Ratgeber. Nebenkosten und Abrechnung. Nebenkosten und Abrechnung. Ratgeber für Vermieter und Mieter. Anne Kronzucker Ulf Matzen

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1 Jedes Jahr die gleiche Prozedur: die Neben- und Heizkostenabrechnung. Für Vermieter ist sie eine lästige Pflicht und Mieter werden mit Nachzahlungen konfrontiert, mit denen sie nicht gerechnet haben. Die Kosten für Heizung und Warmwasser stellen dabei den größten Teil der dar. Hauptgrund sind die in den letzten Jahren gestiegenen Heizkosten bedingt durch höhere Öl- und Gaspreise. Immer wieder schleichen sich aber auch Fehler in die en ein. Die Folgen: zeitraubende Schriftwechsel und unerfreuliche Rechtsstreitigkeiten. Dieser Ratgeber für Vermieter und Mieter beantwortet die wichtigsten Fragen rund um das Thema und hilft Ihnen, die besser zu verstehen. Ratgeber Europas Nr. 1 im Rechtsschutz. Dieser Ratgeber ist Teil der Reihe D.A.S. Ratgeber Recht. Profitieren Sie von wertvollen Expertentipps Checklisten Musterschreiben zahlreichen Beispielen weiterführenden Hinweisen aktuellen Gesetzen und Urteilen Weitere Informationen zu zahlreichen rechtlichen Fragen finden Sie im D.A.S. Rechtsportal unter: RS /09 - ( ) Anne Kronzucker Ulf Matzen und Ratgeber für Vermieter und Mieter

2 Anne Kronzucker Ulf Matzen und Ratgeber für Vermieter und Mieter Dezember 2009 Es betreut Sie: Service-Telefon Unser D.A.S. Service ist rund um die Uhr auch an Sonn- und Feiertagen für Sie erreichbar. Tel / (14 ct/min.*) *abweichende Kosten aus Mobilfunknetzen möglich ab max. 42 ct/min.

3 Liebe Leserin, lieber Leser, Herausgeber: D.A.S. Deutscher Automobil Schutz Allgemeine Rechtsschutz-Versicherungs-AG Thomas-Dehler-Str München Layout: Stefan Schweizer, Druck: Eberl Print, Immenstadt Redaktionsschluss: Dezember 2009 Copyright 2009 by D.A.S. 2. Auflage Copyright Alle Inhalte dieses Ratgebers sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung und der Nachdruck sind ohne Genehmigung der D.A.S. untersagt. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Hinweis: Der D.A.S. Ratgeber informiert über die juristischen Grundlagen und soll nicht der Beratung im Falle eines individuellen rechtlichen Anliegens dienen. Die Informationen in diesem Ratgeber sind sorgfältig recherchiert. Eine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der Beiträge kann jedoch nicht übernommen werden. Jede zweite abrechnung falsch, so oder ähnlich liest man viele Schlagzeilen. Diese Einschätzung mag stimmen oder auch nicht fest steht, dass zahlreiche en formal oder inhaltlich fehlerhaft sind und dieses Thema mit den explodierenden Kosten für Heizöl und Gas immer mehr an Brisanz gewinnt. Was oft im Eifer des Gefechts nicht realisiert wird: Mieter und Vermieter haben das gleiche Problem. Denn im Regelfall erstellt nicht der Vermieter die, sondern ein sunternehmen. Oft entstehen so für beide Beteiligte unverständliche Zahlenkolonnen. Die wird auf Basis der Einzelabrechnungen zum Beispiel von Versorgungsunternehmen und Energielieferanten erstellt. Nicht selten ist auch deren Zahlenmaterial nicht über Zweifel erhaben und oft verwenden alle diese Zulieferer auch noch unterschiedliche szeiträume. Die vom Gesetzgeber geforderte Nachvollziehbarkeit der abrechnung für Laien existiert nur in der Theorie. Umso wichtiger ist es für Mieter und Vermieter, im anderen Vertragspartner nicht sofort den Missetäter zu sehen, wenn Rechnungen nicht nachvollziehbar sind oder zu hoch ausfallen. Vor einem Streit gar einem Rechtsstreit sollte immer zunächst eine gemeinsame, gütliche Einigung versucht werden. Die D.A.S. versteht sich als Rechtsdienstleister, der auch einen Beitrag zur Schadenprävention durch Information und Beratung leistet. Ist aber einmal ein Rechtsproblem aufgetreten, steht Ihnen die D.A.S. mit Rat und Tat zur Seite. Ihre D.A.S. 3

4 Inhaltsverzeichnis Wohnnebenkosten: Steigerungsraten der letzten Jahre Begriff Der Mietvertrag Betriebs- und Heizkostenverordnung Vorauszahlung oder Pauschale Das Wirtschaftlichkeitsgebot und Steuer Die korrekte Formalien sfrist Vermieter Fristen für den Mieter Der Umlageschlüssel Verteilung in Sonderfällen Lieferstopp: Wohnung kalt und dunkel Sperre durch Versorgungsbetriebe Versorgungsbetriebe Mieter Versorgungsbetriebe Vermieter Unterbindung Zufuhr durch Vermieter Energieausweis Sinn und Zweck Verbrauchsausweis oder Bedarfsausweis? Inhalt des Energieausweises Die Autoren der Heizkosten Heizkostenverordnung Schätzung der Heizkosten Heizkostenverordnung Heizkosten sparen

5 Wohnnebenkosten: Steigerungsraten der letzten Jahre Welche Steigerungsraten bei den Wohnnebenkosten möglich sind, zeigte sich besonders im Jahr 2008: Die Heizölpreise stiegen nach Angaben des Instituts für Städtebau, Wohnungswirtschaft und Bausparwesen (ifs) im Jahresdurchschnitt um 32,4 Prozent, Gas um 9 Prozent. Strom wurde um 6,9 Prozent teurer. Mieter wurden daher 2009 mit hohen Nachzahlungen konfrontiert. Im Rahmen der Weltfinanzkrise kam es 2009 zu einem Preisverfall insbesondere beim Öl; im Jahr 2010 können Mieter daher auf geringere Heizkostennachzahlungen hoffen. Nicht nur die Weltmarktpreise, sondern auch die Preispolitik der Versorgungsunternehmen wirken sich auf die Wohnnebenkosten aus. Mit Abflauen der Wirtschaftskrise wird der Ölpreis wieder steigen. Die sind in den letzten Jahren erheblich stärker gestiegen als die allgemeinen Lebenshaltungskosten: So stellte das ifs zwischen 2003 und 2008 eine durchschnittliche Steigerung der um 32,5 Prozent fest, bei den Lebenshaltungskosten waren es nur 10,1 Prozent. Die Mieten stiegen übrigens z. B. im Jahresdurchschnitt 2008 nur um 1,3 Prozent. 6 7

