Optimale Gestaltung der Zuwendungen an Arbeitnehmer

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1 Extras für Ihre Mitarbeiter Optimale Gestaltung der Zuwendungen an Arbeitnehmer 1. Einleitung Trotz der Bestrebungen des Gesetzgebers auch im Jahr 2010 die Einkommensteuerbelastung zu reduzieren, besteht weiterhin das Problem der kalten Progression. Kalte Progression ist die Bezeichnung für eine Steuermehrbelastung, die eintritt, wenn Lohnsteigerungen lediglich einen Inflationsausgleich bewirken und die Einkommensteuersätze nicht der Inflationsrate angepasst werden. Durch den progressiven Einkommenstarif wird für jeden über dem Grundfreibetrag verdienten Euro ein höherer Steuersatz fällig - das Realeinkommen sinkt. Lohn- oder Gehaltserhöhungen erfreuen sich deshalb bei vielen Arbeitnehmern einer immer geringeren Wertschätzung. Eine höhere Anreizwirkung geht von Steuer- und sozialversicherungsfreien bzw. weniger stark belasteten Vergütungsbestandteilen (z. B. Sachbezüge, Nutzungsmöglichkeiten, pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen) aus. Die nachfolgenden Ausführungen können nur einen allgemeinen Überblick über die wichtigsten steuerfreien bzw. steuerbegünstigten Arbeitgeberleistungen geben. Für Rückfragen steht Ihnen Ihr Steuerberater als kompetenter Ansprechpartner für eine individuelle und umfassende Beratung gerne zur Verfügung. 2. Darauf ist zu achten 2.1 Allgemein Es gilt zu beachten, dass der Gesetzgeber strenge und teilweise komplizierte Voraussetzungen und i. d. R. umfangreiche Dokumentationspflichten an die Gewährung steuerfreier Leistungen knüpft. Können die gesetzlich geregelten Voraussetzungen nicht erfüllt bzw. nicht nachgewiesen werden, droht rückwirkend Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Sprechen Sie deshalb im Vorfeld unbedingt mit Ihrem Steuerberater; er wird Ihnen alle notwendigen Detailinformationen zu den jeweiligen Gehaltsextras geben. 2.2 Lohn- und Gehaltsumwandlungen scheiden regelmäßig aus Die verschiedenen Möglichkeiten dem Arbeitnehmer steuerfreie Arbeitgeberleistungen zuzuwenden, ergeben sich aus den gesetzlichen Bestimmungen des Einkommensteuergesetzes. Der Gesetzgeber macht dabei die Steuerfreiheit nahezu aller Leistungen von der Voraussetzung abhängig, dass diese zusätzlich zu der vom Arbeitgeber geschuldeten Arbeitsvergütung erbracht werden müssen. Eine Umwandlung von arbeitsrechtlich geschuldetem Arbeitslohn in steuerfreie Vergütungsbestandteile scheidet deshalb fast immer aus. Beispiel: Auf Grund eines schriftlichen Arbeitsvertrags schuldet ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen steuerpflichtigen Arbeitslohn von monatlich Euro. Der Arbeitnehmer arbeitet als Nachtportier regelmäßig auch in der begünstigten Nachtzeit. Der Arbeitgeber erfährt nachträglich von der Möglichkeit der Gewährung steuerfreier Nachtzuschläge und weist bei der nächsten Lohnabrechnung lediglich

2 einen steuerpflichtigen Arbeitslohn von Euro und einen steuerfreien Zuschlag für Nachtarbeit in Höhe von 200 Euro aus. Ergebnis: Obwohl der Arbeitnehmer tatsächlich und regelmäßig in der begünstigten Nachtzeit arbeitet, erfüllen die gezahlten Nachtzuschläge i. H. von 200 Euro nicht die gesetzlichen Voraussetzungen für die Steuerfreiheit, weil diese dem Arbeitnehmer nicht zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt wurden. Es erfolgte vielmehr eine Herausrechnung aus dem arbeitsrechtlich geschuldeten Lohn; diese Umwandlung schließt die Steuerfreiheit aus Das Erfordernis der Zusätzlichkeit gilt neben dem Steuerrecht ebenso für den Bereich der Sozialversicherung. In der Sozialversicherungsentgeltverordnung ist hierzu geregelt, dass dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt nicht zuzurechnen sind, einmalige Einnahmen, laufende Zulagen, Zuschläge, Zuschüsse sowie ähnliche Einnahmen, die zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden. 3. ABC der begünstigten Leistungen für Arbeitnehmer 3.1 Aufmerksamkeiten Bei Aufmerksamkeiten handelt es sich regelmäßig um Sachzuwendungen von geringfügigem Wert (z. B. Blumen, Genussmittel, Buch, Tonträger). Da derartige Sachleistungen des Arbeitgebers auch im gesellschaftlichen Verkehr üblich sind und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung des Arbeitnehmers führen, können Aufmerksamkeiten steuerfrei gewährt werden. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass die Aufmerksamkeit dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses (z. B. Geburtstag, Heirat, Geburt eines Kindes) gewährt wird. Weitere Bedingung ist, dass der Wert der Sachzuwendung den Betrag von 40 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) nicht übersteigt. Beispiel: Ein Arbeitgeber schenkt einem Arbeitnehmer zum Geburtstag des Mitarbeiters eine Flasche Wein und einen Blumenstrauß im Gesamtwert von 38 Euro. Ergebnis: Es handelt sich um Aufmerksamkeiten zu einem persönlichen Ereignis des Arbeitnehmers. Da der Höchstbetrag von 40 Euro nicht überschritten wird, können die Sachzuwendungen steuer- und sozialversicherungsfrei hingegeben werden. In Abhängigkeit von den persönlichen Ereignissen des Arbeitnehmers kann eine Aufmerksamkeit ggf. mehrfach im Jahr hingegeben werden (z. B. Geburtstag und Heirat). Geldzuwendungen des Arbeitgebers anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers sind jedoch stets lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

3 3.2 Auslagenersatz Als Auslagenersatz bezeichnet man betrieblich bedingte Ausgaben, die der Arbeitnehmer auf Rechnung des Arbeitgebers tätigt (z. B. Park- oder Telefongebühren). Sofern dem Arbeitnehmer ausschließlich betriebliche Auslagen ersetzt werden, handelt es sich nicht um Steuer- und Sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Ein pauschaler Auslagenersatz (ohne Einzelnachweise) führt regelmäßig zu steuerpflichtigen Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann ein pauschaler Auslagenersatz dann steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. Der pauschale Auslagenersatz bleibt dann solange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. 3.3 Auslösungen Der Begriff Auslösungen findet sich oftmals in Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen. Hierunter werden regelmäßig Zahlungen des Arbeitgebers verstanden, die dem Arbeitnehmer den Mehraufwand anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit ersetzen sollen. Steuerlich handelt es sich bei Auslösungen in der Regel um den Ersatz von Reisekosten ( Kapitel 3.16) an Arbeitnehmer. Selbst wenn in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen bestimmte Auslösungssätze ausdrücklich geregelt und der Arbeitgeber dadurch verpflichtet ist entsprechende Zahlungen zu leisten, haben diese (arbeitsrechtlichen) Regelungen keine Auswirkungen auf die steuerliche Beurteilung. Die Gewährung von Auslösungsbeträgen kann deshalb nur insoweit steuerfrei erfolgen, sofern die Voraussetzungen für die steuerfreie Gewährung nach steuerrechtlichen Regelungen erfüllt sind. 3.4 Beihilfen Beihilfen und Unterstützungen aus öffentlichen Mitteln, die nach den Beihilfevorschriften des Bundes und der Länder gewährt werden, können ohne betragsmäßige Begrenzung steuerfrei bleiben. Beihilfen an Arbeitnehmer im privaten Dienst können in Form von sog. Notstandsbeihilfen unter bestimmten Voraussetzungen bis zu einem Betrag von jährlich 600 Euro steuerfrei und in der Folge sozialversicherungsfrei gewährt werden. Voraussetzung für die Gewährung ist, dass bei dem Arbeitnehmer ein sog. anlassgerechtes Ereignis (z. B. Krankheits- und Unglücksfall, Tod naher Angehöriger, Schäden durch höhere Gewalt) eingetreten ist. In Unternehmen für die ein Betriebsrat oder eine sonstige Arbeitnehmervertretung besteht, muss die Beihilfe von einer unabhängigen und mit ausreichender Selbständigkeit ausgestatteten Einrichtung gezahlt werden (R 3.11 Abs. 2 LStR 2008). Kleinere Betriebe mit weniger als 5 Arbeitnehmern können die Zahlung, sofern ein rechtfertigendes Ereignis vorliegt, direkt gewähren. Unterstützungen, die über den Betrag von 600 Euro im Jahr hinausgehen, können steuerfrei bleiben, wenn sie aus Anlass eines besonders schweren Notfalles gewährt werden. Drohende oder bereits eingetretene Arbeitslosigkeit des Arbeitnehmers wird seit dem Jahr 2008 nicht mehr als Grund für eine steuerfreie Unterstützungsleistung durch den Arbeitgeber anerkannt.

