Verwaltung - Adresse. Inhalt. Adresse neu. Adresse

Transkript

1 Verwaltung - Adresse Inhalt Adresse neu Adresse Mitreisende Kommunikation Termine Sperren Merkmale Notizen Sonstiges Schaltflächen und Steuerungselemente Dokumente Kundensuche Adresse neu Die Kundenakte ist die zentrale Speicher für alle kundenbezogenen Daten. Im Bereich < Kunde neu > können Sie einen oder mehrere Kunden manuell anlegen. Neben diesem Menüpunkt haben Sie auch noch im Vorgang die Möglichkeit, einen Kunden neu anzulegen. Im folgenden beschreiben wir die einzelnen Bereiche, die Sie bei der Kundenerfassung befüllen können. Dabei müssen Sie nicht alle Felder befüllen, das einzige Pflichtfeld ist das Feld < Name > im Bereich < Adresse >. Dieses Feld muss befüllt sein, damit der Kunde gespeichert werden kann. Bei der Neuanlage von Kunden kann es sein, dass bestimmte Informationen nicht direkt mit eingegeben werden können, z.b. die Merkmale. Dies passiert, wenn zum Speichern der Information die Kundennummer benötigt wird, die bei der Erstellung eines Kunden noch nicht vorhanden ist. Adresse In diesem Bereich können Sie die allgemeinen Adressdaten des Kunden eingeben. Feldname Art Beschreibung Sie können hier die Art des Kunden eingeben. Die möglichen Werte sind: Privatkunde Firmenkunde Agentur Veranstalter Interessent Die Auswahl hat im Augenblick keine weitere Auswirkung.

2 Anrede Anrede des Kunden. zulässige Werte sind Herr, Frau, Firma, Eheleute, Familie Wird < Firma > ausgewählt, so wird bei Auswahl dieses Kunden im Vorgang der Kunde in den Bereich Rechnungsadresse geschrieben und nicht als Anmelder eingetragen. Hintergrund ist die Philosophie, dass in myjack nur eine Person reisen kann, nicht eine Firma. Siehe dazu auch: Umgang mit Firmenmitarbeitern Bei bestehenden Firmenkunden mit Mitreisenden erhalten Sie beim Speichern einen Hinweis, dass Firmenkunden keine Mitreisende haben dürfen. Löschen Sie dann die Mitreisenden aus dem Firmenkunden und legen Sie sie als separate Kunden an. Ansprache Titel Name Vorname Land PLZ Legt fest, wie Sie den Kunden anreden: mit "Du", "Sie" oder "Ihr". Abhängig von dieser Auswahl werden in der Briefanrede unterschiedliche Einträge vorgeschlagen. Die Ansprache hat ebenfalls Auswirkungen auf die Ausdrucke in myjack, da die Texte entsprechend angepasst werden. Titel des Kunden, z.b. Dr., Prof., Prof. Dr. Nachname des Kunden. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld! Vorname des Kunden zweistelliges Länderkürzel, z.b. DE für Deutschland oder FR für Frankreich Postleitzahl des Wohnortes Im Feld < PLZ > wurden alle Orte in Deutschland hinterlegt. Sie können einfach ein PLZ eingeben, myjack stellt Ihnen dann eine Auswahlliste zur Verfügung. Dabei werden in der Auswahlliste die PLZ angezeigt, die mit den eingegebenen Ziffern beginnen. Bei Eingabe von "53" werden alle PLZ angezeigt, die mit "53" beginnen, danach aufsteigend sortiert. Ort Straße Ortsname Adresse des Kunden inkl. Hausnummer Im Feld < Strasse > wurden alle Straßennamen für alle Orte in Deutschland hinterlegt. Sie können einfach eine Straße eingeben, myjack stellt Ihnen dann eine Auswahlliste zur Verfügung. Zusatz Land Ort PLZ Postfachnummer Geburtsdatum Briefanrede Zusatz zur Adresse, z.b. "c/o Müller" oder "Hinterhaus" zweistelliges Länderkürzel des Postfachs, z.b. DE für Deutschland oder FR für Frankreich Ortsname des Postfachs Postleitzahl des Postfachs. Ist eine Postfachadresse angegeben, so wird diese anstatt der normalen Adresse angedruckt. Postfachnummer. Ist eine Postfachadresse angegeben, so wird diese anstatt der normalen Adresse angedruckt. Geburtsdatum des Kunden. Die Eingabe muss im Format "TT.MM.JJJJ" erfolgen. Briefanrede des Kunden, wie er auf den Ausdrucken erscheinen soll. Eine manuelle Eingabe ist hier möglich. Wenn Sie ein Geburtsdatum eingetragen haben, wird rechts neben dem Feld die Schaltfläche < als Termin anlegen > aktiv. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie einen Geburtstagstermin für diesen Kunden erstellen wollen. Der Termin erscheint sofort im Bereich < Termine >. Mitreisende Unter der Rubrik < Mitreisende > können Sie zum einen die Familienmitglieder eines Kunden eintragen, aber auch allgemein Reisende, die regelmäßig miteinander verreisen, wie z.b. die Mitglieder eines Vereins. Alle Mitreisende in einer Kundenakte werden bei einer CRS Leistung in den Bereich Teilnehmer übertragen, wenn Sie die Option < Kunde holen > nutzen. Beim Zuweisen eines Kunden zu einem Vorgang nur mit manuellen Leistungen werden ebenfalls alle Mitreisenden in die Teilnehmer übertragen.

