Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von strategischem Wissensmanagement

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1 Pädagogik Carsten Borck Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von strategischem Wissensmanagement Am Beispiel der Polizei Rheinland-Pfalz Masterarbeit

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3 Technische Universität Kaiserslautern Distance & Independent Studies Center Master-Fernstudiengang Erwachsenenbildung Masterarbeit zum Thema: Individuelles und organisationales Lernen Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von strategischem Wissensmanagement am Beispiel der Polizei Rheinland-Pfalz Eingereicht von: Carsten Borck Abgabedatum :

4 I. Inhaltsverzeichnis Seite 1. Einführung Begriffsklärungen und Modelle Begriffsklärung Wissen, Wissensmanagement und Lernende Organisation Der Begriff Wissen Der Begriff Wissensmanagement Der Strategiebegriff Der Begriff Lernende Organisation Modelle des Wissensmanagements Wissensmanagement des Individuums Das lernende Individuum Kompetenzlernen Implizites Wissen explizieren Kulturen in der Polizei und Lernkulturen Das Wissensportfolio Wissensmanagement der Organisation Vom Individuum zur Organisation und zurück Wissensziele und Nachhaltigkeit Wissensgenerierung und Konservierung Möglichkeiten und Grenzen der Wissenskommunikation Änderungsanalyse mittels qualifizierter Interviews Qualitative Interviews Theoretische Grundlagen der qualitativen Forschung Auswahl der Interviewpartner Regelungen zur Auswertung Forschungsverlauf Ergebnisdarstellung Interpretation und Diskussion Interpretation der Ergebnisse Diskussion der empirischen Ergenisse Zusammenfassung der Ergebnisse

5 6. Implementierungsmöglichkeiten auf dem Weg zur Lernenden Organisation Instrumente und Methoden des Wissensmanagements Bereits vorhandene Instrumente Noch zu installierende Instrumente Kompetenzfördernde Arbeitsplätze Anreizsysteme Fazit Literaturverzeichnis Anhang 9.1 Anschreiben der Teilnehmer Fragebogen und Begleitschreiben Transskription der Interviews Erste Reduktion und Paraphrasierung Anlagen

6 II. Tabellen- und Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Bausteine/Module des Wissensmanagements nach Probst 1999, Abb. 2: Wissensspirale nach Nonaka/Takeuchi 1997, Abb. 3: Die Wissensdividende nach Tissen/Andriessen/Deprez, 2002, Abb. 4: Lernspirale des Individuums, Roumois 2010, Abb. 5: Nürnberger Trichter à la Polizei, unbekannt, Abb. 6: Polizeikulturen, Behr und Jaschke 2010, Abb. 7: Die Wissenstreppe, North 1999, Tab. 1: Gefangenendilemma, Schilcher, S Tab. 2: Eigene Darstellung auf Grundlage des Gefangenendilemmas Tab. 3: Erste Reduktion und Paraphrasierung, eigene Darstellung Anlage 1: Individuelles Wissens- und Kompetenzportfolio, (S. 33) Anlage 2: Instrumente des Wissensmanagements, Kamiske (Hrsg.) (S. 38) Anlage 3: Technische Wissensmanagement-Instrumente, (S. 40) Anlage 4 Theorie des qualitativen Denkens (S. 57)

7 1. Einführung Wissensmanagement und das Prinzip der lernenden Organisation gelten seit Jahren als zentrale und wichtige Begriffe auf dem Weg zur Wissensgesellschaft des 21. Jahrhunderts. Schnelle technische Entwicklungen lassen oftmals zu wenig Zeit und Raum sich umfassendes Wissen anzueignen. Vielmehr kommt den Lernstrategien, bzw. Strategien im Umgang mit sehr umfangreichem und sich schnell wandelndem bzw. fortentwickelndem Wissen jedes Einzelnen innerhalb einer Organisation eine entscheidende Bedeutung im Rahmen der Organisationsentwicklung zu. Viele Einzelprojekte des Wissensmanagements im weiteren Sinne werden innerhalb der Organisation Polizei Rheinland-Pfalz isoliert voneinander betrieben, ohne dass dabei eine Gesamtstrategie im Umgang mit Wissen für die Mitarbeiter erkennbar ist, bzw. entwickelt wurde. Zu Beginn der vorliegenden Arbeit werden die Begriffe Wissen, Wissensmanagement und lernende Organisation definiert, sowie verschiedene Wissensmanagementmodelle vorgestellt. Im Anschluss daran sollen die Lern-und Managementprozesse des Einzelnen, aber auch der Organisation näher beleuchtet werden. Im Rahmen von qualifizierten Interviews soll der Bedarf des Einzelnen, aber auch der Organisation erhoben und so eine systematische Änderungsanalyse durchgeführt werden. Dabei wird unter Berücksichtigung der bereits vorgestellten Modelle und Strategien geprüft, wie sich das Lernen des Einzelnen und der Organisation durch geeignete Strukturen optimieren lässt. Im Vordergrund steht die Frage: Welche Möglichkeiten hat die Organisation, bzw. das Management diese individuellen Lernanstrengungen des Einzelnen auch für die Organisation nutzbar zu machen? In der vorliegenden Arbeit wird geprüft, ob neben rein technischen Lösungen nicht eher der Entwicklung einer Gesamtstrategie der Organisation im Umgang mit dem Thema Wissensmanagement und Lernen eine entscheidende Bedeutung zukommt, um das Lernen des Einzelnen, aber auch der gesamten Organisation zu optimieren. Über das Instrument einer systematischen Bedarfserhebung in Form von qualitativen Interviews sollen eine Ist-Analyse durchgeführt und Veränderungsmöglichkeiten aufgezeigt werden. Abschließend soll die Frage diskutiert werden, welche Möglichkeiten, aber auch Grenzen bestehen, ein strategisches Wissensmanagement durch Verknüpfung von individuellen und organisationalen Lernprozessen einzuführen und ob dieses 4

