EXPOSÉ Software für Immobilienprofis!

Transkript

1 Exposétexte und Briefe in der EXPOSÉ - Familie node Systemlösungen e.k. Kantstr Berlin Tel: Fax: Mail: info@node.de

2 Vorwort 3 Grundlegendes 3 Texttypen in EXPOSÉ /EXPOSÉ commercial 4 Bild 1 / Standard Exposé (Muster) 6 Bild 2 Exposé Typ 2 (Muster) 7 Bild 3 Kurz Exposé (Muster) 8 Bild 4 Spezial Exposé (Muster) 9 Verwendung der Exposétexte 10 Erstellung von Exposés & Briefen mit 4D Write 11 Gestaltung der Exposés & Briefe 14 Beispiel für die Variablen im Text 20 Bilder in Exposétexte einfügen 24 Automatisch Bilder im Text einblenden 28 Bildgrößen im Text ändern & speichern 33 Sonderfall Bild mit Nummer Einfügen 34 Speichern von Vorlagen mit Bildervariablen 35 Speichern von Vorlagen 36 Standard Exposé 38 Exposé Typ 2 39 Spezial Exposé 40 Funktionsweise des Spezial- Exposés 41 Wie wird ein Spezial- Exposé erstellt? 47 Kurz Exposé 51 Texte der Gesamtobjekte in EXPOSÉ commercial 55 Funktion der Texte speziell in EXPOSÉ commercial 56 Automatisches Auflisten von Einheiten im Exposétext 62 Seite 2 von 62

3 Vorwort Exposés sind das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Mit diesem Schnelleinstieg erhalten Sie nützliche Informationen rund um die Exposétexte in der Maklersoftware EXPOSÉ / EXPOSÉ commercial. Es stehen Ihnen unterschiedliche Texttypen und Funktionalitäten zur Verfügung, die es ermöglichen, schnell und qualitativ hochwertige Immobilienangebote zu versenden. Grundlegendes Die Programme EXPOSÉ und EXPOSÉ commercial verwenden eine datenbankeigene, integrierte Textverarbeitung, genannt 4D Write. 4D Write ist ähnlich wie Microsoft Word, hat aber nicht den Anspruch, MS Word mit all dessen Funktionalitäten zu ersetzen. Die Integration einer Textverarbeitung innerhalb einer Maklersoftware bietet unter anderem folgende Vorteile: Viel Automation (Stichwort Mailings / Exposéversand) Schnell, da es keine Anbindung zu MS Office benötigt Interne Speicherung aller Dokumente Schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten Automatisches Einfügen von Informationen (Variablen) Automatische Exposéerstellung bei Objektanlage Auf den folgenden Seiten dieses Schnelleinstiegs werden wir detailliert und vor allem nachvollziehbar darstellen, welche Möglichkeiten und Funktionen die Exposétexte sowie auch die allgemeinen Briefe zu bieten haben. Gestaltung und gefallen sind natürlich Geschmacksfrage, Ihre Texte können Sie selbstverständlich frei von unseren Vorschlägen gestalten. Informationen erhalten Sie auch über unsere Service- Nummer 030 / sowie per E- Mail unter info@node.de Seite 3 von 62

4 Texttypen in EXPOSÉ / EXPOSÉ commercial EXPOSÉ sowie EXPOSÉ commercial bieten unterschiedliche Texte bei den Objekten an. Sie können je Objekt (Für commercial: Bei Objekten & Einheiten!) bis zu 4 unterschiedliche Texte nutzen. (Bei den Gesamtobjekten in EXPOSÉ commercial sogar 8 Texte!) Das sind die unterschiedlichen Texttypen: Standardexposé (Text mit Anschrift! / Bild 1) Exposé Typ 2 (Text mit Anschrift! /Bild 2) Spezial Exposé (Listenexposé, separates Anschreiben nötig! / Bild 3) Kurz Exposé (Listenexposé, separates Anschreiben nötig! Bild 4) Beispiel: EXPOSE Seite 4 von 62

5 EXPOSE commercial So, wie Sie es hier sehen, werden die Texte der Objekte in EXPOSÉ und die Texte der Einheiten in EXPOSÉ commercial dargestellt. (Karteireiter Exposétexte) Seite 5 von 62

6 Standard Exposé (Muster) Seite 6 von 62

7 Exposé Typ 2 (Muster) Seite 7 von 62

8 Kurz Exposé (Muster) Seite 8 von 62

9 Spezial Exposé (Muster) Seite 9 von 62

10 Verwendung der Exposétexte Grundgedanken unserer Entwicklung waren, dass es den Kunden möglich sein soll, mehrere Texte für ein Objekt verwenden zu können. Hierbei ist es vorgesehen gewesen, dass 2 Texte mit Anschrift des Kunden verfügbar sind, sowie 2 Texte, welche als so genanntes Listenexposé verwendet werden können! Wie Sie die Texte (Standardexposé / Exposé Typ 2 / Spezialexposé / Kuzexposé) schlussendlich verwenden, bleibt selbstverständlich Ihre Entscheidung! Mit diesen Grundgedanken möchten wir in die weiteren Erläuterungen einsteigen! Seite 10 von 62

