GUIDELINE MASSENBILANZKONTO UND REGELVERÄNDERUNGEN Für UTZ Chain of Custody Standard zertifizierte Mitglieder

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1 GUIDELINE MASSENBILANZKONTO UND REGELVERÄNDERUNGEN Für UTZ Chain of Custody Standard zertifizierte Mitglieder Version 1.1 May

2 Inhaltsverzeichnis 1. Was ist ein Massenbilanzkonto? Wer benötigt ein Massenbilanzkonto? Wer benötigt kein Massenbilanzkonto? Was sollte ein Massenbilanzkonto enthalten? Was geschieht, wenn ein Massenbilanzkonto negativ ist? UTZ Regeln zur Kreditumwandlung... 4 a.regel bis 1. Juli b.neue Regeln ab dem 1. Juli c.ausnahme von der ab 1. Juli 2016 geltenden Regel Massenbilanzkonten und Multisite-Unternehmen Neue Konversionrate für die Verarbeitung von Kakaomasse ab dem 1. Januar Äquivalente bis zum 1. Juli Übersicht der aktuellen und ab 2018 geltenden UTZ Umwandlungsszenarien und Konversionsraten Hilfe und Beratung... 7 Anhang I... 8 Kakaobutter Full Premium und Kakaopulver Full Premium... 8 Anhang II Elemente eines Massenbilanzkontos Dieser Dokument wurde auf Basis der originalen englischen Version übersetzt. Bei Fragen bezüglich der Interpretation oder Auslegung zu den Informationen in diesem Dokument möchten wir Sie auf die verbindliche englische Version verweisen. 2

3 1. Was ist ein Massenbilanzkonto? Ein Massenbilanzkonto ist eine Übersicht des jährlichen Gesamtvolumens an ge- und verkauften UTZ-zertifizierten Produkten, die innerhalb und außerhalb des UTZ Rückverfolgbarkeitssystems, dem Good Inside Portal (GIP), gehandelt werden. Es bezieht sich ausschließlich auf Kakaovolumen auf dem UTZ Massenbilanz (MB) 1 Rückverfolgbarkeitslevel. Diese Übersicht gewährleistet die Rückverfolgbarkeit von UTZ-zertifizierten Produkten für Mitglieder, die nicht ausschließlich im Good Inside Portal handeln, und gewährleistet, dass der ausgelobte Kakaogehalt der UTZ Produkte nicht höher ist als der eingekaufte Kakaogehalt der UTZ Produkte. 2. Wer benötigt ein Massenbilanzkonto? Akteure der Lieferkette (supply chain actors/sca), die nicht-reine UTZ Kakaoprodukte 2 entweder Business-to- Business (B2B) oder Business-to-Consumer (B2C) kaufen und verkaufen, benötigen ein Massenbilanzkonto (siehe Kontrollpunkte (CPs) 18 und 19 unseres Chain of Custody Standards v1.1 3 ). 3. Wer benötigt kein Massenbilanzkonto? Akteure der Lieferkette, die für ihre gesamte Produktion ausschließlich UTZ-zertifizierte Produkte einkaufen (100%) und dies auch belegen können, benötigen kein Massenbilanzkonto (CP 19). 4. Was sollte ein Massenbilanzkonto enthalten? NB: UTZ empfiehlt, Volumen in kg/ Tonnen anzugeben, wie im UTZ Rückverfolgbarkeitssystem Übersicht des Inputs an Kakaoprodukten, die als UTZ gekauft wurden: Die Bilanz der verbliebenen UTZ Volumen (pro Produkt) aus dem Vorjahr oder dem letzten Abrechnungszeitraum; Das Volumen der gekauften UTZ Produkte (pro Produkt); Für nicht-reine Kakaoprodukte der Kakaogehalt (kg oder Tonnen) in gekauften nicht-reinen UTZ Produkten. GUT ZU WISSEN Ein Massenbilanzkonto dient der Rückverfolgbarkeit von UTZ Volumen. Es soll sichergestellt werden, dass UTZ Output-Volumen die entsprechenden UTZ Input-Volumen nicht übersteigen. Aus diesem Grund sind nur UTZzertifizierte Produkte im Massenbilanzkonto zu führen. Übersicht des Outputs an Kakaoprodukten, die als UTZ verkauft und ausgelobt wurden: Die Kakaozutaten je Output-Produkt; Die verkaufte Menge je Output-Produkt; Das Gesamtvolumen einer jeden Kakaozutat je Output-Produkt; Das Gesamtvolumen einer jeden Kakaozutat, das für alle Output-Produkte verwendet wurde. Die Bilanz von Inputs und Outputs Pro Kakaozutat das Gesamtvolumen des Inputs abzüglich des Gesamtvolumens, das in Output-Produkten verwendet wurde. Beachten Sie, dass die Bilanz einiger Zutaten negativ ausfallen kann. Dies kann durch einen Kredittransfer (siehe nachstehende Regeln) oder geplante Lieferungen kompensiert werden, siehe nächster Punkt. Um das Verfahren für Ihre Organisation und/oder für Ihr Zertifizierungsaudit zu vereinfachen, kann das Massenbilanzkonto auch Folgendes enthalten: Kauf-/Liefertermine, Verkaufstermine; Versandangaben (Auftragsnummern, Rechnungsnummern usw.); GIP Transaktions-IDs für jeden Kauf von reinen UTZ-zertifizierten Produkten; wenn zutreffend, GIP Rückverfolgbarkeitsnummer (Tracing ID). Für weitere Informationen siehe Anhang II. 1 Für weitere Informationen sehen Sie sich bitte dieses Video an. 2 Produkt, das Kakao und eine oder mehrere Zutaten oder Produkte enthält, die nicht Kakao sind, z.b. Schokolade. Nicht-reine Kakaoprodukte werden nicht im GIP gehandelt. 3 Der Chain of Custody Standard kann hier heruntergeladen werden. 3

