Leibniz-Rechenzentrum Boltzmannstraße 1

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1 Leibniz-Rechenzentrum Boltzmannstraße 1 D Garching Tel.: 089 / lrzpost@lrz.de 1 Einführung in das Rainer Oesmann Vortragsziel 2 Defizite der eigenen Arbeitsweise feststellen können die einzelnen Phasen zu einem erfolgreichen organisieren können angemessenen Zeitpläne erstellen können Software-Auswahl für Unterstützung des Zeitmanangements treffen können

2 Gliederung 3 Ausgangslage Ist-Analyse Praktische Umsetzung im Alltag Software-Unterstützung Ausgangslage 4 ständige Störungen durch das Telefon wiederholte Unterbrechungen durch Kolleginnen/Kollegen Chef ändert ständig seine Meinung Arbeitsverdichtung Multitasking geplantes Pensum wieder nicht geschafft abends völlig ausgelaugt Stress mit den Kindern/der Partnerin oder dem Partner

3 Ausgangslage 5 Probleme, die Besserung verhindern... Die verfügbare Menge an Zeit ist konstant! Der Mensch ist ein Gewohnheitstier! Wir arbeiten nicht alleine! Aber das Schlimmste ist... Ist-Analyse 6 Routine beeinflusst die Wahrnehmung Arbeitstag über ca. 2-3 Wochen analysieren Zeittagebuch führen: bei Auswertung Prioritäten vergeben Zeitdiebe enttarnen unnötig lange Telefonate Kollegenschwätzchen schlecht vorbereitete Meetings schlechte Kommunikation Unordnung Kontrolle besonders nach Veränderungen wichtig! grundsätzlich periodischer Vorgang Sinn und Qualität meiner Arbeit?

4 Ist-Analyse 7 Work-Life-Balance ausgewogen? Gesundheit Sinn und Werte Lebens- Balance Beruf und Leistung Familie und soziale Konatkte! betrifft Berufs- und Privatleben!!! Ist-Analyse 8 Beruf und Leistung Geld Erfolg Karriere Wohlstand Gesundheit Ernährung Körper Erholung Fitness Lebenserwartung

5 Ist-Analyse 9 Sinn und Werte Religion, Philosophie Liebe Erfüllung Selbstverwirklichung Zukunftsfragen Familie und soziale Kontakte Familie, Partnerschaft Freunde Zuwendung Anerkennung 10 Vorteile Wünsche - Ziele Planung Meetings

6 Vorteile 11 besserer Überblick über die Aufgaben / Tätigkeiten Verringerung der Fremd-Verplanung Schutz vor Überraschungen schnelleres Erreichen von Zielen Zeitgewinn für das Wesentliche weniger Stress mehr Erfolg stärkere Motivation in Balance leben Wünsche - Ziele 12 Ziele entstehen aus Wünschen 1. Wünsche für alle 4 Lebensbereiche definieren 2. Wünsche priorisieren 2.1. aus jedem Lebensbereich die beiden wichtigsten 2.2. Hitliste der 8 Wünsche 3. Inhalte der Laudatio zum 75. Geburtstag - und das was verschwiegen werden sollte 4. Zukunftsträume: Wie sieht es in 5 Jahren beruflich und privat aus? 5. aus den 4 Punkten eine Lebensvision entwickeln und aufschreiben

7 Wünsche - Ziele 13 Zielerreichung: SMART S = spezifisch: Ziele möglichst konkret formulieren M = messbar: Zeiträume und -punkte genau festlegen A = aktionsorientiert: positive (=motivierende) Formulierungen verwenden R = realistisch: Balance halten zwischen Herausforderung und Machbarkeit T = terminiert: (Etappen-)Ziele zeitlich genau festlegen Erreichen der Ziele motiviert! Planung 14 Alpen-Methode Zeitplanung Prioritäten

8 Alpen-Methode 15 Aufschreiben von Aktivitäten, Aufgaben, Terminen auch Routinetätigkeiten Disziplinierungshilfe Kontrollinstrument am besten am Vorabend Länge / Dauer einschätzen zu jedem A-Eintrag voraussichtliche Dauer eintragen sorgfältig planen: nicht zu kurz, nicht zu lang realistisches Zeitlimit setzt Energien frei Alpen-Methode 16 Pufferzeiten einplanen Unvorhergesehenes berücksichtigen 50-/50-Regel: 50% für geplante, festgelegte Aktivitäten 50% plötzliche Probleme, Zeitdiebe, Spontaneität Entscheidungen treffen Prioritäten setzen nach absteigender Priorität abarbeiten wenn immer möglich kürzen wenn möglich delegieren täglich mind. 30 Minuten für O-Termine (Organisieren, Ordnung schaffen)

