Um einen Serienbrief zu erstellen, muss im ersten Schritt eine Empfängerliste angelegt werden.

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1 K U R Z A N L E I T U N G R Z L B O A R D - S E R I E N V E R S A N D RZL Software GmbH Hannesgrub Nord Tumeltsham Version: 4. Dezember 207/ng. Öffnen des Kanzlei-Informations-Systems Der Serienversand befindet sich im RZL BOARD im Menüpunkt KIS. Durch Anwahl des Menüpunktes KIS () gelangen Sie in den Bereich des Kanzlei-Informations-Systems. Über den Menüpunkt (2) KIS öffnen können Sie das Kanzlei-Informations-System öffnen. Neben der Schaltfläche zur Programmöffnung des KIS finden Sie hier auch den Serienversand (3), der in die Bereiche Empfängerlisten verwalten, Serienbrieferstellen und Serien- erstellen unterteilt ist Empfängerlisten verwalten Um einen Serienbrief zu erstellen, muss im ersten Schritt eine Empfängerliste angelegt werden. Über Empfängerliste verwalten rufen Sie die Übersicht über die bestehenden Empfängerlisten auf. Die Kurzbezeichnung, die Art der Empfängerliste, die Beschreibung einer Empfängerliste und die Anzahl der Empfänger werden Ihnen jeweils in einer eigenen Spalte dargestellt. Zusätzlich können Sie sich über das Kontextmenü einer der Spaltenüberschriften noch die Spalten Zuletzt bearbeitet und Änderungsdatum anzeigen lassen. In der Spalte Zuletzt bearbeitet wird Ihnen der Mitarbeiter angezeigt, der zuletzt die Empfängerliste bearbeitet hat. Das Änderungsdatum zeigt Ihnen Datum und Uhrzeit der letzten Änderung. Inhalte 207 RZL Software GmbH Seite von 5

2 Kurzanleitung Serienversand Über einen Doppelklick auf eine Liste kann in die entsprechende Empfängerliste gewechselt werden. Über die Schaltfläche () Neue Empfängerliste gelangen Sie in die Neuanlage einer Empfängerliste. 2. Anlegen einer neuen Empfängerliste Über die Schaltfläche Neue Empfängerliste können Sie sich eine neue Empfängerliste anlegen. Wird eine Empfängerliste neu angelegt, so ist im ersten Schritt zu entscheiden, um welche Art der Empfängerliste es sich handelt (). Bei der Art der Empfängerliste wird in Brief und unterschieden. Je nachdem ob Sie einen Serienbrief bzw. Serien- erstellen möchten, werden Ihnen jeweils die Empfängerlisten der entsprechenden Art zur Auswahl angezeigt. Nach Auswahl der Art der Empfängerliste wird der Erstellungsdialog der Empfängerliste geöffnet. Seite 2 von 5 Inhalte 207 RZL Software GmbH

3 RZL Software GmbH Kurzanleitung Serienversand 2 3 Im oberen Bereich ist die () Kurzbezeichnung und die Beschreibung einzutragen, wobei das Feld Kurzbezeichnung ein Pflichtfeld ist. Die Anlage einer Empfängerliste ist in zwei Bereiche unterteilt. Im linken Bereich finden Sie die Klienten- /Personenliste (2), im rechten die Empfängerliste (3). Die Empfängerliste kann entweder auf Basis von Klienten- oder Personen-Stammdaten erstellt werden. Sie können durch Auswahl des Auswahlfelds neben der Überschrift Klientenliste (2) die Ansicht auf Personenliste wechseln. Ansicht Klientenliste In der Klientenliste erscheinen Ihnen alle betreuten Klienten. Zu jedem Klienten werden weiters auch sämtliche Personen angezeigt, die bei diesem Klient verwendet werden (Kontaktpersonen, Gesellschafter, gesetzl. Vertreter) und die eine Adresse/ Adresse in den Stammdaten hinterlegt haben. Durch die Auswahl Alle Klienten aufklappen (3) können Sie sich sämtliche Adressen und zugeordnete Personen zu den Klienten ansehen. Für einzelne Klienten ist dies auch mit der Pfeiltaste direkt beim Eintrag möglich. 3 In dieser Liste sehen Sie nun sämtliche Adressen des Klienten, der Kontaktpersonen, der Gesellschafter und der gesetzlichen Vertreter. Aus dieser Liste können Sie nun Ihren gewünschten Empfänger für diesen Klienten wählen und anschließend mit dem großen Pfeil (4) zur Empfängerliste hinzufügen. Dabei ist es möglich, gleich mehrere Klienten/Personen auf einmal zu markieren und gleichzeitig hinzuzufügen. So können Sie beispielsweise Ihre Klientenliste nach bestimmten Informationen wie Klient Auswahlkriterium Metallgewerbe und Verwendung Auswahlkriterium Allg. Ansprechpartner filtern. Haben Sie sämtliche Filter gesetzt, die zum gewünschten Ergebnis führen, können Sie alle Einträge mit STRG+A auswählen und mit dem Pfeil zur Empfängerliste hinzufügen. Eine genauere Beschreibung zu den Filtern finden Sie unter Kapitel 3../3..2 in dieser Kurzanleitung. Inhalte 207 RZL Software GmbH Seite 3 von 5