4 WANN MUSS MAN TRACEN? Wenn ein reiness Kakaoprodukt als Endverbraucherprodukt verkauft und als UTZ ausgelobt wird (z.b. Kakaopulver) Wenn ein reines Kakaoprodukt mit Zutaten gemischt wird, die nicht Kakao sind, und als UTZ ausgelobt wird (z.b. Kakaobutter, die für Schokolade verwendet wird) Das Tracen ist der letzte Schritt des online Rückverfolgbarkeitssystems für UTZ Kakaoprodukte. Dabei wird jeweils eine eigene Rückverfolgbarkeitsnummer (Tracing ID) vergeben. 5. Was geschieht bei negativer Bilanz auf dem Massenbilanzkonto? Weist ein Massenbilanzkonto zu jeglichem Zeitpunkt eine negative Bilanz auf, sollte der Akteur der Lieferkette in der Lage sein, Nachweise für anstehende Lieferungen ausreichender Mengen an UTZ Produkten vorzulegen, um diese negative Bilanz innerhalb der kommenden zwei Monate wieder auszugleichen (siehe Kontrollpunkt 20 unseres Chain of Custody Standards v1.1 4 ). NICHT VERGESSEN Alle Kontrollpunkte im Zusammenhang mit Massenbilanzkonten (CP 18, 19 und 20) werden bei Ihrem Zertifizierungs-Audit überprüft. Ein gut und nachvollziehbar geführtes Massenbilanzkonto ist daher wichtig, um die Überprüfung durch den Auditor zu erleichtern. 6. UTZ Regeln zur Kreditumwandlung a. Regel bis 1. Juli 2016 Bis zum 1. Juli 2016 erlaubt das Massenbilanz Rückverfolgbarkeitslevel, UTZ Kredite zwischen verschiedenen Kakaoprodukten zu verschieben, umzuwandeln oder zu kompensieren und das in beide Richtungen der Kakaoverarbeitung, wie die folgende Abbildung zeigt: 4 Der Chain of Custody Standard kann hier heruntergeladen werden. 4