4 3.5 Belegschaftsrabatte Überlässt ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern eigene Waren oder Dienstleistungen oder eigene Güter mit denen er Handel treibt, können diese Waren oder Dienstleistungen bis zu einem Betrag von Euro im Jahr je Mitarbeiter ohne Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abgegeben werden. Voraussetzung ist jedoch, dass es sich tatsächlich um eigene Waren oder Dienstleistungen handelt, die vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt werden. Maßgebend für die steuerliche Bewertung des eingeräumten Rabattes ist der um 4 % geminderte Endpreis, zu denen der Arbeitgeber die Waren oder Dienstleistungen den Endverbrauchern anbietet. Für den Bereich des Einzelhandels handelt es sich hierbei um die Preise (inkl. Umsatzsteuer), mit denen die Waren ausgezeichnet sind. Beispiel: Ein Möbelhaus überlässt einem Arbeitnehmer eine Schrankwand zu einem Preis von Euro. Der durch Preisauszeichnung im Geschäft angegebene Endpreis beträgt Euro. Ergebnis: Die Anwendung des Rabattfreibetrags ist möglich. Zur Ermittlung des Sachbezugswerts ist der Endpreis von Euro um 4 % (100 Euro) zu kürzen (= Euro). Unter Anrechnung des vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelts von Euro verbleibt ein geldwerter Vorteil in Höhe von Euro (2.400 Euro Euro). Dieser Betrag überschreitet den jährlichen Rabattfreibetrag von Euro um 320 Euro. Beim Arbeitnehmer ist lediglich der Betrag von 320 Euro als geldwerter Vorteil anzusetzen. 3.6 Berufskleidung Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern typische Berufskleidung unentgeltlich zur Verfügung, ist hierin kein steuerpflichtiger Arbeitslohn zu sehen. Bei einer typischen Berufskleidung handelt es sich regelmäßig um Arbeitsschutzkleidung, die auf die jeweilige Berufstätigkeit ausgelegt ist oder durch ihre uniformartige Beschaffenheit oder dauerhaft angebrachte Kennzeichnung durch ein Firmenemblem (Logo) objektiv eine berufliche Funktion erfüllt. Eine private Nutzung der Kleidung muss nahezu ausgeschlossen sein. Bar abgeltungen des Arbeitgebers können dann steuerfrei bleiben, wenn sich die Erstattung auf die Aufwendungen beschränken, die dem Arbeitnehmer durch den beruflichen Einsatz typischer Berufskleidung in den Fällen entstehen, in denen der Arbeitnehmer nach besonderen Unfallverhütungsvorschriften, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung Anspruch auf Gestellung von Arbeitskleidung hat. 3.7 Betriebssport Ermöglicht der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern die unentgeltliche Nutzung von betriebseigenen Sportanlagen (z. B. betriebseigener Fitnessraum, Betriebssportanlage) so ist hierin kein steuerpflichtiger Arbeitslohn zu sehen. Trägt der Arbeitgeber dagegen die Mitgliedsbeiträge des Arbeitnehmers für einen Sportverein oder für ein Fitnessstudio, so handelt es sich hierbei um Steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Ist der Arbeitgeber unmittelbarer Vertragspartner des Sportvereins bzw. Fitnessstudios und trägt direkt die Mitgliedsbeiträge, stellen die vom Arbeitgeber getragenen Beiträge für den Arbeitnehmer einen Sachbezug dar. Überschreiten die vom Arbeitgeber getragenen Mitgliedsbeiträge je Arbeitnehmer nicht den Betrag von 44 Euro im Monat und wird die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze auch nicht durch andere anrechenbare Sachbezüge überschritten, können die Mitgliedsbeiträge Steuer- und sozialversicherungsfrei vom Arbeitgeber getragen werden.

