Reviewers Guide der Sage KHK Office Line Version 3.0

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1 Reviewers Guide der Sage KHK Office Line Version 3.0 Die Version 3.0 der Office Line 2000 stellt sowohl technologisch als auch funktional einen bedeutenden Meilenstein in der Entwicklung der Office Line dar. Basierend auf der aktuellsten Microsoft Office XP Technologie wurden in der Office Line 3.0 eine Vielzahl neuer Funktionen und Verbesserungen realisiert.. Die Entwicklung neuer Funktionalitäten in der Warenwirtschaft hatte ihre Schwerpunkte, in den Bereichen Lagerwirtschaft, Inventur und Artikelvarianten. Das Rechnungswesen erhält deutliche Erweiterungen im Bereich Kostenrechnung mit der Kostenstellenhierarchie, kalkulatorischen Abschreibung, Kostenvergleich und dem neuen Modul Kassenbuch. In diesem Dokument finden Sie die wichtigsten neuen Funktionen und Verbesserungen ausführlich beschrieben. Sage KHK /9

2 I. Rechnungswesen 1. Kostenstellen-/-trägerhierachie (Line 200) Es kann pro Kostenstelle/-träger ein(e) Verdichtungskostenstelle/-träger festgelegt werden, die/der dann in einigen Auswertungen über die Selektion einer Verdichtungsebene ausgewertet werden können. Die Kostenstellen- /Kostenträgerhierachie ist bis zu 6-stufig. Jeder dieser Verdichtungskostenstellen/-träger können beliebig viele Kostenstellen/-träger zugeordnet werden. 4. Kassenbuch Das Modul Office Line Kassenbuch hilft dem Anwender bei der Erfassung von Barvorgängen in seinem Unternehmen. Mittels vordefinierter Belegarten (Buchungstext, Kontierung und Steuercode) kann der Kassenführer ohne größere Buchhaltungskenntnisse alle anfallenden Kassenvorfälle verbuchen. 5. OP - Fälligkeitsanalyse Die Offene Posten-Fälligkeitsanalyse weist die Offenen Posten nach dem Zeitraum der Fälligkeit aus (OP-Rasterung). 6. Kreditlimitabweichungsliste 2. Kostenvergleich Statt Ausweis der Planwerte ist in der Office Line jetzt auch optional ein Vergleich mit Werten einer anderen Periode möglich. 3. Kostenbuchungsjournal Um eine exakte Übersicht über die Buchungen der Kostenrechnung zu erhalten, steht analog zum Buchungsjournal das Kostenbuchungsjournal zur Verfügung. Die Kreditlimitabweichungsliste gewährleistet eine umfangreichere betriebswirtschaftliche Auswertung eines Unternehmens. D.h. es können die in den Stammdaten hinterlegten Kreditlimits mit den offenen Posten der Kontokorrenten abgeglichen und somit eine Überschreitungen des Kreditlimits vermieden werden. Bei der Auswertung können u.a. Offene Vorgänge und ungebuchte Rechnungen aus der Warenwirtschaft berücksichtigt werden. 7. ELSTER für die Umsatzsteuervoranmeldung (ELSTER - ELektronische SteuerERklärung) Bei der Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER übermittelt die Office Line die Daten per DFÜ direkt an das Finanzamt. Sage KHK /9

