6-Punkte-Plan für erfolgreiches Gestalten und Implementieren einer individuellen Reiserichtlinie.

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1 6-Punkte-Plan für erfolgreiches Gestalten und Implementieren einer individuellen Reiserichtlinie

2 6-Punkte-Plan für erfolgreiches Gestalten und Implementieren einer individuellen Reiserichtlinie Geschäftsreise: Kostenfaktor und Erfüllungsgehilfe Geschäftsreisende eines Unternehmens sind vielbeanspruchte Mitarbeiter. Damit sie ihren Auftrag, den Geschäftsabschluss oder die erfolgreiche Verhandlung bestmöglich erfüllen können, legen Unternehmen Wert auf Reisendenzufriedenheit, Sicherheit und Komfort unterwegs. Die Reiserichtlinie steuert und reglementiert die Geschäftsreisekosten und prozesse. Gleichzeitig wirkt sie sich auch auf das wie erfülle ich meinen Reisezweck und damit den Geschäftserfolg an sich aus. Damit eine Reiserichtlinie erfolgreich implementiert und maßgeblich zur Kostenkontrolle und -reduzierung beitragen kann, ist es daher notwendig zu erkennen, dass die Geschäftsreise keinem Selbstzweck dient. Sie unterstützt und erfüllt die Business-Ziele eines Unternehmens. Nicht nur die Kosten sondern auch die Nutzenaspekte der Geschäftsreisetätigkeit sind in Erwägung zu ziehen und bei der Gestaltung einer Reiserichtlinie zu berücksichtigen. In den meisten Unternehmen sind Geschäftsreisen außerdem ein emotionales Thema: Prestige, Komfort und Status spielen in diesem Zusammenhang eine Rolle. Wird die Reiserichtlinie geändert oder neugestaltet, kann das heftige Reaktionen hervorrufen. In jedem Fall verhält es sich so, dass zusätzliche Kostenpotenziale bei den Reisekosten zum großen Teil aus der intelligenten Steuerung des Reiseverhaltens resultieren. Speziell hierfür bietet die Reiserichtlinie die notwendige Argumentationsgrundlage. Die nachstehend beschriebenen Erfolgsfaktoren, der 6-Punkte-Plan von Advito, können als eine Art Waschzettel oder Checkliste verwendet werden, damit die für Ihr Unternehmen sinnvollen und notwendigen Aspekte im Vorfeld einer Richtlinienimplementierung nicht unter den Tisch fallen....geschäftsreisen stellen eine Investition dar und sichern Wachstum. Sie ausschließlich als Kostenfaktor zu sehen, hieße, sie dienten dem Selbstzweck. Stefan Vorndran Sprecher der Geschäftsführung BCD Travel

3 Erfolgsfaktor 1 Die Reiserichtlinie unterstützt die Unternehmensziele und passt zur Unternehmenskultur. Formulieren Sie Ihre Ziele wie Kostenreduzierung, Herstellung von Transparenz und motivatorische Aspekte klar. Stimmen Sie Wording und Inhalt auf die Unternehmenskultur ab. Berücksichtigen Sie interne und externe Rahmenbedingungen wie die steuerliche Richtigkeit, Datenschutz und Hierarchien. Erfolgsfaktor 2 Die Reiserichtlinie deckt alle relevanten Inhalte ab. Die Reiserichtlinie bildet immer nur den Rahmen. Sie kann nicht jede Eventualität aufzeigen. Benutzen Sie eine kompakte, klare und nachvollziehbare Sprache. Eine gute und umfassende Reiserichtlinie ist auf maximal acht bis zehn Seiten dargestellt. Bilden Sie den gesamten Reiseprozess ab. Dazu zählen Grundsatzfragen, Begriffserklärungen, Bedarfserkennung und Genehmigung, Bestellung, Bezahlung, Durchführung und Abrechnung. Legen Sie den inhaltlichen Schwerpunkt auf die Steuerung des Reiseverhaltens (Beförderung und Übernachtung). Erfolgsfaktor 3 Die Verantwortlichkeiten für die Reiserichtlinie und ihre Umsetzung sind klar definiert. Benennen Sie den Herausgeber. In der Regel handelt es sich dabei um die Unternehmensführung. Benennen Sie Verantwortungen für den Inhalt und die Pflege eindeutig und kommunizieren Sie diese in der Reiserichtlinie. Bilden Sie die Reiserichtlinie widerspruchsfrei in allen Buchungskanälen ab, vom Reisebüro bis zum Online-System. Informieren Sie den Betriebsrat auch wenn die Reiserichtlinie in der Regel nicht mitbestimmungspflichtig ist....mittelständische Firmen glauben häufig, auf Regelungen zu Geschäftsreisen verzichten zu können. Sie sind der Ansicht, dass kein Einsparpotenzial vorhanden sei. Das ist oft eine krasse Fehleinschätzung. Michael Kirnberger, Präsident des Verbandes deutsches Reisemanagement e.v. (VDR) von 1994 bis 2009 Quelle: Fachbuch Erfolg im Gepäck, BCD Travel, 2006

