Zwischenbericht zum Arbeitskreis Nachtragsmanagement mit der DB AG Übermittlung der DB-internen Checkliste Eingangsprüfung von Nachtragsangeboten

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1 BVMB e.v. Kaiserplatz Bonn Mitglieder des Arbeitskreises Bahn der BVMB e. V. Bundesvereinigung Mittelständischer Bauunternehmen e.v. Kaiserplatz Bonn Tel.: Fax: info@bvmb.de Sparkasse KölnBonn BLZ: Konto: 1669 Vereinsregister Bonn Nr August 2013 Gi/sk Deutsche Bahn Zwischenbericht zum Arbeitskreis Nachtragsmanagement mit der DB AG Übermittlung der DB-internen Checkliste Sehr geehrte Damen und Herren, seit Anfang 2013 tagt ein gemeinsamer Arbeitskreis Nachtragsmanagement (AK) der Deutschen Bahn AG (DB AG) mit den Bauverbänden. Der AK hat bisher zweimal getagt. Eine dritte Sitzung ist für Mitte September vorgesehen. Es besteht Einigkeit, dass das Nachtragsprozedere verbessert werden muss. Hauptthemen sind dabei die Verbesserung der Einreichungsqualität der Nachträge (Forderung der DB AG) sowie die Beschleunigung der Prüfung und Bezahlung von Nachträgen (Forderung der Bauverbände). Hierzu sollen vor allem bereits vorhandene Werkzeuge wie NEuPP, Optimierte Bauabrechnung, Streitbeilegungsverfahren etc. konsequenter angewendet werden. Zudem ist erklärtes Ziel der DB AG, eine Vermeidung von Nachträgen durch ein besseres Bausoll.

2 Bundesvereinigung Mittelständischer Bauunternehmen e. V. Seite 2 von 3 I. Diskutierte Themen Unter anderem werden und wurden folgende Themen diskutiert: 1. Verbesserung der Planung vor Beginn der Ausschreibung. 2. Verbindliche Abschlagszahlungen auf unstrittige Nachtragsleistungen. Bahnintern wurde der E-30-Prozess geschärft. In Kürze soll für alle Geschäftsbereiche der DB AG ein neues Tool im Sinne einer Handlungsanweisung bezüglich Abschlagszahlungen auf unstrittige Nachtragsleistungen eingeführt werden. Es liegt im Entscheidungsspielraum des Projektleiters, ob Abschlagszahlungen erfolgen. 3. Intensivierung der Anwendung und Optimierung von NEuPP. Zukünftig soll der Schwellenwert für die Anwendung von NEuPP auf Euro herabgesetzt werden. Im Rahmen der Kick-off-Besprechung zum System Quality Gates soll zukünftig die Anwendung von NEuPP verbindlich mit abgefragt werden. Die Verbände haben in diesem Zusammenhang gefordert, bei NEuPP Reaktionsfristen für den Auftraggeber aufzunehmen (Regelfristen). Die DB AG hat hierzu Bereitschaft signalisiert. Einzelheiten müssen noch diskutiert werden. 4. Anwendung der Optimierten Bauabrechnung auf die Bezahlung von Nachträgen. Zukünftig wird der Begriff strittige Leistung in Ziffer BVB in noch nicht bestellte/nicht beauftrage Leistungen geändert. Zukünftig sollen auch beauftragte Nachträge über den Prozess der Optimierten Bauabrechnung laufen. 5. Aufmaßerstellung strittiger Leistungen. Die Mitarbeiter der DB AG werden derzeit geschult, dass auch bei fehlender Beauftragung aufgemessen werden muss. Die Bauüberwachung darf noch nicht beauftragte Mehrleistungen abzeichnen, ohne dass die Mehrleistungen der Höhe nach bereits verhandelt sind. 6. Externe Bauüberwachung. Nach Mitteilung der DB AG soll die Bauüberwachung schrittweise nur noch DB intern erfolgen. Sobald die Umsetzung der bahninternen Prozesse zu den o. g. Punkten abgeschlossen ist, werden wir Sie gesondert informieren. II. DB-interne Checkliste bei Hauptverträgen für Bauleistungen mit einem Auftragsvolumen > 1 Mio. Euro (NEuPP) Zum unter I. 3. genannten Punkt (NEuPP) hat die DB AG eine interne Checkliste Eingangsprüfung von Nachtragsangeboten bei Hauptverträgen für Bauleistungen mit einem Auftragsvolumen > 1 Mio. Euro (NEuPP) erstellt, die den Eisenbahninfrastrukturunternehmen (EIU) und der DB ProjektBau GmbH seit 11. Juli 2013 vorliegt. Basis der Checkliste ist der vertraglich vereinbarte NEuPP und die bestehenden vertraglichen Regelungen im Bauvertrag, den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) sowie den Besonderen Vertragsbedingungen (BVB).

