Auditbericht. Organisation. Auditschlussfolgerung. Antrag des Auditleiters. inkl. Auditfragestellungen. Nummer: Auditart: Regelwerk: Datum:

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1 inkl. Auditfragestellungen Nummer: Auditart: Regelwerk: Datum: B Erstzertifizierungsaudi t ISO 9001: Organisation Q595 UNEX Handels GmbH 1200 Wien, Dresdnerstrasse 68 / Stiege 1 / 3.OG Österreich Auditschlussfolgerung Aufgrund der getroffenen und dokumentierten Auditfeststellungen durch Bewertung der gesamten Auditnachweise im Hinblick auf die Auditkriterien, kann die Konformität und Wirksamkeit des implementierten Qualitätsmanagementsystems hinsichtlich der Forderungen gemäß ISO 9001:2015 bestätigt werden. Antrag des Auditleiters Aufgrund der festgestellten Konformität des Qualitätsmanagementsystems im Rahmen des Erstzertifizierungsaudit der UNEX Handels GmbH gemäß ISO 9001:2015 stelle ich als Auditleiter der Zertifizierungsstelle, vorbehaltlich einer unabhängigen Bewertung durch die Zertifizierungsstelle, den Antrag zur Ausstellung des Zertifikates. DI Franz Gruber Leoben, (Auditleiter) (Ort, Datum) SystemCERT Zertifizierungsges.m.b.H. Parkstraße 11 A-8700 Leoben tel fax office@systemcert.at FN211420m ATU

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3 1. Auditziel 1.1 Erstzertifizierungsaudit Feststellung der Umsetzung und Wirksamkeit des implementierten Qualitätsmanagementsystems der Organisation. 2. Auditkriterien, Nichtanwendbarkeiten 2.1 Auditkriterium: Für die Organisation zutreffende Forderungen gemäß ISO 9001: Umsetzung der durch die Organisation festgelegten Regelung und den anzuwendenden externen Vorgabedokumenten (Gesetze, Normen usw.) 2.2 Nicht anwendbare Anforderungen (Ausschlüsse, Ausgliederungen): (ggf. sind Begründungen schriftlich anzuführen - nur relevant für ISO 9001:2015, Pkt. 4.3) Auditumfang Alle im Anwendungsbereich des Qualitätsmanagementsystems befindlichen Organisationseinheiten, Standorte, Prozesse, Tätigkeiten und Funktionsebenen entsprechend dem zugeordneten Auditplan. 4. Auditteamzusammensetzung AuditteamleiterIn: DI Franz Gruber AuditorIn: --- Sachkundige/r: --- BeobachterIn: Scope, Anwendungsbereich, Zertifikatstext Scope (NACE): Zertifikatstext: (Geltungsbereich) 29 Groß- und Einzelhandel; Reparatur von Kraftfahrzeugen, Motorrädern, Konsumgütern und Haushaltsgeräten Export, Import und Handel mit Schmierstoffen und Ölen 6. MitarbeiterInnen (Anzahl zur Zeit des Audits) Gesamtzahl: 5 7. Termine und Orte der Audittätigkeiten Datum: 08. und Ort(e): Wien (Office), Sollenau (Produktionshalle) 8. Auditbeauftragte/r, auditierte Personen Name Abdullah Ismail MASCA Hasan AKSÜZ Taner ERUL Lorena PARENZ Position Auditbeauftragter Produktionsleiter Vertrieb Qualitätsbeauftragte extern Stand 10/2015 Seite 2 von 18

4 9. Haftungsausschluss Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass das gegenständliche Audit auf einem Stichprobenverfahren der verfügbaren Informationen zum Auditzeitpunkt basierte. Die Empfehlungen des Auditteamleiters unterliegen einer unabhängigen Bewertung durch die Zertifizierungsstelle, bevor eine Entscheidung über die Erteilung, Aufrechterhaltung oder Erneuerung der Zertifizierung getroffen wird. 10. Allfälliges 10.1 Begründung für etwaige Abweichungen vom Auditplan: Bedeutende Aspekte, die einen Einfluss auf das Auditprogramm haben: (z.b. Änderungen bei MA-Anzahl, Geltungsbereich, Scope, etc.) Etwaige ungelöste Aspekte, sofern solche festgestellt wurden: (z.b. offene Fragen nach Abschluss des Audits) Auditfeststellungen (Zusammenfassung) 11.1 Positive Feststellungen Die Risiken und Chance ist übersichtliche dargestellt und aussagekräftigt beschrieben Identifikation der Mitarbeiter inklusive der Geschäftsführung mit dem implementierten Qualitätsmanagementsystem Umsetzung der ständigen Verbesserung unter vollständiger Einbindung des betroffenen Personen Präsentierte Fachkompetenz im Aufgabenbereich und das Qualitätsverständnis für die Produkte Umsetzung der Aussagen in der Qualitätspolitik in der täglichen Arbeit 11.3 Verbesserungspotenziale Die nachfolgend angeführten Verbesserungspotenziale wurden bereits im Abschlussgespräch diskutiert und sind wiederum als Beitrag für die kontinuierliche Verbesserung zu sehen. Kap. Verbesserungspotenzial (bei kombinierten Audits bitte unbedingt das Regelwerk angeben!) 1 Der Anwendungsbereich des QMS ist nicht festgelegt 6.1 Es besteht kaum ein Zusammenhang zwischen der Unternehmensphilosophie und den Qualitätszielen 7.2 Die Stellenbeschreibungen für die Geschäftsführung entsprechen einem Geschäftsführervertrag oder einem Auszug dem Gesellschaftsvertrag die Aufnahmen im QMH sollte nochmals besprochen werden (QMB und GF) 4.4 Die Prozesslandschaft beinhaltet nur einen Prozess 11.5 Abweichungen Es wurden keine Abweichungen festgestellt Abschließend bedankt sich das Auditteam für die freundliche Aufnahme, die Bereitstellung der Unterlagen sowie die uneingeschränkte Einsicht in die Auftragsunterlagen und Dokumente. Stand 10/2015 Seite 3 von 18

