Wissensprozesse für Klein- & Mittelständische Unternehmen (KMU)

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1 Wirtschaftsinformatik Universität Innsbruck Wissensprozesse für Klein- & Mittelständische Unternehmen (KMU) doit Congress Igls, 06.Oktober 2009 Ao. Univ.-Prof. Dr. Kerstin Fink Universität Innsbruck/School of Management Institut für Wirtschaftsinformatik, Produktionswirtschaft und Logistik Universitätsstrasse 15, A-6020 Innsbruck, Austria Tel.: +43 (0)

2 Agenda Einleitung Definition Wissen Bedeutung von Wissensmanagement für KMU Sichtweisen des Wissensmanagement Barrieren/Strategien des Wissensmanagement Wissensprozesse für KMU Kurzdarstellung der empirischen Studien Wissensprozesse im Einzelnen Unterstützung mittels kostengünstigen Informationstechnologien Zukünftige Entwicklungen Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 2

3 Aktuelle Situation Ressource Wissen ist wichtig ABER hat keine strategische Bedeutung. Wissensmanagement ist alter Wein in neuen Schläuchen ABER ist mit Daten- und Informationsmanagement gleichzusetzen. Es gibt so viele Methoden ABER wie wähle ich für mein Unternehmen die richtigen Methoden/Werkzeuge aus? Wissensmanagement kostet viel Geld ABER wie messe ich den Nutzen? DENNOCH hat in den letzten ca. 3-4 Jahren das Thema Wissensmanagement für den Mittelstand als Bedeutungsfaktor an Wert gewonnen: KMU haben mehr als 95% Anteil am Markt KMU beschäftigen mehr als 60% der Arbeitnehmer [Statistisches Jahrbuch Österreich 2008] Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 3

4 Definition von Wissen (In Anlehnung an Davenport/Prusak) Wissensebene Lernen, Training, Soziale Netzwerke Knowledge Knowledge in Action Knowledge Management Wenig Programmierbar Implizites Wissen Lernen, Erfahrung Information Management Mathematische Modelle, Data Mining Daten Information Daten Management Programmierbar Explizites Wissen Zeit Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 4

5 Sichtweisen des Wissensmanagement (WM) Unternehmensstrategie Unternehmens- Kultur WM Informations- & Kommunikations- Technologien Management- Perspektive Organisationssicht Philosophie (Wissens-) Psychologie Unternehmensführung Soziologie Weitere Disziplinen Personalwirtschaft Künstliche Intelligenz Anthropologie Volkswirtschaftslehre Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 5

6 Bedeutung von Wissensmanagement (WM) Beispiele der Vielfalt an Sichtweisen: WM ist eine neues interdisziplinäres Geschäftsmodell, welches Wissen als seinen Fokus hat. (Awad/Ghaziri) Integrationssichtweise WM ist eine Kunst der Wertschöpfung um unsichtbare Vermögenswerte zu identifizieren. (Sveiby) Strategische Sichtweise WM ist eine Disziplin, um wissensbasierte Kompetenzen zu identifizieren und diese dann abzulegen und zu verteilen. (KPMG) Prozessorientierte Sichtweise WM besitzt die Möglichkeit, Dokumente zu klassifizieren und mit Hilfe der Logik zu automatisieren, um menschliches logischen Denken abzubilden. (Hersey) Informationstechnologische Sichtweise WM ist eine Wissenschaft, um Wissen der Mitarbeiter zu identifizieren, festzuhalten, wieder zu finden, zu verteilen und zu bewerten. (Blair) Personalorientierte Sichtweise Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 6

7 Veränderungspotential Zeit als Kritischer Faktor Agrar- Gesellschaft Industrie- Gesellschaft Informations- Gesellschaft Wissens- Gesellschaft & Quantum- Gesellschaft KMU Bedeutung /5 Zeit Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 7

8 KMU spezifische Barrieren des Wissensmanagement Geringe Ressourcenausstattung Patriarchalischer / autoritärer Führungsstil Spezifische Barrieren in KMU für ein systematisches Wissensmanagement Mangelnde Planungs- und Systematisierungskompetenz Fokussierung auf fachliches Wissen In Anlehnung an Ilskenheim 2001 Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 8

9 Strategien zur Verbesserung des WM in KMUs Schonung der betrieblichen Ressourcen Veränderung des Führungsstils Strategien zur Beseitigung bestehender Barrieren für ein systematisches Wissensmanagement Optimierung der systematischen Planung und Steuerung Fokussierung auf alternative Wissensarten Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 9

10 Schonung der Betrieblichen Ressourcen Aufgrund knapper personeller und finanzieller Ressourcen ist ein ressourcenschonendes WM für KMU von zentraler Bedeutung, d.h. Konzentration auf zentrale Wissensprozesse, Einsatz/Optimierung von kostengünstiger IT, Einsatz von effizienten und effektiven Methoden/Techniken zur Umsetzung von WM, Definition von einfachen Wissenszielen, Nutzung vorhandener Softwareprodukte, (Ständiges) Verbesserung bestehender Prozesse (Continuous Business Process Improvement). Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 10

