Anleitung für das Erstellen der Abrechnungen in der Online Software PADUA. (für Initial, Schwerpunkt und Regionalprojekte)

Transkript

1 Anleitung für das Erstellen der Abrechnungen in der Online Software PADUA (für Initial, Schwerpunkt und Regionalprojekte) Achtung: Neue Abrechnungsregeln für alle IBH Projekte Zur Berichtspflicht der Projektleiter von Initial, Schwerpunkt und Regionalprojekten gehören wissenschaftliche Zwischen und Abschlussberichte sowie Kostenabrechnungen. Wichtig: Es gibt 2 Abrechnungszeiträume: Abrechnungszeitraum 1 (1.1. bis 30.6 eines Jahres) Abrechnungszeitraum 2 (1.7 bis eines Jahres), die verbindlich sind für alle Projekte. Kostenabrechnungen müssen, innerhalb von 4 Wochen nach dem Ende des Abrechnungszeitraums unter abrechnung.org bei der IBH eingereicht werden. Wichtig Datenschutz: Für jede Abrechnung und für jeden Projektpartner muss ein Abrechnungsadmin definiert werden. Im Standard hat keiner der Projektteilnehmer Zugriff auf die Abrechnungsdokumente. Bitte definieren Sie für Ihr Projekt und Ihr Haus, wer Zugriff auf die Abrechnungsdokumente hat und informieren Sie Frau Hässler oder Frau Schröder per Mail. Wir richten dann die Zugänge entsprechend ein. Wichtig: Abrechnungen können erst erstellt werden, wenn der Abrechnungszeitraum beendet ist. Dies ist essentiell, da für das Formular IBH Abrechnung ein monatlicher Buchungskurs der EU Kommission eingelesen wird. Die IBH und damit ihre geförderten Projekte sind dazu verpflichtet, nur diesen monatlichen Buchungskurs der EU Kommission in den Abrechnungen zu verwenden. Rechnungen die zu einem späteren Zeitpunkt als im definierte Abrechnungszeitraum gezahlt wurden, müssen in der nächsten Abrechnungsperiode abgerechnet werden. Für jede Abrechnung sind folgende partnerspezifische Dokumente notwendig: IBH Gesamtkostenaufstellung (IBH Abrechnung.xlsx) IBH Arbeitszeitnachweis (IBH Leistungsnachweise_blanco.xlsx) Projektkontoauszug (.pdf) Arbeitsverträge (.pdf) Beleg für Personalkosten (.pdf) Belege für Reisekosten (.pdf) Belege für externe Expertisen und Dienstleistungen (.pdf) Weitere Informationen finden Sie in den Bewirtschaftungsgrundsätzen & Verwendungsnachweisen auf unserer Homepage. Notwendig: Für jede eingereichte Abrechnung muss ebenfalls ein Zwischenbericht zum aktuellen Projektstand eingereicht werden. Die Zwischen und Abschlussberichte setzen sich zusammen aus einem Deckblatt, IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 1