6 Begriff Was sind Der Mietvertrag Die vertraglichen Grundlagen Betriebs- und Heizkostenverordnung...17 Die gesetzlichen Grundlagen Vorauszahlung oder Pauschale Wie Betriebskosten abgerechnet werden Das Wirtschaftlichkeitsgebot Kostenkontrolle durch den Vermieter und Steuer Wie Vermieter und Mieter Steuern sparen 8 9

7 Was kostet eigentlich Ihre Wohnung warm? Oder entrichten Sie eine Teilinklusivmiete? Was ist denn die Kaltmiete? Und die warmen Betriebskosten? In Mietverträgen und gesetzlichen Bestimmungen geistern viele Fachausdrücke herum, die Vermieter und Mieter nicht richtig einordnen können. Dazu kommen auf beiden Seiten zahlreiche Unsicherheiten bei der der : Welche Positionen können wie auf den Mieter umgelegt werden? Welche Fristen müssen eingehalten werden? Warum vereinbart man im Mietvertrag nicht einfach eine Pauschale, mit der alle beglichen sind? Eine Fülle von Urteilen ist zu diesen Fragestellungen in den letzten Jahren ergangen, gesetzliche Vorschriften wurden geändert. Begriff Was sind Unter versteht man alle Kosten, die für eine Mietwohnung zusätzlich zur eigentlichen Miete (auch Kaltmiete oder Grundmiete ) anfallen. sind zum Beispiel Kosten für Heizung und Warmwasser, Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Müllbeseitigung, Straßenreinigung, bestimmte Versicherungen, Hausmeister, Aufzug und Gartenpflege. Die Begriffe und Betriebskosten werden gleichrangig nebeneinander verwendet. Im Wesentlichen muss man folgende Bestandteile einer Miete auseinanderhalten: - Grundmiete - Die unterteilen sich in kalte und warme Betriebskosten, sodass sich die Miete für eine Wohnung in den meisten Fällen folgendermaßen zusammensetzt. Miete Grundmiete kalte Betriebskosten warme Betriebskosten - Grundsteuer - Müllbeseitigung - Wasser - Gartenpflege - Straßenreinigung - usw. - Heizung - Warmwasser - usw

8 In der nachfolgenden Übersicht haben wir die üblichsten Bezeichnungen zusammengestellt. muss ein Mieter nur bezahlen, wenn die nachfolgenden drei Voraussetzungen erfüllt sind: Bezeichnung Grundmiete (Kaltmiete) Erläuterung Miete nur für die Wohnungsüberlassung. Alle anfallenden inklusive Heiz- und Warmwasserkosten müssen vom Mieter zusätzlich gezahlt werden. - Der Mietvertrag muss ausdrücklich vorsehen, dass die Betriebskosten vom Mieter zu zahlen sind (S. 14). - Es muss sich um umlagefähige Betriebskosten handeln. Nur die in der Betriebskostenverordnung (S. 17) genannten Kostenarten können vom Vermieter dem Mieter in Rechnung gestellt werden. - Diese Kosten müssen auch tatsächlich angefallen sein. Kalte (allgemeine) Betriebskosten Alle Betriebskosten () ohne Heizung und Warmwasser Warme Betriebskosten Kosten für Heizung und Warmwasser (bzw. alle Positionen, die mit Heizanlage und Warmwasserbereitung zusammenhängen) Warmmiete (Inklusivmiete) Bezeichnet die gesamte Miete, alle Neben- und Heizkosten sind darin enthalten. Teilinklusivmiete Ein Teil der ist in der Miete enthalten, der andere Teil, wie z. B. verbrauchsabhängige Wasser-, Abwasser-, Müllabfuhr- und Heizkosten, wird aber gesondert auf den Mieter umgelegt. Verbrauchsabhängige Kosten, deren Höhe mit dem Verbrauch unmittelbar zusammenhängt, wie z. B. Kosten für Kaltwasser und Entwässerung, Heizkosten, Stromkosten Verbrauchsunabhängige Kosten, die unabhängig von der Verbrauchsmenge anfallen, wie die Kosten für Grundsteuer und Gebäudeversicherung 12 13

9 Gesetz Der Mietvertrag Die vertraglichen Grundlagen Neben der Miete müssen vom Mieter nur dann bezahlt werden, wenn es im Mietvertrag so vereinbart wurde. Sonst gelten sie mit der Miete als abgegolten. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 535 Der Vermieter hat die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen. Festlegung im Mietvertrag Soll der Mieter, wie heute üblich, die bezahlen, muss der Mietvertrag dies so vorsehen. Die Betonung liegt hier auf im Mietvertrag. Nachträgliche Absprachen muss der Mieter nicht unterschreiben. Keine mit Ausnahme der Heizkosten sind deshalb zu begleichen, wenn - es keinen schriftlichen Mietvertrag gibt (Art der Absprache kann nicht bewiesen werden), - im Formularmietvertrag freie Felder über Betriebskosten nicht ausgefüllt sind (Indiz dafür, dass keine Zahlung durch Mieter beabsichtigt war), - der Mietvertrag zu den Betriebskosten ungenaue, missverständliche oder gegen das Gesetz verstoßende Klauseln enthält (der Mieter muss exakt bestimmen können, welche Kosten er zu erwarten hat). Als Vermieter sollte man die Regelung zu den Betriebskosten im Formularmietvertrag bei Beginn des Mietverhältnisses sehr sorgfältig ausfüllen. Vergisst man eine zulässige Kostenart, muss der Mieter diese Kosten nicht bezahlen. Ausnahme: Die sogenannten warmen Betriebskosten also Heizund Warmwasserkosten, die verbrauchsabhängig abgerechnet werden, kommen immer zur Miete dazu (S. 69). Als Mieter sollte man die Positionen der abrechnung mit dem Mietvertrag vergleichen: Der Vermieter darf nur die Bezahlung solcher verlangen, die im Mietvertrag festgelegt sind (ggf. auch per Verweis auf die Betriebskostenverordnung) und bei denen eine Umlage nach der Betriebskostenverordnung zulässig ist. Auch unter dem Punkt Sonstige Betriebskosten im Mietvertrag darf nicht einfach alles untergebracht werden, was der Vermieter sonst nirgendwo gefunden hat. Nicht umlagefähige Kosten wie diejenigen für eine Fassadenreinigung oder eine einmalige Baumfällaktion gehören hier zum Beispiel nicht hinein. Hat der Vermieter versehentlich einen zulässigen Einzelposten vergessen, hat er Pech und der Mieter Glück. Sind in einem Vertragsformular nur einzelne angekreuzt, braucht der Mieter zusätzliche nicht angekreuzte nicht zu bezahlen. Tipp! Tipp! 14 15