11 Agenda Einleitung Definition Wissen Bedeutung von Wissensmanagement für KMU Sichtweisen des Wissensmanagement Barrieren/Strategien des Wissensmanagement Wissensprozesse für KMU Kurzdarstellung der empirischen Studien Wissensprozesse im Einzelnen Unterstützung mittels kostengünstigen Informationstechnologien Zukünftige Entwicklungen Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 11

12 Kurzdarstellung der empirischen Studien Ziele der Studien am Institut für Wirtschafts-informatik der Universität Innsbruck Identifikation von Wissensprozessen für KMU, Unterstützung der Wissensprozesse mit Methoden/Tools, welche in KMU sinnvoll eingesetzt werden können, Beachtung von Kostenaspekten. Untersuchungszeitraum 2004 Pre-test Langzeitstudie: Österreich, Deutschland, Liechtenstein, Schweiz. Untersuchungsmethode: Experteninterviews zur Identifikation von Wissensprozessen in KMUs Online Befragung von KMUs über den Einsatz von Methoden/Tools/Techniken und Softwareunterstützung (Umsetzung mittels PHP, MySQL Datenbank, Apache Webserver). Branchenverteilung: Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 12

13 Definition KMU [Europäischer Gerichtshof, 2006, Datum ] Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 13

14 Integration von Wissensmanagement und Geschäftsprozessen Integrationsidee von Edwards und Kidd (2003): Wissensmanagement hat für Unternehmen nur dann eine Bedeutung, wenn diese Initiativen für den Kunden von Vorteil sind. Wissen kann nicht durch (künstliche) Unternehmensgrenzen beschränkt werden, sondern reicht über Unternehmensgrenzen hinaus. Wissensmanagement kann nur dann erfolgreich sein, wenn es einem strukturierten Vorgehensmodell folgt. Der Erfolg von Wissensmanagement hängt maßgeblich von der Wissensmessung ab. Wissensmanagement wird durch einen holistischen Ansatz geprägt. Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 14

15 Definitionen Geschäftsprozesse (GP): Heinrich et. al sieht GP als Eine Menge integrierter, logisch miteinander verbundener und messbarer Tätigkeiten (sog. Geschäftsprozesstransaktionen), die für die Schaffung eines spezifischen Ergebnisses für einen bestimmten Kunden oder Markt durchgeführt werden und für den Unternehmenserfolg von wesentlicher Bedeutung sind. Wissensprozesse (WP): Richter von Haagen et. al sieht einen Prozess als wissensintensiv an, wenn dieser nur dann seinen Nutzen erreichen kann, wenn die beteiligten Personen ihr Wissen zur Durchführung einsetzen müssen. Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 15

16 Wissensmanagementprozesse für KMUs Der Ansatz von Probst/Raub/Romhardt [PrRR03] ist einer der meist verbreiteten im deutschsprachigen Raum und dient als Grundlage der Untersuchung für die Identifikation von Wissensprozessen in KMU. Wissensziele Feedback Wissensbewertung Wissensidentifikation Wissensbewahrung Wissen schaffen Wissenserwerb Wissen verteilen Wissen speichern Wissensnutzung Wissen entsorgen Wissensentwicklung Wissens- (ver)teilung Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 16

17 Methodenmix für die 4 KMU-Wissensprozesse Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 17

18 Wissensprozesse & kostengünstige Software Legende: Ac = MS Access Ex = MS Excel FP = Fedora Projekt GD = Google Desktop IW = IdosWin free KM04 = KnowledgeMap 2004 MM = Mind Manager MS = MySQL inkl. Editoren Ou = MS Outlook UMW = UseModeWiki WE = Windows Explorer Wo = MS Word Wissen schaffen Wissen verteilen Wissen speichern Wissen entsorgen Quelle: Fink/Ploder 2006 Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 18

19 Beispiel für die Wissensverteilung Story Telling / Best Practice Beim Story Telling wird erzählt (verbal oder schriftlich), wie eine Situation bewältigt wurde. Best Practice geht davon aus, dass die beste/die bewährteste Methode in Zukunft Anwendung findet. Software: Word, Wordpad, OpenOffice- Writer, Star Office Praxisbeispiele: Coca Cola, 3M, NASA, Renault, BMW Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 19

20 TSST-Model: Balanced System KM Method Classification Technical Social Market-Asset Value Knowledge Balance Skandia Navigator Balanced Scorecard Brainstormig Knowledge Network Mind Mapping Business Games Synektik Scenario Technique System Simulation System Best/Good Practice Story Telling Handbook FAQs Communities of Practice Checklist Questionnaire Lessons Learned Micro Article System Groupware Knowledge Maps Project Review Mind Mapping Conceptualiz ation Checklist Document Management System Content Management Expert System Database Searchengin e Chatroom Neural Networks Knowledge Identification Knowledge Acquisition Knowledge Distribution Knowledge Preservation Process View T echnical S ocial S ocial T echnical Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 20

