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1 Neuerungen Version Übersicht über die wichtigsten Änderungen und neuen Funktionen. Allgemein...5 SQL-Abfragen Abfragen auf alle Datenbankfelder möglich...5 Lohnbuchhaltung mit Kostenstellen auch ohne Finanzbuchhaltung...5 Neuer Zusatzfeldtyp «Titel» Formatierbarer Text...5 Adressverwaltung...6 Ladezeit bei Briefanzeige eines Serienbriefes optimiert...6 Briefanreden pro Anrede und Sprache...6 automatische Briefanrede...6 Briefanreden in Fremdsprachen definieren...7 Auswahl verfügbarer Telefonnummern vor dem Wählen immer anzeigen...7 Feldnamen wie Telefon direkt, Telefon privat in Zwischenablage exportieren...8 Auftragsbearbeitung...9 Mit Dokumentstatus gesperrt, Aktivität abschliessen...9 Periode der Stapelrechnung flexibel definieren...9 Einlösen von Gutscheinen auch bei Rechnungen mit Teilrechnungen Automatisches Zahlen von Gutschriften Anzeige von Adresse in Auftragsdokument erweitert Änderungen im Fenster «Rückstände/Reservationen liefern» Rückstände/Reservationen direkt mit Dokumenttyp RG liefern Anzeige Total-Wert Aktivität auf Auftragsdokument separat anzeigen lassen Benutzerverwaltung Berechtigung um «nur ab Serviceposition» erweitert CRM Anzeige von Kontakten einer gewählten Adresse Anzeige von Firmenname bei Kontakten ergänzt In Brief nach Kontakten suchen Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 1 / 44

2 In Empfängerliste von Briefen Firmenname bei Kontakten in den Aktivitäten ergänzt Selektion Übernahme von mehreren Adressen in Aktivität Vordefinierte SQL Abfragen für Briefe Kontakte aufgrund von Adressfeldern wie Adressgruppe für Brief selektieren Aktivitäten Scrollbar ergänzt Einzelne Aktivität drucken Abfrage von Status und Notizarten mit Ausführen von «Aktivität auf erledigt setzen» 14 Aktivität einem Lagerartikel zuweisen Bezeichnungstexte speichern Schaltfläche «Name übernehmen» Briefe Ladezeit bei Briefanzeige eines Serienbriefes optimiert Benutzer und Passwort zustellen und bei Bedarf automatisch erstellen Fusstext bei Briefen Hintergrundfarbe bei HTML s aus Brief korrigiert Telefonrapport Aktivität direkt aus Telefonrapport erfassen Zusatzfelder auf Telefonrapport ergänzt Infofenster Benutzerdefinierte Schaltflächen Aktuelle Auftragsdokumente anzeigen Berechtigungen unter Schaltfläche «Serviceaufträge» korrigiert Aktivitäten löschen unter Schaltfläche «Aktivitäten» Daten aus Telefonrapporten für Adressnotiz, Rapport, Aktivität übernehmen Brieftexte in CRM-Erfassung zum Ändern freigeben Übergaben von Daten aus CRM-Infofenster Debitorenbuchhaltung Periode der Stapelbuchung flexibel definieren Einfach einfordern mit Inkassoservice von Easymonitoring Easymonitoring-Dienstleistungen direkt in PROFFIX nutzen Bestehende Easymonitoring-Kunden mit integrierter SHAB-Überwachung Bestehendes Easymonitoring-Konto in PROFFIX integrieren Anmeldung von Neukunden bei Easymonitoring Forderungen übergeben Auswahlfenster zur Übermittlung aufgrund von bestimmter Mahnstufe einblenden Übermittlung manuell auslösen Zahlungseingang auf übergebener Forderung Teilzahlungen DMS Serviceaufträge in DMS ablegen E-Banking Mehrere Banken Glarner Regionalbank, Sparkasse Schwyz AG, AEK Bank, Spar- und Leihkasse Münsingen Neu: Acrevis Bank AG Bank Thalwil PostFinance Buchungsregeln um Betrag erweitert Einkaufverwaltung Bestellung ab Dokument, neue Option «Bezeichnung nicht übersetzen» Bestellungen werden auch beim Mailen archiviert Elektronische Dokumente Excel-Integration Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 2 / 44

3 Finanzbuchhaltung Zuordnung der Steuercodes Periode der Stapelbuchung flexibel definieren Buchungsart kann bei MWST-Abrechnung definiert werden neues Formular bei MWST Korrekturabrechnung Import Views ergänzt Kreditorenbuchhaltung Periode der Stapelbuchung flexibel definieren Belegleser automatische Erkennung und Verarbeitung Auslandzahlungen über ein PostFinance-Konto Kundeninstallation Auflistung von Notizen optimiert weitere Selektionsmöglichkeit bei Liste Anlageninstallation Standorte um Auftragsnummer erweitert Berechtigungen um «nur ab Serviceposition» erweitert Rechte definieren Installation via Serviceauftragsverwaltung einsehen und bearbeiten Zusatztabellen bei Installationen nutzen Zusatztabelle definieren Nutzung von Zusatztabellen in der Serviceauftragsverwaltung Verwalten von Zusatztabellen in Kundeninstallation Je Standort kann neu eine Installation als Standard festgelegt werden Standard-Installation definieren Einstellungen der Serviceauftragsverwaltung vornehmen Verwendung der Standard-Installation Periode der Stapelrechnung flexibel definieren Lagerverwaltung Rundung Einkauf-/Einstandspreis in Standardwährung Schaltfläche «Kalkulation neu laden» Feldnamen wie Verkaufspreis 1 in Zwischenablage exportieren Leistungsverwaltung Auswahl einer Serviceposition bei Rapporten optimiert Daten aus Telefonrapporten für Adressnotiz, Rapport, Aktivität übernehmen Periode der Stapelrechnung flexibel definieren Offene Rapporte starten und pausieren im Fenster «offene Rapporte verwalten» Übersicht offene Rapporte öffnen Listen Lohnbuchhaltung Lohnauszahlung in Fremdwährung Vom Nettolohn den Bruttolohn berechnen Netto-Brutto Aufrechnung mit separater Position Monatslohn berechnen Nettolohnausgleich für Krankentaggeld eingebaut Betreff definierbar für Versand von Lohnabrechnung per Steuercode bei Lohnart «Privatanteil Geschäftswagen» Anzeige in der Mitarbeiter-Verwaltung aller Spalten des Mitarbeiters Outlook-Integration Serviceauftragsverwaltung Mail-Absender für automatischen Mailversand Vorgaben bei Erfassung aus anderem Modul übernehmen Neue Serviceposition bei Aktivitätserfassung speichern Tastenkombination von Schnellerfassung geändert Auftrag ab Standort laden Standard-Installation laden ergänzt Berechtigung auf Installation ab Serviceposition ergänzt Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 3 / 44

4 Zusatztabellen die Installationen enthalten Serviceaufträge in DMS ablegen Abfragen in Massenmutation Grösse Notizfenster Vorgabewerte beim Erfassen einer Aktivität übergeben Neue Listen Funktion Standardrapport Einstellungen Standardrapport definieren Funktion Standardrapport anwenden Optimierung bei Direktaufruf der Serviceposition Anzeige von erledigten und gesperrten Serviceaufträgen Farben je Status für Anzeige in Tabelle eingebaut Telefon-Integration Anzeigedauer des Anruffensters verlängert, wenn Nummer besetzt Daten aus Telefonrapporten für Adressnotiz, Rapport, Aktivität übernehmen Telefonanrufe nach USA Webshop Zustellung von Zugangsdaten zum Webshop Überprüfung Zahlungskonditionen für Rechnung, Nachnahme, Kreditkarte Einstellung für Reihenfolge der Auflistung der Zahlungsarten ergänzt Layoutanpassungen Optimierung von Adressen bei Registrierung SIX Saferpay-Zahlungen Option «Zahlung buchen» Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 4 / 44

