Rechtliche Grundlagen bei der Verwendung von digitalen Dokumenten

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1 Rechtliche Grundlagen bei der Verwendung von digitalen Dokumenten DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung Dr. Dietmar Weiß VOI RG-Leiter Süd Mitglied im CC Steuern & Recht

2 Agenda Vorstellung Rechtliche Grundlagen bei der Verwendung von digitalen Dokumenten Presseschau Rechtlicher Rahmen Handels- und Steuerrecht Zivilrecht/BGB Eingangsrechnungen Verwendung von Fax Mail-Archivierung Verfahrensbeschreibung Fragen & Gespräch

3 Vorstellung Weltweite Projekte Unternehmensberatung für Einführung elektronische von elektronischer Archivierung Eingangsrechnungsbearbeitung Workflow Management Seminare & bislang in Prozessmanagement 12 europäischen Systemauswahl Ländern, USA und Kanada Prozesskostenrechnung Risikobewertung von Prozessen Prozessoptimierung Betriebswirtschaft (Kostenrechnung, Unternehmensplanung)

4 Vorstellung Auswahl- und Einführung von Archivierungs- und Dokumenten Managementsystemen. Erstellen von Grobkonzepten Projektmanagement Integration in das betriebswirtschaftliche Umfeld (anstelle Anpassung der betrieblichen Abläufe an das neue System).

5 Vorstellung Marktstudien Workflow-Studie 1993 mit Klassifikation von über 30 Produkten Studie über Prozesskostenrechnungssysteme in Deutschland 1995 DMS- und Archivierungsstudie , 2005 und DMS-Marktanalysen für VOI über Anwenderverhalten in 2004 und 2006/2007.

6 DMS/Archivierung Erstellung von Verfahrensbeschreibungen Verfahrensdesign und Prozessentwurf für ordentliche und sichere Archivierung. Zusammenstellung der relevanten Dokumentationsbestandteile. Langjährige, praktische kaufmännische Erfahrung und aktuelles Wissen über Gesetzgebung, Anwendung und Regelungen/Auslegungen der Abgabenordnung. Erstellung der Verfahrensbeschreibung. Aktueller HINWEIS: Verfahrensbeschreibungen werden bei Prüfungen immer häufiger von der Finanzbehörde verlangt!

7 Rechtliche Grundlagen bei der Verwendung von digitalen Dokumenten DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung Dr. Dietmar Weiß VOI RG-Leiter Süd Mitglied im CC Steuern & Recht

8 Agenda Vorstellung Rechtliche Grundlagen bei der Verwendung von digitalen Dokumenten Presseschau Rechtlicher Rahmen Handels- und Steuerrecht Zivilrecht/BGB Eingangsrechnungen Verwendung von Fax Mail-Archivierung Verfahrensbeschreibung Fragen & Gespräch

9 Presseschau Was ist nicht erlaubt? Was ist möglich? Copyright Dr. Dietmar Weiß Rechtliche Grundlagen bei der Verwendung von digitalen Dokumenten Vortrag IHK 2010

10 Rechtlicher Rahmen das Handelsgesetzbuch (HGB) Pharma; Regulatory Affairs das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Arzneimittelgesetz (AMG) das Telekommunikationsgesetz (TKG) das Aktiengesetz (AG) ICH M4 EWG (CTD) das Gesetz betreffend die Gesellschaften mit ICH beschränkter M2 EWG (ectd Haftung V 3.2.2, (GmbHG) July 2008) Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich EU Module 1 CTD-structure (KontraG) from Notice die Abgabenordnung (AO) to Applicants Volume 2B die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen EU Module 1 ectd Specification vielfältige allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc. Basel II, Geldwäschegesetz CMD(h) guideline: Best practice guide on der Sarbanes-Oxley Act (und andere x00 Compliance-Regeln) the use of the ectd Verwaltungsverfahrensgesetz FDA Specification (ectd M1, XML- Backbone, ) => Archivierung von Daten, Dokumenten und s

