BusinessNetphone System. USER GUIDE Bedienung der Voice Mail Box. Herausgegeben vom Bereich Telekom Austria AG PTM/DW/VOICE

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1 BusinessNetphone System USER GUIDE Bedienung der Voice Mail Box Herausgegeben vom Bereich Telekom Austria AG PTM/DW/VOICE

2 Neben den auf dem Deckblatt angegebenen VerfasserInnen haben an dieser Unterlage noch die folgenden Personen mitgearbeitet: Rudolf Grabner Tondl Gerhard NSN TA User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 0 EINLEITUNG Business NetPhone System FUNKTIONEN Telefon User Interface TUI Dimensionierung BEDIENUNG DER VOICE MAIL BOX Aufsprechen einer Nachricht auf eine Mailbox Bedienung der eigenen Mailbox Passwortänderung bei Ersteinstieg Aktivieren der Sofortumlenkung zur Mailbox Hauptmenü Abhören neuer Nachrichten Nachricht für eine andere Mailbox hinterlassen Abhören anderer Nachrichten Persönliche Einstellungen Passwort verwalten Andere Ansagen verwalten Zugriff auf andere Mailbox Message Waiting Indication OptiPoint 410/ OptiClient 130 S Mediatrix ABKÜRZUNGEN 15 User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 3

4 EINLEITUNG 0 EINLEITUNG Das Dokument beschreibt die Benutzung der Voice Mail Box für den Enduser des Systems Business NetPhone System (IP Centrex) der Telekom Austria TA. Das Voice Mail System VMS ist ein integrierter, zentraler Bestandteil des Systems IP Centrex. 0.1 Business NetPhone System Der Dienst Business NetPhone System (IP Centrex) ist ein Voice over IP (VoIP) Dienst der Telekom Austria TA. Der Dienst muss bei der Telekom Austria TA angemeldet werden. User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 4

5 FUNKTIONEN 1 Funktionen Wenn Sie die Funktion "Umlenkung zur Voic -Box" aktiviert haben, werden Anrufe, die sie nicht innerhalb einer gewissen Zeit entgegennehmen, zu Ihrer Voic -Box umgelenkt. Der Anrufer hört einen Begrüßungstext und hat dann die Möglichkeit, eine Nachricht für Sie aufzusprechen. Sie können diese Nachricht(en) danach durch Wahl der "Voic -Nummer" abrufen, löschen, weiterleiten oder speichern. 1.1 Telefon User Interface TUI Sämtliche User-Funktionen die mit VMS angeboten werden, sind ausschließlich über das TUI zu bedienen. Es handelt sich dabei um ein logisches Menü, wobei jeweils alle verfügbaren Optionen aufgezählt werden. Ist die Navigation bereits bekannt, kann auch bereits vor Ende der Auflistung die gewünschte Funktion angewählt werden. 1.2 Dimensionierung Die Dimensionierung des Speicherplatzes für Voic s ist mehrstufig. Die Mailbox hat folgende Einstellungen Speicherplatz pro Business Group max MB Speicherplatz pro Mailbox max. 8 MB entspricht ca. 15 min Nachrichten Anzahl Voic s pro Mailbox max. 50 Max. Länge einer Voic 10 min User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 5

