Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

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1 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften BMF-Schreiben vom 26. November 2010 GZIVA -S 0316/08/ In 2011 führt dann die DATEV für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer eine bundesweite Seminarserie durch; Referenten Elektronische Kassenbetriebsprüfung - Praxiserfahrungen von Betriebsprüfern und Steuerberatern * Dipl.-Finanzwirt (FH) Joachim Zimmermann, EDV-Fachprüfer beim Finanzamt Waldshut-Tiengen * Steuerberater Olaf Ludwig * DATEV-Mitarbeiter aus dem Geschäftsbereich Wirtschaftsprüfung

2 Zur Person: Dieter Koll Jahrgang 1948 Meisterprüfung als Kfz-Mechaniker 1970 Meister im Kundendienst der Zündapp Werke München Weiterbildung zum techn. Betriebswirt 1972 Übernahme der Firma Zweirad Koll 1974 Geschäftsführender Gesellschafter der VELODATA GMBH seit 1979 Besondere Erfahrungen: Buchhaltung in RPGII mit Sperry-Univac 1984 Jahresabschlüsse 1996 bis 1998 für das Einzelunternehmen bis 2008 für die GmbH Zahlreiche Betriebsprüfungen

3 Im Gesetz: Die Hilfeleistung in Steuersachen darf geschäftsmäßig nur von Personen (STEUERBERATER) und Vereinigungen ausgeübt werden, die hierzu befugt sind. Dies gilt ohne Unterschied für hauptberufliche, nebenberufliche, entgeltliche oder unentgeltliche Tätigkeit. Ich bin kein Steuerberater und möchte lediglich, dass unsere Kunden mit unserer Software keinen Schaden erleiden. Mein Vortrag soll Ihnen daher die Anregung geben, mit Ihren Steuerberater Ihre Kassenführung zu besprechen. Verantwortlich für Ihre Kassenführung, und zahlungspflichtig bei Fehlern ist nicht der Kassenhersteller, ist nicht der Softwarehersteller, verantwortlich sind Sie als Einzelhändler und Steuerpflichtiger Einige Berater setzen vorraus, dass im Betrieb die Gundlagen der AO bei den Kassenberichten beachtet werden. Buchhaltung und Kassenführung gehören beispielsweise zu Hauptteil III der Meisterprüfung Ihre Steuerberaterin - Ihr Steuerberater ist dann mit verantwortlich, wenn Sie ihn mit der Kasse beauftragt, befragt oder zumindest informiert haben. Fragen Sie Ihre Steuerberaterin Ihren Steuerberater!

4 Grundsätze für Kasse und Kassenbuch für die Führung einer Kasse und eines Kassenbuchs gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die sich aus den 238 bis 263 HGB, den 140 bis 148 AO und dem 158 AO ergeben Bei elektronischen Kassen sind ergänzend die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), die GDPdU vom und das BMF-Schreiben vom (BStBl 2010 I, S. 1342) zu beachten. Dem Steuerpflichtigen ist freigestellt, was für eine Art von Kasse er benutzt. Fehlt aber eine Kasse und ein Kassenkonto ganz und werden die Bareinnahmen als Entnahmen und die Aufwendungen als Einlagen gebucht, ist dies ein schwerwiegender Mangel, es sei denn, der bare Zahlungsverkehr ist vernachlässigbar (BFH_VI_R_33_67). Nach derzeitiger Rechtslage ist nicht vorgeschrieben, eine Registrierkasse für die Einnahmenermittlung zu nutzen. Wird jedoch eine Registrierkasse verwendet, so sind diese Belege und Aufzeichnungen aufzubewahren. Quelle: DATEV-Seminar Joachim Zimmermann, EDV-Fachprüfer beim Finanzamt Waldshut-Tiengen

5 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften BMF-Schreiben vom 26. November 2010 GZ IV A 4 - S 0316/08/ Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. 145 Abs. 1 AO, 63 Abs. 1 UStDV). Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts ( 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Soweit mit Hilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV - Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden

6 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften BMF-Schreiben vom 26. November 2010 GZ IV A 4 - S 0316/08/ Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern (im Folgenden: Geräte) erfassten Geschäftsvorfälle Folgendes: Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren ( 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 (BStBl I S. 738) auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001 (BStBl I S. 415) entsprechen ( 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten - bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten - innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

7 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) (BMF-Schreiben vom 16. Juli IV D 2 - S /01 -)... Nach 147 Abs. 6 AO ist der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen Soweit sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, sind sie durch den Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungsund Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten... Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften BMF-Schreiben vom 26. November 2010 GZ IV A 4 - S 0316/08/ Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.... Sie kann ferner verlangen, dass ihr die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden (Datenträgerüberlassung).