2 das als Vorlage unter abrechnung.org zur Verfügung gestellt wird und einem wissenschaftlichen Teil, der Auskunft über den Projektfortschritt bzw. die Projektergebnisse gibt. (siehe Berichte Seite 3) Die Zwischenberichte sollen max. 5 Seiten inkl. Gliederung umfassen und Angaben bzw. Aussagen zu folgenden Aspekten beinhalten: Aktivitäten im Berichtszeitraum - Zusammenfassung der Aktivitäten im Berichtszeitraum (Was ist passiert?)? (kurze allgemeine Beschreibung des Projektfortschritts) - Wurden die im Berichtsraum vorgesehenen Arbeiten und Aktivitäten durchgeführt? (falls nein, Begründung für Abweichungen) - Wurden die im Berichtszeitraum vorgesehenen Meilensteine erreicht (Ist man im Zeitplan?)? (falls nein, Begründung für Abweichungen) - Verlief die Arbeitsorganisation, der Personaleinsatz wie geplant? (falls nein, Begründung für Abweichungen) - Welche Massnahmen zur Verbreitung der Projektergebnisse wurden durchgeführt (z.b. Veranstaltungen, Tagungen, Veröffentlichungen, etc.)? Ausblick - Kurzer Ausblick auf die Aktivitäten im kommenden Berichtszeitraum (Was steht als nächstes an?) Der Schlussbericht soll max. 10 Seiten inkl. Gliederung umfassen und sich an folgenden Punkten orientieren: Projektergebnisse - Zusammenfassung der Projektergebnisse - Wurden die angestrebten Ziele erreicht? (falls nein, Begründung für Abweichungen) - Wurden die vorgesehenen Arbeiten und Aktivitäten durchgeführt? (falls nein, Begründung für Abweichungen) - Welche Massnahmen zur Verbreitung der Projektergebnisse wurden durchgeführt (z.b. Veranstaltungen, Tagungen, Veröffentlichungen, etc.)? - Welche Massnahmen zur Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses wurden durchgeführt? 2. Nachhaltige Umsetzung der Projektergebnisse - Aussagen zum Konzept für eine nachhaltige Umsetzung - Aussagen zur Beteiligung von Umsetzungs und Anwendungspartnern - Aussagen zur Übertragbarkeit der Projektergebnisse in die Praxis und ggf. in andere Regionen Für Schwerpunktprojekte: - Aussagen zum erwarteten volkswirtschaftlichen Nutzen durch die Umsetzung der Projektergebnisse Für Regionalprojekte: - Aussagen zum Beitrag der Projektergebnisse zur nachhaltigen Förderung der Bodenseeregion Die Berichte müssen für Laien verständlich und in deutscher Sprache (ausgenommen Initialprojekte) verfasst sein. Die Projektergebnisse müssen der übergreifenden Öffentlichkeitsarbeit der IBH dienlich sein. Geheimhaltungsvereinbarungen werden berücksichtigt. Kann ein Projekt im Rahmen der Berichtspflicht das Erreichen seiner gesetzten Ziele nicht nachweisen, behält sich der/die Vorsitzende bzw. der Vorstand eine Prüfung vor, deren Konsequenzen bis zum Abbruch des Projektes reichen können. Bei Abbruch fliessen bis dahin nicht verwendete Mittel in das IBH Budget zurück IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 2

3 IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 3

4 Projektdurchführung: Wird das Projekt bewilligt, wird dies dem Projektleiter mitgeteilt und das Projekt kann zum vorgesehenen Projektbeginn starten. Der Projektleiter zeigt den Projektstart an, indem er den Status auf Projektbearbeitung setzt. Berichte Die Zwischen und Abschlussberichte setzen sich zusammen aus einem Deckblatt, das als Vorlage unter zur Verfügung gestellt wird und einem wissenschaftlichen Teil, der Auskunft über den Projektfortschritt bzw. die Projektergebnisse gibt. Im Ordner IBH Deckblatt für Zwischen und Schlussberichte finden Sie eine Vorlage, die Sie ausgefüllt (Abrechnungszeitraum definieren) dem Zwischenbericht hinzufügen. Über den Reiter Dokumente wird der Ordner IBH Zwischenbericht (wiss. Teil) angezeigt. In diesen Ordner laden Sie das entsprechende Dokument als *.pdf hoch, versehen es mit dem Status freigegeben und speichern. Danach setzt der Projektleiter auf dem Reiter Allgemein den Status auf Zwischenbericht eingereicht. Die IBH Geschäftsstelle wird automatisch über den Statuswechsel informiert. Entsprechen die Berichte den Zielvorgaben, werden die beantragten Mittel ausgezahlt und das Projekt kann wie vorgesehen weiter bearbeitet werden. Hierzu setzt die IBH Geschäftsstelle den Status auf Zwischenbericht angenommen und informiert den Projektleiter mittels der E Mail. Der Projektleiter kann dann seinerseits den Status auf Projektbearbeitung setzen und das Projekt wie geplant fortsetzen. IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 4