4 Erfolgsfaktor 4 Die Reiserichtlinie ist im Unternehmen kommuniziert und für alle Reisenden und Besteller gut zugänglich. Hinterlegen Sie die Richtlinie im Intranet, falls vorhanden im Bereich Travel Management. Wenn Sie Ihre Reiserichtlinie ändern oder neu gestalten, führen Sie Informationsveranstaltungen für Vielbuchende und Meinungsbildner durch. Das fördert die Akzeptanz und Wirksamkeit. Erfolgsfaktor 5 Die Reiserichtlinie wird durch geeignete Reports und Kontrollen nachgehalten. Machen Sie wichtige Kostenbereiche wie Beförderung und Übernachtung kontinuierlich sichtbar. Beachten Sie hierbei die in der Reiserichtlinie vorgegebenen Parameter, wie beispielsweise Buchungsklassen, Wahl der Fluggesellschaft und Hotelpreise. Automatisieren Sie das Reporting beispielsweise über Daten des Vertragsreisebüros oder des Kreditkartenanbieters. Kennzeichnen Sie Richtlinienüberschreitungen. Erfolgsfaktor 6 Für die Nichteinhaltung sind Konsequenzen definiert und an alle kommuniziert. Überlegen Sie im Vorfeld Konsequenzen für den Fall, dass die Reiserichtlinie nicht eingehalten wird und kommunizieren Sie diese. Reporten Sie monatliche oder quartalsweise die Verstöße an die Unternehmensleitung oder die kaufmännische Führung. Harte Konsequenzen wie gekürzte Erstattungen oder Abmahnungen können nur im Unternehmenskontext entschieden werden. Die guten Bucher sollen für ihre Leistungen belohnt werden, erklärt Senhen*. Die Siegerin erhielt nicht nur eine Trophäe, sondern auch zwei Fluggutscheine ein schöner Anreiz, die Travel- Management-Ziele des Unternehmens umzusetzen Quelle: Magazin move, BCD Travel, Winterausgabe *Anmerkung: Leiter Zentrale Dienste, Sartorius.

