Domea. Valentin Hafner

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1 Domea Valentin Hafner 2015 Bahnhofplatz 5/3, A-9020 Klagenfurt, Tel.: , Fax: ,

2 DOMEA 4.5 Kurzbeschreibung In dieser Kurzbeschreibung wird das DOMEA in Kurzform vorgestellt und dient vorwiegend zur Vorbereitung auf eine Schulung, kann aber auch bei der täglichen DOMEA-Anwendung als Gedankenstütze verwendet werden. Ausführliche Beschreibungen zum Thema DOMEA befinden sich auf der DOMEA- IntraNet Homepage (weiterführende Links dazu auch im Ordner DOMEA INFO) Detaillierte Beschreibungen zu den einzelnen Beschreibungen befinden sich in den Handbüchern DOMEA (DOMEA- IntraNet Homepage / DOMEA INFO) 1

3 Hauptpunkte A B C D E Allgemeines [Anmeldung, DOMEA Begriffe wie pers. Arbeitskorb, Rollenarbeitskorb, DMS, Spalten, Favoriten, Weiterleiten, Delegieren.] Hauptbildschirm [Navigationsbaum, Arbeitskorb, Akten-/Vorgangs- Detailsicht.] Aktendeckel-/Subzahl-Viewer [Ansicht bei Doppelklick auf Aktendeckel/Subzahl] Aktenanlage (Aktendeckel Subzahl) [Beschreibung Erstellung Aktendeckel/Subzahl] Dokumentenanlage (Eingangs-/Schriftstück) [Erstellung Dokumente/Eingangstücke-Schriftstücke] F/G Geschäftsfall-Suche/Metatextsuche [Erläuterungen] H Dokumenten-Suche [Erläuterungenzur Dokumentensuche] I J Weiterleiten/Delegieren/Kopie [Anleitung/Beschreibung] Tipps und Tricks [zb. Erstellen von Favoriten, Filter setzen, Sortieren, Arbeitskorb-Ablagen, Stellvertretung, Benutzereinstellungen.] 2

4 A Allgemeines [Anmeldung, DOMEA Begriffe wie pers. Arbeitskorb, Rollenarbeitskorb, DMS, Spalten, Favoriten, Weiterleiten, Delegieren.] Programmstart Doppelklick auf das Icon Windesk Da im Domea SSO ( Single Sign On ) verwendet wird ist keine Eingabe von Benutzernamen und Kennwort notwendig (außer bei Key-User, das sind Benutzer mit mehren Benutzernamen im Domea) Im persönlichen Arbeitskorb werden die vom angemeldeten Benutzer zu bearbeitenden Akten/Geschäftsfälle angezeigt. hier können mehrere Benutzer zugriffsberechtigt werden (vergleichbar mit Outlook Post- bzw. Gruppenadressen) die darin enthaltenen Akte/Geschäftsfälle können zeitgleich von mehreren Personen eingesehen und bearbeitet werden. Dokumenten Management System ( wird derzeit nicht verwendet ) Favoriten erleichtern die Nachverfolgung von Geschäftsfällen (nähere Infos dazu unter Tipps und Tricks) Spalten in den Arbeitskörben können umgereiht, gefiltert, sortiert usw. werden. (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch) 3

5 A Allgemeines [Anmeldung, DOMEA Begriffe wie pers. Arbeitskorb, Rollenarbeitskorb, DMS, Spalten, Favoriten, Weiterleiten, Delegieren.] Alle Akte (Geschäftsfälle), die sich im ausgewählten Arbeitskorb (persönlicher Arbeitskorb oder Rollenarbeitskorb) befinden werden angezeigt. Nur die neu eingelangten Akte des ausgewählten Arbeitskorbes (persönlicher Arbeitskorb oder Rollenarbeitskorb) werden angezeigt. Es werden nur jene Akte angezeigt, die sich auf Wiedervorlage befinden, d.h. erst zu einem späteren Zeitpunkt wieder im Arbeitskorb angezeigt werden wenn der Standard Filter ausgewählt ist. Achtung wichtig: Damit alle Akte (Geschäftsfälle) im Arbeitskorb angezeigt werden, muss der aktiv sein. Geschäftsfall: Ein Geschäftsfall kann entweder ein oder eine Aktendeckel sein. Subzahl Aufbau der Geschäftszahl beim Aktendeckel: Dienststellenkennzeichen-Materie-Stammzahl/Erstellungsjahr 01 - IT - 1 / 2011 Aufbau der Geschäftszahl bei der Subzahl: (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch) Dienststellenkennzeichen-Materie-Stammzahl/Ordnungszahl-Erstellungsjahr 01 - IT - 1 /

