Online-Medien Datenbank. Ausschreibungsunterlagen Anlagen. Los 2

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1 EU-Ausschreibung Offenes Vergabeverfahren 2015/S Munich Creative Business Week 2016 (MCBW 2016) mit Verlängerungsoption MCBW 2017, 2018 und 2019 Online-Medien Datenbank Ausschreibungsunterlagen Anlagen Los 2

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Die bayern design GmbH Die Munich Creative Business Week (MCBW) Vergabeverfahren Art des Verfahrens Vergabestelle Einreichungstermin und ort für Angebote Bewerberfragen Kommunikation im Verfahren, Vertraulichkeit der Unterlagen Leistungsbeschreibung Allgemeine Aufgabenstellung Zeitliche Vorgaben Aufgabenstellung im Einzelnen... 9 Los 2 Anlage 1 Formblatt Angaben zum Bieter / der Bietergemeinschaft und Angaben zur Eignung (Angebotsbestandteil 1/3) Los 2 Anlage 2 Konzeptunterlagen und Preisblatt für die Angebotswertung (Angebotsbestandteil 2/3) Los 2 Anlage 3 Vertrag (Angebotsbestandteil 3/3)

3 1. Einführung 1.1 Die bayern design GmbH Die bayern design GmbH hat zur Aufgabe, angesichts der wachsenden Bedeutung der Designwirtschaft in der innovativen Wertschöpfungskette, die Einführung und die Weiterentwicklung von Designstrategien von bayrischen Produkten und Dienstleistungen nachhaltig zu steigern, um den Freistaat zum international anerkannten Standort für Innovation und Design auszubauen. bayern design veranstaltet die Munich Creative Business Week (MCBW), Deutschlands größtes Design-Event für Gestalter und Auftraggeber, das sich in den letzten Jahren zu einem der Anziehungspunkte für internationale Top-Designer, Architekten, Kreative, Firmen sowie für alle, die sich generell für das Thema Design interessieren, entwickelt hat. Die Programme der bayern design GmbH werden vom Bayerischen Staatsministerium für Wirtschaft und Medien, Energie und Technologie gefördert. bayern design entwickelt Aktivitäten auf verschiedenen Ebenen: bayern design initiiert Das Veranstaltungsangebot von bayern design ist vielfältig. Es richtet sich an Unternehmen und Designer aller Branchen. In Unternehmerforen, Vorträgen, Workshops, Ausstellungen o- der Messebeteiligungen werden aktuelle Trends diskutiert, innovative Designstrategien vorgestellt, neue Techniken präsentiert oder zukünftige Designentwicklungen zur Diskussion gestellt. Zentrale Themen sind dabei: Design im Innovationsprozess, ECO-Design und nachhaltige Markenentwicklung, Design für Alle (Universal Design), Designforschung, Designkritik, Designmanagement. bayern design qualifiziert Die Entwicklung von Workshop- und Qualifizierungsangeboten für Unternehmer ist ein wichtiges Anliegen von bayern design. In Kooperation mit externen Partnern werden Module für unterschiedliche Zielgruppen erarbeitet und regelmäßig angeboten. bayern design unterstützt Das Land Bayern bietet interessante Designfördermöglichkeiten für Unternehmen und Organisationen. bayern design ist hierbei die erste Kontaktstelle für alle Antragsteller. Es berät bei der Beantragung von Fördermitteln und steht dem Ministerium als Begutachter der Förderanträge zur Seite. bayern design organisiert darüber hinaus regelmäßig Gemeinschaftsstände auf nationalen und internationalen Messen. Der Verein - bayern design forum e.v. Der GmbH zur Seite steht bayern design forum e. V. Die Mitglieder des bayern design forums e.v. kommen aus unterschiedlichen Branchen, den Schwerpunkt bilden mittelständische und 3