4 Kurzanleitung Serienversand Markieren Sie in der Empfängerliste jemanden, so wird dieser auch in der Klienten-/Personenliste lila hinterlegt. Sind Sie mit der Bearbeitung der Empfängerliste zufrieden, schließen Sie diese durch die Schaltfläche Speichern ab. 4 Die Adresse, die Ihnen in der Klientenliste bei den Kontaktpersonen, gesetzlichen Vertretern und Gesellschaftern angezeigt wird, ist jeweils die direkt hinterlegte Adresse (5) in den Stammdaten des Klienten. 5 Ist bei einer Kontaktperson in den Personenstammdaten keine eigene Adresse hinterlegt, so wird standardmäßig die Adresse der Person bzw. die Firmenadresse eingetragen. Seite 4 von 5 Inhalte 207 RZL Software GmbH

5 RZL Software GmbH Kurzanleitung Serienversand Ansicht Personenliste Wählen Sie die Ansicht Personenliste, so erscheinen Ihnen zunächst sämtliche Personen ohne Klientenbezug. Durch die Option Alle Personen inkl. Klientenbezogene anzeigen sehen Sie sämtliche Personen. In der Personenliste können Sie sich wiederum durch die Option Alle Personen aufklappen sämtliche Adressen dieser Person anzeigen lassen. Stammdaten ändern Durch Doppelklick auf einen/eine Klienten/Person gelangen Sie in die Stammdaten und können dort die eingetragenen Daten ändern bzw. neue ergänzen. Nach der Bearbeitung der Stammdaten wird die Klienten- /Personenliste automatisch aktualisiert. 2.2 Hinzufügen eines Klienten/Person zu einer Empfängerliste in den Stammdaten Sie können neben der Erstellung/Bearbeitung einer Empfängerliste im Bereich Serienversand einen Klienten auch aus den Stammdaten zu einer bestehenden Empfängerliste hinzufügen. Wählen Sie dazu in den Klientenstammdaten die Schaltfläche Klient zu Empfängerliste hinzufügen (). Im ersten Schritt muss hierbei die gewünschte Empfängerliste ausgewählt werden. Dazu muss die Art der Empfängerliste und die Empfängerliste selbst ausgewählt werden (2). Im Anschluss gelangen Sie in die Verwaltung der Empfängerliste. Dort ersichtlich sind nun im Bereich der Klientenliste nur der Klient samt den dazugehörigen Personen bzw. Adressen. Dort können Sie den gewünschten Empfänger auswählen und mit der Pfeiltaste wie gewohnt zur Empfängerliste hinzufügen. 2 In den Klientenstammdaten wird weiters angezeigt, wer für diesen Klienten in welcher Empfängerliste vertreten ist (3). Inhalte 207 RZL Software GmbH Seite 5 von 5

6 Kurzanleitung Serienversand 3 Weiters können einzelne Personen auch aus den Personenstammdaten heraus zu einer Empfängerliste hinzugefügt werden. Unter den Verwendungen sieht man bei einer Person auch die Zuordnung zu einer Empfängerliste. Die erste Zeile zeigt grundsätzlich die Verwendung der Person Gietl Franz als Kontaktperson bei der Firma Höller Metallbau. Für diesen Klienten ist die Person auch in der Empfängerliste Weihnachtsgrüße vertreten. Der zweite Eintrag in den Verwendungen zeigt, dass die Person Gietl Franz auch als Person selbst (und nicht als Vertretung für einen Klienten, siehe dazu auch Ansicht Personenliste in Kapitel 2 in der Empfängerliste Klienteninformation enthalten ist. 2 Seite 6 von 5 Inhalte 207 RZL Software GmbH