11 Erstellung von Exposés & Briefen mit 4D Write 4D Write ist die interne Textverarbeitung in EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial. 4D Write funktioniert ähnlich wie MS Word. Es sollte daher ohne großen Einarbeitungsbedarf möglich sein, Dokumente innerhalb von EXPOSÉ zu erstellen. Wer bereits Vorkenntnisse durch MS Word oder andere Textverarbeitungen besitzt, hat zum Thema der Formatierung oder den Symbolleisten schnell den Dreh raus. Was ist zu beachten? EXPOSÉ und EXPOSÉ commercial speichern alle mit 4D Write erzeugten Dokumente innerhalb der Datenbank. Vorlagen bzw. Briefe, die bereits bei Kunden geschrieben wurden, sind also innerhalb der Datenbank abgelegt! Vorlagen für Briefe und Exposés Brief- und Exposévorlagen werden im Bereich Einstellungen, Textvorlagen gespeichert. Alle Dokumente, welche jedem Benutzer zur Verfügung stehen sollen, werden am besten als Vorlage abgespeichert. Bei den Exposétexten oder Briefen können diese Vorlagen dann besonders bequem und schnell abgerufen werden. Ein Klick auf die Schaltfläche Vorlagen genügt! Seite 11 von 62

12 Vorlagen können in Bereiche untergliedert werden Bereiche können z.b. sein: Exposévorlagen Briefe Verträge Faxe Diese Gliederungen entsprechen einem Ordner unter Windows in welchem Sie z.b. Ihre Vorlagen aus MS Word ablegen. Sie können die Textbereiche in den Einstellungen selber Konfigurieren. Siehe Bild: Seite 12 von 62

13 Beispiel des Aufrufs von Vorlagen (Exposétexte): Hier ist gut zu sehen, dass die Vorlagen in so genannte Textbereiche eingeteilt werden können. Für die Exposétexte ist hier in unserer Demo Version eine Unterteilung der Texte in die Objektarten erfolgt. (Büro Miete, Haus Kauf, etc.) Für die einzelnen Objektarten sind dadurch die benötigten Exposés besonders schnell zu finden. Seite 13 von 62

14 Beispiel des Aufrufs von Textvorlagen (Briefe / Adressen): Gestaltung der Exposés & Briefe Innerhalb der Objekte sollten die Entwürfe Ihrer Exposés, innerhalb der Adressen oder Interessenten sollten Ihre Briefe gestaltet werden. Unsere Empfehlung ist daher auf die jeweiligen Bestimmungs - Bereiche ausgerichtet, da nur dort alle Formatierungen und Textgestaltungen korrekt vorgenommen werden können. Beispiel: Wir haben auf den vorhergehenden Seiten bereits erwähnt, dass die Texte zum Teil mit Datenbankplatzhaltern, so genannten Variablen, gestaltet werden können. Wenn Ihre Dokumente dort erstellt werden, wo die Informationen aus Datenbankfeldern sofort innerhalb der Texte sichtbar sind (Bereich Objekte / Exposétexte & z.b. Briefe bei den Adressen), haben Sie beste Voraussetzungen für eine schnelle und effiziente Gestaltung. Seite 14 von 62

15 Beispiel anhand eines Exposés Wir sind im Bereich Objekte und haben die Exposétexte geöffnet! (Karteikarte Exposétexte von EXPOSÉ) Wählen Sie einen der Texte, welchen Sie gestalten wollen und als Vorlage im Bereich Textvorlagen hinterlegen möchten! Seite 15 von 62

16 Für unser Beispiel wählen wir das Standard Exposé: Wie Sie sehen können, haben wir das Standard- Exposé geöffnet. Wir haben eine leere Seite aufgerufen und möchten die Kopfzeile mit unseren Firmendaten per Platzhalter (Variablen) gestalten! Um Variablen aufzurufen und einzufügen, bedarf es nur einen Klick auf die Schaltfläche Variablen. Auf der nächsten Seite zeigen wir, wie die Firmendaten Ihres Unternehmens in den Text eingebracht werden. Seite 16 von 62

17 Wir haben das Menü Variablen geöffnet und die Einträge des eigenen Unternehmens geöffnet. Dort, wo im Dokument der Cursor platziert ist (links oben, gelb markiert!), kann jetzt z.b. Ihre Firma (Name der Firma) eingeblendet werden! Wählen Sie bitte die Variable xcompany_firma1 aus! Folgendes passiert im Text: Dort, wo der Cursor platziert war, ist jetzt die gewählte Variable zu sehen! Seite 17 von 62