6 A Allgemeines [Anmeldung, DOMEA Begriffe wie pers. Arbeitskorb, Rollenarbeitskorb, DMS, Spalten, Favoriten, Weiterleiten, Delegieren.] Aktendeckel Die Anlage eines Aktendeckel ( Stammzahl ) ist notwendig, damit Subzahlen angelegt werden können. Bei Akten, die immer als gesamtes bearbeitet werden, können alle Dokumente am Aktendeckel erstellt werden. Die Anlage einer Subzahl ist in solchen Fällen nicht zwingend notwendig. Wenn aber unterschiedliche Bearbeitungsschritte erforderlich sind, ist es sinnvoll bzw. notwendig Subzahlen anzulegen, die dann unabhängig vom Aktendeckel bearbeitet werden können. Subzahl Die Subzahl übernimmt die Stammzahl vom Aktendeckel und erhält bei der Anlage eine fortlaufende Ordnungszahl. Eine Subzahl kann dem Aktendeckel entweder zugeordnet oder untergeordnet sein. Zuordnung: Unterordnung: Die Subzahl kann unabhängig vom Aktendeckel bearbeitet und weitergeleitet werden. Die Subzahl kann nur gemeinsam mit dem Aktendeckel bearbeitet und weitergeleitet werden. Der Status Zordnung/Unterordnung - kann im Domea jederzeit geändert werden. (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch) 5

7 A Allgemeines [Anmeldung, DOMEA Begriffe wie pers. Arbeitskorb, Rollenarbeitskorb, DMS, Spalten, Favoriten, Weiterleiten, Delegieren.] Suche nach Akten/Geschäftsfällen (nähere Infos dazu unter Pkt. F bzw. im entsprechenden Handbuch). Suche nach Dokumenten (nähere Infos dazu unter Pkt. F bzw. im entsprechenden Handbuch). Weiterleiten Beim Weiterleiteten wird der Akt/Geschäftsfall zu einem anderen Benutzer weitergeleitet und es kommt zu einer Änderung Des Bearbeitungsstatus ( Aktivitätswechsel ). (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch) Delegieren Beim Delegieren wird der Akt/Geschäftsfall zu einem anderen Benutzer weitergeleitet, es kommt aber zu keiner Änderung des Bearbeitungsstatus ( kein Aktivitätswechsel ). (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch) Wiedervorlage Werden Akte/Geschäftsfälle erst zu einem späteren Termin wieder benötigt, können sie Sie scheinen dann bis zum Wiedervorlagedatum nicht mehr in der Standardansicht des Arbeitskorbes auf. (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch) gesetzt werden. NEU!! Die neue Textsuche in Metadaten steht als zusätzliche Suchmöglichkeit in DOMEA zur Verfügung. Sie dient vor allem dem Finden von Begriffen, die in den Metadaten (Anmerkung, Hauptbetreff, Zusatzinfo ) zu Aktendeckeln, Subzahlen und Dokumenten angeführt sind. Die Suche erfolgt nicht in den Dokumenteninhalten! Damit werden auch die Sachbearbeiter unterstützt, die nach Inhalten und nicht nach Geschäftszahlen suchen müssen. (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch) 6

8 B Hauptbildschirm [Navigationsbaum, Arbeitskorb, Akten-/Vorgangs-Detailsicht.] Hier im Überblick der Hauptbildschirm im DOMEA WinDesk Menüleiste/Icons Arbeitskorb (persönlicher Arbeitskorb oder Rollenarbeitskorb) Navigationsbaum Akten-/Vorgangs-Detailsicht (kann mit F8 ein-/ausgeblendet werden) 7 Infoleiste

9 C Aktendeckel-/Subzahl-Viewer [Ansicht bei Doppelklick auf Aktendeckel/Subzahl] Überblick Maske Aktendeckel/Subzahl (bei Doppelklick auf den Geschäftsfall) Menüleiste/Icons Navigationsbaum Aktendeckel/ Subzahl Dokumentenliste (Schrift- und/oder Eingangsstücke SST/EST) Dokumenten-Detailsicht (kann mit F8 ein-/ausgeblendet werden) 8 Die Menüleiste (Aktendeckel, Dokument.) ändert sich, je nach ob im Navigationsbaum die Geschäftszahl (hier: 01-TEST-1/2012) oder Dokumente markiert ist!! Mit F9 kann der Aktendeckel-/Subzahl-Viewer ein- und ausgeblendet werden!

10 D Aktenanlage (Aktendeckel Subzahl) [Beschreibung Erstellung Aktendeckel/Subzahl] Bei der Aktenanlage muss unterschieden werden zwischen Erstanlage eines Aktendeckel (wenn es zu einem Geschäftsfall noch keinen Vorgang/Subzahl gibt!) und Erstellung einer Subzahl zu einem Aktendeckel (zu- oder untergeordnete Subzahl zu einen Aktendeckel). Die Erstellung eines Aktendeckel kann nur im pers. Arbeitskorb erfolgen! Beispiel Erstellung Aktendeckel: -> Rechter Mausklick im pers. Arbeitskorb (im rechten Fenster vom Navigationsbaum) -> Auswahl Geschäftszahl/Aktendeckel -> Aktendeckel -> Klick auf ( = (Zugriff auf Aktenplan) Hier muss dann das entsprechende Sachgebiet (Materie) ausgewählt werden (zb. 01-VD-TEST) und mit 2x OK bestätigt werden. In der Folge wird eine (nächsthöhere) Stammzahl in diesem Sachgebiet (Materie) generiert. Im nächsten Schritt sollte dann ein Hauptbetreff (bei Bedarf auch Anmerkung/Zusatzinfo) eingetragen und gespeichert werden. Anschließend kann der Aktendeckel weitergeleitet werden (zu einem Benutzer/in einen Rollenarbeitskorb). Dieser Aktendeckel dient in der Folge als Grundlage zu einer möglichen Subzahlenerstellung zum gleichen Vorgang. Der Hauptbetreff zu dieser Subzahl ergibt sich aus dem Hauptbetreff des dazugehörigen Aktendeckel mögliche Eingaben von Anmerkung und Zusatzinfo können individuell erstellt werden (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch). 9