5 Allgemein SQL-Abfragen Abfragen auf alle Datenbankfelder möglich Mithilfe von Abfragen können in jeder Suchmaske zusätzlich zu den ersichtlichen Suchfeldern, Selektionen auf verschiedene Felder erstellt werden. Es konnte jedoch nicht auf jedes beliebige Datenbankfeld zugegriffen werden. Mit der neuen Version wurde die bestehende Abfragemöglichkeit erweitert. Neu können Sie mit SQL eigene Abfragen erstellen und somit alle Daten, die in PROFFIX gespeichert sind, abfragen. Um SQL Abfragen erstellen zu können, sind Kenntnisse in SQL und in der PROFFIX-Datenbank vorausgesetzt. Wenden Sie sich an Ihren PROFFIX Partner, um eine eigene SQL Abfrage erstellen zu lassen. Neuer Zusatzfeldtyp «Titel» Formatierbarer Text Zur besseren Gliederung der Zusatzfelder, steht neu der Feldtyp «Titel» zur Verfügung. Dieses Zusatzfeld wird als Text angezeigt, welcher auch formatiert werden kann. Zusatzfeld definieren 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 2. Klick auf Register «Datenbank» 3. Klick auf gewünschte Tabelle 4. Klick auf Schaltfläche «Zusatzfelder» 5. Klick auf Symbol «Neues Zusatzfeld» (Insert) 6. Wählen Sie den Feldtyp «Titel» aus 7. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor 8. Klick auf Schaltfläche «Schrift einstellen» um den Titel zu formatieren 9. Klick auf 2x auf Schaltfläche «Ok» Lohnbuchhaltung mit Kostenstellen auch ohne Finanzbuchhaltung Neu kann das Modul «Lohnbuchhaltung» mit der Option «Kostenstellen» erweitert werden, auch wenn die «Finanzbuchhaltung» nicht im Einsatz ist. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 5 / 44

6 Briefanreden pro Anrede und Sprache Die Definition der Anreden wurde um das Feld «Briefanrede» erweitert. Damit können Sie Briefanreden individuell gestalten sowie mithilfe von Variablen automatisch den Namen oder Vornamen einfügen lassen oder auch Briefanreden in Fremdsprachen hinterlegen. automatische Briefanrede PROFFIX erstellen Ihnen beim Erfassen einer neuen Adresse oder eines neuen Kontakts, nach der Definition der Anrede sowie des Namens, die Briefanrede automatisch. Sie definieren beispielsweise als Anrede «Herr» und als Name «Müller» die Briefanrede «Sehr geehrter Herr Müller» wird automatisch generiert. Adressverwaltung Ladezeit bei Briefanzeige eines Serienbriefes optimiert Im Register «Dokumente» werden Dokumente, welche in PROFFIX erstellt wurden wie z.b. Rechnungen, Lieferscheine, Briefe etc. aufgelistet. Mit einem Doppelklick auf den gewünschten Eintrag, wird das Dokument geöffnet. Bis anhin wurde mit einem Doppelklick auf einen im «CRM» erstellten Serienbrief, der Brief mit allen Empfänger- Adressen angezeigt. Um die Ladenzeiten zu verkürzen wird neu mit einem Doppelklick auf einen Serienbrief nur der Brief der aktuellen Adresse angezeigt. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 6 / 44

7 Briefanrede definieren 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Hilfstabellen» «Anreden verwalten» 2. Doppelklick auf gewünschte Anrede 3. Klick auf Symbol «Briefanrede einstellen» Briefanreden in Fremdsprachen definieren Die Briefanreden können Sie neu auch pro Sprache definieren. 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Anreden verwalten» 2. Doppelklick auf gewünschte Anrede 3. Klick auf Symbol «Briefanrede in Fremdsprachen» 4. Definieren Sie die gewünschte Anrede 5. Verwenden Sie Variablen für Name oder Vorname klicken Sie auf die Auswahlpunkte 4. Definieren Sie die Briefanrede pro Sprache Nutzen Sie auch hier die Variablen für Name oder Vorname. Auswahl verfügbarer Telefonnummern vor dem Wählen immer anzeigen Haben Sie eine Adresse markiert oder stehen Sie in einem Adressfeld und drücken Sie die Befehlstaste F3, erhalten Sie eine Liste der vorhandenen Telefonnummern der aktuellen Adresse. Mit Doppelklick auf die gewünschte Telefonnummer, wird die Nummer, bei gestarteter Telefonintegration, direkt gewählt. Bis anhin wurde, wenn nur eine Telefonnummer gespeichert war, diese Nummer direkt gewählt. Neu können Sie entscheiden, ob auch in diesem Fall das Auswahlfenster erscheinen soll. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Klick auf Modul «Adressverwaltung» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 3. Aktivieren Sie die Option «Wählfenster immer anzeigen» 4. Speichern Sie die Einstellungen (Ctrl + S) Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 7 / 44

8 Feldnamen wie Telefon direkt, Telefon privat in Zwischenablage exportieren Neu steht Ihnen bei der Definition der Zwischenablage die Option «Feldnamen exportieren» zur Verfügung. Mit dieser Option können Sie Feldbezeichnungen wie beispielsweise Telefonnummer direkt, Telefon privat, etc. zur besseren Übersicht mitkopieren lassen. 1. Klick auf Modul «Adressverwaltung» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 3. Klick auf Schaltfläche «Zwischenablage» 4. Aktivieren Sie die Option «Feldnamen exportieren» Telefonnummer wählen 1. Klick in beliebigem Modul in Adressfeld 2. Drücken Sie die Befehlstaste F3 3. Doppelkick auf gewünschte Telefonnummer Um Angaben in die Zwischenablage zu kopieren, markieren Sie die gewünschte Adresse und wählen Sie «Bearbeiten» «Adresse in Zwischenablage kopieren» (Ctrl + C) ohne Feldbezeichnungen Herr Stammkunde Markus Stammstrasse Zürich +41 (99) (99) (99) mit Feldbezeichnungen Herr Stammkunde Markus Stammstrasse Zürich Telefon direkt: +41 (99) Telefon privat: +41 (99) Telefon Zentrale: +41 (99) Die Einstellung gilt nicht für Allgemeine Adressfelder wie Name, Strasse etc. Sie können auch in der «Adressverwaltung» eine Adresse markieren und mit F3 erhalten Sie die gespeicherten Telefonnummern der aktuellen Adresse. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 8 / 44

9 Auftragsbearbeitung Mit Dokumentstatus gesperrt, Aktivität abschliessen Sie haben das Modul «CRM» im Einsatz und haben einem Auftragsdokument eine Aktivität hinterlegt (z.b. Nachfassen einer Offerte), dann erhalten Sie neu beim Wechseln auf einen Dokumentstatus mit Option «gesperrt» die Frage, ob die Aktivität auf «erledigt» gesetzt werden soll. Periode der Stapelrechnung flexibel definieren Mit Stapelrechnungen lassen sich wiederkehrende Rechnungen erstellen. Die Definition der Periode wurde mit einer Mengenangabe und einer flexiblen Einheit erweitert. Wählen Sie bei der Einheit zwischen Tage, Woche, Monat oder Jahr aus und definieren Sie den gewünschten Intervall. Diese Erweiterung ist in allen Modulen mit der Funktion Stapelrechnung bzw. Stapelbuchung verfügbar. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 9 / 44

10 Einlösen von Gutscheinen auch bei Rechnungen mit Teilrechnungen Ab sofort können Sie Gutscheine bei Rechnungen, welche Teilrechnungen beinhalten, einlösen. Diese Funktion war bis anhin gesperrt. Automatisches Zahlen von Gutschriften Neu kann bei Dokumenttypen mit Option «negativ», die Option «automatisch zahlen» auch eingeschaltet werden. So kann auch für Gutschriften eine automatische Zahlungsbuchung erfolgen. Anzeige von Adresse in Auftragsdokument erweitert Neu werden im Feld «Adresse» Anpassungen der Adresse sowie die Kontaktperson angezeigt. Um Änderungen an der Adresse für das aktuelle Dokument vorzunehmen oder die Kontaktperson auszuwählen, klicken Sie auf das Symbol «Adresse anpassen». Änderungen im Fenster «Rückstände/Reservationen liefern» Rückstände/Reservationen direkt mit Dokumenttyp RG liefern Über «Extras» «Rückstände/Reservationen liefern» können Artikel aus Rückständen, Reservationen und Rahmenverträge geliefert werden. Neu kann der Dokumenttyp «Rechnung» in dieser Funktion auch ausgewählt werden. Anzeige Total-Wert Die Funktion «Rückstände/Reservationen liefern» wurde um das Feld «Total Betrag» ergänzt. In diesem Feld wird Ihnen der Gesamtwert der ausgewählten Positionen angezeigt. Zusätzlich stehen Ihnen die Felder «Total FW», «PreisFW», «Rabatt» und «RabattFW» in der Tabellenansicht zur Verfügung. Um diese einzublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle und aktivieren Sie das gewünschte Feld. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 10 / 44

