Praxistest SHK-Software

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1 als EDV-Checkliste Praxistest SHK-Software Fachverband SHK NRW Lindenstraße Düsseldorf Tel.: (0211) Fax: (0211) Stand März 2004

2 Inhaltsübersicht Seite 1. Kundenstammdaten Artikel- und Leistungsstammdaten Personalstammdaten 7 4. Angebot und Kalkulation Preisanfragen Arbeitsvorbereitung Bestellwesen Baustellenüberwachung/Nachkalkulation Erfassung und Kalkulation von Nachträgen Aufmaß Abrechnung Kundendienst- und Wartungaufträge (-verträge) Auswertung von Kundendienst- und Wartungaufträgen (-verträgen) Kassenbuch/Ladenkasse Verwaltung und Auswertung von Ausgangsrechnungen (Rechnungsausgangs-Buch) Verwaltung von Eingangsrechnungen 18 Selbstauskunft 17. Zeitwirtschaft Profitcenter Unterstützung von Marketingmaßnahmen Schnittstellen Digitale Archivierung und Telefonie Mobile Datenerfassung/Datenübertragung a) KD-Bereich 21 b) Montagebereich Werkzeug-/Geräteverwaltung Betriebssystem, Vernetzung, Datenverwaltung Allgemeine Informationen Benutzerunterstützung 23 Legende: 1 Leistungsmerkmal ist vorhanden Leistungsmerkmal ist nicht vorhanden w Leistungsmerkmal ist teilweise vorhanden Z Leistungsmerkmal ist in eigenem Zusatzprogramm vorhanden (Selbstauskunft gilt für ganze Kapitel) beliebig viele * Voller Leistungsumfang von Vaillant Winsoft in Verbindung mit den Zusatzmodulen der Firma Informationssysteme GmbH, Landshut. 2

3 Praxistest SHK-Software Fachverband führt erneut umfangreiche Testreihe durch. Ob 1-Mann- oder 100-Mann-Betrieb Auswahl und Kauf von Software müssen gut vorbereitet sein. Checklisten und Pflichtenhefte sind dabei hervorragende Hilfsmittel. Aus diesem Grund hat der EDV-Arbeitskreis des Fachverbandes SHK NRW unter der Leitung von Herrn Alfred Jansenberger, stv. Geschäftsführer des Fachverbandes, zum 8. Mal einen umfangreichen Praxistest von SHK-Software durchgeführt und die Ergebnisse in einer SHK-Software-Übersicht zusammengefasst. Wie bereits in den Jahren zuvor wurden alle dem Fachverband bekannten Software-Hersteller angeschrieben und zur Teilnahme am Software-Test eingeladen. 21 Softwarehäuser folgten der Einladung und stellten die Praxistauglichkeit ihrer Produkte in einem zeitlich und inhaltlich aufwendigen Verfahren unter Beweis. Nach der Durcharbeitung der vorgegebenen Checkliste im eigenen Haus, fand ein eintägiger Praxistest, zumeist in den Räumlichkeiten des Fachverbandes, statt. Nun waren die Prüfer des Fachverbandes an der Reihe, allesamt gestandene Handwerksunternehmer mit großer Erfahrung im täglichen Einsatz von EDV. Die unterschiedlichen Bereiche der Software, von der Stammdatenverwaltung über die Angebotserstellung bis hin zur Abrechnung, aber auch Kundendienst und Wartung wurden genauestens unter die Lupe genommen. Dabei wurde manches mit Musterbeispielen überprüft, anderes einfach durch Abfragen und Vorführen abgehandelt. Die Tage waren lang, manches Hotelzimmer musste nochmals auf die schnelle für eine weitere Nacht verlängert werden, aber am Ende hatte sich die Mühe doch für alle Beteiligten gelohnt. Die permanente technische Weiterentwicklung hat den Umfang der Kriterienliste deutlich erhöht. Neue Themen, wie z.b. digitale Archivierung, mobile Datenerfassung oder und Telefonie halten Einzug ins Handwerk und müssen in einer derartigen Software-Übersicht berücksichtigt werden. Um diese Aufgabe zu bewältigen, ohne den zeitlichen Aufwand zu überdehnen hat sich der Arbeitskreis dazu entschlossen, Kriterien für diese Bereiche zu formulieren, die Beantwortung jedoch als Selbstauskunft der Softwarehäuser zu gestalten und diese Punkte nur einer stichprobenartigen Überprüfung beim Test zu unterziehen. Die Punkte sind in der Liste als solche gekennzeichnet. Als Fazit des Tests lässt sich sagen, dass die Softwarehäuser nach den aufwendigen aber letztlich unproduktiven Themen der vergangenen Jahre (Jahr-2000-Problematik und Euro) wieder Zeit in die inhaltliche Weiterentwicklung ihrer Produkte stecken konnten. Software für den SHK- Bereich ist mittlerweile ein hochkomplexes Produkt, das nichts mehr mit den einfachen Fakturierprogrammen von vor 10 Jahren gemeinsam hat. Leider, und auch das war eine Erkenntnis aus den Gesprächen mit den Anbietern, werden viele Möglichkeiten der Programme nicht ansatzweise genutzt. Das mag zum einen an der mitunter komplizierten Handhabung liegen nach dem Motto mit dem Programm geht zwar alles schneller, es dauert nur länger andererseits aber auch an der geringen Bereitschaft der Handwerker in Schulung zu investieren. Das Rationalisierungspotential ist noch sehr hoch. Hier gibt es viel zu tun für die Anwender, die Softwarehersteller und auch für die Berater der Fachverbände. Zufrieden mit dem Ergebnis: Alfred Jansenberger, stv. Geschäftsführer Betriebswirtschaft, und Anna Fries, Projekt-Referentin Neu: SHK-Software-Treff im Internet! Zusätzlich zur gedruckten Form werden die Ergebnisse diesmal auch im Internet publiziert. Das ermöglicht eine schnelle Aktualisierung und Erweiterung der SHK-Software-Übersicht. Hier gibt es auch keine Platzbeschränkung, sodass weitere spannende Themen rund um das Thema SHK-Software präsentiert werden können. Sie erreichen den SHK-Software-Treff über die Internetadresse des Fachverbandes Dort finden Sie die aktuellen Ergebnisse des Praxistests SHK-Software samt Erläuterungen zu den einzelnen Kriterien zum Anschauen und Runterladen, sowie hilfreiche Informationen zu den beteiligten Softwarehäusern und deren Produkten. Mit einem Password gelangen Innungsbetriebe in einen geschlossenen Nutzerbereich mit einem Forum zum kollegialen Erfahrungsaustausch über die Stärken und Schwächen der jeweiligen Produkte, zusätzlichen Fachinformationen sowie einem Glossar mit wichtigen Begriffen aus dem EDV-Bereich. Bis Ende März ist der Zugang für alle Besucher frei zugänglich. So finden Sie die passende Software! Mit Ihrer Software erfassen Sie die Daten Ihrer Kunden, Ihre Reparaturaufträge und Wartungen mit anschließender Fakturierung. Sie wickeln damit Ihre Projekte ab, vom Angebot über Preisanfragen, Bestellungen bis hin zur Nachkalkulation und Abrechnung. Die EDV wird damit das mit Abstand wichtigste Werkzeug in Ihrem Unternehmen. Gut organisierte Betriebe bilden ihre gesamten betrieblichen Abläufe mit EDV ab, sparen damit Zeit und Geld und verschaffen sich darüber echte Wettbewerbsvorteile. Fehlentscheidungen beim Softwarekauf sind immer kostspielig und können ein Unternehmen sogar existentiell gefährden. Gehen Sie daher systematisch und überlegt vor: Schritt 1: Legen Sie genau fest, was die Software leisten soll. Beginnen Sie mit den Abläufen in Ihrem Betrieb und entwickeln Sie daraus ein konkretes Anforderungsprofil (Pflichtenheft). Bereits hier hilft Ihnen die SHK-Software-Übersicht. Schritt 2: Wählen Sie nun anhand Ihres Pflichtenheftes und der SHK-Software- Übersicht in Frage kommende Anbieter aus. Sind Sie mit EDV nicht sehr vertraut, sollten Sie dabei auch auf räumliche Nähe eines Ansprechpartners achten. Schritt 3: Prüfen Sie die ausgewählten Programme bei den Vorführungen entsprechend Ihrem Pflichtenheft. Fragen Sie nach Referenzbetrieben und erkundigen Sie sich dort. Achten Sie auch auf Hardware-Voraussetzungen und Folgekosten (Software-Pflege). Eine Testinstallation in Verbindung mit einer Einweisung schützt vor bösen Überraschungen. Nehmen Sie die Schulungsangebote der Anbieter wahr, denn nur wenn Sie und Ihre Mitarbeiter das Programm wirklich beherrschen, kommen die positiven Auswirkungen der Investition zum Tragen. So vorbereitet klappt der Programmkauf reibungslos. Bei jedem Schritt sind Ihnen die Berater des Fachverbandes gerne behilflich. 3