5 b. Neue Regeln ab dem 1. Juli 2016 Ab dem 1. Juli 2016 können Kredite nur noch vorwärts (d. h. in Richtung der physischen Kakaoverarbeitung) verschoben werden. Kakaomassenkredite können im Verhältnis 1:1 zu Kakaobutter oder Kakaopulver verschoben werden und Kredite reiner Kakaoprodukte zu nicht-reinen Kakaoprodukten letztere ebenfalls im Verhältnis 1:1 (basierend auf dem Kakaogehalt des nicht-reinen Produkts). Beispiel: Firma A kauft 100 kg UTZ-zertifizierte Kakaomasse. Sie kann die Kredite verschieben, um 100 kg konventionelle Butter (oder konventionelles Pulver) als UTZ-zertifiziert zu verkaufen. Eine Rückumwandlung von Krediten, wie unten dargestellt, ist nach dem 1. Juli 2016 nicht mehr erlaubt: c. Ausnahme von der ab 1. Juli 2016 geltenden Regel Eine Ausnahme kann dann angewendet werden, wenn Unternehmen reine Kakaoprodukte und nicht-reine Kakaoprodukte als Zutaten für die Verwendung im gleichen Produkt/SKU einkaufen. In diesem Fall können Kredite von nicht-reinen UTZ Kakaoprodukten herangezogen werden, um Volumen konventionellen reinen Kakaos, die für dieses Produkt verwendet werden, abzudecken. Diese Ausnahme gilt nur für das/die Produkt(e)/SKU(s), das/die sowohl reine als auch nicht-reine Zutaten enthält/enthalten; wenn das Unternehmen noch andere Produkte herstellt, in denen nur reine Kakaozutaten verwendet werden, gilt diese Ausnahme nicht für die reine Kakaozutat, die in diesem Produkt verwendet wird. Beispiel: Ein Hersteller produziert Trüffelpralinen, die hauptsächlich aus Kuvertüre bestehen, aber auch eine geringe Menge an Pulver enthalten. Er kann dafür UTZ Schokoladenkuvertüre und eine geringe Menge konventionellen Kakaopulvers einkaufen; die Kredite aus zusätzlich eingekauftem Volumen an UTZ Schokoladenkuvertüre können genutzt werden, um den Gehalt an konventionellem Kakaopulver in den Pralinen abzudecken. Wenn der gleiche Hersteller noch ein weiteres UTZ Produkt herstellt, für das nur Kakaopulver verwendet wird, muss dieses Kakaopulver als UTZ eingekauft werden und kann nicht mit Krediten aus eingekauften nicht-reinen UTZ Kakaoprodukten (z.b. Kuvertüre) kompensiert werden. Bei der Erfassung der Volumen im Massenbilanzkonto kann das Volumen des verwendeten reinen Kakaoprodukts als Teil der Bilanz nicht-reiner Kakaoprodukte berechnet werden. 5

6 7. Massenbilanzkonto und Multisite-Unternehmen Sollte es sich bei dem Lieferkettenakteur um ein Multisite-Unternehmen handeln, d. h. um ein Unternehmen, das diverse Betriebsstandorte umfasst, die einer zentralen Verwaltung unterstehen und unter einem einzigen Mitgliedskonto zertifiziert sind 5, ist es erlaubt, Kredite von einem Betrieb auf einen anderen zu übertragen. In einem solchen Fall sollte das Massenbilanzkonto, das den gesamten In- und Output aller Betriebe ausweist, durch die Zentralverwaltung geführt werden. 8. Neue Konversionsrate für die Verarbeitung von Kakaomasse ab dem 1. Januar 2018 Die aktuelle Umwandlung von 1:1 (z.b. 100 t Kakaomasse werden umgerechnet in 100 t Kakaobutter oder 100 t Kakaopulver) wird ab dem 1. Januar 2018 in einen Umrechnungskurs von 1:0,5:0,5 geändert, was bedeutet, dass 100 t Kakaomasse in die gleichwertige Menge von 50 t Kakaobutter und 50 t Kakaopulver umgerechnet werden. Ab dem 1. Januar 2018 werden alle Umwandlungen von Kakaomasse innerhalb des GIP Systems automatisch nach diesem neuen Umrechnungskurs vorgenommen; so auch die Umwandlung von Volumen, die vor diesem Datum im Good Inside Portal gekauft wurden oder zu diesem Stichtag dort auf Lager sind. 9. Äquivalente bis zum 1. Juli 2016 In manchen Situationen, und bis zum 1. Juli 2016, kann es zweckmäßig sein, alle Input- und Output-Kredite in Äquivalenten zu berechnen. In unten stehender Tabelle können Sie sehen, welchen Umrechnungskurs Sie für die Berechnungen nutzen sollten. Möglicherweise ist keine Umwandlung nötig, wenn Ihr Unternehmen nur UTZ Schokolade als Bulkware/nicht-reine Kakaoprodukte einkauft: Die Kakao-Outputvolumen werden ebenso wie die Kakao-Inputvolumen auf der Grundlage des Kakaogehalts des nicht-reinen Kakaoprodukts als Schokolade in Form von Bulkware dargestellt. 5 Weitere Informationen finden Sie im Certification Protocol, Seite 23 6