21 Agenda Einleitung Definition Wissen Bedeutung von Wissensmanagement für KMU Sichtweisen des Wissensmanagement Barrieren/Strategien des Wissensmanagement Wissensprozesse für KMU Kurzdarstellung der empirischen Studien Wissensprozesse im Einzelnen Unterstützung mittels kostengünstigen Informationstechnologien Zukünftige Entwicklungen Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 21

22 Integrationskonzept (I) Zielsetzung: Entwicklung eines integrativen Konzeptes, das die (vorhandenen) Wissensansätze eines KMU vereint. Wissensziele Feedback Wissensbewertung Ebene 1: Auswahl eines Wissensmanagement- Modells Wissenserwerb Wissensidentifikation Wissensbewahrung Wissensnutzung Wissensentwicklung Wissens- (ver)teilung Ebene 2: Definition von Wissensmanagement im KMU Ableitung von Wissensprozessen für KMUs Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 22

23 Integrationskonzept (II) Ebene 3: Wissensprozesse für KMUs Wissen schaffen Wissen verteilen Wissen speichern Wissen entsorgen Ebene 4: Methodenmix Auswahl der geeigneten Methoden & Software Ebene 5: Repositorien Methoden- Repository Software Repository Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 23

24 Zusammenfassung & Ausblick Entwicklung eines Integrationskonzeptes in KMUs. Konzentration auf einfache und leicht kommunizierbare Wissensziele. Nutzung von vorhandenen IT-Lösungen zur Unterstützung des Wissensmanagements. Einsatz von kostengünstigen IT-Lösungen. Balanced System durch die Verwendung von weichen und harten Methoden des Wissensmanagements. Durchführung von Messungen zur Bestimmung des Know-how Potentials von Mitarbeitern: Know-how- Potentialmessung. (Fink, 2004). Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 24

25 Literaturhinweise Edwards, J., Kidd, J. (2003): Bridging the Gap from the General to the Specific by Linking Knowledge Management to Business Processes. In: Hlupic, V. (Hrsg.): Knowledge and Business Process Management. Idea Group Publishing, Hershey. Fink, K. (2004): Knowledge Potential Measurement. DUV, Wiesbaden. Fink, K., Ploder, C. (2005): Wissensmanagement muss nicht teuer sein. In: Wissensmanagement. Heft 7, Fink, K., Ploder, C. (2006): The Impact of Knowledge Process Modelling on Small and Medium-sized Enterprises. In: Maurer, H. et al. (Hrsg.) 6th International Conference on Knowledge Management, Graz, Fink, K., Ploder C. (2007): Knowledge Process Modeling in SME and Cost-efficient Software Support. In: Khosrow-Pour, M. (Ed.): Managing Worldwide Operations and Communications with Information Technology. IGI Publishing, Hershey, Fink, K., & Ploder, C. (2008): Integration Concept for Knowledge Processes, Methods & Software for SMEs. In: J. Gupta, S. Sharma & M. Rashid (Eds.), Encyclopedia of Enterprise Systems. Hershey: IGI, Fink, K., & Ploder, C. (2009). Knowledge Management Toolkit for SMEs. International Journal of Knowledge Management, 5(1), Fink, K., & Ploder, C. (2009): Balanced System for Knowledge Process Management in SMEs. Journal of Enterprise Information Management, Volume 22, Number 1/2 (1-2), Fink, K. (2007): IT-Unterstützung von Wissensprozessen in KMU. In: Gronau, N. (Hrsg.): 4. Konferenz Professionelles Wissensmanagement. GITO Verlag, Berlin, Heinrich, L., Heinzl, A., Roithmayr, F. (2004): Wirtschaftsinfromatiklexikon, 7. Auflage, Oldenbourg Verlan, München. Ilskensmeier, D. (2001): Der Ansatz eines ganzheitlichen Wissensmanagements für Klein- und Mittelbetriebe. Landesstelle Sozialforschungsstelle Dortmund, Band 124. Richter von Haagen, C., Ratz, D., Roman, P. (2005):A Genetic Algorithm Approach to Self-Organizing Knowledge Intensive Processes. In: Tochtermann, K., Maurer, H.: Proceedings of I-KNOW05; 5 th International Conference on Knowledge Management, Graz. Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 25

26 Danke für die Aufmerksamkeit! Fragen & Antworten Kontakt: Ao. Univ.-Prof. Dr. Kerstin Fink Universität Innsbruck/School of Management Institut für Wirtschaftsinformatik, Produktionswirtschaft und Logistik Universitätsstrasse 15 A-6020 Innsbruck Tel.: +43 (0) Kerstin Fink - Universität Innsbruck - Wirtschaftsinformatik 26