5 3.8 Betriebsveranstaltungen Übliche Zuwendungen des Arbeitgebers bei herkömmlichen Betriebsveranstaltungen, die im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers erbracht werden, gehören nicht zum Steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers. Neben der Voraussetzung, dass die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Mitarbeitern des Betriebs offen stehen muss, ist die Steuerfreiheit der Leistungen im Wesentlichen von der Häufigkeit der Betriebsveranstaltung sowie der Höhe der üblichen Zuwendungen je Teilnehmer abhängig. Die Höhe der üblichen Zuwendungen ist dabei auf einen Betrag von 110 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) je Teilnehmer und Veranstaltung beschränkt. Wird der Betrag von 110 Euro je Teilnehmer überschritten, so ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig und nicht nur der über 110 Euro hinausgehende Betrag. Zu den üblichen Zuwendungen, die bei einer Betriebsveranstaltung steuerfrei gewährt werden können, zählen beispielsweise: Speisen und Getränke, Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, Sachgeschenke (keine Barzuwendungen), Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Musik, künstlerische und artistische Darbietungen, wenn die Darbietungen nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind. Zu beachten ist, dass der Betrag von 110 Euro arbeitnehmerbezogen ausgelegt wird, d. h. die Kosten für eventuell an der Betriebsfeier teilnehmende Angehörige sind dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Weiterhin werden je Kalenderjahr insgesamt zwei Betriebsveranstaltungen als üblich angesehen und können steuerfrei bleiben. Die dritte und jede weitere Betriebsveranstaltung muss dagegen versteuert und in der Folge dem Sozialversicherungsabzug unterworfen werden. 3.9 Überlassung eines Computers Die Überlassung eines betrieblichen - also im Eigentum des Arbeitgebers verbleibenden - Computers zur betrieblichen als auch zur privaten Nutzung durch den Arbeitnehmer ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Steuerfreiheit ist dabei unabhängig von der Höhe und dem Verhältnis von beruflicher und privater Nutzung. Wichtig Wird dagegen der Computer oder Zubehör in das Eigentum des Arbeitnehmers übertragen (z. B. durch Schenkung), liegt in Höhe des ortsüblichen Preises steuerund sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Es empfiehlt sich deshalb, dass die Geräte im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und diese dem Arbeitnehmer nur (leihweise) überlassen werden. Hierüber sollte eine schriftliche Vereinbarung geschlossen und zu den Lohnunterlagen genommen werden.