11 D Aktenanlage (Aktendeckel Subzahl) [Beschreibung Erstellung Aktendeckel/Subzahl] Beispiel Erstellung Subzahl im pers. Arbeitskorb: Rechter Mausklick im pers. Arbeitskorb (im rechten Fenster vom Navigationsbaum) auf einen Aktendeckel -> Auswahl Geschäftszahl -> Auswahl Subzahl zu Aktendeckel oder Untergeordnete Subzahl zu Aktendeckel Unterschied Subzahl zu Aktendeckel (= zugeordnete Subzahl) und Untergeordnete Subzahl zu Aktendeckel Subzahl zu Aktendeckel (= zugeordnete Subzahl): Bei dieser Auswahl wird die Subzahl als eigenständige Geschäftszahl angelegt, der Hauptbetreff wird automatisch vom Hauptbetreff des Aktendeckel übernommen. Die zugeordnete Subzahl kann dann zu jedem x-beliebigen Benutzer bzw. Rollenarbeitskorb weitergeleitet/delegiert werden. Untergeordnete Subzahl zu Aktendeckel: Bei dieser Auswahl wird die Subzahl dem Aktendeckel untergeordnet und ist vorerst nicht sichtbar. Die untergeordnete Subzahl kann nur über den Aktendeckel geöffnet werden (bzw. auch über die Geschäftsfall- Suche). Der Hauptbetreff wird automatisch vom Hauptbetreff des Aktendeckel übernommen. Die untergeordnete Subzahl kann selbst nicht weitergeleitet werden, sondern nur über den dazugehörigen Aktendeckel wird dieser Aktendeckel zu einem x-beliebigen Benutzer bzw. Rollenarbeitskorb weitergeleitet/delegiert, so wird automatisch auch jede in diesem Aktendeckel untergeordnete Subzahl(en) mit weitergeleitet. Diese Vorgangsweise wird üblicherweise dann verwendet, wenn es sich um einen Gesamtakt handelt und wenn dieser immer als ein Ganzes zu behandeln ist. Eventuell Anmerkung und/oder Zusatzinfo befüllen. Danach kann eine zugeordnete Subzahl weitergeleitet werden. Achtung: eine untergeordnete Subzahl kann NICHT weitergeleitet werden es muss der dazugehörige Aktendeckel weitergeleitet werden die untergeordnete Subzahl(en) wird dann automatisch mit dem Aktendeckel weitergeleitet. 10

12 D Aktenanlage (Aktendeckel Subzahl) [Beschreibung Erstellung Aktendeckel/Subzahl] Beispiel Erstellung Subzahl über die (GF) Geschäftsfall- Suche: Suche des Aktendeckel über die GF- Suche -> Rechter Mausklick in der GF- Suche auf den Aktendeckel -> Auswahl Subzahl zu Aktendeckel oder Untergeordnete Subzahl zu Aktendeckel Eventuell Anmerkung und/oder Zusatzinfo befüllen. Danach kann eine zugeordnete Subzahl weitergeleitet werden. Achtung: eine untergeordnete Subzahl kann NICHT weitergeleitet werden es muss der dazugehörige Aktendeckel weitergeleitet werden die untergeordnete Subzahl(en) wird dann automatisch mit dem Aktendeckel weitergeleitet. 11

13 E Dokumentenanlage (Eingangs-/Schriftstück) [Erstellung Dokumente/Eingangstücke- Schriftstücke] Zu Aktendeckel und Subzahlen können im DOMEA Dokumente angelegt und bearbeitet werden. Die Dokumente sind mit Ihren Aktendeckel/Subzahlen fest verknüpft, dh. werden die Geschäftsfälle einem anderen Bearbeiter übergeben, so sind diese Dokumente selbstverständlich in diesen Geschäftsfällen enthalten. Der Aufruf der Dokumentenliste eines Geschäftsfalles (Aktendeckel/Subzahl) kann auf 2 Arten erfolgen: 1) über den pers. Arbeitskorb/Rollenarbeitskorb/in der GF-Suche - wenn sich der Geschäftsfall im pers. Arbeitskorb/Rollenarbeitskorb befindet! Reiter Dokumente (Fenster Akten-/Vorgangs-Detailsicht muss aktiviert sein F8!) Rechter Mausklick im Fenster der Akten- /Vorgangs-Detailsicht (siehe nächste Seite) 12