7 RZL Software GmbH Kurzanleitung Serienversand 3. Listenfunktionen Für die erstmalige Erstellung einer Empfängerliste empfehlen wir Ihnen zur Unterstützung mit den Listenfunktionen zu arbeiten. Sie können in den Listen beispielsweise nach einem/einer Klienten/Person suchen oder nach bestimmten Dateen filtern. Es werden bei der Suche auch ähnlich klingende Suchergebnisse miteinbezogen und der Suchbegriff wird in allen Spalten gesucht. 3.. Liste sortieren und filtern Durch Klicken auf eine Spaltenüberschrift können Sie die Sortierung der Liste jederzeit ändern. Grundsätzlich ist die Liste nach dem Namen alphabetisch sortiert. Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift erreichen Sie das Kontextmenü (). Hier können Sie weitere Einstellungen zur Sortierung treffen. Ebenfalls gelangen Sie durch dieses Menü in den Spalteneditor und die Breite der Spalten kann angepasst werden. Weiters können Sie über dieses Kontextmenü auch den Filter Editor öffnen. Durch Klicken auf das Trichtersymbol (2) in der Spaltenüberschrift gelangen Sie in den Filter der jeweiligen Spalte. Hier können Sie das Kriterium auswählen, nach dem die Liste gefiltert werden soll. So kann beispielsweise nach dem Auswahlkriterium (Beispiel Ärzte und Apotheker ) dass in den Stammdaten eines Klienten hinterlegt werden kann gefiltert werden, um auf dieser Basis einer Empfängerliste zu erstellen. Sie können weiters auch in den Stammdaten bei jeder/m Kontaktperson, gesetzlichen Vertreter, Gesellschafter (Verwendung Auswahlkriterium) bzw. jeder Person (Person Auswahlkriterium) ein Auswahlkriterium hinterlegen, um mit diesen Informationen bei der Erstellung einer Empfängerliste arbeiten zu können Filter Editor Wählen Sie den Filter mit dem Bleistiftsymbol im linken unteren Bereich der Klientenliste, so gelangen Sie in den Filter Editor. Hier können eigene Filter erstellt werden, die bei der Suche bzw. Auswahl der Klienten/Personen helfen. Standardmäßig wird ein Und-Filter erstellt. Durch Klicken auf Und kann diese Einstellung geändert werden. Somit können zum Beispiel mehrere Filter durch Und oder Oder verknüpft werden. Inhalte 207 RZL Software GmbH Seite 7 von 5

8 Kurzanleitung Serienversand 3 Durch Klicken auf das grüne Plus (3) kann eine neue Regel angelegt werden. Durch Klicken auf Name kann das gewünschte Feld nach dem gefiltert werden soll ausgewählt werden. Standardmäßig ist die Filter-Regel Beinhaltet ausgewählt. Durch Anwahl dieser Regel kann diese geändert werden. Hier stehen gleich mehrere Filter zur Auswahl Export der Liste als CSV Datei In der Empfängerliste können Sie über das Kontextmenü, das mit der rechten Maustaste aufgerufen wird, den ausgewählten Eintrag als CSV Datei exportieren wollen Sie allerdings die gesamte Empfängerliste als CSV Datei exportieren, wählen Sie die Schaltfläche über der Empfängerliste. Zusätzlich können Sie auch ausgewählte Einträge löschen, die Liste drucken oder kopieren und ausgewählte Einträge kopieren. 4. Wordvorlagen erstellen Um einen Serienbrief bzw. Serien- erstellen zu können, ist im MS Word zunächst eine Wordvorlage zu erstellen. Für die Erstellung einer Wordvorlage nutzen Sie das Register RZL () im MS Word. Bitte beachten Sie, dass hierfür das Word Add-In in KIS eingerichtet sein muss. Damit die Stammdaten aus dem RZL Board in das Word-Dokument übernommen werden können, müssen in der Wordvorlage für das gewünschte Feld Platzhalter eingefügt werden (2) Platzhalter Platzhalter für den Empfänger Die Platzhalter sind in verschiedene Rubriken unterteilt. Die erste Rubrik Empfänger () beinhaltet die Platzhalter für den ausgewählten Empfänger aus der Empfängerliste. Soll daher das Anschreiben direkt an den Empfänger ausgerichtet werden, so sind diese Platzhalter im Schreiben zu platzieren. Die Platzhalter können direkt im Word- Dokument durch Anwahl des jeweiligen Eintrags in die Vorlage übernommen werden. Seite 8 von 5 Inhalte 207 RZL Software GmbH