3 Feldname Anrde Titel Name Vorname Geb.Dat. Bezieh. Kd.Nr. rotes Kreuz Beschreibung Anrede der Person, z.b. Herr, Frau, Firma Titel der Person, z.b. Dr., Prof., Prof. Dr. Nachname der Person Vorname der Person Geburtsdatum der Person. Die Eingabe muss im Format "TT.MM.JJJJ" erfolgen. Beziehung der Person zum Kunden. z.b. Kind, Partner, Mitarbeiter usw. Die Option "Rechnungsempfänger" können Sie verwenden, um bei Mitarbeitern einer Firma die Zugehörigkeit zur dieser Firma zu hinterlegen. weitere Informationen finden Sie in den FAQ. Kundennummer der Person. Wenn Sie auf dieses Feld klicken, öffnet sich die Kundensuche. Sie können hierüber vorhanden Kunden als Mitreisende in ein anderes Kundenprofil einfügen. Mitreisenden löschen Sie können einen Mitreisenden erfassen, indem Sie die gewünschten Daten in den oben genannten Felder eintragen. Wenn der Mitreisende auch unabhängig vom aktuellen Kunden verreist und deswegen eine eigene Kundenakte bei Ihnen hat, können Sie die Kundendaten aus diese Kundenakte einfügen. Klicken Sie dazu in die Spalte < Kd.Nr. >. Es öffnet sich eine Suchmaske, in der Sie nach dem entsprechenden Kunden suchen können, in unserem Fall nach dem Kunden "Muster". Sie können nun einen vorhanden Kunden auswählen, oder einen neuen Kunden anlegen. Ist der gewünschte Kunde angelegt, Wählen Sie ihn aus und klicken auf < Auswählen >.

4 Die Kundendaten werden in die Kundenakte übertragen, in den Sie Herrn Muster als Mitreisenden hinzufügen wollen. Anhand der Nummer in der Spalte < Kd.Nr. > erkennen Sie, dass dies ein Mitreisender mit eigener Kundenakte ist. Ist der gewünschte Kunde noch nicht angelegt, klicken Sie auf die Schaltfläche < Neuen Kunden anlegen >. Es öffnet sich die normale Eingabemaske für Kunden. Geben Sie hier die erforderlichen Daten ein und klicken sie auf < Speichern >, um den Kunden anzulegen und als Mitreisender zu übernehmen. Kommunikation In diesem Bereich können Sie alle Kontaktinformationen zum Kunden, aber auch zu den Mitreisenden hinterlegen. Feldname Art Nummer/ Beschreibung Art des Kommunikationsmediums, z.b. Telefon, Mobil, , Webseite und Fax Telefonnummer, Adresse oder URL Die internationale Vorwahl für die Rufnummer wird aus dem Land ermittelt, das bei der Eingabe der Adresse hinterlegt wurde.

