DER TRADITIONELLE PROZESS

Transkript

1 ACCESSMOBIL Mobile Datenerfassung mit MS Office Yorckstr Ludwigshafen Tel: Internet: PROJEKTBESCHREIBUNG

2 DER TRADITIONELLE PROZESS Auftrag erfassen (Auftragsformular) AD/Handelsvertreter Auftrag (per Fax) an Zentrale und/oder Logistikpartner Auftrag wird erfasst, fakturiert, Versandabteilung oder Logistikpartner liefert aus monatlicher Bericht (Auszug DB) an Zentrale zur Auswertung, Provisionsabrechnung usw

3 MÖGLICHE PROBLEMFELDER: Medienbrüche: Daten müssen erneut für die elektronische Verarbeitung eingegeben werden Fehler durch verlorengegangene, unleserliche, oder falsch übertragene Aufzeichnungen Zeitverzögerungen durch mehrstufigen Prozess Aktuelle Umsatz- und Auftragshistorie (Kunde + Mitarbeiter) liegt nur bedingt und verspätet vor

4 DIE ÜBLICHE LÖSUNG Mobile Datenerfassung mit spezieller Hard- und Software (MDE) Löst all diese Probleme Aber : gewöhnungsbedürftig, häufig Widerstände der Mitarbeiter, oft nur auf Erfassung und Übermittlung der Daten spezialisiert und teuer

5 GIBT ES EINE ALTERNATIVE? WIR MEINEN JA Wir wollen Ihnen keine neue Software verkaufen Wir arbeiten mit den etablierten Programmen von MS Office Wir haben eine Lösung auf der Basis von MS Access entwickelt, die auf Wunsch auf Ihre Anforderungen angepasst werden kann Und wir sorgen für eine von allen Mitarbeitern gleichzeitig über das Internet nutzbare und immer aktuelle, zentrale Datenquelle (Sharepoint Lösung)

6 ANFORDERUNGEN IM AUSSENDIENST: Besuchsvorbereitung Auftragsvorschlag und -erfassung Übermittlung, Berichtswesen und Erfolgskontrolle

7 ANFORDERUNGEN IM AUSSENDIENST: Besuchsvorbereitung Auftragshistorie: Anzahl der Aufträge, zeitliche Folge, Bestell-Frequenz, Auftragshöhe, Retouren Anzahl der Positionen pro Auftrag, welche Produkte und Menge pro Produkt, Rabatte Welche Aktionen, Displays, Muster

8 ANFORDERUNGEN IM AUSSENDIENST: Auftragsvorschlag und Erfassung Nur Kunden des AD-Bezirks werden geladen Suchfunktion über z.b. PLZ Produktauswahl über Drop Down Menü mit allen relevanten Produktdaten Notwendige Eingabe: Mitarbeiter, Menge, Rabatt Auftragsbestätigung per oder Fax je nach Wunsch des Kunden

9 ANFORDERUNGEN IM AUSSENDIENST: Übermittlung, Berichtswesen, Erfolgskontrolle Elektronische Übermittlung an Zentrale und Logistikpartner als Liste, oder Fax Notwendige Berichte vordefiniert und jederzeit abrufbar Kundenliste, Verkäufe/Aufträge nach Kunden Verkäufe nach Artikel, gruppiert nach Hersteller

10 ANFORDERUNGEN IN DER ZENTRALE: Verbesserung der Kosteneffizienz Reduzierung der Fehlerquote Berichtswesen, Erfolgskontrolle Kundenmanagement und Vertriebssteuerung

11 FRAGEN ZU DEN KUNDEN: Wie viele Kunden haben wir? Welche Kunden tragen wie viel zum Gesamtergebnis bei? Wie oft kaufen diese Kunden? Gibt es regionale Unterschiede? Welche Entwicklungen gibt es?

12 FRAGEN ZU DEN PRODUKTEN: Welche Warengruppen, Produktgruppen, Produkte tragen wie viel zum Gesamtergebnis bei? Welche Veränderungen, Trends oder sonstige Entwicklungen gibt es?

13 FRAGEN ZU DEN AUFTRÄGEN: Wie viele Aufträge erhalten wir? Wie hoch ist der durchschnittliche Auftragswert? Wie viele Positionen hat ein Auftrag? Wie hoch ist die Durchschnittsmenge pro Produkt? Wie haben sich diese Werte verändert?

14 FRAGEN ZUM VERTRIEB: Welche Vertriebsschienen, Vertriebsorganisationen, Mitarbeiter tragen wie viel zum Gesamtergebnis bei? Welche Veränderungen, Trends oder sonstige Entwicklungen gibt es?

15 WIE SIEHT ES MIT IHREN ANTWORTEN AUS? Wenn Sie auf jede dieser Fragen innerhalb einer halben Stunde eine tagesgenaue Antwort haben, können wir hier abbrechen Wenn nicht, sollten wir uns Ihre Voraussetzungen einmal etwas näher ansehen

16 WAS BRAUCHEN SIE? Software: MS Office Access ( ) (enthalten in Office 2003 Professional, Office 2007 Ultimate oder Office 2010 Professional) Daten: Preisliste (Artikel Nr., Produktname, Warengruppe, Produktgruppe, Preise) Kunden Daten (Name, Anschrift, Tel/Fax) Vertriebsmitarbeiter Details (Organisation, Bezirk, Name, ID)

17 BEISPIEL FÜR EINE ACCESS LÖSUNG Es handelt sich im Folgenden um eine Demoversion mit starken Begrenzungen in der Anzahl der möglichen Datensätzen Wenn Sie Interesse an unserem Ansatz haben, können Sie diese Demo Version über das Kontaktformular der AccessMobil Website anfordern

18 DER EINSTIEG

19 LOGIN FILTER Über Benutzername plus Kennwort werden nur die Daten der Kunden des jeweiligen Mitarbeiters aufgerufen!

20 Beim Start werden alle Kunden des Mitarbeiters Mit allen Aufträgen der Vergangenheit angezeigt. Mit der Suchfunktion (Fernglas) wird nach PLZ Oder dem Feld in dem der Cursor ist gesucht. Mit einem Doppelklick auf die Bestell-Nr. kann Jeder Auftrag im Detail angesehen werden.

21 Notwendige Angaben sind Mitarbeiter, Artikel Auswahl und Menge!

22 Wenn der Auftrag nur gespeichert werden soll entsprechenden button klicken. Sonst Vorschau.

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51 VORTEILE DES ACCESSMOBIL ANSATZES Erheblich reduzierter Zeitaufwand für periodisch wiederkehrende Analysen, Auswertungen und Berichte Geringe Fehlerquote durch weitgehende Automatisierung Professionelleres Auftreten - sowohl nach innen wie auch nach außen Vertrauter MS Office Look reduziert Widerstände der Nutzer Konzentration auf die zentralen Funktionen für unterschiedliche Nutzergruppen Flexibel durch individuelle Anpassungen und Erweiterungen Komfortable Anbindung an MS Outlook