Grundsätze zur Bewirtschaftung und Abrechnung für IBH-Projektmittel

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1 Grundsätze zur Bewirtschaftung und Abrechnung für IBH-Prjektmittel Die Bewilligung und Abwicklung der IBH-Prjektmittel erflgt durch die Universität Knstanz in Anwendung vn 44 LHO Baden-Württemberg und unter Anwendung der Interreg- Abrechnungsregeln. 1. Verwendung der Mittel Die Fördermittel dürfen nur für den im Bewilligungsbescheid bestimmten Zweck verwendet werden. Die IBH-Abrechnungsstelle ist berechtigt, bei Verstössen Mittel zurückzufrdern. Erstattet werden Ksten in den unter 8. genannten Kategrien. Die Mittel sind wirtschaftlich und sparsam zu verwenden. Der der Bewilligung zugrunde liegende Prjektantrag mit dem Ksten- und Finanzierungsplan ist verbindlich. Änderungen müssen bei der IBH-Abrechnungsstelle beantragt werden. Nicht verwendete Mittel können bis zum Prjektende in das Flgejahr übertragen werden. Mehrausgaben (Kstenüberschreitungen) gehen zu Lasten des Prjektleiters und der Prjektpartner. 2. Nachweis der Verwendung Die Schlussabrechnung des Prjekts ist innerhalb vn vier Wchen nach Prjektende der IBH-Abrechnungsstelle auf den dafür zur Verfügung gestellten Frmularen (bzw. Vrlagen) zusammen mit einem Abschlussbericht einzureichen. Die Abrechnung muss alle Prjekteinnahmen und -ausgaben enthalten. Eine Kstenart darf bis zu 20% zu Lasten der anderen überzgen werden. Überziehungen darüber hinaus müssen beantragt werden. Mit den Zwischenabrechnungen und der Schlussabrechnung verpflichtet sich der Prjektleiter, dass die Ausgaben ntwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren wrden ist und die Angaben mit Büchern und Belegen übereinstimmen. 1

2 3. Prüfverfahren Die Bewilligungsstelle der IBH an der Universität Knstanz ist berechtigt, Bücher, Belege und snstige Unterlagen anzufrdern, swie die Verwendung der Zuwendung auch im Rahmen einer Erflgskntrlle zu prüfen der Beauftragte prüfen zu lassen. Der Prjektleiter hat die erfrderlichen Unterlagen bereitzuhalten und die ntwendigen Auskünfte zu erteilen. Der Rechnungshf Baden-Württemberg swie die für die Finanzkntrlle des Interreg- Prgramms zuständigen Stellen haben laut Absprache mit der IBK ein Prüfungsrecht beim Prjektleiter und den Prjektpartnern. 4. Rückerstattungspflicht, Verzinsung Die Zuwendung ist zurückzuerstatten, sfern ein Bewilligungsbescheid zurückgenmmen der widerrufen der snst unwirksam wird. Eine Rücknahme mit Wirkung für die Vergangenheit ist insbesndere möglich, wenn die Zuwendung durch Angaben erwirkt wrden ist, die in wesentlicher Beziehung unrichtig der unvllständig waren. Siehe auch 1.1 Der Erstattungsanspruch ist vm Eintritt der Unwirksamkeit an entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu verzinsen. 5. Besnderer Widerrufsvrbehalt Der Kperatinsrat behält sich vr, die Bewilligung ganz der teilweise zu widerrufen, wenn die Prjektmittel nicht bis zum Ablauf des Bewilligungszeitraums in Anspruch genmmen werden. 6. Mittelherkunft Die Mittel, die die IBH vergibt, setzen sich aus Beiträgen der Länder und Kantne der Internatinalen Bdenseeknferenz IBK zusammen swie weiteren Mittelquellen, z.b. Interreg. Alle Prjekte sind verpflichtet, Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben (s. 8.) und entsprechend auf die Herkunft der Mittel hinzuweisen. Weitere Infrmatinen für Prjekte (Mittelherkunft Interreg ) insbesndere zu den förderfähigen Ausgaben finden Sie unter zum Dwnlad bereit ( Förderregeln, Leitfaden 2 ). 2

3 7. Abrechnungsregeln im Einzelnen Die Abwicklung und Abrechnung der Prjekte erflgt ausschließlich über das IBH-Prjektantragsund -abrechnungstl PADUA unter Bitte verwenden Sie ausschließlich die hier bereitgestellten Frmulare und fügen Sie die erfrderlichen Belege als pdf.- Dateien durch Hchladen auf PADUA ein Belegliste Legen Sie ein Prjektknt an, über das Sie die bewilligten Mittel für das IBH-Prjekt swie die Ksten buchen (Prjektkntauszug). Verwenden Sie ausschließlich die zur Verfügung gestellte Datei ( IBH-Abrechnung ) in PADUA für die tabellarische Aufstellung der Ksten nach Kstengruppen. Bitte legen Sie pr Prjektpartner nach Kstenkategrien getrennte Einzelbeleglisten mit chrnlgischer Aufstellung aller Ausgaben an ( unter IBH-Abrechnung.xls z.b. Tabellenblatt Reiseksten ). Bitte reichen Sie nur für tatsächlich getätigte Ausgaben Kpien der Originalrechnungen und - belege ein (Beispiel: R1_HTWG_Müller_train.pdf). Sie müssen gewährte Rabatte und Sknti in Anspruch nehmen, nur der entsprechend reduzierte Rechnungsbetrag wird erstattet. 7.2 MwSt-Pflicht Bitte reichen Sie für Ihre und die prjektbeteiligten Hchschulen jeweils eine Bescheinigung ein, dass die Hchschulen nicht vrsteuerabzugsberechtigt sind. (Vrlage für Finanzamt- Bescheinigung) 3