5 Abrechnungen erstellen: Abrechnungen können im Status Projektbearbeitung und Zwischenbericht eingereicht erstellt werden. Eine Zeile im Reiter Abrechnung entsteht mit dem aktuellen Datum. Mit einem Doppelklick öffnet der Projektleiter die eben erstellte Abrechnung. Folgende Eingabemaske öffnet sich für jede Abrechnung. In den Status Abrechnungszeitraum festlegen und Partnerdokumente erzeugen durch Klicken auf den Bestätigungsbutton wechseln. Nun definiert der Projektleiter den Abrechnungszeitraum und erzeugt die partnerspezifischen Abrechnungsdokumente: IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 5

6 Bitte dazu die erforderlichen Angaben wie Name, Bemerkung, Referenz und Abrechnungszeitraum eintragen. Danach wechselt der Projektleiter in den Status Partnerabrechnungen freigeben durch Klicken auf den Bestätigungsbutton. Mittels der E Mail Funktion kann der Projektleiter seine Partner zur Abrechnung einladen. IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 6

7 Partnerabrechnungen bearbeiten und freigeben Im Status Partnerabrechnung bearbeiten können alle Partner ihre Abrechnungen bearbeiten und hochladen. Unter dem Reiter Partner Abrechnungen finden Sie die partnerspezifischen Dokumente: Doppelklick auf den Projektpartner öffnet folgende Maske mit den partnerspezifischen Dokumenten IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 7

8 Ordner Gesamtkostenaufstellung Durch Klick auf den Ordner Gesamtkostenaufstellung wird die hinterlegte Datei angezeigt. Durch Doppelklick auf den Namen öffnet sich das Download Fenster. Mit Klick auf den Button Download können Sie das Formular lokal speichern und bearbeiten. Bitte das ausgefüllte Formular IBH Abrechnung.xlsx mit demselben Dateinamen wieder hochladen, freigeben ( Status ) und speichern ( Edit ). Bei jeder Abrechnung, die eingereicht wird, muss das Dokument IBH Abrechnung von jedem Projektpartner hochgeladen werden, auch wenn es keine abrechenbaren Kosten gibt. In diesem Fall erscheint für Partner, die keine Kosten geltend machen, eine Null im Dokument IBH Abrechnung für Personalkosten, Büro und Verwaltungskosten, Expertisen und ext. Dienstleistungen, Reiskosten. IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 8

9 Ordner IBH Vorlage für Leistungsnachweise Formular IBH Leistungsnachweis herunterladen und ausfüllen für Projektmitarbeiter, die die nur stundenweise am Projekt mitarbeiten. Gibt es mehrere Mitarbeiter, die das Formular IBH Leistungsnachweis zum Stundennachweis nutzen müssen, benutzen Sie bitte sprechende Dateinamen und uploaden Sie die Dateien (Mitarbeiter, die ausschließlich in dem Projekt arbeiten, brauchen keine Stundennachweise zu erbringen, aber eine Tätigkeitsbeschreibung). Ordner IBH Arbeitsverträge Bitte für jeden Projektmitarbeiter die Arbeitsverträge scannen und als pdf Dateien hochladen (rechte Maustaste auf Dokumentennamen, oder grüner Button): IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 9

10 Ordner IBH Personalkostenbelege Für jeden Projektmitarbeiter bitte die Personalkostenbelege einscannen und als pdf Datei uploaden. Verwenden Sie bitte sprechende Dateinamen. Ordner IBH Projektkontoauszug Bitte von jedem Projektpartner zu jeder Abrechnung einen Projektkontoauszug hochladen, auch wenn keine Kosten entstanden sind und somit keine Transaktionen auf dem Projektkontoauszug ersichtlich sind. IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 10