9 Alpen-Methode 17 Nachkontrolle jeden Abend Bilanz ziehen Liegengebliebenes auf den nächsten Tag verschieben und überprüfen muss es überhaupt gemacht werden zuviel vorgenommen zulange gebraucht andere unwichtige Dinge vorgezogen Tagesplan ignoriert Qualitätscheck: War der Tag ok? (welche) Änderungen nötig? Zeitplanung 18 Tagesplanung: Zeit reservieren für Termine Aufgaben zielorientiert: Prioritäten, geringere Verzettelungsgefahr Kommunikation Leerzeiten Pausen ca. alle Stunden Tagesbilanz mind. 10 Minuten (! Checkliste) Privates Belohnung

10 Zeitplanung 19 Zeitfresser bei Tagesplanung beachten: 50/50-Regel einhalten auftretende Aufgaben kürzer 3 Minuten am selben Tag erledigen schnell, da alle Infos noch präsent können nicht mehr vergessen werden bei mehreren Aufgaben Blöcke bilden Telefonzeit > 1 Std./Tag Verringerung von 30% ist ca. 1 Arbeitstag / Monat Zeitgewinn Zeitplanung 20 Meetings: durchschnittlich ca. 15% des Arbeitslebens Frustvermeidung Frust grundsätzlich hemmend auf schwierige Situationen mental vorbereiten Erfolgserlebnisse suchen: Abends bewusst machen, was man geleistet hat. vorauszusehender Stress: Belohnung festlegen

11 Zeitplanung 21 Wochenplanung mind. 30 Minuten Dauer einplanen Terminvereinbarungen vor die Wochenplanung setzen hilft langfristige Ziele voranzubringen Liste für Einträge der kommenden Woche führen systematisch nach Prioritäten vorgehen Fixtermine für wiederkehrende Aufgaben setzen alle Lebensbereiche durchgehen Wochenende nicht zu voll packen 1 Tag absolut frei von Arbeit Lücken erst einmal stehen lassen gute Entscheidungsgrundlage für kurzfristige Änderungen Zeitplanung 22 Jahresplanung Bilanz des letzten Jahres ziehen Ursachen für Erfolg / Misserfolg Wünsche / Visionen / Lebensplanung berücksichtigen Ziele für das nächste Jahr festlegen alle Lebensbereiche berücksichtigen Monatsplanung entsteht durch "Herunterbrechen" der Jahresplanung Analyse des Vormonats Überprüfung der Jahresplanung Kombination mit der Wochenplanung externe Einflüsse, z.b. Konferenz-/Messetermine

12 Zeitplanung 23 Planung nach eigenem Biorhythmus Biorhythmus-Kurve erstellen (! Diagramm) und Aufgaben entsprechend verteilen Tagesform berücksichtigen ausreichend Schlaf!!! allgemeine Hochphasen 9-11 Uhr Uhr ggfs. antizyklisch arbeiten " Ruhe, Konzentration Zeitplanung Persönliche Powerkurve Energielevel Uhrzeit

13 Zeitplanung 25 Power-Napping von max. 30 Minuten einkalkulieren wenn möglich Pausen müssen sein: 5 Min. nach Min. oder nach besonderer Anstrengung stille Stunde einführen Telefon / Mail-Alarm aus ggfs. Rückzugsraum Zeitplanung 26 Konzentrationsfalle Anlaufphase Konzentrationsaufbau dauert ca. 5 Minuten nicht ständig unterschiedliche kürzere Tätigkeiten aneinanderreihen gleichartige Tätigkeiten zu Blöcken zusammenfassen 100% Leistungsfähigkeit Zeit Unterbrechungen

14 Prioritäten 27 Wichtigkeit vor Dringlichkeit wichtig Zukunft Werte Menschen Gesundheit Ziele Ergebnisse, Erfolg dringlich Zeitdruck - Soforterledigung Probleme Stress Prioritäten Wichtigkeit Eisenhower-Prinzip 28 B-Aufgaben Agieren B-Ziel: Terminieren Maximieren P-Aufgaben P-Ziel: Eliminieren A-Aufgaben Managen A-Ziel: Reduzieren Sofort tun C-Aufgaben Delegieren C-Ziel: Reduzieren Minimieren Dringlichkeit