10 Nicht vereinbarte Kostenpositionen Es gibt jedoch auch so etwas wie eine stillschweigende Vereinbarung über die zahlung: Zahlt der Mieter über mehrere Jahre die anstandslos, obwohl sie Positionen enthält, die im Mietvertrag nicht genannt sind, so gibt er damit zu erkennen, dass er mit dieser Zahlung einverstanden ist damit gilt der Vertrag gewissermaßen als geändert. Und das ohne schriftliche Festlegung! Auch der Bundesgerichtshof hat bestätigt (BGH, Az. VIII ZR 146/03), dass so etwas im Einzelfall möglich und rechtens ist. Über die Frage, welcher Zeitraum dafür verstrichen sein muss, ist die Rechtsprechung uneinig (BGH, Az. VII ZR 35/00 sechs Jahre; LG Heilbronn Az. 2 S 7/03 drei Jahre). Betriebs- und Heizkostenverordnung Die gesetzlichen Grundlagen Die Betriebskostenverordnung ( 1 BetrKV) definiert Betriebskosten so: Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Laufend ist bei der Definition der Betriebskosten ein wichtiges Wort. Einmalig entstehende Kosten können meist nicht als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Beispiel: Die Kosten für das regelmäßige Rasenmähen, Unkrautjäten und jährliche Schneiden von Bäumen und Sträuchern kann der Vermieter auf die Mieter abwälzen. Muss dagegen einmal ein alter, morscher Baum gefällt werden, sind dies keine umlagefähigen Kosten. Gesetz Die Betriebskostenverordnung zählt alle Betriebskostenarten auf, die ein Vermieter auf seinen Mieter per Mietvertrag umlegen, diesem also anteilig in Rechnung stellen darf. Die Heizkostenverordnung als Spezialregelung gilt zudem für die Heiz- und Warmwasserkosten

11 Umlagefähige Betriebskosten nach 2 Betriebskostenverordnung sind: 1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks (Grundsteuer, erhoben von der Gemeinde). 2. Kosten der Wasserversorgung (Grundgebühren, Wasserverbrauch, Miete von Wasserzählern, Eichkosten für Zähler, Kosten für und Kostenaufteilung, Wartungskosten von Wassermengenreglern, Betriebskosten einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe). 3. Kosten der Entwässerung (Gebühren für Haus- und Grundstücksentwässerung, die Kosten des Betriebs einer privaten Anlage und des Betriebs einer Entwässerungspumpe). Anmerkung: Nicht umlagefähig sind Kanalanschlussgebühren und Kosten der Beseitigung einer Abflussverstopfung! 4. Heizkosten: Umlagefähig sind - Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage einschließlich Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, Kosten des Betriebsstroms, Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft, der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Kosten der Anmietung von Verbrauchszählern und Eichung sowie der Berechnung und Aufteilung, Verbrauchsanalyse der Heizkosten (seit ). - Kosten des Betriebs einer zentralen Brennstoffversorgungsanlage einschließlich der Kosten der verbrauchten Brennstoffe, ihrer Lieferung, der Kosten des Betriebsstroms und der Überwachung sowie der Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums. - Kosten der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme, auch aus zentralen Heizungsanlagen einschließlich des Entgelts für die Wärmelieferung und der Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen. - Kosten der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten einschließlich der Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Anlage, der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft sowie der Kosten der Messungen nach dem Bundes- Immissionsschutzgesetz. Anmerkung: Kosten des Betriebsstroms sind z. B. die durch einen Zwischenzähler ermittelten Stromkosten für die Umwälzpumpe und die Ölpumpe im Brenner. Miete oder Leasinggebühren für Zähler sind umlagefähig ebenso wie die Kosten der jährlichen Ablesung sowie der, Eichung und Überwachung der Verdunstungsröhrchen durch den Wärmemessdienst. 5. Warmwasserkosten: - Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage einschließlich Kosten der Wasserversorgung, soweit nicht dort bereits berücksichtigt, und Kosten der Wassererwärmung über die Zentralheizungsanlage

12 - Kosten der eigenständigen gewerblichen Lieferung von Warmwasser, auch aus zentralen Heizungsanlagen, einschließlich des Entgelts für die Lieferung des Warmwassers und der Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen. - Kosten der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten (auch Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte und Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft). 6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen: - Kosten von zentralen Heizungsanlagen, soweit nicht dort bereits berücksichtigt. - Kosten der eigenständigen gewerblichen Lieferung von Wärme, soweit nicht dort bereits berücksichtigt. - Kosten verbundener Etagenheizungen und Warmwasserversorgungsanlagen, soweit nicht dort bereits berücksichtigt. 7. Aufzugskosten: Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs einschließlich der Kosten des Betriebsstroms, der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Reinigung der Anlage. Anmerkung: Auch Personen, die Parterre wohnen, können mit den Aufzugskosten belastet werden. Die Gerichte entscheiden hier unterschiedlich. Wurde ein Vollwartungsvertrag abgeschlossen, darf der Vermieter den auf Reparaturen entfallenden Kostenteil nicht mit auf den Mieter umlegen. 8. Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung (Müllabfuhr, öffentliche und entsprechende private Maßnahmen), auch Kosten des Betriebs von Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen und des Betriebs von Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung. 9. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs. Anmerkung: Kommt Personal dafür zum Einsatz, sind die Personalkosten umlagefähig. 10. Kosten der Gartenpflege (Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen). Anmerkung: schließt die Kosten für den Kauf neuer Pflanzen oder für die Pflege von Spielplätzen ein, nicht aber die für den Erwerb von Gartengeräten

13 11. Kosten der Beleuchtung (Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen). Anmerkung: Hier sind nur die Stromkosten gemeint und nicht z. B. die Kosten für das Auswechseln von defekten Glühlampen im Treppenhaus. 13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung (Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden, Glasversicherung, Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug). Anmerkung: nicht umlagefähig Rechtsschutz- und Mietausfallversicherungen. 14. Kosten für den Hauswart (seine Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen; soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden). 12. Kosten der Schornsteinreinigung (Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung, soweit sie nicht bereits unter den Kosten der Heizanlage berücksichtigt sind). 15. Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage (Betriebsstrom und regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft oder das Nutzungsentgelt für eine nicht zu dem Gebäude gehörende Antennenanlage sowie die Gebühren, die nach dem Urheberrechtsgesetz für die Kabelweitersendung entstehen) oder des Betriebs einer mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteilanlage (wie oben, ferner laufende monatliche Grundgebühren für Breitbandkabelanschlüsse). Anmerkung: Beim Kabelanschluss kann die monatliche, an die Kabelgesellschaft zu zahlende Grundgebühr umgelegt werden, nicht aber die einmalige Anschlussgebühr