11 Aktivität auf Auftragsdokument separat anzeigen lassen Die Dokumenttypen in der «Auftragsbearbeitung» wurden um die Option «Aktivität anzeigen» ergänzt. Aktivieren Sie diese Option und die hinterlegte Aktivität wird beim Speichern des Auftragsdokuments in einem separaten Fenster angezeigt. So können Sie noch Ergänzungen vornehmen, bevor die Aktivität gespeichert wird. Ist die Option deaktiviert, wird die hinterlegte Aktivität im Hintergrund im Modul «CRM» gespeichert. Zur Verwaltung der Dokumenttypen: «Extras» «Hilfstabellen» «Dokumenttypen verwalten» Benutzerverwaltung Berechtigung um «nur ab Serviceposition» erweitert Details und Anwendungsbeispiel siehe Seite 27 CRM Anzeige von Kontakten einer gewählten Adresse Haben Sie bei der Definition der Empfänger eines Briefes/ s eine Adresse ausgewählt und klicken dann auf die Auswahlpunkte rechts neben dem Feld «Kontakt» werden neu nur die Kontakte der aktuell gewählten Adresse angezeigt. Starten Sie die Suche der Kontakte erneut werden alle gespeicherten Kontakte des gesamten Adressstamms angezeigt. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 11 / 44

12 1. Klick auf Modul «CRM» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Briefe verwalten» (Ctrl + B) 3. Neuen Brief erstellen oder bestehenden aufrufen 4. Klick auf Symbol «Adresse anpassen» (Ctrl + Umschalt + A) 5. Adresse im Feld «Adresse» auswählen oder bereits eingefügte Adresse in Tabellenansicht markieren 6. Klick auf Auswahlpunkte rechts neben dem Feld «Kontakt» 7. Die Kontakte der gewählten Adresse werden angezeigt 8. Um alle Kontakte aller Adresse anzuzeigen klicken Sie auf Symbol «Kontaktperson suchen» (Ctrl + S) In Empfängerliste von Briefen In der Liste der Empfänger des Briefes haben Sie auch die Möglichkeit den Firmennamen anzeigen zu lassen 1. Brief erstellen oder aufrufen 2. Klick auf Symbol «Adressen anpassen» (Ctrl + Umschalt + A) 3. Klick mit rechter Maustaste in Tabelle 4. Blenden Sie die Spalte «Firma» ein Anzeige von Firmenname bei Kontakten ergänzt Neu können Angaben zu Kontakten mit Firmennamen ergänzt werden oder werden automatisch ergänzt. In Brief nach Kontakten suchen Bei der Suche nach Kontakten können Sie die Angaben der Firma einblenden 1. Brief erstellen oder aufrufen 2. Klick auf Symbol «Adressen anpassen» (Ctrl + Umschalt + A) 3. Klick auf Auswahlpunkte rechts von Feld «Kontakt» (F4) 4. Klick mit rechter Maustaste in Tabelle 5. Blenden Sie die Spalte «Name(Adresse)» ein Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 12 / 44

13 Firmenname bei Kontakten in den Aktivitäten ergänzt In der Aktivität werden Kontakte inkl. Firmenname angezeigt. Vordefinierte SQL Abfragen für Briefe Drei vordefinierte SQL Abfragen stehen mit der neuen Version bei den Briefen für die Selektion von den Empfängeradressen zur Verfügung. LS/RG in Datumsbereich Umsatz grösser X in Datumsbereich Artikel geliefert in Datumsbereich Anwendung 1. Klick auf Modul «CRM» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Briefe verwalten» (Ctrl + B) 3. Neuen Brief erstellen oder bestehenden aufrufen 4. Klick auf Symbol «Adressen anpassen» (Ctrl + Umschalt + A) 5. Wählen Sie im Feld «Abfrage Adressen» die gewünschte Abfrage aus 6. Klick auf Symbol «Adressen hinzufügen» Selektion Übernahme von mehreren Adressen in Aktivität Neu können Sie in einer Aktivität mehrere Adressen, Kontakte oder Mitarbeiter markieren und aus dem Suchresultat übernehmen. 7. Definieren Sie die gewünschten Abfrage-Parameter und bestätigen Sie mit «Ok» Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 13 / 44

14 Aktivitäten Scrollbar ergänzt Das Fenster «Aktivitäten verwalten» wurde mit Scrollbars versehen. Evtl. müssen Sie das Fenster beim ersten Aufruf etwas vergrössern. Einzelne Aktivität drucken Die Symbolleiste wurde im Modul «CRM» um zwei weitere ergänzt 8. Die Adressen, welche die Kriterien erfüllen, werden in der Tabellenansicht aufgelistet Kontakte aufgrund von Adressfeldern wie Adressgruppe für Brief selektieren Bei den Briefen können in der Suchmaske der Kontakte neu Abfragen auf Adressfelder erstellt werden. Somit können Sie z.b. Abfragen auf Adressgruppen erstellen. Die Abfrage von Kontakten aufgrund der Adressgruppe war bereits im Fenster «Adresse anpassen» unter «Abfragen Kontakte» möglich. Die neuen Symbole «Aktivität drucken» (Ctrl +P) und «Aktivität Vorschau» (Ctrl + Umschalt + V) bieten neu die Möglichkeit, direkt aus der Tabellenansicht eine markierte Aktivität auszudrucken oder am Bildschirm anzeigen zu lassen. Nur Listen mit Listenart «CRM» stehen zur Auswahl Abfrage von Status und Notizarten mit Ausführen von «Aktivität auf erledigt setzen» Führen Sie die Funktion «Aktivität auf erledigt setzen» (Ctrl + G) für eine Aufgabe oder einen Termin aus, können Sie neu den Status ändern. Haben Sie einer Notiz auf der Adresse, einem Artikel oder einem Auftrag eine Notizart zugewiesen, bei welcher die Option «Aufgabe» oder «Termin» aktiviert ist, so erscheinen diese auch im Modul «CRM». Beim Ausführen der Funktion «Aktivität auf erledigt setzen» (Ctrl + G) auf einer Notiz mit erwähnten Notizart, können Sie neu die Notizart anpassen. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 14 / 44

15 Notizart Statusabfrage bei Funktion «Aktivität auf erledigt setzen» Bezeichnungstexte speichern Das Feld «Bezeichnung» ist nicht mehr nur ein reines Eingabefeld. Neu können Texte verwaltet und gespeicherte Texte abgerufen werden. Aktivität einem Lagerartikel zuweisen Neu kann einer Aktivität ein Lagerartikel zugewiesen werden. Die Aktivitäten, welche einem Lagerartikel zugewiesen sind, finden Sie beim Lagerartikel im neuen Register «Aktivitäten» Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 15 / 44

16 Schaltfläche «Name übernehmen» Mit dem neuen Symbol «Name übernehmen» können Sie in einer Aktivität den Namen der markierten Adresse/Kontakt in das Feld «Bezeichnung» übernehmen. Benutzer und Passwort zustellen und bei Bedarf automatisch erstellen Neu stehen Ihnen in den Briefen zwei Variablen zur Verfügung [SHOPBENUTZER] und [SHOPPASSWORT]. Mit diesen Variablen können Sie Ihrem Kunden per Brief oder die Zugangsdaten zum Webshop mitteilen. Falls noch keine Zugangsdaten auf der Adresse gespeichert sind, werden diese automatisch erstellt. Um die Variablen in Ihrem Brief einzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Brief aufrufen oder erstellen 2. Klick mit der rechten Maustaste in den Textbereich 3. Wählen Sie unter «Datenfelder» die gewünschte Variable aus (Benutzer Webshop, Passwort Webshop) Fusstext bei Briefen Mit der neuen Version wurde auch die Angabe eines Fusstextes in Briefen realisiert. Ergänzen Sie den Fusstext von Hand oder fügen Sie einen gespeicherten Text ein. Um die Texte zu verwalten oder auszuwählen, klicken Sie auf die Auswahlpunkte rechts neben dem Feld «Fusstext» (F4) Briefe Ladezeit bei Briefanzeige eines Serienbriefes optimiert Details siehe Seite 6 Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 16 / 44

17 Hintergrundfarbe bei HTML s aus Brief korrigiert Die Hintergrundfarbe des HTML- s konnte bisher definiert werden, diese Angabe wurde bei der Erstellung des s jedoch nicht berücksichtigt. Dies wurde nun korrigiert. Bitte beachten Sie, dass beim Versand des s mit Hintergrundfarbe die Option «als HMTL-Mail versenden» aktiviert sein muss. Telefonrapport Aktivität direkt aus Telefonrapport erfassen Im Telefonrapport-Fenster können Sie mit der neuen Option «Aktivität erfassen» aufgrund der erfassten Telefonrapport-Angaben direkt eine Aktivität erstellen lassen. Ist die Option aktiviert, erscheint nach bestätigen des Telefonrapports mit «Ok» ein Fenster mit der erstellten Aktivität. Nehmen Sie die gewünschten Ergänzungen vor und bestätigen Sie anschliessend mit «Ok» Einstellungen der Telefonintegration Definieren Sie in den Einstellungen der Telefonintegration die Standardeinstellung. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 17 / 44