14 E Dokumentenanlage (Eingangs-/Schriftstück) [Erstellung Dokumente/Eingangstücke- Schriftstücke] zu1) Auswahl Dokument anlegen Erstellen Rechter Mausklick Auswahl einer Definierten Vorlage EST/Eingang- oder SST/Schriftstück-Vorlage (Eingang Papier, Word, Excel, DokuGen, Notepad.) 13

15 E Dokumentenanlage (Eingangs-/Schriftstück) [Erstellung Dokumente/Eingangstücke- Schriftstücke] 2) über den geöffneten Geschäftsfall (Aktendeckel/Subzahl) - wenn sich der Geschäftsfall im pers. Arbeitskorb/Rollenarbeitskorb befindet oder über die Geschäftsfall-Suche gefunden wird! Beispiel über geöffnete Subzahl (Doppelklick auf eine Subzahl im pers. Arbeitskorb): Rechter Mausklick in der Dokumentenliste Dokumente anlegen Erstellen weitere Vorgangsweise wie Punkt 1) Rechter Mausklick 14

16 F Geschäftsfall-Suche [Erläuterungen zur GF/Geschäftsfall-Suche] In der Maske zur Geschäftsfall-(Aktendeckel-/Subzahlen-) Suche können die gewünschten Suchkriterien eingegeben werden. Die den Suchkriterien entsprechenden Aktendeckel und Subzahlen werden in der Trefferliste angezeigt. Sie können von dort für die weitere Anzeige/Bearbeitung (mit Doppelklick, rechter Mausklick, über Icons oder Menüleiste) geöffnet werden. Nach Eingabe der Suchkriterien wird durch Anklicken der Schaltfläche Suche die Suchabfrage gestartet. Über die Funktionstaste F8 kann unterhalb der Trefferliste die Akten-/Vorgangs-Detailsicht ein- bzw. ausgeblendet werden. Einmal eingegebene Suchkriterien, die zu einem befriedigenden Suchresultat geführt haben, können gespeichert und wiederholt werden (näheres dazu unter Tipps und Tricks und im entsprechenden Handbuch). Menüleiste/Icons Navigations -baum Eingabemaske Suchkriterien Trefferliste 15 Akten-/Vorgangs- Detailsicht (kann mit F8 ein- /ausgeblendet werden)

17 G Metatextsuche [Erläuterungen zur Metatextsuche] Die Metatextsuche wird durch Anklicken im Menübaum (1) geöffnet. Unter Suchen nach wird der Suchtext eingegeben. Durch Klicken auf den Button Suchen werden die Ergebnisse in der Liste angezeigt. Mit den Schaltern (2) kann in den Ergebnissen geblättert werden. Die letzten Suchtexteingaben werden gespeichert und können nach Öffnen des Suchfeldes (3) ausgewählt werden. Folgende Rahmenbedingungen sind zu beachten: Die Suche erfolgt Google like, das bedeutet: Groß / Kleinschreibung wird nicht unterschieden, Es sind keine Platzhalter (%, *,?) erforderlich und daher auch nicht möglich. Geschäftszahlen und Dokumentenzahlen sind nicht indiziert und müssen über die entsprechenden Suchmöglichkeiten gefunden werden. Es werden nur Ergebnisse, die den Berechtigungen des Users entsprechen, angezeigt. Begriffe werden nicht zerlegt. Das bedeutet, im obrigen Beispiel mit Ablöseprojekt werden nur Geschäftsfälle gefunden mit dem Begriff Ablöseprojekt, nicht aber andere Geschäftsfälle mit dem Begriff zb. Ablöse oder Projekt Abteilungskürzel sind nicht suchbar, sehr wohl aber die Sachgebiete bzw. Materien zb. Förderung Huber 2011 oder All Maier

18 H Dokumenten-Suche [Erläuterungen zur Dokumentensuche] In der Maske zur Dokument-Suche können die gewünschten Suchkriterien eingegeben werden. Die den Suchkriterien entsprechenden Dokumente werden in der Trefferliste aufgelistet. Aus der Trefferliste kann ein Dokument für die weitere Bearbeitung (mit Doppelklick, rechter Mausklick, über Icons oder Menüleiste) geöffnet werden. Nach Selektion eines Dokuments in der Trefferliste kann über die Funktionstaste F8 die Dokument-Detailsicht und über die Funktionstaste F9 die Dokument-Vorschau ein- bzw. ausgeblendet werden. Einmal eingegebene Suchkriterien, die zu einem befriedigenden Suchresultat geführt haben, können gespeichert und wiederholt werden (näheres dazu unter Tipps und Tricks und im entsprechenden Handbuch). Menüleiste/Icons Navigations -baum Eingabemaske Suchkriterien Multiviewer (kann mit F9 ein- /ausgeblendet werden) Trefferliste 17 Dokumenten-Detailsicht (kann mit F8 ein-/ausgeblendet werden)

