OIL! Prepaid Tankkarte

Transkript

1 Gutschein Funktion OIL! Prepaid Tankkarte mit dem ICP Terminal Erarbeitet von: HUTH Elektronik Systeme GmbH Echternacher Straße Troisdorf-Spich Tel: /

2 Inhalt 1. Dokumentinformation Schutzrechte Gutscheine an OIL! Stationen Tankgutschein aufladen Aufladung der Karte durch Barzahlung Aufladung der Karte durch Kartenzahlung Kontostandsabfrage der Gutscheinkarte Zahlungsvariationen der Gutscheinkarte Vollständige Bezahlung mit der Gutscheinkarte Teilzahlung mit der Gutscheinkarte Abrechnungseinstellungen ITAS Classic ITAS Vision Kontakt und Hilfe Dokumentinformation 1.1 Schutzrechte Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind der HUTH Elektronik Systeme GmbH vorbehalten. Kein Teil des Dokuments darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung durch die HUTH Elektronik Systeme GmbH in irgendeiner Form vervielfältigt, bearbeitet oder weitergegeben werden. Die HUTH Elektronik Systeme GmbH übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit und/oder Vollständigkeit der in dieser Dokumentation beschriebenen Leistungsmerkmale und Funktionen. Weder die HUTH Elektronik Systeme GmbH noch die Autoren können für fehlerhafte und/oder unvollständige Angaben und deren Folgen irgendeine Haftung übernehmen. Die HUTH Elektronik Systeme GmbH behält sich das Recht vor, die Spezifikationen aus technischen Gründen zu revidieren oder zu erweitern. Bei der Erstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind die Ansprechpartner dankbar. 2. Gutscheine an OIL! Stationen An OIL! Tankstellen soll die Zahlung mit einer wieder aufladbaren Prepaid Tankkarte ermöglicht werden. Diese wird bei dem Netzbetreuer ICP, also über das ICP Terminal realisiert und verwaltet. Die Gutscheinkarte der OIL! kann nur für Agentur Kraftstoffe eingelöst werden: Zugelassen sind folgende Produkte:

3 Diesel LKW Benzin SB Super SB Diesel SB Super E10 Ethanol 85 Das Laden des Gutscheins und die Akzeptanz sind Agenturgeschäft, also muss die Einnahme aus dem Verkauf an OIL! abgeführt werden, im Gegenzug muss die Akzeptanz also die Zahlung von der Einzahlsumme abgezogen werden. Die Zahlart und Warengruppe müssen entsprechend in Ihrem Abrechnungsprogramm eingestellt sein. Bitte beachten Sie das entsprechende Kapitel 4 dieser Anleitung. Prinzipiell kann die Eingabe/Erfassung der Gutscheinkarte über einen Magnetstreifenleser der Kasse, des Terminals oder mit dem Scanner der Kasse erfolgen. Am Terminal funktioniert nur der Bezahlvorgang! Sofern der Scanner den Code von der Karte nicht scannt, setzen Sie sich bitte mit der HUTH Hotline in Verbindung um entsprechende Programmierungen vorzunehmen. Wenn der Betrag der Tankung höher als das Guthaben der Karte ist, muss der mit einer anderen Zahlart abgeschlossen werden. Wegen der korrekten Ausweisung der MwSt. kann keine Teilzahlung mit Flottenkarten durchgeführt werden. 2.1 Tankgutschein aufladen Das Terminal muss an der Kasse angemeldet sein. Es darf nichts in der Aufrechung der Kasse stehen. Die Gutscheinkarte an der Kasse erfassen (am Kartenleser der Kasse durchziehen oder Scannen). Es erscheint die Meldung: Gutschein aufladen? Ja / Nein Bitte bestätigen Sie dies mit der Taste Ja. (Mit 2 x Nein oder 2 x Zwischensumme kann der Vorgang abgebrochen werden). Es erscheint in der Kasse folgende Meldung: Aufladewert 10,00 EUR Es handelt sich hierbei um den Mindestaufladebetrag, der mit einem höheren Betrag überschrieben werden kann. Das Gesamtguthaben sowie das max. Aufladevolumen pro Kalendermonat von jeweils 100,00 EUR je Gutscheinkarte, darf dabei nicht überschritten werden. Wollen Sie den vorgeschlagenen Betrag übernehmen, so bestätigen Sie dies mit der Taste Bar/Enter. Möchten Sie mit einem anderen Betrag, z.b. 25,00 EUR aufladen, so geben Sie den gewünschten Betrag ein und beenden Ihre Eingabe mit Bar/Enter. Der von Ihnen gewünschte Wert wird angezeigt und muss nochmals mit Ja bestätigt werden. Die Kasse zeigt nun den zu buchenden Artikel an. Sie können nun einen weiteren Artikel hinzubuchen oder entscheiden wie der Vorgang bezahlt werden soll.