18 Zusatzfelder auf Telefonrapport ergänzt 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 2. Klick auf Register «Datenbank» 3. Klick auf Tabelle «Telefon-Rapporte» 4. Klick auf Schaltfläche «Zusatzfelder» 5. Gewünschte Zusatzfeld definieren Infofenster Benutzerdefinierte Schaltflächen Im Infofenster können Sie Zusatzschaltflächen definieren und diesen eine exe- oder dll- Datei zuweisen, um z.b. Drittprogramme oder Zusatzprogrammierungen zu starten. Telefonrapport mit Zusatzfeld Telefonrapport-Fenster beim Entgegennehmen eines Telefonanrufs Schaltfläche öffnet Notepad und Daten aus CRM Fenster werden übergeben 1. Klick auf Modul «CRM» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 3. Klick auf Schaltfläche «Adress-Informationen» 4. Gewünschtes Infofenster mit Doppelklick bearbeiten 5. Klick auf Symbol «neue Zusatzschaltfläche» 6. Tragen Sie eine Bezeichnung ein z.b. Notepad öffnen 7. Definieren Sie die Datei, welche geöffnet werden soll z.b. C:\Windows\System32\notepad.exe 8. Klick auf Schaltfläche «Ok» um Zusatzfeld zu speichern 9. Klick auf Schaltfläche «Ok» um die Änderungen am Infofenster zu speichern Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 18 / 44

19 Zusatzschaltfläche anwenden 1. Drücken Sie die Befehlstaste F10 2. Evtl. Infofenster auswählen und mit «Ok» bestätigen 3. Evtl. Adresse auswählen 4. Klick auf erstellte Zusatzschaltfläche «Notepad öffnen» 5. Die Daten aus dem Infofenster werden an das Notepad übertragen Daten aus Telefonrapporten für Adressnotiz, Rapport, Aktivität übernehmen In den Einstellungen des Moduls «CRM» können Sie definieren, welche Angaben aus dem Telefonrapport bei Erstellung einer Adressnotiz, eines Rapports oder einer Aktivität als Bemerkungen übernommen werden sollen. Um die Texte zu definieren, klicken Sie auf das Symbol. Fügen Sie die gewünschten Datenfelder ein. Wählen Sie dazu die Auswahlpunkte rechts des Textfeldes. Aktuelle Auftragsdokumente anzeigen Haben Sie die Tabelle «Dokumente Auftrag» im Infofenster eingeschaltet, so können Sie mit dem neuen Symbol nur aktuelle Dokumente anzeigen lassen. Berechtigungen unter Schaltfläche «Serviceaufträge» korrigiert Kopieren und Bearbeiten von Serviceaufträgen mit Klick auf die Schaltfläche «Serviceaufträge» im Infofenster ist nun möglich. Aktivitäten löschen unter Schaltfläche «Aktivitäten» Neu können Sie, Aktivitäten auch löschen, wenn Sie die Aktivitäten im Infofenster über die Schaltfläche «Aktivitäten» aufrufen. Wenn Sie einen Ausdruck in geschweifte Klammern {} setzen, wird dieser Ausdruck nur verwendet, wenn der Inhalt des angegebenen Datenfeldes nicht leer ist. Der Ausdruck {Adresse: [CRM_Rapporte.AdressNrADR] } bedeutet, dass die Adresse und der Zeilenumbruch nur abgefüllt werden, wenn eine Adresse im Telefon-Rapport vorhanden ist. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 19 / 44

20 Brieftexte in CRM-Erfassung zum Ändern freigeben Textvorlagen in Briefen können neu auch mit dem CRM-Erfassungsprogramm geändert und verwaltet werden. Übergaben von Daten aus CRM-Infofenster Bei der Neuerfassung eines Serviceauftrages oder eines Auftrages aus dem CRM- Infofenster (F10), werden vorhandene Daten wie z.b. die Adressnummer übergeben. Debitorenbuchhaltung Periode der Stapelbuchung flexibel definieren Neu mit Menge und Einheit (Tage, Woche, Monat Jahr) Weitere Details siehe Seite 9 Einfach einfordern mit Inkassoservice von Easymonitoring Die Easymonitoring AG startete mit der ersten digitalen Überwachung des Schweizerischen Handelsamtsblatts (SHAB). Heute können Kunden nebst dem SHAB auch Ausschreibungen und Marken überwachen, Handelsregister-, Bonitäts- und Betreibungsauszüge beziehen sowie offene Forderungen dem Inkassoservice übergeben. Weitere Infos finden Sie unter Easymonitoring-Dienstleistungen direkt in PROFFIX nutzen Die Zusammenarbeit mit Easymonitoring ist für PROFFIX nichts Neues. Publikationen im Handelsregister konnten bereits vorher überwacht werden. Diese werden automatisch abgeholt und auf der entsprechenden Adresse als Notiz gespeichert. Neu können Sie den «Inkassoservice» von Easymonitoring direkt aus PROFFIX nutzen. Mit einem Inkassoservice-Abo von CHF 490. /Jahr können Sie direkt aus PROFFIX unbezahlte Forderungen an Easymonitoring übergeben. Easymonitoring wird beauftragt, den geschuldeten Betrag einzufordern. Easymonitoring erstellt in der Folge eine schriftliche Zahlungsaufforderung und kontaktiert den Schuldner telefonisch für eine Lösungsfindung. Ist die Intervention erfolglos, erhält der Gläubiger von Easymonitoring eine Bonitätsauskunft zum jeweiligen Schuldner. Entscheidet sich der Gläubiger für eine Betreibung, wird dieses Verfahren ebenfalls von Easymonitoring übernommen. Der Inkassoservice von Easymonitoring gilt für alle Forderungen im Schweizer Markt. Die Anzahl der Inkassofälle ist unbeschränkt. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 20 / 44

21 Bestehende Easymonitoring-Kunden mit integrierter SHAB-Überwachung Haben Sie bereits die Überwachung des Handelsregisters im PROFFIX integriert, so können Sie den Inkasso-Service von Easymonitoring ab sofort direkt aus PROFFIX nutzen. Diese Dienstleitung ist in Ihrem bestehenden Abo von Easymonitoring bereits enthalten. In diesem Fall sollten in den Einstellungen der Adressverwaltung unter der Schaltfläche «easymonitoring» bereits Zugangsdaten hinterlegt sein. Mahnstufe definieren 1. Klick auf Modul «Debitorenbuchhaltung» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Hilfstabellen» «Mahnstufen verwalten» 3. Mahnstufen, aufgrund welcher Sie die Forderungen an Easymonitoring übergeben möchten, mit Doppelklick bearbeiten 4. Option «Inkasso» aktivieren und mit «Ok» bestätigen Bestehendes Easymonitoring-Konto in PROFFIX integrieren Haben Sie bereits ein Abo von Easymonitoring und können die Dienstleitungen SHAB- Überwachung und Inkassoservice nicht direkt aus PROFFIX nutzen? Ab sofort lassen sich bestehende Easymonitoring-Kontos einfach in PROFFIX einrichten. 1. Klick auf Modul «Adressverwaltung» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» 3. Klick auf Schaltfläche «easymonitoring» 4. Füllen Sie die Felder unter «Anmeldung» aus. Das Feld «Benutzer-ID» muss leer gelassen werden! 5. Gewünschtes Paket auswählen z.b. «Economy-Abo» 6. Klick auf Schaltfläche «Anmeldung prüfen» Anmeldung von Neukunden bei Easymonitoring Die Bestellung für ein Easymonitoring-Abo können Sie direkt aus PROFFIX aufgeben. 1. Klick auf Modul «Adressverwaltung» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» 3. Klick auf Schaltfläche «easymonitoring» 4. Füllen Sie die Felder unter «Anmeldung» aus. Das Feld «Benutzer-ID» muss leer gelassen werden! 5. Gewünschtes Paket auswählen z.b. «Economy-Abo» 6. Klick auf Schaltfläche «Paket neu anmelden» Forderungen übergeben Es stehen Ihnen zwei Varianten zur Übermittlung von unbezahlten Forderungen zur Verfügung. Entweder Sie bestimmen aufgrund von welcher Mahnstufe das Auswahlfenster zur Übermittlung angezeigt werden soll oder Sie rufen dieses manuell auf. Auswahlfenster zur Übermittlung aufgrund von bestimmter Mahnstufe einblenden Sie können bestimmen, ob und ab welcher Mahnstufe die Forderungen an Easymonitoring übermittelt werden sollen. Forderung übermitteln Hat eine Forderung diese Mahnstufe erreicht, erscheint automatisch das Auswahlfenster, um die Rechnungen zu übermitteln. 1. Evtl. Belege, welche zwar die Mahnstufe erreicht haben, aber trotzdem nicht an Easymonitoring übermittelt werden sollen, mit Doppelklick deaktivieren. 2. Evtl. Option «PDF Dokument mitliefern» aktivieren. Bitte beachten Sie, dass diese Option nur aktiviert werden kann, wenn in den Einstellungen der «Debitorenbuchhaltung» unter «Mahnung» ein «Druckformular» hinterlegt ist. 3. Klick auf Schaltfläche «Ok» um die ausgewählten Forderungen an Easymonitoring zu übermitteln Übermittlung manuell auslösen 1. Klick auf Modul «Debitorenbuchhaltung» 2. Klick im Menü «Mahnungen» auf den Befehl «Inkasso verwalten» 3. Evtl. Suche mit Adresse oder Belegnummer eingrenzen 4. Klick auf Schaltfläche «Suchen» 5. Rechnung(en) welche an Easymonitoring zur Einforderung übermittelt werden sollen, mit Doppelklick markieren 6. Evtl. Option «PDF Dokument mitliefern» aktivieren. Bitte beachten Sie, dass diese Option nur aktiviert werden kann, wenn in den Einstellungen der «Debitorenbuchhaltung» unter «Mahnung» ein «Druckformular» hinterlegt ist. 7. Klick auf Schaltfläche «Ok» um die ausgewählten Forderungen an Easymonitoring zu übermitteln Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 21 / 44

