Kontoauszüge/HÜL. Allgemeine Erläuterungen Konkrete Musterbuchungen Einzelfragen

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1 Kontoauszüge/HÜL Allgemeine Erläuterungen Konkrete Musterbuchungen Einzelfragen

2 I. Allgemeine Erläuterungen 1. Buchungsarten als Buchungssprache 2. Haushaltsgrundsätze/Grundsätze Buchführung ordnungsgem. 3. Teil des Staatshaushaltes 4. Bewirtschaftungsbefugnis 5. Staatliche Mittel/Drittmittel 6. Aufbau des Staatshaushaltes 7. Interne Buchungssystematik, Abbildung der Gliederung der Universität 8. Wie kommt eine Buchung zustande? 9. Buchungsarten innerhalb der Kameralistik 10. Buchungskurzbezeichnungen im fsv 11. Aufbau Kontenauszüge zu Kostenstellen (HH) 2

3 II. Konkrete Einzelfallbetrachtungen zu Musterkostenstellen Allgemeine Lehrstuhlkostenstelle Lehrstuhlkonto zur Abwicklung von Staatl. Haushaltsmitteln durch Universitäts- bzw. Fakultätszuweisung Drittmittelkostenstelle

4 I. Allgemeine Erläuterungen 1. Buchungsarten als Buchungssprache Doppik Kaufmännische Buchführung Industrielles Rechnungswesen Kameralistik Staats- und Körperschafts(rechnungs-) wesen (öffentl. Recht) Abbildung des wirtschaftl. Erfolges Zeitl. Abgrenzung Erfüllungsrechnung Anfall Buchungssysteme z.b. SAP, Lexware, Datev Buchungssystem der UA HIS fsv mbs (Mittelbewirtschaftungssystem) 4

5 I. Allgemeine Erläuterungen 2. Haushaltsgrundsätze/Grundsätze ordnungsgem. Buchführung (Auszüge) Klarheit, Wahrheit und Übersichtlichkeit Bruttoprinzip Keine Verrechnung zwischen Einnahmen und Ausgaben Ordnungsgem. Erfassung der Vorgänge fortlaufend, vollständig, richtig Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden Keine Buchung ohne Beleg Ein Sachverständiger Dritter kann anhand der Buchungsunterlage mit ihren Ausführungen und Erläuterungen die Buchung nachvollziehen 5

6 I. Allgemeine Erläuterungen 3. Teil des Staatshaushaltes Staatshaushalt Freistaat Bayern Einzelplan 15 Bayerisches Staatsministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Sonstige, eigenständige Haushalte (öffentl. Recht) der Universität : - Körperschaftshaushalt (z.b. ehem.studienbeiträge) - Stiftung der Universität Kapitel Universität Augsburg Sonstige eigenständige Einrichtungen zu Gunsten der Universität (privatrechtl.): z.b. GdF 6

7 I. Allgemeine Erläuterungen 4. Bewirtschaftungsbefungis Allgemeine Bewirtschaftungsbefugnis zum Kapitel 1523 durch sogen. Kassenanschlag Bis zum Kassenanschlag ggfls. Vorläufige Haushaltsführung mit eingeschränkter Bewirtschaftungsbefugnis auf Grundlage der Daten des Vorjahres (Einzelfallbezogene) Zuweisungen zur Bewirtschaftung des Haushalts aus anderen Kapiteln als

8 I. Allgemeine Erläuterungen 5. Staatl. Mittel /Drittmittel Staatliche Mittel Im Haushaltsplan veranschlagte Mittel, die aus Einnahmen (Steuern, Vermögensverwaltung, sonstige Einnahmen, Kredite) des Staates finanziert sind Kein Bank- oder Bartransfer Drittmittel Zuführung /Eigentumsübergang von anderen Rechtspersonen an die Universität (an den Freistaat Bayern) z.b. Stadt/Gemeinde, Bund, andere (Bundes-)Länder, EU, Privat, sonstige eigenständige Rechtspersonen z.b. Firmen, Vereine oder Stiftungen Immer Bank- oder Bartransfer an Staatsoberkasse oder sonstige Übergabe 8