6 3.10 Gewährung eines Darlehens Nach heftiger Kritik hat die Finanzverwaltung rückwirkend ab dem Jahr 2008, die alte Freigrenze von Euro für noch nicht getilgte Darlehensbeträge wieder eingeführt. Gewährt somit der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein zinsloses oder zinsverbilligtes Darlehen, so entsteht dem Mitarbeiter kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Vorteil, wenn es sich um ein Kleindarlehen bis zu einem Darlehensbetrag von Euro handelt. Wird ein höheres Darlehen gewährt, so sind die Zinsvorteile nicht zu versteuern, wenn die Summe des noch nicht getilgten Darlehens am Ende des Lohnzahlungszeitraums Euro nicht mehr übersteigt. Wird ein höheres Darlehen gewährt, richtet sich die Höhe des als steuer- und sozialversicherungspflichtigen Vorteil anzusetzenden Zinsvorteils nach dem Unterschiedsbetrag zwischen dem marktüblichen Zins und dem Zins, den der Arbeitnehmer im konkreten Einzelfall tatsächlich zahlt. Aus Vereinfachungsgründen kann für die Feststellung des marktüblichen Zinssatzes auf die von der Deutschen Bundesbank veröffentlichten Effektivzinssätze zurückgegriffen werden. Für Klein- bzw. Restdarlehen, die am Ende des Lohnzahlungszeitraums den Betrag von Euro nicht überschreiten, kann ein steuerlicher Ansatz unterbleiben. Beispiel: Ein Arbeitgeber hat seinem Arbeitnehmer im Jahr 2009 ein zinsloses Darlehen in Höhe von Euro gewährt. Ab dem Monat Juni 2010 unterschreitet der rückzahlbare Darlehensbetrag den Betrag von Euro. Ergebnis: Für das zinslose Darlehen ist beim Arbeitnehmer ab dem Zeitpunkt der Hingabe des Darlehens, der marktübliche Zins als steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil anzusetzen. Da der noch nicht getilgte Darlehensbetrag im Juni 2010 den Betrag von Euro unterschreitet, ist ab diesem Zeitpunkt kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Zinsvorteil mehr anzusetzen. Die Bewertungsvorschriften für die Berechnung des Zinsvorteils bei Gewährung eines Arbeitgeber-Darlehens sind komplex. Wenden Sie sich deshalb im Vorfeld an ihren steuerlichen Berater. Es empfiehlt sich grundsätzlich einen schriftlichen Darlehensvertrag mit dem Arbeitnehmer zu schließen, aus dem sich die wichtigsten Darlehensbedingungen wie z. B. Höhe des Darlehens, Laufzeit, Verzinsung und Tilgung ergeben Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Der Gesetzgeber hatte ab dem Jahr 2007 eine Neuregelung der Entfernungspauschale vorgenommen. Kernpunkt der (ehemaligen) Neuregelung war die Versagung des Werbungskostenabzugs für die ersten 20 Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Das Bundesverfassungsgericht hatte am diese Regelung verfassungswidrig erklärt. Dadurch kann die (ungekürzte) Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte rückwirkend ab wieder angewendet werden. Durch die Wiedereinführung der ungekürzten Entfernungspauschale kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn einen Zuschuss für Fahrten

7 zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Höhe der Entfernungspauschale gewähren. Der Fahrtkostenersatz des Arbeitgebers für Fahrten des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte stellt für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn dar. Es besteht jedoch für den Arbeitgeber die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung nach 40 Abs. 2 Satz 2 EStG. Durch die zulässige Pauschalbesteuerung mit 15 % unterliegt der Fahrtkostenersatz nicht dem Sozialversicherungsabzug. Gewährt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern einen Fahrtkostenersatz in Form eines Sachbezugs z. B. durch Überlassung eines Jobtickets für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, besteht ebenfalls die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung durch den Arbeitgeber mit 15 %. Auch hier hat die Pauschalbesteuerung als positiven Effekt, die Sozialversicherungsfreiheit zur Folge. Daneben ist zu prüfen, ob bei Hingabe eines Jobtickets die 44-Euro- Sachbezugsfreigrenze Anwendung finden und die Überlassung gänzlich steuerfrei erfolgen kann Firmenwagen Ein beliebtes Gehaltsextra stellt die Überlassung eines Firmenwagens dar, der vom Arbeitnehmer auch privat genutzt werden kann. Durch die Möglichkeit der Privatnutzung eines betrieblichen Fahrzeugs entsteht beim Arbeitnehmer ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil. Der Gesetzgeber hat zur Ermittlung des beim Arbeitnehmer anzusetzenden geldwerten Vorteils für die Privatnutzung inklusive der Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte und für bestimmte Familienheimfahrten zwei