8 dazu geeignet ist, die Organisation Polizei zu einer sog. Lernenden Organisation weiter zu entwickeln. Abschließend werden durch den Versuch der Verknüpfung von individuellen und organisationalen Lernprozessen die Implementierungsmöglichkeiten, aber auch Grenzen für die Organisation am Beispiel der Polizei Rheinland-Pfalz aufgezeigt, sowie Empfehlungen zur weiteren Vorgehensweise herausgearbeitet. 2. Begriffsklärungen und Modelle Zu Beginn der Arbeit erschien es sinnvoll die zentralen Begriffe möglichst genau zu definieren, damit der Leser auch in der Lage ist, seine eigenen Vorstellungen anhand der definierten Begriffe abzugleichen und die eingeführten Begriffe kritisch zu prüfen. Bereits in ersten Gesprächen in meinem Umfeld, sowie Recherchen in vorhandenen Organisationsprojekten der Polizei Rheinland-Pfalz war erkennbar, dass insbesondere der Wissensbegriff unterschiedlich gesehen und definiert wurde. Weiterhin wurde der Begriff Wissensmanagement häufig auf rein technische Lösungen reduziert und dabei der Mensch und die Organisation als Ganzes übersehen. So wurde im Rahmen einer Arbeitsgruppe zur Optimierung der Arbeitsprozesse unter dem Stichwort: Wissensmanagement eine Datenbank mit dem Namen: Kompendium (Anmerkung: Diese enthält Checklisten für Standardfälle) genannt und damit das Thema als erledigt unter der Erfassungsnummer 114 von über 200 von den Prozessbeteiligten benannten Einzelproblemen als erledigt abgehakt. Erfassungsnummer 114: Wissensmanagement K 1 Landesweite Datenbank (Fachwissen) erforderlich Müllen / AGLeitung Erledigt (AG Kompendium und KOST Intrapol) (Quelle: AG Prozessoptimierung, Übersicht Einzelproblemstellungen Anlage 2a) Über die Nutzung der Datenbank und deren Nutzwert im Alltag gibt es bislang keine aktuellen Erhebungen. Auch der Begriff der Lernenden Organisation konnte von vielen Befragten nur sehr schwer gefasst werden. Umso wichtiger erschien es im Rahmen der Arbeit genau diese Begriffe zu definieren und die Bandbreite der unterschiedlichen Sichtweisen etwas differenzierter darzustellen. 2.1 Begriffsklärung Wissen, Wissensmanagement und Lernende Organisation Der Begriff Wissen Alltagssprachlich werden die Begriffe Daten, Information und Wissen oft nicht trennscharf unterschieden, sondern vielmehr synonym verwendet. 5