6 2 Bedienung der Voice Mail Box Jeder IP Centrex Benutzer hat die Möglichkeit, ankommende Gespräche nach voreingestellten und nach selbst definierten Regeln auf eine Voice Mail Box umzuleiten und diese Nachrichten später abzuhören oder zu löschen. Die Bedienung der Voice Mail Steuerung erfolgt durch den Benutzer selbst über die Endgeräte (TUI, Telefon User Interface). Die generelle Funktion Voic box wird für jede Business Group/ Anschluss nur über das Administrator Portal des Service Providers verwaltet. Sobald die Voic box Berechtigung für die BG/Anschluss vergeben ist, kann auch der BG-Administrator die Voic box Funktion der einzelnen Nebenstellen ein und ausschalten. Für IP Centrex werden folgende Endgeräte eingesetzt: IP Phone: Siemens optipoint der Serien 410/420 SIP Telefon IP Soft Client: Siemens opticlient 130 S SIP SW Client für Windows POTS-Telefon an ATA Mediatrix Web Applikation: IP Centrex Com Manager CTI Applikation Sie erhalten auf Ihrem Telefon (Apparat "OptiPoint" oder Softphone "OptiClient") einen Hinweis, dass eine neue Nachricht in Ihre Mailbox eingegangen ist (Message Waiting Indication MWI). Durch Anrufen der Voic -Nummer Ihrer Businessgroup können Sie die Nachrichten abhören und verwalten. Nachrichten Status: Das VMS kennt verschiedene Nachrichten Stati: Neu: Nachrichten die noch nicht durchgesehen wurden und Nachrichten die nach der Durchsicht als ungelesen markiert wurden, sind als neue Nachrichten markiert. Alt: Nachrichten die bereits durchgesehen wurden sind als alte Nachrichten markiert Gespeichert: Nachrichten die gesichtet und gespeichert wurden sind als gespeichert markiert. Ungehörte Nachrichten Gelöschte Nachrichten: Nachrichten die gesichtet und gelöscht wurden, sind als gelöschte Nachrichten markiert. Eine gelöschte Nachricht kann nur während der gleichen VMS-Sitzung in der sie gelöscht wurde erneut durchgesehen werden. Nach Beendingung der VMS-Sitzung kann auf eine gelöschte Nachricht nicht mehr zugegriffen werden. Abgelaufene Nachrichten: Nachrichten in der Mailbox die älter als 60 Tage sind (Zeitraum wird vom Mailboxadministrator festgelegt), werden als abgelaufene Nachrichten markiert. Bei jedem log on fordert das System eine Aktion für jede abgelaufene Nachricht an. Die abgelaufenen Nachrichten können daraufhin alle gelöscht oder einzeln durchgesehen User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 6

7 werden, dabei kann für jede einzelne Nachricht entschieden werden was mit ihr weiter geschehen soll. Abgelaufene Nachrichten werden nach weiteren 10 Tagen vollständig gelöscht. Zukünftig zu sendende Nachrichten: Nachrichten die bereits entworfen wurden und die zu einem bestimmten Datum und Zeit zu den Empfängern verschickt werden sollen sind als Zukünftig zu sendende Nachrichten markiert. 2.1 Aufsprechen einer Nachricht auf eine Mailbox Das ein Anrufer eine Nachricht in der Mailbox hinterlassen kann, muss dem entsprechenden Teilnehmer eine Mailbox zugewiesen und aktiviert werden (VMS-Feature). Dadurch wird der Anrufer automatisch zur entsprechenden Mailbox umgeleitet. Er hört die eingestellte Ansage und kann danach seine Nachricht hinterlassen. Aufsprechen einer Nachricht und Abschließen mit # # Nachricht senden 1 Erneute Wiedergabe der Nachricht 2 Anhängen einer Nachricht 3 Nachricht als dringend kennzeichnen 4 Nachricht als privat kennzeichnen * Nachricht löschen und erneut aufzeichnen User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 7

8 2.2 Bedienung der eigenen Mailbox Die nachfolgenden Menüs Ihrer Mailbox werden dynamisch aufgebaut und können je nach Mailboxinhalt und Berechtigungen differieren. Die dargestellten Formen stellen den Grundzustand dar Passwortänderung bei Ersteinstieg Für den erstmaligen Einstieg in die Voic box erhalten Sie vom Administrator ein temporäreres Passwort. Um die Sicherheit zu gewährleisten muss das temporäre Passwort beim erstmaligen Einstieg geändert werden. 1. Wählen Sie *16 vom eigenen Telefon. 2. Geben Sie Ihr temporäres Passwort ein und drücken Sie #. 3. Geben Sie ihr neues Passwort ein und drücken Sie #. 4. Bestätigen Sie ihr neues Passwort durch erneute Eingabe und schließen Sie mit # ab Aktivieren der Sofortumlenkung zur Mailbox über TUI Sie haben die Möglichkeit eingehende Anrufe sofort auf die Mailbox umzuleiten falls Sie durch eingehende Anrufe nicht gestört werden wollen. Die sofortige Umleitung auf die Mailbox aktiveren Sie durch Eingabe von *21* *16. Möchten Sie danach wieder zur normalen Mailboxfunktion (Anrufer wird nach 15 Sekunden läuten zur Mailbox weitergeleitet) zurückkehren wählen Sie bitte #21. User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 8