9 RZL Software GmbH Kurzanleitung Serienversand Platzhalter mit fixer Bedeutung/Zuordnung Weiters haben Sie noch die Möglichkeit, Platzhalter für Stammdaten des Klienten selbst im Schreiben einfügen, um diese automatisch im Rahmen des Serienversands mit Daten aus dem RZL Board befüllen zu lassen. Über die Rubrik Zuständige Mitarbeiter können Sie sich für die einzelnen Zuständigkeiten den Mitarbeiternamen, die Kurzbezeichnung, die Mitarbeiter Adresse und die Mitarbeiter Telefonnummer über einen Platzhalter in Ihr Schreiben einfügen. Die Platzhalter, die für die Briefvorlagen im KIS zur Verfügung standen, funktionieren grundsätzlich auch im Serienversand. Die variablen Platzhalter werden dabei mit den Daten des ausgewählten Empfängers in der Empfängerliste befüllt. Wenn Sie sich eine neue Wordvorlage anlegen, würden wir Ihnen jedoch empfehlen, mit den neuen Platzhaltern (beginnend mit RZL) zu arbeiten Hinweise für die Erstellung von Wordvorlagen Möchten Sie eine Seitennummerierung je Serienbrief, müssen Sie in der Wordvorlage das Format der Seitennummerierung anpassen. Die Einstellungen zum Seitenzeilenformat können Sie über das Kontextmenü einer Seitennummer öffnen (Seitenzahlen formatieren). Standardmäßig ist bei der Seitennummerierung das Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt eingestellt dies müssen Sie auf Beginnen bei ändern. Achten Sie darauf, dass Sie die Wordvorlage nach Fertigstellung auch als Wordvorlage (.dotx) abspeichern. Tipp Wenn Sie beim Abspeichern den Dateityp Wordvorlage (.dotx) gewählt haben, wird Ihnen automatisch der Speicherort Benutzerdefinierte Office-Vorlagen ausgewählt, auch wenn Sie zuvor bereits einen anderen Speicherort ausgewählt hatten. Wählen Sie daher am besten zuerst den Dateityp aus und dann den gewünschten Speicherort. Inhalte 207 RZL Software GmbH Seite 9 von 5

10 Kurzanleitung Serienversand 4..3 Wordvorlagen für Serien- s Wenn Sie ein Serien- im RZL Board erstellen, können Sie ebenfalls mit einer Wordvorlage arbeiten. Sie haben dadurch beispielsweise die Möglichkeit, Ihre Nachrichten für den jeweiligen Empfänger zu personalisieren. Sie können Ihren Empfänger durch den Platzhalter Briefanrede direkt ansprechen. Weiters haben Sie die Möglichkeit, in der Wordvorlage das Logo Ihrer Kanzlei zu hinterlegen. Wird mit einer Wordvorlage gearbeitet die den Platzhalter Serien- - Nachricht beinhaltet, wird dieser durch den Text im Feld Nachricht ersetzt. Ebenso wird für den eingefügten Text die Formatierung des Platzhalters übernommen. Wenn Sie mit der direkten Texteingabe im Serien- arbeiten, empfehlen wir Ihnen, eine allgemeine Wordvorlage für Serien- s zu erstellen, um dadurch ein durchgängiges Design Ihrer Serien- s zu schaffen. Alternativ dazu können Sie den Text natürlich auch bereits in der Wordvorlage selbst schreiben auch dieser wird in das Serien- als Text übernommen. Beispiel für eine einfache Wordvorlage für Serien- s Bitte beachten Sie, dass bei einer Wordvorlage, die für Serien- s verwendet wird, Kopf-und Fußzeilen nicht übernommen werden können. 5. Serienbrief 5.. Erstellung Serienbrief Über die Schaltfläche Serienbrief erstellen kann ein neuer Serienbrief auf Basis einer zuvor angelegten Empfängerliste erstellt werden. Seite 0 von 5 Inhalte 207 RZL Software GmbH