8 * Kleinstbetriebe werden durchschnittlich nur alle 91,94 Jahre geprüft. Als Kleinstbetriebe gelten für den Fiskus Fertigungsbetriebe mit maximal Euro Gewinn oder maximal Euro Umsatzerlös jährlich. * Auch Kleinbetriebe (maximal Euro Gewinn oder Euro Umsatzerlös jährlich) werden nur durchschnittlich alle 26,16 Jahre geprüft. * Mittelbetriebe (bis 3,7 Millionen Euro Umsatz oder Euro Gewinn) werden hingegen alle 13,74 Jahre geprüft, * Großbetriebe alle 4,36 Jahre. Quelle: Bericht des BMF zu den Ergebnissen der Betriebsprüfung 2009

9 Wenn der Fiskus zuschlägt... Geht das? Sie haben in 2010 nach den Unterlagen 275 Fahrradhelme eingekauft In der Inventur zum fanden wir 29 in der Inventur zum waren es 32 Fahrradhelme Verkauft haben Sie in 2010 nur 210 Fahrradhelme Wo sind die restlichen 60 Fahrradhelme? 62 x 69,90 macht 4.333,80 Euro an der Kasse vorbei? Schwarzgeld? Steuerhinterziehung? Schätzung?

10 Wenn der Fiskus zuschlägt... Geht das? Sie bekommen von Ihrem Steuerberater 12 x im Jahr eine Summen- und Saldenliste. Diese enthält 12 x unter Konto 1000 SKR3 oder 1600 SKR4 den Kassenbestand jeweils zum letzten Tag des Monats Der Kassenbestand in Ihrem eigenen Kassenbuch weicht an diesen 12 Tagen von der Saldenliste ab. Wenn Sie das nicht aufklären können, dann ist Ihre Buchaltung nicht ordnungsmäßig. Das Geschäftskonto steht dauernd deutlich im Minus, es fallen Überziehungszinsen an. Gleichzeit haben Sie dauernd einen hohen Kassenbestand. Seltsam, oder?

11 Wenn der Fiskus zuschlägt... Illegal und Steuerhinterziehung Kasse Fahrradhändler 1.750,- Euro neues Fahrrad - 500,- Euro Gebrauchtrad (Rabatt) 1.250,- Euro Umsatz = Mehrwertsteuer für Fiskus 199,58 Kasse Fahrradhändler 600,- Euro Gebrauchtradverkauf 600,- Euro Umsatz = Mehrwertsteuer für Fiskus 95,79 Der Fiskus erhält zeitversetzt 295,37 Euro Mehrwertsteuer Legal Differenzbesteuerung nach 25a UStG Kasse Fahrradhändler 1.750,- Fahrradverkauf 1.750,- Umsatz = Mehrwertsteuer für Fiskus 279,41 Kasse Fahrradhändler 600,- Gebrauchtradverkauf 500,- Umsatz Steuerfrei 100,- Umsatz Steuerpflichtig = Mehrwertsteuer für Fiskus 15,97 Gesamte Mehrwertsteuer für den Fiskus in der Summe 295,37 EUR Ergebnis der BP: Steuernachzahlung für den Fahrradhändler nach Finanzgerichtsurteil: Im gehobenen 5-stelligen Bereich