15 Prioritäten 29 Beispieltag 08.00h h A-Aufgabe - auf das Wesentliche konzentrieren 10.00h h kurze Pause, Telefon, Mail, Gespräche 11.00h h kurze Pause, A-Aufgabe - auf das Wesentliche konzentrieren 12.00h h Mittagspause, Regeneration, Spaziergang 13.00h h C-Aufgaben, ggfs. auf den nächsten Tag verschieben 14.00h h kurze Pause, B-Aufgaben, Störungen vermeiden 16.00h h kurze Pause, Telefon, Mail, Gespräche 17.00h h Kontrolle Tagesplan, Tagesbilanz erstellen, neuen Tagesplan erstellen Prioritäten 30 Zusammenspiel von Zeit und Priorität: Pareto-Regel (80/20-Regel) mit 20% Zeitaufwand 80% der Ergebnisse erreichen bei Dingen die wir am besten können die uns Spaß machen die anderen nutzen mit 80% Zeitaufwand 20% der Ergebnisse erreichen bei Dingen bei denen wir fremdbestimmt sind bei denen wir häufig unterbrochen werden die ineffizient erledigt werden Effektivität / Effizienz Effektivität: das Richtige tun Effizienz: das Richtige zum richtigen Zeitpunkt tun

16 Meetings 31 viel Zeit in Meetings ineffiziente Meetings "Das Leben ist zu kurz für lange Meetings!" kaum Vorbereitung keine Konzentration Meetings 32 Meetings: durchschnittlich ca. 15% des Arbeitslebens Effizienzsteigerung von 30% ergibt ca. 365 Tage (!) Zeitgewinn Muss ich bei jeder Besprechung dabei sein? bei eigenem Meeting: Planung Meeting erforderlich? - Rundmail möglich? Vorbereitung Durchführung (max. 60 Min.) Nachbereitung (keine Besprechung ohne Protokoll)

17 Meetings 33 Planung Teilnehmer (ganz / zeitweise) ggfs. Vorabinformationen bereitstellen Entscheidungsträger / Experten erforderlich? alternativer Moderator? Agenda TOPs Prioritäten Zeitplan Arbeitsmittel Protokoll(-Führer) Ergebnisprotokoll Meetings 34 Planung (Forts.) Räumlichkeit Sitzordnung ggfs. Phasen definieren Problemanalyse Problemdefinition Zielformulierung Lösungsvorschläge Entschlussfassung

18 Meetings 35 Durchführung Begrüßung / Eröffnung Spielregeln festlegen Gesprächsführung / Rednerliste Tagesordnung / Phasen abarbeiten Resümee / Ausblick Nachbearbeitung Protokoll Erfolgskontrolle Praktische Umsetzung im Alltag 36 Nein-Sagen Delegieren Aufschieben Typ-bezogenes Ordnung Info-Management Schrittweises Vorgehen Stressbekämpfung

19 Nein-Sagen 37 Nein-Sagen lernen Ziele / Prioritäten kennen Selbstbewusstsein entwickeln Nein-Sagen zu unliebsamen Aufgaben, die Andere loswerden wollen Gedanken, es allen recht machen zu wollen Interessen + Prioritäten anderer für einen selbst unwichtige Dinge unnötigen Stress Höflichkeit ist oberstes Gebot Delegieren 38 "Ich arbeite nach dem Prinzip, dass man niemals etwas selbst tun soll, was jemand anders für einen erledigen kann." (John D. Rockefeller) Delegieren schafft Freiräume für das Wesentliche zeugt von Souveränität und Stärke demonstriert Vertrauen nutzt Potenzial anderer fördert und fordert Mitarbeiter ohne weiteres delegierbar Routinearbeiten Spezialistenaufgaben / Detailfragen vorbereitende Tätigkeiten