4 1. Kundenstammdaten 1 Adressen verwalten (anlegen, ändern) - Adressverwaltung aus jedem Programmteil erreichbar 1w Hierarchische Verknüpfung von Adressen 1w Integration eines PLZ-Programmes > PLZ erscheint nach Eingabe der Adresse w w > Ort erscheint nach Eingabe der PLZ Adressen kopieren mit allen Bestandteilen - wahlweise mit Wartungsverträgen, Anlagedaten und historie, Karteikarten etc Adressbestandteile und zugleich Suchkriterien > Kundenname, -nummer, -gruppe > Postleitzahl (-zone, -region), Ort, Strasse > Telefon-Nummer (Anzahl) > Telefax-Nummer, - und Internet-Adresse > Suche über Adress-Fragemente mit Verknüpfung > Verweis auf bereits vorhandene Adressen - Eigentümer und Hausverwaltung Ansprechpartner Hausmeister > Fahrtzone > Umsatzsteueridentitäts-Nummer (UID) > Bankverbindung des Kunden - IBAN und BIC / S.W.I.F.T Dokumentenversand an eine abweichende Versandanschrift ohne manuellen Eingriff - mit Hinterlegung der Historie (Rechnungen) bei der Versandanschrift 7 Druck von Adresslisten, Etiketten und Briefen mit vorherigen Selektionsmöglichkeiten > Übergabe einer Steuerdatei an Office-Pakete (MS-Office, Open-office etc.) > Übergabe einzelner Adressen (beliebige Felder) an beliebige Vorlagen eines Textprogrammes w w Zuordnung von kundenbezogenen Zahlungsbedingungen - getrennt nach Projekt und Kleinteilerechnung 1111w1 111w Zuordnung eines Mehrwertsteuerschlüssels w Kundenbezogene Preise > prozentuale Abschläge auf den Rechnungsbetrag getrennt nach Lohn und Material > spezielle Stundenverrechnungssätze > Materialpreislisten mit unterschiedlicher Zuschlagsstruktur w1 1 - getrennt nach Projekt und Kleinteilerechnung > Festpreise für bestimmte Artikel für liefern und montieren > Listung der Kunden mit Sondervereinbarungen

5 11 Hinterlegung von Fahrtkostenvereinbarungen 1111w11111w Möglichkeit (Warn-) Hinweise zu setzen Mahnsperre Listung der nichtgemahnten fälligen OPs Hinterlegung von Bildern und Grafiken Hinterlegung von beliebigen Fremddateien mit direktem Zugriff Verknüpfbare Selektionsmerkmale (mind. 5) > als freie Texteingabe > als Auswahlbox (frei definierbar) Verknüpfung mit einem programmeigenen Terminprogramm Z mit Erinnerungsfunktion Z Anzeigemöglichkeit aller Dokumente, die zu der Adresse erstellt wurden - Rechnungen wahlweise mit Einzelpositionen mit Selektion von/bis Datum Bauteilhistorie zur Objektadresse Kundenhistorie Artikel- und Leistungsstammdaten 1 Suchen über Artikelnummer, alternativer Artikelnummer, Matchcode, eigenen Suchbegriff, EAN, Hersteller/Lieferant mit Aufsetzen an vorgegebener Stelle und Vorwärts- und Rückwärtsblättern - nach Textfragmenten, in beliebiger Reihenfolge ohne einschränkende Regeln - unter Berücksichtigung von Synonymen Zuordnung von Kostenarten für Material, Lohn und Sonstiges (Fremdleistungen) - mit unterschiedlichen Zuschlagsfaktoren für Kalkulation und Kleinteilerechnung - Zuordnung kann erfolgen über Hauptwaren-, Waren- oder Rabattgruppen Zuordnung von Festpreisen für den Verkauf > für das Material > für die Montage (e-betrag) mit Rückerrechnung von Lohnminuten > für Material und Lohn > als zeitlich begrenzter Aktionspreis > Listung der Artikel mit Festpreis Zuordnung von Fremdleistungen Informationen je Artikel > Bruttopreis, Nettopreis, zusätzlicher EK-Preis w > zeitlich begrenzter Aktionspreis (EK) > Preis für die Kleinteilefakturierung