5 Kommentar rotes Kreuz Beschreibung der Kommunikationsart Eintrag löschen Mit dem grünen Hörer Symbol können Sie aus der Kundenakte heraus einen Anruf mit der gewünschten Nummer führen. Dabei wird die Telefonnummer an ein SIP-fähiges Telefon geschickt, das mit Ihrem PC verbunden ist. Im Feld < Kommentar > können Sie zum Beispiel vermerken, zu welcher Person der Eintrag gehört, wenn Sie z.b. neben den Rufnummern des Kunden auch die Rufnummern der Mitreisenden hier hinterlegen. Haben Sie mehr als einen Eintrag einer Art, so wird der erste Eintrag als "primär" gekennzeichnet. Dieser Eintrag wird in Fettdruck angezeigt. Wollen Sie abändern, dass der erste Eintrag in unsrem Beispiel die primäre Rufnummr ist, so können sie einfach auf das Hörersymbol des zweiten Eintrags klicken. Danach wird der zweite Eintrag als primär gekennzeichnet. Wenn Sie unter Verwaltung - Administration - Agenturstammdaten eine entsprechende Eingabe gemacht haben, so können Sie die Telefonnummer in einem beliebigen Format eintragen, myjack setzt alle Telefonnummer auf ein einheitliches Format um (z.b ). Termine Termine können im Kunden als auch im Vorgang erfasst werden und funktionieren in beiden Bereichen gleich. Alle Termine, egal ob aus dem Kunden oder aus dem Vorgang, werden auf der Terminliste angezeigt und können dort bearbeitet werden. Feldname roter/grüner Punkt Datum Titel Bearbeiter Terminart Beschreibung Anzeige für erledigt (grün) und nicht erledigt (rot) Datum des Termins. Ab diesem Zeitpunkt ist der Termin in der Terminliste sichtbar. Kurzbeschreibung des Termins Der angemeldete Nutzer wird als Bearbeiter vorausgewählt. Durch einen Klick auf das Feld öffnet sich eine Drop-Down Box, aus der ein anderer Bearbeiter ausgewählt werden kann. Das Feld < Bearbeiter > ist kein Pflichtfeld, Sie können es also auch leer lassen. Als Terminart stehen zur Auswahl Buchung, Angebot, Option, Kunde, Hochzeitstag, Welcome Back und Geburtstag.

6 Intervall Bleistift rotes Kreuz Angabe, wie oft der Termin wiederholt werden soll (einmalig oder jährlich) Termin zur Bearbeitung öffnen Termin löschen Wenn Sie auf das Bleistift Symbol klicken, öffnet sich ein neues Dialogfenster zur Bearbeitung des Termins. Neben den bereits oben beschriebenen Feldern haben Sie in diesem erweiterten Bearbeitungsfenster zwei weitere Optionen. Sie können zum Einen im Feld < Text > einen längeren Text zu diesem Termin erfassen, z.b. können Sie einen Teil einer hierhin kopieren, um sich an eine bestimmte Aufgabe zu erinnern. In der Terminliste wird nun ein blaues Info Zeichen angezeigt, um hervorzuheben, dass dieser Termin einen weiteren Text enthält. Zum Anderen können Sie die Checkbox < Erledigt > aktivieren, um den Termin als bearbeitet zu markieren. Erledigte Termine werden in der Terminliste im ersten Schritt nicht angezeigt. Sie können sich diese Termine aber jederzeit zusätzlich anzeigen lassen. Sperren Sie können für einen Kunden Marketingsperren und Kundensperren setzen. Marketingsperren Durch die Marketingsperren können Sie definieren, ob der Kunde über einen bestimmten Kommunikationskanal (z.b. ) kontaktiert werden darf oder nicht.