9 I. Allgemeine Erläuterungen 6. Aufbau des Staatshaushaltes Haushaltsplan als Teil des Haushaltsgesetzes (2-jährig) Einzelpläne z.b. 01 Landtag, 04 Justiz, 05 Unterricht u. Kultus, 15 Wissenschaft Forschung und Kunst Kapitel z.b BKWKM (ehem. WFKM), Universität Augsburg, Univ. Würzburg Titel: Einnahmen und Ausgaben nach ihrem Entstehungsgrund Aufbau: ABC DE F Definition zu A (Hauptgruppe)(Auszug) 1 Verwaltungseinnahmen 2 Einnahmen aus Zuweisungen und Zuschüssen 4 Personalausgabe 5 Sächl. Verwaltungsausgaben 6 Ausgaben für Zuweisungen u. Zuschüsse 7 Baumaßnahmen 8 Sonstige Ausgaben für Investitionen BC und DE weitere Untergliederungen; F Kontrollziffer Titelgruppe: Zusammenfassende Vereinnahmung oder Verausgabung zu versch. Titeln und ihren jeweiligen Ansätzen. Aufbau: ABC DE F jedoch DE immer > 49 9

10 I. Allgemeine Erläuterungen 6. Aufbau des Staatshaushaltes Titelgruppen (Auszug): 51 Kapitalisierungserlöse 71 Zuweisungen des Bundes (Drittmittel) 72 Ausgaben aus Zuschüssen von Sonstigen (Drittmittel) 73 Lehre und Forschung 74 Forschungsverbund EKM 75 Erstmalige Einrichtung und Ausstattung 77 Betriebsausgaben der Fachbereiche und Laboratorien 79 Zentrum für Musik und Musikpädagogikzentrum 80 Ausgaben für Weiterbildung 81 Ausgaben zur Durchführung von Forschungs- und Entwicklungsaufträgen staatlicher Dienststellen außerhalb des Hochschulbereiches 91 Ausgaben für Sonderforschungsbereiche (Drittmittel) 92 Ausgaben sonstige Zuschüsse DFG (Drittmittel) 93 Ausgaben aus Zuschüssen der EU (Drittmittel) 96 Abwicklung der Studienzuschüsse (ehem. Studienbeiträge) 10

11 I. Allgemeine Erläuterungen 7. Interne Buchungssystematik/Abbildung der Gliederung der Universität Fachbereiche und zentrale Betriebseinheiten 10 KTF 20 MNF 21 Physik 22 EKM 23 FAI 24 MRM 30 WiWi 40 Jura 50 PhilSoz 51 PhilHist 55 LMZ 8X versch. Zentr. Betriebseinheiten Kostenstellen Haushalt Aufbau: AB CD EF GH (8-stellig) Definition: AB - Fachbereich bzw. Zentrale Betriebseinheit CD - laufende Nr. für Lehrstühle; Professuren oder sonstige weitere Unterteilung wobei 00 = Fachbereichsebene EF - weitere Untergliederungsmöglichkeit (insbes. bei weiteren Drittmittelprojekten GH - Titelgruppe zu der die Kst. zugeordnet ist 11

12 I. Allgemeine Erläuterungen 8. Wie kommt eine Buchung zustande? a) Bestätigung der Richtigkeit einer Rechnung Der oder die Begünstigte einer Lieferung oder Leistung zu der eine Rechnung eingegangen ist oder entspr. Beauftragte/r bestätigt die Richtigkeit der Lieferung oder Leistung und Rechnung mit seiner/ihrer Unterschrift neben dem Stempel und füllt die Felder Kst. HH, Kostenart, Kst. KLR bzw. Kostenträger und ggfls. USt aus. Alle anderen Felder bleiben frei. Sie werden durch den formal zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Befugten vervollständigt. Die Unterlage wird an die zuständige Stelle (z.b. Beschaffung Investition Ref. III/2, lfd. Güter oder Sonstiges Ref. III/5 weitergeleitet. Bitte beachten Sie: Für Überweisungen ist die Angabe von BIC und IBAN (in Deutschland 22-stellig) zwingend erforderlich. 12

13 I. Allgemeine Erläuterungen 8. Wie kommt eine Buchung zustande? b) Feststellungsbefugnis Die sachliche und rechnerische Feststellung der Richtigkeit der für die Zahlung maßgeblichen Angaben, ihrer Anlagen und den begründenden Unterlagen erfolgt durch die zuständige Stelle und wird an Ref. III/3, Buchhaltung, weitergeleitet. Nur eine entsprechend festgestellte Anweisung wird verbucht, andere werden zurückgereicht. c) Buchung im fsv - mbs mit - automatisiertem Verfahren - per Muster EDVBK d) Weitergabe der digitalen Daten (sogen. DTA ) online und der Muster EDVBK per Post an die Staatsoberkasse Bayern in Landshut e) Einspielung der bzw. Verarbeitung der Muster im Kassensystem des Freistaats Bayern Banktechn. Vollzug/Überweisung. Der Banktechnische Vollzug erfolgt nach (ca. 2 Tage) der Buchung im mbs 13