6 > Warengruppe und Rabattgruppe mit Rabattsatz > Preiseinheit (änderbar) > Artikelansicht umschaltbar Preisänderung per TZ (Teuerungszuschlag) auf Bruttound Nettopreis mit Selektion > von/bis Artikel-Nr > nach Hersteller > nach Lieferant > nach Warengruppe Anlegen von Artikel-Sets (Jumbos/Stücklisten) > Verschachteln von Artikel-Sets > Verarbeitung der Satzart J (Artikel-Sets) Speicherung von Anhaltepunkten/Textstopps Speicherung von Lohnminuten (Montagezeit), Auslesen und Zurückspielen von Lohnminuten > Automatische Übernahme einer Minutendatei in ein eigenes Feld (getrennt von den eigenen Minuten) Anzahl der Minutenfelder je Artikel Verarbeitung von Leistungssatz C 11 Hinterlegung von Bildinformationen > Übernahme von Datanorm 5-Dateien > mit wahlweisem Ausdruck im Angebot Drucken von frei definierbaren Brutto-/Netto-/Verkaufspreislisten und Artikeletiketten (mit/ohne Preis) mit freier Artikelzusammenstellung Artikeletiketten mit Barcode Einlesen von DATANORM.RAB mit Änderungsprotokoll manuelles Löschen von Artikel über > Artikel-Nr. (von/bis) > Hauptwaren-, Waren-, Rabattgruppen 1111w1111ww11w Anzeige des aktuellen Preises und des Datums der aktuellen Preispflege > Anzeige des vorherigen Preises 11111w des Datums der vorherigen Preispflege Artikel-Statistik mit Selektion von/bis Datum > für alle oder ausgewählte Artikel 11 Z w111 > für bestimmte Artikelgruppen oder Hersteller 11Z > Anzeige - von Menge, EK, VK 11 Z des Bruttopreises 11 Z > mit Sortiermöglichkeit nach - Deckungsbeitrag/Rohertrag 1 Z Umsatz (zum VK oder EK) 11 Z Menge 11 Z > Erstellung einer frei definierbaren Liste 11 Z Erstellung von DATANORM-Datensätzen Z Z 6

7 3. Personalstammdaten 1 Name und Geburtsdatum w111 Z Vollständige Adresse einschließlich Telefon, Handy, Fax, und Bankverbindung w111 Z Bild des Mitarbeiters Z Beginn und Ende der Beschäftigung Z Merker, dass ehemalige Mitarbeiter nicht mehr angezeigt werden Z Karteikarte (Textfeld) Z Vergütung (Gehalt, Stundenlohn etc.) Z Vergütung ab Datum (zumindest als Textfeld) Lohngruppe (Angestellter, Monteur, Helfer,...) Lohnselbstkosten Erstellung von frei definierbaren Mitarbeiterlisten mit Selektion nach Lohngruppen mit Selektion nach Eintrittsdatum Angebot und Kalkulation 1 Anzahl der Gliederungsstufen bei der Angebotserstellung (Los, Titel, Position etc.) 2 Los-, Titel-, Positions-Nummernvergabe wahlweise automatisch und/oder manuell Länge der Positionsnummer (Anzahl der Stellen) Titelarten > Normaltitel > Pauschaltitel w > Alternativtitel > Eventualtitel Positionsarten > Normal-, Alternativ-, Eventualposition > Neutralposition 1 w > Interne Kalkulationsposition (Schattenposition) Artikel-Set-Verarbeitung (Unterposition) > Darstellung des Artikel-Sets - ohne Ausweis der Set-Bestandteile - nur mit Text bzw. Menge und Text mit Menge, Text und Preis > Errechnung des Setpreises - durch Addition der Preise der Unterpositionen - mit eigener Kalkulation des Artikel-Sets > Verarbeitung von Auswahl-Positionen im Set Pauschalangebot 8 Merker setzen Hinweis vor dem Ausdruck, wenn Merker noch gesetzt ist Einfügen/Löschen von Losen, Titel, Positionen mit automatischer/manueller Neunummerierung 10 Einfügen von Textabschnitten 7

8 11 Sperrung von Bereichen (von/bis) für automatische Neuberechnung der Nummerierung Kopieren von > gesamten Angeboten unter neuer Projekt-Nr. > Titeln, Positionen (von/bis) innerhalb eines Angebotes oder in ein neues Angebot komplett 13 Verschieben von > Titeln (von/bis) innerhalb eines Angebotes oder in ein neues Angebot > Positionen (von/bis) innerhalb eines Angebotes oder in ein neues Angebot Hinterlegung von internen Informationen Speicherung der Stammdaten während der Angebotserfassung Montageminuten Voreinstellung des Minutenfeldes im Artikelstamm Wahlmöglichkeit des Minutenfeldes je Position Speicherung von abgeänderten Minutenwerten Faktor zur Veränderung der Lohnminuten 17 Abruf gespeicherter Kalkulationswerte (Kalkulationsschema) unterschiedliche Kalkulationsschemata Zuschläge von/bis Titel Mindestens 3 Zuschläge aufeinander von/bis Position 11111w nur auf Lohn nur auf Material auf Lohn und Material - titelübergreifend Verarbeitung von zumindest einem Folgerabatt w1 - wahlweise mit Aktualisierung des Verkaufspreises Positionsfestpreis vorgeben Rundung des Einheitspreises Eingabe einer Rundungstabelle möglich Endsummenberechnungen > Vorgabe einer fixen Endsumme - wahlweise brutto/netto getrennt für Lohn oder Material > prozentualer Zu-/Abschlag auf die Endsumme Vorgabe der Verteilung auf Lohn und Material > Vorgabe eines Gesamt-Deckungsbeitrages - Vorgabe eines Deckungsbeitrages pro Stunde > Hinweis auf Unterschreitung des Einkaufspreises positionsweise der Mindestzuschläge positionsweise Nachträgliche Änderung der Aufschläge > auf Material oder Lohn 8