7 Sie können über das jeweilige Drop-Down Menü bei jedem Kommunikationskanal separat einstellen, ob der Kunde darüber kontaktiert werden darf oder nicht. In der Kundenselektion können Sie diese Information dann für Ihre Abfragen auswerten. Wenn Sie die Marketingsperre < > auf "Nein" stellen, so werden kein "Welcome Back Karte" per verschickt. Kundensperren Die Kundensperren sind allgemeine Sperren für den Kunden. Die erste Option sperrt den Kunden für die Neuanlage von Vorgängen. Die zweite Option zeigt den Kunden nicht mehr in der Kundensuche an. Diese Option würden Sie zum Beispiel nutzen, wenn ein Kunde verstorben ist. In beiden Fällen wird der Kunden nicht in der Kundenselektion berücksichtigt. Merkmale Unter dem Punkt < Merkmale > können Sie verschiedene zusätzliche Informationen zum Kunden hinterlegen, wie z.b. Bankdaten, Kreditkarteninformationen und Passdaten des Kunden. Beim ersten Aufruf der Kundenakte werden im Bereich < Merkmale > nur die Informationen angezeigt, die bereits beim Kunden hinterlegt wurden. Bei einem neuen Kunden werden in diesem Bereich keine Informationen angezeigt. Es stehen Ihnen die folgenden Bereiche zur Verfügung: Feldname Beschreibung

8 Sprache Über diesen Eintrag können Sie steuern, in welcher Sprache die Ausdrucke für den Kunden erstellt werden und zusätzlich, welche Muttersprache der Kunde hat. Für die Sprache beim Druck sucht myjack dabei in der folgenden Reihenfolge: Rechnungsadresse Lieferadresse Kundenadresse Wenn also im Kunden als Sprache für den Druck "Deutsch" hinterlegt ist, der Rechnungsempfänger jedoch die Einstellung "Englisch" hat, so erfolgt der Ausdruck in Englisch. Businessdaten Authentifizierung Firmendienst Kreditkartenzahlung AirPlus Hier können Sie Informationen wie Gerichtsstand, USt ID, usw. eintragen, die Sie für die Erfassung von Firmenkunden benötigen. USt ID und Steuernummer werden beim Druck mit ausgegeben. Diese Option können Sie nur bei Nutzung unseres CMS nutzen. Sie geben hier die Anmeldedaten des Kunden auf Ihrer Webseite an. Wenn Sie einen Kunden neu anlegen und erfassen dabei eine Adresse, so werden die Authentifizierungsdaten nach dem Speichern automatisch gesetzt. Unter diesem Punkt können Sie die Personalnummer, Kostenstelle und Projektnummer eines Reisenden eingeben. Die entsprechenden Daten werden im Ausdruck bei den Teilnehmerinformationen angedruckt. Hier können Sie für einen Kunden die AirPlus Daten hinterlegen. Diese Daten werden beim Erfassen einer Zahlung zugesteuert und an AirPlus weitergeleitet. Sie haben die folgenden Felder zur Auswahl: Karteninhaber Gültig bis (im Format mm-yyyy oder mm/yyyy, also z.b. 05/2017 für Mai 2017) Kontroll-Code Kartennummer Kundenmerkmale Veranstalterdaten Bankdaten Neben den Hobbies können Sie in diesem Bereich weitere Einträge für den Kunden setzen, z.b. die Kundenherkuft usw. In diesem Bereich können Sie Ihre Kontaktdaten bei einem veranstalter hinterlegen. Sie würden in dem Fall für einen Veranstalter einen eigenen Kunden erfassen. Eingabe der Bankverbindung Bei Bankdaten kann die IBAN auch anhand der Kontonummer und Bankleitzahl ermittelt werden. Geben Sie dazu die Daten in die entsprechenden Felder ein und klicken auf das kleine Lupensymbol neben "Bankdaten". Dadurch werden IBAN und BIC generiert und in die entsprechenden Felder eingefügt. Kartendaten Passdaten Werbeaktion Eingabe von allgemeinen Kundenkarten (z.b. Miles&More, Bonuskarten usw.) Eingabe der Passdaten Sie können im Feld < Wert > einen Text für Ihre Werbeaktion eingeben. Dieser Wert ist in der Kundenselektion nutzbar. Um Daten einzugeben, klicken Sie auf das Bleistift Symbol bei den Merkmalen (Siehe Markierung im Bild oben). Es öffnet sich nun die Eingabemaske für die unterschiedlichen Bereiche.