4 renommierte Unternehmen sowie Designagenturen. Sie alle eint das Bewusstsein, zu einer Community zu gehören, die die Gestaltung der Umwelt nicht dem Zufall überlassen will. Weitere Informationen: Die Munich Creative Business Week (MCBW) Die Munich Creative Business Week (MCBW) ist eine mehrtägige, international ausgerichtete Veranstaltung zum Thema Design, Kreativität und Wirtschaft, die alljährlich im Februar in München stattfindet. Die MCBW richtet sich an ein Fachpublikum (B2B Zielgruppe), aber auch an die Kunden und Nutzer von Design (B2C Zielgruppe). Sie findet vom zum fünften Mal statt. Die MCBW wird vom Bayerischen Staatsministerium für Wirtschaft und Medien, Energie und Technologie gefördert und von der bayern design GmbH veranstaltet. Weitere Förderer und Sponsoren waren bis dato unter anderem die Landeshauptstadt München und die BMW Group. Die MCBW thematisiert die Bedeutung von Gestaltung, Design und Ideen für die zukünftige Entwicklung unserer Umwelt und Lebensbedingungen. Gesucht wird der Dialog und Austausch zwischen verschiedenen Interessengruppen und die gemeinsame Arbeit an der nachhaltigen Verbesserung unserer Umwelt. Die MCBW ist eine Veranstaltung von und mit Partnern. Ziel ist es, renommierte Partner für die Programmgestaltung sowie Locationpartner und Sponsoren zu gewinnen. Sie geben der Woche mit eigenen Veranstaltungen, Präsentationen oder Locations ein Profil. Alle Veranstaltungen haben das Ziel, auf die elementare Bedeutung von Design in unserer alltäglichen Lebens- und Arbeitsumwelt aufmerksam zu machen, Tendenzen in der Produkt-Kultur aufzuzeigen und einmal im Jahr im Februar frische Impulse für alle Akteure im internationalen Kreativbereich zu setzen. Andererseits sollen Besucher aus dem In- und Ausland für den Besuch der Veranstaltungswoche gewonnen werden. Seit 2015 wird die internationale Ausrichtung durch ein jährlich wechselndes Partnerland forciert. Neben Partnern für Programme und Location flankieren Creative Spots die MCBW während des gesamten Jahres, um den Kreativstandort München angemessen zu positionieren. Dabei handelt es sich um Einrichtungen/Orte/Plätze, die in Verbindung mit Design, Kreativität, Architektur und Kunst stehen, wie beispielsweise Cafés, Bistros, Galerien, Boutiquen, Geschäfte, Restaurants, Hotels oder Museen. Ab der MCBW 2014 ist die Teilnahme als Programmpartner und Creative Spot kostenpflichtig. Mit der jährlichen Durchführung der Munich Creative Business Week soll Folgendes erreicht werden: Etablierung einer internationalen Plattform zum regelmäßigen Austausch, Matchmaking und Networking rund um Themen der Gestaltung Zusammenbringen von regional bis international aufgestellten Markteilnehmern Förderung der Kooperationen zwischen Gestaltern und Unternehmen 4

5 Erhöhung des Fach- und Expertenwissens durch Designkonferenzen und zukunftsrelevante Themensetzungen Förderung und Professionalisierung junger Designer und Startup-Unternehmen der Kreativwirtschaft Leistungsschau der vorhandenen Design- und Kreativkompetenz in Bayern unter Berücksichtigung der Zielsetzung des bayerischen Wirtschaftsministeriums Sukzessive Erweiterung und zunehmende Interdisziplinarität, zum Beispiel durch die Einbindung von Mediengestaltung Lenkung der medialen Öffentlichkeit, insbesondere der internationalen, auf die Bedeutung von Design und das Potential des Wirtschaftsstandortes Bayern Information und Sensibilisierung der Öffentlichkeit / Konsumenten für Design im Kontext der gesellschaftlichen Anforderungen (Bsp. Universal Design) Wachstum der MCBW durch Ausbau strategischer Allianzen und Kooperationen mit Stakeholdern, beispielsweise der Internationalen Handwerksmesse IHM oder mit dem Tourismusreferat der Stadt München Zielgruppen Die MCBW will mit unterschiedlichen Veranstaltungsangeboten verschiedene Zielgruppen erreichen. Neben fachspezifischen und zum Teil kostenpflichtigen Konferenzen/Kongressen für ein Fachpublikum (B2B Zielgruppe) wird es zahlreiche Veranstaltungen für die breite Öffentlichkeit (B2C Zielgruppe) geben. Mit einem Schwerpunkt im Zentrum finden über die ganze Stadt verteilt Design-Events wie Ausstellungen, Konferenzen, Werkstattbesuche oder Empfänge statt. Zahlen und Fakten zur Entwicklung der MCBW in den Jahren 2014 und 2015 MCBW 2014, (Programmpartner, Location Partner, Creative Spots) 145 Veranstaltungen Ca Besucher MCBW 2015, Partner (Programmpartner, Location Partner, Creative Spots) 152 Veranstaltungen 5