5 12. Auditfeststellungen und Auditnachweise Auditfragestellungen, eingesehene Dokumente und Aufzeichnungen, Software Die Auditfeststellungen wurden wiederum aufgrund von stichprobenartigen Überprüfungen in Form von Einsicht in Dokumente und Aufzeichnungen sowie der Befragung der Geschäftsführung und der MitarbeiterInnen vor Ort getroffen. Durch die auditierten Personen konnte im Zuge des 2-stufigen Audits die Konformität ihres Managementsystems mit den geltenden internen und externen Forderungen darlegen bzw. konnte die Konformität durch entsprechende Auditnachweise verifiziert werden. Mit der Einbindung der betroffenen Personen ist es gelungen, die Dokumentation entsprechen den Bedürfnissen und dem vorhandenen Qualitätsverständnis des Personal so zu gestalten, die Anwendung in der Praxis sichergestellt ist und die vorhandenen Erfahrungen aus der bisherigen Produktion auch als Input für die fortlaufende Verbesserung des implementierten Managementsystem genutzt wurden. Mit der vorhandenen Organisationsstruktur und der aktiven Einbindung der Geschäftsführung sind die Rahmenbedingungen für eine kontinuierliche und konsequente Umsetzung des Managementsystems geschaffen worden. Die auditierten Personen präsentierte ihre Identifikation und Kompetenz im jeweiligen Aufgabenbereich überzeugend. Das vorgefundene Arbeitsklima mit der Anerkennung der Leistungen kann als Erfolgsfaktor gesehen werden, dass auch zur aktiven Teile an der fortlaufenden Verbesserung animiert. Die eingesehenen Auditnachweise werden im Folgenden beispielhaft, zusammenfassend angeführt und den entsprechenden Normkapiteln und Anforderungen zugeordnet, um die Fähigkeit des Managementsystems, geltende Anforderungen zu erfüllen und erwartete Ergebnisse zu liefern, zu belegen. Eine vollständige Aufzählung und Dokumentation aller im Rahmen des Audits eingesehenen Nachweise ist aus Gründen der Durchgängigkeit und des Flusses des Auditberichtes nicht vorgesehen. Wenn Normforderungen nicht anwendbar sind, so ist dies durch die Organisation nachzuweisen. Bei begründeter Nichtanwendbarkeit wird das Feld NA (Nichtanwendbarkeit nachgewiesen) angekreuzt. Nur bei Regelwerken, bei welche diese Option besteht. Wird durch die Organisation die Konformität mit einer Normforderung nachgewiesen, so wird das Feld KO (Konformität nachgewiesen) angekreuzt. Wird durch die Organisation die Konformität mit einer Normforderung grundsätzlich nachgewiesen, es besteht aber Verbesserungspotenzial, so wird das Feld VP (Verbesserungspotenzial) angekreuzt. Das entsprechende Potenzial ist durch den Auditor im Pkt. 11 dieses Auditberichtes, unter Verweis auf das entsprechende Normkapitel (Hauptkapitel), zu dokumentieren. Treten im Rahmen des Audits Nichtkonformitäten auf, so wird das Feld AW (Abweichung) angekreuzt. Die entsprechende Abweichung ist durch den Auditor im Abweichungsprotokoll am Ende dieses Berichtes, unter Verweis auf das entsprechende Normkapitel (Hauptkapitel), zu dokumentieren. Stand 10/2015 Seite 4 von 18

6 13. Allgemeine Anforderungen A Anforderungen Bewertung NA = Nichtanwendbarkeit nachgewiesen / KO = Konformität nachgewiesen / VP=Verbesserungspotenzial / AW=Abweichung A.1 Durchführung des Eröffnungsgesprächs JA Das Eröffnungsgespräch wurde planmäßig durchgeführt, die relevanten Informationen kommuniziert (TeilnehmerInnen, Rollen, Vorgehensweise, Abklärung Auditplan, Rahmenbedingungen). A.2 Verwendung von Zertifizierungszeichen NA KO VP AW Die Verwendung von Zertifizierungszeichen und Zertifizierungsdokumenten wird durch die Organisation wirksam kontrolliert. A.3 Auditfeststellungen aus vorangegangenen Audits NA KO VP AW Auditfeststellungen (Verbesserungspotenziale, Abweichungen) aus vorangegangenen Audits wurden, sofern vorhanden, behandelt, Ursachen für Nichtkonformitäten wurden analysiert. A.4 Generelle Fähigkeit des Managementsystems NA KO VP AW Das auditierte Managementsystem ist fähig, die Anforderungen zu erfüllen und die erwarteten Ergebnisse zu liefern. A.5 Durchführung des Abschlussgesprächs JA Das Abschlussgespräch wurde planmäßig durchgeführt, die relevanten Informationen kommuniziert (Feststellungen, Schlussfolgerungen, Verbesserungspotenziale, Abweichungen, weitere Vorgehensweise). Stand 10/2015 Seite 5 von 18

7 14. Auditnachweise Auditfragestellungen, eingesehene Dokumente und Aufzeichnungen, Software ÖNORM EN ISO 9001:2015 Wo durch das Regelwerk die Aufrechterhaltung (ehem. Dokumente oder dokumentierte Verfahren ) oder die Aufbewahrung (ehem. Aufzeichnungen ) von dokumentierter Information gefordert ist, ist dies im Auditbericht gesondert angeführt (kursive Schrift) und bewertet. Wo durch das Regelwerk Information zu überwachen und überprüfen ist, ist damit keine zwingende Anforderung zur Dokumentation dieser Information verbunden. Im Auditbericht wird an den entsprechenden Stellen ebenfalls darauf hingewiesen (kursive Schrift); hier ist nur die Umsetzung bewertet. Kap. Fragestellung / Auditfeststellung Bewertung 4. Kontext der Organisation NA = Nichtanwendbarkeit nachgewiesen / KO = Konformität nachgewiesen / VP=Verbesserungspotenzial / AW=Abweichung 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes NA KO VP AW Externe und interne Themen sind bestimmt, die für den Zweck und die strategische Ausrichtung relevant sind, mit Auswirkung auf die Fähigkeit beabsichtigte Ergebnisse des QM-Systems zu erreichen. (4.1) Information über diese internen und externen Themen sind überwacht und überprüft (Dokumentation nicht zwingend erforderlich). 4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien Die für das QM-System relevanten interessierten Parteien und deren relevante Anforderungen sind bestimmt. (4.2) Information über die interessierten Parteien und deren Anforderungen wird überwacht und überprüft ( Dokumentation nicht zwingend erforderlich) 4.3 Festlegen des Anwendungsbereiches des Qualitätsmanagementsystems Die Grenzen und die Anwendbarkeit des QM-Systems sind bestimmt, der Anwendungsbereich ist festgelegt (unter Berücksichtigung von 4.1 und 4.2. sowie der Produkte und Dienstleistungen der Organisation). (4.3) Der Anwendungsbereich ist als dokumentierte Information verfügbar und aufrechterhalten. NA KO VP AW NA KO VP AW (4.3) Nichtanwendbarkeiten sind ggf. begründet. 4.4 Qualitätsmanagementsystem und dessen Prozesse NA KO VP AW Relevante Prozesse und deren Anwendung innerhalb der Organisation sind bestimmt. Die Festlegungen beinhalten die im Regelwerk definierten Anforderungen bezüglich Eingaben, Ergebnisse, Indikatoren, Kriterien, Ressourcen, Risiken und Chancen (ISO 9001:2015 Pkt. 6.1). Wo angebracht sind Messungen definiert. (4.4.2) Dokumentierte Informationen zu den Prozessen sind in erforderlichem Umfang aufrechterhalten und werden aufbewahrt. Stand 10/2015 Seite 6 von 18