22 DMS Serviceaufträge in DMS ablegen Mit dem Einsatz des DMS von KENDOX werden nun auch Serviceaufträge archiviert. E-Banking Mehrere Banken Anpassungen bei der Übermittlung von DTA Glarner Regionalbank, Sparkasse Schwyz AG, AEK Bank, Spar- und Leihkasse Münsingen Neu mit Schnittstelle Finnova Neu: Acrevis Bank AG (ehemalig Credit Anstalt und Swissregio Bank) Bank Thalwil BankID auf BKT geändert Übermittelte Forderungen enthalten im Feld «InkassoID» einen Eintrag. Dieses Feld können Sie in der Tabellenansicht der «Debitorenbuchhaltung», mit rechter Maustaste in Tabelle, eingeblendet werden. Zahlungseingang auf übergebener Forderung Wenn eine Zahlung auf einer zum Inkasso übergebenen Forderung gebucht wird, wird diese Information automatisch an Easymonitoring übermittelt Teilzahlungen Wird eine Teilzahlung auf einer zum Inkasso übergebenen Forderung gebucht und ein Rechnungssaldo gebildet, wird die ganze Forderung als Zahlung übermittelt und der Rechnungssaldo muss, falls gewünscht, nochmals übergeben werden. PostFinance Giro International plus wird als TA37 gespeichert und ist so günstiger in der Abwicklung Buchungsregeln um Betrag erweitert Um Bankbewegungen automatisch in der Finanzbuchhaltung verbuchen zu lassen, können in den Einstellungen der Option «E-Banking» Buchungsregeln definiert werden. Neu können die Buchungsregeln zusätzlich mit einem Betrag definiert werden. So ist es nun möglich, Bankbewegungen welche sich lediglich vom Betrag unterscheiden, automatisch verbuchen zu lassen. Hinweise Gutschriften werden als Zahlungen übermittelt Es können ausschliesslich Rechnungen von Kunden aus der Schweiz an Easymonitoring zur Einforderung übermittelt werden. Rechnungen in Fremdwährung werden in CHF übermittelt. Als Umrechnungskurs wird der verwendete Kurs der Buchung übernommen. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 22 / 44

23 Einkaufverwaltung Bestellung ab Dokument, neue Option «Bezeichnung nicht übersetzen» Beim Erstellen einer Bestellung ab Dokument steht Ihnen die neue Option «Bezeichnung nicht übersetzen» zur Verfügung. Elektronische Dokumente Liefertermin wird aus Position DDAT01 gelesen und gespeichert Tag Total/Tax wird richtig abgefüllt Unser zwischen wird aus Position HCTI01 gelesen und gespeichert Excel-Integration Die Excel-Integration bietet neben List & Label weitere Auswertungsmöglichkeiten. In den Einstellungen der Excel-Vorlage kann neu die PROFFIX Konfigurationsdatei definiert werden. Wurde ein Auftragsdokument für einen französisch sprechenden Kunden erstellt, so wurden bei einer Bestellung ab Dokument die Artikelbezeichnungen aufgrund der Sprache des Lieferanten übersetzt. Dies wurde aufgrund eines Kundenwunsches im März 2010 realisiert. Das Bedürfnis des einen deckt sich nicht immer mit deren von anderen. Aus diesem Grund steht Ihnen neu die Option «Bezeichnung nicht übersetzen» zur Verfügung. Mit dieser Option können Sie neu selber entscheiden, ob die Bezeichnungen übersetzt werden sollen oder nicht. Bestellungen werden auch beim Mailen archiviert Beim Einsatz des DMS werden neu Bestellungen nicht nur beim Drucken sondern auch beim Versand per archiviert. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 23 / 44

24 Finanzbuchhaltung Zuordnung der Steuercodes Die Steuercodes für Eigenverbrauch 7, 8, 12, 13 wurden aus den Ziffern 301 und 311 der MWST-Abrechnung entfernt, damit das MWST-Abrechnungsformular bei Verwendung von Privatanteilen mittels Vorsteuerkorrektur (Eigenverbrauch) korrekt ausgefüllt wird. Details zu Privatanteilen siehe Seite 37. Beispiel einer MWST-Abrechnung mit Privatanteilen mittels Vorsteuerkorrektur Periode der Stapelbuchung flexibel definieren Neu mit Menge und Einheit (Tage, Woche, Monat Jahr) Weitere Details siehe Seite 9 Buchungsart kann bei MWST-Abrechnung definiert werden Neu kann bei der Verbuchung einer definitiven MWST-Abrechnung die Buchungsart ausgewählt werden. neues Formular bei MWST Korrekturabrechnung Das neue Formular für die MWST Korrekturabrechnung wurde integriert. Mit der Korrekturabrechnung können Sie eine bereits eingereichte MWST-Abrechnung ersetzen. Verwenden die das Formular «Mehrwertsteuer Korrekturabrechnung 2010» Import Views ergänzt Mit der neuen Version werden Ihnen in der Import-Definition neben den Tabellen der Datenbank auch Views angezeigt, welche Sie für den Import von Daten nutzen können. Vorhandene Views stehen Ihnen unter «importieren von» im Feld «Tabellen» zur Auswahl. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 24 / 44

25 Kreditorenbuchhaltung Periode der Stapelbuchung flexibel definieren Neu mit Menge und Einheit (Tage, Woche, Monat Jahr) Weitere Details siehe Seite 9 Belegleser automatische Erkennung und Verarbeitung Beim Einlesen eines Einzahlungsscheins via Belegleser wird im System geprüft, ob diese Zahlungsart bereits vorhanden ist, falls ja wird die Buchungsmaske mit den bekannten Angaben wie Adresse, Zahlungskondition, evtl. Betrag, etc. abgefüllt. Kundeninstallation Auflistung von Notizen optimiert Beim Aufruf eines Standorts werden neu auch Notizen aus Installationen des gewählten Standorts angezeigt. weitere Selektionsmöglichkeit bei Liste Anlageninstallation Die Standardliste «Anlageninstallation» wurde um die Selektion «gelöschte» ergänzt. Ist die Zahlungsart nicht vorhanden, können Sie mit Klick auf Symbol «Adressen», die Zahlungsart einer Adresse zuweisen. PROFFIX erstellt aufgrund der Kodierzeile eine neue Zahlungsart und speichert diese auf der ausgewählten Adresse ab. Neu erkennt der Belegleser Postkontos und ESR von Liechtensteiner Banken. Falls nun die Zahlungsart noch nicht erfasst ist, kann diese direkt einer Adresse zugewiesen werden. PROFFIX erstellt somit die Zahlungsart auf der gewählten Adresse. Auslandzahlungen über ein PostFinance-Konto Die PostFinance hat Ihre Zahlungsarten für Auslandzahlungen vereinfacht. Sämtliche Zahlungen von einem PostFinance-Konto ins Ausland können mit Giro International (TA37) angeliefert werden. Um Kosten einzusparen, erstellt die PostFinance bei Verwendung der Transaktionsart 37, für Auslandzahlung in EUR automatisch eine SEPA-Überweisung. Vorausgesetzt die Auslandzahlung ist innerhalb von Europa und die Angaben von IBAN und BIC wurden mitgeliefert. In PROFFIX wird neu die Transaktionsart «Giro International Plus» automatisch als TA37 gespeichert. Somit können Kunden der PostFinance bei Auslandzahlungen Kosten sparen. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 25 / 44