6 2. Vergabeverfahren 2.1 Art des Verfahrens Die Ausschreibung erfolgt als EU-weite Ausschreibung im offenen, einstufigen Verfahren. Ablauf: Bieter müssen Angebote auf der Grundlage der in Anlage 1-3 enthaltenen Formblätter abgeben. Das Angebot besteht aus folgenden Teilen: 1. Angaben zum Bieter/ der Bietergemeinschaft und Angaben zur Eignung (Anlage 1); 2. Eine Auswahl des Auftragnehmers wird unter den geeigneten Bietern anhand von Zuschlagskriterien vorgenommen. Hierzu sind (a) Konzeptunterlagen und (b) ein Preisblatt auszufüllen (Anlage 2). 3. Bestandteil des Angebots ist der vom Bieter zu unterzeichnende Vertrag (Anlage 3). Anmerkung: Die Konzeptunterlagen und das Preisblatt werden anhand der Zuschlagskriterien (Anlage 4) bewertet. 2.2 Vergabestelle Vergabestelle ist die bayern design GmbH, Geschäftsführerin Dr. Silke Claus, Luitpoldstaße 3, Nürnberg, Tel. +49 (0)911/ ; Fax + 40 (0)911/ ; claus@bayerndesign.de. 2.3 Einreichungstermin und ort für Angebote Bieter haben ihre vollständigen Angebotsunterlagen (Anlagen 1 bis 3) einschl. der Konzeptunterlagen und evtl. weiterer ergänzender Unterlagen bis zum Dienstag, , 12:00 Uhr (Zugang) entweder persönlich oder auf dem Postwege bei Bühner & Partner Rechtsanwälte mbb Albrecht-Dürer-Platz Nürnberg 6

7 in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift Nicht Öffnen! Bewerberformular bayern design MCBW Los 2 in dreifacher Ausfertigung einzureichen. Es werden nur Angebotsunterlagen berücksichtigt, die fristgerecht eingegangen sind. 2.4 Bewerberfragen Bieter können schriftlich Fragen stellen. Diese sind ausschließlich an jordan@buehnerrae.de zu richten. Die Fragen können bis ; 12:00 Uhr gestellt werden und werden dann voraussichtlich bis beantwortet. Die Fragen/Antworten sind in anonymisierter Form im Internet abrufbar unter: Kommunikation im Verfahren, Vertraulichkeit der Unterlagen Der Auftraggeber versendet Unterlagen im Rahmen des Vergabeverfahrens grundsätzlich in elektronischer Form an die Bieter. Sollten sich Dateien als beschädigt oder nicht zu öffnen erweisen, hat der Bieter den Auftraggeber hierüber umgehend zu informieren. Die dem Bieter nicht zugänglichen Unterlagen werden dann schnellstmöglich erneut elektronisch oder in Papierform übersandt. Die Bieter sind daher aufgefordert, umgehend nach Erhalt der Vergabeunterlagen zu prüfen, ob die Unterlagen vollständig und zu öffnen sind. 3. Leistungsbeschreibung 3.1 Allgemeine Aufgabenstellung Gesucht wird eine Agentur oder eine Bietergemeinschaft, die in enger Abstimmung mit bayern design und weiteren beteiligten Agenturen für die Durchführung der MCBW in 2016 ( ) die bisherige Website weiter entwickelt, und basierend auf der vorhandenen Typo3-Programmierung, die Datenbank für das Backend optimiert. Die Leistung der Agentur für Online und Datenbank (Los 2) ist in enger Verzahnung mit den sonstigen für die MCBW notwendigen Leistungen (Los 1 und 3) umzusetzen ist. Dafür erfolgen über den gesamten Projektzeitraum 14-tägige Statusmeetings mit dem Auftraggeber und den anderen Agenturen sowie projektabhängige Status-Calls. Die Konzeption und Durchführung der einzelnen Arbeitspakete erfolgt in enger Abstimmung mit bayern design. Die Vergabe von Unteraufträgen an externe Nachunternehmer ist möglich. Deren Einschaltung ist dem Auftraggeber vorab unter Bekanntgabe von Art und Umfang der vom Nachunternehmer zu erbringenden Leistungen anzukündigen. Die Kommunikation und Korrespondenz erfolgt dabei in deutscher Sprache. Ort für zentrale, persönliche Treffen ist in der Regel die MCBW Koordinierungsstelle, Schleißheimer Str. 4, München. 7