7 10. Übersicht der aktuellen und ab 2018 geltenden UTZ Umwandlungsszenarien und Konversionsraten: Umwandlungsszenario für Massenbilanzkonten Bis 30. Juni 2016 Ab 1. Juli 2016 und bis 31. Dezember 2017 Ab 1. Januar 2018 Bohnen zu Kakaomasse 0,82 0,82 0,82 Kakaomasse zu Bohnen 1,22 Nicht erlaubt Nicht erlaubt Kakaomasse zu Butter oder Pulver 1:1 1:1 n. z. Kakaomasse zu Butter und Pulver n. z. n. z. 1:0,5 0,5 Pulver oder Butter zu Bohnen 1,22 Nicht erlaubt Nicht erlaubt Pulver oder Butter zu Kakaomasse 1:1 Nicht erlaubt Nicht erlaubt Butter zu Pulver 1:1 Nicht erlaubt Nicht erlaubt Pulver zu Butter 1:1 Nicht erlaubt Nicht erlaubt Kakaomasse zu Butter Full Premium* 0,5 0,5 0,5 Kakaomasse zu Pulver Full Premium* 05 0,5 0,5 Nicht-reine Kakaoprodukte (z.b. Schokolade als Bulkware, Raspelschokolade) Basierend auf dem prozentualen Kakaogehalt Kakaomasse zu nicht-reinem Kakaoprodukt (Kakaogehalt) Pulver zu nicht-reinem Kakaoprodukt (Kakaogehalt) Butter zu nicht-reinem Kakaoprodukt (Kakaogehalt) Nicht-reines Kakaoprodukt (Kakaogehalt) zu Butter 1:1 1:1 1:1 1:1 1:1 1:1 1:1 1:1 1:1 1:1 Nicht erlaubt Nicht erlaubt Nicht-reines Kakaoprodukt (Kakaogehalt) zu Pulver 1:1 Nicht erlaubt Nicht erlaubt Nicht-reines Kakaoprodukt (Kakaogehalt) zu Kakaomasse Nicht-reines Kakaoprodukt zu nicht-reinem Kakaoprodukt (Kakaogehalt) 1:1 Nicht erlaubt Nicht erlaubt 1:1 1:1 1:1 * Für weitere Informationen zu den Full Premium Produkten siehe Anhang I. 11. Hilfe und Beratung Wenn Sie noch Fragen zu Ihrem Massenbilanzkonto oder zum UTZ Kakaoprogramm haben, wenden Sie sich bitte an membersupport@utz.org. 7

8 Anhang I Kakaobutter Full Premium und Kakaopulver Full Premium Seit dem 1. Oktober 2015 sind zwei neue Kakaoprodukte im GIP erhältlich: Kakaobutter Full Premium Kakaopulver Full Premium Diese Produkte haben aus zwei Gründen einen anderen Namen: 1. Um Sie innerhalb der Lieferkette von der regulären Ware (Kakaobutter und Kakaopulver) zu unterscheiden, die unter Anwendung der Konversionsrate 1:1 gewonnen wird. 2. Sie unterscheiden sich von den bisherigen Kakaobutter- und Kakaopulverprodukten durch die Konversionsrate, die im Rahmen ihrer Gewinnung aus Kakaomasse angewendet wird. Statt der Konversionsrate 1:1 (100 t Kakaomasse = 100 t Kakaobutter oder 100 t Kakaopulver), die für die regulären Produkte gilt, wird für Full Premium Produkte eine Konversionsrate von 1:0,5 angelegt, also 100 t Kakaomasse = 50 t Kakaobutter Full Premium oder 50 t Kakaopulver Full Premium. Die übrigen 50 t des Output-Produkts (Butter oder Pulver, je nach gewählter Konversion) werden aus dem System entfernt. Auf diese Weise kann kein Anspruch auf das entfernte Produkt erhoben werden (das physische Volumen des entfernten Nebenprodukts wird als konventionelle Ware weiterverkauft). Im folgenden Beispiel berechnet sich die UTZ-Prämie für die Butter Full Premium aus der/über die Gesamtmenge an Bohnen (hier 244 t), die für die Gewinnung der Butter verwendet wurde, siehe Abbildung (das umgekehrte Szenario die Umwandlung in ausschließlich Pulver ist ebenso möglich: Output = 100 t Pulver und 0 t Butter): Wenn Ihre Organisation diese Produkte verarbeitet oder einkauft, berechnet sich aufgrund der unterschiedlichen Konversionsrate auch die Umwandlung zu Kakaomasse- oder Kakaobohnenäquivalenten in anderer Weise, so dass diese Umwandlungen auf dem Massenbilanzkonto separat erfasst werden müssen. Umwandlungsszenario für Massenbilanzkonten Bis 30. Juni 2016 Ab 1.Juli 2016 und bis 31. Dezember 2017 Ab 1. Januar 2018 Kakaomasse zu Butter Full Premium* 0,5 0,5 0,5 Kakaomasse zu Pulver Full Premium* 0,5 0,5 0,5 * Wenn Sie Fragen haben oder mit diesen Produkten handeln wollen, wenden Sie sich bitte an membersupport@utz.org. 8