26 Standorte um Auftragsnummer erweitert Standorten kann neu ein Auftrag zugewiesen werden. Haben Sie in den Einstellungen der «Serviceauftragsverwaltung» unter «Auftrag» die Option «Auftrag ab Standort» ausgewählt, wird in der Serviceposition, bei Verwendung des Standortes der hinterlegte Auftrag automatisch geladen. Automatische Übernahme in Serviceposition Einstellungen Serviceauftragsverwaltung 1. Klick auf Modul «Serviceauftragsverwaltung» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 3. Aktivieren Sie unter «Auftrag» die Option «Auftrag ab Standort» Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 26 / 44

27 Berechtigungen um «nur ab Serviceposition» erweitert Neu können Sie einem Mitarbeiter den Zugriff auf die Installation der aufgerufenen Serviceposition gewähren, ohne dass der Mitarbeiter Zugriff auf die Kundeninstallation hat. Dazu steht Ihnen in der Benutzerverwaltung die Position «Nur ab Serviceposition» zur Verfügung. Rechte definieren 1. Klick auf Symbol «Benutzerverwaltung» 2. Klick im Menü «Rechte» auf den Befehl «Reche verwalten» (Ctrl + R) 3. Wählen Sie die gewünschte Gruppe oder den gewünschten Benutzer 4. Entziehen Sie auf der Kundeninstallation alle Rechte 5. Erteilen Sie unter «Bearbeiten» auf die Position «Nur ab Serviceposition» Schreibrechte Zusatztabellen bei Installationen nutzen Neu können Sie Zusatztabellen auch in der «Kundeninstallationsverwaltung» sowie der «Serviceauftragsverwaltung» nutzen. Die Zusatztabelle wird in den beiden Modulen angezeigt, wenn dieser Tabelle ein Feld mit dem Feldtyp «Installationen: Installation» zugewiesen ist. Installation via Serviceauftragsverwaltung einsehen und bearbeiten 1. Gewünschte Serviceposition mit Doppelklick bearbeiten 2. Klick auf Symbol «Installationsinfo» (Ctrl + F) 3. Die der Serviceposition zugewiesene Installation, kann eingesehen und bearbeitet werden Die definierten Zusatztabellen können Sie beispielsweise für die Verwaltung von Daten aus periodischen Messungen wie Abgastests eines Autos oder Kontrollmessungen von Geräten einsetzen. So könnte ein Mitarbeiter aus einer Serviceposition direkt die Werte der Kontrolle eintragen. Diese Daten werden direkt auf der Installation abgelegt. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 27 / 44

28 Zusatztabelle definieren 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 2. Klick auf Register «Datenbank» 3. Erstellen Sie eine neue Zusatztabelle 4. Definieren Sie die gewünschten Felder 5. Öffnen Sie die Datenbank neu («Datei» «Datenbank öffnen») Nutzung von Zusatztabellen in der Serviceauftragsverwaltung 1. Klick auf Modul «Serviceauftragsverwaltung» 2. Serviceposition mit Doppelklick bearbeiten 3. Klick auf Symbol «Zusatztabelle verwalten» Bitte beachten Sie, dass eines der Zusatzfelder den Feldtyp «Installationen: Installation» zugewiesen haben muss, damit die Zusatztabelle in der «Kundeninstallationsverwaltung» sowie im der «Serviceauftragsverwaltung» ersichtlich ist. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 28 / 44

29 4. Erfassen Sie die gewünschten Angaben und bestätigen Sie mit «Ok» 5. In der Zusatztabelle wird ein neuer Datensatz abgelegt Verwalten von Zusatztabellen in Kundeninstallation Im Register «Zusatztabellen» der Installation können Sie die Einträge der Zusatztabelle bearbeiten, neu erstellen oder löschen. 1. Klick auf Modul «Kundeninstallationsverwaltung» 2. Gewünschte Installation mit Doppelklick bearbeiten 3. Klick auf Register «Zusatztabellen» 4. Zur Verwaltung der Einträge verwenden Sie die Symbole rechts neben der Tabelle Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 29 / 44

30 Je Standort kann neu eine Installation als Standard festgelegt werden Mit der neuen Option «standard» können Sie eine Installation pro Standort als Standard- Installation definieren. Sind die entsprechenden Einstellungen in der «Serviceauftragsverwaltung» gesetzt, wird beim Erfassen einer Serviceposition, nachdem Sie den Standort definiert haben, die Standard-Installation automatisch geladen. Standard-Installation definieren 1. Klick auf Modul «Kundeninstallationsverwaltung» 2. Gewünschte Installation mit Doppelklick bearbeiten 3. Option «standard» aktivieren Einstellungen der Serviceauftragsverwaltung vornehmen 1. Klick auf Modul «Serviceauftragsverwaltung» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 3. Option «Standard-Installation verwenden» aktivieren 4. Speichern Sie die Einstellungen mit (Ctrl + S) 5. Öffnen Sie die Datenbank neu («Datei» «Datenbank öffnen») Verwendung der Standard-Installation 1. Klick auf Modul «Serviceauftragsverwaltung» 2. Klick im Menü «Bearbeiten» auf den Befehl «Neuer Serviceauftrag Schnellerfassung» (Ctrl + Umschalt + Insert) 3. Standort wählen, für welchen Sie bereits eine Standard-Installation definiert haben 4. Die Standard-Installation wird automatisch ausgewählt Periode der Stapelrechnung flexibel definieren Neu mit Menge und Einheit (Tage, Woche, Monat Jahr) Weitere Details siehe Seite 9 Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 30 / 44

31 Lagerverwaltung Rundung Einkauf-/Einstandspreis in Standardwährung Bisher wurden im Register «Lieferanten» Preise in Fremdwährung bei der Umrechnung in die Standardwährung auf 2 Dezimalstellen gerundet. Neu werden bei der Umrechnung die Einstellungen der «Lagerverwaltung» übernommen. Schaltfläche «Kalkulation neu laden» In der «Lagerverwaltung» können Sie unter «Extras» «Hilfstabellen» «Kalkulationen Einstandspreis verwalten» Kalkulationen definieren, welche beim Artikel im Register «Lieferanten» zur Einstands-Preisberechnung zur Verfügung steht. Die bestehende Funktion wurde um das Symbol «Kalkulation neu laden» erweitert. Ist im Register «Lieferant» bereits ein Lieferant mit Preis gespeichert und wird anschliessend die Kalkulation geändert (z.b. Berechnungsbasis ist nicht mehr Einkaufspreis sondern Nettopreis), können Sie die Kalkulation des Einstandspreises beim Lieferanten mit dem neuen Symbol «Kalkulation neu laden» (Ctrl + L) neu berechnen lassen. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 31 / 44

32 Nach Änderung der Kalkulation Nach «Kalkulation neu laden» mit Feldbezeichnungen Artikel: Verkaufsartikel Euro Verkaufspreis 1: 1500 Verkaufspreis EUR: 1000 Die Einstellung gilt nicht für Allgemeine Artikelfelder wie Bezeichnung 1-5. Leistungsverwaltung Auswahl einer Serviceposition bei Rapporten optimiert Bis anhin konnten Sie im Rapportfenster einen Serviceauftrag und anschliessend eine dazugehörige Serviceposition auswählen. Neu können Sie die Auswahl in einem Schritt erledigen, indem Sie die gewünschte Serviceposition doppelklicken. Die Serviceposition und der dazugehörige Serviceauftrag werden in der Rapport-Erfassungsmaske übernommen. Daten aus Telefonrapporten für Adressnotiz, Rapport, Aktivität übernehmen siehe Seite 19 Feldnamen wie Verkaufspreis 1 in Zwischenablage exportieren Neu steht Ihnen bei der Definition der Zwischenablage die Option «Feldnamen exportieren» zur Verfügung. Mit dieser Option können Sie Feldbezeichnungen wie beispielsweise Verkaufspreis 1, 2, etc. zur besseren Übersicht mitkopieren lassen. Periode der Stapelrechnung flexibel definieren Neu mit Menge und Einheit (Tage, Woche, Monat Jahr) Weitere Details siehe Seite 9 1. Klick auf Modul «Lagerverwaltung» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 3. Klick auf Schaltfläche «Zwischenablage» 4. Aktivieren Sie die Option «Feldnamen exportieren» Um Angaben in die Zwischenablage zu kopieren, markieren Sie den gewünschten Artikel und wählen Sie «Bearbeiten» «Artikel in Zwischenablage kopieren» (Ctrl + C) ohne Feldbezeichnungen Verkaufsartikel Euro Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 32 / 44