9 2.2.3 Hauptmenü Um Ihre Mailbox zu erreichen haben Sie folgende Möglichkeiten: Vom eigenen Telefon: Mit der Kurzwahl *16 wird standardmäßig die Mailbox-Nummer gewählt. Von einem beliebigen Telefon: Anruf der öffentlichen VMS-Zugangsnummer Die akustische Menüführung fordert Sie danach zu weiteren Eingaben auf (Mailbox- Nummer, PIN). Hauptmenü 1 Abhören neuer Nachrichten 2 Nachricht für andere Mailbox hinterlassen 3 Abhören anderer Nachrichten 4 Persönliche Einstellungen 7 Zugriff auf andere Mailbox * Mailbox verlassen Abhören neuer Nachrichten 1 Abhören neuer Nachrichten 9 Speichern der Nachricht 7 Löschen der Nachricht # Überspringen der Nachricht 4 Antworten auf Nachricht 6 Weiterleiten der Nachricht 11 Nachricht erneut wiedergeben 8 Umschlaginformationen abhören User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 9

10 Neue und abgelaufene Nachrichten werden in der Mailbox unterschiedlich lange aufbewahrt. Die Aufbewahrungszeit der Nachrichten kann vom Mailboxinhaber nicht verändert werden. Ist die Aufbewahrungszeit von 60 Tagen für neue/alte Nachrichten erreicht werden diese Nachrichten als abgelaufen markiert. Abgelaufene Nachrichten werden nach 10 weiteren Tagen automatisch gelöscht. Liegen abgelaufene Nachrichten vor, wird bei jedem Aufruf der Mailbox ein entsprechender Hinweis gegeben Nachricht für eine andere Mailbox hinterlassen 2 Nachricht für andere Mailbox hinterlassen Aufsprechen der Nachricht nach Signalton # Beenden der Aufzeichnung * Abbrechen der Aufzeichnung 1 Aufzeichnung anhalten Nach dem Aufsprechen der Nachricht werden Sie noch aufgefordert die Zieladresse (Mailboxnummer beginnend mit 0043 ) für ihre Nachricht einzugeben, folgen Se dazu wieder der akustischen Menüführung. User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 10

11 2.2.6 Abhören anderer Nachrichten 3 Abhören anderer Nachrichten 1 Abhören alter Nachrichten 3 Abhören zukünftig zu sendende Nachrichten * Zurück zum Hauptmenü Persönliche Einstellungen 4 Persönliche Einstellungen 1 Persönliche Ansage verwalten 2 Passwort verwalten 3 Verteilerliste verwalten 4 Name aufzeichnen 6 Andere Ansagen verwalten * Zurück zum Hauptmenü Persönliche Ansage verwalten Unter diesem Punkt können Sie ihre persönlichen Ansage aufsprechen, löschen, ändern Passwort verwalten Beim erstmaligen Einstieg ins VMS, muss das vom Administrator bekanntgegebene temporäre Passwort geändert werden (siehe Pkt ) User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 11