20 Delegieren 39 vor dem Delegieren beachten wer hat größte Kompetenz eindeutige Aufgabenstellung auf bekannte Probleme hinweisen Begründung für das Delegieren geben auch mittel- und langfristige Aufgaben delegieren organisatorische Rahmenbedingungen beachten (Kosten) Aufschieben 40 Aufschieben verboten!!! Problem: mentale Zeitdehnung Zeitschätzungen sind subjektiv Arbeiten liefert das gleiche Ergebnis, unabhängig von der zugestandenen Zeit Teamarbeit bremst Genauigkeit der Zeitschätzung umgekehrt proportional zur Zahl der Beteiligten "wachsende" Aufgaben sofort nach Zuweisung: geschätzter Zeitaufwand: x eine Woche nach Zuweisung: geschätzter Zeitaufwand: x+30% zwei Wochen nach Zuweisung: geschätzter Zeitaufwand: x+30%+30%

21 Typ-bezogenes 41 Links-Hirn-dominiert! Rechts-Hirn-dominiert klassisches gut für Linkshirn-dominierte Menschen L R logisch analytisch kontrolliert ordnend verbal intellektuell mathematisch kreativ emotional intuitiv sprunghaft bildhaft musikalisch träumerisch Typ-bezogenes 42 klassisches nach der Uhr leben Zeitvorgaben ernst nehmen gutes Zeitgefühl (Dauer) keine Chance für Zeitdiebe sorgfältiges Führen eines Organizers alles im Voraus planen Abneigung geg. kurzfristige Änderungen klares Setzen von Prioritäten Dinge systematisch angehen schnell auf den Punkt kommen konsequent zielorientiert arbeiten Aufgaben streng sequentiell abarbeiten flexibles Tagesablauf intuitiv planen aufs Gefühl verlassen schlechtes Zeitgefühl (Dauer) Zeitdiebe = willkommene Abwechslung Organizer ist überflüssige Gängelung langfristige Planungen behindern Vorliebe für Spontaneität alles ist wichtig intuitives Herangehen mit neuen Ideen in verschiedene Richtungen denken mehrere Ziele im Auge haben vieles gleichzeitig erledigen

22 Typ-bezogenes 43 flexibles Brainstorming statt To-do-Liste Prioritäten mit flexiblen System setzen farblich kodieren ein Kalender für alle Termine unbedingt erforderlich (Schüler-)Hängeregistraturen statt Aktenordner Ordnung 44 Schreibtisch unmittelbare Arbeitsfläche muss frei sein die wichtigsten Dinge in Griffweite Dinge müssen mit einem Handgriff zu finden sein Gehirn kann 5 Dinge gleichzeitig überblicken: max Arbeitsstapel Schreibtisch-Ordnung herstellen "Volltischler" verlieren täglich ca. 90 Minuten 3-R-Regel: Radikales-Raus-Räumen: mit einem Blick in 4 Stapel: Soforterledigung Delegieren Ablegen (Ordnungssystem) Papierkorb

23 Ordnung 45 Ablagesystem entwickeln, z.b. Eingang Ausgang Wiedervorlage Archiv ( jährlich entmisten ) Disziplin halten: Konzentration statt Ablenkung Disziplin ist die Beschränkung auf das Wesentliche! Optimierung der Arbeitsumgebung und Routinetätigkeiten Arbeitsplatzergonomie kann Leistungseinbußen verhindern Info-Management 46 Indirekte Maßnahmen Post (Fach-)Presse Telefon / Fax

24 Indirekte Maßnahmen 47 indirekte Maßnahmen schnelles Lesen lernen Gedächtnistraining Kreativitätstraining schnelles Lesen spezielle Techniken verfügbar fördert Textverständnis und Konzentration Tricks nur vorwärts lesen still lesen - erhöht Aufnahmegeschwindigkeit der Augen Blickspanne erweitern - mit 3 Worten beginnen nur auf den Text gucken Indirekte Maßnahmen 48 Lesen am Bildschirm größerer Abstand ermöglicht automatisch breitere Blickspanne Abstand des Bildschirms cm ergonomischer Monitor nach 1 Stunde Bildschirmarbeit mehrere Minuten aus dem Fenster sehen Hände vor die geschlossenen Augen halten Blinzeln, Gähnen Internet Vermeiden der Linkfalle

25 Post 49 Werbepost soweit möglich abbestellen Eingangspost nur zu festen Zeiten auf Eingangsstempel verzichten nur einmal in die Hand nehmen - sofort entscheiden wegwerfen weitergeben selbst erledigen KISS - Keep it Short and Simple (Fach-)Presse 50 festen Termin für Presse einrichten bei Erhalt nicht Stöbern Sichten - Priorisieren - Lesen ggfs. mit Kollegen koordinieren für Fahrtzeiten und kurzfristige Zeit-Lücken nutzen ältere Ausgaben ggfs. ungelesen entsorgen

