERP EDM SAP Mailintegration Mail Kopplung Webservice, JDBC, XML Sonstige Systeme Sharepoint usw. Page 16 Kommunikation Schnittstellen Kunden Lieferanten

17 Arbeitsumgebung Die VDoc Open DMS Oberfläche

18 Arbeitsumgebung Portaloberfläche Alle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche. Page 18

19 Arbeitsumgebung Portaloberfläche Alle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche. Page 19

20 Arbeitsumgebung Portaloberfläche Alle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche. Einheitliche Arbeitsumgebung für alle Anwendungen Authentifizierungssystem mit SingleSignOn Standartportlets und Ansichten als Arbeitsumgebung Design anpassbar über Skin-Technologie Übersichtliche einfach Handhabung Individuelle Sichten und Portlets Suche über alle Prozesse Hilfstexte zeigen und beschreiben den Kontext auf einfache Weise Page 20

21 Arbeitsumgebung Dokumenten-Ansicht Page 21

22 Arbeitsumgebung Dokumentenablage Page 22

23 Arbeitsumgebung Dokumentenablage Page 23

24 Arbeitsumgebung Dokumentenattribute Page 24

25 Arbeitsumgebung Dokumentenattribute Page 25

26 Arbeitsumgebung Ordnerstruktur Page 26

27 Arbeitsumgebung Ordnerstruktur Page 27

28 Arbeitsumgebung Administrationsbereich Page 28

29 Arbeitsumgebung Workflow zur Bearbeitung, Überprüfung, Freigabe und Versionierung Page 29

30 Arbeitsumgebung Dokument im Bearbeitungsprozess Page 30

31 Arbeitsumgebung Testzugang Sie möchten sich gerne persönlich von unserer Lösung überzeugen? Unter Sie einen Testzugang anfordern. Dort können Sie die Portalumgebung testen und eigenständig Workflows erstellen. Page 31

32 Sie möchten mehr zu VDoc Open DMS erfahren? Gerne stellen wir Ihnen unser System vor und demonstrieren Ihre Arbeitsabläufe. Für ein erstes Treffen schlagen wir Ihnen eine für Sie zeitsparende und kostenlose Webpräsentation vor. Hierzu benötigen Sie lediglich einen Internetzugang. Wir kommen auch gerne zu Ihnen. Kontaktieren Sie uns. Die HCM CustomerManagement GmbH in Stuttgart bietet seit mehr als 10 Jahren branchenübergreifend Systeme, Lösungen und Dienstleistung im Umfeld Prozess-, Workflow- und Dokumentenmanagement an. Telefon: Telefax: bednorz@hcm-infosys.com