12 Verzögerungsgeld und Risikomanagementsystem Werden Daten auch aus vorgelagerten Systemen - nicht vorgelegt, droht ein Verzögerungsgeld 146 Abs. 2b AO bspw. bei Nichteinräumung des Datenzugriffs Es reicht der Hinweis auf die Möglichkeit eines Verzögerungsgelds (Androhung des Verzögerungsgelds ist nicht erforderlich) Verzögerungsgeld beträgt mindestens bis maximal Nach Übergabe der Daten wird das Verzögerungsgeld nicht erstattet Einführung eines Risikomanagementsystems (RMS) in der Finanzverwaltung zur gezielten Auswahl der zu prüfenden Unternehmen! Quelle: DATEV-Seminar Joachim Zimmermann, EDV-Fachprüfer beim Finanzamt Waldshut-Tiengen

13 Warenwirtschaft Kasse Buchhaltung Einkauf Betrag Einkauf Menge Bestand Verkauf Menge Verkauf Betrag Einnahmen Ausgaben Geld-Bestand Einz.Post Menge Einz.Post Betrag Einkaufsbetrag Einnahmen Kosten Ausgaben Geld-Bestand Einz.Post Menge Einz.Post Betrag? steuerlich relevante Daten? Ja Speichervorschrift? Nein Ausgabeformat??? BMF-Schreiben vom 26. November 2010 manipulationssichere Speicherung und Datenausgabe erforderlich (BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 GDPdU Datenausgabe erforderlich

14 Warenwirtschaft A Warenwirtschaft B Wareneingang 300A Menge: +2 Stk Menge: -1 Stk 4711 Kasse ARTIKELSTAMM 4711 Fahrradhelm Bestand: 1 Stk Preis 47,15 Wareneingang 5701 Menge: +2 Stk Menge: -1 Stück 5701 Kasse Bewegung EK Bewegung VK errechneter Bestand: 1 Bewegung EK A A ARTIKELSTAMM 4711 Fahrradhelm Verkaufspreis 47,15

15 Daten, Format und Manipulationssicherheit Kundendatei VLHS oder vkasse im Hexeditor SQL-Datenbank im freien Admintool leicht zu lesen leicht zu änden falls der Progammhersteller keine besonderen Vorkehrungen getroffen hat

16 Organisationshilfe Quelle: DATEV-Seminar Steuerberater Olaf Ludwig Organisationshinweis Vorschlag bei Verwendung einer offenen Ladenkasse Anpassung an individuelle Verhältnisse unbare Zahlungen (Kreditkarte oder EC) Bezahlte Rechnungen bei debitorischer Buchhaltung Aufteilung Umsatzsteuer bei verschiedenen Steuersätzen usw.

17 Manipulation von Kasseneinnahmen Der Finanzverwaltung sind seit langem alle Möglichkeiten zur Manipulation der Kasseneinnahmen bekannt Besonders häufig vorkommende Tricks sind: Nutzung des Trainingsspeichers (Tische oder Personal) Stornierung von Umsätzen Einsatz von Boneditoren Nichtverbuchung von Einnahmen Falsche Programmierung der Kassensoftware Verwendung mehrerer Kassen (eine fürs Finanzamt und eine so) Manuelle Löschung von Journalbuchungen Automatische Erlösverkürzung mittels Zapping Quelle: DATEV-Seminar Joachim Zimmermann, EDV-Fachprüfer beim Finanzamt Waldshut-Tiengen

18 Hochrisikobetriebe aus Sicht des Finanzamts Gastronomie Hotellerie Apotheken Taxigewerbe Bäcker Fleischer Hochrisiko Bareinnahmen Einzelhandel Tankstellen Friseurbetriebe usw. Quelle: DATEV-Seminar Joachim Zimmermann, EDV-Fachprüfer beim Finanzamt Waldshut-Tiengen

19 Entwicklung der digitalen Betriebsprüfung Level-2-Audit die digitale Betriebsprüfung hat gerade erst begonnen! Bisher nur Prüfung der Finanzbuchhaltung Manipulationen finden aber in der Regel vorher statt Datenzugriff durch die Prüfer nimmt hinsichtlich Umfang und Tiefgang zu ( Level-2-Audit ) Verstärkte Einbeziehung von Daten aus vorgelagerten Systemen in die Betriebsprüfung Manipulationen lassen sich dadurch wesentlich besser aufdecken Quelle: DATEV-Seminar Joachim Zimmermann, EDV-Fachprüfer beim Finanzamt Waldshut-Tiengen