9 - über Kostenarten Material 111w über Kostenarten Lohn > auf Fremdleistungen Schnelländerung von Mengen, Preisen, Minuten 1111w w Wahlweise Aktualisierung von Projektdaten > Einkaufspreise - wahlweise mit Aktualisierung des VK > Texte > Minuten > Hinweis auf Artikel, die nicht mehr im Datenbestand sind Permanente Sicherung der erfassten Daten bis zur letzten abgeschlossenen Position 28 Formatierungsmöglichkeit für alle Angebotstexte mind. Fett, Kursiv, Unterstreichen Unterschiedlich gelöst, bitte beim Anbieter nachfragen! Einfügen von Bildern ins Angebot 1w Ausdruck > von/bis Los, Titel, Position 1w111w > von/bis Seite > wahlweise mit Lohn und Material getrennt > mit Zwischensummen für Titel - mit Zwischensummen für Seiten entsprechend dem Seitenumbruch des Fremd-LVs 31 Angebotsstatistik > Anzahl und Wert der geschriebenen Angebote von/bis Datum mit weiterer Selektion nach w111 - dem Status des Angebots Z Profitcentern Sachbearbeiter (Mitarbeiter) Z > Verknüpfungsmöglichkeit der vorstehenden Kriterien > Verwaltung von Nachfassterminen mit Textfeld Vergabe von mindestens 5 Angaben zum Projektstatus w Projektsuche nach > Projekt-, Kundennummer oder -name, Objekt > eigenem Suchbegriff > Projektstatus > eigenen Kriterien Projektbezogene Verwaltung von Fremddateien w

10 5. Preisanfragen 1 Ausdruck der Massenauszüge für Material/Fremdleistungen mit Selektionsmöglichkeit nach > Los, Titel, Position > mit Auflösung der Artikel-Sets > getrennt nach Lieferanten mit den jeweiligen Artikelnummern 2 Erstellung eines Preisspiegels > manuell durch Eingabe der Preise > automatisch durch Einlesen der Bieterdatei als > GAEB D > UGL-Datei > jeweils mit Anzeige des Idealbieters ww w 3 Schnellerfassung/Änderung der > Einkaufspreise je Artikel w > prozentualen Abschläge > je Los, Titel w1 > je Position > je Materialgruppe (Kostenart) > mit Markierung von/bis Position Arbeitsvorbereitung 1 Ausdruck der Massenauszüge als Arbeitszeitliste mit Selektionsmöglichkeit nach > Los, Titel > Position > mit Korrekturfaktor für Arbeitszeit Ausdruck der Massenauszüge als Materialauszug mit Selektionsmöglichkeit nach > Los, Titel > Position > mit Auflösung der Artikel-Sets 3 Ausdruck wahlweise mit internen Informationen Bestellwesen 1 Änderung der Händlerkennung Ausdruck der Massenauszüge für Material und/oder Fremdleistungen > mit Selektionsmöglichkeit nach Los, Titel, Position > mit Auflösung der Artikel-Sets mit automatischer Erstellung von Unterpositionsnummern > getrennt nach Lieferanten aufgrund der (abänderbaren) Händlerkennungen > ohne Artikelnummer > mit EAN-Nummern Sondernachlass auf Gesamtbestellung w w 4 Bearbeiten der Bestellvorschlagsliste

11 8. Baustellenüberwachung/ Nachkalkulation 1 Erfassung von Material(rück)lieferungen mengen- und wertmäßig > für das Projekt > je Los, Titel > je Position 1 1w > je Kostenstelle Erfassung von Eingangsrechnungen/Gutschriften > für das Projekt - Aufteilung einer Rechnung auf mehrere Projekte > je Los, Titel > je Position > je Kostenstelle Erfassung der Monteurkosten bzw. Berücksichtigung der Monteurkosten aus der Zeiterfassung (Lohnarten und Menge) > für das Projekt > je Los, Titel > je Position > je Kostenstelle > Automatische Weiterleitung erfasster Stunden in die Zeitwirtschaft Z Anzeige der aufgelaufenen Kosten des Projektes (Soll-Ist-Vergleich) > Material, Fremdleistungen > Lohnkosten und Stunden gesamt - Lohnkosten und Stunden je Mitarbeiter > Anzeige des DB gesamt und je Stunde Anzeige der Kosten je Kostenstelle getrennt nach Lohn, Material, Fremdleistungen Übersicht über Material, Lohn, Fremdleistungen > angeboten > geliefert > aufgemessen > abgerechnet > jeweils wert(w)- und mengenmäßig(m) > Anzeige dieser Werte mit Selektion nach - Los, Titel Position Auswertung über alle Aufträge von/bis Datum > Lohn-, Material-, Fremdleistungsein- und -verkauf, durchschnittlicher Zuschlag in % > Deckungsbeitrag gesamt und pro Stunde mit Selektion nach 1 Z Profitcentern Z Z 1 11w w - Mitarbeitern (Bauleiter) 1 Z w Kunden 1 Z

