Zentrales Projektmanagement in der Praxis Projekt eakte SGB II

Transkript

1 Zentrales Projektmanagement, November 2016 Zentrales Projektmanagement in der Praxis Projekt eakte SGB II Professionelles Projektmanagement als wesentlicher Erfolgsfaktor in Digitalisierungsprojekten

2 Begrüßung Edwin Schäfer Projektmanager Zentrales Projektmanagement der BA Seite 2

3 Warum eine eakte? Moderne und sichere Informations- und Kommunikationstechnik ist Voraussetzung für die Handlungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung. Durch sie können Arbeitsabläufe effektiver und effizienter gestaltet und der Bürokratieabbau vorangetrieben werden. Quelle: Frau Rogall-Grothe - Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik Seite 3

4 eakte ein Paradigmenwechsel Die Einführung einer elektronischen Akte bedeutet nicht die singuläre Einführung einer IT-Anwendung, sondern stellt einen fundamentalen Veränderungsprozess dar, der im Rahmen der Einführungsorganisation gut begleitet werden muss. Seite 4

5 Eine kleine Zeitreise Früher Heute Bald nur Papierakten, teilweise sogar handschriftliche Karteikarten PC an jedem Arbeitsplatz Fachanwendungen immer noch viele Papierakten Akten, die gleichzeitig überall dort sind, wo man sie gerade braucht Workflow Automatisches Erkennen Seite 5

6 eakte in der BA Vorstandsbeschluss 2010 Grundlagen egovg, Initiativen BA-Strategie 2020, IT Strategie der BA Gesamtkonzept BA-eigener Basisdienst als Standard Dokumentenmanagementsystem und Digitalisierung des Schriftguts Archiv Einführung gestaffelt nach Mandanten Arbeitslosenversicherung 2012 Familienkasse 2014 Grundsicherung 2016 Seite 6

7 Realistische Zeitplanung Ein Vorprojekt sichert Erfahrung für die weiteren Einschätzungen Ein regional begrenzter Pilotensatz mildert Risiken beim Roll-Out Stufenweise Einführung Erstellung Leistungsbeschreibung Ausschreibung Zuschlag Realisierung Tests durch BA Pilotierung eakte SGB III Flächeneinführung eakte SGB III Einführung eakte FamKa Pilotierung eakte SGB II Flächeneinführung eakte SGB II Juni 2011 Juli 2012 Dezember 2013 Mai 2015 August 2016 Mai 2011 Dezember 2011 Juni 2013 März 2014 Oktober 2015 Juni 2018 Seite 7

8 Kurzbeschreibung des Systems DiBAS (Digitalisierung von BA-Schriftgut) + = DMS (Dokumenten- Management-System) eakte elektronische Akte ist das digitale Abbild der Papierakte Seite 8

9 Aktuelle Zahlen Dokumentenbestand 1,6 Mrd. Dokumente umgerechnet 3,9 Milliarden Seiten lagern in den eakte-archiven in Blatt Papier hintereinandergelegt ist das die Entfernung von der Erde bis zum Mond und zurück Seite 9

10 eakte SGB II Auftrag des BMAS Anpassung des eakte BA- Basisdienstes auf die Bedürfnisse des Rechts-kreises SGB II 6-monatige Pilotierung des Systems in 6 gemeinsamen Einrichtungen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für das Gesamtvorhaben Evaluation der Einführungsaktivitäten. Einsatzbereich: Digitalisieren, Verwalten, Archivieren Spezifische Struktur der gemeinsamen Einrichtungen zuständig für die Grundsicherung für Arbeitsuchende (Hartz IV) nach dem SGB II eine gemeinsame Einrichtung der BA und eines kommunalen Trägers Organisatorische Selbständigkeit Seite 10

11 Die Pilotstandorte JC Kreis Wesel 13 Standorte 453 Anwender/innen BG Pixel statt Papier Start: JC Börde 4 Standorte 210 Anwender/innen BG Ich kann, weil ich will, was ich muss. Start: JC Landkreis Neuwied 4 Standorte 140 Anwender/innen BG bist Du schon e Start: JC Elbe-Elster 3 Standorte 187 Anwender/innen BG eakte jetzt geht`s (papier)los! Start: JC Rems-Murr 3 Standorte 210 Anwender/innen BG Wir können auch ohne Papier. Start: JC Erfurt 2 Standorte, 340 Anwender/innen BG, Mit der Zeit gehen Start: Stand 2014 Seite 11

12 Vorbereitung der Projekt-Durchführung Projektorganisation Projekt-Lenkungsausschuss Gesamt- Projektleitung Projektbüro / PM Risikomanager Qualitätsmanager Bedarfsträger Grundsicherung PL Fachliche Entwicklung PL Roll-Out Durchführung Technische PLin Entwicklung Technischer PL Betrieb eakte Basisdienst ITP4 eakte Betrieb Fachliches Umsetzungsteam DMS DiBAS BK IT-Systemhaus SE IT-Systemhaus P BA-SH Schulung Matrixcode Akten- und Dokumentenstrukturen eakte Entwicklung Test Rollout-planung Einführungsorganisation je ge IT-Sys Seite 12

13 Vorbereitung der Pilot-Durchführung Information aller Beteiligten und Betroffenen Aufbau Projektorganisation in Regionaldirektionen und ge Intensive Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Drehbuch / Musterplanung für die individuelle Umsetzung Individuelle Vorbereitungsworkshop-Reihen Seite 13