11 Rechtlicher Rahmen 238 HGB: s, die als Handelsbriefe einzustufen sind, müssen archiviert werden (also 6 Jahre, ggf. auch länger). 147 Abgabenordnung (AO) Unterschiedliche s mit steuerrechtlichem Bezug (also 10 Jahre) Bedeutungen Kaufleute müssen empfangene Handelsbriefe geordnet aufbewahren. Verwaltungsverfahrensgesetz: 26 elektronische Äußerungen von Zeugen als Beweismittel. Basel II: Individuelle Bonitätseinschätzung => Risikomanagement => Archivierung

12 Betrachtungsfokus Handelsrecht Steuerrecht Ausblick GoBIT statt GoBS Zivilrecht Anwendungsfall Eingangsrechnungen Anwendungsfall Ausgangsrechnungen Anwendungsfall Faxversand Anwendungsfall Mail-Archivierung Lösungsmodell Verfahrensbeschreibung

13 Betrachtungsfokus Beispiel Elektronische Rechnungen: Steueränderungsgesetz 2003 bzgl. Umsatzsteuer: elektronische Übermittlung

14 Handels- und Steuerrecht Der Einsatz von Dokumenten Management Systemen ist bei Einhaltung bestimmter Verfahrensvorgaben und ordnungsmäßiger Nutzung zulässig. Dokumente, die nach dem Handels- und Steuerrecht aufzubewahren sind, können bis auf wenige eindeutig festgelegte Ausnahmen (z. B. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse) ausschließlich in digitalisierter Form vorgehalten werden.

15 Handels- und Steuerrecht Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen nach HGB Ein Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Unterschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift, o. ä.) zurückzubehalten. Der Kaufmann genießt die Freiheit, über die Technik sowie Art und Weise der Aufbewahrung von Unterlagen selbst zu entscheiden, insofern er den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung genügt.

16 Handels- und Steuerrecht Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen nach HGB 239 HGB Abs. 1-3 Formvorschriften Verwendung einer lebenden Sprache Vollständigkeit der Aufzeichnung Richtigkeit der Aufzeichnung 239 HGB Abs. 4 Möglichkeit der Führung der Handelsbücher Diese Formen der Buchführung müssen einschließlich der dabei angewandten Verfahren ordnungsmäßiger Buchführung genügen. Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrung verfügbar sein und jederzeit lesbar gemacht werden können.

17 Handels- und Steuerrecht Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen nach HGB 257 Abs. 1 HGB Jeder Kaufmann ist verpflichtet, folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene Handelsbriefe Wiedergaben der empfangenen Handelsbriefe Buchungsbelege

18 Handels- und Steuerrecht Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen nach HGB 257 Abs. 3 HGB: Form der Aufbewahrung Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und Konzernabschlüssen können oben genannte Unterlagen auf einem Datenträger aufbewahrt werden. Folgende Anforderungen müssen aber erfüllt werden: Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Wiedergabe der Daten bildlich Inhaltliche Übereinstimmung mit den anderen Unterlagen. Gewährleistung der Wiedergabe der Daten während der Aufbewahrungsfrist. Gewährleistung, die Daten innerhalb angemessener Sofort! Sofort! Frist lesbar zu machen.

19 Handels- und Steuerrecht Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen nach HGB 261 HGB: Ein Kaufmann ist verpflichtet, die notwendigen Hilfsmittel für die Wiedergabe seiner Unterlagen auf seine Kosten zur Verfügung zu stellen.

20 Handels- und Steuerrecht Sicht der Wirtschaftsprüfer mit IDW Fait III: Regelung der elektronischen Archivierung Auf Grundlage dieser Systematisierung werden die Datenarchivierung und optische Archivierung bei den elektronischen Verfahren unterschieden, wobei durch die Texterkennung aus der eigentlichen NCI- Archivierung auch CI-Datenarchivierung (empfangene elektronische Bestelldaten, die direkt in die DV-Systeme zur Verarbeitung eingespielt werden) erfolgen kann.