3 8. Liquiditätsvorschau Mit der Liquiditätsvorschau wird in der Office Line ein praxisnaher Überblick über die Liquiditätssituation eines Unternehmens dargestellt. Berücksichtigt werden dabei auch: ungelieferte Aufträge/Bestellungen unberechnete Lieferungen / Wareneingänge Offene Posten Kunden/Lieferanten der nächsten Wochen Ermittlung und Darstellung der erwarteten Zahlungen bzw. Einnahmen und Ausgaben 10. Liste EU-Umsätze In der EU-Umsatzliste können Kunden und Lieferanten mit und ohne Umsatzsteuer ID ausgewertet werden. 11. Steuerabstimmungsjournal Erweiterung der vorhandenen Auswertungen um ein Umsatzsteuerdifferenzjournal, in dem die im Konto hinterlegten Steuersätze mit der tatsächlichlich gebuchten Steuer auf Stimmigkeit geprüft werden. Der Differenzbetrag wird in dieser Liste ausgewiesen. 12. Ausziffern auf mehrere Sachkonten Bei SDiv Buchungen mit mehreren Steuersätzen (maximal 5) kann beim OP-Ausgleich auf unterschiedliche Sachkonten ausgeziffert werden. Beim Ausziffern öffnet sich ein Fenster in dem die entsprechenden Steuercodes des Buchungssatzes angezeigt werden. 13. Erweiterung Wareneinsatzbuchungen (nur Line 200) Bisher wurde hier festgelegt, ob bei einem Rechnungsausgang aus der Warenwirtschaft der Wareneinsatz automatisch auf ein unter den Festkonten hinterlegtes Sachkonto gebucht wird. Mehrere Aufwandskonten konnten nicht berücksichtigt werden. Der Anwender musste den Betrag manuell auf die verschiedenen Sachkonten buchen. In der Version 3.0 ist die Funktionalität analog der Lösung für Erlöskonten (Schlüssel) erweitert worden, so dass der Umbuchungsaufwand wegfällt. 9. Auslandszahlungsverkehr (Line 200) Für Auslandsüberweisungen kann eine DTAZV- Datei erzeugt werden, die per Diskette an Ihre Hausbank übermittelt wird. Bei der Zahlung sind entsprechende Meldedatensätze notwendig. Das Office Line Rechnungswesen unterstützt Sie bei der Erfassung der Daten, die für diese Meldedatensätze erforderlich sind. 14. Unterstützung des neuen Datev- Formats (KNE) Das neue DATEV-Format heißt KNE-Format (KNE = Kontonummernerweiterung). Es ist als Ergänzung zum bestehenden OBE-Format (OBE = Ordnungsbegriffserweiterung) zu sehen, dieses bleibt also erhalten. Das KNE-Format beinhaltet unter anderem die Möglichkeit der Erweiterung der Kontonummern auf bis zu 8-stellige Sachkonten/9-stellige Personenkonten. Dieses Format wird natürlich nur von KNE-fähigen Versionen der DATEV-Windows-Programme eingelesen. Sage KHK /9

4 15. Anlagenbuchhaltung (Einführung von Wertberichtigungskonten) Bei der Version 3.0 besteht die Möglichkeit, parallel zu Anlagensammelkonten auch Wertberichtigungskonten zu führen, auf denen die Abschreibungen gebucht werden. Beide Konten in der Summe entsprechen somit den bisherigen Anlagensammelkonten. Vorteil der Kontentrennung ist die Möglichkeit, in der Bilanz die Anschaffungskosten der Anlagen und die erfolgten Abschreibungen in getrennten Positionen auszuweisen. Die Funktionalität wird optional bei der Geschäftsjahresneuanlage angeboten, sofern eine Lizenz für die Anlagenbuchhaltung zur Verfügung steht. 16. Kalkulatorische AfA Bisher werden Anlagen in der Kostenrechnung nach den steuerlichen Vorgabenabgeschrieben. Zusätzlich wurde die kalkulatorische Abschreibung implementiert. 18. Mahnvorschlagsliste ohne Details Neue übersichtliche Schnellauskunft der Mahnvorschläge. 19. Buchungserfassungsprotokoll Erweiterte Informationen bei SDiv-Buchungen im Sitzungserfassungsprotokoll. 20. Wiederkehrende Buchungen Bei der Übernahme von wiederkehrenden Buchungen wird die Gruppe im Sitzungsnamen mit aufgeführt, sofern explizit bei der Übernahme der Daten eine Gruppe ausgewählt wird. 21. Erweiterung Stammdaten- / Stammdatenlisten Der Adressstamm ist um das Feld Liefersperre erweitert worden. Eine diesbezügliche Auswertung wird im Bereich Stammdatenlisten/Kunden- und Lieferantenliste ermöglicht. 22. Rechnungsübergabe aus der Warenwirtschaft/Buchungstextplatzhalter (Erweiterung) Im Mandantenstamm können Platzhalter für Rechnung Storno Gutschrift Wareneinsatz Storno Wareneinsatz hinterlegt werden, die bei der Übernahme der Belege aus der Warenwirtschaft als Buchungstext ausgewiesen werden. 17. Überarbeitung Journal/Kontendruck (Journalisierungsfunktion) (gemäß neuer Verordnung des EDV-Zugriffs der Finanzverwaltung ab ) Die Journalisierung dient zur Vergabe der endgültigen Journalnummern für die Buchungen und ist eine Alternative zum endgültigen Druck von Buchungsjournal und Kontoauszügen. 23. Zeitversetzte Verarbeitung rechenintensiver Prozesse (nur Line 200) Im Rechnungswesen kann man jetzt die Verarbeitung von wiederkehrenden Buchungen oder das Verbuchen von Zahlungen (Zahlungsverkehr) in einen Stapel legen und die Abarbeitung des Stapels z.b. in die Nachtstunden verlegen. Sage KHK /9

