HOCHBAUDEPARTEMENT Verzeichnis der Informationsbestände gemäss Informations- und Datenschutzgesetz ( 14 Abs. 4 IDG)
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- Elke Geier
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1 Verzeichnis der gemäss Informations- und Datenschutzgesetz ( 14 Abs. 4 IDG) HOCHBAUDEPARTEMENT Verzeichnis der gemäss Informations- und Datenschutzgesetz ( 14 Abs. 4 IDG) = Direktion Protokolle, Berichte Geschäftsleitung Protokolle der Geschäftsleitung, Berichte Personaldossiers Personalakten, Verfügungen Zeiterfassung Zeit- und Spesenerfassung der einzelnen MitarbeiterInnen Unterlagen Finanzen Unterlagen der Buchhaltung, des Finanzwesens und des Controllings (SAP) Kontaktstellenverzeichnis Kontaktstellen im Zusammenhang mit dem Baubewilligungsverfahren der Stadtverwaltung, des Kantons, des Bundes, der Swisscom, Cablecom, der Post, der SBB und der Grundbuchämter Organigramm AfB Organisationsaufbau Internes Telefonverzeichnis Telefon- und Büronummern Internet-Auftritt Managementhandbuch Abteilung Aufzugsanlagen Beschreibung des Management-Systems (Führung, Administration, Ausbildung, Budget, Geschäftskontrolle, Statistiken, Vorlagen etc.) KreisarchitektInnenprotokolle Praxisfestlegungen, Informationen usw. der Kreisarchitekt/innen und Jurist/innen Protokolle Abteilung Baukontrolle Praxisfestlegungen, Informationen öffentliche Sicherheit und Arbeitssicherheit, Bauabnahmen usw. Geschäftsinformationen Bauadministrations- und Geschäftsabwicklungs-System (BAGE): Elektronisches System und Datenbank für Dokumente im Zusammenhang mit Baubewilligungen (Verfügungen, Rechtsmittel, Korrespondenz und dgl.) Planarchiv Baubewilligungen Unterlagen im Zusammenhang mit Baubewilligungen (Verfügungen, Pläne, Grundbuchauszüge, Rechtsmittelverfahren, Berechnungen, Nachweise, Korrespondenz und dgl.) Planarchiv Aufzüge, hoheitlich Unterlagen im Zusammenhang mit Aufzugsbewilligungen Planarchiv Aufzüge, akkreditierter Bereich Unterlagen im Zusammenhang mit der Prüfung des Inverkehrbringens von Aufzugsanlagen Lageinformationen Auskunfts-, Beratungs- und Informations-System (ABIS): Durch Geoinformationssysteme (GIS) unterstützte Lagedaten wie z.b. Grundstücke, Zonen, Gebiete, Vorschriften, Planungs- und Objektdaten, Kontaktpersonen, Eigentümerschaft und dgl. MitarbeiterInnen-Handbuch Nachschlagewerk und Ausbildungsgrundlage für MitarbeiterInnen des Amts für Baubewilligungen über Personalinformationen, IT-Anwendungen, Verfahren und Abläufe, Hilfsmittel und dgl. Vorlagen Ausschreibungen Dokumente im Zusammenhang mit der öffentlichen Publikation im städtischen und kantonalen Amtsblatt - wird im BAGE verwaltet Allgemeine Fachinformationen Normen, Fachbücher, Zeitschriften, Rechtsmittelentscheide Juristische Fachinformationen Datenbank (ASKSAM) zu Praxisfestlegungen, Rechtsmittelentscheiden, -verfahren, Gesetzesauslegungen Gesetzessammlung Eidgenössische, kantonale und städtische Erlasse Direktion Protokolle, Berichte Geschäftsleitung GL-Protokolle, Berichte Personaldossiers Personalakten, Verfügungen, Organigramm AHB Organisationsaufbau Finanz- & Rechnungswesen Belege, Jahresabschluss, Kreditoren, Debitoren Geschäftskontrolle Terminkontrolle laufende Geschäfte Seite 1 von 5