18 Klicken Sie bitte auf das Symbol zur Anzeige der Referenzen! Nach Klick auf dieses Symbol werden die Daten Ihrer Firma eingeblendet! (Die Variable zeigt die eingetragenen Daten des Feldes xcompany_firma1) So sieht das Dokument mit den bisherigen realen Daten aus! Wir fügen jetzt nach einander alle Variablen ein, die wir für den gewünschten Textblock benötigen! Das Gestalten der Texte ist eine Arbeit, welche teilweise aus Texteingaben machen und einfügen von Variablen besteht. Seite 18 von 62

19 Die fertige Kopfzeile ist jetzt folgender maßen gestaltet: Alle Daten, welche sich in den Feldern befinden, welche wir als Variable in den Text eingefügt haben, werden jetzt eingeblendet! (Beispiel: xcompany_strasse = Kantstraße) Hinweis: Daten, welche von den Interessenten eingeblendet werden, sind hier als (beim Druck) gekennzeichnet! Diese Daten können erst dann eingefügt werden, wenn Sie über einen Suchlauf einem bestimmten Interessenten das Exposé zusenden wollen! Im folgenden Beispiel zeigen wir, wie wir den Text gestalten: Wir haben bisher die Anschriftenzeilen und die Anrede der Interessenten in den Text eingefügt. Was genau müssen Sie tun? Grau hinterlegt: Rot hinterlegt: Grün hinterlegt: Adressvariablen des Interessenten aufrufen Anschriftenvariable einfügen Anrede einfügen Seite 19 von 62

20 Beispiel für die Variablen im Text Der rot umrandete Teil wurde von uns gestaltet: Alle grün gekennzeichneten Einträge haben wir manuell in den Text geschrieben. Alle grau dargestellten Informationen sind Variablen Seite 20 von 62

21 So sieht der gestaltete Text später mit den Daten aus der Objektmaske aus: Seite 21 von 62

22 Die Informationen, welche sich hinter den Variablen verbergen, kommen direkt aus der Eingabemaske der Objekte. Beispiel: Selbstverständlich können Sie auch Einträge aus den Info- Feldern in Texte einbringen. (z.b. Info Lage, Info Beschreibung, etc.) Generell gilt: Alle Felder der Eingabemasken des Objekts können per Variable in den Text eingefügt werden! Seite 22 von 62

23 Beispiel: Hier sehen Sie, wie das Feld Info Beschreibung in den Text per Variable eingefügt wird! So sieht das Ergebnis aus: Seite 23 von 62

24 Bilder in Exposétexte einfügen Wir haben bisher gesehen, wie Texte (Briefe / Exposés) mit Hilfe von Variablen und Texteingaben gestaltet werden können. Wir möchten nun zeigen, wie Bilder in Exposétexte eingefügt werden können. Gehen Sie bitte wie folgt vor: Bearbeiten Sie mit Ihrer Bildbearbeitungssoftware Ihre Bilder (Ausschnitt wählen, Helligkeit / Kontrast, Größe einstellen!) Fügen Sie die gewünschten Bilder im jeweiligen Objekt hinzu (Karteireiter Bilder!) Geben Sie den Bildern einen Namen! (z.b. Ansicht Außen) Weisen Sie den Bildern ggf. eine Bildnummer zu! *1 *1 Das Zuweisen von Bildnummern ermöglicht es, bei identischen Größen Ihrer Bilder, Texte automatisch mit Bildern zu versehen! Beispiel: Sie wollen gerne in einem Exposé generell 3 Bilder zeigen! Eine Außen-, eine Innenansicht sowie einen Grundriss. Mittels der Funktion WR Bildnummer können Sie genau diese Gestaltung automatisieren! EXPOSÉ fügt dann automatisch die gewünschten Bilder (z.b. Bild 1, Bild 2, Bild 3) an den von Ihnen gewünschten Stellen ein! Seite 24 von 62

25 Bilder in Texte einfügen Fügen Sie die Bilder auf dem Karteireiter Bilder dem Objekt hinzu! Klicken Sie auf das schwrze Plus- Zeichen wählen Sie dann das (die) gewünschte(n) Bild(er) aus Durch Klick auf Öffnen werden die Bilder gespeichert! Seite 25 von 62

26 Folgender Dialog zeigt sich: Vergeben Sie einen Bildnamen (Gelb markiert!) Wählen Sie die Speicherung (intern / extern) (Rot markiert!) Seite 26 von 62

