Wissensmanagement in der Verwaltung. Qualitätsorientiertes Wissens- und Informationsmanagementsystem. (QuWIS)

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1 Wissensmanagement in der Verwaltung Qualitätsorientiertes Wissens- und Informationsmanagementsystem (QuWIS) Stephan Schumacher, LHS Stuttgart

2 Ausgangslage Fachliche Entwicklungen (kurze Zyklen bei rechtlichen Veränderungen, komplexere fachliche Informationslandschaft, komplexere Ausgangslagen, Entsäulung der fachlichen Arbeit, Sozialraumorientierung, usw.) Demografische Entwicklung (Notwendige Wissenssicherung bei Ausscheiden von Mitarbeitenden, Informationsbasis zur Einarbeitung neuer Mitarbeitenden, Förderung der Selbstbestimmung und Selbständigkeit im Alter, usw.) Grenzen der bisherigen Informationsmanagementstrategie (Struktur und Wachstum von Laufwerkstrukturen, fehlende Vernetzung, usw.) Beteiligungsbedarf (Informationsanspruch der Bürger/innen und der Mitarbeitende, Beteiligung an der Ausgestaltung des Wissens- und Informationsmanagement)

3 Grundstrategie Beratung, Auskünfte und Entscheidungen ermöglichen, erleichtern, absichern Informations-Komplexität reduzieren ( Qualität vor Quantität ) Vernetzung und Zusammenarbeit fördern Transparenz schaffen Partizipation fördern Verbindlichkeit und Nachhaltigkeit sichern

4 Zielgruppen Jobcenter weitere Ämter Netzwerkpartner Bürger/ -innen Sozialamt Bezirksämter Jugendamt

5 Informationsbereiche Organisationsbezogene Informationen (u.a. Leitbild, Verwaltungsregelungen, Personal) Leistungs- und anspruchsbezogene Informationen (u.a. Regelbedarf, Eingliederungsleistungen) Zielgruppen- und themenbezogene Informationen (u.a. Migranten/-innen, Betreuung, Wohnen) Sozialraumbezogene Informationen (u.a. Netzwerke, Projekte, Anbieter)

6 Informationsbereiche Informationsbereiche WIS 1.0 (2007) quwis (2016) Leistung und Anspruch n n Zielgruppen und Themen (n ) n Organisation Sozialraum n n

7 Zugangsstrategie Faktoren der Zugangsstrategie: Aufgabenfeld der MA Fachliche Strategie Amt/Abteilung Qualifikation MA Erfahrungswissen MA Berufliche Station des MA Persönliche Recherchestrategie MA Gewohnheit usw. Wissens- und Informationsmanagementsystem

8 themenorientiert Informationsmanagementsystem maßnahmenorientiert Volltextrecherche Verknüpfungen Abonements Zugangswege stationär/mobil

9 zeitliche Orientierung

10 prozessorientierung (u.a. FM/CM) zielgruppen-/ themenorientierung

11 - Orientierung

12

13 Funktion des Qualitätsmanagements Verantwortung der Leitung, Zielorientierung Kunden- und Mitarbeiterorientierung Ressourcenorientierung (Informationen und Wissen als zentrale Ressource -> DIN EN ISO 9001:2015 ) Beteiligungsorientierung Dezentrale Pflege von Informationen gemeinsame (Weiter)Entwicklung von Wissen in Zirkeln: (u.a. Zirkel Gleichstellung, Sozialraumorientierung Personal, Leistungsgewährung ) Prozessorientierung Geregelte Pflege, Lenkung, Freigabe von Dokumenten (DMS) quwis als QM-Handbuch Wissens- und Informationsmanagementsystem

14 Zirkelarbeit Zielsetzung Austausch von Erfahrungswissen Vernetzung Erarbeitung von Vorgaben Besetzung Freiwillige Teilnahme (Ausschreibung) Hierarchieübergreifend alters- und geschlechtergemischt

15 Zirkelarbeit 3 Ebenen Amt Abteilung Team Formen Themenzirkel (Chancengleichheit, Sozialraum ) Prozesszirkel (Leistungsgewährung, Einarbeitung )

16 Funktion des Qualitätsmanagements Leitbild Leitkonzepte Ziele (weiter)entwickeln und Umsetzung sicherstellen Prozesse Themen Standards Vorgaben (weiter)entwickeln und Umsetzung sicherstellen Qualitätssicherung Vorgabenumsetzung sicherstellen Informationsmanagement & Wissensarbeit Informationen bereitstellen (QuWIS) und Wissen austauschen (Zirkel)

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