33 Offene Rapporte starten und pausieren im Fenster «offene Rapporte verwalten» Die Start- und Stopp-Funktion, welche in der Telefonintegration ab Version zur Verfügung steht, kann nun auch ohne Telefonintegration in der Leistungsverwaltung genutzt werden. Übersicht offene Rapporte öffnen 1. Klick auf Modul «Leistungsverwaltung» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Hilfstabellen» «Offene Rapporte verwalten» Listen Nach dem Update von List & Label auf die Version 17 kam es vor, dass PDF-Dokumente mit Grafiken sehr gross wurden. Das Element «Bild» wurde von der Firma combit GmbH angepasst, sodass die Dateigrössen nun kleiner ausfallen. Grundsätzlich empfehlen wir für Grafiken das von PROFFIX erstellte Element «Bilddatei (PROFFIX)» zu verwenden. Dieses wurde in dieser Version auch noch optimiert und erzielt kleinere Dateigrössen als das Element «Bild». Bilddatei (PROFFIX) Bild Lohnbuchhaltung Lohnauszahlung in Fremdwährung Neu können Sie für jeden Mitarbeiter definieren, in welcher Währung sein Lohn ausbezahlt werden soll. Der Lohn wird in CHF berechnet und jeweils zum aktuellen Währungskurs umgerechnet und in Fremdwährung ausbezahlt. 1. Klick auf Modul «Lohnbuchhaltung» 2. Klick auf Symbol «Mitarbeiter» 3. Gewünschten Mitarbeiter mit Doppelklick bearbeiten 4. Klick auf Register «Lohnbuchhaltung» 5. Definieren im Feld «Währung Auszahl.» die Währung, in welcher der Lohn ausbezahlt werden soll Neuer Rapport starten Rapport pausieren/fortsetzen Rapport beenden (Rapport abschliessen) Erstellen Sie einen neuen Rapport während noch ein weiterer offener Rapport läuft, werden Sie gefragt, ob der gerade laufende Rapport pausiert werden soll. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 33 / 44

34 Vom Nettolohn den Bruttolohn berechnen Dank der Funktion Netto-/Bruttoaufrechnung kann in PROFFIX künftig einfach der Nettolohn eines Mitarbeiters in einer beliebigen Währung erfasst werden. Die Aufrechnung auf den Bruttolohn übernimmt PROFFIX. Entweder wird die Differenzberechnung als separate Position ermittelt, oder der Monatslohn wird korrigiert. Netto-Brutto Aufrechnung mit separater Position 1. Klick auf Symbol «Mitarbeiter» 2. Definieren Sie im Register «Lohnbuchhaltung» des gewünschten Mitarbeiters den gewünschten Nettolohn sowie die Währung. 3. Klick im Menü «Lohnabrechnung» auf den Befehl «Netto-Brutto- Aufrechnung/Nettolohnausgleich» 4. Evtl. Selektion eingrenzen, z.b. Mitarbeiter wählen 5. Periode wählen 6. Option «Netto-Brutto Aufrechnung» wählen 7. Lohnart Netto Bruttoaufrechnung wird vorgeschlagen 8. Klick auf Schaltfläche «Berechnen» 9. Klick auf «Ok» um die Berechnung zu speichern. Die ausgewählten Lohnbewegungen werden angepasst bzw. erstellt und stehen bei der Erstellung der Lohnabrechnung zur Verfügung. Hinweise Mit Klick auf Schaltfläche «Abbrechen» werden die Änderungen nicht in den Lohnbewegungen übernommen. Haben Sie den Nettolohn in einer Fremdwährung definiert, dann definieren Sie zusätzlich im Feld «Währung Auszahl.» die Auszahlungswährung auch demensprechend. (Siehe unter «Lohnauszahlung in Fremdwährung» auf Seite 33) Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 34 / 44

35 4. Evtl. Selektion eingrenzen, z.b. Mitarbeiter wählen 5. Periode wählen 6. Option «Monatslohn berechnen» wählen 7. Lohnart Monatslohn wird vorgeschlagen 8. Klick auf Schaltfläche «Berechnen» 9. Klick auf Schaltfläche «Ok» um die Berechnung zu speichern und die Lohnbewegungen anzupassen Monatslohn berechnen 1. Klick auf Symbol «Mitarbeiter» 2. Definieren Sie im Register «Lohnbuchhaltung» des gewünschten Mitarbeiters den gewünschten Nettolohn sowie die Währung. 3. Klick im Menü «Lohnabrechnung» auf den Befehl «Netto-Brutto- Aufrechnung/Nettolohnausgleich» Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 35 / 44

36 Nettolohnausgleich für Krankentaggeld eingebaut Zahlt der Arbeitgeber bei Ausfällen durch Unfall oder Krankheit den Lohn in derselben Höhe fort, sind in der Lohnbuchhaltung die Taggelder zu verbuchen. Sind diese bei den Sozialversicherungen nicht abrechnungspflichtig, vermindern sich die Abzüge und dadurch wird der Nettolohn höher. Mit der Funktion «Nettolohnausgleich» kann in PROFFIX eine Korrektur berechnet werden, so dass der Nettolohn mit Taggeldern dem Nettolohn ohne Taggelder entspricht. Ob der Nettolohnausgleich vorgenommen werden darf, ist vorab in den arbeitsrechtlichen Bestimmungen zu prüfen. Lohnabrechnung ohne Taggeld 1. Erfassen Sie die Taggelder als Lohnbewegung gemäss Abrechnung der Versicherung 2. Klick im Menü «Lohnabrechnung» auf den Befehl «Netto-Brutto- Aufrechnung/Nettolohnausgleich» 3. Periode wählen 4. Option «Nettolohnausgleich» wählen 5. Klick auf Schaltfläche «Berechnen» 6. Klick auf «Ok» um die Berechnung zu speichern. Die ausgewählten Lohnbewegungen werden angepasst bzw. erstellt und stehen bei der Erstellung der Lohnabrechnung zur Verfügung. Lohnabrechnung mit Taggeld ohne Nettolohnausgleich Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 36 / 44

37 Lohnabrechnung mit Taggeld mit Nettolohnausgleich Der Nettolohn entspricht dem Nettolohn ohne Taggelder Steuercode bei Lohnart «Privatanteil Geschäftswagen» Beim Erstellen einer neuen Datenbank wird neu bei der Lohnart «Privatanteil Geschäftswagen» der Steuercode «MWST 8% inkl.» hinterlegt. Ohne den hinterlegten Steuercode auf der Lohnart, kann die Lohnverbuchung nicht gespeichert werden, da nicht beide betroffenen Kontos einen MWST-Code hinterlegt haben. Mit der Angabe des Steuercodes auf der Lohnart, kann bei der Verbuchung der Löhne die MWST korrekt gebucht werden. Bitte beachten Sie, dass der zu verwendende MWST-Code variieren kann. Gemäss MWST-Info Privatanteile müssen Inhaber einer Einzelfirma den Steuercode «Eigenverbrauch 8% inkl.» verwenden. MWST 8% inkl. Für Lohnausweisempfänger (Arbeitnehmer / Verwaltungsräte / eng verbundene, im Betrieb mitarbeitende Personen) «Eigenverbrauch» Für Nicht-Lohnausweisempfänger (Inhaber von Einzelfirmen / Beteiligte an Personengesellschaften ohne massgebende Beteiligung) Details zu Privatanteilen ( MWST-Info 08 Privatanteile) Betreff definierbar für Versand von Lohnabrechnung per Wenn Sie Lohnabrechnungen per versenden, erhalten Sie folgendes Fenster. In diesem können Sie nun neben dem Text auch den Betreff des s definieren. Auszug aus der MWST-Info Privatanteile Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 37 / 44

38 Anzeige in der Mitarbeiter-Verwaltung aller Spalten des Mitarbeiters Alle Spalten der Mitarbeiter-Verwaltung wie Eintrittsdatum, Sozialversicherungsnummer, AHV-Code etc. können Sie in der Tabellenansicht einblenden. Outlook-Integration Im Outlook Add-In «PROFFIX CRM» können Sie nun in den Einstellungen die Vorgabe für die Option «Zuweisungen nicht dauerhaft speichern» definieren. Serviceauftragsverwaltung Mail-Absender für automatischen Mailversand Für die automatischen Meldungen aus einer Serviceposition kann neu pro Standort und/oder Status eine Absenderadresse definiert werden. Hat eine Serviceposition einen bestimmten Status erreicht, werden die Kommunikations-Definitionen überprüft und entsprechend Mails versendet. Automatischen Mailversand definieren 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Hilfstabellen» «Kommunikation Service verwalten» 2. Bestehende Kommunikations-Definition bearbeiten oder neue erstellen 3. Absender pro Definition im Feld «Von» eintragen Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 38 / 44