27 Bilder in Exposétext einfügen Wir haben bisher gesehen, wie Bilder bei den Objekten zugewiesen werden. Wir zeigen jetzt, wie Sie Bilder in einen Exposétext einfügen können Positionieren Sie den Cursor im Dokument an der Stelle, wo Sie ein Bild einfügen möchten! (Rot markiert!) Klicken Sie auf die Schaltfläche Bilder (Gelb markiert!) Wählen Sie das gewünschte Bild aus! (Grün markiert!) Seite 27 von 62

28 Bild im Text Das Bild befindet sich jetzt an der gewünschten Stelle des Textes! Sie können, wie soeben beschrieben, die Texte mit den gewünschten Bildern gestalten! Automatisch Bilder im Text einblenden Geben Sie den Bildern, welche Sie automatisch einfügen wollen, eine Bildnummer! Seite 28 von 62

29 Beispiel: Wir wollen in Objekten generell den Stadtplan sowie eine große Außenansicht zeigen. In unserem Praxisbeispiel sind das die Bildnummern 2 (Stadtplan) und Bildnummer 1 (Frontansicht) Hinweis Bitte beachten Sie, dass Ihre Bilder, wenn diese nebeneinander gestellt werden sollen, die gleichen Abmaße (Breite und Höhe) haben sollten, damit die Formatierung Ihrer Texte sich bei der automatischen Einblendung nicht verschiebt! Ziel ist es, 2 Bilder automatisch, nebeneinander in einen Text einzufügen! Beispielbild: Seite 29 von 62

30 Wir gehen wie folgt vor: 1. Positionieren Sie den Cursor für das Bild 1 (Rot markiert!) 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Variablen (Gelb markiert!) 3. Wählen Sie im Menü Objekt Bilder (Rot markiert!) 4. Wählen Sie im Untermenü Bild mit Sortiernummer 1 (Blau markiert!) Wir wiederholen diesen Vorgang auch für das Bild 2 (Stadtplan, Bildnummer 2) Seite 30 von 62

31 Folgendes Ergebnis zeigt sich: Beide Bilder sind nebeneinander im Text! Seite 31 von 62

32 Variablen der Bilder im Textverlauf Es wurden soeben 2 Bilder nebeneinander im Text eingefügt. Hierfür sind spezielle Variablen (Datenbankplatzhalter) verwendet worden! Im Text sieht das folgendermaßen aus: Durch Klick auf das Symbol Referenzen anzeigen gezeigt! werden die Variablen im Text Die Außenansicht (WR Bildnummer Bildnummer 1) ist rot dargestellt! Der Stadtplan (WR Bildnummer Bildnummer 2) ist gelb dargestellt Seite 32 von 62

33 Bildgrößen im Text ändern & speichern Wenn die Bildgröße in einem Text nicht passend sein sollte, so können die Bildgrößen manuell angepasst werden. Bilder können folgendermaßen in veränderter Größe gespeichert werden: Fügen Sie das (die) gewünschte(n) Bild(er) in den Text ein! Klicken Sie das Bild doppelt an! (Bildeigenschaften erscheint!) Ändern Sie die Größe nach Ihren Bedürfnissen! (Gelb markiert) (geben Sie Ihre Abmessungen ein! (z.b. hier 11 cm!) Achten Sie auf die Proportionen (Proportionen beibehalten!) (Wählen Sie Proportionen beibehalten!) Wählen Sie Referenz Feste Größe (Grün markiert!) Jetzt wird das rot markierte Bild mit den gewünschten Abmaßen gespeichert! Seite 33 von 62

34 Sonderfall Bild mit Nummer Einfügen Alle Bilder, welche mit Hilfe der Variable Objektbild anhand Sortiernummer eingefügt worden sind, können alternativ zur gerade eben gezeigten Größenänderung folgendermaßen in Ihrer Größe geändert werden: Lassen Sie sich die Referenzen anzeigen (Klick auf ) Klicken Sie doppelt auf die WR Bildvariable (Gelb markiert) Klicken Sie auf Bearbeiten Geben Sie die gewünschten Pixel- Werte ein (Grün markiert!) Seite 34 von 62

35 Speichern von Vorlagen mit Bildervariablen Alle Dokumente, welche mit diesen Bildvariablen gespeichert werden, helfen Ihnen, Exposés mit Ihren Bildern automatisch zu erstellen. Wenn Sie (gemäß unserem Beispiel) immer die Texte mit z.b. 2 Bildern versehen wollen, muss lediglich folgendes erfüllt sein: Gestalten Sie einen Text nach Ihrem Geschmack Speichern Sie Ihre Bilder bei den Objekten mit immer den gleichen Größen (z.b. 400 x 500 Pixel) Geben Sie den gewünschten Bildern bei allen Objekten dieselbe Bildnummer (z.b. Außenansicht = Bild 1 / Grundriss = Bild 3) Fügen Sie die Bilder mit der Funktion Bildnummer über die Schaltfläche Variablen ein Sichern Sie diese Vorlage(n) im Bereich Textvorlagen Rufen Sie diese Vorlage(n) bei den anderen Objekten auf Wie Dokumente als Vorlage gesichert werden, erfahren Sie im nächsten Kapitel! Seite 35 von 62