5 Inhaltsverzeichnis. Seite Sie möchten weiterführende Unterstützung? Erfahrungsgemäß wird eine Reiserichtlinie dann erfolgreich umgesetzt, wenn die genannten 6-Punkte im Vorfeld berücksichtigt und bedacht wurden. Wenn Sie sich darüber hinaus Knowhow aneignen möchten, kontaktieren Sie gern Advito. Wir bieten Ihnen unsere weitere Unterstützung in einem gemeinsamen Workshop Erstellung einer individuellen Reiserichtlinie und Implementierungskonzept an. Advito übernimmt die Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation zu einem ermäßigten Preis von Euro zzgl. MwSt. und ggf. anfallenden Reisekosten (Normaltarif Euro zzgl. MwSt.). Und so erreichen Sie Advito: Andreas Schmitz Director EMEA T andreas.schmitz@advito.com Stichwort: 6-Punkte-Plan Inhaltsverzeichnis. Seite 1. Wie? Wo? Was? Grundsätzliches Wann Reisedauer 3 2. Bevor es losgeht... Vorbereitung und Planung Buchungswege Reisedokumente Sicherheitsregeln Devisen Reisekostenvorschüsse Versicherungen 4 3. Wie bekomme ich mein Geld zurück? Erstattungsfähige Reisekosten Allgemeine Fahrtkosten Verkehrsmittel Bonusprogramme der 5 5 Reisekosten Bahnreisen Luftfahrtgesellschaften PKW Dienstwagen Privat-PKW Mietwagen Flugzeug Transfer von Fahrten am Unterbringungskosten Übernachtungen Reisenebenkosten Kosten für Verpflegungsmehraufwendungen und zum Flughafen 10 Reiseziel Vergütung Ausland Vergütung Inland Reisen geht durch den Magen. Erstattung von Bewirtungskosten Präsente Bewirtung Geschäftspartnern Zu guter Letzt... Abrechnung von Reise- und Bewirtungskosten Reisekostenabrechnung Auszahlung der Reisekosten In-Kraft-Treten der Reiserichtlinie Anhang Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen 15 auf Auslandsreisen 6.2. Adressen Reisebüro BCD 15 Abbildung: Auszug aus der Jung von Matt-Reiserichtlinie Quelle: Fachbuch Erfolg im Gepäck, BCD Travel, 2006.

6 BCD Travel Germany GmbH Otto-Lilienthal-Straße Bremen Germany Tel.: Fax: sales@bcdtravel.de Advito Andreas Schmitz, Director EMEA Ludwig-Erhard-Straße Hamburg Germany T F andreas.schmitz@advito.com Stichwort: 6-Punkte-Plan Copyright 2009 BCD Travel Marketing. Unauthorized Reproduction Strictly Prohibited. vnd 05/11 Über BCD Travel BCD Travel, führender Anbieter für globales Travel Management, vereinfacht und rationalisiert Geschäftsreiseprozesse für Unternehmen. Der Kunde profitiert auf ganzer Linie: vom Ersparnispotenzial für das Unternehmen bis zum Wohl des Reisenden. BCD Travel ist in über 90 Ländern präsent. Der vermittelte Umsatz des Unternehmens beläuft sich auf 14,6 Milliarden US-Dollar. Weltweit sind über Mitarbeiter für BCD Travel tätig. BCD Travel ist ein Tochterunternehmen der BCD Holdings N.V. Weitere Informationen unter Über BCD Holdings BCD Holdings N.V. ist ein niederländisches Familienunternehmen, das 1975 von John Fentener van Vlissingen gegründet wurde. BCD Holdings ist marktführend auf dem Reisesektor. Unternehmen der BCD Holdings: BCD Travel (globales Geschäftsreisemanagement), Park N Fly (Parken am Flughafen), TRX (Reisedatenverarbeitung und -integration), Airtrade (Consolidator und Online Reisebüro), VakantieXperts (Urlaubsreisen), Vayama (Online Reisebüro USA) und Parkmobile International (elektronische und digitale Parkplatzlösungen). Das Unternehmen beschäftigt etwa Mitarbeiter in über 90 Ländern. Der Umsatz beläuft sich auf 14,8 Milliarden US-Dollar (Franchising inklusive). Mehr Informationen unter Über Advito Ziel von Advito der unabhängigen Beratungssparte von BCD Travel ist es, die Geschäftsreise-Etats von Kunden rationeller zu gestalten und Kosten zu senken: durch solide Methodik, verlässliche Lösungen und optimierte Prozesse. Advito bietet echten Mehrwert: Branchenexpertisen, profundes Wissen und umfassende Marktinformationen durch die Methodik eines internationalen Consulting-Unternehmens, gepaart mit der Nähe zu einem weltweit führenden Geschäftsreiseanbieter.