20 Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung Überblick Prüfungsmethoden Beispielhafte unvollständige Aufzählung! Klassische Methoden Plausibilitätsprüfungen diverse Ziffernprüfung Prüfung auf logische Plausibilität Chi-Quadrat-Test Zeitreihenvergleich Newcomb-Benford- Analyse Verteilungsanalyse Lückenanalyse Betriebsvergleiche (extern o. intern) Quelle: DATEV-Seminar Joachim Zimmermann, EDV-Fachprüfer beim Finanzamt Waldshut-Tiengen

21 Ziffernanalyse Chi-Quadrat- Anpassungstest Jeder Mensch hat Lieblingszahlen! Der Chi-Quadrat-Anpassungstest ist eine mathematisch-statistische Prüfungsmethode Geprüft wird, ob die Endziffern der Tageseinnahmen gleich verteilt sind In der Regel werden die erste Ziffer vor dem Komma oder die erste bzw. zweite Ziffer nach dem Komma untersucht. Liegt keine Gleichverteilung vor, ist dies ein Indiz für eine Manipulation. Quelle: DATEV-Seminar Joachim Zimmermann, EDV-Fachprüfer beim Finanzamt Waldshut-Tiengen

22 Sie sind herzlich eingeladen: Eurobike HALL VELODATA B4 GMBH Bikes, accessories, parts Halle B4 Stand Kona Bicycle Company 400 Fusion Bikes Open Air Grounds East Genuine Rocky Mountain Bicycles Innovations Race Face Performance Products 100 BASSO Bikes Entrance/Foyer West Seminare 2012 in Stolberg Sonntag :00-16:00 vkasse, Bedienung, Tipps + Tricks. Dieses Seminar wendet sich an vkasse-benutzer. Montag :30-15:00 Sichere Kassen- und Betriebsführung Dieser Tag ist nur für Betriebsinhaber und verantwortliche Geschäftsführer reserviert. 501 Mobility Holdings/Tern/ BioLogic 502 Hermann Hartje Mediterranean 401 KHS 402 Santa Cruz Bicycles 407C 403 Banshee WTB Bikes 407B MRP / White Brothers 407A THE 404 Shock Therapy 405 Mondraker/Blue Factory 408 Capriolo d.o.o. 409 NC-17 Europe Blackspire Designs Wahoo Fitness 301 EVOC Sports 201 Genuine Innovations 302 Advanced Sports 303 Jango RTI Sports 304 Dahon North America HAJO s VELODATA Voodoo Cycles Caribou Enterprise 101 Lee Cougan Europe 102 Control Tech PZ RACING 103 L.H. Thomson 104 FAGGIN Hozan Tools Superspark Bicycle 105 ABSOLUT Bikes GmbH MOOTS Cycles 106 G & S Distribution Fritz Wittich Spanninga Metaal 2Wheel-Distribution Vetta Avanti 107 Curana bvba LEZYNE / 2Wheel-Distribution DSI Limatech Für Sie am Stand, Balkanvelo Samson Global Opportunities + Jinn 108 Snacks um die Mittagszeit mit Brühwurst Vincita San Industrial Yeh Ground ODI 411 Canyon Bicycles 508 O-River TAYA Chain 509 United / Cronus 308 Hesling 210 HL Corp (SHEN 109 C.D. Components NEWLOOKS / Burgers Lederwarenfabrik ZHEN) VLHS-Warenwirtschaft SATORI IBIS / und vkasse La Finca 203 TSG 204 VP Components MODUS Tri- Dienstag :30-15:45 VLHS, Anwendung in der Praxis Teil 1 Mittwoch :30-15:45 VLHS, Anwendung in der Praxis Teil 2 Donnerstag :30-15:45 VLHS, Statistik, Auswertungen, Schnittstellen Die Fahrrad-AW mit E-Bike-AW sind noch nicht gedruckt, jedoch am Stand auf vkasse und VLHS bereits zu sehen. Wir schicken Ihnen die AW-Liste kostenfrei zu. Im Gegenzug bitten wir lediglich um eine Spende für die Christiane Eichenhofer-Stiftung Tour Ginkgo