36 Speichern von Vorlagen Ihre Vorlagen sind, wie soeben gesehen, bequem und einfach zu gestalten. Sichern Sie bitte die Dokumente, welche alle Benutzer verwenden sollen, im Bereich Textvorlagen. Gehen Sie wie folgt vor: Legen Sie das (die) gewünschte(n) Dokumente in den jeweiligen Bereichen an (Briefe bei z.b. Adressen, Exposés bei Objekten) Gestalten und formatieren Sie die Dokumente Sichern Sie die Dokumentenvorlagen Wie kann ich Dokumente in die Vorlagen speichern? Beispiel für Exposétexte: Es gibt 2 Wege, Dokumente (auch Briefe!) in den Textvorlagen zu speichern! 1. Wählen Sie als Vorlage sichern (gelb markiert) 2. Klicken Sie alternativ auf Datei und wählen Sie Speichern als Vorlage (rot markiert) Seite 36 von 62

37 Der Dialog zum Speichern in den Textvorlagen erscheint! Benennen Sie bitte die Textvorlage! Wählen Sie jetzt, nachdem Sie die Vorlage benannt und auf OK geklickt haben, den Vorlagenbereich aus! (Vorlagenbereiche können Sie selber definieren!) Mit Klick auf den Textbereich ist die Vorlage im Bereich Vorlagen gespeichert! Seite 37 von 62

38 Standard Exposé Dieser Text ist mit der Anschrift der Interessenten versehen! Sie können ein- bzw. mehrseitig Ihre Informationen zum Objekt im Text platzieren. Beispielansicht Standard- Exposé Sie können erkennen, dass die Inhalte von bestimmten Feldern bereits im Objekt eingetragen sind! (z.b. die Headline, die Anzahl der Zimmer, die Wohnfläche, etc.) Seite 38 von 62

39 Exposé Typ 2 Dieser Text ist ebenfalls mit der Anschrift der Interessenten versehen! Sie können, ein- bzw. mehrseitig, Ihre Informationen zum Objekt im Text platzieren. Bilder können, wie bereits bei dem Text- Typ Standard- Exposé, in der von Ihnen gewünschten Anzahl eingefügt werden. Da der Texttyp - Exposé Typ 2- eine alternative zum Standard- Exposé darstellt, werden wir an dieser Stelle keine weiteren Erläuterungen folgen lassen. Wir möchten uns in den weiteren Ausführungen den beiden Text- Typen Spezialexposé und Kurzexposé widmen. Seite 39 von 62

40 Spezial Exposé Das Spezialexposé ist, wie bereits beschrieben, ein Listenexposé. Listenexpose bedeutet, dass der eigentliche Exposétext keinen Anschriftenteil des Interessenten enthält! Wie funktioniert das? Das Spezialexpose ist in zwei Textbereiche aufgeteilt! Beispiel zum Spezialexposé: In diesem Bild ist die Teilung in 2 Textbereiche zu erkennen: Gelb markiert ist das Datenblatt zum Objekt, der obere, größere Textbereich Rot markiert ist die Kurzbeschreibung, im unteren Textbereich Hier haben wir noch eine Besonderheit, es ist bei dem Typ Spezial- Exposé möglich, alternativ zum Text im oberen Textfeld, einen Text aus MS Word / ein PDF zu verwenden! (Blau markiert) Seite 40 von 62

41 Funktionsweise des Spezial- Exposés Das Spezialexposé kann angewendet werden, wenn Sie einem Interessenten ein Objekt, oder aber einem Interessenten mehrere Objekte anbieten wollen! Das Spezialexposé ist, wie bereits angesprochen, ein so genanntes Listenexposé. Listenexposé bedeutet, dass es unbedingt erforderlich ist, separate Anschreiben zu diesem Exposé zu verwenden! Für das Spezialexposé können Sie beliebig viele separate Anschreiben als Textvorlage hinterlegen. Hinterlegen bedeutet, Sie können in den Textvorlagen beliebig viele Dokumente speichern. Ähnlich wie in Microsoft Word (hier sind es von Ihnen angelegte Ordner!), können diese Vorlagen in unterschiedliche Textbereiche gespeichert werden. (Ein Textbereich ist wie in Windows- Systemen ein Ordner zu verstehen!) Im Bereich Textvorlagen werden Ihre Vorlagen verwaltet bzw. erstellt! Seite 41 von 62