2 Verzeichnis der gemäss Informations- und Datenschutzgesetz ( 14 Abs. 4 IDG) = Controlling Management - Cockpit, Quartals- und Jahreskennzahlen Information + Dokumentation Adressliste für Versände Adressen Adresslisten von Planungsfirmen, Behörden, politischen Gremien, Medien, Fachverbänden Korrespondenz Allgemeine Korrespondenz, Berichte, Gruppen des AHB Protokolle interner Sitzungen Gruppen des AHB Adressen aktive und ehemalige MitarbeiterInnen, Überblick Geburtstage, Dienst-Jubiläen Ressourcenplanung Auslastungsplanung und Einsatz der MitarbeiterInnen Management-Handbuch Beschreibung des Management-Systems im AHB Notfall- und Sicherheitshandbuch Notfallkonzept, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz Projektmanagement Steuerung, Übersicht, Abrechnung und Controlling interner und externer Leistungen im Zusammenhang mit Bauprojekten Auftragserfassung Bearbeitung von Offertanfragen bis zur Auftragserteilung Projekte Korrespondenz, Protokolle, Bewilligungen, Fotos der Bauprojekte Objektakten der stadteigenen Gebäude Grundbuchauszüge, Weisungen, Nutzungsvereinbarungen Gebäudedaten Bezeichnungen, Adressen, Nutzung und Kennwerte der stadteigenen Gebäude Projektakten der AHB-Bauprojekte Beschlüsse, Verträge, Baudokumentation, Bauabrechnungen Planarchiv Ausführungspläne der stadteigenen Gebäude: Architektur-/ Revisions- / Installations- / Ingenieurpläne / Schema / Haustechnik / Statik Planarchiv CAD Lieferlisten von Plänen zu den Bauprojekten Wettbewerbswesen Statistiken / Vorlagen / Auswertungen Nachhaltiges Bauen Datenbank zur Nutzung solarer Energie aller Wohnsiedlungen der Liegenschaftenverwaltung der Stadt Zürich Ingenieurwesen Auftragsdaten Ingenieure / Erdbeben: Richtlinien, Weisungen Qualitätsmanagement Protokolle Management-Handbuch / Auditberichte Projekt-Ökonomie Kostenkennzahlen öffentlich zugänglicher Projekte, Umfragen von Kantonen, Städten und Bund betreffend Baukontenplan ebkp-h. Planerwahl-Kalender Terminablauf / aktueller PW-Kalender 2010 / Protokolle intern Energie- und Gebäudetechnik Auswahlliste Fachplaner IT-Anwendungen Protokolle, Benutzervertreter, Budget Kunst im öffentlichen Raum Protokolle, Jahresberichte, Adressdatenbank Kunden/Interessenten Honorarwesen Verträge und Protokolle Internet / CAD / Portal Internetdokumente, Prozesse Unterhaltsplanung Unterhalt- und Instandsetzungsplanung der stadteigenen Gebäude Beschaffungswesen Offertöffnungs-Protokolle, Absagen Bibliothek Normen, Fachbücher, Zeitschriften Leihmaterial Ein- und Ausgaben-Kontrolle Amt für Städtebau Protokolle der Direktion Amt für Städtebau Protokolle der Geschäftsleitung Amt für Städtebau Personaldossiers Amt für Städtebau Unterlagen Finanzen Unterlagen der Buchhaltung, des Finanzwesens und des Controllings Amt für Städtebau Kommunikation Kommunikationsplanung, Veranstaltungen, Publikationen, Internetauftritt Amt für Städtebau Geografische Informationssysteme Projekte Amt für Städtebau Stadtplanung Gesetze, Verordnungen, Reglemente Seite 2 von 5