9 Durch einen Klick in ein Eingabefeld auf der rechten Seite können Sie die fehlenden Informationen ergänzen. Sie können in myjack für einen Kunden z.b. mehrere Kreditkarten oder auch mehrere Passdaten hinterlegen, z.b. für jeden Mitreisenden die jeweiligen Passdaten. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Sie wählen aus dem Drop-Down Menü oben rechts den Eintrag < Passdaten > aus und klicken auf das Plus Symbol daneben. Dadurch entsteht ein neuer Bereich für Passdaten, den Sie wie oben beschrieben bearbeiten können. Wenn Sie bei der Eingabe von Bankverbindungen Kontonummer und BLZ eingeben, fragt myjack im Hintergrund die IBAN und BIC für diese Bankverbindung ab. Wenn Sie dann den Kunden speichern, werden diese Informationen in die entsprechenden Felder eingetragen und mit gespeichert.

10 Notizen Die Notizen in myjack sind in einen öffentlichen Bereich und einen internen Bereich geteilt. Den öffentlichen Bereich sehen Sie direkt beim Öffnen der Kundenmaske und sollte nur Informationen enthalten, die ein Kunde beim Blick auf Ihren Bildschirm auch sehen dürfte. Sie können von dort aus über das kleine Icon oben rechts weitere Notizen hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche <Neue Notiz> und geben Ihren Text ein. Bei jeder neuen Notiz können Sie die Notizart aus dem Drop-Down Feld oben auswählen. Sie haben dabei die folgenden Auswahlmöglichkeiten: Notiz Telefonat Die internen Notizen beim Kunden werden auch im Vorgang, auf der Registerkarte < Kommunik. > angezeigt. Sonstiges In diesem Bereich können Sie zusätzliche Informationen und Einstellungen für einen Kunden hinterlegen.

11 Provisionssatz In diesem Feld können Sie den Provisionssatz für ein Reisebüro hinterlegen, an das Sie Provision weitergeben. Der hier hinterlegte Satz wird in eine entsprechende Provisionsleistung im Vorgang übernommen. Details zur Abrechnung von Provisionen an andere Reisebüros finden Sie hier. Kundenwert und Kunden-Umsatz Diese beiden Felder werden in Zukunft mit entsprechenden Zahlen befüllt, basierend auf den Vorgängen, die Sie in myjack erfasst haben. Proz. Rückvergütung und Text Rückvergütung Sofern Sie einem Kunden regelmäßig eine Rückvergütung gewähren, können Sie in diesen beiden Feldern einen Standard Prozentsatz der Rückvergütung sowie einen Standard Text hinterlegen. Weitere Informationen zur Rückvergütung finden Sie in der entsprechenden Anleitung. App-Passwort Der Kunde kann sich mit einem Passwort und der Adresse, die Sie in der Kundenakte hinterlegt haben, in der App "meinereisedaten.de" anmelden. Für alle neu angelegten Kunden generiert myjack automatisch ein App-Passwort (WebCode). Bei Kunden, die vor längerer Zeit in myjack angelegt wurden, müssen Sie das manuell anstoßen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche < generieren >. Als Ergebnis wird das App-Passwort angezeigt. Über das Mülleimer Symbol können Sie diesen Kunden Webcode später auch wieder löschen. Vorgangs-WebCode aktiv Diese Checkbox steuert, ob der WebCode im Vorgang aktiv ist oder nicht. Im Standard ist diese Checkbox in der Kundenakte aktiviert, so dass der Webcode gedruckt wird. Wenn Sie diese Checkbox deaktivieren, wird der WebCode im Vorgang zwar erstellt, wird aber nicht gedruckt. Sie haben im Vorgang aber noch die Möglichkeit, den WebCode für einen einzelnen Vorgang zu aktivieren/zu deaktivieren. Mandatsreferenz Sie können hier eine SEPA Mandatsreferenz für diesen Kunden eintragen. Diese Referenz wird bei der Auswahl der Zahlungsart "SEPA Firmenlastschrift" in der Zahlungsmaske des Vorgangs vorgeschlagen. Sie kann dort aber geändert werden. Schaltflächen und Steuerungselemente In der Kundenakte stehen die folgenden Schaltflächen zur Verfügung. Mit der Version ist myjack in der Lage, Einzeletiketten zu drucken. Wir haben das mit den Etikettendrucker Brother P-touch QL570 getestet. Dies ist ein Etikettendrucker für Endlosetiketten mit Schneidesystem. (bestellbar z.b. bei Amazon ) Über die Schaltfläche < Datenschutzerklärung > kann ohne einen Vorgang eine Datenschutzerklärung ausgedruckt werden.