42 Das Anschreiben für das Spezialexposé muss einen besonderen Platzhalter enthalten, die so genannte EXPOSELISTE. Der Platzhalter sieht folgendermaßen aus: (Das ist ein Ausschnitt aus einem Dokument mit diesem Platzhalter!) Rot markiert ist der Platzhalter III Exposéliste III zu erkennen! Seite 42 von 62

43 Platzhalter III Exposéliste III in ein Dokument einfügen! Über das Menü Variablen im Bereich der Textvorlagen können Sie diesen speziellen Platzhalter in ein Dokument einfügen! Beispiel zum Platzhalter III Exposéliste III Exposéliste einfügen: Klicken Sie in den Textvorlagen auf die hier rot markierte Schaltfläche Variablen! Das sich öffnende Menü der Variablen enthält den Platzhalter Exposéliste. Seite 43 von 62

44 Bild Spezial Exposé (Muster 2) Was genau ist bei diesem Exposé zu erkennen? Ganz links oben sehen Sie das so genannte separate Anschreiben. (Das ist der Text, in welchem der Platzhalter III Exposéliste III eingefügt ist! Die vier folgenden Seiten stellen in unserem Beispiel das Datenblatt dar. (Das ist der Text aus dem oberen Fenster des Spezial- Exposés!) Ihr Kunde erhält, wie in diesem Beispiel gezeigt, ein mehrseitiges Exposé, in welchem diverse Bilder und Informationen arrangiert worden sind. Seite 44 von 62

45 Erläuterung zum separaten Anschreiben: In den separaten Anschreiben für das Spezialexposé ist der Platzhalter III Exposéliste III enthalten. Dieser Platzhalter sorgt dafür, dass bei der Erstellung von Angeboten die Kurztexte der Objekte in das Dokument eingefügt werden. Die Kurztexte stammen aus dem unteren Textfenster des Spezialexposés. Beispiel: Seite 45 von 62

46 Beispiel für mehrere Objekte: Hier ist zu erkennen, dass Ihr Kunde, der mehrere Objekte angeboten bekommt, nur ein Anschreiben erhält. Gelb markiert ist dargestellt, wie mittels des Platzhalters III Exposéliste III die Objekte, welche ihm angeboten werden, im Anschreiben in Kurzform aufgelistet werden! Seite 46 von 62

47 Wie wird ein Spezial- Exposé erstellt? Wir werden anhand eines Beispiel- Falles erklären, was Sie tun müssen, um ein Spezial- Exposé zu erstellen. Gehen Sie bitte, falls Sie noch keine Erfahrungen mit dem Spezial- Exposé gemacht haben, wie in den folgenden Schritten beschrieben vor! Schritt 1 Interessenten auswählen, dann Schaltfläche EXPOSÉ drücken! (Gelb markiert) Seite 47 von 62

48 Schritt 2 Selektion der Objekte ausführen! Seite 48 von 62

49 Schritt 3 Objekte in den Versand geben, Text- Typ Spezial- Exposé wählen, separates Anschreiben wählen! Tipp: Wenn Sie nicht mehr genau wissen, welche(s) der Dokumente den Platzhalter III Exposéliste III beinhaltet, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Vorschlag. Damit in allen Textvorlagen nach Dokumenten mit dem Platzhalter III Exposéliste III gesucht werden kann, stellen Sie bitte den Schalter der Textbereiche auf Alle! Seite 49 von 62

50 Schritt 4 Gewünschtes Exposé erstellen und bestenfalls nacharbeiten! Hier wird gezeigt, dass das Anschreiben Anschreiben Spezialexposé als separates Anschreiben ausgewählt wurde. Dieses Anschreiben beinhaltet den Platzhalter III Exposéliste III! Die Option -Anschreiben zeigen- ist gewählt worden, damit bei Bedarf das Anschreiben angepasst werden kann! (Formatierung prüfen, Anschreiben individuell auf den Kunden anpassen!) Wählen Sie dann die gewünschte Versandart, hier im Beispiel wurde PDF- E- Mail gewählt. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Mail/Fax/Drucken! Seite 50 von 62

51 Kurz Exposé Das Kurz- Exposé stellt eine weitere Variante des so genannten Listenexposés dar. Benutzt wird es üblicher Weise, wenn Sie einem Kunden ein- bzw. mehrere Objekte in Kurzform anbieten möchten. Das Kurzexposé kann angewendet werden, wenn Sie einem Interessenten ein Objekt, oder aber einem Interessenten mehrere Objekte anbieten wollen! Listenexposé bedeutet, dass es unbedingt erforderlich ist, separate Anschreiben zu diesem Exposé zu verwenden! Für das Kurzexposé können Sie beliebig viele separate Anschreiben als Textvorlage hinterlegen. Hinterlegen bedeutet, Sie können in den Textvorlagen beliebig viele Dokumente speichern. Ähnlich wie in Microsoft Word (hier sind es von Ihnen angelegte Ordner!), können diese Vorlagen in unterschiedliche Textbereiche gespeichert werden. Die Erstellung, bzw. der Weg zur Erstellung des Kurzexposés ähnelt der Vorgehensweise beim Spezialexposé. Wir möchten daher nur in Kurzform zeigen, wie es funktioniert bzw. aussieht! Seite 51 von 62