14 16. Wäsche: Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege (Kosten des Betriebsstroms, der Überwachung, Pflege und Reinigung der Einrichtungen, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie die Kosten der Wasserversorgung, soweit nicht dort bereits berücksichtigt). 17. Sonstige Betriebskosten im Sinne des 1 BetrKV, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind. Keine umlagefähigen Betriebskosten laut Betriebskostenverordnung sind: - Verwaltungskosten (die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung). - Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen, z. B. Renovierungsarbeiten, Reparaturkosten). Anmerkung: etwa für Schwimmbad und Sauna im Haus. Der Vermieter muss genau angeben, für welche Kosten er Geld verlangt. Es muss sich um laufende Kosten handeln, die dem Vermieter durch die Nutzung des Hauses entstehen. Hier finden sich oft Fehler in den en! 24 25

15 Keine Betriebskosten sind zum Beispiel auch: - Reparaturkosten - Wartungskosten und Überprüfungsarbeiten (nur selten als umlagefähig, z. B. bei Fahrstuhl und Heizungsanlagen möglich) - Instandhaltungsrücklagen (bei gemieteten Eigentumswohnungen) - Kontogebühren für das Mietkonto - Rechtsschutzversicherung des Vermieters - Mietausfallversicherung - Beiträge des Vermieters zu Grundeigentümervereinen - Portokosten - Zinsen für einen Kredit, um Heizöl einzukaufen - Fassadenreinigung - Reparaturkostenversicherung - Wartungskosten der Klingelsprechanlage und der Türschließanlage - Zinsabschlagssteuer auf Instandhaltungsrücklagen - Kosten und Pflege einer Dachbegrünung - Bewachungskosten (außer bei speziellen Gebäuden, mit Nachweis des Vermieters, dass Bewachung notwendig ist) - Erbbauzinsen - Anliegerbeiträge (z. B. Erschließungsbeiträge oder Straßenbaubeiträge) Kleines -ABC Eine abschließende Liste der, die Vermieter auf ihre Mieter umlegen dürfen, ist kaum zu erstellen. Zwar enthält 2 Betriebskostenverordnung eine gesetzliche Aufzählung der umlagefähigen Kostenarten, immer wieder kommen durch Gerichtsentscheidungen aber neue Kostenarten dazu, die bisher nicht berücksichtigt worden sind. Folgende sind nach jetzigem Kenntnisstand umlagefähig: Kalte Betriebskosten Abwasser Aufzug-Betriebskosten Beleuchtung Dachrinnenreinigung Gartenpflege Anmerkung Kanalgebühren, keine Kosten für Abflussreinigung! Strom, Reinigung, regelmäßige Inspektion und Wartung nur Stromkosten (Keller, Treppenhaus, Waschküche usw.). Glühbirnen: nein wenn regelmäßig regelmäßige Kosten. Neue Pflanzen und Sträucher: ja, Gartengeräte: nein. Regelmäßiger Baumschnitt: ja. Einzelne Baumfällung: nein Gemeinschaftsantenne/ Kabelanschluss Hausmeister Hausreinigung Betriebs-, Strom- und Wartungskosten, Kabelgebühren: ja. Kabel-Anschlussgebühr: nein. Kosten private Breitband-Verteilanlage: ja Personalkosten Treppenreinigung, auch Personalkosten 26 27

16 Leasinggebühren Mehrwertsteuer Müllabfuhr für Kaltwasserzähler, Heiz- und Warmwasserkostenverteiler, Antennen- und Breitbandkabelanlagen bei Gewerberaummiete unter weiteren Voraussetzungen öffentliche Gebühren, aber auch Betriebskosten z. B. für Müllschlucker Treppenhausreinigung Ungezieferbekämpfung Versicherungen ja regelmäßige Vorbeugemaßnahmen: ja. Einmaliger Kakerlakenbefall: nein Vermieterhaftpflicht, Gebäudeversicherung gegen Feuer, Sturm usw.: ja. Vermieter-Hausrat, Mietausfallversicherung: nein Öffentliche Lasten des Grundstücks Schneeräumen Grundsteuer: ja. Erschließungsbeiträge: nein... und Streuen Wartungskosten nur wenn durch 2 Betriebskostenverordnung erlaubt. Ja: Aufzug, Gartenpflege, Gemeinschaftsantenne, Heizung, Kabelfernsehanlage, Gemeinschaftswaschmaschinen, Wasser- und Warmwasserversorgung. Schornsteinreinigung Sonstige Kosten Kehrgebühren, Immissionsmessung Nur regelmäßig entstehende Kosten im Sinne der Betriebskostenverordnung und nur wenn gerichtlich anerkannt. Z. B. Betriebskosten für: Schwimmbad, Sauna, Fitnessraum, Rauchabzüge, Sprinkler, Dachrinnenreinigung, Kosten für gesetzlich vorgeschriebene Notbeleuchtung, Rückstausicherung. Wartung für Rauchmelder, Brandschutz, Feuerlöscher, Müllschlucker, Lüftungsanlage. Wartung und TÜV- Abnahme Blitzableiter. Waschmaschinen und Trockner Wasser Strom, Reinigung, Wartung von Gemeinschaftsmaschinen z. B. Wasserlieferung, Wasserzähler, Wasseraufbereitung Sperrmüllabfuhr nur wenn regelmäßige Einrichtung Straßenreinigung öffentliche Gebühren und private Kosten (Privatwege, Zufahrten) 28 29

17 Warme Betriebskosten Allgemein: der Heiz-/ Warmwasserkosten Betriebsstrom der Anlage Brennstoffe (Öl, Gas...) Eichkosten für Zähler Entkalkung der Warmwasseranlage Anmerkung Heizung und Warmwassererzeugung ja ja ja ja (auch benötigte Entkalkungsmittel) Nicht umlagefähig sind übrigens auch Betriebskostenerhöhungen, die durch Schadensfälle oder Baumängel ausgelöst wurden z. B. die Erhöhung einer Gebäudeversicherungsprämie aufgrund eines Rohrbruchschadens. Mieter von Eigentumswohnungen müssen besonders genau darauf achten, dass keine unzulässigen Posten berechnet werden. Allzu leicht reichen Vermieter die der Hausverwaltung ( Hausgeld ) einfach an den Mieter weiter. Diese ist jedoch für den Eigentümer erstellt und enthält immer Posten, die nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen etwa Verwaltungskosten, Reparaturkosten und Instandhaltungsrücklagen. Tipp! Jahresablesung und Austausch von Verdunstungsröhrchen Kosten der Verbrauchsanalyse Miete Heizkostenverteiler + Zähler Reinigung ja ja. szeiträume, die nach dem beginnen ja, auch Leasing Anlage und Heizungsraum Hinweis: Die Kosten für den elektrischen Strom in der Mietwohnung zählen zwar ebenfalls zu den der Mietwohnung. Üblicherweise rechnet der Mieter jedoch direkt mit dem Stromversorger ab. So hat in der Regel jede Mietwohnung ihren eigenen Stromzähler jeder Mieter kann den Stromanbieter selbst wechseln. Über den Vermieter wird jedoch der Betriebsstrom für die Haustechnik abgerechnet zum Beispiel für die Heizanlage und den Aufzug. Überwachung der Anlage ja Wartung und Einstellung der Anlage ja (durch Fachbetrieb) Genaueres: siehe gesetzliche Liste in 2 Betriebskostenverordnung 30 31