19 I Weiterleiten/Delegieren/Kopie versenden [Anleitung/Beschreibung] Weiterleiten/Delegieren/Kopie versenden von Geschäftsfällen (Aktendeckel/Subzahlen) Beim Weiterleiten erfolgt sowohl ein Status- (Aktivitäts-) als auch ein Benutzerwechsel. Das Fenster Weiterleiten/Delegieren/Kopie versenden wird geöffnet, nachdem im Kontextmenü des Arbeitskorbs ein Geschäftsfall markiert und der Eintrag Aktendeckel/Subzahl > Weiterleiten/Delegieren/Kopie versenden ausgewählt wurde (oder mit rechter Mausklick auf den Geschäftsfall). Die Symbole und die Bedienung des Weiterleiten- und des Delegieren-Dialogs sind bis auf die fehlende Auswahl einer Aktivität beim Delegieren identisch. Das Weiterleiten/Delegieren/Kopie versenden wird im Leitweg der Aktendeckel/Subzahlen mitprotokolliert. Ein Weiterleiten/Delegieren/Kopie versenden ist auch in der GF Geschäftsfall-Suche möglich bei Einzelakte mit Doppelklick auf einen Geschäftsfall und Auswahl über das Kontextmenü Weiterleiten danach Auswahl Weiterleiten/Delegieren/Kopie versenden oder mit rechter Mausklick auf einen (oder mehreren) Geschäftsfall und Auswahl Mehrfach Weiterleiten/Mehrfach Delegieren. Mit diesen Menüpunkten können sowohl einzelne als auch mehrere Geschäftsfälle weitergeleitet/delegiert werden! 18 Detaillierte Beschreibungen zum Thema Weiterleiten/Delegieren siehe entsprechendes Handbuch!!

20 I Weiterleiten/Delegieren/Kopie versenden [Anleitung/Beschreibung] 19 Einfaches Weiterleiten im Arbeitskorb (pers. Arbeitskorb/Rollenarbeitskorb) Beim Einfachen Weiterleiten können nur einzelne Geschäftsfälle an einen einzelnen Empfänger (Benutzer/Rollenarbeitskorb) zur weiteren Bearbeitung verschickt werden. Dabei muss eine Aktivität und ein Benutzer/Rollenarbeitskorb ausgewählt werden. Mehrfach Weiterleiten im Arbeitskorb (pers. Arbeitskorb/Rollenarbeitskorb) Beim Mehrfach Weiterleiten können mehrere Geschäftsfälle zugleich an einen einzelnen Empfänger (Benutzer/Rollenarbeitskorb) zur weiteren Bearbeitung verschickt werden. Dabei muss eine Aktivität (Statuswechsel!) und ein Benutzer/Rollenarbeitskorb ausgewählt werden. Mehrfach-Selektion: es können mehrere Aktendeckel/Subzahlen gleichzeitig (mit STRG Einzelne selektiv, mit SHIFT/Hochstelltaste Bereichsauswahl mehrerer Akte-erster bis zuletzt selektierte hintereinander). Mehrfach Weiterleiten in der GF-Suche In der GF-Suche können einzelne/mehrere Geschäftsfälle mittels Mehrfach Weiterleiten (rechter Mausklick auf einen/mehrere Geschäftsfall) weitergeleitet werden die Vorgangsweise entspricht dem Punkt Mehrfach Weiterleiten im Arbeitskorb Delegieren im Arbeitskorb (pers. Arbeitskorb/Rollenarbeitskorb) Beim Delegieren können einzelne Geschäftsfälle (es können auch mehrere Geschäftsfälle selektiert werden!) an einen einzelnen Empfänger (Benutzer/Rollenarbeitskorb) zur weiteren Bearbeitung verschickt. Dabei kann KEINE Aktivität ausgewählt werden bzw. es wird keine Aktivität zur Auswahl angezeigt. Mehrfach Delegieren im Arbeitskorb (pers. Arbeitskorb/Rollenarbeitskorb) Beim Mehrfach Delegieren können mehrere Geschäftsfälle an einen einzelnen Empfänger (Benutzer/Rollenarbeitskorb) zur weiteren Bearbeitung verschickt werden. Dabei kann KEINE Aktivität ausgewählt werden bzw. es wird keine Aktivität zur Auswahl angezeigt. Mehrfach-Selektion: es können mehrere Aktendeckel/Subzahlen gleichzeitig (mit STRG Einzelne selektiv, mit SHIFT/Hochstelltaste Bereichsauswahl mehrerer Akte-erster bis zuletzt selektierte hintereinander). Mehrfach Delegieren in der GF-Suche In der GF-Suche können einzelne/mehrere Geschäftsfälle mittels Mehrfach Delegieren (rechter Mausklick auf einen/mehrere Geschäftsfall) weiterdelegiert werden die Vorgangsweise entspricht dem Punkt Delegieren/Mehrfach Delegieren im Arbeitskorb Kopie versenden (auch Mehrfach Kopien versenden) im Arbeitskorb (pers. Arbeitskorb/Rollenarbeitskorb) Beim Kopie versenden wird ein Geschäftsfall an einen einzelnen Empfänger (Benutzer/Rollenarbeitskorb) als Kopie zur INFO verschickt. Dabei kann KEINE Aktivität ausgewählt werden bzw. es wird keine Aktivität zur Auswahl angezeigt. Die Kopie kann vom Empfänger auch gelöscht werden! (rechter Mausklick auf den Geschäftsfall und Auswahl Löschen). Es können auch mehrere Geschäftsfälle markiert und eine Kopie an einen/mehrere Empfänger versendet werden. Detaillierte Beschreibungen zum Thema Weiterleiten/Delegieren siehe entsprechendes Handbuch!!