3 Bundesvereinigung Mittelständischer Bauunternehmen e. V. Seite 3 von 3 Ziel der Checkliste ist eine Verbesserung der Qualität der Nachtragsangebote und eine schnelle Prüfung der Prüfbarkeit bzw. Nichtprüfbarkeit von Nachtragsangeboten. Es handelt sich um eine rein formale Prüfung, ob die vertraglich geforderten Unterlagen vorliegen (Vollständigkeitsprüfung), die der Prüfung des Nachtrages dem Grunde und der Höhe nach vorangestellt ist. Sollte festgestellt werden, dass eine nach Anlage des Bauvertrages geforderte Anlage nicht vorliegt, fordert die DB AG den Auftragnehmer mit Fristsetzung zur Nachlieferung der fehlenden Unterlagen auf. Dem Anschreiben wird die Checkliste als Kopie angehangen. Sobald der AN die angeforderte Unterlage nachgeliefert hat, sind die vollständigen Nachtragsunterlagen in die weitere Nachtragsbearbeitung zu geben. Sollte der AN die angeforderten Unterlagen in der gesetzten Frist nicht liefern, gilt das Nachtragsangebot vorerst als zurückgewiesen. Der Auftragnehmer kann jedoch zu einem späteren Zeitpunkt ein überarbeitetes Nachtragsangebot neu einreichen. Ein endgültiger Ausschluss des Nachtrags ist mit Ablauf der Fristsetzung nicht verbunden. Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte der beigefügten Checkliste (Anlage 1) nebst einem Leitfaden zur Checkliste mit Musteranschreiben (Anlage 2). Auch wenn eine Checkliste grundsätzlich zu befürworten wäre, geht die vorliegende Checkliste aus Sicht der Bauverbände in einigen Punkten weit über die geltenden Regelungen hinaus bzw. setzt falsche Anreize. Erste Anmerkungen haben wir der DB AG mit ebenfalls beigefügter bereits übermittelt (Anlage 3). Die Punkte sollen in der nächsten Sitzung Mitte September besprochen werden. III. Hinweise 1. Die Checkliste wurde von der DB AG ohne Mitarbeit der Bauverbände erstellt. 2. Da die Checkliste bereits in der Praxis angewendet wird, bitten wir Sie, uns Ihre Erfahrungen mit der neuen Checkliste bis Mittwoch, 11. September 2013 mitzuteilen, insbesondere, ob eine schnelle Reaktion auf die von der DB AG zur Vervollständigung gesetzten Frist bezüglich der Nachreichung von Unterlagen zu einer schnellen Nachtragsbearbeitung führt. Mit freundlichen Grüßen Michael Gilka, Dipl.-Betriebswirt stellvertretender Hauptgeschäftsführer Anlagen

4 Checkliste bei Hauptverträgen für Bauleistungen mit einem Auftragsvolumen > 1 Mio (NEuPP) Bauvorhaben: AN: Vergabevorg.-Nr.: Kurzbeschreibung: Eingang Nachtrag: Nachtrags-Nr. AN: Angebotssumme: EUR (netto) lfd. Nr. im Nachtragseinreich- und Prüfplan: Ausführung des Nachtrags: Beginn vsl. am: Bereits begonnen am: Beginn vsl. am: Ende am: Unterlagen vorh.? 1. Anlage Anschreiben zum Nachtragsangebot : Musterdokument Anschreiben zum Nachtragsangebot (Anlage ) Anlage 1: Nachtragsangebot mit ausführlicher Nachtragsbegründung unter räumlicher Zuordnung der Leistungen Anlage 2: Darstellung des Anspruchsgrundes: Benennung Anspruchsgrundlage (Bezug VOB/B) Darstellung des Bau-Soll (Hauptvertragsleistung) Darstellung des Bau-Ist (Nachtragsleistung) Anlage 3: Darstellung bei Anordnungen: Darstellung Wann, an Wen, Wie, Wer wurde/hat angeordnet Anlage 4: Rahmentermine für die Nachtragsleistung Anlage 5: Kalkulationsgrundlagen und Kalkulation des Nachtragsangebots: Nachtragskalkulation Nachtragskalkulation der Nachunternehmerleistungen Anlage 6: sonstige Nachweise: Muster Anzeige von Leistungsänderungen (Anlage ) oder die entsprechenden Informationen hieraus vollständig vorhanden Abrechnungszeichnungen (wo nicht möglich oder anders vereinbart auch Aufmaße) --- Nachtrags-LV im GAEB-Format Weitere Bearbeitung des Nachtrags Ja Nein NT-Angebot zunächst prüffähig: NT-Angebot ist zur Zeit nicht prüffähig und wird mit Fristsetzung zurückgewiesen Geprüft (vertragsabwickelnde Stelle des AG): Ort/Datum:, den Datum Eingang nachgereichter Unterlagen: Name: Name: Unterschrift: Telefon: / Fax: Unterschrift: gültig ab:

5 bei Hauptverträgen für Bauleistungen mit einem Auftragsvolumen > 1 Mio (NEuPP) Allgemeine Anmerkungen 1. Hilfsmittel kein Regelwerk Die Checkliste mit den Erläuterungen soll Ihnen ein Hilfsmittel sein, um die Prüfbarkeit bzw. die Nichtprüfbarkeit von Nachtragsangeboten schnell festzustellen. Zudem kann durch das beigefügte Musteranschreiben ein nichtprüfbares Nachtragsangebot gegenüber dem Auftragnehmer zurückgewiesen werden. Ansatzpunkt ist die bei Bauaufträgen mit einem Auftragsvolumen über 1 Million Euro regelmäßig vereinbarte Verfahrensregelung betreffend die Ankündigung, Einreichung, Prüfung und Bezahlung von Nachträgen NEuPP. Diese legt zunächst selbst fest, dass sie vorrangig die Bearbeitung von Sachnachträgen definiert. Hinzu kann kommen, dass nicht in jedem Fall die hier vorgeschlagene sehr formale Vorgehensweise sinnvoll ist. Beispielsweise, wenn es ohne Weiteres möglich sein sollte, fehlende Angaben zu Anordnungen durch eigenes Wissen / eigene Unterlagen zu ergänzen. Das Ziel ist die zügige, inhaltliche Bearbeitung der eingereichten Nachtragsangebote, solange die Schaffung der diesbezüglichen Voraussetzungen für uns keinen erheblichen Mehraufwand erforderlich macht. Bei den in den folgenden Beschreibungen als rot dargestellten Ziffern handelt es sich um die Ziffernfolge in den Besonderen Vertragsbedingungen (zu 16), wie sie im Muster V30 angegeben sind. Hier ist in jedem Einzelfall zu prüfen, ob diese Nummer wegen projektspezifischer Änderungen (Ankreuzen/Nicht-Ankreuzen von vorangegangenen Ziffern) in den als Anlage 2.1 zum Bauvertrag geltenden Besonderen Vertragsbedingungen deckungsgleich ist oder ob eine andere Ziffernfolge gilt. 2. Was bedeutet die Unterscheidung prüffähig / nicht prüffähig? Inhaltlich geht es hier nur um eine rein formale Prüfung. Es stellt sich also nur die Frage, ob die Angaben / Unterlagen vorliegen oder nicht. Hierfür können auch sehr kurze, schlagworthafte Angaben genügen, solange hierdurch dem Auftraggeber eine inhaltliche Auseinandersetzung grundsätzlich ermöglicht wird. Es geht bei der Frage der Prüffähigkeit also nicht um deren inhaltliche Bewertung, sonder ausschließlich um eine Prüfung der Vollständigkeit. Unbeachtlich ist deswegen auch, ob die Angaben / Unterlagen richtig sind oder nicht. Dies gilt auch bei offensichtlich inhaltlich nicht richtigen Angaben. Eine Zurückweisung wegen angeblicher Nichtprüfbarkeit scheidet dann aus. In diesen Fällen wäre das Angebot dem Grunde oder der Höhe nach als nicht berechtigt zurückzuweisen, was erst im weiteren Prozess erfolgt. 3. Umgang mit der Checkliste Zu jedem Punkt der Checkliste ist jeweils die Frage nach der Prüffähigkeit mit einem Ja oder Nein zu beantworten. Hierbei gibt es bei Nein ein gelbes und bei Ja ein grünes Feld. Ein grünes Feld bedeutet, dass die eingereichten Nachtragsunterlagen vollständig vorliegen und somit erstmal prüffähig sind. Hierbei geht es ausdrücklich nicht um die inhaltliche Richtigkeit, sondern nur ob die Unterlagen bzw. Angaben überhaupt vorhanden sind (siehe auch Erläuterung unter Nr.2). Sollten Angaben/Unterlagen fehlen, wird das Kreuz bei Nein gesetzt. Die Punkte der Checkliste sind grundsätzlich alle abzuarbeiten. Es wird also nicht beim ersten Nein aufgehört zu prüfen. Sollte ein Punkt für den konkreten Fall nicht zutreffen (bspw. es wurden keine Anordnungen getroffen siehe auch 2 Abs. 8 Nr. 2 VOB/B) wird kein Feld angekreuzt. Wenn alle Punkte der Checkliste geprüft sind, ergibt sich aus den Farben das weitere Vorgehen zum Nachtragsangebot wie folgt: Fall grün : Alle Punkte der Checkliste wurden im grünen Feld Ja angekreuzt. Die Unterlagen werden in den weiteren Bearbeitungslauf Prüfung dem Grunde nach gegeben. Die ausgefüllte und unterschriebene Checkliste ist den Unterlagen beizufügen. Seite 2/15 gültig ab:

6 bei Hauptverträgen für Bauleistungen mit einem Auftragsvolumen > 1 Mio (NEuPP) Allgemeine Anmerkungen Fall gelb : Mindestens ein Punkt der Checkliste wurde im gelben Feld Nein angekreuzt. Unter Verwendung des Musterschreibens wird der AN mit Fristsetzung zur Nachlieferung der im gelben Feld angekreuzten Unterlagen aufgefordert. Dem Musterschreiben wird die Checkliste als Kopie angehangen. Sollte der AN die angeforderten Unterlagen nachliefern, ist das Datum nach vollständigen Eingang auf der Checkliste im Feld Datum Eingang nachgereichter Unterlagen handschriftlich einzutragen und zu unterschreiben. Die nun vollständigen Nachtragsunterlagen können nun in die weitere Bearbeitung gegeben werden. Sollte der AN die angeforderten Unterlagen in der gesetzten Frist nicht liefern, gilt das Nachtragsangebot als zurückgewiesen. Die eingereichten Nachtragsunterlagen, die ausgefüllte und unterschriebene Checkliste werden mit dem Schriftverkehr archiviert. 4. Bearbeitungsfrist für die Checkliste Gemäß der vertraglich vereinbarten Verfahrensregelung sollte regelmäßig innerhalb von 14 Kalendertagen nach Eingang des Nachtrages dem Auftragnehmer mitgeteilt werden, dass sein Nachtragsangebot nicht den vertraglich festgelegten Anforderungen entspricht. Keinesfalls darf die Mitteilung der Nichtprüfbarkeit später als 60 Tage nach Eingang des Nachtragsangebots erfolgen. Unser internes Ziel sollte jedoch immer sein, dass unser Ergebnis zur Prüfbarkeit / Nichtprüfbarkeit bereits wenige Tage nach Eingang des Nachtragsangebots vorliegt und im Fall der Nichtprüfbarkeit dem Auftragnehmer das Ergebnis innerhalb von 14 Kalendertagen mitgeteilt wird. Seite 3/15 gültig ab:

7 Musterdokument Anschreiben zum Nachtragsangebot (Anlage ) Vertragsbezug - Anlage des Vertrages Anschreiben zum Nachtragsangebot Wurden die inhaltlichen Angaben des Musterdokuments Anschreiben zum Nachtragsangebot mit dem Nachtragsangebot dargestellt? Bei Einreichung eines Nachtragsangebotes hat der AN das Musterschreiben gemäß Anlage zu verwenden. Er kann die Inhalte dieses Dokuments aber auch auf sein Geschäftspapier kopieren und ein Nachtragsangebot dann mit seinem Anschreiben vorlegen. Bei der Prüfung ist also darauf zu achten, dass die Inhalte (Name des betreffenden Bauvorhabens, Vertrags- und Bestellnummer, Angebotssumme, etc.) des Musterdokuments wiedergegeben werden! Anlage Anlage Anschreiben zum Nach Seite 4/15 gültig ab:

8 Anlage 1: Nachtragsangebot mit ausführlicher Nachtragsbegründung unter räumlicher Zuordnung der Leistungen Vertragsbezug - Ziffer Anlagenkontierung Besondere Vertragsbedingungen (Anlage 2.1 des Vertrages) - Ziffer Nr.2 Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsforderungen Besondere Vertragsbedingungen (Anlage 2.1 des Vertrages) des Vertrages des Vertrages - Anlage 2.7 des Vertrages Nachunternehmerverzeichnis Wo und was wurde warum ausgeführt? bzw. Wo und was soll warum ausgeführt werden? Das Nachtragsangebot des AN muss gemäß Ziffer Nr. 2 Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsforderungen der Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) eine eindeutige, technische und vollständige Beschreibung der Nachtragsleistung enthalten. Hier geht es also um die textliche Nachtragsbeschreibung, in der auch die Notwendigkeit der Nachtragsleistung (Frage nach dem Warum?) beschrieben wird. Dabei ist die Nachtragsbeschreibung vom AN für in sich geschlossene Themenbereiche (zusammengefasste Nachtragsleistungen) zu erstellen, wie z.b. für Gleisanlagen, Erdarbeiten, Betonarbeiten, Streckenausrüstung, Sicherungsanlagen etc. Überdies hat der AN textlich die Nachtragsbeschreibung in einer räumlichen Zuordnung zur Hauptvertragsleistung darzustellen. (insbesondere z.b. Bahnkilometrierung, bahnlinks/bahnrechts, Bahnsteig-Nr., etc.) Ebenso hat der AN textlich die Bauzeit/Leistungszeit für die Leistungen des Nachtragsangebotes in einer zeitlichen Zuordnung zur Hauptvertragsleistung darzustellen (Darstellung zum Rahmenterminplan etc. erfolgt in der Anlage 4). Soweit ein Nachunternehmer für den AN zum Einsatz kam, hat der AN darzustellen, welche Leistungen des Nachtragsangebotes durch den/die Nachunternehmer des AN erbracht werden/erbracht wurden. Bei Nachunternehmern, deren Einsatz nicht bereits durch die Anlage 2.7 des Vertrages genehmigt wurden, ist gemäß 11.1 des Vertrages die schriftliche Zustimmungserklärung des AG vorzulegen. Zudem muss das Nachtragsangebot unter Zugrundelegung der Gliederung des Hauptvertrags- LV strukturiert sein, wobei die Ordnungszahlen zu übernehmen sind. Seite 5/15 gültig ab:

9 Anlage 2: Darstellung des Anspruchsgrundes Benennung Anspruchsgrundlage (Bezug VOB/B) Vertragsbezug - Ziffer Anzeigen von Leistungsänderungen der Besonderen Vertragsbedingungen (= Anlage 2.1 zum Bauvertrag) - Anlage zum Bauvertrag Anzeige von Leistungsänderungen - Ziffer Nr. 3 Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsforderungen der Besonderen Vertragsbedingungen (= Anlage 2.1 zum Bauvertrag) - Ziffer 6 Zusätzliche Vertragsbedingungen - VOB/B Auf welcher Grundlage sieht der Auftragnehmer einen Anspruch auf eine zusätzliche Vergütung? Darstellung der Anspruchsvoraussetzungen mit nachvollziehbaren Verweisen auf vorhandenen Schriftverkehr und Protokolle, eindeutige vertragliche Zuordnung, Zitate aus dem Vertrag oder aus Vorschriften, ggf. zusätzlich die Anordnung der Leistung. Gegebenenfalls hat der AN textlich zu belegen, dass er seiner Ankündigungspflicht hinsichtlich Mehrkosten - bspw. unter Verwendung des Formblattes Anzeige von Leistungsänderungen (Anlage zum Bauvertrag) - nachgekommen ist. Der AN hat hier also eine Anspruchsgrundlage in Bezug auf die VOB/B / z.b. 2 Nr. 5 oder 2 Nr. 6 VOB/B) zu benennen. Diese setzt zunächst eine Abweichung des Bau-Ist vom Bau-Soll voraus. Je nach genannter Anspruchsgrundlage können auch Ausführungen zu Mehrkostenanzeige oder Anordnungen erforderlich sein. Prüfungshinweis: Bitte beachten Sie, dass es vorliegend nur um den Abgleich geht, ob das Nachtragsangebot überhaupt prüfbar ist. Um eine inhaltliche Prüfung würde es sich beispielsweise handeln, wenn man überlegt, ob die Verweise "nachvollziehbar" sind oder eine eindeutige vertragliche Zuordnung vorliegt. Seite 6/15 gültig ab:

10 Anlage 2: Darstellung des Anspruchsgrundes Darstellung des Bau-Soll (Hauptvertragsleistung) Vertragsbezug - Ziffer Anzeigen von Leistungsänderungen der Besonderen Vertragsbedingungen (Anlage 2.1 zum Bauvertrag) - Anlage zum Bauvertrag Anzeige von Leistungsänderungen - Ziffer Nr. 3 Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsforderungen der Besonderen Vertragsbedingungen (= Anlage 2.1 zum Bauvertrag) - Ziffer 6 Zusätzliche Vertragsbedingungen - VOB/B Welche Leistung war im Hauptvertrag vorgesehen, die in Verbindung mit der Nachtragsleistung gebracht werden könnte? Unter Bezugnahme auf die umfangreichen Vertragsbestandteile gemäß 3.2 des Bauvertrages dort bis hat der AN die ursprünglich geschuldete Hauptvertrags- (Teil-) Leistung textlich darzustellen, die nun von dem Nachtragsangebot betroffen ist ( Bau-Soll ). Sollten keine Hauptvertragsleistungen von der Nachtragsleistung betroffen sein, hat der AN auch dies entsprechend darzustellen. Sind derartige Informationen nicht vorhanden, ist das Kreuz bei Nein zu setzen. Seite 7/15 gültig ab:

11 Anlage 2: Darstellung des Anspruchsgrundes Darstellung des Bau-Ist (Nachtragsleistung) Vertragsbezug - Ziffer Aufmaß, Abrechnung der Besonderen Vertragsbedingungen (= Anlage 2.1 zum Bauvertrag) - Ziffer 20 Abrechnung der Zusätzlichen Vertragsbedingungen (= Anlage 2.2 zum Bauvertrag) - Ziffer 10 Bautagesberichte der Zusätzlichen Vertragsbedingungen (= Anlage 2.2 zum Bauvertrag) - Ziffer Nebenleistungen der Besonderen Vertragsbedingungen (= Anlage 2.1 zum Bauvertrag) Wie begründet sich der Vergütungsanspruch für die IST-Nachtragsleistung im Vergleich zur geschuldeten Hauptvertragsleistung? Im Rahmen dieses Prüfungspunktes hat der AN entweder die erst noch zu erbringende Nachtrags(Teil-)Leistung oder die bereits erbrachte Nachtrags(Teil-)Leistung in Bezug einer Abgrenzung zur Hauptvertragsleistung textlich darzustellen. Aus einem Vergleich zwischen der vertraglich geschuldeten Leistung ( Bau-Soll ) und der zu erbringenden bzw. erbrachten Leistung ( Bau-Ist ) muss sich der Vergütungsanspruch erkennen lassen. Sind derartige Informationen nicht vorhanden, ist das Kreuz bei Nein zu setzen. Seite 8/15 gültig ab:

12 Anlage 3: Darstellung bei Anordnungen Vertragsbezug - Ziffer Nr. 4 Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsforderungen der Besonderen Vertragsbedingungen (= Anlage 2.1 zum Bauvertrag) - 13 Abs. 1 sowie Abs. 2 des Bauvertrages - Ziffer 3 Anordnungen des Auftraggebers der Zusätzlichen Vertragsbedingungen (= Anlage 2.2 zum Bauvertrag) Sind dem Nachtragsangebot Erläuterungen zu vorhandenen Anordnungen oder über deren Entbehrlichkeit beigefügt? Gemäß Ziffer Nr. 4 BVB hat der AN eine behauptete Anordnung darzustellen. Seine Ausführungen müssen darauf eingehen, wer, wann, wen, wie angewiesen haben soll. Im Rahmen der Eingangsprüfung ist im Falle von Anordnungen allein das Vorhandensein eines derartigen Dokuments (Schriftverkehr, Protokoll, etc.) zu prüfen. Eine inhaltliche Prüfung dieser Unterlagen erfolgt hierbei nicht. Sind derartige Unterlagen / Informationen nicht vorhanden, ist das Kreuz bei Nein zu setzen. Sollten keine Anordnungen getroffen worden sein (bspw. im Sinne des 2 Abs.8 Nr.2 VOB/B), hat der AN dies entsprechend darzustellen. Ist hierzu eine Aussage getroffen worden bzw. sind dem Nachtragsangebot entsprechende Unterlagen beigefügt, ist das Kreuz bei Ja zu setzen. Sollte die Leistung noch nicht ausgeführt worden sein und eine Anordnung wurde noch nicht getroffen, ist kein Kreuz zu setzen. Seite 9/15 gültig ab:

13 Anlage 4: Rahmentermine für die Nachtragsleistung Vertragsbezug - Ziffer Nr.5 Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsforderungen der Besonderen Vertragsbedingungen (= Anlage 2.1 zum Bauvertrag) - 5 des Vertrages Wann wurden / werden die Nachtragsleistungen in welchem Zusammenhang mit den Hauptvertragsleistungen erbracht? Ändern sich nun infolge von geänderten oder zusätzlichen Leistungen die Vertragstermine, hat der AN gemäß Ziffer Nr.5 Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsforderungen der BVB grundsätzlich die Rahmentermine für die Nachtragsleistung darzustellen. Er hat insbesondere die rahmenterminliche Einordnung der ursprünglich, vertraglich geschuldeten (Teil-) Leistung ( Bau-Soll ), die nun von dem Nachtragsangebot betroffen ist, darzustellen. In einem Soll-Ist-Vergleich hat der AN darüber hinaus die rahmenterminliche Einordnung der zu erbringenden/erbrachten Nachtrags- (Teil-) Leistung ( Bau Ist ) sowie die sich daraus etwaig ergebenden Änderungen im Bauablauf prüfbar darzustellen. Es ist also zu kontrollieren, ob ein Terminplan / -angaben zu den angebotenen Nachtragsleistungen beigefügt wurde. Sind keine der oben dargestellten Informationen vorhanden, ist das Kreuz bei Nein zu setzen. Sollten Vorbehalte bezüglich einer terminlichen Einschätzung gemacht werden, ist dies zu akzeptieren und das kreuz ebenfalls bei Ja zu setzen. Seite 10/15 gültig ab:

14 Anlage 5: Kalkulationsgrundlagen und Kalkulation des NT-Angebots Nachtragskalkulation Vertragsbezug - Ziffer Nr. 6 BVB Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsangeboten - Ziffer BVB Preisermittlung, Kalkulation von Nachträgen (Anlage 2.1 Bauvertrag) - Anlage 4.5 Bauvertrag (Berechnungsbeispiele) Wie wurden die im Nachtrag angebotenen Preise kalkuliert? Die diesbezügliche Regelung in Ziffer Nr. 6 BVB lautet: Kalkulationsgrundlage mit Ausschnitten aus der Auftragskalkulation oder eindeutigen Verweisen sowie Kalkulation des Nachtragsangebots. Konkretisiert wird dies durch die Regelung durch Ziffer Nr. 1der BVB. Der AN hat hier also darzustellen, dass die Ermittlung der Nachtragsforderung auf den Grundlagen der Preisermittlung für die vertragliche Leistung und den baubetrieblichen Grundsätzen der Fortschreibung von Kosteneigenschaften der Angebots- bzw. Auftragskalkulation des AN (insbesondere einmalige, mengenabhängige, zeitabhängige und umsatzbezogene Kosten) erfolgt ist. Der AN hat in diesem Zusammenhang darzustellen, dass Mehr- und Minderkosten nach Maßgabe dieser Grundsätze entsprechend den als Anlage zu den Vergabeunterlagen beigefügten Berechnungsbeispielen kalkuliert sind. In der Anlage 4.5 des Bauvertrags ist beispielhaft beschrieben, wie der AN seine Aufstellung zur Nachtragskalkulation vorzulegen hat. Zum Nachweis der Darstellungen hat der AN seine Kalkulationsunterlagen auszugsweise vorzulegen. Das Nachtragsangebot muss also kalkulatorische Unterlagen enthalten. Im Rahmen der Eingangsprüfung ist allein das Vorhandensein dieser Unterlagen zu prüfen. Eine reine textliche Darstellung (z.b. Langtext-LV) reicht aber nicht aus. Es müssen konkrete kalkulatorische Darstellungen mit Zahlen nachvollziehbar erkennbar sein (siehe auch Anlage 4.5). Eine inhaltliche Prüfung erfolgt jedoch noch nicht. Beispiele Anlage 4.5 Bauvertrag: Anlage 4.5 Beispiele EP Berechnung Seite 11/15 gültig ab:

15 Anlage 5: Kalkulationsgrundlagen und Kalkulation des NT-Angebots Kalkulation der Nachunternehmerleistungen Vertragsbezugs - Ziffer Nr.4 BVB Preisermittlung, Kalkulation von Nachträgen (Anlage 2.1 Bauvertrag) - Ziffer Nr. 6 BVB Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsangeboten - Anlage 4.5 Bauvertrag (Berechnungsbeispiele) Wie wurden die im Nachtrag angebotenen Preise für Nachunternehmer des AN kalkuliert? Wurden Nachunternehmer zur Erfüllung der Nachtragsleistung durch den AN beauftragt, ist auch hier die entsprechende Nachunternehmerkalkulation durch den AN vorzulegen. Gemäß Ziffer Nr. 4 BVB gelten die Vorgaben zur Darstellung zur Preisermittlung von Nachtragsforderungen auch für Nachunternehmerleistungen. Aus den Kalkulationsunterlagen des AN müssen auch für sein(e) Nachunternehmer die Inhalte der entsprechenden Hauptvertragsvorgaben für die Kalkulation erkennbar sein. Hier ist vor allem darauf zu achten, dass Angaben wie pauschal detailliert aufgeschlüsselt sein müssen. Das Nachtragsangebot muss also kalkulatorische Unterlagen enthalten. Im Rahmen der Eingangsprüfung ist allein das Vorhandensein dieser Unterlagen zu prüfen. Eine reine textliche Darstellung (z.b. Langtext-LV) reicht aber nicht aus. Es müssen konkrete kalkulatorische Darstellungen mit Zahlen nachvollziehbar erkennbar sein (siehe auch Anlage 4.5). Eine inhaltliche Prüfung erfolgt jedoch noch nicht. Fehlen diese Angaben, ist das Kreuz bei nein zu setzen. Sollte der AN keine Nachunternehmer eingesetzt haben oder möchte der AN keine Nachunternehmer einsetzen wird kein Kreuz gesetzt. Seite 12/15 gültig ab:

16 Anlage 6: sonstige Nachweise Muster Anzeige von Leistungsänderungen (Anlage ) oder die entsprechenden Informationen hieraus vollständig vorhanden Vertragsbezug - Anlage zum Bauvertrag - Anlage zum Bauvertrag - Ziffer Nr. 7/8 Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsforderungen der BVB (= Anlage 2.1 zum Bauvertrag) - 2 Absätze 5 und 6 VOB/B Liegen die inhaltlichen Angaben des Musterdokuments Anzeige von Leistungsänderungen mit dem Nachtragsangebot vor? Nach Ziffer Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsforderungen der BVB (Anlage 2.1 zum Bauvertrag), dort Nr. 8, hat eine Bezugnahme auf die Anzeige von Leistungsänderungen zu erfolgen. Das Musterdokument ist also gemäß Bauvertrag für die Anzeige von Leistungsänderungen zu verwenden. Die Vorlage der Musterunterlage mit den Informationen erfolgt als Kopie der Anzeige von Leistungsänderungen mit den dortigen Anlagen. Die aufgeführten Angaben werden als Detailinformationen für die weitere Nachtragsbearbeitung benötigt. Sollte das Musterdokument nicht verwendet worden sein, sondern stattdessen die dort aufgeschlüsselten Detailinformationen in vergleichbarer Art und Weise mit dem Nachtragsangebot vorgelegt werden, wird dies akzeptiert und mit Ja in der Checkliste dokumentiert. Ein besonderes Augenmerk sollte bei dieser Art der Vorlage aber auf das Vorhandensein einer Mehrkostenanzeige (ist regulär Bestandteil des o.a. Musterdokuments) mit den entsprechenden Datumsangaben (wann und wem gegenüber angezeigt) gelegt werden. Sind Informationen nicht vorhanden oder unvollständig, ist das Kreuz bei Nein zu setzen. Seite 13/15 gültig ab:

17 Anlage 6: sonstige Nachweise Abrechnungszeichnungen (wo nicht möglich oder anders vereinbart Aufmaße) Vertragsbezug - Ziffer /7 Abrechnung, Aufmaß der BVB (Anlage 2.1 zum Bauvertrag) - Ziffer Nr. 7/8 Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsforderungen der BVB (Anlage 2.1 zum Bauvertrag) Wurden Abrechnungszeichnungen bzw. Aufmaße mit dem Nachtragsangebot vorgelegt? Im Vertrag ist hierzu folgendes vereinbart worden: Die Mengenermittlung erfolgt auf der Grundlage von Abrechnungszeichnungen, sofern in der Leistungsbeschreibung nicht ausdrücklich andere Belege für die Mengenermittlung einzelner Positionen vereinbart sind. Aus den Abrechnungszeichnungen müssen alle Maße, die in die Mengenberechnung übernommen werden, unmittelbar zu entnehmen sein. Werden hierfür Ausführungszeichnungen herangezogen, sind diese durch zusätzliche Schnitte, Details und Maßketten zu ergänzen. Feststellungen auf der Baustelle örtliches Aufmaß sind auf die Fälle zu beschränken, für die Mengenermittlungen nach Abrechnungszeichnungen nicht möglich oder sinnvoll sind. Diese Mengenermittlung ist für Nachvollziehbarkeit und Plausibilität der im Nachtragsangebot dargestellten Mengenansätze unerlässlich. Bei der Eingangsprüfung erfolgt aber keine inhaltliche Plausibilisierung, sondern vorerst nur die Kontrolle, ob die Angaben dem Nachtragsangebot beigefügt wurden. Sind diese Informationen nicht vorhanden oder unvollständig, ist das Kreuz bei Nein zu setzen. Seite 14/15 gültig ab:

18 Anlage 6: sonstige Nachweise Nachtrags-LV im GAEB- Format vorhanden Vertragsbezug - Ziffer Datenaustausch Nachtragsangebote der BVB (Anlage 2.1 zum Bauvertrag) - Ziffer Nr. 7/8 Anforderungen an die Aufstellung und Einreichung von Nachtragsforderungen der BVB (Anlage 2.1 zum Bauvertrag) Wurde das Nachtrags-LV in digitaler Form in einem GAEB-Format mit dem Nachtragsangebot übergeben? Im Vertrag ist hierzu folgendes vereinbart worden: Zu Beginn der Baumaßnahme wird die Systematik der Ordnungszahlvergabe für Nachträge vereinbart. Für vom AG aufgestellte Nachträge erhält der AN eine Austauschdatei der Kennung 86 und übergibt sein Angebot ebenfalls mit einer Austauschdatei der Kennung 86. Für vom AN aufgestellte Nachträge übergibt der AN eine Austauschdatei der Kennung 86. Nach erfolgter Auftragsvergabe erhält der AN eine Datei der Kennung 86 zurück. Der Auftragnehmer hat seinen Nachtrag an die Struktur des Hauptvertrages anzupassen. Auf dieser Grundlage hat er auch, wie oben dargestellt, eine entsprechende Datei im GAEB-Format vorzulegen. Diese Daten können als CD-ROM, DVD, Stik, SD-Karte oder auch per Mail parallel vorgelegt werden. Bei der Eingangsprüfung erfolgt aber keine inhaltliche Plausibilisierung, sondern vorerst nur die Kontrolle, ob die Daten dem Nachtragsangebot beigefügt wurden. Sind diese Informationen nicht vorhanden oder unvollständig, ist das Kreuz bei Nein zu setzen. Seite 15/15 gültig ab:

19 (Projekt) (Bauvertrag) Ihr Nachtragsangebot Nr. XY vom XX.XX.XXXX Eingang am XX.XX.XXXX Sehr geehrte Damen und Herren, in dem Ihren Nachtragsangebot zugrundeliegendem Bauvertrag wurde als Anlage die Verfahrensregelung betreffend die Ankündigung, Einreichung, Prüfung und Bezahlung von Nachträgen vereinbart. Ihr oben genanntes Nachtragsangebot haben wir durchgesehen. Leider mussten wir im Ergebnis feststellen, dass dieses nicht den vertraglich festgelegten Anforderungen entspricht und deswegen zumindest zur Zeit nicht prüfbar ist. Die nähere Begründung ergibt sich aus der beigefügten Anlage. Wir bitten Sie, die fehlenden Erklärungen und Nachweise spätestens bis zum TT.MM.JJJJ 1, nachzureichen. Sollten Sie diese Frist nicht einhalten können, bitten wir um kurzfristige Information mit Benennung eines verbindlichen Termins für die Nachlieferung. Wir weisen zudem ausdrücklich darauf hin, dass gemäß der oben genannten Verfahrensregelung die Frist zur Nachtragsbearbeitung mangels Prüfbarkeit bis zum vollständigen Erhalt der benannten Erklärungen und Nachweise ruht. Sollten wir von Ihnen innerhalb der oben genannten Frist keine Rückäußerung erhalten, wird Ihr Nachtragsangebot als endgültig nicht prüfbar eingestuft und ihre angezeigten Ansprüche von uns bereits deswegen zurückgewiesen. Selbstverständlich ist es Ihnen dann unbenommen, ein entsprechend unserer Mitteilung ergänztes bzw. überarbeitetes und deswegen dann prüfbares Nachtragsangebot später neu einzureichen. Mit freundlichen Grüßen 1 Die Regelfrist beträgt nach NEuPP fünf volle Werktage nach Eingang der Aufforderung beim AN. Bei der Fristberechnung ist zudem der interne Unterschriftenlauf und die Art der Versendung (Post, Fax, ) zu beachten.

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