8 Das Auftragsvolumen für Los 2 umfasst max Euro netto (Überschreitung = Ausschlussgrund). Der Auftrag steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung der zuständigen Stellen der Auftraggeberin und der Finanzierbarkeit. Übersteigen die Angebote das Auftragsvolumen für Los 2 in Höhe von EUR netto, so muss eine Teilaufhebung erfolgen. Übersteigen die Angebote für die Lose 1, 2 und 3 das Gesamtauftragsvolumen in Höhe von EUR netto, so kann eine Aufhebung des gesamten Vergabeverfahrens erfolgen. 3.2 Zeitliche Vorgaben Die Laufzeit des Auftrages für die MCBW 2015 erstreckt sich vss. vom bis über 12 Monate. bayern design hat eine dreimalige Verlängerungsoption jeweils für ein Jahr für die MCBW 2017, MCBW 2018, MCBW Planungsphase ab Mai 2015 Briefing, Feinkonzept mit Auftraggeber, Definierung der Arbeitspakete Zeitplandetaillierung Anmerkung zu den Vorbereitungsphasen A und B Es wird in zwei Phasen unterschieden: Phase A: Bewerbung und Anmeldung von sämtlichen Partnern der MCBW 2016 Phase A, Step 1: Bewerbung der Partner Phase A, Step 2: Verbindliche Anmeldung der Partner nach dem Kuratieren der Partnerbewerbungen durch bayern design Phase B: Programmveröffentlichung Vorbereitungsphase Webseite Phase A ab Mai /Juni 2015 Gestaltung, Weiterentwicklung als Informationsportal (Bspw. über Inhalte wie Sondershow Start-Up des Monats oder Ideen Tool), Umsetzung, ständige Betreuung der Webseite in Phase A. Phase A beinhaltet die Bewerbung + Anmeldung der Programmpartner, Locationpartner, Creative Spots; Publikation von Netzwerk- und Medienpartnern; Rubrik Über die MCBW ; MCBW News / Blog sowie sonstigen notwendigen konzeptabhängigen Rubriken wie beispielsweise MCBW FORUM und Partnerland 2016 sowie Störer und Links. Aufbauend auf dem vorhandenen Bewerbungssystem ist, analog der jeweiligen Projektphase, die Datenbank zu optimieren (Bspw. Bewerbung und Anmeldung der Teilnehmer zu optimieren; aktuelle statistische Auswertungen nach Partnertyp und Veranstaltungen zu generieren usw.). Online-Gang für Phase A, Step 1. im Look & Feel der Website entsprechend dem CI der MCBW 2016 erfolgt im Juni Start der Partnerbewerbung ist spätestens im Juli 2016 möglich. bayern design kuratiert alle eingehenden Bewerbungen. Danach muss unmittelbar 8

9 im Step 2. für den Partner bei seiner verbindlichen Anmeldung die erweiterte Datenpflege im Dashboard möglich sein. Vorbereitungsphase Webseite Phase B ab August/September 2015 Gestaltung, Umsetzung, ständige Betreuung der Webseite Phase B. Phase B betrifft und bezeichnet die Programmveröffentlichung MCBW Online-Gang des Programms und Präsentation aller Partner (Programm-, Locationpartner, Creative Spots, Sponsoren, Netzwerkpartner, Medienpartner) bis 1. Dezember Durchführungsphase der MCBW Februar 2016 Ständige Betreuung der Webseite Phase B Projektabschlussphase der MCBW März /April 2016 Archivfunktion Webseite Phase B Benutzer- und Systemdokumentation 3.3 Aufgabenstellung im Einzelnen Auf die bestehende Website und deren Struktur soll zurückgegriffen werden, Änderungen in Abhängigkeit von zu kommunizierenden Inhalten sind jedoch vorzusehen. Der bisherige Programmiercode wird zur Verfügung gestellt. Content Management Framework: Typo Frontend: Aktualisierung und Optimierung Website Die Website ist die zentrale Informationsquelle und Präsentationsplattform der MCBW 2016 für: potentielle Teilnehmer als Partner (Programmpartner, die eigene Veranstaltungen durchführen / Locationpartner, die ihre Räume für Veranstaltungen zur Verfügung stellen / Netzwerk- und Medienpartner, die mit der MCBW kooperieren / Sponsoren / Creative Spots, welche designrelevante Orte in München sind) für Besucher, die sich über das Programm informieren möchten Generell sind zwei Phasen mit unterschiedlichen Funktionalitäten in Frontends / Backends zu unterscheiden: A. Akquisition von Partnern (Bewerbung von Partnern und Anmeldeverfahren) und die Phase der B. Programmankündigung (Ausspielen und Anzeigen der Programmpunkte der MCBW) 9