12 9. Erfassung und Kalkulation von Nachträgen und Regiezeiten 1 Separate Kennzeichnung von Nachtragspositionen Separate Kalkulation von Nachtragspositionen Separate Lohnerfassung für Nachtragspositionen w Separate Lohnerfassung von Regiestunden 1w Separater Ausdruck der Nachtragspositionen Zuordnung von Nachträgen zum Hauptangebot mit Übersicht der Nachtragsnummern 1w Aufmaß 1 Ausdruck eines Aufmaßerfassungsblattes - mit Selektion nach Los, Titel mit Selektion nach Positionen mit Auflösung von Artikel-Sets frei definierbare Anzahl der Zeilen je Position Aufmaßerfassung > mit schnellem Zugriff auf einzelne Positionen und freier Schreibweise zur Mengenermittlung > mit Auflösung von Artikel-Sets > mit vorgegebenen Formelabläufen mit hinterlegten eigenen Formeln Erfassen von Nachtragspositionen ohne Änderung der bestehenden Positions-Nr.-Logik Erfassung/Speicherung von > Aufmaßdatum und -nummer > Seitennummer des handschriftlichen Aufmaßes > Ordnungszahlen (z.b. Raumnummer) 5 Ausdruck der Massenberechnung > nach Aufmaßnummer > nach Los, Titel > von/bis Position > nach Ordnungszahl > in der Reihenfolge der Erfassung in der handschriftlichen Vorlage > als Massennachweis (Aufmaßfahne) > mit Aufsummierung > nach Ordnungszahlen > nach Aufmaßdatum > mit Einheitspreisen > mit Zusammenstellung nach den Seiten (von/bis) des handschriftlichen Aufmaßes Ausdruck mit Lohnminuten für Akkordabarechnung

13 11. Abrechnung 1 Übernahme der Angebots- oder Aufmaßdaten mit Festschreibung von Positionsnummern, Preisen und prozentualen Zuschlägen von/bis Los, Titel, Position, Unterposition (Artikel-Sets) 2 Übernahme der Lieferscheindaten für die Abrechnung Verwaltung von > Sicherheitseinbehalten > gestellten Teilrechnungen kumulierend > bezahlten Teilrechnungen > angeforderten Akontozahlungen kumulierend > geleisteten Akontozahlungen Kundendienst- und Wartungsaufträge (-verträge) 1 Suche bei der Auftragsannahme über den Rechnungsempfänger, die Objektanschrift (Strasse, Geschoss, Wohnungslage bzw. -nummer), den Mieter oder die Wohnungsverwaltung 2 Bei der Auftragserfassung Zugriff auf > Eigentümer, Eigentümergemeinschaft, Hausverwaltung, Hausmeister, Mieter oder sonstigen Ansprechpartner w w > Karteikarte (Textfeld) für sonstige Adressen w111 > alle zum Eigentümer gehörenden Adressen Festlegung für den Auftrag, wer von den vorgenannten Personen Rechnungsschuldner und/oder -adressat ist 4 Anlagenverwaltung > Zuordnung beliebig vieler Anlagen zu einer Objektadresse mit direkter Einsicht der technischen Daten/Beschreibungen > Sind zu jeder Anlage die technischen Daten/Beschreibungen direkt einsehbar? > Ist erkennbar, ob es Wartungsverträge zu den Anlagen gibt und sind diese direkt einsehbar? > Können zu jeder Anlage Dateien hinterlegt und direkt eingesehen werden? Technische Daten der Anlage > Sind für die Erfassung von techn. Daten Standardmasken hinterlegbar? > Können diese Masken (Raster) für konkrete Anlagen beliebig verändert bzw. angepasst werden? > Können die Anlagen nach den einzelnen Feldern selektiert werden? w1 > Selektion auch nach unscharfen Kriterien Wartungsverträge > Kann jeder Anlage ein separater Wartungsvertrag zugeordnet werden? > Können mehrere Anlagen zu einem gemeinsamen Wartungsvertrag gehören? w mit Anzeige aller Anlagen, die zu dem Wartungsvertrag gehören w

14 > Anzeige von Vertragsbeginn und -ende > Eingabe periodischer Wartungstermine - wochenweise monats-, quartals-, halbjahres-, jahresweise - Eingabe a-periodischer Wartungstermine > Hinterlegung kalkulatorischer Werte - Materialkosten Zeitvorgaben/Lohn Fahrtkosten sonstige Kosten > Berücksichtigung von Zahlungsbedingungen > Hinterlegung von Checklisten für den Monteur - frei definierbar beliebige externe Dokumente w w > Hinterlegung einer Materialstückliste Erstellung einer Bestellvorschlagsliste > Hinterlegung von - Anlagentypen (Heizung, Sanitär, etc.) - Monteurgruppen (Qualifikation) Monteuren > Rechnungsstellung - vor oder nach Ausführung der Arbeit w nach festgelegtem Termin - periodisch (Monats-, Quartals-, Jahresrechnung) als Sammelrechnung 111w Auftragserfassung > Hinweise bei der Auftragserfassung - Kunde gesperrt offene Posten 1w überfällige Posten 1w > Direkte Erfassmöglichkeit von - Auftragsannehmer Annahmezeit Auftragserteiler (Anrufer) Wunschtermin zur Ausführung (selektierbar) w1 - Kontaktperson vor Ort Bestellnummer des Kunden (selektierbar) > Zugriff auf Historie mit Selektion nach - Rechnungs- oder Objektanschrift Anlage > Zuordnung des Auftrages zu einem Projekt mit Angabe der Projektnummer > Zuordnung des Auftrages zu einer Auftragsart mit weiterer Unterteilung, z.b. Kostenstellen > Erfassung von Auftragstext und Arbeitsanweisung - als freier Text in beliebiger Länge w

15 - über Aufruf von Text/Textbausteinen Z > Automatische Anzeige von Informationen vom letzten Einsatz automatische Erfassung von Material aus dem Artikelstamm > Hinweis auf anstehenden Wartungstermin > Erfassung des erforderlichen Materials - aus dem Artikel-Stamm als Position aus einem Angebot mit Zugriff auf Lagerwirtschaft mit Haupt- und Nebenlager (KD-Kfz) > Übernahme von Anlagedaten in den Arbeitsschein > Aufrufmöglichkeit eines Terminplaners mit visueller Darstellung der freien Termine - Möglichkeit der Terminplanung in Abhängigkeit von Fahrtzonen/Zielregionen w > Planung der Kundendienst- und Wartungsaufträge > nach Terminvorgaben - tageweise wochenweise monatsweise > nach geographischen Gegebenheiten > nach Monteuren > Monteurgruppen (Kategorisierung) > mit beliebiger Verknüpfung dieser Kriterien Ausdruck der Aufträge > mit Übernahme folgender Daten - ausgewählte Daten aus der Auftragserfassung Checklisten für den Monteur sonstige Hinweise aus den Kundenstammdaten Anlagenhistorie über vorherige KD-Einsätze 1w zeitlich eingrenzbar letzte Messdaten > Ausdruck von Aufträgen und Checklisten auf unterschiedlichen Druckern > Ausdruck mehrerer Aufträge nach den Kriterien der Auftragsplanung > Ausdruck von Auftragskurzlisten als Zusammenstellung für den Monteur > Übermittlung eines Auftrages per SMS Abrechnung > wahlweise Übernahme der Daten aus der Auftragserfassung in die Rechnung - Auftragstext/Arbeitsanweisung vorerfasste Materialien mit Ausweis des Differenzbetrages, wenn Material bereits im WV enthalten ist. > Anzeige der bereits erfassten