8 Eingesehene Dokumente und Nachweise zu Kapitel 4 (vom Regelwerk geforderte dokumentierte Informationen sind verbindlich anzuführen) Managementhandbuch (MHB): Dokument UX-0001, Stand , Version 1.2, Umfang 43 Seiten MHB Abschnitt 4.3: Festlegung des Anwendungsbereichs des QMS: Management, Administration, Produktion und Vertrieb: Anwendungsbereich des QMS entspricht dem Kerngeschäft des Unternehmens: Produktion und Vertrieb von Additiven für Kraftstoffe und Schmiermittel die Rohstoffe für die Produktion werden zugekauft MHB Abschnitt 4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien, Übersicht der interessierte Kreise: 8 Interessierte Parteien wurden identifiziert: Industriekunden und Endverbraucher, Mitarbeiter, Lieferanten, Behörden, Gesellschaft, Nachbarn im Bereich der Produktionsstätte, Wettbewerber, Gesellschafter die Anforderungen der interessierten Parteien sind auf den Seiten 9 und 10 festgelegt MHB Abschnitt 4.2 Prozesslandschaft entspricht der grafischen Darstellung in der ISO 9001:2015; MHB Abschnitt 4.4 Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse: Vertrieb und Akquise; Bearbeiten von Anfragen, Erstellen von Angeboten und Bearbeiten von Bestellungen; Produktion und Lieferung; Abrechnung und Mahnwesen; Entwicklung neuer Produkte; Instandhaltung der Produktionsanlage; 4.7 Auswahl von Lieferanten und Dienstleistungen Stand 10/2015 Seite 7 von 18

9 5 Führung NA = Nichtanwendbarkeit nachgewiesen / KO = Konformität nachgewiesen / VP=Verbesserungspotenzial / AW=Abweichung 5.1 Führung und Verpflichtung NA KO VP AW Die Führung hat eine Qualitätspolitik und Ziele festgelegt. Diese sind mit der strategischen Auslegung und dem Kontext vereinbar. Die Führung zeigt Verantwortung für Ressourcen, Bewusstsein, Ergebniserfüllung, Erfüllung der Kundenforderungen sowie gesetzlichen und anderen Anforderungen, Berücksichtigung der Risiken und Chancen. 5.2 Politik NA KO VP AW Die Qualitätspolitik wurde erstellt, regelmäßig überprüft und aufrechterhalten und erfüllt die festgelegten Anforderungen. Sie ist intern und ggf. extern kommuniziert, verstanden und wird angewandt. (5.2.2) Die Qualitätspolitik ist als dokumentierte Information verfügbar und wird aufrechterhalten. 5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten u. Befugnisse in der Organisation Für relevante Rollen (Funktionen) sind durch die Führung Verantwortlichkeiten und Befugnisse zugewiesen und bekannt gemacht. So ist z.b. die Verantwortung für das QM-System, Zielerreichung der Prozesse, Berichte über Leistung des QM-Systems, Förderung der KundInnenorientierung, Integrität des QM-Systems bei Änderungen durch die Führung festgelegt. Eingesehene Dokumente und Nachweise zu Kapitel 5 (vom Regelwerk geforderte dokumentierte Informationen sind verbindlich anzuführen) NA KO VP AW MHB Abschnitt Kundenorientierung die ermittelten Anforderungen sind auch bei den Interessierten Parteien Industriekunden und Endverbraucher dokumentiert Die Qualitätspolitik wurde präsentiert, diese ist auch in der Produktionshalle als Aushang zugänglich die Aussagen werden auch entsprechend umgesetzt. MHB Abschnitt 5.2 Unternehmensphilosophie Umsatzsteigerung, Gewinnmaximierung und Wachstum; aktiver Beitrag zum Schutz der Umwelt; Einhaltung der Gesetze national und international; Zusammenarbeit nur zugelassenen Lieferanten MHB Abschnitt 7.1 Organigramm UX0002, Version 1.0: Ebenen - Geschäftsführung/Bereiche/Mitarbeiter Stellenbeschreibungen für Geschäftsführer Administration; operativer Geschäftsführer; Leiter Vertrieb, Produktionsleiter, Mitarbeiter Produktion Vertretungsregelung; QMH Abschnitt 7.3 Regelung ist für die Organisation angemessen Stand 10/2015 Seite 8 von 18

10 6 Planung NA = Nichtanwendbarkeit nachgewiesen / KO = Konformität nachgewiesen / VP=Verbesserungspotenzial / AW=Abweichung 6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen NA KO VP AW Risiken und Chancen (in Bezug auf 4.1 und 4.2) sind ermittelt und berücksichtigt, um beabsichtigte Ergebnisse sicherzustellen, unerwünschte Auswirkungen zu verhindern und eine fortlaufende Verbesserung zu erreichen. Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen sind festgelegt, deren Wirksamkeit wird bewertet. Die Maßnahmen sind dem möglichen Einfluss angemessen. 6.2 Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung NA KO VP AW Qualitätsziele sind für relevante Funktionsbereiche, Ebenen und Prozesse festgelegt. Sie stehen im Einklang mit der Q-Politik, sind messbar, berücksichtigen die anwendbaren Anforderungen, sind für die Konformität uns KundInnenzufriedenheit relevant. Sie werden überwacht, vermittelt und ggf. aktualisiert. Bei der Planung der Q-Ziele wurde festgelegt: was, womit, von wem, bis wann, wie gemessen und Ergebnisse bewertet werden. (6.2.1) Zu den Qualitätszielen werden dokumentierte Informationen aufrechterhalten. 6.3 Planung von Änderungen NA KO VP AW Bei der Planung von Änderungen am QM-System wird systematisch und geplant vorgegangen. (Zweck, Konsequenzen, benötigte Ressourcen, Zuweisung bzw. erneute Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Befugnissen sind geregelt. Integrität des QM-Systems wird berücksichtigt. Eingesehene Dokumente und Nachweise zu Kapitel 6 (vom Regelwerk geforderte dokumentierte Informationen sind verbindlich anzuführen) MHB Abschnitt 6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen: Risiken wurden bereichsbezogen ermittelt und bewertet: Bereich Geschäftsführung: 8 Risiken, Bereich Vertrieb; 4 Risiken; Bereich Produktion: 4 Risiken; Chancen für den Bereiche: Geschäftsführung: 5 Chancen und deren Bewertung sind dokumentiert MHB Abschnitt 6.2 Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung: 3 High Level Qualitätsziele sind festgelegt; auf die Bereiche heruntergebrochen sind: Geschäftsführung 3; Vertrieb 1, Produkt 1 Qualitätsziel (nachgefragte Qualität und Menge; sozial- und umweltverträgliche Bedingungen und fairer Preis) MHB Abschnitt 6.3 Planung von Änderungen erforderliche Änderungen werden in den wöchentlichen Managementmeetings besprochen und erforderliche Maßnahmen zur Umsetzung festgelegt Stand 10/2015 Seite 9 von 18