21 J Tipps und Tricks [zb. Erstellen von Favoriten, Filter setzen, Sortieren, Arbeitskorb-Ablagen, Stellvertretung, Benutzereinstellungen.] Favoriten: Mit Hilfe von DOMEA Favoriten können beispielsweise häufig verwendete Aktendeckel/Subzahlen aus der Favoriten Ablagenstruktur auf einen Klick zur Anzeige/Bearbeitung geöffnet werden. Die angelegten Favoriten Ablagenstrukturen und Favoriten sind grundsätzlich nur für den Benutzer sichtbar, welcher diese angelegt hat. Der Benutzer kann jedoch die Berechtigungen auf die Favoriten Ablagenstruktur derart verändern, dass sie auch für andere Benutzer sichtbar werden (nähere Infos dazu im Handbuch). Filter setzen in Spalten: Die Anzahl von Einträgen in Listen (pers. Arbeitskorb/Rollenarbeitskorb) kann durch verschiedene Filtermöglichkeiten reduziert werden. Ist die Anzeige einer Liste gefiltert, so wird in der entsprechenden Spalte ein Filter-Symbol angezeigt. Die Anwendung von Filtern auf verschiedene Spalten kann beliebig kombiniert werden (nähere Infos dazu im Handbuch). Sortieren in Spalten: Zum Sortieren einer Listenanzeige nach einem bestimmten Spalteninhalt klicken Sie auf die entsprechende Spaltenbeschriftung. Die Liste wird darauf auf- bzw. absteigend sortiert. In der Spaltenbeschriftung erscheint ein kleines Symbol zur Kennzeichnung der Sortier-Spalte. Eine Spalte kann auch durch Auswahl von Sortieren in deren Kontextmenü sortiert werden. Eine Sortierung über mehrere Spalten kann durch Auswahl von Additiv sortieren erreicht werden. Sortieren Sie dazu die erste Spalte durch Auswahl von Sortieren und jede weitere Spalte durch Auswahl von Additiv sortieren. Zum Aufheben der sortierten Anzeige wird Sortierung aufheben angeklickt (nähere Infos dazu im Handbuch). Stellvertretung: Mit Hilfe der Funktion Stellvertretung können sich Benutzer (gegenseitig) vertreten. Die Stellvertretung besteht aus den beiden Bereichen Stellvertretung organisieren und Stellvertretung für einen anderen Benutzer einnehmen bzw. beenden. Im Bereich Stellvertretung organisieren kann festgelegt werden, welcher Benutzer als Stellvertreter arbeiten darf, bzw. kann ein bereits eingetragener Benutzer als Stellvertreter wieder gelöscht werden (nähere Infos dazu im Handbuch). GF-Suche Aktendeckel: Wenn man in der Geschäftsfallsuche als Ergebnis nur Aktendeckel angezeigt bekommen möchte, kann das Feld Geschäftszahl wie folgt befüllt werden: Dienststellenkennzeichen-Sachgebiet-Stammzahl/ oder Dienststellenkennzeichen-Sachgebiet% - diese 4 Unterstriche stehen für das Jahr (1999, 2000, ) Beispiel: Suche nach dem Aktendeckel zur Zahl 01-ALLG-5 Eingabe in der GF-Suche Feld Geschäftszahl: 01-ALLG-5/ (4mal Unterstrich = Hochstelltaste + 4mal Bindestrich) (nähere Infos dazu im Ordner DOMEA INFO). 20