18 Vorauszahlung oder Pauschale Wie Betriebskosten abgerechnet werden Wurden die Betriebskosten wirksam auf den Mieter umgelegt, können sie auf zwei Arten erhoben werden. Entweder durch und Umlage der tatsächlich entstandenen Kosten. Meist sieht eine Klausel im Mietvertrag einen bestimmten Betrag als monatliche Vorauszahlung vor. Diese werden am Ende eines szeitraums mit den tatsächlich angefallenen Betriebskosten verrechnet. Es ergibt sich eine Nachzahlung oder eine teilweise Erstattung für den Mieter. Oder in Form einer Pauschale. Mit der Pauschale sind alle Ansprüche des Vermieters auf Zahlung von Betriebskosten abgegolten. Sie ist unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten. Eine am Ende des Jahres findet nicht statt. Keine Pauschale für Heiz- und Warmwasserkosten Eine Pauschale bezieht sich nur auf die kalten (allgemeinen) Betriebskosten. Die Heizkosten müssen dagegen genau abgerechnet werden. Der Grund: Die Heizkostenverordnung schreibt für Heizkosten eine Verteilung auf die Mieter nach dem jeweiligen Verbrauch vor (S. 71). Typische Regelung in Mustermietverträgen Miete 1. Die monatliche Miete beträgt: EUR Nettomiete (ohne ) für Wohnung 2. Zusätzlich zahlt der Mieter EUR als Vorauszahlung auf Heizungs- und Warmwasserkosten und für die übrigen Betriebskosten Vorauszahlung auf die allgemeinen Betriebskosten (oder alternativ) Pauschale für die allgemeinen Betriebskosten Gesamtbetrag zu Vertragsbeginn EUR EUR Anpassung der Vorauszahlungen Üblicherweise werden für Mietwohnungen in Form einer Vorauszahlung erhoben. Nach der der kann eine Anpassung der Vorauszahlungen für die Zukunft gefordert werden und zwar von beiden Vertragspartnern. Dies kann nicht per Mietvertrag anders geregelt werden. Bei preisgebundenem Wohnraum (Sozialwohnungen und öffentlich geförderte Wohnungen) ist ebenfalls keine Pauschale zulässig

19 Gesetz Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 560 (4) Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart worden, so kann jede Vertragspartei nach einer durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen. (5) Bei Veränderungen von Betriebskosten ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. (6) Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam. Pauschale für kalte ( allgemeine ) Betriebskosten Bei einer Pauschale sind die mit diesem Pauschalbetrag abgegolten. Nachzahlungen oder Auszahlungen von Guthaben sind damit ausgeschlossen, eine jährliche findet nicht statt. Haben Mieter hohe verbrauchsabhängige, profitieren sie von einer solchen Vereinbarung. Lebt ein allein stehender Mieter in einem Haus voller Familien und haben alle die gleiche Pauschale, wird dieser Mieter erheblich höhere bezahlen als beim Vorauszahlungsmodell. Für den Vermieter bedeutet die Vereinbarung einer Pauschale eine nicht zu unterschätzende Vereinfachung der Verwaltungsarbeit, aber auch ein Kostenrisiko. Anpassung der pauschale Bei der Pauschale kann eine Anpassung der monatlichen Zahlung durch den Vermieter dann vorgenommen werden, wenn der Mietvertrag dazu eine eindeutige Vereinbarung enthält. Fehlt eine Regelung im Mietvertrag, bleibt es für die Dauer des Mietverhältnisses bei der fixen Pauschale. Beispiel für eine Regelung im Mustermietvertrag Werden allgemeine Betriebskosten pauschal bezahlt, erfolgt keine Nachzahlung bezüglich dieser Betriebskosten. Der Vermieter kann die Pauschale erhöhen, wenn sie zur Deckung der Betriebskosten nicht mehr ausreicht. Ermäßigen sich die Betriebskosten, so ist die Betriebskostenpauschale herabzusetzen. Die Erhöhungserklärung selbst muss begründet und die Begründung erläutert werden. Auch eine Verringerung der Betriebskosten muss der Vermieter zum Anlass nehmen, die Pauschale anzupassen

20 Gesetz Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 560 (1) Bei einer Betriebskostenpauschale ist der Vermieter berechtigt, Erhöhungen der Betriebskosten durch Erklärung in Textform anteilig auf den Mieter umzulegen, soweit dies im Mietvertrag vereinbart ist. Die Erklärung ist nur wirksam, wenn in ihr der Grund für die Umlage bezeichnet und erläutert wird. (2) Der Mieter schuldet den auf ihn entfallenden Teil der Umlage mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats. Soweit die Erklärung darauf beruht, dass sich die Betriebskosten rückwirkend erhöht haben, wirkt sie auf den Zeitpunkt der Erhöhung der Betriebskosten, höchstens jedoch auf den Beginn des der Erklärung vorausgehenden Kalenderjahres zurück, sofern der Vermieter die Erklärung innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis von der Erhöhung abgibt. (3) Ermäßigen sich die Betriebskosten, so ist eine Betriebskostenpauschale vom Zeitpunkt der Ermäßigung an entsprechend herabzusetzen. Die Ermäßigung ist dem Mieter unverzüglich mitzuteilen. Das Wirtschaftlichkeitsgebot Kostenkontrolle durch den Vermieter Vermieter müssen sich am Wirtschaftlichkeitsgebot orientieren. Das bedeutet: Sie dürfen keine unwirtschaftlich hohen oder unnötige Betriebskosten auf die Mieter umlegen. Dies ist in 556 Abs. 3 BGB geregelt. Natürlich kann lange darüber gestritten werden, was nun unwirtschaftlich ist. Daher steht dem Vermieter ein gewisser Ermessensspielraum zu. Erst wenn dieser überschritten ist, wird es ernst: Dann ist der Vermieter nicht mehr zur Umlage überhöhter Betriebskosten berechtigt. Die Unwirtschaftlichkeit von Betriebskosten kann sich sowohl auf die Kostenart als auch auf die Kostenhöhe beziehen. Beispiel: Der Vermieter beschließt, einen Vertrag mit einem Breitbandkabelanbieter abzuschließen, um die Versorgung der Mieter mit Kommunikationsmöglichkeiten und Unterhaltungsmedien zu verbessern. Dadurch fallen zusätzliche Kosten an. Solange sich die Kabelgebühren halbwegs im üblichen Rahmen bewegen, bleibt das Wirtschaftlichkeitsgebot gewahrt obwohl vielleicht eine Gemeinschafts- Satellitenantenne billiger wäre