52 Beispielbild Kurz- Exposé Das ist unser Beispiel für ein Kurzexposé. Das Objekt wird, wie der Name bereits sagt, in Kurzform präsentiert! Hier haben wir noch eine Besonderheit; - es ist bei dem Typ Kurzexposé möglich, alternativ zum intern hinterlegten Text, einen Text aus MS Word / ein PDF zu verwenden! Vorgehensweise: Wie bereits bei dem Typ Spezialexposé beschrieben, selektieren Sie die passenden Objekte für einen Interessenten bzw. die passenden Interessenten für ein Objekt. Wählen Sie für den Versand der Angebote den Texttyp Kurzexposé aus. Wählen Sie dann den gewünschten separaten Text für das Anschreiben. Erstellen Sie das Exposé Seite 52 von 62

53 Bild Kurzexposé- Erstellung Kurzerklärung: 1. Auswahl des Texttyps Kurzexposé 2. Auswahl des separaten Anschreibens 3. Bearbeitungsoption für das Schreiben wählen 4. Wahl der gewünschten Versendungsart 5. Versenden (Mail/Fax/Drucken) Seite 53 von 62

54 Bild Kurz Exposé Seite 54 von 62

55 Texte der Gesamtobjekte in EXPOSÉ commercial Beschreibung: Dieses Bild zeigt, wie die Texte in den Objekten (Gesamtobjekten!) in EXPOSÉ commercial dargestellt werden. Wie zu erkennen ist, haben Sie die Wahl zwischen dem Investment- Exposé und dem Einheiten- Exposé. Durch anklicken des gewünschten Exposé- Typs können Sie die betreffenden Exposétexte bearbeiten. In unserem Beispiel werden durch Klick auf eine der 4 Schaltflächen die Investment- Exposés geöffnet. Sie haben somit 4 Texte für das Verkaufsexposé des Gesamtobjekts und 4 weitere Texte für das Mietexposé der Einheiten zur Verfügung! Seite 55 von 62

56 Funktion der Texte speziell in EXPOSÉ commercial EXPOSÉ commercial arbeitet mit 4 verschiedenen Maskentypen und unterscheidet zwischen Objekten (Gesamtobjekt) und Einheiten. Beispiel für Maskentypen und Objektarten: Die Maskentypen Investment und GlobalInvest beziehen sich auf das Objekt (Gesamtobjekt), während die 3 anderen Maskentypen ( Gewerbemasken, Einzelhandel und Wohnmasken ) für die Beschreibung oder Gesuchsdefinition von Einheiten dienen. Innerhalb dieser Maskentypen können Sie die Objektarten und Einheitenarten, welche Sie im Programm benötigen, völlig frei benennen. Seite 56 von 62

57 Objektarten und Einheiten werden im Bereich Einstellungen angelegt! Sämtliche Definitionen der Objektarten und Einheitenarten, sowie die Beschriftungen auf den jeweiligen Masken werden hier eingetragen! "Freifelder (Einheiten)" für die Einheiten und "Freifelder (Gesamtobjekt)" für die Objekte. Die Gesuchsbeschreibung des Interessenten besteht aus dem Suchprofil auf der 1. Seite der Interessentenmaske und evtl. auch weiteren Gesuchen, die über den Karteireiter "Weitere Gesuche" mit der Anzahl gezeigt werden. Je nach Objektart erscheint die Interessentenmaske mit dem zugeordneten Maskentyp. Der Maskentyp wird auf der Interessentenmaske immer links unten angezeigt. (Z.B. Gewerbemasken, bei der Objektart Bürofläche) Die Exposéselektion in EXPOSÉ commercial erfolgt immer innerhalb der gleichen Maskentypen. Beispiel: Investment vom Interessenten (Gesamtobjekt) Gewerbemasken von Interessenten Einheiten Einzelhandel von Interessenten Wohnmasken von Interessenten Einheiten Investment von den Objekten Gewerbemasken von den Einzelhandel von den Einheiten Wohnmasken von den Seite 57 von 62