11 7 Unterstützung NA = Nichtanwendbarkeit nachgewiesen / KO = Konformität nachgewiesen / VP=Verbesserungspotenzial / AW=Abweichung 7.1 Ressourcen NA KO VP AW Die nötigen Ressourcen (Personen, Infrastruktur, Umgebung für die Durchführung der Prozesse, Überwachungs- und Messergebnisse) für das QM-System sind bestimmt und werden durch die Führung bereitgestellt. ( ) Geeignete dokumentierte Information als Nachweis für die Eignung der Ressourcen zur Überwachung und Messung werden aufbewahrt. Messgeräte werden regelmäßig verifiziert bzw. kalibriert, gekennzeichnet und vor Beschädigung geschützt. Bei fehlerhaften Messgeräten wird die Zuverlässigkeit von vorausgegangenen Messungen überprüft. Ggf. werden Korrekturmaßnahmen eingeleitet. ( ) Dokumentierte Informationen über die Grundlagen der Kalibrierung bzw. Verifizierung werden aufbewahrt, sofern nicht auf internationale oder nationale Messstandards zurückgegriffen werden kann. Das für die Durchführung der Prozesse nötige Wissen der Organisation wurde ermittelt. Es wird vermittelt und ausreichend aufrechterhalten. Zur Ermittlung und Erlangung von eventuell benötigtem Zusatzwissen sind Regelungen vorhanden und werden umgesetzt. 7.2 Kompetenz NA KO VP AW Für Personen, die unter der Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, wurde die erforderliche Kompetenz ermittelt und durch geeignete Maßnahmen (Ausbildung, Schulung, Erfahrung) sichergestellt. Die Wirksamkeit der Maßnahmen wird bewertet. (7.2) Entsprechende Nachweise der Kompetenz werden als dokumentierte Information aufbewahrt. 7.3 Bewusstsein NA KO VP AW Bei Personen, die unter der Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, konnte im Rahmen des Audits ein ausgeprägtes Bewusstsein für die Q-Politik, die Q-Ziele sowie ihren Beitrag zur Wirksamkeit des QM- Systems festgestellt werden. Sie sind sich der Folgen einer Nichterfüllung von Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems bewusst. 7.4 Kommunikation NA KO VP AW Es gibt definierte Regelungen zur Kommunikation im Unternehmen. Diese beinhalten Angaben zu: worüber, wann, mit wem, wie kommuniziert wird. 7.5 Dokumentierte Information NA KO VP AW Die von dieser Norm geforderten, sowie die von der Organisation als notwendig erachtete dokumentierte Informationen sind vorhanden und vom Umfang und Detaillierungsgrad der Organisation angemessen. Eine effektive Lenkung von dokumentierter Information, inkl. Regelungen zur Erstellung und Aktualisierung, konnte nachgewiesen werden. Externe Dokumente, die für die Planung und den Betrieb des QM-Systems als notwendig bestimmt wurden, sind angemessen gekennzeichnet und gelenkt. Stand 10/2015 Seite 10 von 18

12 Eingesehene Dokumente und Nachweise zu Kapitel 7 (vom Regelwerk geforderte dokumentierte Informationen sind verbindlich anzuführen) MHB Abschnitt Infrastruktur: die Infrastruktur für die Verwaltung entspricht der Büroausstattung am Standort Wien, Dresdnerstraße 68 / Stiege 1 / 3.OG und der Produktionsstätte in Sollenau; die Dienstfahrzeuge zählen ebenfalls zur Infrastruktur Bescheid über die Betriebsanlagengenehmigung: WBW2-BA-04469/003 vom , Ausgestellt durch die BH Wiener Neustadt, Umfang 3 Seiten Bescheid beinhalte keine Auflagen; die Auflagen aus den vorherigen Bescheiden wurden behoben; MHB Abschnitt Ressourcen zur Überwachung und Messung Umsetzung war vor Ort nachvollziehbar Die erforderlichen Überwachungs- und Messmittel sind vorhanden: Messglässer; geeichte Zählwerke für die Abfüllung; die Behälter für die Abfüllung beinhalten ebenfalls Inhaltsangaben zur Füllmenge Brandschutzordnung Version 1.1; liegt vor Ort auf Prüfbuch für den Stabler - ausgestellt am Letzte Prüfung MHB Abschnitt 7.2 Kompetenz: die in den Stellenbeschreibungen festgelegten Anforderungen an das Personal werden nachweislich von diesen erfüllt; im Rahmen des Zertifizierungsaudits wurde die auditierten Personen die Kompetenz überzeugend präsentiert MHB Abschnitt 7.4 Kommunikation: die Umsetzung der getroffenen Vorgaben war nachvollziehbar und ist als angemessen und wirksam zu werten; die wöchentlichen Management-Meetings dienen dem Informationsaustausch, die Protokollierung erfolgt jeweils durch die Teilnehmer MHB Abschnitt 7.5 Dokumentierte Informationen; die anzuwendenden Dokumente sind in der jeweils aktuellen Fassung vorhanden und über die jeweilige Versionsnummer und dem Freigabendatum rückverfolgbar; anhand der Auftragsunterlagen sind die Aufträge eindeutig nachvollziehbar, die Aufbewahrungsdauer der Auftragsunterlagen ist festlegt Stand 10/2015 Seite 11 von 18

13 8 Betrieb NA = Nichtanwendbarkeit nachgewiesen / KO = Konformität nachgewiesen / VP=Verbesserungspotenzial / AW=Abweichung 8.1 Betriebliche Planung und Steuerung NA KO VP AW Die Organisation hat die Prozesse zur Erfüllung der Anforderungen an die Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen und zur Durchführung der unter 6.1 bestimmten Maßnahmen, wie in 4.4 dargestellt, geplant, verwirklicht und steuert diese. Geplante und unbeabsichtigte Änderungen sind berücksichtigt und werden geeignet überwacht. Ausgelagerte Prozesse werden entsprechend der Regelungen zur Kontrolle extern bereitgestellter Produkte und Dienstleistungen (siehe 8.4) gelenkt. (8.1) Der Umfang der dokumentierten Information ist in der Lage, Vertrauen in die planmäßige Durchführung der Prozesse zu gewährleisten und die Konformität der Produkte und Dienstleistungen mit den Anforderungen nachzuweisen. Die entsprechende dokumentierte Information wird aufrechterhalten und aufbewahrt. 8.2 Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen NA KO VP AW Es existieren Regelungen (Prozesse), welche im Hinblick auf die Kommunikation mit den KundInnen, der Bestimmung von Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen sowie der Überprüfung von Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen sicherstellen, dass die Liefervereinbarungen inkl. gesetzlicher und behördlicher Anforderungen eingehalten werden können und bei Änderungen entsprechende Vorkehrungen getroffen werden. ( ) Dokumentierte Informationen, die die Ergebnisse der Überprüfung der Anforderung beschreiben, einschließlich neuer oder geänderter Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen, werden, wo zutreffend, aufbewahrt. 8.3 Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen NA KO VP AW Es existiert ein systematischer Entwicklungsprozess, welcher durch Entwicklungsplanung, definierte Entwicklungseingaben, effiziente Entwicklungssteuerung, überwachte Entwicklungsergebnisse, sowie eine systematische Vorgehensweise bei Entwicklungsänderungen die Normforderungen berücksichtigt und erfüllt. (8.3) Dokumentierten Informationen über die Entwicklungseingaben (8.3.3), Steuerungsmaßnahmen (8.3.4) sowie Entwicklungsänderungen (8.3.6) werden in angemessenem Umfang aufbewahrt. 8.4 Steuerung von extern bereitgestellten Produkten und Dienstleistungen Die Organisation stellt durch angemessene Steuerungsmaßnahmen der externen Bereitstellungen sowie Information für externe Anbieter sicher, dass die extern bereitgestellten Prozesse, Produkte und Dienstleistungen den festgelegten Anforderungen entsprechen. Externe Anbieter werden einer Leistungsbeurteilung unterzogen. (8.4.1) Die entsprechenden dokumentierten Informationen über die aus den Bewertungen der externen Anbieter entstehenden Tätigkeiten und jegliche notwendigen Maßnahmen werden aufbewahrt. NA KO VP AW 8.5 Produktion und Dienstleistungserbringung NA KO VP AW Durch die Organisation werden beherrschte Bedingungen für die Produktion und Dienstleistungserbringung umgesetzt, indem entsprechende dokumentierte Information für die Merkmale, den Tätigkeiten Stand 10/2015 Seite 12 von 18