4 7.3 Berichte und Abrechnungen Zur Abrechnung gehören flgende Anlagen: Zwischen- bzw. Schlussbericht (IBH-Vrlage für Zwischen- und Abschlussberichte) Für die Abrechnung müssen flgende Unterlagen nline pr Prjektpartner eingereicht werden: Gesamtkstenaufstellung (IBH Abrechnung.xlsx) Hier finden Sie die Vrlagen zur Persnalkstenberechnung (7.3.3) und die tabellarische Auflistung der Reiseksten und ext. Expertisen und Dienstleistungen Prjektkntauszug Prjektkntauszug zum aktuellen Stand, der sämtliche Eingänge und Abgänge aufweist Persnalksten: a. Für Persnen, die ausschließlich für das Prjekt arbeiten: Kpie des Arbeitsvertrages der vn gleichwertigen Unterlagen (mit erster Abrechnung, entsprechende Änderungen müssen mitgeteilt werden); allgemeine Beschreibung der prjektspezifischen Tätigkeit der betreffenden Persn (mit erster Abrechnung); Nachweis der Lhnksten für den entsprechenden Berichtszeitraum. b. Für Persnen, die nur teilweise für das Prjekt arbeiten: Kpie des Arbeitsvertrages der vn gleichwertigen Unterlagen (mit erster Abrechnung); Nachweis der Lhnksten für den entsprechenden Berichtszeitraum; die Berechnung der förderfähigen Persnalksten (IBH Abrechnung: z.b. Tabellenblatt Abrechnung MA1 ) Arbeitszeitnachweis der mnatlichen geleisteten Arbeitsstunden (IBH- Leistungsnachweis_blanc.xls) 4

5 7.3.4 Pauschale für Bür- und Verwaltungsausgaben: Auf Grund der Pauschalierung müssen keine Nachweise über die Höhe der tatsächlichen Bürund Verwaltungsausgaben vrgelegt werden Reise- und Unterbringungsksten: Reisekstenabrechnungen der ähnliche Nachweise; Fahrkarten, Flugtickets, Parktickets etc.; Htelrechnungen; dazu entsprechende Zahlungs-und Erstattungsnachweise Ksten vn externen Expertisen und Dienstleistungen: Unter diese Kstengruppe fallen Ausgaben für Expertisen und Dienstleistungen, die nicht durch den Prjektpartner selbst erbracht werden, sndern vn einem externen Dienstleister. Kstenausgaben sind zum Beispiel: Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Organisatin und Durchführung vn Veranstaltungen und Sitzungen (z.b. Raummiete, Miete für Messestände, Catering, Haftpflichtversicherung); Entwicklung, Änderungen und Aktualisierungen vn IT-Systemen und Websites Öffentlichkeitsarbeit, Werbung, Kmmunikatin der Infrmatin im Zusammenhang mit einem Prjekt der dem Prgramm (z.b. Druckksten, Anzeigenksten, Grafikleistungen); Reise- und Unterbringungsksten vn externen Sachverständigen, Referenten etc.; Technische und finanzielle Expertise; Teilnahme an Veranstaltungen (z.b. Teilnahmegebühren); Studien der Erhebungen (z.b. Bewertungen, Strategien, Knzepte, Handbücher); Übersetzungen Snstige im Rahmen der Prjekte erfrderliche Expertisen und Dienstleistungen. 5

6 dazugehörige Zahlungsbelege, Lieferscheine, Verträge etc.; für die Vergabeentscheidung relevante Belege wie z.b. Vergabevermerke, Angebte, Verträge und Vereinbarungen; Nachweis über die Einhaltung des Transparenzgrundsatzes durch EU-Prjektpartner (z.b. Ausdruck der entsprechenden Internetseite); Zusätzlich bei Ksten im Zusammenhang mit der Durchführung vn Veranstaltungen und Sitzungen: Mitteilung über Grund der Veranstaltung bzw. Sitzung und Nennung der Teilnehmer; Zusätzlich bei Ksten für Öffentlichkeitsarbeit, Werbung und Kmmunikatin: Bildmaterial, Belegexemplare, Druckexemplare etc. Bitte beachten Sie zudem: Die Originale der Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das Vieraugenprinzip (zwei Unterschriften + Stempel der Hchschule) muss eingehalten werden. 8. Verpflichtung zur Öffentlichkeitsarbeit Bitte beachten Sie, dass Sie im Rahmen Ihres Prjektes zur Öffentlichkeitsarbeit und Verbreitung der Prjektergebnisse verpflichtet sind. Alle Infrmatins- und Publikatinsmassnahmen müssen auf die Unterstützung durch die Internatinale Bdensee-Hchschule und die Herkunft der Mittel verweisen. Dies erflgt durch die Verwendung der IBH-Lgs swie ggf. der Interreg-Lgleiste. Bei Bewilligung erhalten Sie die entsprechenden Lgs. Bitte wenden Sie sich für die Öffentlichkeitsarbeit an die IBH-Geschäftsstelle. 6