16 > Lohnkosten (Stunden) > Eingangsrechnungen (Material/Fremdleistungen) > Abrechnung eines KD-Auftrag über unterschiedliche Rechnungen > Ausdruck ausgefüllter Überweisungsträger auf eigenem Drucker Auftragsverfolgung > Anzeige offener Aufträge - mit weitergehender Selektion (Kostenstelle, Mitarbeiter etc.) ohne Termin > Anzeige von teilfertigen Aufträgen > Anzeige von fertigen Aufträgen - die noch nicht abgerechnet sind Verwaltung von Störfällen Automatische Preisänderung bei WV > mit Selektion nach Vertragsarten > in Prozent > absolut Auswertung von Kundendienst-/Wartungsaufträgen (-verträgen) 1 Weiterleitung der Rechnungsdaten > in die Lohnverwaltung (Std.) > in die Materialverwaltung Anzeige nachfolgender Werte für alle abgerechneten Kundendienstaufträge von/bis Datum - Lohneinkauf, -verkauf, -zuschlag in % Materialeinkauf, -verkauf, -zuschlag in % Fremdleistungseinkauf, -verkauf, -zuschlag in % Deckungsbeitrag gesamt Deckungsbeitrag pro Stunde 1 Z > mit weiterer Selektion nach - Profit-Centern 1 Z Kunden Monteuren 1 Z Monteurgruppen mit Verknüpfung nach diesen Kriterien > Anzeige der Werte als Liste mit den Einzelaufträgen Anzeige nachfolgender Werte für alle abgerechneten Wartungsaufträge von/bis Datum - Lohn- und Materialein- und -verkauf, durchschnittl. Zuschlag in % 1 Z Sollzeit und Istzeit 1 Z Deckungsbeitrag gesamt 1 Z Deckungsbeitrag pro Stunde 1 Z > mit weiterer Selektion nach - Profit-Centern 1 Z

17 - Kunden 1 Z Monteuren 1 Z Monteurgruppen 1 Z Wartungsarten (bei Wartungsverträgen) 1 Z mit Verknüpfung dieser Kriterien 1 Z > Anzeige der Werte als Liste mit den Einzelaufträgen 1 Z Bestand an Wartungsverträgen > Listung aller WV mit Angabe der Stückzahl und der Vertragssumme 1111w mit Selektion nach Gewerken und Vertragsarten 1111w > Listung der Zu- und Abgänge an WV mit Angabe der Stückzahl und der Vertragssumme 1111 w w111 - mit Selektion nach Gewerken und Vertragsarten 1111w Kassenbuch/Ladenkasse 1 Mehrkassenfähiges Kassenbuch mit Verwaltung von Konten und Steuerschlüsseln 2 Ladenkasse mit Rückgriff auf alle Großhändlerkataloge mit festen VK-Preisen inkl. USt Z > Bestandsbuchung im Lager vornehmen Z mit online-verbindung zum Lager Z > Ausdruck als Lieferschein möglich Z > Baustellenzuordnung Z > Zuordnung der Barverkäufe zum Kunden Z w > Verbuchung der Barzahlung einer versendeten Rechnungen mit automatischer Austragung im Rechnungsausgangsbuch Z > Ansteuerung Kassenschublade, -display Z > Ansteuerung EC-Kartenterminal Z > Ermittlung des Deckungsbeitrages/Rohertrages der Kassenumsätze Z > Artikelumsatzhistorie für Kassenartikel Z Verwaltung und Auswertung von Ausgangsrechnungen (RA-Buch) 1 Manuelle Erfassung von Rechnungsdaten Zugriff vom RA-Buch auf den Rechnungsinhalt Übergabe der Zahlung an FIBU/DATEV Umfassendes Mahnwesen 5 Druck von OP-Listen und zeitlich gestaffelten Fälligkeitsübersichten 6 Zahlungsverkehr für Kunden > Druck Überweisungsträger > Einzugsermächtigung per Datenträger Z Kundenumsatzstatistik > für einzelne oder alle Kunden von/bis Datum > mit Reihung der Kunden (z.b. TOP 10) 1 Z > mit Aufteilung von/bis Datum nach 17

18 - Projekten Kleinteilerechnungen Wartungsverträgen Kostenstellen Erlöskonten > getrennt nach Material, Lohn, Fremdleistung 11 Z Z Lohneinkauf, -verkauf, -zuschlag in % 11Z Z Materialeinkauf, -verkauf, -zuschlag in % 11Z Z Fremdleistungseinkauf, -verkauf, -zuschlag in % 11Z Z 1 11 > Deckungsbeitrag gesamt 11Z Z 1 11 > Deckungsbeitrag pro Stunde 11 Z Verwaltung von Eingangsrechnungen 1 Erfassen der Rechnung mit Zuordnung zu einem Konto und Übergabe an FIBU/DATEV > Erfassung mit Rückgriff auf die Bestellung oder den Wareneingang Zahlungsanweisung > per Überweisung oder per Scheck > per Datei (Diskettenclearing oder online mit Bankprogramm) Z Zeitwirtschaft (Selbstauskunft!) 1 Auswahl des Mitarbeiters > über Mitarbeitername > über Personalnummer > als Mitarbeitergruppe Zeiterfassung mit Zuordnung der Zeit auf > KD-Auftrag > Projekt-Auftrag > Los, Titel > Position > mit Schnellauswahl der im Projekt vorhandenen Titel, Lose, Positionen > Kostenstelle Erfassung > mit Angabe des Erfassers > mit Eingabekontrolle Erfassung von zusätzlichen Informationen > Stundenzulagen > Auslösung