9 Zusammenfassend und als Arbeitsgrundlage wird im Rahmen dieser Arbeit folgende Definition des Begriffes Wissen zur Diskussion angeboten: Wissen umfasst die Verknüpfung von spezifischen Informationen innerhalb einer Person oder Organisation in einem vorgegebenen Kontext und einer konkreten oder theoretischen Anwendungssituation. (eigene Arbeitsdefinition) Andere Definitionen in der Erwachsenbildung versuchen die Einzelbegriffe noch detaillierter darzustellen und treffen aus diesem Grund noch deutlicher Unterscheidungen, bzw. schaffen Verbindungen zu den Begriffen: Zeichen, Daten und Information gegenüber dem Kernbegriff: Wissen. Daten bestehen zunächst aus einer kombinierten Folge von Zeichen (z.b. Zahlen oder Buchstaben), besitzen aber noch keine Verwendungshinweise und sind an sich bedeutungslos. Zu Informationen werden sie erst, wenn sie in einen Bedeutungszusammenhang gestellt werden und zur Erreichung eines Ziels dienen (vgl. North, 1998). Solche Informationen sind dann der Rohstoff für die Generierung von Wissen, die eine Einbindung der Informationen in einen Erfahrungskontext erforderlich machen. Wissen mit Sinn und Bedeutung entsteht nur unter der Voraussetzung, dass Menschen Informationen auswählen, vergleichen, bewerten, verknüpfen, aushandeln und sich mit anderen austauschen. Wissen ist eine bedeutungsgerecht bewertete Information (vgl. hierzu Nonaka & Takeuchi, 1997; Reinmann-Rothmeier, Mandl, Erlach & Neubauer 2001). Wissen ist letztlich die Fähigkeit, effektiv zu handeln und somit an einen Menschen oder an eine Gruppe als Wissensträger gebunden. (Mandl 2004, S. 1) Ausgehend von diesen Definitionen des Wissensbegriffes wird ersichtlich, dass der Mensch im Mittelpunkt der Verarbeitung von spezifischen Informationen steht und nur durch diese Verarbeitung Wissen erwächst. Die Information an sich, ohne die individuelle Verarbeitung durch die Verknüpfung von eigenem Erfahrungswissen und neuen Informationen in einem konkreten oder theoretischen Zusammenhang, reicht noch nicht dazu aus, von Wissen oder dessen Erwerb zu sprechen. Erst der Schritt der individuellen Bewertung und Verwendung von Information lässt daraus ein Wissen einer Person oder Gruppe werden. Das Wahrnehmen und Erkennen des Informationspotentials von Daten ist ein aktiver Denkprozess des Menschen, indem er mit seinem bestehenden Wissen und seinem aktuellen Bedürfnis beurteilt, ob Daten für ihn eine Informationsqualität haben. Wenn sie relevant sind, wird die wahrgenommene Information verarbeitet, d.h. mit dem vorhandenen Wissen vernetzt. (Roumois, 2010, S. 41 f.) Menschen unterscheiden somit klar die Relevanz bestimmter Daten und Informationen und generieren Wissen erst dann, wenn sie diese Relevanz für sich erkennen. 6

10 Dieses Wissen existiert dann zunächst nur innerhalb der einzelnen Person oder Personengruppe als so genanntes implizites Wissen. Wissen, das nach außen zunächst nicht sichtbar in Erscheinung tritt, sondern erst in Erfahrungserzählungen oder bei konkreten Handlungen nach außen sichtbar, bzw. erfahrbar wird. Weiterhin gibt es auch Wissen einer Person, was nur schwer explizierbar ist, da es als sog. Erfahrungswissen von der Person selbst genutzt wird, aber nach außen in der Regel nicht kundgetan wird. Demgegenüber steht der Begriff des expliziten Wissen, nämlich der Bestandteile des Wissens, die nach außen sichtbar werden und somit meist in kodifizierten Schriftstücken oder Dokumenten niedergelegt und offenbart werden können. Eine häufige Schwierigkeit des Wissensmanagements besteht nicht zuletzt in der Aufgabe eben das implizite Wissen in explizites Wissen umzuwandeln und so für eine Vielzahl von Personen, bzw. eine Organisation nutzbar zu machen. Nur Dokumente in denen ein zuvor implizites Fachwissen nachvollziehbar niedergelegt wurde, schaffen explizites Wissen, das für die Organisation auch nutzbar wird (vgl. Polanyi 1985, S. 19). Jedoch gibt es nicht nur bei Polanyi die Grundannahme, dass man nicht alles, was man weiß, auch in Form von Dokumenten kodifizieren kann. Nach Polanyi ist das implizite Wissen eine notwendige Voraussetzung um Wissen zu gewinnen. Er geht somit sogar davon aus, dass nicht alles Implizite auch expliziert werden kann. So ist es dem Wissensträger oft nur schwerlich möglich alle elementaren Akte der Durchführung auch im Einzelnen anzugeben. Für ihn ist das Implizite eine sog. conditio sine qua non (unabdingbare Voraussetzung) für Wissen. (vgl. Polanyi 1985, S. 19) Nicht jedes implizite Wissen kann direkt zum Ausdruck gebracht werden. Diese Annahme wirft später in der Arbeit auch die Frage auf, in welchem Umfang das implizite Wissen einer Person in explizites umgewandelt und dadurch für organisationales Lernen benutzt werden kann. Bei anderen Autoren, wie z.b. Probst/Raub/Romhardt, steht bei der Wissensdefinition jedoch auch die Person im Mittelpunkt der Betrachtung, so dass sie weniger von einem objektiven Wissen sprechen. Zusammenfassend lässt sich Wissen somit definieren als die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen. [ ] Wissen stützt sich auf Daten und Informationen, ist im Gegensatz zu diesen jedoch immer an Personen gebunden. Es wird von Individuen konstruiert und repräsentiert deren Erwartungen über Ursache-Wirkungs- Zusammenhänge (Probst/Raub/Romhardt 2003, S. 22) Roumois löst sich jedoch dann wieder von der Tatsache, dass Wissen nur in einer Person existent sein kann, sondern beziehen ein sog. erkanntes Objekt in ihre Überlegung mit ein. Aber genau diesem Begriffsverständnis von Wissen könnte man noch das wis- 7