9 Anhang II Elemente eines Massenbilanzkontos Die folgende Tabelle führt die im Beispiel enthaltenen Elemente eines Massenbilanzkontos auf und erläutert sie. Element Leitfaden Input Die Bilanz der UTZ Volumen (pro Übertragen Sie für sämtliche Produkte die jeweilige positive oder Produkt) aus dem Vorjahr falls negative UTZ Bilanz aus dem Vorjahr oder dem letzten gegeben; Abrechnungszeitraum Das Volumen an eingekauftem UTZ Produkt (pro Produkt); Für nicht-reine Kakaoprodukte der Kakaogehalt (kg oder t) in gekauftem nicht-reinen UTZ Produkt; Pro Output-Produkt: die enthaltenen Kakaozutaten Pro Output-Produkt: die Verkaufsmengen Pro Output-Produkt: das Gesamtvolumen einer jeden Kakaozutat Das Gesamtvolumen aller Kakaozutaten, die für die Gesamtheit aller Output- Produkte verwendet wurden Pro Kakaozutat: das Gesamtvolumen des Inputs abzüglich des Gesamtvolumens, das in Output-Produkten verwendet wurde Erfassen Sie die Volumen der reinen UTZ Kakaoprodukte (Kakaobohnen, -masse, -butter und -pulver) sowie die Namen und Volumen der nicht-reinen UTZ Kakaoprodukte, die eingekauft wurden. Berechnen Sie bei nicht-reinen Produkten den Kakaogehalt. Beispiel: Der gesamte Kakaogehalt von 100 kg Schokoladenkuvertüre mit 50% Kakaogehalt ist 50 kg. Output Enthält das Output-Produkt Kakaomasse, Kakaobutter, Kakaopulver und/oder ein nicht-reines Kakaoprodukt? Wie viele Output-Produkte wurden verkauft und als UTZ ausgelobt? Wie hoch war das Volumen an Kakaomasse, Kakaobutter, Kakaopulver und/oder jeglichem nicht-reinen Kakaoprodukt, das in dem Output- Produkt verwendet wurde? Beispiel: Das Output-Produkt ist Schokolade und UTZ Kakaobutter wurde als Input verwendet Schokoladentafeln wurden als UTZ verkauft, für die 300 kg an UTZ Kakaobutter verarbeitet wurden. Fassen Sie nach Berechnung des Gesamtvolumens einer jeden Kakaozutat pro Output-Produkt die jeweils gleichartigen Volumen für alle Output-Produkte zusammen. Beispiel: Die Output-Produkte sind ein Compound, für das Sie 500 kg Kakaobutter eingesetzt haben, und eine Schokolade, in der 400 kg Kakaobutter verarbeitet wurden. Das Gesamtvolumen an Kakaobutter, das in Ihrem Massenbilanzkonto aufgeführt werden sollte, beträgt 900 kg. Bilanz Input minus Output eines jeden reinen Kakaoprodukts und Kakaogehalt von nicht-reinen Kakaoprodukten. Beispiel: Der Input an Kakaobutter liegt bei 800 kg und der Output bei 900 kg, die Bilanz beträgt -100 kg. In diesem Fall sehen Sie bitte Punkt 5 und 6. Optionale Elemente (erleichtern die Prüfung des Massenbilanzkontos) Kauf-/Liefertermine, Verkaufstermine Versandangaben z.b. Auftragsnummer, Kundennummer usw. GIP Transaktion-IDs Jede Transaktion, die im GIP durchgeführt wird, erzeugt eine eigene ID- Nummer. Alle Inputs reiner Kakaoprodukte sollten eine eindeutige GIP- Transaktions-ID aufweisen. Rückverfolgbarkeitsnummer, die zum verfolgten Produkt gehört Jede Trace -Aktivität, die im GIP ausgeführt wird, erzeugt eine eigene Rückverfolgungsnummer. Die im Massenbilanzkonto angegebenen Volumen von reinen Produkten, die für die Produktion nicht-reiner Produkte verwendet wurden, sollten mit den im GIP rückverfolgten Volumen übereinstimmen. 9