58 Ihr Objektbestand setzt sich in der Regel immer aus einem Objekt mit dem Maskentyp "Investment" oder "GlobalInvestment" und evtl. auch Einheiten, mit den Maskentypen "Gewerbemasken", "Einzelhandel" und "Wohnmasken" zusammen. Bei einem klassischen Geschäftshaus legen Sie also ein Objekt (Gesamtobjekt) mit dem Maskentyp "Investment", z.b. "Geschäftshaus" an. Innerhalb des Objektes können die Einheiten angelegt werden, z.b. "Objektart: Bürofläche" mit dem Maskentyp "Gewerbemasken" und/oder "Objektart: Ladenlokal" mit dem Maskentyp "Einzelhandel". Exposétexte können folgendermaßen angelegt werden 1. Direkt bei der Einheit (sinnvoll z.b. für Ladenlokale / Büroflächen / Wohnungen, die einzeln angeboten werden.) 2. Beim Objekt als Investment-Exposé für den Verkauf des Objektes 3. Beim Objekt als Einheiten- Exposé für das Anbieten der Einheiten über das Gesamtobjekt. Wann wird welcher Exposétext verwendet? Der Exposétext der Einheit wird verwendet: Wenn die Einheit in der Exposéselektion ausgewählt wird. Das trifft dann zu, wenn für eine Einheit passende Interessenten selektiert werden (Über den Schalter Exposé aus der Listenansicht) Wenn für einen Interessenten passende Einheiten selektiert werden. Bei der Einheit muss in diesem Fall die Option "Druck der Exposétexte über das Gesamtobjekt" auf "Nein" gesetzt sein. Seite 58 von 62

59 Ausnahmen bei denen der Exposétext der Einheiten nicht verwendet wird: Wenn das Objekt für den Verkauf angeboten wird. Die Exposéselektion erfolgt in diesem Fall über die Investment- Suchmaske. In diesem Fall wird der Exposétext vom Objekt genommen, der unter dem Markierungsfeld "Einheiten-Exposé" steht siehe Punkt 3! Der Exposétext vom Objekt unter "Investment-Exposé" wird verwendet: Wenn das Objekt für den Verkauf angeboten wird. Die Exposéselektion erfolgt in diesem Fall über die Investment-Suchmaske. Seite 59 von 62

60 Der Exposétext vom Objekt unter "Einheiten-Exposé" wird verwendet: a) Wenn Einheiten vom Suchprofil eines Interessenten (für Einheiten- Maskentypen ("Gewerbemasken", "Einzelhandel" und "Wohnmasken")bei der Selektion ausgewählt werden und in der Einheit die Option "Druck der Exposétexte über das Gesamtobjekt" auf "Ja" gesetzt ist. b) Wenn Interessenten mit Objektarten für Einheiten- Maskentypen ("Gewerbemasken", "Einzelhandel" und "Wohnmasken") bei der Selektion ausgewählt werden und in den Einheiten die Option "Druck der Exposétexte über das Gesamtobjekt" auf "Ja" gesetzt ist. c) Wenn in der Exposéselektionsmaske vom Interessenten (Suchmaske für einen Einheiten- Maskentyp, z.b. "Gewerbemasken") die Option "zeige Suchergebnis als Einheiten" ausgewählt wird. Seite 60 von 62

61 Suche in freien (kumulierten) Flächen eines Gesamtobjekts Beispiel: Wird z.b. für eine Bürofläche die Option "zeige Suchergebnis als Gesamtobjekt" ausgewählt, wird eine zusätzliche Option sichtbar, die es erlaubt innerhalb der kumulierten freien Flächen eines Objektes zu suchen. Hat ein Objekt, z.b. 3 freie Büroetagen (die einzeln als Einheiten unter dem Objekt (Gesamtobjekt) angelegt sind), und hat jede der 3 Büroetagen, eine Gesamtfläche von ca. 800m², dann ergeben die kumulierten freien 3 Büroflächen des Objektes eine Gesamtfläche von 2.400m² verfügbare Bürofläche. Das Objekt würde bei einer normalen Exposéselektion für Einheiten nicht angezeigt werden, wenn die Suchfläche z.b m² beträgt, da die max. Fläche einer Einheit nur 800m² beträgt. Mit der Option "Suche nur in kumulierten freien Flächen" wird die Suchselektion innerhalb der kumulierten freien Flächen der Objekte durchgeführt, so dass dieses Beispielobjekt dann auch gefunden wird. Beispielbild für kumulierte Flächen: Seite 61 von 62

62 Automatisches Auflisten von Einheiten im Exposétext EXPOSÉ commercial ermöglicht es, Daten der in einem Objekt angelegten Einheiten direkt in ein Exposé einzublenden. Diese Funktion kann z.b. genutzt werden, damit automatisch alle Einheitenmit einem bestimmten Status (Beispiel: Anbieten!) in einer Liste im Exposé eingeblendet werden. Sie können somit vollautomatisch dafür sorgen, dass in einem Vermietungsexposé alle Einheiten, welche Sie anbieten wollen, aufgelistet werden! Seite 62 von 62