21 Beispiel: Der Vermieter beschließt, den Zugangsweg zur Haustür und die Garageneinfahrt mit elektrischen Heizschleifen zu versehen, damit im Winter niemand stürzt. Leider verdreifachen sich die Stromkosten. In diesem Fall wäre das Wirtschaftlichkeitsgebot nicht gewahrt, da hier durch eine unübliche Installation unverhältnismäßig hohe zusätzliche Kosten verursacht werden. Anders kann dies allerdings im Einzelfall z. B. bei einer Seniorenwohnanlage gehobenen Niveaus sein. Beispiel: Der Vermieter lässt den Hausgarten pflegen. Er beauftragt damit einen exklusiven Landschaftsdesigner, der viermal im Jahr für 200 EUR die Stunde den Rasen mäht. Auch hier wird das Wirtschaftlichkeitsgebot missachtet. Hinweis: Der Vermieter muss im Übrigen auch den Wettbewerb der Leistungsanbieter nutzen, um einen möglichst günstigen Preis zu erzielen. Insbesondere von Vermietern mit großem Wohnungsbestand kann erwartet werden, dass sie nicht ohne zu vergleichen den teuersten Anbieter wählen, sondern nach den Prinzipien vernünftigen Wirtschaftens einen Preisvergleich anstellen. und Steuer Wie Vermieter und Mieter Steuern sparen Eigentümer und Mieter können Aufwendungen für Arbeiten in Haus oder Wohnung steuerlich absetzen. Dies gilt auch für Arbeiten, die nicht selbst in Auftrag gegeben wurden: Auch Lohnkosten, die über die Neben- und Heizkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden, zum Beispiel für Hausmeister, Schornsteinfeger oder Wartung des Aufzugs sowie Gartenpflege, werden steuerlich begünstigt. Mietnebenkosten absetzen Ein Mieter kann nicht nur die Rechnung eines von ihm beauftragten Handwerkers in seiner Steuererklärung berücksichtigen, sondern auch die von ihm über die abrechnung bezahlten Arbeitskosten. 20 Prozent der anfallenden Arbeitskosten können direkt von der Steuerschuld abgezogen werden (Einkommenssteuergesetz 35 a). Beispiel: Würde der Arbeitskostenanteil der abrechnung für Gartenpflege, Hausreinigung, Hauswartstätigkeiten, Schornsteinfeger und Aufzugswartung 400 EUR jährlich betragen, könnte der Mieter 80 EUR von seiner Steuerschuld abziehen. Aber: Die Steuervergünstigung bekommt nur, wer auch Lohn- bzw. Einkommenssteuer zahlt

22 Nicht die Materialkosten Das Finanzamt akzeptiert nur die reinen Arbeits- und Fahrtkosten. Nicht begünstigt sind die Kosten für das Material. Der Vermieter ist verpflichtet, die Lohnkostenanteile in der Betriebskostenabrechnung getrennt auszuweisen bzw. eine entsprechende separate Bescheinigung zu erstellen und dabei eine Reihe von Vorgaben zu beachten. Dies ist nicht unproblematisch, da einige Versorgungsunternehmen und sdienste die Arbeitskosten nach wie vor nicht getrennt ausweisen. Gesetzliche Grundlagen Schon seit 2003 können haushaltsnahe Dienstleistungen einschließlich Handwerkerleistungen im Haushalt steuerlich geltend gemacht werden ( 35 a des Einkommenssteuergesetzes). Seit 2006 besteht diese Möglichkeit auch bei den Arbeitskostenanteilen der abrechnung unabhängig vom Auftraggeber. Es gibt jedoch Grenzen: Der Steuerabzug ist nur bis zu einer gewissen Höchstsumme der Aufwendungen pro Jahr möglich. Hier eine Übersicht der ab geltenden Grenzen: - Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse (Haushaltshilfe, Pflege): Bei Aufwendungen bis zu EUR können 20 Prozent abgesetzt werden höchstens EUR. - Geringfügig beschäftigte Haushaltshilfen: Es können bei Aufwendungen bis EUR 20 Prozent abgesetzt werden, höchstens 510 EUR. - Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen: Hier können höchstens 20 Prozent des Arbeitslohns bis zu einer Höchstgrenze der Aufwendungen von EUR (ab Veranlagungszeitraum 2009) abgesetzt werden. Dies ergibt eine Steuervergünstigung von bis zu EUR im Jahr. Voraussetzung: Der Steuerpflichtige kann die Originalrechnung des Handwerksbetriebs mit aufgeschlüsselten Arbeitskosten sowie den Bankauszug mit der entsprechenden Abbuchung vorlegen. Mieter müssen eine abrechnung mit entsprechender Aufschlüsselung der Kosten bzw. eine Bescheinigung des Vermieters sowie Zahlungsbelege über und ggf. Nachzahlungen vorweisen können

23 Die korrekte Formalien Häufige Fehler vermeiden sfrist Vermieter Monats-Frist und Fristüberschreitung Fristen für den Mieter Zeit für Einwände Der Umlageschlüssel Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch Verteilung in Sonderfällen Fallstricke in der 42 43