grundsätzliche Berechnungsmethoden aufgestellt. Hierbei handelt es sich um die pauschale 1 %-Methode und die individuelle Methode anhand der tatsächlich entstandenen Kosten des Fahrzeugs in Verbindung mit der Führung eines Fahrtenbuchs (sog. Fahrtenbuch-Methode). Eine ausführliche Darstellung der bestehenden Regelungen zur Firmenwagennutzung durch den Arbeitnehmer würde den Rahmen dieser Ausführungen sprengen. Für eine individuelle Beratung steht Ihnen Ihr Steuerberater als kompetenter Ansprechpartner gerne zur Verfügung Leistungen zur Gesundheitsförderung Im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2009 wurde eine neue Steuerbefreiungsvorschrift ( 3 Nr. 34 EStG) für Leistungen des Arbeitgebers zur Gesundheitsförderung eingeführt. Dadurch können Arbeitgeber ihren Beschäftigten gesundheitsfördernde Maßnahmen anbieten oder externe Kurse zur Gesundheitserhaltung bezuschussen. Die Steuerfreiheit der Leistungen erstreckt sich dabei im Wesentlichen auf folgende Handlungsfelder: Vorbeugung und Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen des Bewegungsapparates,

8 gesundheitsgerechte betriebliche Gemeinschaftsverpflegung, psychosoziale Belastung, Stress (Förderung individueller Kompetenzen der Stressbewältigung am Arbeitsplatz), Suchtmittelkonsum (z. B. rauchfrei im Betrieb). Entsprechende Leistungen müssen vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn des Arbeitnehmers erbracht werden. Der Höchstbetrag für Leistungen zur betrieblichen Gesundheitsförderung beträgt je teilnehmenden Arbeitnehmer 500 Euro im Jahr. Die Übernahme bzw. Bezuschussung von Mitgliedsbeiträgen für Sportvereine und Fitnessstudios fällt nicht unter die neue Steuerbefreiung Abgabe von Getränken im Unternehmen Getränke (z. B. Kaffee, Tee oder Mineralwasser), die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt überlässt, sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Dasselbe gilt für Speisen, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 40 Euro nicht überschreitet Kindergartenzuschüsse Bar- oder Sachleistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen zählen nicht zum lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Die Steuerfreiheit gilt auch, wenn der nicht beim Arbeitgeber beschäftigte Elternteil die Aufwendungen trägt. Die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder im eigenen Haushalt, z. B. durch Kinderpflegerinnen, Haushaltshilfen oder Familienangehörige erfüllt dagegen nicht die Voraussetzungen für die Gewährung eines begünstigten Zuschusses. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung der Mittel nachzuweisen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet den Originalbeleg über die entstandenen Kosten als Nachweis zum Lohnkonto des Arbeitnehmers zu nehmen.

9 3.16 Reisekosten Bei Reisekosten, die vom Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Rahmen des Arbeitsverhältnisses steuerfrei gewährt werden können, handelt es sich um Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Bei Benutzung eines Arbeitnehmer-Fahrzeugs (Pkw) für eine berufliche Auswärtstätigkeit kann der Arbeitgeber zeitlich unbeschränkt pauschal 0,30 Euro für jeden beruflich zurückgelegten Kilometer steuerfrei ersetzen. Die aktuellen pauschalen Kilometersätze betragen je nach benutztem Fahrzeug wie folgt: Fahrzeug Kraftwagen (Pkw) Motorrad/Motorroller Moped/Mofa Fahrrad Kilometersatz (Euro pro km) 0,30 Euro 0,13 Euro 0,08 Euro 0,05 Euro Neben Fahrtkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit steuerfrei gewähren. Verpflegungsmehraufwendungen können ausschließlich in Form von Pauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. Die Verpflegungspauschbeträge sind dabei nach der Dauer der Abwesenheit je Kalendertag gestaffelt. Abwesenheitsdauer Verpflegungspauschale unter 8 Std. 0 Euro mind Std. 6 Euro mind Std. 12 Euro 24 Std. 24 Euro Fallen im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Übernachtungskosten an, kann der Arbeitgeber diese Aufwendungen dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten und zwar entweder mit den tatsächlich nachgewiesenen Kosten der Übernachtung (z. B. lt. Hotelrechnung) oder ohne Einzelnachweis mit einem Pauschbetrag von 20 Euro je Übernachtung im Inland bzw. bei Übernachtungen im Ausland mit dem länderweise unterschiedlichen

