Messe DIKOM SÜD 2012 Forum Uhr bis Uhr

Transkript

1 Messe DIKOM SÜD 2012 Forum Uhr bis Uhr Herzlich Willkommen Was hat ein Seepferdchen mit DMS zu tun? Wissen sichtbar machen. Referent Oliver Jungbauer Diplomverwaltungswirt 1

2 Vita: Langjähriger Kunde von HELD Studium an der Hochschule für öffentliche Verwaltung in Ludwigsburg 1992 Einführung von REGISAFE (DOS) bei einer Stadtverwaltung Gebietsverkaufsleiter HELD Geschäftsführer HELD seit 2009 Geschäftsführer HBG Erfahrung: Mitglied diverser Arbeitsgruppen von Landeseinheitlichen Aktenplänen Über 500 begleitete REGISAFE Einführungen Bundesverfassungsgericht LRA Karlsruhe LRA Esslingen Stadt Leinfelden-Echterdingen Bauknecht Über durchgeführte Anwenderschulungen von REGISAFE Referent Oliver Jungbauer Diplomverwaltungswirt 2

3 Foliensatz finden Sie unter NEWS aus Bayern Wikileaks mal anders Folie 6 3

4 Ist-Zustand (1) Unterschiedliche Ablagestrukturen Folie 7 Ist-Zustand (2) Unterschiedliche Ablagestrukturen Folie 8 4

5 Ist-Zustand (3) Viel zu viel Software Folie 9 Ist-Zustand (4) Viel zu viel Software, die zudem nicht passt Folie 10 5

6 Ist-Zustand (5) Unterschiedliche Arbeitsoberflächen Folie 11 Soll-Zustand (1) Harmonisierung Papier & Elektronik Folie 12 6

7 Soll-Zustand (2) Weniger ist mehr - Integrierte Softwarelösungen Folie 13 Soll-Zustand (3) Einheitlicher Informationsstandard Cockpit Gedanke Folie 14 7

8 Soll-Zustand (4) keine Inseln Folie 15 Was hat ein Seepferdchen mit DMS zu tun? Die heutigen 30 Minuten Ist-Situation HELD sche Soll-Situation Strukturen für den Erfolg Organisation ist alles? Wissen sichtbar machen Konventionelles DMS Das variable DMS REGISAFE Scannen & Archivieren HKR, Personal, , Warenwirtschaft und Posteingang etc. Integrierte Softwarelösungen Sitzung, Ratsinfo, Gewerbe, WiFö Workflow & Signatur am Beispiel der Vorlagenfreigabe REGISAFE connector oder reichen 300+ Schnittstellen? Sonderlösungen Bild-, Presseartikelverwaltung, Registratur- & Archivverwaltung etc. Jeder Arbeitsplatz stellt seine besonderen Anforderungen Folie 16 8

9 Folie 17 Fehlende Ablagekultur Problemstellung der Menschen in der Praxis Die alltäglichen Probleme der Ablage.. Meine Akten Mehrfachablagen Grund: keine Zentralisierte Registratur Grund: -Verteiler-Flut ich finde ja Alles! Informationen werden nicht sachlich gegliedert sondern sind an Personen gebunden und Organisationsabhängig Grund: heute so und morgen so Einheitliche Vorgaben (der Ablage(n)) fehlen (Wordingschon grauenhaft angesehen: Aktenplan, Doku-Plan, RNS, Findex vs. freie Ordnerstrukturen und Dateinamen) Brief an / Schriftwechsel mit Diskrepanz zwischen Sachbezogen und Empfängerbezogen Eh-Da-Kosten und Ablage ist lästig Hoher finanzieller Aufwand für gute Ablage (0,53 Euro je Blatt Papier Quelle RKW) Folie 18 9

10 Fehlende Ablagekultur Problemstellung in der Praxis Wissen sichtbar machen? Die alltäglichen Probleme der Ablage Ordnungsgrundlage der Dokumente in der EDV ist anders als in der Registratur Starkes Auseinanderdriften der EDV- von der Papierablage Folie 19 Aktenplan, Doku-Plan, RNS, Findex Die Lösung Klare hierarchische Gliederung des sachlichen Aktenplan Bevorzugt Dezimalsystem von 0-9 Ähnlichkeit mit Finanzgliederung (Kontenplan/Haushaltsplan/Produktplan) Zusammenfassung der Informationen nach Sachzweck Eingrenzung des Suchbereichs Aufgabenbezogen Personen unabhängig Keine Umstellung bei Organisationsänderungen oder Personalwechsel bzw. Vertretungen Folie 20 10