14 Reihenfolge der Aufschaltung der sechs Pilot-gEn Aufschaltplanung Drei Wellen mit ge Intensive Vor-Ort Präsenz kontinuierliche Verbesserung im Aufschalt-Prozess KW 18 Mai Juni 23 Aufschaltung JC Rems-Murr Aufschaltung JC Wesel und JC Börde (ca. 670 MA) Aufschaltung JC Erfurt, JC Elbe-Elster und JC Neuwied (ca. 660 MA) Scan für Rems-Murr Scan für 2. Gruppe Scan für 3. Gruppe Seite 14

15 Durchführung der Pilotierung Intensive Betreuung vor Ort Teams des Projekts in den ge und den Scan-Zentren Einführungskoordinator(inn)en, Umsetzungsberater(inn)en, Trainer/innen, MA des Fachbereiches der Zentrale Support fachlich und technisch Standard-Support Struktur Interdisziplinäres Support Team im gemeinsamen Back-Office Problem- und Incident Tracking Information für alle Beteiligten Täglicher technischer Newsletter Tägliche Telko Seite 15

16 Erkenntnisse Kernpunkte für eine erfolgreiche Einführung der eakte Frühzeitige und fachlich sichere Vorbereitung aller Ebenen Führungsaufgabe im Veränderungsprozess Intensive und zielgruppengerechte Kommunikation Transparente und einheitliche Prozesse in der ge Stabiles technisches System mit hoher Performanz Kompetente Begleitung und Unterstützung im Einführungsprozess Seite 16

17 dabei ist zwingend zu beachten Führung Führungskräfte sind Träger der Entscheidung Führungskräfte frühzeitig einbeziehen Betroffene zu Beteiligten machen (Einführungsteam) Rollen- und Aufgabenprofile zur Einführung definieren Rolleninhaber (Koordinator(inn)en/Trainer(inn)en) mir entsprechenden Kompetenzen ausstatten und dies deutlich kommunizieren Geschäftsprozesse Geschäftsprozesse definieren, dokumentieren, transparent und klar kommunizieren - Einheitliche Geschäftsprozesse sind wichtig IST-Prozesse vor der Einführung der eakte umfassend aufnehmen Unterstützung bei Geschäftsprozessmodellierung und Schnittstellen bereitstellen Festlegungen dokumentieren und nachhalten Beispielprozesse als Good Practice zur Verfügung stellen Seite 17

18 Aktuell Einführungsprojekt in 6 Wellen Seite 18

19 Erfolgsfaktoren Chancen darstellen Die eakte bringt Vorteile für die persönliche Arbeit der Beschäftigten Vorteile für die Bundesagentur sowie die Jobcenter in der Fläche Vorteile für unsere Kunden Risiken erkennen Es entsteht eine erhöhte Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der IT Es sollten keine großen Organisationsänderungen parallel zur Einführung der eakte durchgeführt werden Professionell einführen Gute Ausgangsbedingungen schaffen Kommunikation Qualifizierungsplanung Begleitung durch Projektteam Aufbau einer Einführungsorganisation Führungsverhalten Akzeptanz sichert eine erfolgreiche Einführung auf allen Ebenen Seite 19

20 Professionelles Projektmanagement ZPM ZPSO Operative Projektleiter Langjährige Erfahrung in Großprojekten Projektbüroleitung Projektarbeit / Vor Ort Support Mit dem PM der BA vertraut Projektleiter in Vollzeit Zugriff und Auswahl von Externen PL Unterstützung Projekte Nutzung der BA Standards durch u.a. Koordination v. Kommunikation Projektmarketing Ressourcenmanagementt Projektbetreuer Beratung über alle Phasen des PM PLA Begleitung Projektbürofachkraft Unterstützung Support Projektunterstützung bei gleichen Projekten QS von PM Dokumenten u.a. Unterstützung Leitung Verbesserung der Qualität in der Projektumsetzung durch Umsetzung d. Standards Weiterentwicklung PM Prozesse Projektmanagement Projektsteuerung Qualitätsmanagement Risikomanagement WiBe Schulungen Kompetenzaufbau Projektbüroleitung Festlegung von Services Seite 20

21 Mehrwert Eigenleistungsfähigkeit Übernahme von Projektverantwortung durch erfahrene interne Projektleiter Projekte nutzen ZPSO Mitarbeiter Einheitliche Vorgehensweise Erfahrene und qualifizierte ZPM /ZPSO Mitarbeiter Standardisierung des Projektmanagement durch Projektmanagement Handbuch Unterstützung durch EPM System Lernende Organisation Auswertung von Projekt-Audits in Form von Lessons Learned Austausch von Projekterfahrungen Unterstützung in der internen Kommunikation zwischen ZPSO Mitarbeitern Erfahrene Mitarbeiter als Paten Seite 21

22 Erfolgsfaktoren Höchste Management Unterstützung Politische Ebenen (Ministerium, Gremien, Trägerversammlungen etc.) Management Ebenen (Vorstand, Verwaltungsrat, Geschäftsführer) Regionaldirektionen Personalvertretungen einbeziehen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etc. Intensives Stakeholder Management Offensive, klare Kommunikation und Vorteilsübersetzung Kontinuierliche Verbesserung Professionelles Projektmanagement Seite 22