26 feste Mailzeiten pro Tag Mail-Alarm abschalten im Idealfall nur einmal mit jeder Mail befassen reagieren - archivieren - löschen Antwortfrist von 24 Std. i.d.r. ausreichend kurz fassen sorgfältig formulieren Signatur mit allen Kontaktmöglichkeiten verwenden Telefon anstelle von Mail? Management Mailordner verwenden noch zu beantwortende Mails Filterregeln anwenden guten Spam-Filter einsetzen Adressbuch verwenden Empfängergruppen einrichten Inbox sollte abends leer sein

27 Telefon / Fax 53 Telefon feste Zeiten anrufen statt angerufen werden wichtige Anrufe terminieren - Erreichbarkeit Gesprächspartner - Erreichbarkeit beim Thema bleiben Ziel des Telefonats Ergebnisse festhalten Fax als sichere Alternative zu Mail weiterhin vorhanden Online-Fax-Verarbeitung Schrittweises Vorgehen 54 Selbst-Analyse sich selbst kritisch beobachten Kollegen, Freunde fragen Planung mit Tagesplanung starten überschaubar schnelle Erfolge Kontrolle nicht vergessen! Ordnungssystem entwickeln Veränderungen schrittweise - Überforderung / Frust vermeiden immer wiederkehrende Kontrolle grundsätzlich gilt: neuen Werkzeugen / Methoden gegenüber Offenheit zeigen

28 Stressbekämpfung 55 Beruf und Privatleben sind Zeitkonkurrenten Work-Life-Balance statt Burnout Belohnungen mit alternativen Zeiteinheiten 1 CD-lang ein entspannendes Bad 1 Glas Wein mit Freunden Stressanalyse Eustress: positiver Stress anregend, setzt Kräfte frei Disstress: negativer Stress belastend, kann zu ernsthaften Krankheiten führen unbedingt vermeiden!!! Stressbekämpfung 56 Familie Kollegen Stress Präsentation Chef Zeitdruck Gewichtsprobleme

29 Stressbekämpfung 57 Stress verschwindet nicht von selbst muss bewusst abgebaut werden Stressfaktoren identifizieren Einstellung zu einzelnen Stressursachen finden akzeptieren! ändern! weglassen! Entscheidungen treffen! Software-Unterstützung 58 Kalender Outlook (Windows, MacOS X) Outliner Bonsai (Windows) OmniOutliner (MacOS X) Mindmapper Mindmanager (Windows, MacOS X) Tabellenprogramme Excel (Windows, MacOS X)

30 Anhang Checklisten 1. Zeittagebuch 2. Zeitdiebe finden 3. Wichtigkeit von Werten 4. Strategie-Test 5. Tagesbilanz 6. Delegieren-Test 7. Innere Uhr 8. Telefon-Checkliste 9. Meeting-Checkliste 10. Aufschieberitis-Test 11. Faultier-Blanz

31 Anhang - 2

32 Anhang - 3

33 Anhang - 4

34 Anhang - 5

35 Anhang - 6

36 Anhang - 7

37 Anhang - 8

38 Anhang - 9

39 Anhang - 10

40 Anhang - 11

41 Anhang - 12

42 Anhang Seiwert, Lothar Noch mehr Zeit für das Wesentliche neu entdecken Ariston/Hugendubel, Beyer, Metta und Günther Optimales Ohne Stress Aufgaben bewältigen ECON, 1995 Literaturliste 3. Covey, Stephen R. Die 7 Wege zur Effektivität Prinzipien für privaten und beruflichen Erfolg GABAL, Murphy, Joseph Die Macht des Unterbewusstseins Ariston/Hugendubel, Koch, Richard Das 80/20 Prinzip Mehr Erfolg mit weniger Aufwand 2. Aufl., Campus, Nadolny, Sten Die Entdeckung der Langsamkeit Piper, Buzan, Tony Das Mind-Map-Buch Die beste Methode zur Steigerung Ihres geistigen Potentials Moderne Verlagsgesellschaft, Seiwert, Lothar; Wöltje Holger; Obermayr, Christian mit Microsoft Outlook Die Zeit im Griff mit der meist genutzten Bürosoftware - Strategien, Tipps und Techniken 5. Aufl., Microsoft Press, 2007