12 Die Datenschutzerklärung druckt alle erfassten Daten des Kunden, inkl. der erfassten Marketingsperren. Der Kunde kann diese Daten einsehen und mit seiner Unterschrift bestätigen, dass Sie diese Information zu Recht speichern. Bei den wird folgendes gedruckt: bei Status "Unbekannt" oder "Ja": Anzeige als "Ja" bei Status "Nein": Anzeige als "Nein" Über die Schaltflächen < SEPA Basislastschrift > und < SEPA Firmenlastschrift > können Sie die jeweiligen Dokumente aufrufen, die der Kunde unterschreiben muss, damit Sie über Lastschrift Beträge vom Kunden einziehen können.

13 Damit das Mandat vollständig ist, müssen Sie unter < Verwaltung - Administration - Agenturdaten auch Ihre SEPA Gläubiger ID hinterlegen. Über die beiden Schaltflächen < Brief(Logo) > und < Brief(Blanko) > können Sie ein Word Dokument aufrufen. Dieses Word Dokument enthält nur die absolut notwendigen Bestandteile des Briefs (Kundenadresse, Briefanrede, Datum usw.). Der eigentliche Brieftext muss manuell eingegeben werden. Die Option < Brief(Blanko) > druckt das Logo des Reisebüros im Kopfbereich und die Reisebüro Informationen in die Fußzeile. Bei der Option < Brief(Logo) > werden diese Informationen nicht mit übergeben. Mit der Schaltfläche < App > können Sie für den Kunden ein Dokument ausdrucken, das seine Zugangsdaten für die App meinereisedaten.de enthält. Als Zugangsdaten werden die Haupt Adresse des Kunden, und das App-Passwort im Bereich < Sonstiges > der Kundenakte verwendet. Sie erhalten das gleiche Dokument, wenn Sie im Vorgang auf der Registerkarte < Dokumente > das Auftragsdokument "App Zugangsdaten" auswählen.

14 Bricht die Eingabe ab. Es erscheint eine Frage, ob die Eingaben verworfen werden sollen. Mit der Schaltfläche < Neuer Vorgang > können Sie direkt einen neuen Vorgang für den Kunden erstellen. Der Kunde ist dann direkt als Anmelder im Vorgang erfasst. Speichert die Änderungen an der Kundenakte, lässt aber die Kundenakte geöffnet, so dass sie weitere Änderungen vornehmen können. Speichert die Änderungen an der Kundenakte und leert die Eingabemaske. Sie können nun einen weiteren Kunden anlegen. Dokumente In diesem Bereich werden alle Dokumente angezeigt, die der Kundenakte zugeordnet wurden. Sie können über die drei Symbole rechts neben dem Dokumentennamen das Dokument anzeigen (Drucker), speichern (Diskette) oder löschen (Mülleimer). Beim Löschen wird nur die Verknüpfung zum Kunden gelöscht, nicht die eigentliche Datei. Die Datei ist weiterhin über < Verwaltung - Listen - Dokumentenliste > zu sehen. Sie können auch die Bezeichnung des Dokuments in der Kundenakte abändern. Klicken Sie dazu einfach doppelt auf den Dokumentennamen und tragen eine andere Bezeichnung ein. Die Zuordnung zum Kunden erfolgt über die Dokumentenliste oder über die Dokumenten Inbox. Kundensuche

15 Die Kundensuche wird zum Beispiel bei der Funktion < Kunde holen > in der Expert Maske genutzt und liefert nur Kunden zurück. Abgesehen von diesem Punkt unterscheidet sie sich in der Funktionsweise nicht von der allgemeinen Suche. Aus diesem Grund verweisen wir hier auf den Bereich Suche.