10 Die Website muss im Style dem zukünftigen Erscheinungsbild der MCBW 2016 angepasst werden, was einer engen Kooperation mit der hierfür verantwortlichen Agentur für Kommunikation bedarf. Gestaltung, Layout und Programmierung der Seite richten sich nach deren Vorgaben. Dazu zählt ebenfalls die Aktualisierung des bestehenden blog.mcbw.de / MCBW News durch das neue Keyvisual. Schnittstellen und Prozesse sind zu Beginn des Projekts zwischen den Agenturen (Agentur für Online/Datenbank mit der Agentur für Kommunikation sowie der Agentur für Event-Management) abzustimmen. Die Onlineagentur ist ferner verantwortlich für Systemtexte in dt./engl. und Grafiken. Außerdem soll die Funktionalität optimiert werden. Die bisherige Einbindung und die Schnittstellen zu Social Media und MCBW News sind vorgesehen. Die Zweisprachigkeit ist durchgängig auf allen Unterseiten zu beachten. Grundsätzlich muss die Website so gestaltet sein, dass sie sowohl auf mobilen Endgeräten als auch in einer Desktopversion erscheint. Der grafische Aufbau erfolgt anhand der Anforderungen des jeweiligen Gerätes mit dem die Seite betrachtet wird. Dies betrifft insbesondere die Anordnung und Darstellung einzelner Elemente, wie beispielsweise Navigation, Seitenspalten und Texte. Anforderungen: Anpassung und Optimierung des Layouts ( sowie unter Berücksichtigung der CI und der Farbwelten der MCBW 2016: Lebendigere Gestaltung der Homepage und Ausbau der MCBW-Seite als Infoportal, das über den gesamten Jahreszeitraum attraktiv ist. U.a. auch durch Einbinden von Trailern, Filmclips. Aktualisierung, Relaunch und Betreuung der MCBW-Website in den Phasen A und B im Vorfeld und während der MCBW, de/en, inklusive Übersetzungsarbeiten. Gestaltung für verschiedene Ausgabegeräte Berücksichtigung der Schnittstellen zum Blog der MCBW (blog.mcbw.de) de/en. Die Texte werden in Englisch und in Deutsch gestellt, bzw. durch Redakteure erfasst. Phase B / Programmankündigung: Anpassung/Verbesserung der Lesbarkeit Phase B/ Programmankündigung: Anpassung/Optimierung der Filterfunktion, z.b. für anmeldefrei / anmeldepflichtig Phase B / Programmankündigung: Überarbeitung und Optimierung der Suchfunktion Optimierung der Anmeldung von Besuchern zu Veranstaltungen, die nicht über einen -Client verfügen Archivierung der MCBW

11 3.3.2 Backend: Dashboard für Partnereintragungen Anforderungen: Zusammenlegung von Partner-Stammdaten und Event-Daten in einer Seite im Dashboard Optimierung der Nutzerführung: bspw. Hervorhebung von Informationsfeldern, sichtbarer Erklärungstext im Dashboard, klarer Kennzeichnung der Infos für das Ausfüllen der Felder wie Telefonnummern etc. Begrenzung der Zeichenzahl von Überschriften und Titeln Definition und Einschränkung der Bilduploads: Logos, Sprecher, Keyvisuals für den Webbereich als jpg oder png; Anforderungen für den Druck als eps oder jpg Ausgabe der Sprechernamen in der Reihenfolge: Nachname, Vorname Eingabe von Sprecherangaben und Titeln: Drop-Down Herr / Frau sowie Drop- Down mit Auswahl aus mehreren Titeln Feldergänzungen bei Events: z.b. Ansprechpartner & Stockwerk bei abweichender Lieferadresse Pflichtfeldangaben überprüfen und ggf. ergänzen: z.b. Stadtteilangabe als Pflichtfeld Einheitliche Format-Vorgaben: z.b. Eingabe von Öffnungszeiten Klare Markierung, dass Daten - wie z.b. Öffnungszeiten - auch auf Englisch eingegeben werden müssen. Creative Spots bekommen Möglichkeit der Verlinkung auf eigenes Programm während der MCBW 2016 Erweiterung des Dashboards um neues Dashboard START UP (Sub-Format): Dashboard vergleichbar zu Projekten von Programmpartnern, um von START UP Partnern selber befüllt zu werden Backend: Dashboards für Administration durch bayern design Anforderungen: Listenfunktion mit Gesamtübersicht zur Redaktions- und Vollständigkeitsprüfung/Existenzprüfung von Datensätzen. Generieren der Daten als Excel-Datei (xls) Generierung von Listen als Excel-Dateien (xls) für diverse Statistikzwecke Backend: Optimierung der Datenbank TYPO3 Anforderungen: Eindeutige Benennung von Logos und Keyvisuals bei Partnern und Veranstaltungen. Optimierung des Logo-Uploads bei Partnerboxen in TYPO3 zwingend Sonstige Aufgaben Mapping und Passwortvergabe für Login-Prozess: 11