24 Die korrekte Die korrekte Die abrechnung muss der Mieter schriftlich erhalten. Maßgeblich ist die sogenannte Textform. Das heißt: Der Vermieter darf auch per Fax oder ohne persönliche Unterschrift abrechnen. Ist die nicht übersichtlich oder sind Positionen unverständlich oder unzulässig, muss der Mieter eine Nachzahlung nicht begleichen. Der Mieter sollte in diesem Fall der widersprechen und den Vermieter auffordern, ihm eine nachvollziehbare Berechnung der Kosten vorzulegen. Problem: In der Praxis wird die meist von sfirmen erstellt, deren Zahlenwerke oft auch der Vermieter nicht mehr versteht. Trotzdem ist Ansprechpartner des Mieters bei Unklarheiten immer der Vermieter bzw. der Verwalter nicht jedoch die vom Vermieter beauftragte sfirma. Einsicht in die Originalbelege Der Mieter hat das Recht, die Originalbelege einzusehen also die Rechnungen, die der Vermieter selbst zum Beispiel von den Versorgungsunternehmen erhalten hat. Der Mieter darf sich auch auf eigene Kosten Kopien davon machen. Nicht in jedem Fall gefordert werden kann deren Zusendung. Die Gerichte gehen davon aus, dass der Mieter sich schon ins Büro des Vermieters begeben muss, um Zweifel aufzuklären. Ein Anspruch besteht jedoch dann, wenn sich der Vermieter in einer weiter entfernten Stadt befindet. Der Vermieter darf für die Einsichtnahme in Kostenbelege keine Gebühren, Stundensätze oder Ähnliches verlangen. Zusendung von Rechnungskopien Der Mieter kann von seinem in der gleichen Stadt ansässigen Vermieter nicht die Zusendung der Kopien aller für die abrechnung relevanten sbelege fordern. Dieses Recht haben nur Mieter von preisgebundenen Wohnungen alle anderen müssen im Büro des Vermieters Einsicht nehmen. Bundesgerichtshof, Az. VIII ZR 78/05, Urteil vom Urteil Hinweis: Gibt es keine berechtigten Einwendungen gegen die, muss der Mieter in der Regel innerhalb von vier Wochen die Nachzahlung leisten, sonst kann ihn der Vermieter auf Zahlung verklagen

25 Die korrekte Die korrekte Formalien Häufige Fehler vermeiden Eine korrekte Betriebskostenabrechnung enthält: szeitraum Darunter versteht man den Zeitraum, über den abgerechnet wird. Bei Wohnraum beträgt er immer ein Jahr, nicht notwendigerweise jedoch das Kalenderjahr. - eine Angabe des szeitraums, - eine Zusammenstellung der gesamten Betriebskosten, - die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels, - die Berechnung der auf den einzelnen Mieter entfallenden Betriebskostenanteile, - eine Aufstellung der vom Mieter vorgenommenen Vorauszahlungen. Beispiel: Ein szeitraum vom 1. Juli bis zum 30. Juni ist möglich. Die häufigsten sfehler Wir haben in einer Liste zusammengestellt, wo die häufigsten sfehler liegen. Ein Beispiel finden Sie auf Seite 65. Hier einige Beispiele: - Die ist nicht übersichtlich und für den Mieter nicht nachvollziehbar. - Es werden Kosten auf den Mieter umgelegt, die im Mietvertrag nicht vereinbart wurden (vgl. S. 14). - Es werden Kosten umgelegt, die keine gesetzlichen Betriebskosten sind, wie zum Beispiel Reparaturkosten und Verwaltungskosten (vgl. S. 25). - Bei den gesetzlich umlegbaren Positionen sind Aufwendungen enthalten, die der Vermieter selbst tragen muss (z. B. die Position Wartung Heizung enthält versteckte Reparaturkosten, die Hausmeisterkosten enthalten auch Reparaturen und Verwaltungstätigkeiten). - Es werden einzelne doppelt berücksichtigt. So tauchen Schornsteinfegerkosten zum Teil in der Betriebskostenabrechnung und dann erneut in der Heizkostenabrechnung auf

26 Die korrekte - Es wird ein anderer Verteilerschlüssel verwendet als im Mietvertrag vereinbart (z. B. nach Personenzahl statt nach Quadratmetern Wohnfläche). - Bei leer stehenden Wohnungen trägt der Vermieter die anteiligen Betriebskosten nicht selbst. - Die Vorauszahlungen werden nicht angerechnet. Urteil Hausmeisterkosten aufschlüsseln Der Vermieter darf in der bei den Hausmeisterkosten keinen pauschalen Kostenabzug für nicht umlagefähige Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten vornehmen, die durch Hausmeistertätigkeiten entstanden sind. Widerspricht der Mieter einer solchen, muss der Vermieter die Kosten nachvollziehbar so aufschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Kosten genau herausgerechnet werden können. BGH, Az. VIII ZR 27/07, Urteil vom

27 Die korrekte Die korrekte sfrist Vermieter 12-Monats-Frist und Fristüberschreitung Die über die muss der Vermieter dem Mieter spätestens bis zum Schluss des zwölften Monats nach Beendigung des szeitraums schriftlich, per Fax oder zukommen lassen. Beispiel: Ist szeitraum 1. Juli 2008 bis 30. Juni 2009, muss der Vermieter die bis zum 30. Juni 2010 vorlegen. Verspätete Rechnet der Vermieter erst nach Ablauf der zwölf Monate ab, darf der Mieter Nachzahlungen verweigern. Es gibt jedoch Ausnahmefälle, in denen der Vermieter die sfrist ohne Konsequenzen überschreiten darf: nämlich dann, wenn er nicht selbst Schuld an der Verspätung trägt, diese also nicht zu vertreten hat. So ist es denkbar, dass er noch mit Lieferanten über deren en streitet, dass der Grundsteuerbescheid der Gemeinde noch nicht eingetroffen ist oder die Hausverwaltung die noch nicht fertiggestellt hat. Im letzten Fall muss der Vermieter jedoch eine Anmahnung der bei der Hausverwaltung nachweisen. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 556 BGB Vereinbarung über Betriebskosten (3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des szeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Ausschlussfrist und Anerkenntnis Erstellt oder berichtigt der Vermieter eine erst nach Ende der sfrist, obwohl der Mieter noch während der sfrist versprochen hat, die Nachzahlung zu bezahlen, ändert dies nichts an der Verspätung. Die sfrist ist abgelaufen, es kann keine Nachzahlung mehr gefordert werden egal was der Mieter zugesagt hat. BGH, Az. VIII ZR 84/07, Urteil vom Vorauszahlungen: wann der Mieter zurückfordern kann Für den Mieter stellt sich die Frage, ob er -Vorauszahlungen zurückfordern kann, wenn die 12-Monats-Frist abgelaufen ist, ohne dass eine stattgefunden hat. Gesetz Urteil 50 51