14 entsprechende Überwachungs- und Messtätigkeiten vorhanden sind und angewandt werden. Geregelt sind weiters die Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit, der Umgang mit dem Eigentum von KundInnen oder externen AnbieterInnen, die Erhaltung von Produkten und Dienstleistungen sowie ggf. Tätigkeiten nach der Lieferung. Geplante und ungeplante Änderungen werden systematisch überwacht und überprüft. (8.5.1) Die Organisation verfügt über angemessene entsprechende dokumentierte Informationen, welche die die Merkmale der Produkte und Dienstleistungen festlegen sowie die durchzuführenden Tätigkeiten und die zu erzielenden Ergebnisse festlegen. (8.5.2) Durch die Organisation werden, wo Rückverfolgbarkeit eine Anforderung darstellt, dokumentierte Informationen aufbewahrt, die eine Rückverfolgbarkeit ermöglichen. (8.5.3) Bei Verlust, Beschädigung oder anderweitig für unbrauchbar befundenem Eigentum des Kunden oder eines externen Anbieters, werden entsprechende dokumentierte Informationen darüber aufbewahrt. (8.5.6) Die dokumentierten Informationen über Ergebnisse von Überprüfungen von Änderungen, die Personen, die die Änderung genehmigt haben, sowie jegliche notwendige Tätigkeiten, die sich aus der Überprüfung ergeben werden aufbewahrt. 8.6 Freigabe von Produkten und Dienstleistungen NA KO VP AW Die Erfüllung der Anforderungen an das Produkt / Dienstleistungen werden verifiziert, die Freigabe erfolgt erst nach positiver Überprüfung der Konformität. (8.6) Dokumentierten Informationen über die Freigabe von Produkten und Dienstleistungen werden aufbewahrt. Diese enthalten Nachweise über die Konformität der Produkte und Dienstleistungen, sowie die Rückverfolgbarkeit auf die Person(en), die für die Freigabe der Produkte und Dienstleistungen zur Lieferung an KundInnen zuständig sind. 8.7 Steuerung nichtkonformer Prozessergebnisse, Produkte und Dienstleistungen Es ist sichergestellt, dass Nichtkonforme Produkte/Dienstleistungen gekennzeichnet und gesteuert werden, sodass deren unbeabsichtigter Gebrauch oder deren Auslieferung verhindert wird. Geeignete Korrekturmaßnahmen werden festgelegt und umgesetzt. (8.7.2) Die Organisation bewahrt dokumentierte Informationen über die Nichtkonformität, die eingeleiteten Maßnahmen, die erhaltenen Sonderfreigaben und die zuständige Stelle, welche die Entscheidung über die Maßnahme im Hinblick auf die Nichtkonformität trifft, auf. Eingesehene Dokumente und Nachweise zu Kapitel 8 (vom Regelwerk geforderte dokumentierte Informationen sind verbindlich anzuführen) NA KO VP AW MHB Abschnitt Vertrieb und Akquise; Produktinformationen: auf der Homepage und im Folder: The Solution in your Hand unex; Umfang 26 Seiten, auf der letzten Seite sind die allgemeinen Geschäftsbedingungen angeführt MHB Abschnitt Entwicklung neuer Produkte die Umsetzung ist mit dem am Markt angebotenen Produkten nachvollziehbar; die Entwicklung erfolgte unter Einbindung externer Partner: Beginn der Entwicklung 01/2016, Input kam vom Außendienst; Validierung erfolgte im Zuge eines Feldversuches bei mehreren Taxiunternehmen; Abschluss der Entwicklung war 03/2016 Stand 10/2015 Seite 13 von 18

15 MHB Abschnitt Bearbeiten von Anfragen, Erstellen von Angeboten und Bearbeiten von Bestellungen Umsetzung an anhand der eingesehen Aufträge eindeutig nachvollziehbar MHB Abschnitt Instandhaltung der Produktionsanlage; MHB Abschnitt 4.7 Auswahl von Lieferanten und Dienstleistungen MHB Abschnitt Produktion und Lieferung; Produktionsplan UX005, Version 1.0: Umsetzung: Produktionsblatt: UX-003: Betriebsbuch Produktionsanlage und Produktionsbericht; zb ; eingetragen werden: Betriebsstunden, Produktionsmenge, Produktionsart, Nummer Versandplombe, Wartung/Überprüfung; Rückstellprobe: , Chargennummer MHB Abschnitt Abrechnung und Mahnwesen wird über den Bereich Rechnungswesen abgewickelt Freigabe der Produkte: Prüfung der Produkte erfolgt visuell über die Farbe und den Füllstand; für die Farbprüfung sind Vergleichsmuster vorhanden; der Produktionsleiter, dieser für auch die Produktion durch, hat die entsprechenden Erfahrungen und gibt die Produkte frei; die Produkte werden im Rahmen der Produktion mit einer Etikette sehen und danach entsprechend verpackt nichtkonforme Produkt werden durch den Produktionsleiter sofort aussortiert und eine Auslieferung ist aufgrund der Qualitätsverständnisse und der durchgeführten Prüfungen ausgeschlossen. Mit der Verpackung ist auch die Produkterhaltung von der Auslieferung bis zum Verkauf sichergestellt. Stand 10/2015 Seite 14 von 18