12 Danach kann in vom Administrator festgelegten Zeitabständen eine weitere Änderung des Passwortes erforderlich sein. Mit folgenden Schritten kann das Passwort später geändert werden: 1. Im Hauptmenü Punkt 4 Persönliche Einstellungen wählen 2. In Persönliche Einstellungen Punkt 2 Passwort ändern wählen 3. Um das Passwort zu ändern 1 wählen 4. Aktuelles Passwort eingeben 3. Neues Passwort eingeben 4. Zur Bestätigung neues Passwort nochmals eingeben 5. Um das neue Passwort zu übernehmen, # drücken Verteilerlisten verwalten In diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit einen Verteiler für Nachrichten die Sie versenden möchten festzulegen. Folgen Sie dafür bitte wieder den Anweisungen in der Menüführung Name aufzeichnen Hier haben Sie die Möglichkeit Ihren Namen aufzuzeichnen Andere Ansagen verwalten 6 Andere Ansagen verwalten 1 Ansage bei längerer Abwesenheit verwalten 2 Interne Ansage verwalten 3 Interne Ansage bei längerer Abwesenheit verwalten 4 Ansage nach Geschäftsschluss verwalten 7 Persönliche Ansage bei Besetztzeichen verwalten * Zurück zum Hauptmenü Um Ihre persönlichen Ansagen zu ändern folgen Sie bitte den Aufforderungen in den einzelnen Menüpunkten. User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 12

13 Bei Ansagen für längere Abwesenheit haben Sie zusätzlich die Möglichkeit die Abwesenheitszeit festzulegen, folgen Sie dafür ebenfalls den Aufforderungen im Menü. Die Geschäftszeiten für Ansagen nach Geschäftsschluss können pro Business Group auf Wunsch beim Systemadministrator geändert werden. Die voreingestellten Geschäftszeiten sind: Montag bis Freitag: 09:00 17:00 Samstag und Sonntag: Wochenende Zugriff auf andere Mailbox Um auf eine andere Mailbox zugreifen zu können, geben Sie bitte im Menüpunkt 7 Zugriff auf andere Mailbox die entsprechende Mailboxnummer und das Passwort ein. Die weitere Menüführung erfolgt danach wie in Ihrer eigenen Mailbox. 2.3 Message Waiting Indication Mit der Anzeige MWI kann sehr schnell festgestellt werden ob neue Nachrichten in der Mailbox vorliegen. Wurde die letzte neue Nachricht abgehört erlischt die MWI Anzeige wieder solange bis erneut eine Nachricht eintrifft OptiPoint 410/420 Liegt eine neue Nachricht vor blinkt die von Ihnen programmierte Taste (standardmäßig Funktionstaste 4). Drücken Sie diese Taste und Sie werden sofort mit dem Voic - System verbunden. Folgen Sie dann den Anweisungen des Voic -Systems OptiClient 130 S Liegt eine neue Nachricht vor wird dies durch blinken des Nachrichten Symbols in der Hauptleiste oder im Personal Keypad als Call Messages mit einem rot blinkenden Rechteck angezeigt. User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 13

14 Klicken Sie auf dieses Symbol und Sie werden sofort mit dem Voic -System verbunden. Folgen Sie dann den Anweisungen des Voic -Systems Mediatrix Liegt eine neue Nachricht vor, wird beim Abheben des Hörers vom Endgerät ein spezieller Wählton angelegt und damit das Vorliegen neuer Nachrichten angezeigt. User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 14

15 ABKÜRZUNGEN 3 Abkürzungen AS Application Server ATA Analog Terminal Adapter BC Business Connect, Synonym für IP-Centrex BG Business Group CLA Customer License Agent CLI Command Line Interface CTI Computer Telephony Integration DLS Deployment System GUI Graphical User Interface HW Hardware IP Internet Protocol IP Centrex Telekom Austria VoiP Plattform für Business NetPhone System ISP Internet Service Provider MWI Message Waiting Indication NAS Network Attached Storage (Fileserver) NSN Nokia Siemens Network opticlient 130 Siemens Produktbezeichnung für SIP SW Client für Windows optipoint Siemens Produktbezeichnung für SIP Telephone der Serien 410/420 PIN Personal Identification Number POTS Plain Old Telephon Service SIP Session Initiation Protocol TA Telekom Austria TA TDM Time Division Multiplex TUI Telephone User interface VMS Voice Mail System VoIP Voice over IP User Guide Bedienung der Voice Mail Box Seite 15