5 24. Variable Benennung von Geschäftsjahren Bei der Anlage eines Geschäftsjahres kann man jetzt dem Geschäftsjahr eine Bezeichnung zuweisen (z.b. 2002a). Diese Bezeichnung greift dann bei allen Auswertungen, die über das komplette Jahr erstellt werden. Wenn z.b. eine Firma ein abweichendes Geschäftsjahr von Juni 2001 bis Mai 2002 hat, heißt dieses Geschäftsjahr normalerweise Will diese Firma jetzt auf das Kalenderjahr als Geschäftsjahr umschwenken und legt ein verkürztes Geschäftsjahr von Juni 2002 bis Dezember 2002 an, erhält dieses Geschäftsjahr intern die Nummer 2003, kann aber dann 2002a genannt werden. Hat ein Unternehmen z.b. abweichende Geschäftsjahre von Mai 2001 bis Mai 2002 / Mai 2002 bis Mai 2003 können die Geschäftsjahre auch 2001/2002 bzw. 2002/2003 benannt werden. Sage KHK /9

6 II. Warenwirtschaft Festhalten Bestände bei nicht gesperrten Lager (Line 100 / 200) 1. Lagerwirtschaft (Lagerplatzverwaltung Line 200 ) Lagerplatzverwaltung Standortverwaltung Verwaltung unterschiedlicher Lagertechniken ( z.b. Hochregallager, Flächenlager,...) Artikelspezifische Entnahmeverfahren ( LiFo, FiFO ) Berücksichtigte reservierte Auftragsmengen Schwebende Umbuchung ( Die Differenz die zwischen der physikalischen Umlagerung und der Buchung am PC auftreten könnte, wird berücksichtigt) Varianten( z.b. Farben und Größen ) Lagerschluss bei Disposititon Lagerplatzverwaltung ( Hochregal, Blocklager, Flächenlager ) Warenentnahme-, zugangs- und begleitscheine Wareneingangs- und Warenausgangslager 2. Inventur Zähllisten: Selektion nach Lagerplätzen (Line 200) Eröffnung mit Angabe Kontrolleur, Buchhalter ( Erfasser = OL-Benutzer ) und Zähler (Line 200) Sortierung nach Artikelnummer, Artikelgruppe und EA-Nummer (Line 100 / 200) Nachträgliches Bearbeiten ( Line 200) Druck mit Seriennummern und Chargen (Line 100 / 200) Inventurerfassung: Aufbau analog Zählliste (Line 100 / 200) Erfassung pro Buchhalter (Line 200) Erfassung von Seriennummern und Chargen (Line 100 / 200) Spezielle Artikelsuche in Erfassung (Line 100 / 200) Festhalten von Positionen, die nicht editiert wurden (Line 200) Sonstige Erweiterungen: Inventurerfassungsprotokoll: Optionale Korrekturliste für nicht erfasste Artikel (Line 200) Inventurdifferenzen: Angaben von Toleranzwert mit optionalen Ausdruck einer Nachzählliste (Line 200 ) Inventurbewertung: Änderung Bewertungssätze mittels Assistent (Line 200) Festhalten alles Korrekturen ( Zähllisten und Erfassung ) mit Protokollausdruck (Line 200) Inventurhistorie mit Ausdruck (Line 100 / 200) Ladenhüterliste (Line 200) Permantente Inventur Sage KHK /9