4 2.1.1 Aufladung der Karte durch Barzahlung Zahlt der Kunde BAR, müssen Sie auf Bar/Enter drücken. Der Aufladevorgang wird zum Terminal gesendet und dort nach der Bestätigung durch den Kunden eingeleitet. Soll der Vorgang abgebrochen werden, können Sie jetzt noch durch Drücken der Zwischensumme Taste und einen darauf folgenden Sofortstorno die Buchung aus der Aufrechnung rausnehmen. Beenden Sie den Vorgang dann bitte mit der Enter Taste Aufladung der Karte durch Kartenzahlung Soll die Aufladung mit einer Karte bezahlt werden, drücken Sie bitte die Taste Kartenterminal. Die Daten werden nun zum Terminal gesendet. Das Terminal fordert nun den Kunden auf, seine Karte einzustecken (Die Karte, mit der bezahlt werden soll!) Nachdem die Bezahlung erfolgt ist, werden die Daten der aufzuladenden Gutscheinkarte zum Terminal gesendet. Diese Aufladung muss Ihr Kunde ebenfalls bestätigen. Der Vorgang ist abgeschlossen.!!!hinweis!!! Die Karte, mit der bezahlt werden soll, darf nach dem Bezahlvorgang nicht zu lange im Terminal verweilen. Dies führt sonst dazu, dass keine weiteren Daten von der Kasse zum Terminal gesendet werden können und der Vorgang abgebrochen wird. Wurde die Aufladung mit einer Karte bezahlt und die Aufladung ist gescheitert muss dem Kunden der Aufladebetrag in BAR ausgezahlt bzw. die Kartenzahlung storniert werden. Barauszahlungen bitte grundsätzlich vom Kunden quittieren lassen! 2.2 Kontostandabfrage der Gutscheinkarte Das Terminal muss an der Kasse angemeldet sein. Es darf nichts in der Aufrechnung stehen. Die Gutscheinkarte bitte an der Kasse erfassen (am Kartenleser der Kasse durchziehen oder scannen). Es erscheint die Meldung: Gutschein aufladen? Ja / Nein Bitte mit Nein diesen Schritt überspringen. Es erscheint nun die Meldung: Guthaben Konto abfragen? Ja /Nein Mit Ja wird das Guthaben abgefragt und auf einem Beleg ausgedruckt.

5 3. Zahlungsvariationen der Gutscheinkarte 3.1 Vollständige Bezahlung mit der Gutscheinkarte Der Kraftstoffverkauf steht in der Aufrechnung. Taste Kartenterminal drücken, die Gutscheinkarte am Kartenterminal einstecken und den Weisungen des Terminals folgen. ODER Die Gutscheinkarte an der Kasse erfassen (am Kartenleser der Kasse durchziehen oder scannen). Der Vorgang ist abgeschlossen. Mit der Taste Abbruch am Kartenterminal kann dieser Vorgang vor der Bestätigung noch abgebrochen werden. 3.2 Teilzahlung mit der Gutscheinkarte Der Kraftstoffverkauf steht in der Aufrechnung. Taste Kartenterminal drücken, die Gutscheinkarte am Kartenterminal einstecken und den Weisungen des Terminals folgen. Alternativ die Gutscheinkarte an der Kasse erfassen (am Kartenleser der Kasse durchziehen oder scannen). Der Vorgang kann durch das Betätigen der Abbruchtaste am Terminal vor dem Bestätigen noch abgebrochen werden. Falls die Karte nicht über eine ausreichende Deckung verfügt, erhalten Sie nun eine Fehlermeldung an der Kasse Max. Betrag überschritten KT-G195 Mit der Abfrage Guthaben aufbrauchen? Ja/Nein werden Sie gefragt, ob das Restguthaben von der Karte verbraucht werden soll oder nicht. Der Vorgang kann mit der Taste Zwischensumme abgebrochen werden. Falls das vorhandene Guthaben aufgebraucht werden soll, können Sie nun mit der Taste Ja die Verbuchung des gesamten Restguthabens anstoßen. Es wird der maximal verfügbare Betrag der Gutscheinkarte vorgeschlagen. Mit der Taste Ja wird dieser Betrag nun zum Terminal gesendet. (Der Vorgang kann durch drücken der Abbruch Taste am Terminal abgebrochen werden) Mit den Tasten Nein oder Zwischensumme/Exit kann der vorgeschlagene Betrag geändert werden. Dann müssen Sie einen Betrag vorgeben: Betrag eingeben 0,00