19 > Fahrgelder, Bereitschaftspauschalen > Stundenarten > Hinweis, ob die Zeit im Auftrag pauschal enthalten oder Regiestunde (Nachweisstunde) ist > Bemerkungen zu den erfassten Stunden Zeitbuchung von/bis Datum > mit automatischem Erkennen von Wochenenden > mit automatischem Erkennen von Feiertagen Auswertung mit freier zeitlicher Eingrenzung > pro Monteur mit Angaben zur Produktivität 11Z > pro KD-Auftrag > pro Projekt > nach Stundenarten > nach Kostenstellen Automatische Berücksichtung der erfassten Stunden bei Projekten (Begleitkalkulation) und im Kundendienst (Fakturierung) 8 Übergabe der erfassten Stunden in die Abrechnung von Projekten und Kundendienst w1111 1w w mit Eingrenzung auf Regiestunden Übergabe an Lohnbuchhaltung > als Datei für das Lohnprogramm (intern/extern) > als verdichtete Liste geordnet nach Lohnarten Zeitkonten-Verwaltung w Z Urlaubsverwaltung w Z Profitcenter (Selbstauskunft!) 1 Zuweisung aller Aufträge/Projekte zu mindestens 10 Profit-Centern Z Z 11 2 Auswertungen je Center von/bis Datum nach > Umsatz getrennt nach Lohn, Material und Fremdleistungen Z 1 Z Z 11 > Einkauf getrennt nach Lohn, Material und Fremdleistung Z 1 Z w111111Z 11 > Anzahl der Produktivstunden Z Z Z 11 > Anzahl der Unproduktivstunden Z Z Z 1 > mit Aufsummierung nach Lohngruppen Z 1 Z Z 11 > Deckungsbeitrag gesamt Z Z Z 11 > Deckungsbeitrag pro Stunde Z 1 Z Z Unterstützung von Marketingmaßnahmen (Selbstauskunft!) 1 Auswertung der Kundenadressen von/bis Datum nach Umsatz und Selektionsmerkmalen 2 Auswertung der Anlagedaten mit Übergabe der Ergebnisse an Office-Programme 11 Z w1 - Übergabe aller erfassten Anlagedaten w 1 3 Negative Hitliste Z

20 20. Schnittstellen (Selbstauskunft!) 1 Eigene Lohnbuchhaltung > Schnittstelle zur DATEV > Schnittstellen zu anderen Lohnprogrammen Eigene Finanzbuchhaltung > Schnittstelle zur DATEV > Schnittstelle zu anderen FIBU-Programmen > Schnittstelle zu Kontoauszugsdateien von Bankprogrammen oder Online-Banking Eigene Betriebsbuchhaltung (Kostenrechnung) > Schnittstelle zur DATEV > Schnittstelle zu anderen BEBU-Programmen Schnittstelle zu Messgeräten Schnittstelle zu Zeiterfassungsgeräten Schnittstelle zu Bildpreislisten > DIGIS (UGS) > Megabild Angebotsausgabe als UGL-Datei und Einlesen des Rücklaufes GAEB-Schnittstelle - GAEB D81 (Leistungsbeschreibung) GAEB D83 + D84 (Angebotsaufforderung und -abgabe) - GAEB D85 (Nebenangebotsangabe) GAEB D86 (Auftragserteilung) > Vollständige Kurztextanzeige > Vollständige Langtextanzeige > Vollständige Anzeige der Vertragsbedingungen > Übergabe von Alternativen und Eventualen > Fehlerprotokoll Mareon-Schnittstelle (zertifiziert) Digitale Archivierung (Selbstauskunft!) 1 Einbindung einer digitalen Archivierung Z 1 Z Automatischer Vorschlag zur Verschlagwortung durch Start des Scannvorganges im Handwerkerprogramm > Automatische Verschlagwortung von KD-Belegen bei Scannen während der KD-Abrechnung 3 Stapel-Scannen > Stapel-Scannen von KD-Berichten mit automatischer Zuordnung zum Kunden aufgrund der Auftragsnummer > Stapel-Scannen von Lieferantenrechnungen mit automatischer Zuordnung zu einem Projekt nach einer vorher angebrachten Scannummer Z 1 Z Z 1 Z Z 1 Z Z 1 Z Stapelverarbeitung auch bei mehrseitigen Dokumenten Z 1 Z Aufruf gespeicherter Scanbelege über Schlagwörter, Projekt/Auftrag, Adresse 5 Direkte Anzeigemöglichkeit der einem Projekt/Auftrag zugeordneten Eingangsrechnungen bei der Fakturierung Z 1 Z Z 1 Z w

21 22. und Telefonie (Selbstauskunft!) 1 -Anbindung > Schreiben von s aus dem Handwerkerprogramm > -Anschrift aus dem Adressstamm > Anhang von beliebig vielen Dateien > -Versand aller Dokumente aus dem Handwerkerprogramm - mit Briefkopf Z 111 > Versand von Teilen eines Dokumentes, z.b. Angebote mit von/bis Pos. für Anfragen mehrere Teile eines Dokuments in einer 1 1w > Autom. Ablage ausgehender s in der Projekt- und Adresshistorie 1 w Z 1 > Zuordnung eingehender s zur Absender- und Objektadresse im Adressstamm 11 w Z 1 1 > Zuordnung eingehender s zu einem Projekt 111w Z 1 1 > Zuordnung mit Ablage der Anhänge 111w Z Telefonanbindung > Ansteuerung eines TAPI-fähiges Telefons aus der Software > Anruferanzeige auf Bildschirm aufgrund eines direkten Adresszugriffes > Automatische Anzeige aller Kundendaten (Angebote, Auftragshistorie, Rechnungen) aufgrund der Anrufererkennung Mobile Datenerfassung (Selbstauskunft!) a) Kundendienst 1 Mobile Erfassung mit > Sonderindustriegerät (skeye-pad) > PDA > Tablet-PC > Laptop Übertragung auf das mobile Gerät von > Artikelstammdaten wahlweise mit und ohne Preis 1w > Adressdaten > Objekthistorie > Kundenhistorie Rückübertragung von > Materialdaten > Arbeitszeiten > Rechnungsdaten für das RA-Buch > automatische Löschung auf dem mobilen Gerät Datenaustausch über > Kabel > > Mobilfunk 1w Belegerstellung vor Ort beim Kunden > Ausdruck der erfassten Daten (Arbeitsschein) > Ausdruck der Rechnung