28 Die korrekte Die korrekte Urteil Wurde in einem bestehenden Mietverhältnis nicht fristgerecht abgerechnet, kann der Mieter die im szeitraum geleisteten Vorauszahlungen nicht zurückverlangen (BGH, VIII ZR 191/05, Urteil vom ). Als Druckmittel kann er jedoch weitere Vorauszahlungen vorläufig zurückhalten. Findet innerhalb der 12-monatigen Frist keine statt, hat der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich der Betriebskostenvorauszahlungen. Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Zurückbehalten ist nicht das Gleiche wie behalten können. Die Vorauszahlungen darf der Mieter nur vorläufig einbehalten eben solange keine stattfindet. Führt der Vermieter die durch, hat der Mieter alle ausstehenden Betriebskostenvorauszahlungen zu bezahlen. Das Zurückbehaltungsrecht kann der Mieter jedoch nur geltend machen, solange der Mietvertrag noch läuft. Nach Ende des Vertrages leistet er schließlich auch keine Betriebskostenvorauszahlungen mehr. Dies führt dazu, dass ehemaligen Mietern durch die Gerichte das Recht zugestanden wird, nach ergebnislosem Ablauf der 12-monatigen sfrist alle Betriebskostenvorauszahlungen für den jeweiligen szeitraum zurückzuverlangen. Ansonsten müsste der Mieter nämlich zuerst auf klagen und dann nach Erhalt der ein weiteres Mal vor Gericht gehen, um nun das Guthaben laut einzufordern. Ein derart umständliches Vorgehen halten die Gerichte für den Mieter (und ihren eigenen Terminplan) für unzumutbar. abrechnung: Anspruch des Mieters Viele Vermieter unterliegen einem Irrtum, was die Verjährung der Betriebskostenabrechnung angeht: Sie verwechseln die 12-monatige Frist, innerhalb der der Vermieter die zu erstellen hat, mit einer Verjährungsfrist. Dies führt bei Vermietern zu der Überzeugung, dass der Mieter nach Fristablauf keine abrechnung mehr verlangen kann. 556 BGB verpflichtet den Vermieter dazu, innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des szeitraumes eine Betriebskostenabrechnung anzufertigen. Diese zwölf Monate sind keine Verjährungsfrist. Das heißt: Der Mieter kann auch nach Ablauf dieses Zeitraumes noch die fordern und gegebenenfalls auch die Überweisung eines Guthabens

29 Die korrekte Die korrekte Ist die Frist ohne abgelaufen, hat dies für den Vermieter zwei Konsequenzen: 1. Er kann keine Nachzahlung mehr fordern. 2. Er muss damit rechnen, dass der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht an den laufenden Vorauszahlungen geltend macht. Die eigentliche Verjährungsfrist des Anspruches auf beträgt nach 195 BGB drei Jahre. Sie beginnt am Ende des Jahres zu laufen, in dem die Forderung entstanden und damit fällig geworden ist ( 199 Abs. 1 BGB). Beispiel: Der szeitraum ist das Kalenderjahr Abgerechnet werden muss bis zum Am ist die Leistung (die ) fällig: Der Mieter kann ihre Durchführung jetzt gerichtlich verlangen. Die Verjährungsfrist fängt mit dem Jahresende 2010 an zu laufen ( 199 Abs. 1 BGB). Sie läuft drei Jahre und dauert bis Ende Erst nach dem hat der Vermieter also die Möglichkeit, sich auf Verjährung zu berufen und die für 2008 endgültig zu verweigern. Aber: Eine Verjährung kann auch unterbrochen werden z. B. durch eine gerichtliche Klage des Mieters. Fristen für den Mieter Zeit für Einwände Prüfung der Nach Eingang der jährlichen abrechnung beim Mieter hat dieser ca. vier Wochen Zeit, um die Betriebskostenabrechnung nach Art und Höhe zu überprüfen. Hat er keine Einwände, muss er Nachzahlungen nach dieser Frist begleichen. Gesetzliche Ausschlussfrist Zweifelt der Mieter an der Richtigkeit der, gibt es eine Einwendungsfrist von zwölf Monaten. Nur innerhalb dieser Zeit kann er Einwände gegen die erheben. Danach ist es zu spät ( 556 Abs. 3 BGB). Aber: Diese Ausschlussfrist darf nicht so verstanden werden, dass der Mieter grundsätzlich ein Jahr Zeit hat, bis er die Nachzahlung zu entrichten hat. Wie schon angesprochen, wird von den Gerichten meist für die Prüfung eine Zeit von vier Wochen als ausreichend erachtet. Hinweis: Ist die erst einmal vorbehaltlos akzeptiert zum Beispiel durch die Entrichtung der Nachzahlung, kann der Mieter in der Regel keine Korrekturen für offensichtliche und von ihm selbst erkennbare Fehler mehr verlangen (z. B. OLG Hamburg, Az. 4 U 66/89). Bei versteckten oder nur für Fachleute erkennbaren Fehlern ist dies anders

30 Die korrekte Die korrekte Tipp! Der Umlageschlüssel Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch Hat der Vermieter die des gesamten Hauses ermittelt, muss er sie auf die Mieter verteilen. Der Umlageschlüssel (Verteilerschlüssel) ist also der Maßstab, nach welchem die für das gesamte Gebäude anfallenden Betriebskosten auf die einzelnen Wohnungen aufgeteilt ( umgelegt ) werden. Umgelegt werden kann nach: - Wohnfläche, - Personenzahl, - Wohneinheiten, - Miteigentumsanteilen (Eigentumswohnungen), - Kubikmetern (m 3 ) umbautem Raum, - Verbrauch. In der Regel ergibt sich aus dem Mietvertrag, welcher Aufteilungsmaßstab vereinbart ist. Findet sich im Mietvertrag keine Regelung, sind die nach dem Anteil der Wohnfläche zu verteilen (d. h. Anteil der Wohnfläche der einzelnen Wohnung in m 2 an der Gesamtwohnfläche des Gebäudes). Um sich unnötige Arbeit mit Umrechnungen zu ersparen, sollten Vermieter von Eigentumswohnungen den gleichen Umlageschlüssel im Mietvertrag vereinbaren, wie er in ihrer Hausgeldabrechnung verwendet wird. Wasser, Abwasser, Müllabfuhr Verbrauchsabhängige Betriebskosten (z. B. Wasser, Abwasser, Müllabfuhr) sollen nach dem Willen des Gesetzgebers möglichst verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Sie müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wenn entsprechende Messeinrichtungen vorhanden sind. Denn warum soll ein Single ebenso viel für Wasser bezahlen wie die Familie mit sieben Kindern? Sind in allen Wohnungen des Hauses oder an allen Zapfstellen Kaltwasserzähler installiert, muss der Vermieter die Zählerstände bei der berücksichtigen. Das bedeutet also nicht, dass der Vermieter jetzt überall Wasseruhren einbauen lassen muss. Trifft er diese Entscheidung zur Anschaffung nicht, kann er weiterhin nach den oben dargestellten Aufteilungsmaßstäben abrechnen. Für die von Heiz- und Warmwasserkosten gelten wiederum Sonderregelungen. Über diese informieren wir Sie unter Heizung und Warmwasser (S. 69)