14 I. Allgemeine Erläuterungen 8. Wie kommt eine Buchung zustande? f) abweichende Abwicklung von Personalkostenverbuchungen Personalkosten werden im mbs nur dann verbucht, wenn sie für eine Mittelbewirtschaftung benötigt werden. ( Mittelbeschäftigte z.b. Drittmittelbeschäftigte, (stud.) Hilfskräfte, teilw. befristet Beschäftigte) Unabhängig davon gilt für alle Besoldungs- oder Gehaltszahlungen der Universität Augsburg : Die Zahlung/der Banktransfer wird aufgrund der Anweisung der Personalabteilung durch das Landesamt für Finanzen abgewickelt. Die Gehalts- und Verbuchungsdaten werden Ref. III/3 vom Landesamt für Finanzen zur Verfügung gestellt. Die Zahlung erfolgt i.d.r. vor der Verbuchung im mbs 14

15 I. Allgemeine Erläuterungen 9. Buchungsarten innerhalb der Kameralistik Mittelverwaltungs-Buchungen ( Sollbuchungen ) - In welcher Höhe stehen Mittel zur Leistung von Ausgaben zur Verfügung? - Keine Außenwirkung, kein kassenund banktechnischer Vollzug - Mittelverteilungsbuchungen innerhalb der Universität/Fakultäten - Nur innerhalb einer Titelgruppe, nicht titelgruppenübergreifend - Sollerhöhung/Mittelverstärkung -> zu Gunsten Ist-Buchungen - Einnahme- oder Ausgabebuchung mit Außenwirkung (Ausnahme: Interne Umbuchung) - Konkreter Titelbezug, nicht möglich auf Titelgruppenebene 15

16 I. Allgemeine Erläuterungen 9. Buchungsarten Ist-Buchungen Einnahmetitel Ausgabetitel (1,2,3) (4,5,6,7,8,9) Einnahme Ausgabe Einnahme Ausgabe Ist-Erhöhung Ist-Verringerung Ist-Verringerung Ist-Erhöhung (Rotabsetzung) (Rotabsetzung) + Buchung - Buchung - Buchung + Buchung zu Gunsten zu Lasten zu Gunsten zu Lasten 16

17 I. Allgemeine Erläuterungen 9. Buchungsarten Interne Buchungen - Keine Abbildung in der Staatshaushaltsrechnungslegung - Können nur universitätsintern nachvollzogen werden Beispiele: Mittelverteilungsbuchungen aller Art, Interne Ist-Umbuchungen Externe Buchungen - Abbildung in der Staatshaushaltsrechnungslegung - Übereinstimmung Staatshaushalt und universitäre Buchungen Beispiele: Alle Ist-Einnahme und Ist- Ausgabebuchungen Externe Umbuchungen (Anmerkung: Externe Umbuchungen sind immer Ist-Buchungen) vorrangige Bearbeitung 17

18 I. Allgemeine Erläuterungen 10. Buchungskurzbezeichnungen im fsv Jede Buchung enthält - auf den Titel bzw. die Titelgruppe bezogene fortlaufenden Nummer (Hül-Nr.) - Verwendungszweck/ Grund - Buchungsbetrag - Buchungstag - Sachbearbeiterkürzel - Buchungskurzbezeichnung ( Buch.-Art ) 18

19 I. Allgemeine Erläuterungen 10. Buchungskurzbezeichnungen im fsv Buchungskurzbezeichnungen und ihr Bedeutung (in alphabetischer Reihenfolge) F FA FF FS G GV H HA HE HF HFS HG HL HS HW MV SH SR SUZ SZ UA0/UA1 Festlegung; Vormerkung/Reservierung für eine künftige Zahlung. Auflösung i.d.r. durch H-Buchung (Teil-)Auflösung einer Festlegung durch (Teil-)Wegfall einer Zahlungsverpflichtung Auslandszahlungsfestlegung Storno einer Festlegung Geldeingangsbuchung Geldverteilungsbuchung; zu einem Einnahmetitel vereinnahmte Gelder werden zu einer Ausgabetitelgruppe/ zu einem Ausgabetitel weitergereicht und führen dort zu einer Ausgabeberechtigung Ist-Buchung zu einer Einnahme (Sollstellung) oder Ausgabe Ist-Buchung zu einer Einnahme (Sollstellungsänderung) Erste Abschlagsbuchung H-Buchung zu einer direkten Auslandszahlung Storno zu HF Ist-Buchung zu einer Einnahme mit gleichzeitigem Geldeingang Letzte Abschlagszahlung Storno einer H-Buchung Weiterer Abschlag Mittelverteilungsbuchung (höhere Buchungsebene gibt Mittel an untergliederte Buchungsebene weiter ( z.b. Fakultätsverteilung an die einzelnen Fak. Kst.) Bereitstellung der Haushaltsansätze (z.b. Fakultätsjahreszuweisung) Ausgaberestebuchung; Guthabenbuchung des Vorjahres Soll-Umbuchung; Umschichtung von Guthaben einer Kostenstelle der selben Titelgruppe/des selben Titels (selten) Sollzuweisung; Guthabenbuchung durch Einnahme-GV-Buchung oder Sonstige Zuweisung Umbuchungen; Entlastung einer Buchungsstelle bei gleichzeitiger entspr. Belastung einer anderen Buchungsstelle 19