12 Mapping der Partner bei Bewerbung optimieren. Zuordnung Partner zu Events: bspw. ein Partner zu mehreren Events zur Optimierung und Absicherung des Login-Prozesses. Handout/Kurzdokumentation Ausfüllen des Dashboards für Partner: Pdf-Datei als Download und Gebrauchsanweisung, wie das Dashboard ausgefüllt werden muss. Aufbauend auf dem Modul Touren Aktualisierung selbiger Sonstige Maßnahme zur Optimierung der Website, z.b Zusammenlegung der Karte Programmpartner und Creative Spots. Technischer Support für Partner Second-Level Support: Technische Betreuung von Partnern, bei für bayern design bzw. das Event-Management unlösbaren Belangen Benutzer- und Systemdokumentation 12

13 Los 2 Anlage 1 Formblatt Angaben zum Bieter / der Bietergemeinschaft und Angaben zur Eignung (Angebotsbestandteil 1/3) Formblatt am Ende dieses Dokuments angefügt. 13

14 Los 2 Anlage 2 Konzeptunterlagen und Preisblatt für die Angebotswertung (Angebotsbestandteil 2/3) a. Konzeptunterlagen Die im Folgenden aufgeführten Leistungen sind auf max. 11 DIN A4 Seiten darzustellen und dem Angebot beizufügen. Unterlagen zur Beschreibung der angebotenen Art der Darstel- Anzahl Seiten Leistungen Aufgabe 2 lung Gesamtkonzept Online-Medien und Datenbank Text/Beschreibung, max. 4 Seiten einschließlich grober Zeitpla- nung Grafik Modifikation der MCBW-Website als mehrere Skizzen max. 4 Seiten ganzjähriges Info-Portal Optimierung der Dashboards im Backend Text/Beschreibung max. 2 Seite Skizzen Arbeitsweise Text/Beschreibung max. 1 Seite Gesamtseitenanzahl max. 11 Seiten (Bitte Konzeptunterlagen anhand dieser Vorgaben aufbauen und beifügen. Umfang: max. 11 Seiten!) 14

15 b. Preisblatt Alle Preisangaben sind in EUR ohne Umsatzsteuer anzugeben! Lfd. Durchführung und Betreuung Nr. 1. Webseite Optimierung Frontend 1.1. Anpassung und Optimierung des Layouts ( sowie unter Berücksichtigung der CI und der Farbwelten der MCBW 2016: Lebendigere Gestaltung der Homepage und Ausbau der MCBW-Seite als Infoportal, das über den gesamten Jahreszeitraum attraktiv ist. U.a. auch durch Einbinden von Trailern, Filmclips Aktualisierung, Relaunch und Betreuung der MCBW-Website in den Phasen A und B im Vorfeld und während der MCBW, de/en, inklusive Übersetzungsarbeiten Gestaltung für verschiedene Ausgabegeräte 1.4. Berücksichtigung der Schnittstellen zum Blog der MCBW (blog.mcbw.de) de/en. Die Texte werden in Englisch und in Deutsch gestellt, bzw. durch Redakteure erfasst Phase B / Programmankündigung: Anpassung/Verbesserung der Lesbarkeit 1.6. Phase B/ Programmankündigung: Anpassung/Optimierung der Filterfunktion, z.b. für anmeldefrei / anmeldepflichtig 1.7. Phase B / Programmankündigung: Optimierung der Suche 1.8. Optimierung der Anmeldung von Besuchern zu Veranstaltungen, die nicht über einen -Client verfügen Preis/Einheit/Stunde Gesamtpreis 1.9. Archivierung der MCBW Backend: Dashboard Partner 2.1. Zusammenlegung von Partner-Stammdaten und Event-Daten in einer Seite im Dashboard 2.2. Optimierung der Nutzerführung: bspw. Hervorhebung von Informationsfeldern, sichtbarer Erklärungstext im Dashboard, klarer Kennzeichnung der 15