10 Übernachtungspauschbeträgen. Ersetzt der Arbeitgeber die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung, sind diese stets anhand von Einzelnachweisen (z. B. Hotel- oder Pensionsrechnungen) zu belegen. Sofern bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit weitere sog. Reisenebenkosten (z. B. für Parkplatzgebühren, Kosten für die Beförderung von Gepäck usw.) anfallen, können diese dem Arbeitnehmer in der nachgewiesenen Höhe steuerfrei ersetzt werden Überlassung von Telekommunikationsgeräten Neben der Überlassung von betrieblichen Personalcomputern ( Kapitel 3.9) ist auch die Zurverfügungstellung von arbeitgebereigenen Telekommunikationsgeräten (z. B. Handys, Faxgeräte) in vollem Umfang lohnsteuerfrei möglich. Die Steuerfreiheit erstreckt sich sowohl auf den Vorteil der Gerätenutzung als auch auf die damit verbundenen Gebühren und Verbindungsentgelte. Entscheidend ist jedoch, dass es sich um die Überlassung eines betrieblichen Geräts handelt, d. h. das Telekommunikationsgerät (z. B. Handy) muss im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und darf dem Arbeitnehmer nicht durch Schenkung übereignet werden. Wie bei der Überlassung eines betrieblichen PCs gilt die Steuerfreiheit für arbeitgebereigene Telekommunikationsgeräte unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Eine 100 %-ige Privatnutzung der Geräte ist deshalb unschädlich Restaurantschecks Gibt der Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer Essensmarken oder sog. Restaurantschecks ab, die von einer Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung bei der Abgabe von Mahlzeiten in Zahlung genommen werden, so kann die Mahlzeit unter bestimmten Voraussetzungen mit dem günstigen amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Restaurantschecks können eine Alternative für Unternehmen ohne Kantine sein. Voraussetzungen für die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert (für 2010: 2,80 Euro für ein Mittag- oder Abendessen bzw. 1,57 Euro für ein Frühstück) sind, dass tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind, für jede Mahlzeit lediglich eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird, der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt, die Essensmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

11 Für die steuerliche Bewertung eines Restaurantscheck mit dem amtlichen Sachbezugswert ist wichtige Voraussetzung, dass der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro überschreitet. Somit ergibt sich für das Kalenderjahr 2010 ein maximaler Verrechnungswert für eine Essensmarke bzw. Restaurantscheck von 5,90 Euro (2,80 Euro + 3,10 Euro). Beispiel: Der Arbeitgeber gibt 2010 an seine Arbeitnehmer monatlich Restaurantschecks aus, die in einer Gaststätte für den Erwerb eines Mittagessens eingelöst werden können. Der aufgedruckte Verrechnungswert des Restaurantgutscheins beträgt 5,90 Euro. Ergebnis: Wenn vom Arbeitnehmer der amtliche Sachbezugswert i. H. von 2,80 Euro vom Netto-Lohn einbehalten wird, ergibt sich kein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Da nur eine Essenmarke täglich in Zahlung gegeben werden darf, muss der Arbeitgeber die Zahl der Essenmarken auf die Zahl der tatsächlichen Arbeitstage beschränken. Diese Voraussetzung ist dann erfüllt, wenn höchstens 15 Essenmarken je Kalendermonat abgegeben werden, wenn die Arbeitnehmer nicht an mehr als drei Arbeitstagen im Monat Auswärtstätigkeiten ausüben Warengutscheine Für die korrekte steuerliche Beurteilung kommt es u. a. darauf an, ob der Warengutschein vom Arbeitnehmer beim eigenen Arbeitgeber oder bei einem Dritten einzulösen ist. Die Hingabe von Warengutscheinen (z. B. Benzingutscheine) an Arbeitnehmer kann unter Anwendung des monatlichen 44-Euro-Sachbezugsfreibetrags steuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen. Einlösung von Warengutscheinen im eigenen Betrieb Für auf den eigenen Arbeitgeber bezogene Warengutscheine ist der sog. Rabattfreibetrag von jährlich Euro anwendbar. In diesem Fall handelt es sich um die Einräumung eines Belegschaftsrabatts ( Kapitel 3.5). Einlösung von Warengutscheinen bei einem Dritten Warengutscheine, die der Arbeitnehmer bei einem Dritten (z. B. Benzingutschein bei einer Tankstelle) einlösen kann, sind im Rahmen der monatlichen 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze begünstigt. Diese bei einem anderen Unternehmen einzulösenden Warengutscheine unterliegen allerdings strengen Anforderungen. Wichtig Auf einen Gutschein der zum Einkauf bei einem Dritten berechtigt muss die Ware nach Art und Menge genau bezeichnet sein. Der Gutschein darf hierbei keinen Geldbetrag oder Höchstbetrag (in Euro) enthalten. Sprechen Sie im Vorfeld unbedingt mit ihrem Steuerberater, welche genauen Inhalte der Warengutschein enthalten darf, da hier erhebliches Gefahrenpotenzial besteht.