7 3. Wertmäßige Warenbuchung Bisher wurde hier festgelegt, ob bei einem Rechnungsausgang aus der Warenwirtschaft der Wareneinsatz automatisch auf ein unter den Festkonten hinterlegtes Sachkonto gebucht wird. Mehrere Aufwandskonten konnten nicht berücksichtigt werden. Der Anwender musste den Betrag manuell auf die verschiedenen Sachkonten buchen. In der Version 3.0 ist die Funktionalität analog der Lösung für Erlöskonten ( Schlüssel ) erweitert worden, sodass der Umbuchungsaufwand wegfällt. Übernahme an das Rechnungswesen pro Wareneinsatz- Warenbestandscode oder Sammelkonto In der VK-Belegerfassung sind Änderungen der Wareneinsatz- bzw. Warenbestandscode pro Positionsdetails möglich. Siehe auch Änderungsbeschreibung Rechnungswesen 4. Auslandszahlungsverkehr (Line 200) In der EK Erfassung wurde der Auslandszahlungsverkehr implementiert. Für Auslandsüberweisungen kann eine DTAZV-Datei erzeugt werden, die per Diskette an Ihre Hausbank übermittelt wird. Das Office Line Rechnungswesen unterstützt Sie bei der Erfassung der Daten, die für die Meldedatensätze erforderlich sind. 8. Datanorm Versionskontrolle der einzulesenden Datanormdatei ( eine Datanormdatei Version 4.0 kann nicht in die Version 5.0 eingelesen werden. ) Anzeige der Dateiinformation beim Import Separater In- und Export von Artikelgruppen ( verbesserte Selektion über Artikelgruppen) Datanorm (Informations- und Fehlerbeschreibung ) Artikelvorlage für Datanormimport in Mandantengrundlagen. 9. Varianten (Line 200, Line 100 Zusatzpacket ) Pro Artikel können nach 2 Merkmalen Varianten frei definiert werden. Variantenstamm, Preise und Rabatte für Variantenartikel Schnelländerung ( Artikelvariantenassistent) Auftragsbearbeitung, Bestellwesen und Lagerwirtschaft Auswertungen ABC Analyse Bestelldisposition Interne Fertigungsaufträge Inventur 5. Kopieren von VK-Belegen (Line 100 / 200) Ein bestehender Verkaufsbeleg kann auf einen anderen Debitor und eine andere Belegart kopiert werden. 6. Dyn. Stückliste (Line 100 / 200 ) Das Editieren ( löschen, hinzufügen ) der Handelsstückliste in der Belegerfassung wird ermöglicht. 7. Stücklistenreihenfolge wird gespeichert (Line 100 / 200) Die vom Anwender hinterlegte Reihenfolge bleibt erhalten 10. Webshop ( Line 100 / 200 ) Der Webshopstamm wird durch die übersichtlichere und anwenderfreundlichere Struktur des Webtraders ersetzt (d.h. der Katalog wird der eigentliche Webshop) Katalogdarstellung mit Sortierung Sage KHK /9

8 Zuordung der Artikelbilder für Upload direkt im Webshopstamm 11. Stammdatenlisten Artikelpreisliste ( Optionale Ausweisung der Grundpreisdaten Artikel/ Lieferantenliste ( Optionale Ausweisung von Staffelpreisen oder rabatten) Kundenliste ( Ausweisung aller Daten, die unter Kontokorrent / Details hinterlegt werden können) Lieferantenliste ( Ausweisung aller Daten, die unter Kontokorrent/ Details hinterlegt werden können ) Preislisten ( Optionale Ausweisung Preise bezogen auf Verpackungsmengeneinheiten ) Vertreterliste Adressliste optional mit Memo s Telefonliste Varianten 12. Grundlagen 16. MEK-Berechnung Die Berechnung des MEK ist jetzt auch im Rechnungseingang möglich (nicht für Teilrechnungen möglich). 17. Variable Benennung von Geschäftsjahren Bei der Anlage eines Geschäftsjahres kann man jetzt dem Geschäftsjahr eine Bezeichnung zuweisen ( z.b. 2002a). Diese Bezeichnung greift dann bei allen Auswertungen, die über das komplette Jahr erstellt werden. Wenn z.b. eine Firma ein abweichendes Geschäftsjahr von Juni 2001 bis Mai 2002 hat, heißt dieses Geschäftsjahr normalerweise Will diese Firma jetzt auf das Kalenderjahr als Geschäftsjahr umschwenken und legt ein verkürztes Geschäftsjahr von Juni 2002 bis Dezember 2002 an, erhält dieses Geschäftsjahr intern die Nummer 2003, kann aber dann auf 2002a genannt werden. Einstellung Trennzeichen zwischen Belegjahr und Belegnummer Wareneinsatzcode, Warenbestandcode 13. Artikelstamm Suche nach Artikelgruppe jetzt hierachischer Aufbau analog Artikelgruppenaufbau Wareneinsatzcode, Wareneinsatzkonto Warenbestandscode, Warenbestandskonto 14. Auswertungen Kreditlimitliste Kunden/ Lieferanten jetzt System mit Erweiterungen 15. VK- Erfassung Mittlerer EK kann unter Preisnachlass editiert werden Sage KHK /9