22 b) Montagebereich 1 Mobile Aufmaß-/Arbeitszeiterfassung mit > Sonderindustriegerät (skeye-pad) > PDA Z 1 Z > Tablet-PC Z 1 Z > Laptop 11 Z Datenaustausch über > Kabel 11 Z > 11 Z > Mobilfunk 11 Z Werkzeug-/Geräteverwaltung (Selbstauskunft!) 1 Verwaltung von folgenden Daten > Preis und Kaufdatum, Lieferant, Seriennummer Z > Inventarnummer Z > Verrechnungssatz Bildung von Werkzeuggruppen Erfassung folgender Daten bei der Entnahme > Monteurname, Einsatzort, Projekt-/Auftragsnr. Z Erfassung der Abrechnungseinheiten Z autom. Belastung des Projektes bzw. des Auftrags mit den Kosten Überwachung von Wartungszyklen Reservierung von/bis Datum Erfassung der laufenden Kosten des Gerätes Z Anzeige der Kosten je Gerät und gesamt Z Anzeige der Erlöse je Gerät und gesamt Z Betriebssystem, Vernetzung, Datenverwaltung (Selbstauskunft!) 1 Betriebssystem > 32-Bit-Windows-Version > Unix Datenverwaltung > Standard Datenbank-System bzw. ODBC-Zugriff auf alle Daten > Client-Server-Technologie w Allgemeine Informationen (Selbstauskunft!) 1 Die Software ist mandantenfähig 2 Das Programm und ausgewählte Programmteile können mit Passwort geschützt werden - Passwortschutz für bestimmte Programmfunktionen in unterschiedlichen Programm-Modulen 1w

23 3 Freie Formulargestaltung ohne Zusatzprogramm sämtliche Formulare auch als Bildschirmausdruck 4 Ausdrucke im Hoch- und Querformat 1w Druckausgabe aller Dokumente ohne Zusatzprogramm in folgenden Formaten > PDF-Format Z 111 > RTF-Format w > HTML 1 1 1w Ausgabe von Stamm- und Bewegungsdaten an Office-Programme (Word, Excel,...) zur Weiterbearbeitung 1w w111 - mit vorheriger Selektion nach Anlagedaten 1w Übergabe der Kalkulation an Excel 1w Einbindung einer Standard-Textverarbeitung - mit direktem Zugriff auf die Adressen und Verwaltung der erstellten Dokumente über das Handwerkerprogramm 8 Einbindung von windows-konformen Grafiken (z.b..bmp ) in Dokumente Verwendung von True-type-Schriften Nutzung der Zwischenablage (z.b. kopieren von Feldinhalten) Benutzerunterstützung (Selbstauskunft!) 1 Programmdokumentation > aussagekräftiges Handbuch mit Beispielen > Direkt-Hilfe in der Software > Demo- oder Test-Version > FAQ-Datenbank im Internet Durchführung von Schulungen und Seminaren 3 Fernwartung, Fernbetreuung > integriert in die Handwerkssoftware > über ISDN, Modem > über das Internet Gibt es eine kostenlose 0800-Nummer? Verteilung der Updates über > Datenträger > speziellem DFÜ-Zugang > gesicherte Internetverbindung Online-Update - mit Informationen zu den Programmänderungen vor dem Herunterladen der Dateien mit ausschließlichem Herunterladen von geänderten Dateien mit automatischer Übernahme des Updates in die vorhandene Programmversion - mit automatischer Verteilung des Updates auf alle im Netzwerk vorhandenen Arbeitsplätze

24 Teilnehmer der Testreihe Joh. Vaillant GmbH Berghauser Str Remscheid Tel. (02191) Vaillant WinSoft GmbH Bornaer Straße Leipzig Tel. (034297) bedasoft SHK Solutions GmbH Ludwig-Erhard-Straße Koblenz Tel. (0261) Easy Tec NT Herzog Datentechnik Ulrichstr. 5 a Würzburg Tel. (0931) HLS-90 CSK Systemhaus Köllner GmbH Anne-Frank-Str Schwerin Tel. (0385) Software GmbH Fleyer Str Hagen Tel. (02331) sanipro 32 Engel Dataconcept GmbH Hessenring 24 a Bischofsheim Tel. (06144) EngelHaustechnik IN-Software GmbH Mozartstraße Karlsbad Tel. (07202) IN-Form PROfessional Datenverarbeitungsges.mbH Hofkamp Wuppertal Tel. (0202) OFFA FOR WINDOWS Informationssysteme GmbH Porscheplatz Landshut Tel. (0871) Bauhandwerk WIN Gerald Bax GmbH Mühlenstraße Bielefeld Tel. (0521) Labelwin Locher & Christ Software-Entwicklung Wiesenhölzle Winterstettenstadt Tel. (07355) Software GmbH Winterbergstr Kalletal Tel. (05733) Office 8.0 Moser GmbH & Co. KG Hauptstraße Würselen-Broichweiden Tel. (02405) MOS aik MSE-Software AG Gutenbergstraße Hemmingen Tel. (0511) MSE TAIFUN M-SOFT Organisationsberatung GmbH Große Straße Dissen Tel. (05421) PRO-Handwerk Programm + Datenservice GmbH Mühlenstraße Rotenburg Tel. (04261) DISIG projekt Software GmbH Vor dem Haßel 4a Brackel Tel. (04185) projekt Software Software GmbH & Co KG Berner Straße Frankfurt/Main Tel. (069) KHK HWP-WIN GmbH & Co. KG Nürnberger Straße Würzburg Tel. (0931) SYKA WIN 97 Kopp GmbH Lindenhorster Straße Dortmund Tel. (0231) SHK