12 Beispiel: Der Arbeitgeber übergibt einem Arbeitnehmer monatlich einen Gutschein über 30 Liter Super Benzin", mit einem aufgedruckten Wert von höchstens 44 Euro", der bei einer bestimmten Tankstelle einzulösen ist. Ergebnis: Da der Gutschein neben der genau bezeichneten Ware ( 30 Liter Super Benzin") auch einen Höchstbetrag ( höchstens 44 Euro") enthält, handelt es sich nicht mehr um einen steuerbegünstigten Warengutschein. Die Finanzverwaltung erkennt diesen Gutschein nicht als steuerfreien Sachbezug an. Es handelt sich in diesem Fall um steuerpflichtigen Arbeitslohn Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit Müssen Arbeitnehmer in der Nacht oder an Sonn- und/oder Feiertagen arbeiten, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit hierfür steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschläge zu gewähren. Voraussetzungen für die steuerfreie Gewährung sind, dass die Zuschläge für Arbeit in den begünstigten Zeiten, für tatsächlich geleistete Arbeit sowie neben dem Grundlohn und somit zusätzlich zum regulären Lohn oder Gehalt gezahlt werden. Welche maximalen Zuschlagssätze dem Arbeitnehmer steuerfrei gezahlt werden können, sehen Sie nachfolgend: für Nachtarbeit 25 % (von 20 Uhr bis 6 Uhr) bzw. 40 % (von 0 Uhr bis 4 Uhr, bei Arbeitsbeginn vor 0 Uhr); für Sonntagsarbeit 50 % (als Sonntagsarbeit gilt auch die Arbeit am Montag von 0 Uhr bis 4 Uhr, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde); für Arbeit an den gesetzlichen Feiertagen 125 % (als Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit des auf den Feiertag folgenden Tages von 0 Uhr bis 4 Uhr, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde); für Arbeit am 24. Dezember ab 14 Uhr, am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai 150 %. Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet in der Nacht von 22 Uhr bis 6 Uhr des folgenden Tages. Der Stundenlohn des Arbeitnehmers beträgt 16 Euro. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer folgenden Nachtzuschlag steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich gewähren: 22 Uhr - 0 Uhr: 2 Std. x 16 Euro = 32 Euro x 25 % = 8,00 Euro 0 Uhr - 4 Uhr: 4 Std. x 16 Euro = 64 Euro x 40 % = 25,60 Euro 4 Uhr - 6 Uhr: 2 Std. x 16 Euro = 32 Euro x 25 % = 8,00 Euro Nachtzuschlag insgesamt 41,60 Euro

13 Voraussetzung für die Steuerfreiheit der Zuschläge ist, dass die begünstigten Arbeitszeiten für jeden Mitarbeiter anhand von Einzelaufzeichnungen genau nachzuweisen sind. Hinzu kommt, dass diese Einzelnachweise fortlaufend - also Monat für Monat - zu führen sind. Es reicht nicht aus, dass Aufzeichnungen lediglich für einen repräsentativen Zeitraum erstellt werden. Weiterhin ist zu beachten, dass für den Bereich der Sozialversicherung Sonderreglungen bestehen. So ist die Sozialversicherungsfreiheit entsprechender Zuschläge auf einen Stundengrundlohn von max. 25 Euro begrenzt ist. Die gesetzlichen Anforderungen für die Gewährung von steuerfreien Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschlägen sind hoch. Der damit verbundene Verwaltungsaufwand darf nicht unterschätzt werden