3 Verzeichnis der gemäss Informations- und Datenschutzgesetz ( 14 Abs. 4 IDG) = Amt für Städtebau Stadtplanung Öffentlichkeitsarbeit Amt für Städtebau Stadtplanung Objektdokumentation Amt für Städtebau Stadtplanung Bau- und Zonenordnung Amt für Städtebau Stadtplanung Gestaltungspläne Amt für Städtebau Stadtplanung Quartierpläne Amt für Städtebau Stadtplanung Sonderbauvorschriften Amt für Städtebau Stadtplanung Bebauungspläne Amt für Städtebau Stadtplanung Wettbewerbe Amt für Städtebau Stadtplanung Projekte Amt für Städtebau Denkmalpflege Gesetze, Verordnungen, Reglemente Amt für Städtebau Denkmalpflege Öffentlichkeitsarbeit Amt für Städtebau Denkmalpflege Objektdokumentation Amt für Städtebau Denkmalpflege Projekte Amt für Städtebau Denkmalpflege Inventare Amt für Städtebau Archäologie Gesetze, Verordnungen, Reglemente Amt für Städtebau Archäologie Öffentlichkeitsarbeit Amt für Städtebau Archäologie Objektdokumentation Amt für Städtebau Archäologie Projekte Amt für Städtebau Reklamen Gesetze, Verordnungen, Reglemente Amt für Städtebau Reklamen Öffentlichkeitsarbeit Amt für Städtebau Reklamen Objektdokumentation Amt für Städtebau Liegenschaftenbewertung Gesetze, Verordnungen, Reglemente Amt für Städtebau Liegenschaftenbewertung Öffentlichkeitsarbeit Amt für Städtebau Liegenschaftenbewertung Projekte Amt für Städtebau Baugeschichtliches Archiv Gesetze, Verordnungen, Reglemente Amt für Städtebau Baugeschichtliches Archiv Öffentlichkeitsarbeit Amt für Städtebau Baugeschichtliches Archiv Objektdokumentation Amt für Städtebau Baugeschichtliches Archiv Grundlagen Amt für Städtebau Baugeschichtliches Archiv Projekte Amt für Städtebau Baugeschichtliches Archiv Nachlässe Amt für Städtebau Anleitungen Managementsystem Departementssekretariat Vorsteher Bautendossiers Departementssekretariat Vorsteher Korrespondenz Departementssekretariat Geschäftsleitung Geschäftsleitungsprotokolle des Hochbaudepartements, Berichte Departementssekretariat Personalwesen Personaldossier: Personaldaten, Verfügungen, Zielvereinbarungen und Beurteilungen Departementssekretariat Personalwesen Lunch-Check-Abrechnungen Departementssekretariat Personalwesen Sokrates: Zeiterfassungsabrechnungen Departementssekretariat Finanzen Belege, Jahresabschluss Kreditoren, Debitoren Departementssekretariat Finanzen Vergabenverfügungen Departementssekretariat Finanzen Kreditabrechnungen Departementssekretariat Finanzen Rechnungsprüfungskommission: Korrespondenz, Protokolle, Revisionsberichte Departementssekretariat Kommunikation, Information Kommunikationsplanung, Kommunikationskonzept Seite 3 von 5
4 Verzeichnis der gemäss Informations- und Datenschutzgesetz ( 14 Abs. 4 IDG) = Departementssekretariat Informatik Softwarelizenzen, Rechnungsbelege, Lieferscheine, Lizenzvereinbarungen, Wartungsvereinbarungen, Reparaturscheine, Organigramme, Prozesse Departementssekretariat Informatik Applikationsportfolio: Installationsanleitungen, Berechtigungskonzepte, Prozesse Departementssekretariat Informatik Projekte: Verträge, Vereinbarungen Departementssekretariat Informatik Sitzungsprotokolle Departementssekretariat Informatik Beschaffungswesen: Bestellungen, Anträge an Organisation Informatik Zürich, Offerten, Bestellbestätigungen Departementssekretariat Informatik Organisation: Organigramme, Prozesse, Checklisten Departementssekretariat Informatik Rolloutdaten: Organigramme, Prozesse, Checklisten, Pendenzenkontrolle, Bestellungen Departementssekretariat Rechtsdienst Fallakten Departementssekretariat Rechtsdienst Pendenzen- und Geschäftskontrolle Departementssekretariat Rechtsdienst Strafsachendossiers Departementssekretariat Protokolle Fachbereichsleitersitzung Departementssekretariat Geschäfts- und Terminkontrolle Geschäfts- und Terminkontrolle des Hochbaudepartements und des Vorstehers Departementssekretariat Gemeinderatsgeschäfte Departementssekretariat Stadtratsgeschäfte Departementssekretariat Korrespondenz Immobilien-Bewirtschaftung Direktion Protokolle, Berichte Immobilien-Bewirtschaftung Geschäftsleitung Protokolle, Berichte Immobilien-Bewirtschaftung Unterlagen Finanzen Unterlagen der Buchhaltung, des Finanzwesens und des Controllings Immobilien-Bewirtschaftung Personaldossiers Personalakten, Lohndaten, Verfügungen etc. - System: SAP Immobilien-Bewirtschaftung Gebäudestammdaten Stammdaten Objekte und Nutzer (städtische Dienstabteilungen) - System: CAFM Immobilien-Bewirtschaftung Immobiliencontrolling Budgetierungs-Tool für Immobilien - System: IPMS (imopac) Immobilien-Bewirtschaftung Management-Handbuch Prozess- und Dokumentenmanagement, Arbeitsanweisungen, Führungsinstrumente, Organisation - System: HBD-Portal Immobilien-Bewirtschaftung Geschäftskontrolle Parlamentarische Geschäfte, Terminkontrolle - System: GeKo Immobilien-Bewirtschaftung Controlling Management-Cockpit, Quartals- und Jahreskennzahlen Immobilien-Bewirtschaftung Organigramm IMMO Organisationsaufbau Immobilien-Bewirtschaftung Objektakten der stadteigenen Gebäude Immobilien-Bewirtschaftung Planarchiv Ausführungspläne der stadteigenen Gebäude Immobilien-Bewirtschaftung Q-Zirkel Qualitätsprüfungen, Prozessdokumente etc. Immobilien-Bewirtschaftung Fahrzeugreservation Reservationssystem für Mietfahrzeuge der IMMO Immobilien-Bewirtschaftung Energie-Datenbank Erfasste Energie-Daten über die IMMO-Box - System: Cebu Immobilien-Bewirtschaftung Unfalldeklaration Versicherungsfälle - System: Sunset Immobilien-Bewirtschaftung Versicherungspolicen Verwaltung von Versicherungspolicen - System: Albis Immobilien-Bewirtschaftung Schlüsselbewirtschaftung Bewirtschaftung von Schlüsseln - System: Key-Magic Immobilien-Bewirtschaftung Schlüsselverwaltung Bewirtschaftung von Schlüsseln - System: Kabo Biover Immobilien-Bewirtschaftung Zutrittssystem Elektronisches Zutrittssystem - System: Kaba Elo Manager V3 Immobilien-Bewirtschaftung Zutrittskontrolle Gesamtlösung Zutrittskontrolle - System: KABA Exos 9300 Dialog Immobilien-Bewirtschaftung Auftrags- und Zeiterfassung Auftrags- und Zeiterfassung Regiebetrieb - System: Eleholz Immobilien-Bewirtschaftung Kunstgegenstände Verwaltung Kunstgegenstände - System: Züriart Immobilien-Bewirtschaftung Vertragsverwaltung Verträge mit Dritten und städtischen Dienstabteilung Immobilien-Bewirtschaftung Bildarchiv Bilder von Gebäuden oder Anlässen - System: HBD-Portal Seite 4 von 5
5 Verzeichnis der gemäss Informations- und Datenschutzgesetz ( 14 Abs. 4 IDG) = Immobilien-Bewirtschaftung Strategiedokumente Dokumente zur Ausrichtung und Entwicklung der Unternehmung Seite 5 von 5
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