11 Ordner Reisekostenbelege Beim Hochladen der eingescannten Belege vergeben Sie bitte "sprechende Dateinamen", wie z.b. "R1_HTWG_Müller_train.pdf". Hier werden nur die Belege hochgeladen. Die Auflistung erfolgt im Dokument IBH Abrechnung.xlsx im Tabellenblatt Reisekosten. Für den upload von weiteren Belegen muss ein neuen Vorgang mit dem Button + geöffnet werden. Ordner Belege für externe Dienstleitungen Beim Hochladen der eingescannten Belege vergeben Sie bitte "sprechende Dateinamen", wie z.b. "E1_HTWG_catering.pdf". Hier werden nur die Belege hochgeladen. Die Auflistung erfolgt im Dokument IBH Abrechnung.xlsx im Tabellenblatt Expertisen u. Dienstleistungen. Für den upload von weiteren Belegen muss ein neuen Vorgang mit dem Button + geöffnet werden. IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 11

12 Partnerabrechnung freigeben Hat jeder Projektpartner die Abrechnung und die dafür notwendigen Dokumente(Pflichtdokumente) hochgeladen, wird die Abrechnung für den Projektleiter freigeben. Sind keine abrechenbaren Kosten für einen Partner im Abrechnungszeitraum entstanden, muss trotzdem eine Abrechnung erstellt und freigeben werden. Hierfür müssen die Dokumente IBH Abrechnung und ein Projektkontoauszug hinterlegt werden. Alle Partnerabrechnungen müssen freigegeben werden. IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 12

13 Gesamtfreigabe der Abrechnung durch Projektleiter Die Partnerabrechnungen sind alle freigeben. Der Projektleiter liest die Gesamtabrechnung (roten Button) ein und gibt diese frei. Anzeige von PADUA über Status der eingelesen Gesamtabrechnung. Fehlende Abrechnungen (nicht freigegeben) werden hier rot angezeigt. Warnungen (gelb angezeigt) können ignoriert werden. IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 13

14 Abrechnung zur Kontrolle bei IBH Im Reiter Abrechnungsdetail werden die Details der Abrechnung im unteren Drittel angezeigt. Wechseln Sie nun in den Status Abrechnung zur Kontrolle IBH mit Klick auf den Bestätigungsbutton und informieren Sie die IBH Geschäftsstelle mittels der E Mail Funktion. IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 14

15 Abrechnung zur Kontrolle bei IBH Die IBH Abrechnungsstelle prüft alle eingereichten Dokumente auf Richtigkeit und dokumentiert ihre Entscheidung. Folgende Entscheidungen sind möglich: 1. Abrechnung angenommen Die eingereichte Abrechnung ist vollständig und geprüft von der IBH Abrechnungsstelle. Im nächsten Schritt (Status Ausbezahlt IBH), zahlt die Abrechnungsstelle die anerkannten förderfähigen Ausgaben an den Projektleiter aus. 2. Überarbeitung der Abrechnung a. Ist eine Überarbeitung der Abrechnung nötig, setzt die IBH Abrechnungsstelle den Status Partnerabrechnung bearbeiten und freigeben. Das hat zur Folge, dass die eingereichten Dokumente von den Projektpartnern selbständig überarbeitet werden können, d.h., sie pflegen die Korrekturen in die Dokumente ein. Hinweise der IBH Abrechnungsstelle zur Korrekturen finden Sie im Ordner IBH Korrekturen zur eingereichten Abrechnung (Reiter Partner Abrechnungen ). b. Die überarbeitete Partnerabrechnung muss erneut freigeben werden. c. Der Projektleiter liest die Gesamtabrechnung erneut ein und gibt diese ebenfalls wieder frei. d. Der Projektleiter setzt den Status auf Abrechnung zur Kontrolle IBH, damit wird die überarbeitete Abrechnung erneut zur Prüfung eingereicht. 3. Abrechnung abgelehnt Die eingereichte Abrechnung wird abgelehnt. Hinweise zur Entscheidung finden Sie im Ordner IBH Beleg für Entscheid über Bewilligung oder Ablehnung (Reiter Partner Abrechnungen ). 4. Von Interreg geprüft Die eingereichte Abrechnung wird vom Interreg Büro auf Richtigkeit geprüft. Das Ergebnis der Prüfung wird der IBH Abrechnungsstelle mitgeteilt und diese informiert die Projektleiter. IBH Anleitung für Abrechnung in PADUA 15