16 Infos für das Ausfüllen der Felder wie Telefonnummern etc Begrenzung der Zeichenzahl von Überschriften und Titeln 2.4. Definition und Einschränkung der Bilduploads: Logos, Sprecher, Keyvisuals für den Webbereich als jpg oder png; Anforderungen für den Druck als eps oder jpg 2.5 Ausgabe der Sprechernamen in der Reihenfolge: Nachname, Vorname Eingabe von Sprecherangaben und Titeln: Drop- Down Herr / Frau sowie Drop-Down mit Auswahl aus mehreren Titeln 2.7. Feldergänzungen bei Events: z.b. Ansprechpartner & Stockwerk bei abweichender Lieferadresse 2.8. Pflichtfeldangaben überprüfen und ggf. ergänzen: z.b. Stadtteilangabe als Pflichtfeld 2.9. Einheitliche Format-Vorgaben: z.b. Eingabe von Öffnungszeiten Klare Markierung aller notwendigen auch auf Englisch einzugebenden Daten Für Creative Spots: Verlinkung auf eigenes Programm während der MCBW Neues Dashboard für START UP (Sub-Format) vergleichbar zu Projekten von Programmpartnern 3. Backend: Dashboard Admin 3.1. Listenfunktion mit Gesamtübersicht zur Redaktionsund Vollständigkeitsprüfung/Existenzprüfung von Datensätzen. Generieren der Daten als Excel-Datei (xls) 3.2. Generierung von Listen als Excel-Dateien (xls) für diverse Statistikzwecke 16

17 4. Optimierung der Datenbank TYPO Eindeutige Benennung von Logos und Keyvisuals bei Partnern und Veranstaltungen Optimierung des Logo-Uploads bei Partnerboxen in TYPO3 5. Sonstige Aufgaben und Leistungen 5.1. Teilnahme an 14tägigen Statusmeetings, Status- Calls, Auftakt-/Abschlussworkshop 5.2. Mapping und Passwortvergabe für Login-Prozess: Mapping der Partner bei Bewerbung optimieren. Zuordnung Partner zu Events: bspw. ein Partner zu mehreren Events zur Optimierung und Absicherung des Login-Prozesses Handout/Kurzdokumentation Ausfüllen des Dashboards für Partner: Pdf-Datei als Download und Gebrauchsanweisung, wie das Dashboard ausgefüllt werden muss Aufbauend auf dem Modul Touren Aktualisierung selbiger 5.5. Second-Level Support: Technische Betreuung von Partnern, bei für bayern design bzw. das Event-Management unlösbaren Belangen 5.6. Sonstige Maßnahme zur Optimierung der Website, z.b Zusammenlegung der Karte Programmpartner und Creative Spots. Summe Gesamtpreis 17

18 Los 2 Anlage 3 Vertrag (Angebotsbestandteil 3/3) Vertrag Zwischen bayern design GmbH, Luitpoldstr Nürnberg, vertreten durch die Geschäftsführerin Dr. Silke Claus - Auftraggeber (AG) und (Bitte ergänzen.) - Auftragnehmer (AN) wird folgender Vertrag über das Los 2 (Online-Medien/Datenbank) geschlossen: Präambel Die Munich Creative Business Week (MCBW) 2016 ist eine internationale Plattform, die jährlich Anfang Februar Kreative und Unternehmen in die Landeshauptstadt ziehen soll. Ziel ist es, renommierte Partner zu gewinnen, die der Woche mit eigenen Veranstaltungen, Präsentationen oder Locations ein Profil geben. 1 Vertragsgegenstand (1) Der AN entwickelt für den AG die bisherige Website weiter, und optimiert - basierend auf der vorhandenen Typo3-Programmierung das Frontend sowie Dashboards und Datenbank im Backend. Ferner sind die im Leistungsverzeichnis beschriebenen sonstigen Aufgaben zum Support der Website Vertragsgegenstand. 18