21 Handels- und Steuerrecht Sicht der Wirtschaftsprüfer mit IDW Fait III: Regelung der elektronischen Archivierung Bei der Digitalisierung von (Papier-) Eingangsrechnungen nennt IDW FAIT 3 zwei Verfahren, wie diese Papierdokument digitalisiert werden können: 1. spätes Archivieren 2. frühes Archivieren Beim Prozess frühes Archivieren dient das erzeugte Image als Buchungsgrundlage.

22 Handels- und Steuerrecht Eingang des Dokuments Freigabe des Image Buchungsfreigabe Vorbereitung des Dokuments zum Scannen Weiterleitung des Image zur Erfassung der Buchungsinformationen (Automatische) Vernüpfung ERP- Ordungskriterium und Dokumenten -ID im ERP-System Ablage des Image auf Archiv-Server und Indexbildung Scannen des Dokuments am Scan-Client und Zuordnung der Dokumenten -ID Kontrolle der Verknüpfung auf Vollstädigkeit und Richtigkeit Kontrolle des Image auf Vollständigkeit und Richtigkeit Erfassen der Buchungsinformationen im ERP-System Freigabe der Originaldokumente zur Vernichtung ggf. Vernichtung des Originaldokuments Frühes Archivieren!

23 Ausblick GoBIT Die GoBS werden vermutlich in 2010 durch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT- Einsatz (GoBIT) abgelöst werden Archivsysteme werden hier explizit behandelt Verfahrensbeschreibung wird zur Absicherung explizit erwähnt Hierzu gibt es einen Gliederungsvorschlag

24 Schriftformerfordernis Überall dort, wo das BGB die Schriftform erfordert, würde ein digitales Dokument die Nichtigkeit zur Folge haben, z. B. Bürgschaftserklärung. Originalverzicht u. U. nicht möglich! Beweiskraft Digitales Dokument als Objekt des Augenscheins. freie richterliche Beweiswürdigung Fazit: Zivilrecht/BGB Ein digitales Dokument hat sehr wohl Beweiskraft, obliegt aber der Würdigung des Richters!

25 Anwendung Eingangsrechnung Für Scannen von Eingangsrechnungen gilt: Die Archivierung von Dokumenten, die unter das HGB fallen, auf elektronischen Medien ist zulässig, wenn die GoBS eingehalten werden Also bildliche Übereinstimmung für empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege: Inhaltliche Übereinstimmung für alle anderen Unterlagen. Zu beachten ist: Für Ausfuhrbelege, bei denen die Originale mit Dienststempelabdrucken versehen sind, bei denen die Stempelfarben Pigmentierungen enthalten, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung eine originalgetreue Wiedergabe im Wege der digitalen Archivierung technisch nicht darstellbar. Quelle:

26 Anwendung Ausgangsrechnung Dto. Eingangsrechnungen Allerdings ist der Anwendungswunsch anders gelagert, man möchte Ausgangsrechnungen elektronisch versenden => digital signieren der Ausgangsrechnung Auch falls Versand per Fax Ggf. Verwendung eines Dienstleisters

27 Anwendung Fax Der Briefkopf und Brieffuß sind in der Faxvorlage hinterlegt. Wie sieht nun eine Rechnungssignatur Kasten sind lediglich aus? ein Die Signatur ist ein 2D- Barcode. Ein normaler Barcode ist durch eventuell schlechte Faxqualität nicht möglich. Die Rechnungsdaten in dem Abbild der Signatur. Dies ist die qualifizierte elektronische Signatur In diesem Feld sind die Daten verschlüsselt dargestellt.