6 Bitte geben Sie den gewünschten Betrag (z. B. 1,50 EUR) ein und beenden Sie Ihre Eingabe mit Enter. Zur Kontrolle wird Ihnen der eingegebene Betrag nochmals gezeigt: Betrag 1,50 EUR (Ja / Nein) Ja Dies bitte mit der Taste Ja bestätigen. Wurde ein höherer Betrag eingegeben als das verfügbare Guthaben auf der Gutscheinkarte, kommt die Meldung Betrag zu hoch - wiederholen und der Betrag muss erneut eingeben und mit Enter bestätigt werden. (Vor dem Betätigen der Enter Taste haben Sie die Möglichkeit, den Vorgang mit der Zwischensumme Taste abzubrechen) Der Kunde muss nun am Terminal den Betrag bestätigen und den Weisungen des Terminals folgen. Da die Gutscheinkarte nicht den Gesamtbetrag abdecken konnte, zeigt die Kasse den Rest als Fehlbetrag in der Aufrechnung. Dieser Betrag kann wahlweise, mit einer an der Station akzeptierten Karte (außer Flottenkarten) oder in Bar, bezahlt werden. WICHTIG: Erst NACH dem vollständigen Bezahlen des Fehlbetrages ist der Vorgang abgeschlossen. 4. Abrechnungseinstellungen Bei der letzten Jahresinspektion wurde Ihre Kasse für den Gutschein vorbereitet. Das heißt, es wurde die Zahlart Nr. 55 Gutschein OIL! und die Warengruppe Nr. 95 Gutschein OIL! in Kasse und BackOffice, also in Ihrem ITAS Classic oder ITAS Vision angelegt und konfiguriert. Wie eingangs beschrieben, ist dies eine Agentur Zahlart bzw. Warengruppe die entsprechend konfiguriert werden muss. Wie bekannt, ist in ITAS Classic die Abrechnung leider nur über eine Summe Rabatte korrekt darstellbar, in ITAS Vision wird das in der Tagesabrechnung mit der korrekten Warengruppe ausgewiesen. Im Folgenden werden die Einstellungen aufgelistet um Ihnen die Möglichkeit der Kontrolle zu geben. 4.1 ITAS Classic Vom Hauptmenü wählen Sie bitte den Unterpunkt Zahlarten/Warengruppen aus. Dort wählen Sie den Eintrag Warengruppen bearbeiten. Es wird die Liste Ihrer Warengruppen angezeigt. Bewegen Sie den Cursor mittels der Pfeiltasten bis zur Warengruppe 95. Kontrollieren Sie die Felder: Gruppenname = Gutschein OIL! MwSt-Code = 3 (0,00%) Kennung = S Drücken Sie die F3 Taste und kontrollieren Sie die folgenden Einträge: Produktgruppe / Rabattwarengr. = 95/95 (Diese Parameter sind nötig, um den Betrag korrekt an OIL! abzuführen) ICP-Warengruppe = 41 Durch zweimaliges drücken von Esc gelangen Sie zurück ins Hauptmenü.

7 Bestätigen Sie erneut den Unterpunkt Zahlarten/Warengruppen und wählen Sie nun den Punkt Zahlarten bearbeiten aus. Bewegen Sie die Auswahl mittels der Pfeiltasten bis zur Zahlart 55. Kontrollieren Sie die Felder: Zahlartname = Gutschein OIL! Wirkung = A (steht für den Abzug bei der Berechnung des Barbetrages) Prov. = Ja (steht für den Abzug bei der Einzahlsumme) Aktiv = Ja Sollten Parameter abweichen, ändern Sie diese wie angegeben oder wenden Sie sich an die HUTH Hotline, diese wird Ihnen helfen die notwendigen Einstellungen vorzunehmen. 4.2 ITAS Vision Wählen Sie den Themenbereich Systemeinstellungen und dort das Modulsymbol Zahlarten. Öffnen Sie die Zahlartkarte für die Zahlart 55 (Gutschein).

8 Überprüfen Sie die Einstellungen der Zahlart laut den Abbildungen in den eingerahmten Kästen. MÖG = Mineralölgesellschaft, in Ihrem Fall OIL! Wechseln Sie auf das Modulsymbol Warengruppen. Öffnen Sie die Warengruppenkarte für die Warengruppe 95 (Gutschein OIL!).

9 Überprüfen Sie die Einstellungen der Warengruppe in den eingerahmten Kästen.

10 5. Kontakt und Hilfe Telefon Montag bis Freitag an Werktagen zwischen 6:00 und 20:00 Uhr Fax * alle übrigen Zeiten *(kostenpflichtige Rufnummer, bitte beachten Sie die Bandansage) hotline@huth.org