19 Die Leistung sind in enger Verzahnung mit den sonstigen für die MCBW notwendigen Leistungen (Los 1 und 3) umzusetzen. (2) Bestandteil des Vertrages sind die Ausschreibungsunterlagen mit Anlagen zu Los 2 (Online-Medien/Datenbank), sowie das Angebot des AN bestehend aus den Anlagen 1 und 2 zu Los 2. 2 Leistungen des AN, Ausführungsfristen (1) Der AN übernimmt die im Rahmen des Angebots vom (Bitte Datum eintragen) beschriebenen Aufgaben. Alle Arbeiten sind in Abstimmung mit dem Auftraggeber bayern design durchzuführen. (2) Der auf der Grundlage des Angebots vereinbarte Zeitplan ist Vertragsbestandteil. Der AN ist verpflichtet, die vereinbarte Leistung innerhalb der festgelegten Fristen vollständig zu erbringen. 3 Vergütung (1) Für die Leistungen aus diesem Vertrag wird entsprechend der Angebotskalkulation eine Vergütung (Festpreis) vereinbart von (Bitte Festpreis gem. Preisblatt nachstehend eintragen) Euro, zuzüglich der gesetzlichen USt. für das Angebot. (2) Mit der Vergütung nach Absatz 1 sind alle nach diesem Vertrag zu erbringenden Leistungen und alle bei der Durchführung anfallenden Kosten, alle Steuern und Abgaben, Risiko, Gewinn sowie sämtliche Ansprüche urheberrechtlicher Art abgegolten. Reisekosten und sonstige Nebenkosten werden nicht gesondert vergütet. 4 Fälligkeit der Vergütung (1) Die Vergütung nach 3 ist nach Abnahme fällig. (2) Folgende Abschlagszahlungen werden vereinbart: 1. Rate (10 % der Vergütung): Nach Auftragserteilung 2. Rate (20 % der Vergütung): Zum Rate (20 % der Vergütung): Zum

20 4. Rate (20% der Vergütung): Zum (30% der Vergütung) Schluss-Rate nach vollständiger Abnahme und Erfüllung aller Teile des Leistungsverzeichnisses (3) Die erbrachten Teilleistungen sind vor Abschlagszahlung durch nachprüfbare Aufstellungen nachzuweisen. Abschlagszahlungen gelten nicht als Abnahme von Teilen der Leistung. 5 Unteraufträge (1) Der AN ist berechtigt, Unteraufträge im eigenen Namen und auf eigene Rechnung an Dritte zu erteilen. (2) Der AN hat a) bei der Übertragung von Teilen der Leistung (Unterauftrag) nach wettbewerblichen Gesichtspunkten zu verfahren, b) bei der Einholung von Angeboten für die Unteraufträge regelmäßig kleine und mittlere Unternehmen in angemessener Weise zu beteiligen, c) dem Unterauftragnehmer insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen zu stellen, als zwischen ihm und dem AG vereinbart sind. (3) Vergibt der AN Aufträge an Dritte, ist er verpflichtet, den Auftraggeber rechtzeitig vor dem Einsatz des Dritten über die Person des Dritten und über Art und Umfang der von dem Dritten zu erbringenden Leistungen zu informieren. Aus wichtigem Grund, insbesondere wegen mangelnder Fachkunde, mangelnder Leistungsfähigkeit, mangelnder Gesetzestreue oder mangelnder Zuverlässigkeit des Dritten, kann der Auftraggeber dem Einsatz des Dritten widersprechen. 6 Nutzungsrechte (1) Der AG erwirbt ohne weitere Vergütung die ausschließlichen, auf alle Nutzungsarten bezogenen, unbeschränkten urheberrechtlichen und sonstigen Nutzungsrechte an der Leistung, insbesondere das Veröffentlichungsrecht unter angemessener namentlicher Nennung des AN. Der AG ist berechtigt, Bearbeitungen und Umgestaltungen der Leistung vorzunehmen und diese in gleicher Weise wie die Leistung zu nutzen. Auf schriftliches Verlangen des AN ist auf die Umgestaltung bzw. Bearbeitung hinzuweisen. (2) Der AN haftet dem AG dafür, dass er alle für die Veröffentlichung oder Verwertung erforderlichen Urheber- oder sonstigen Rechte besitzt oder erwirbt oder, soweit diese Rechte Dritten zustehen, er die entsprechenden Nutzungsrechte eingeräumt erhält und übertragen darf. 20