11 Aktenplan Am Beispiel der Stadthalle Reutlingen Folie 21 Aktenplan Was leistet HELD bei Kommunalverwaltungen? Anpassung Landeseinheitlicher Aktenpläne Erstellung von Individualplänen durch Verwaltungsfachleute (Bürgermeister i.r.) rund Aktenplananpassungen in Deutschland Ämter, Verbandsgemeinden, Verwaltungsgemeinschaften Gemeinden und Städte Landratsämter, Kreisverwaltungen, Bezirksverwaltungen und Tochterunternehmen Folie 22 11

12 Aktenpläne Weitere Referenzen Ver- und Entsorger Stadtwerke Walldorf Stadtwerke Wertheim Stadtwerke Kaiserslautern Stadtwerke Norden EVS Saarbrücken Stadtwerke Schifferstadt Stadtwerke Sonthofen Landeswasserversorgung Baden- Württemberg Bodenseewasserversorgung Baden- Württemberg NOW Crailsheim Stadtwerke Bruchsal Rieswasserversorgung Industrie, Dienstleistung & Handel (Private Wirtschaft) IBM Deutschland (Notarwesen) GVV Stuttgart Robert Bosch Holding Stuttgart Steinbruchunternehmen Autostadt Wolfsburg GmbH Bauknecht Stuttgart Bauknecht Schweiz KWB Bensheim KDRS Stuttgart REGIS Grafschaft OREG und Tochterfirmen Ingenieurbüro Godel, Weilheim u.v.w. Folie 23 Was hat ein Seepferdchen mit DMS zu tun? Die heutigen 30 Minuten Wissen sichtbar machen Konventionelles DMS Folie 24 12

13 Folie 25 Farbmanagement in die Natur (1) 13

14 Farbmanagement in die Natur (1) Farbmanagement in die Natur (1) 14

15 Farbmanagement in die Natur (1) Farbmanagement in die Natur (1) 15

16 Farbmanagement im Büro (1) Farbmanagement im Büro (1) 16

17 Farbmanagement in die Natur (1) Farbmanagement in die Natur (1) 17

18 Farbmanagement im Büro (2) Farbmanagement im Büro (2) 18

19 Wieder ins Büro (3) Verzeichnisse Wieder ins Büro (3) Verzeichnisse 19

20 Wieder ins Büro (3) Verzeichnisse Lösungen der Natur (1) - Geht aber auch so Folie 40 20

21 Lösungen im Büro (1) Geht aber auch so Systembeschriftung nach Farbenlehre Die Chance für eine Systemregistratur Ordnung mit System HELD hilft bei der Aktenplanerstellung oder Aktenplanaktualisierungen HELD liefert schlüsselfertige Registraturen exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten HELD berät professionell vor Ort HELD sichtet Altbestände und räumt auf HELD hat mit REGISAFE EDV-unterstützte Akten- und Schriftgutverwaltung Folie 41 Lösungen der Natur (2) - Geht aber auch so Folie 42 21

22 Lösungen im Büro (2) Geht aber auch so Systembeschriftung für Einzelakten Folie 43 Das farbenprächtige Ordnungssystem Color-Etiketten- und Beschriftungsdruck Einzelaktenbeschriftung am Beispiel von Lateralregistraturen Hinterlegte Farbschemata für REGIS, Zippel, Leitz, Elba, MABOX und weitere Hersteller Individuell durch Logos, Jahres-Codes etc. Barcode einarbeiten für die Aus- und Rückgabe von Akten Fortlaufende Nummerierung (Fallnummern) Alpha-Code Folie 44 22

23 Folie 45 HELD vertritt REGIS 111 Jahre - Größter und ältester Archivlieferant in DACH Seit 1901 Spezialist für Schriftgutablagen Lösungen für das historische Archiv Archivmappen, Bogenware Archivkartons Fotoarchivierung Individuallösungen Zubehörartikel Archiveinrichtung Folie 46 23

24 Folie 47 WÄLLER Raumsparende Einzelaktenregistraturen Vorher und nachher Folie 48 24

25 Was hat ein Seepferdchen mit DMS zu tun? Die heutigen 30 Minuten Integrierte Softwarelösungen Sitzung, Ratsinfo, Gewerbe, WiFö Workflow & Signatur am Beispiel der Vorlagenfreigabe REGISAFE connector oder reichen 300+ Schnittstellen? Das variable DMS REGISAFE Sonderlösungen Bild-, Presseartikelverwaltung, Registratur- & Archivverwaltung etc. Scannen & Archivieren HKR, Personal, , Warenwirtschaft und Posteingang etc. Folie 49 Folie 50 25