9 5. Variable Schriftgröße III. System 1. Neues Setup Das Setup wurde komplett überarbeitet und auf Basis von Windows Installer neu erstellt. Dadurch ist es deutlich komfortabler und schneller (weniger Reboots). 2. Umstellung auf Microsoft Access XP Die Office Line v3.0 basiert auf Microsoft Access XP, die kompletten Applikationen wurden auf Access XP umgestellt. 3. Druckersteuerung Für jeden Ausdruck der Office Line kann jetzt eingestellt werden, auf welchem Drucker gedruckt werden soll, aus welchem Papierschacht die erste Seite, die Folgeseiten und die letzte Seite gedruckt werden sollen, mit welchen Seitenrändern gedruckt werden soll, etc.. Die Schriftgröße in den Fenstern der Office Line läßt sich jetzt schrittweise bis auf 150% vergrößern ( 8ptbis 12pt). Bitte beachten Sie aber, dass bei einer größeren Schriftgröße als 100% einige Fenster der Office Line bei der Minimalauflösung von 800x600 zu groß für den Bildschirm werden. 6. Variable Benennung von Geschäftsjahren Bei der Anlage eines Geschäftsjahres kann man jetzt dem Geschäftsjahr eine Bezeichnung zuweisen ( z.b. 2002a). Diese Bezeichnung greift dann bei allen Auswertungen, die über das komplette Jahr erstellt werden. Wenn z.b. die Firma ein abweichendes Geschäftsjahr von Juni 2001 bis Mai 2002 hat, heißt dieses Geschäftsjahr normalerweise Will diese Firma jetzt auf das Kalenderjahr als Geschäftsjahr umschwenken und legt ein verkürztes Geschäftsjahr von Juni 2002 bis Dezember 2002 an, erhält diese Geschäftsjahr intern die Nummer 2003, kann aber dann 2002a genannt werden. 7. Zeitversetzte Verarbeitung rechenintensiver Prozesse (Line 200 ) Im Rechnungswesen kann man jetzt die Verarbeitung von Wiederkehrenden Buchungen oder das Verbuchen von Zahlungen ( Zahlungsverkehr) in einen Stapel legen und die Abarbeitung des Stapels z.b. in die Nachtstunden verlegen 8. Dynamischer Übersetzungsassistent (Line 200 ) 4. Dynamischer Korrespondenzformularassistent Angepasste Korrespondenzformulare ( Mahnungen, Saldenbestätigungen, Warenwirtschaftsbelege ) werden ab der Office Line v3.0 nicht mehr physisch in einem Addin, sondern in Tabellen gespeichert. Das hat den Vorteil, dass diese Anpassungen nicht mehr bei jedem Update der Office Line neu eingefügt werden müssen. Der Übersetzungsassistent der Office Line v3.0 erzeugt im Gegensatz zu früheren Versionen keine sprachabhängigen Versionen der Office Line mehr, sondern exportiert die Übersetzungen in spezielle Dateien. Die angezeigte Sprache der Office Line hängt dann von den Ländereinstellungen der Systemsteuerung von Windows ab ( natürlich vom Vorhandensein einer Übersetzung ) Sage KHK /9