22 J Tipps und Tricks [zb. Erstellen von Favoriten, Filter setzen, Sortieren, Arbeitskorb-Ablagen, Stellvertretung, Benutzereinstellungen.] 21 GF-Suche->Suchabfragen erstellen: Einmal definierte Suchabfragen können gespeichert werden und stehen dann zur wiederholten Verwendung zur Verfügung. Nach Eingabe der gewünschten Suchkriterien, Ausführung der Suchabfrage und Erhalt eines befriedigenden Suchergebnisses, wird die aktuell angezeigte Suchabfrage gespeichert, indem die Registerkarte Gespeicherte Suchabfragen angeklickt wird. Geben Sie einen Namen zur Speicherung der Suchabfrage ein und bestätigen Sie die Eingaben durch Anklicken von Speichern. Zur wiederholten Anwendung der Suchabfrage klicken Sie wiederum auf die Registerkarte Suchabfragen von (Benutzername im DOMEA). Klicken Sie auf den Namen der gewünschten Abfrage in der Liste Gespeicherte Suchabfragen und klicken Sie auf Übernehmen. Dadurch werden die gespeicherten Suchkriterien in die Suchmaske übernommen. Ggf. können die Suchkriterien ergänzt und auf Wunsch wieder gespeichert werden. Durch Anklicken der Schaltfläche Suchen wird die Suchabfrage gestartet (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch). Dokumenten-Suche->Suchabfragen erstellen: Vorgang ident mit Suchabfragen erstellen in der GF-Suche! Eigene Arbeitskorbablagen erstellen: Sowohl im persönlichen Arbeitskorb als auch in Arbeitsgruppen-Arbeitskörben können Geschäftsfälle (aktendeckel/subzahlen) zur besseren Übersichtlichkeit mit Hilfe von Arbeitskorb-Ablagen strukturiert werden. Die Arbeitskorb-Ablagen können in beliebiger Tiefe hierarchisch angelegt werden. Aktendeckel und Subzahlen werden mittels Drag&Drop in den Ablagen verschoben. Die Arbeitskorb-Ablagen sind nur für den angemeldeten Benutzer sichtbar. Im Falle eines Such- Treffers wird nur erkannt, dass die Aktendeckel/Subzahlen beim entsprechenden Benutzer im Arbeitskorb liegt. Es erfolgt keine Anzeige über die Arbeitskorb-Ablagen. Arbeitskorb-Ablagen können angelegt, umbenannt und wieder gelöscht werden. Sämtliche Funktionen zur Verwaltung der Arbeitskorb-Ablagen stehen im Kontextmenü des Navigationsbaums unter dem Knoten Arbeitskorb bzw. Arbeitsgruppen zur Verfügung. Der Name einer Arbeitskorb-Ablage ist grundsätzlich frei wählbar, solange er innerhalb eines Arbeitskorbs eindeutig bleibt. Beim Löschen einer Arbeitskorb-Ablage werden die darin enthaltenen Aktendeckel/Subzahlen NICHT gelöscht. Diese sind nach dem Löschen unter dem Hauptknoten des Arbeitskorbes zu finden (nähere Infos dazu im entspr. Handbuch). Drag&Drop: deutsch Ziehen und Fallenlassen, ist eine typische Windows-Funktion und bewirkt im DOMEA die Aktion Delegieren hier erfolgt nur ein Benutzerwechsel, aber KEIN Statuswechsel! (im Gegensatz zum Weiterleiten hier erfolgt sowohl ein Status- als auch ein Benutzerwechsel) (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch). Mehrfach Selektion: Durch Mehrfach-Selektion können mehrere Aktendeckel/Subzahlen gleichzeitig (mit STRG Einzelne selektiv, mit SHIFT/Hochstelltaste Bereichsauswahl mehrerer Akte-erster bis zuletzt selektierte hintereinander) (nähere Infos dazu im Handbuch). Akten-Detailsichtfenster F8: Nach Selektion eines Aktendeckel/Subzahl im Arbeitskorb/Rollenarbeitskorbes werden die Detaildaten unterhalb der Arbeitskorbliste in der Akten-/Vorgangs-Detailsicht angezeigt. Die Daten sind über Registerkarten gruppiert. Klicken Sie auf die gewünschte Registerkarte zum Anzeigen der entsprechenden Detaildaten. Die Detailsicht steht in allen Dialogen, in denen es sinnvoll ist, zur Verfügung. Sie kann jeweils über die Funktionstaste F8 ein- bzw. ausgeblendet werden (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch).

23 J Tipps und Tricks [zb. Erstellen von Favoriten, Filter setzen, Sortieren, Arbeitskorb-Ablagen, Stellvertretung, Benutzereinstellungen.] Multiviewer F9-Dokumentenvorschau: Wird ein Dokument über die Registerkarte Dokumente selektiert (Voraussetzung ist die Selektion eines Aktendeckel/Subzahl in einem Rollen- oder pers. Arbeitskorb mit Einblendung des Akten- Detailsichtfensters mit F8), dann kann die Dokument-Vorschau zur Anzeige des Dokumentinhalts über die Funktionstaste F9 ein- bzw. ausgeschaltet werden. Das in der Dokumentliste selektierte Dokument wird mit Hilfe des Viewers im Fensterbereich ganz rechts dargestellt. Wird ein Dokument im Navigationsbaum des Aktendeckel-/Subzahl-Viewer selektiert, dann kann die Dokument-Vorschau zur Anzeige des Dokumentinhalts auch über die Funktionstaste F9 ein- bzw. ausgeschaltet werden (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch). Benutzereinstellungen: Für benutzerspezifische Einstellungen steht ein eigener Dialog zur Verfügung. Die geänderten Einstellungen werden erst beim nächsten Starten des WinDesk wirksam. Das Fenster Benutzereinstellungen wird durch Auswahl von DOMEA > Benutzereinstellungen im Hauptmenü geöffnet. Hier stehen die Einstellungsmöglichkeiten für DMS/WFL/Registratur/Notifikation/Favoriten zur Verfügung. Die optimalen Einstellungen sind schon vorab eingestellt. Es können aber auch individuelle Einstellungen vorgenommen werden (nähere Infos dazu im entsprechenden Handbuch). Shortcuts->Tastenkombinationen: Die wichtigsten Tastenkombinationen/Funktionstasten im DOMEA F5 Aktualisieren alle Fensterbereiche der Applikation WinDesk werden aktualisiert. F6 Inhalt aktualisieren Der Inhalt des selektierten Objekts wird aktualisiert. F7 Öffnet den Dialog Dokument-Suche aus einer Dokumentliste. Dies ist hilfreich, wenn z.b. in einer DMS-Ablage sehr viele Dokumente vorhanden sind. Die Suche erfolgt in diesem Fall automatisch in der ausgewählten DMS-Ablage. F8 In mehreren Dialogen kann die Detailsicht eines Aktendeckel/Subzahl oder eines Dokuments über die Funktionstaste F8 ein- oder ausgeblendet werden. F9 In mehreren Dialogen kann die Dokument-Vorschau zur Anzeige des Dokumentinhalts über die Funktionstaste F9 ein- bzw. ausgeschaltet werden. (nähere Infos dazu im Ordner DOMEA INFO/Dokumentationen und Infos/Doku_Shortcuts.doc). 22