16 9 Bewertung der Leistung NA = Nichtanwendbarkeit nachgewiesen / KO = Konformität nachgewiesen / VP=Verbesserungspotenzial / AW=Abweichung 9.1 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung NA KO VP AW Die Organisation hat festgelegt, was überwacht und gemessen wird, die dazu nötigen Methoden sowie die Analyse und Bewertung (Konformität der Produkte und Dienstleistungen, Kundenzufriedenheit, Konformität und Wirksamkeit des QM-Systems, Prozessleistung, Leistung externer Anbieter). Die Ergebnisse der Analyse fließen in die Managementbewertung ein. (9.1.1) Die Organisation hat sichergestellt, dass die Überwachungs- und Messtätigkeiten in Übereinstimmung mit den bestimmten Anforderungen umgesetzt werden und hat geeignete dokumentierte Informationen als Nachweis der Ergebnisse aufbewahrt. 9.2 Internes Audit NA KO VP AW Die Organisation führt in geplanten Abständen interne Audits durch. Dazu wurden Auditprogramme erstellt, geeignete Auditoren ausgewählt, Berichte erstellt und kommuniziert sowie festgelegte Korrekturmaßnahmen zeitnah umgesetzt. (9.2.2) Dokumentierte Information als Nachweis der Verwirklichung des Auditprogramms und der Ergebnisse des Audits werden aufbewahrt. 9.3 Managementbewertung NA KO VP AW Die oberste Leitung hat das Qualitätsmanagementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewertet, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Die vom Regelwerk geforderten Eingaben wurden berücksichtigt, die Ergebnisse enthalten Entscheidungen und Maßnahmen zu Möglichkeiten der Verbesserung, Änderungsbedarf am QM-System, Bedarf an Ressourcen. (9.3.3) Die Organisation bewahrt dokumentierte Information als Nachweis der Ergebnisse der Überprüfung durch das Management auf. Eingesehene Dokumente und Nachweise zu Kapitel 9 (vom Regelwerk geforderte dokumentierte Informationen sind verbindlich anzuführen) MHB Abschnitt 9 Bewertung der Leistung; die Kundenzufriedenheit wird mit dem Formular UX0006 ermittelt und im Rahmen der Managementbewertung behandelt; die Kundenzufriedenheit bzw. der Außerdienst gelangt über Kundenrückmeldung ebenso zu Indikatoren die Rückschlüsse auf die Kundenzufriedenheit zulassen; im Rahmen der wöchentlichen Managementmeetings werden die Kundenzufriedenheit bzw. Rückmeldungen zur Kundenzufriedenheit besprochen und eventuelle Maßnahmen zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit abgeleitet Auf dem jeweiligen Produktionsblatt ist auch die Produktkonformität dokumentiert Formular UX0008; Internes Audit vom (Ergebnisse wurden in der anschließenden Managementbewertung herangezogen das interne Audit und die Managementbewertung waren gemeinsam behandelt Managementbewertung vom , ausgefülltes Formular mit den Abschnitten: Geschäftsführung - 10 Inputs mit Bewertung; Vertrieb 6 Inputs mit Bewertung; Produktion: 7 Inputs mit Bewertung; Diskussion; Risikobewertung; getroffene Entscheidungen; die Inhalte wurden präsentiert, die Ergebnisse wurden begründet Stand 10/2015 Seite 15 von 18

17 10 Verbesserung NA = Nichtanwendbarkeit nachgewiesen / KO = Konformität nachgewiesen / VP=Verbesserungspotenzial / AW=Abweichung 10.1 Allgemeines NA KO VP AW Die Organisation hat Chancen zur Verbesserung bestimmt und ausgewählt und die notwendigen Tätigkeiten umgesetzt, um die Anforderungen der KundInnen zu erfüllen und die KundInnenzufriedenheit zu verbessern. Dies umfasst die Verbesserung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen, der Ergebnisse des QM-Systems Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen NA KO VP AW Für den Fall von Nichtkonformitäten existieren Maßnahmen zur Überwachung und Korrektur. Diese sind systematisch aufgebaut und in der Lage, das Wiederauftreten der Nichtkonformität zu verhindern. Die Wirksamkeit der Maßnahmen wird überprüft. (10.2.2) Die Organisation bewahrt dokumentierte Informationen als Nachweis der Art der Nichtkonformität sowie daraufhin getroffener Maßnahmen und die Ergebnisse der Korrekturmaßnahe auf Fortlaufende Verbesserung NA KO VP AW Die Organisation verbessert die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit ihres Qualitätsmanagementsystems fortlaufend. Dazu werden die Ergebnisse von Analysen und Beurteilungen sowie die Ergebnisse der Managementbewertung berücksichtigt. Eingesehene Dokumente und Nachweise zu Kapitel 10 (vom Regelwerk geforderte dokumentierte Informationen sind verbindlich anzuführen) MHB Abschnitt 9.3 Managementbewertung die Kundenzufriedenheit wurde behandelt MHB Abschnitt 6.1 Maßnahmen zum Umgang im Risiken und Chancen: die ermittelten Risiken und Chancen werden als Indikatoren für die fortlaufende Verbesserung nachweislich genutzt entsprechenden Maßnahmen zur Vermeidung des Eintritts von Unsicherheiten wurden abgeleitet und werden bezogen auf ihre Wirksamkeit bewertet MHB Abschnitt 10 Verbesserung Umsetzung ist nachvollziehbar; die Implementierung des Qualitätsmanagementsystem ist als fortlaufende Verbesserung zu sehen, die Wirksamkeit von Verbesserungsmaßnahmen wird im Rahmen der wöchentlichen Managementmeetings bewertet. 15. Allgemeine eingesehene Nachweise zu den Anforderungen Dient zur Dokumentation von nicht eindeutig zuordenbaren Nachweisen! nicht relevant Stand 10/2015 Seite 16 von 18

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19 Abweichungsprotokoll - Maßnahmen aus Audit Organisation: UNEX Handels GmbH Begutachtungsdatum: Regelwerk: ISO 9001:2015 Auditbericht Nr.: B Nr. Regelwerk/ Kapitel Feststellung Ursache/Maßnahme zu erledigen bis Bewertung/Kontrolle Datum: Auditor / Name und Unterschrift: Unternehmensvertreter / Name und Unterschrift: DI Franz Gruber Abdullah Ismail Masca Hinweise: Handelt es sich um ein Stufe I-Audit, ist erst nach Freigabe aller Abweichungen das Stufe II-Audit durchführbar. Im Falle eines Stufe II-Audits ist nach Freigabe aller Abweichungen das Audit positiv abgeschlossen. abgezeichnet/ freigegeben