20 Buchungskurzbezeichnungen und ihre Bedeutung- Darstellung nach Aufgabengruppen F Festlegung; Vormerkung/Reservierung für eine künftige Zahlung. Auflösung i.d.r. durch H-Buchung FA Teilauflösung einer Festlegung durch (teilw.)wegfall einer Zahlungsverpflichtung FS Storno einer Festlegung FF Auslandszahlungsfestlegung H Ist-Buchung zu einer Einnahme ohne gleichzeitigem Geldeingang (Sollstellung) oder Ausgabe HA Ist-Buchung zu einer Einnahme (Sollstellungsänderung) G Geldeingangsbuchung HG Ist-Buchung zu einer Einnahme mit gleichzeitigem Geldeingang GV Geldverteilungsbuchung; zu einem Einnahmetitel vereinnahmte Gelder werden zu einer Ausgabetitelgruppe/zu einem Ausgabetitel weitergereicht und führen dort zu einer Ausgabeberechtigung H Ist-Buchung einer Ausgabe oder zu einer Einnahme ohne gleichzeitigem Geldeingang (Sollstellung) HS Storno einer H-Buchung HE Erste Abschlagszahlung HW Weitere Abschlagszahlung HL Letzte Abschlagszahlung HF Ist-Buchung zu einer direkten Auslandszahlung HFS Storno zu HF UA0/ Umbuchungen; Entlastung einer Buchungsstelle bei gleichzeitig entspr. UA1 Belastung einer anderen Buchungsstell SZ Sollzuweisung; Guthabenbuchung durch Einnahme-GV-Buchung oder Sonstige Zuweisung SH Bereitstellung der Haushaltsansätze (z.b. Fakultätsjahreszuweisung) SR Ausgaberestbuchung; Guthabenbuchung des Vorjahres SUZ Soll-Umbuchung; Umschichtg. V. Guthaben von Kostenst. zu Kostenst. derselben Titelgruppe/desselben Titels 20

21 I. Allgemeine Erläuterungen 11. Aufbau Kontenauszüge zu Kostenstellen Gliederung: a) Einnahmetitel (sofern vorhanden) b) Titelgruppe c) Einzeltitel der Titelgruppe Mitteleinstellung: Immer auf Titelgruppenebene Zeitraum: Einzelbuchungen beschränken sich auf den in der Kopfspalte bezeichneten Zeitraum. Summenbildungen der Einzel- oder Titelgruppenkopfzeilen (eingerahmt Kontostand vom XX.XX.XXXX ) beziehen sich immer auf das gesamte Haushaltsjahr Beziehungen im Anzeigefeld Kontostand vom XX.XX.XXXX : Ansatz Sperre + Sonstige Zuweisung = Aktuelles Soll Aktuelles Soll Ausgabe Festgelegt = Verfügbar Aktuelles Soll Ausgabe = Verfügbar o.f. 21

22 II. Konkrete Einzelfallbetrachtungen zu Musterkostenstellen Allgemeine Lehrstuhlkostenstelle Lehrstuhlkonto zur Abwicklung von Staatl. Haushaltsmitteln durch Universitäts- bzw. Fakultätszuweisung Drittmittelkostenstelle Die folgenden Seiten enthalten beispielhafte Darstellungen von - fsv-auszügen zu Kostenstellen (HH) - QIS-fsv-Abfragen ( -> Nr. 7 QIS-Portal ) 22

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39 Diese Präsentation finden Sie unter dort s. -> Referat III/3 -> Anlage. G.Landsbeck Ref. III/3 Universität Augsburg 39