26 DMS als variables Integrationsinstrument Rechenzentrum Veranlagung und weitere HOST- Fachverfahren Mitarbeiter Eigenerstellte Informationen (Scannen) Mitarbeiter Eigenerstellte Informationen (Office) Bürger/Räte Kunden/Partner Internet als Infomedium Rechenzentrum HKR-Verfahren Warenwirtschaft Fachverfahren Kunden/Externe /D Xdomea Formulare/FAX Vor-Ort- Verfahren HKR-Verfahren Autista EWO Registratur Archiv GIS-Systeme Folie 51 DMS als Integrationsinstrument REGISAFE der Stadt Leinfelden-Echterdingen Folie 52 26

27 Folie 53 Folie 54 27

28 Informationsveranstaltung am 30. April 2012 Folie 55 Das variable DMS REGISAFE public Live in 30 Minuten Stufe 4 Folie 56 28

29 Was hat ein Seepferdchen mit DMS zu tun? Die heutigen 35 Minuten Jeder Arbeitsplatz stellt seine besonderen Anforderungen Folie 57 Folie 58 29

30 Stolperfalle & Erfolgsgarant Empfehlung: Konzeption der SchriftGUTverwaltung 1. Ist-Aufnahme Erfassung der Menge und Art(en) der Akten der gesamten Verwaltung 2. Aussagen & Vorschläge der konventionellen Aktenführung Mehr zentralen oder Beibehaltung einer dezentralen Aktenführung Für den Zweck geeignetes Registratursystems (gelochte/ungelochte Ablage) Für den Zweck optimierte Raumsparsysteme Überprüfung der personellen Besetzung (Schriftgutbeauftragte) 3. Aussagen & Vorschläge der elektronischen Aktenführung Überprüfung der Startvoraussetzungen (Hardware, Software) Schnittstellenthematiken Macht eine Schnittstelle überhaupt Sinn? (voll)elektronische Aktenführung, was macht wann überhaupt einen Sinn? 4. Strategie einer (verwaltungsweiten) Umsetzung Einführungsstrategie (Umfang und Zeitraum) Empfehlung: 5-Stufen-Prinzip der SchriftGUTtverwaltung Sind menschliche Voraussetzungen überhaupt gegeben? (Mitziehen der Entscheider, Personalrat, Mitarbeiter/Innen) Folie 59 Die 5 Stufen der EDV-SchriftGUTverwaltung 1. Aktenplanverwaltung ( Aktenplan-DVD ) 2. Einsatz der EDV-gestützten Registraturverwaltung (der nach wie vor verbleibenden Papierakten) 3. Informationsmanagement Wissensmanagement Zentrales Bereitstellen von allen relevanten Information der Verwaltung Evtl. schon Verscannen von Wichtigen Informationen (1. Stufe) 4. EDV-Schriftgutverwaltung (Dokumentenverwaltung) Automatisierte Schriftstückerstellung und Verwaltung des Einbindung der Office-Produkte Bürokommunikation ( Management ) Evtl. inkl. Einstieg in den kleinen Workflow (Ad-hoc) Evtl. gleichzeitiger Einstieg in Insellösungen (Kfz-Belege, Rechnungsakten usw.) 5. Vollelektronische Bearbeitung Scannen von Tagespost (2. Stufe: u.a. auch Rechnungsworkflow) elektronische Verteilung und Bearbeitung Spooldatenimporte/-verarbeitung Workflowlösungen (übergreifend, Sitzungsworkflow, Rechnungseingangslösungen) Schnittstellenlösungen Folie 60 30

31 Warum nicht? auf Arbeitsplätzen in 9 (12) Monaten Folie 61 Weitere Stolperfallen. Aktenplan und kein Ende. Vereinheitlichung der Papierablagen Empfehlung: Systemregistratur Nach und Nach Umstellung der bestehenden Papier-Akten (Stichtagsprinzip ist nicht umsetzbar) Sichtung der bestehenden Registraturen und bei Bedarf Überführung (Anbieten) an das Archiv Folie 62 31

32 HELD hilft beim Aufräumen Vorher und nachher in der Gemeinde Altdorf Folie 63 HELD - 60 Jahre Dokumentenmanagement Was hat ein Seepferdchen mit DMS zu tun? Folie 64 32