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24 Geschäftsbedingungen 1 Geltungsbereich Diese Bedingungen gelten für alle Dienstleistungen der SystemCERT Zertifizierungsgesellschaft m.b.h., im folgenden SystemCERT genannt, und die Organisation, die diese Dienstleistungen der Zertifizierungsstelle in Anspruch nimmt, im folgenden Auftraggeber genannt. Die Dienstleistungen umfassen die Auditierung, Bewertung (Begutachtung), und und Produkten sowie sonstige Prüfungstätigkeiten auf Basis normativer Standards und anzuwendender Regelwerke. Diese allgemeinen Geschäftsbedingungen sind integraler Vertragsbestandteil zwischen SystemCERT und dem Auftraggeber. Abweichende Bedingungen wie allgemeine Geschäfts-, Einkaufs- oder Zahlungsbedingungen des Auftraggebers sind nur dann anwendbar, wenn SystemCERT diesen ausdrücklich zugestimmt hat. 2 Umfang und Ausführung des Vertrages Gegenstand des Vertrages zwischen der SystemCERT (Auftragnehmer) und der zu zertifizierenden oder zertifizierten Organisation (Auftraggeber) ist nicht ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg, sondern die vereinbarte Begutachtung mit der Feststellung, ob der Auftraggeber die vorgegebenen Nachweisforderungen erfüllt, um ein Zertifikat nach dem entsprechenden Regelwerk ausgefertigt zu bekommen bzw. dieses weiterverwenden darf. 3 Verpflichtungen der Zertifizierungsstelle Geheimhaltung, Vertraulichkeit, Datenschutz SystemCERT verpflichtet sich, über alle Tatsachen, die ihr im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit beim Auftraggeber bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren. Das Stillschweigen bezieht sich sowohl auf den Auftraggeber als auch auf dessen Geschäftsverbindungen. Nur der Auftraggeber selbst, nicht aber dessen Erfüllungsgehilfe, kann SystemCERT von der Schweigepflicht entbinden. SystemCERT darf Berichte, Gutachten und sonstige schriftliche Äußerungen über die Ergebnisse ihrer Tätigkeiten nur mit dem Einverständnis des Auftraggebers an Dritte aushändigen. Dies gilt auch für die Zeit nach Beendigung des Vertragsverhältnisses. Nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungszeit von zehn Jahren sind die Unterlagen, die im Rahmen der Dienstleistungserbringung gesammelt und abgelegt wurden, zu vernichten. Von der Schweigepflicht ausgenommen ist die ausführliche Berichterstattung an das Lenkungsgremium in Streitfällen. Weiters sind im Rahmen seiner Tätigkeit dem Unparteilichkeitsausschuss alle relevanten Dokumente vorzulegen. Der Auftraggeber stimmt zu, dass Informationen, die im Rahmen der Zertifizierung gesammelt wurden (Anbote, Auditpläne, Auditberichte), der Akkreditierungsstelle auf deren Wunsch zur Verfügung gestellt werden und dass diese an Audits vor Ort teilnehmen kann. Der Auftraggeber stimmt zu, dass SystemCERT Informationsmaterial über Dienstleistungen und Produkte an seine Adresse übermittelt. Der Auftraggeber kann diese Zustimmung jederzeit widerrufen. Der Auftraggeber nimmt zur Kenntnis, dass SystemCERT laut 33 Akkreditierungsgesetz verpflichtet ist, ein öffentlich zugängliches Verzeichnis der durchgeführten Zertifizierungen zur Verfügung zu stellen. In dem Verzeichnis, welches über die Homepage von SystemCERT zugänglich ist, sind die Namen aller gültigen Zertifikatsinhaber gelistet. Weitere Informationen werden auf Anfrage zur Verfügung gestellt. Die Aktualisierung der Daten erfolgt monatlich. Der Auftraggeber ist mit der Veröffentlichung dieser Daten auf der Homepage von SystemCERT einverstanden. Der Auftraggeber ist weiters damit einverstanden, dass ein Link zur Homepage der zertifizierten Organisation hergestellt wird. Haftung SystemCERT haftet gegenüber dem Auftraggeber nur für leichtfertige, fahrlässige Verletzung ihrer vertraglichen Verpflichtungen nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen. Die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ist jedenfalls ausgeschlossen. Jede Haftung von SystemCERT ist auf typischerweise vorhersehbare Schäden beim Auftraggeber beschränkt und der Höhe nach mit den vertraglich vereinbarten und bei Fälligkeit bezahlten Vergütungen an SystemCERT für die zugrunde liegenden Leistungen begrenzt. Für entgangenen Gewinn, Mangelfolgeschäden, mittelbare und indirekte Schäden sowie reine Vermögensschäden jeder Art haftet SystemCERT keinesfalls. Jeder Schadenersatzanspruch kann bei sonstiger Verjährung nur innerhalb von sechs Monaten, nachdem der Anspruchsberechtigte vom Schaden Kenntnis erlangt hat, spätestens aber innerhalb von zwei Jahren nach dem anspruchsbegründenden Ereignis gerichtlich geltend gemacht werden. Der Auftraggeber garantiert, dass die Leistungen von SystemCERT, soweit gesetzlich zulässig und soweit nichts anderes mit SystemCERT ausdrücklich schriftlich vereinbart wird, ausschließlich für Zwecke des Auftraggebers und nicht für Dritte verwendet werden. Werden dennoch Leistungen von SystemCERT an Dritte weitergegeben oder für Dritte verwendet, wird eine Haftung von SystemCERT dem Dritten gegenüber dadurch nicht begründet. 4 Benennung von Gutachtern/Auditoren Die Geschäftsführung von SystemCERT setzt nur solche Gutachter/Auditoren ein, die aufgrund ihrer fachlichen Qualifikation und beruflichen Erfahrungen kompetent sind, die beauftragten Dienstleistungen, nach den festgelegten Regelungen durchzuführen. Der Auftraggeber kann die vorgeschlagenen Gutachter/Auditoren in begründeten Fällen ablehnen. 5 Zertifizierungsablauf Der Zertifizierungsablauf erfolgt entsprechend den von SystemCERT festgelegten und auf der Homepage veröffentlichten Verfahren, welche die Vorgaben der ISO/IEC und ISO/IEC sowie der Akkreditierungsstelle berücksichtigen. Bei der Ausübung ihrer Tätigkeiten im Zuge der Zertifizierung sorgt SystemCERT bzw. der Gutachter/Auditor dafür, dass der Betriebsablauf des Auftraggebers so wenig wie möglich gestört wird. 6 Gültigkeitsdauer des Zertifikates Die Gültigkeitsdauer des Zertifikates beträgt bei Managementsystemen und Produkten grundsätzlich drei Jahre. Davon abweichende Regelungen sind in den jeweiligen Prozessbeschreibungen festgelegt. 