24 Neuerungen Multizahlschein Bei Verteilung der Kosten auf mehrere Adressaten wird automatisch ein Zahlschein für jeden Adressaten gedruckt Klagenfurt am Wörthersee. Mießtaler Straße 1. it.ktn.gv.at. DVR

25 Neuerungen Spalte Amtssigniert In der Dokumentliste gibt es neu eine Spalte amtssigniert. Wird ein Dokument signiert wird bei dem signierten Eintrag ein X in dieser Spalte angezeigt 9021 Klagenfurt am Wörthersee. Mießtaler Straße 1. abt1.edv@ktn.gv.at. it.ktn.gv.at. DVR

26 Domea 4.6 Suchen Historie Im Navigationsbaum gibt es einen neuen Eintrag und der Geschäftsfall- und Dokumentensuche gibt es einen neuen Reiter Historie, hier werden die letzten Suchen dargestellt 9021 Klagenfurt am Wörthersee. Mießtaler Straße 1. it.ktn.gv.at. DVR

27 Domea 4.6 Neuer Eintrag zuletzt bearbeitet im Navigationsbaum Hier werden die letzten 20 Objekte (Akten, Dokumente) angezeigt, die der Benutzer bearbeitet hat Klagenfurt am Wörthersee. Mießtaler Straße 1. it.ktn.gv.at. DVR

28 Domea 4.6 Anzeige des Anwendungssymbols in der Dokumentenliste Es wird in der Dokumentenliste das Symbol der Anwendung (Windword, PDF, ) vor jedem Eintrag angezeigt 9021 Klagenfurt am Wörthersee. Mießtaler Straße 1. abt1.edv@ktn.gv.at. it.ktn.gv.at. DVR

29 Domea 4.6 Vorlagenauswahl Einblenden Dokumentviewer Es ist nun möglich bei der Vorlagenauswahl die Vorlage vorab mit der Taste F9 im Viewer anzusehen 9021 Klagenfurt am Wörthersee. Mießtaler Straße 1. it.ktn.gv.at. DVR

30 Domea 4.6 Suchen in den Listen (Arbeitskorb, Suchergebnisse) Search-As-You-Type : In den Listen kann in der Spalte über die sortiert wird einfach durch Eintippen der Anfangsbuchstaben zum gewünschten Eintrag gesprungen werden Suchmaske: Mit STRG+F wird ein Suchfenster geöffnet über das in den Listen gesucht werden kann 9021 Klagenfurt am Wörthersee. Mießtaler Straße 1. abt1.edv@ktn.gv.at. it.ktn.gv.at. DVR

31 Domea 4.6 Anzeige Schriftstücknummer und Version im Dokumentviewer 9021 Klagenfurt am Wörthersee. Mießtaler Straße 1. it.ktn.gv.at. DVR

32 Domea 4.6 Dokumentenimportverhalten bei gleichem Dokumentnamen Es ist nun konfigurierbar ob, wenn ein Dokument mit dem gleichen Namen wie schon im Akt vorhanden ist, eine neue Version des bestehenden Dokuments oder ein neues Dokument angelegt wird. Standardeinstellung ist neue Version Wenn dieser Eintrag nicht angewählt ist, wird beim Import IMMER ein neues Dokument angelegt 9021 Klagenfurt am Wörthersee. Mießtaler Straße 1. it.ktn.gv.at. DVR

33 Domea 4.6 Wechsel auf neues Objekt im Arbeitskorb Wenn im Arbeitskorb ein neuer Akt eintrifft, wird nun der Fokus nicht mehr auf diesen Akt gesetzt sondern bleibt auf dem in Arbeit befindlichen Klagenfurt am Wörthersee. Mießtaler Straße 1. it.ktn.gv.at. DVR