28 Hier werden viele unterschiedliche Signaturinformationen angezeigt Nun ist die aus dem Barcode erzeugte Rechnung zu sehen und es erscheint automatisch dieses Informationsfenster Datei anklicken und in den digiseal reader ziehen. Copyright Dr. Dietmar Weiß Rechtliche Grundlagen bei der Verwendung von digitalen Dokumenten Vortrag IHK 2010

29 Anzeige des 2-D-Barcodes Über die Funktion Visueller Vergleich wird die Bilddatei mit den Daten aus dem Barcode verglichen. Es dürfen keine Abweichungen festgestellt werden, d. h., das Bild stimmt mit den Barcodeinformationen überein.

30 Arten der Mail-Archivierung Anwendergetriebene Mail- Archivierung: Anwender entscheidet über die Ablage der Mail oder deren Indexierung. Systemgetriebene Mail- Archivierung: Archivierung erfolgt regelbasiert und automatisch durch eine technische Lösung. Beides kann sich ergänzen.

31 Filterung von Mails Kann man s, die nicht gespeichert werden dürfen, bereits von Anfang @ @ Arbeitsrecht Unterscheide, ob private s gestattet oder verboten Unterscheide zwischen Verbindungsdaten und Textinhalten Grundgesetzlich geschütztes allgemeines Persönlichkeitsrecht und Recht auf informationelle Selbstbestimmung Unterscheide alte und neue Arbeitsverhältn. Betriebsvereinbarungen Quelle: Peters, Schönberger & Partner, München Fragestellungen Welche s dürfen nicht gespeichert werden? Datenschutzrecht Grundsatz der Datenknappheit Unterscheide, ob private s gestattet oder verboten Gespeicherte Daten nur für Zwecke nutzbar, für die gespeichert wurde Neues Arbeitnehmerdatenschutzrecht Auslagerung mit Verfügungsgewalt Dritter = Auftragsdatenverarbeitung Auftraggeber bleibt auch bei Outsourcing für Datenverarbeitung verantwortlich vertragliche Verpflichtungen Vertraulichkeitserklärung: "Wenn eine oder beide Parteien die Verhandlungen für beendet erklären, ist die Erwerbsinteressentin verpflichtet, alle in ihrem Besitz befindlichen Geschäftsunterlagen von den Beteiligten sowie Abschriften oder Aufzeichnungen jeder Art hiervon unverzüglich zurückzugeben. Die Erwerbsinteressentin verpflichtet sich ferner, keine Kopien von den ihr zur Verfügung gestellten Unterlagen zu fertigen oder fertigen zu lassen und eventuell erhaltene Daten unwiederbringlich zu löschen. Dies gilt auch für Unterlagen, die vor Unterzeichnung dieser Vereinbarung übergeben wurden."

32 Kann man Mails im DMS @ Welche Möglichkeiten gibt es, gespeicherte s zu löschen? Wer darf löschen? Widerspruch Löschungsmöglichkeit muss gegeben sein bei elektronischer Personalakte Unterlassungs-/Löschungsanspruch Datenschutzrecht (z. B.: 20 Abs. 2 BDSG) Auch wenn es technisch möglich ist, spricht der Sinn eines DMS gerade gegen jegliche Löschungsmöglichkeiten. Quelle: Peters, Schönberger & Partner, München

33 Verfahrensbeschreibung Eine Verfahrensbeschreibung erhöht die Sicherheit einer Anerkennung der digitalen Dokumente nach Vernichtung der Originale. Außerdem wird die Beschreibung mit zunehmender Tendenz verlangt. Eine Orientierung an obiger Gliederung (FAIT III) in Verbindung mit dem fachlichen und technischen Konzept hält den Aufwand in Grenzen. Hinweise für die Inhalte insbesondere auch fachlicher Art - liefert in sehr anschaulicher Form auch die Prüfungsrichtlinie IDW RS FAIT 3 und wohl auch die künftig erscheinenden GoBIT.

34 Fragen/Gespräch DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung Niederlassung Stuttgart Römerstraße Steinenbronn Tel.: / Fax: /