7 Verpflichtung des Auftraggebers Zur Verfügungstellung und Einsichtnahme der Unterlagen, Aufklärungspflicht Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, dass SystemCERT auch ohne deren besondere Aufforderung alle für die jeweilige Dienstleistungserbringung von SystemCERT erforderlichen Daten, Unterlagen und sonstige Informationen vorgelegt werden und SystemCERT von allen Vorgängen und Umständen informiert wird, die für die Ausführung der vereinbarten Dienstleistung von Bedeutung könnte. Während des Zertifizierungsablaufes ist der Zugang zu den entsprechenden Räumlichkeiten, Anlagen und Verrichtungsstandorten zu gewährleisten. Der Auftraggeber sorgt dafür, dass die verantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen anwesend sind und auf die praktische Nachweisführung vorbereitet sind. Die befragten Mitarbeiter sind verpflichtet, offen und wahrheitsgemäß Auskunft über alle unternehmerischen Belange zu geben, die für die Bewertung des Managementsystems relevant sind. Terminabstimmung und Einhaltung Mit der Bestätigung des vereinbarten Termins durch SystemCERT wird dieser für beide Vertragspartner verbindlich. Stornierungen und Terminänderungen müssen vom Auftraggeber schriftlich an SystemCERT gerichtet werden und sind nur im Einvernehmen Stand 04/2015 Seite 18 von 18 mit SystemCERT möglich. Wenn aufgrund eines grob fahrlässigen Verschuldens durch den Auftraggeber der Zertifizierungsablauf nicht zustande kommt, ersetzt der Auftraggeber SystemCERT die entstandenen Kosten. Gebühren, fristgerechter Rechnungsausgleich Der Auftraggeber erkennt die Kostensätze von SystemCERT in ihrer jeweils gültigen Fassung an und sorgt für einen fristgerechten Rechnungsausgleich. Sicherung der Unabhängigkeit Der Auftraggeber verpflichtet sich dazu, alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit des Gutachters/Auditors gefährden könnte. 8 Rechte und Pflichten der zertifizierten Organisation Der Inhaber eines Zertifikates von SystemCERT darf dieses ohne Einschränkung für geschäftliche Zwecke nutzen, insbesondere für Werbung und Vertrauensbildung gegenüber Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit; verpflichtet sich, SystemCERT nach Ausstellung des Zertifikates über alle Änderungen im Betrieb, die einen Einfluss auf die Aufrechterhaltung des Zertifikates haben, unverzüglich zu informieren; verpflichtet sich, Beanstandungen an das Zertifikat, die von Dritten erhoben werden, systematisch aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen sowie die daraus resultierenden und eingeleiteten Verbesserungsmaßnahmen anlässlich einer Auditierung durch SystemCERT den Gutachtern/Auditoren bekannt zu geben. Einschränkung des Geltungsbereiches oder Aussetzung der Zertifizierung: Die Einschränkung des Geltungsbereiches erfolgt: durch ein schriftliches Ansuchen der zertifizierten Organisation, den Geltungsbereich des implementierten Managementsystems einzuschränken wenn im Zuge eines Audits durch SystemCERT festgestellt wurde, dass der durch die Organisation dokumentierte Anwendungsbereich nicht dem Anwendungsbereich entspricht, der im Zuge eines Audits durch den Gutachter/Auditor festgestellt und in einem Abweichungsbericht dokumentiert wurde Aufgrund der Einschränkung des Geltungsbereiches des Managementsystems der Organisation wird durch SystemCERT überprüft, ob eine Neuausstellung des Zertifikates mit geändertem Geltungsbereich erforderlich ist. Die Aussetzung der Zertifizierung erfolgt: durch ein schriftliches Ansuchen der zertifizierten Organisation bei SystemCERT. Die Aussetzung kann einen Zeitraum von max. 6 Monaten umfassen. Während des Zeitraumes der Aussetzung darf die Organisation die Zertifizierung nicht bewerben. Die Aussetzung der Zertifizierung einer Organisation wird auch auf der Homepage von SystemCERT bei der jeweiligen Organisation bekannt gemacht. Mit der Aussetzung verlängert sich nicht die Gültigkeitsdauer des Zertifikates. Der Entzug bzw. die Aufforderung zur Unterlassung der Verwendung des gültigen Zertifikates erfolgt zwingend in folgenden Fällen: die Zertifizierungsanforderungen einschließlich der Wirksamkeit des Managementsystems werden dauerhaft oder schwerwiegend nicht erfüllt Nichtbeseitigung festgestellter Abweichungen infolge der Auditierung innerhalb der im Auditbericht festgelegten Fristen Nichteinhaltung der Verpflichtung zur jährlichen Überwachung innerhalb der Gültigkeitsdauer Nichtverlängerung des Zertifikates nach Ablauf der Gültigkeitsdauer Missbräuchliche Verwendung oder Änderung des Zertifikates/Zeichens die zertifizierte Organisation hat freiwillig um eine Aussetzung gebeten. Bei Entzug des Zertifikates oder der Aufforderung zur Unterlassung der Verwendung des gültigen Zertifikates, verpflichtet sich der Inhaber, das Zertifikat nicht mehr zu verwenden und stellt sicher, dass alle damit im Zusammenhang stehenden Unterlagen nicht mehr in Verkehr gebracht werden. 9 Verwendung des Zertifizierungszeichens Der Inhaber eines aufrechten Zertifikates von SystemCERT hat das Recht zur Nutzung des SystemCERT-Zeichens, in dem die Nummer und das jeweilige Regelwerk entsprechend dem erteilten Konformitätsnachweis eingetragen sind, für geschäftliche Zwecke, insbesondere für Werbung und Vertrauensbildung gegenüber Geschäftspartnern, in der Öffentlichkeit auf Anboten, etc. Eine grafische Änderung des Zeichens ist nur mit schriftlicher Genehmigung von SystemCERT zulässig. Das SystemCERT-Zeichen darf weder an Dritte oder Nachfolger übertragen werden noch Gegenstand irgendeiner erzwungenen Maßnahme sein. Es darf bis zu 6 Monate nach Ablauf der Gültigkeit des Konformitätsnachweises zum Zwecke der Werbung auf internen und externen Darbietungsunterlagen verwendet und geführt werden. Das SystemCERT-Zeichen berechtigt den Inhaber nicht automatisch zur Verwendung des Bundeswappens. Weiters darf das Zeichen nicht auf Produkten sowie auf Prüf-, Kalibrier- oder Inspektionsberichten angewendet werden. Im Rahmen der Verwendung des Konformitätsnachweises und des SystemCERT-Zeichens verpflichtet sich der Inhaber, die Regeln des lauteren Wettbewerbes strikt einzuhalten. Von organisatorischen Änderungen im Geltungsbereich des Managementsystems, z.b. Umgründungen, Schließung bestehender und Erweiterung neuer Geschäftstätigkeiten, ist SystemCERT unverzüglich und schriftlich zu informieren. Das Managementsystem muss durch systematische Maßnahmen (z.b. interne Audits, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, periodische Bewertung des Managementsystems, etc.) innerhalb der jeweils gültigen Periodizität derzeit zwölf Monate nachweisbar weiterentwickelt werden. Alle Beanstandungen Dritter am Managementsystem müssen binnen fünf Arbeitstagen SystemCERT schriftlich gemeldet werden. Jede Beanstandung muss bewertet werden, und es sind erforderliche Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. Im Rahmen der nächsten Vor-Ort-SystemCERT-Dienstleistung sind diese Beanstandungen und Maßnahmen unaufgefordert offen zu legen. 10 Gebühren Der Auftraggeber erkennt, soweit vertraglich nicht anders vereinbart, die von der Zertifizierungsstelle festgelegten Gebühren in der jeweils gültigen Fassung an. 11 Schiedsgericht Das Schiedsgericht ist die oberste Entscheidungsstelle, welche der Auftraggeber bei Meinungsverschiedenheiten über Informationsverlangen und Bewertung durch die Gutachter/Auditoren, sowie die Erteilung oder Entziehung des Zertifikates anrufen kann. Das Schiedsgericht setzt sich aus einem Vorsitzenden sowie dem Geschäftsführer von SystemCERT und der klagenden Partei zusammen. 12 Unwirksamkeit einer Bestimmung, Nebenabreden Im Falle der Unwirksamkeit einer oder mehrerer der vorstehenden Bedingungen, gilt an deren Stelle die gesetzliche Regelung. Die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen bleibt unberührt. Änderungen und Ergänzungen dieser Bedingungen bedürfen der Schriftform. 13 Gerichtsstand Der Gerichtsstand ist Leoben.