39 Auftrag ab Standort laden Siehe unter «Standorte um Auftragsnummer erweitert» auf Seite 26 Standard-Installation laden ergänzt siehe Seite 30 Berechtigung auf Installation ab Serviceposition ergänzt Details und Anwendungsbeispiel siehe Seite 27 Zusatztabellen die Installationen enthalten Details und Anwendungsbeispiel siehe Seite 27 Serviceaufträge in DMS ablegen Serviceaufträge werden neu in DMS auch archiviert. Abfragen in Massenmutation Bei Massenmutationen wurden ausgewählte Abfragen nicht berücksichtigt. Dies wurde nun korrigiert. Grösse Notizfenster Neu können Sie die Grösse des Notizfensters ändern. Ist im Feld «Von» keine -Adresse definiert, wird als Absender die Adresse der Einstellungen der «Serviceauftragsverwaltung» übernommen. Vorgaben bei Erfassung aus anderem Modul übernehmen Beim Erfassen eines Serviceauftrags aus der Telefonintegration oder aus dem CRM Infofenster (F10), werden bekannte Daten wie Adresse, Auftrag etc. übernommen. Neue Serviceposition bei Aktivitätserfassung speichern Neu wird bei der Neuerfassung eines Serviceauftrags oder Serviceposition beim Hinzufügen einer Aktivität der Serviceauftrag bzw. Serviceposition gespeichert. Somit ist gewährleistet, dass bei der erstellten Aktivität die Verbindung zum Serviceauftrag oder Serviceposition nicht verloren geht. Tastenkombination von Schnellerfassung geändert Die Tastenkombination für den Aufruf der Schnellerfassung wurde von Ctrl + Insert auf Ctrl + Umschalt + Insert geändert Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 39 / 44

40 Vorgabewerte beim Erfassen einer Aktivität übergeben Beim Erfassen einer Aktivität aus einem Serviceauftrag oder Serviceposition werden bekannte Daten wie Priorität, Auftrag, Mitarbeiter, Adresse/Kontakte etc. übernommen. Neue Listen Es stehen neu zwei Listen im Standard zur Verfügung. Listen «Serviceauftrag Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 40 / 44

41 Liste «Serviceauftrag mit Rapporten» Funktion Standardrapport Mit der Funktion «Standardrapport erstellen» lassen sich Rapporte einfach und effizient aus der Hauptmaske der «Serviceauftragsverwaltung» erfassen, ohne die Serviceposition öffnen zu müssen. Einstellungen Standardrapport definieren 1. Klick auf Modul «Serviceauftragsverwaltung» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 3. Wählen Sie unter «Standardrapport» die Positionsart, welche als Standard definiert werden soll 4. Speichern Sie die Einstellungen (Ctrl + S) Funktion Standardrapport anwenden 1. Klick auf Modul «Serviceauftragsverwaltung» 2. Markieren Sie die Serviceposition, für welche Sie den Rapport erfassen möchten 3. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Standardrapport erstellen» (Ctrl + T) 4. Evtl. Mitarbeiter auswählen (Ist der angemeldete PROFFIX Benutzer identisch mit dem zugewiesenen Mitarbeiter der Serviceposition, wird direkt ein Rapport des Mitarbeiters geöffnet). 5. Rapport ergänzen und mit «Ok» bestätigen Optimierung bei Direktaufruf der Serviceposition Bei einem direkten Aufruf der Serviceposition, wurde bis anhin, wenn die Serviceposition geschlossen wurde, der Serviceauftrag angezeigt. Dieser musste zusätzlich geschlossen werden. Neu wird beim Schliessen einer direkt aufgerufenen Serviceposition das Serviceauftragsfenster auch geschlossen. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 41 / 44

42 Anzeige von erledigten und gesperrten Serviceaufträgen Mit dem Symbol «Erledigte Serviceaufträge anzeigen» wurden erledigte und gesperrte Serviceaufträge wieder sichtbar. Neu können Sie zwischen erledigten und gesperrten Serviceaufträgen unterscheiden. Erledigte Serviceaufträge anzeigen Aktivieren Sie das Symbol «Erledigte Serviceaufträge anzeigen», um Serviceaufträge die einen Status der Statusart «erledigt» zugewiesen hat und die Option «Sperren» nicht gesetzt ist, anzeigen zu lassen. Gesperrte Serviceaufträge anzeigen Aktivieren Sie das Symbol «Gesperrte Serviceaufträge anzeigen», um Serviceaufträge die einen Status ausweisen bei dem die Option «Sperren» aktiviert ist. Farben je Status für Anzeige in Tabelle eingebaut Pro Status können Sie zur besseren Übersicht eine Farbe hinterlegen. Die Serviceaufträge werden nun in der Tabellenansicht, in den definierten Farben angezeigt. Gesperrte Serviceaufträge werden standardmässig mit grauem Hintergrund und Eskalierte in Roter Schrift angezeigt. Telefon-Integration Anzeigedauer des Anruffensters verlängert, wenn Nummer besetzt Ist eine gewählte Nummer besetzt, wurde bis anhin das Anruffenster 3 Sekunden angezeigt. Anschliessend wurde die Verbindung unterbrochen und das Anruffenster ausgeblendet. Aufgrund der kurzen Anzeigedauer des Anruffensters, wurde die Besetzt- Anzeige oftmals missachtet. Aus diesem Grund wurde die Anzeigedauer auf 5 Sekunden verlängert. Daten aus Telefonrapporten für Adressnotiz, Rapport, Aktivität übernehmen siehe Seite 19 Telefonanrufe nach USA Beim Wählen von Telefonnummer der USA konnte die Telefonintegration keine Verbindung aufbauen. Die Vorwahl nach USA wurde korrigiert. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 42 / 44

43 Webshop Zustellung von Zugangsdaten zum Webshop siehe Seite 16 Überprüfung Zahlungskonditionen für Rechnung, Nachnahme, Kreditkarte Beim Speichern der Einstellungen betreffend Adressen und Dokumente wird neu geprüft, ob die Zahlungskonditionen der Zahlungsarten Rechnung, Nachnahme, Kreditkarte unterschiedlich sind. Einstellungen 1. Klick in den Einstellungen des Webshops auf Schaltfläche «Adressen/Dokumente» 2. Definieren Sie unterschiedliche Zahlungskonditionen pro Zahlungsart Einstellung für Reihenfolge der Auflistung der Zahlungsarten ergänzt Die Reihenfolge der Zahlungsarten lässt sich für den Webshop neu definieren. Wählen Sie dazu die Schaltfläche «Adressen/Dokumente» in den Einstellungen des Webshops. Optimierung von Adressen bei Registrierung Wird bei der Registrierung Firmenname, Vorname und Nachname angegeben, so erstellt PROFFIX in der «Adressverwaltung» eine Adresse mit einem Kontakt. Zusätzlich wird ein Eintrag im Register «Webshop» mit den Zugangsdaten für den Kontakt hinzugefügt. SIX Saferpay-Zahlungen Option «Zahlung buchen» Mit der neuen Option «Zahlung buchen» können Sie Zahlungen von SIX direkt verbuchen lassen, so werden diese beim Tagesabschluss von SIX an das Kreditinstitut weitergeleitet. Einstellungen vornehmen 1. Klick auf Modul «Webshop» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 3. Klick auf Schaltfläche «Provider» 4. Option «Sixpay aktivieren» um Kreditkartenzahlungen über SIX abzuwickeln 5. Tragen Sie die Account-ID ein 6. Evtl. Option «Zahlungen buchen» aktivieren Ist Option «Zahlungen buchen» gesetzt, werden die Zahlungen von SIX direkt verbucht, so dass diese beim Tagesabschluss von SIX an das Kreditkarteninstitut weitergeleitet werden. Beachten Sie, dass Sie in Ihrem Saferpay-Konto, unter «Administration» «Konten» «Benutzereinstellungen» der «automatische Tagesabschluss» aktiviert ist, damit der Tagesabschluss automatisch gestartet wird. Ist die Option «Zahlung buchen» nicht aktiviert, werden alle Zahlungen im Saferpay-Konto als provisorisch angezeigt und diese müssen manuell zur Abbuchung freigegeben werden. Layoutanpassungen Diverse Optimierungen und Anpassungen für die Layoutgestaltung des Webshops wurden in der CSS (VistaTheme.css) vorgenommen. Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 43 / 44

44 Stand September 2012 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 44 / 44

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