11 RZL Software GmbH Kurzanleitung Serienversand Im ersten Schritt muss im Bereich Empfängerliste () die gewünschte Empfängerliste für den Serienbrief ausgewählt werden. Als zweiten Schritt muss eine Wordvorlage (2) aus Ihrem Dateisystem über die Schaltfläche ausgewählt werden. Die zuletzt verwendeten Vorlagen werden Ihnen in der Auswahl vorgeschlagen. Zur Erstellung einer Wordvorlage siehe 4. Wordvorlagen. In einer Vorschau werden Ihnen im unteren Bereich die Serienbriefe angezeigt. Über Vorschau Seriendruck (3) können Sie sich die Daten aus der Empfängerliste anzeigen lassen. Über die Pfeiltasten (4) im oberen Menüband können Sie zwischen den Datensätzen aus der gewählten Empfängerliste hin und her springen. Weiters können Sie bereits hier die Einstellung für die Zuordnung des Serienbriefs in KIS (5) treffen. Die hinterlegten Werte bei Thema, Kategorie und Zeitraum werden Ihnen beim Hinzufügen als Postausgang/Dokument in KIS aus dem MS Word vorgeschlagen. Durch die Schaltfläche Serienbrief in Word öffnen (6) kann der Brief in Word geöffnet werden, individuell adaptiert und anschließend gedruckt oder als PDF-Datei gespeichert werden Serienbrief als Dokument bzw. Postausgang in KIS hinzufügen Wenn Sie den Brief als Word-Dokument zur RZL Dokumentenverwaltung hinzufügen wollen, wählen Sie im Microsoft Word im Register RZL den Eintrag Dokument hinzufügen an. Der Eintrag Dokument als PDF hinzufügen speichert das Word-Dokument als PDF in die Dokumentenverwaltung. In der Dokumentenverwaltung kann das PDF-Dokument nach Anwahl der rechten Maustaste mit einem Unterschriften-PAD (signotec) signiert werden. Soll der Brief aber als Postausgang erfasst und zur RZL Dokumentenverwaltung hinzugefügt werden, wählen Sie bitte den Eintrag Postausgang hinzufügen an. Inhalte 207 RZL Software GmbH Seite von 5

12 Kurzanleitung Serienversand Im oben angezeigten Bildschirm sehen Sie die Felder für die Eintragung des Briefs als Postausgang bzw. für die Übernahme in die RZL Dokumentenverwaltung. Im Feld Klient () sind sämtliche Klienten bereits ausgewählt, die in der Empfängerliste aus dem RZL Board enthalten sind. Haben Sie bereits im RZL Board im Rahmen der Erstellung des Serienbriefs Kategorie, Thema und Zeitraum ausgewählt, so werden Ihnen diese Informationen auch hier bereits vorgeschlagen. Die Felder für die Eintragung als Postausgang werden im Handbuch KIS (Kap. 5.2 Postausgang) beschrieben. Viele Felder können automatisch aus der Wordvorlage übernommen werden, wenn diese in den erweiterten Eigenschaften der Vorlage gespeichert sind (vgl. Handbuch KIS, Kap Eigenschaften für KIS Dokumentenimport vorauswählen). Die Beschreibung der Eingabefelder im Zusammenhang mit der Übernahme in die RZL Dokumentenverwaltung (Dokument-Titel, Dokument-Thema, usw.) erhalten Sie im Handbuch KIS unter Kapitel 7.2 Dokumentenverwaltung Beschreibung der Eingabefelder. Nach Eintragung der notwendigen Felder wird der Brief durch Anwahl der Schalfläche Hinzufügen als Postausgang eingetragen und in die Dokumentenverwaltung übernommen. Die einzelnen Serienbriefe werden in KIS je Klient unter dem Korrespondenz-Typ Serienbrief abgespeichert. Die Serienbriefe sowie auch die Serien- s werden im KIS im Kanzleibereich beim Postausgang in einem eigenen Unterpunkt Serienversand angezeigt. 6. Serien- Über die Schaltfläche Serien- erstellen können Sie ein Serien- auf Basis einer zuvor angelegten Empfängerliste erstellen. Beim Versenden eines Serien- s wird je Empfänger ein separates erstellt. Seite 2 von 5 Inhalte 207 RZL Software GmbH

13 RZL Software GmbH Kurzanleitung Serienversand () Empfängerliste Auswahl der Empfängerliste für das Serien- . (2) Von Anzeige des Kontos aus den Kontoeinstellungen für Outlook. Falls Sie mehrere Kontos in Outlook hinterlegt haben sollten, können Sie hier das gewünschte Konto, von dem aus Sie das Serienmail versenden möchten auswählen. (3) Betreff Eingabe des Betreffs. Der hier eingegebene Betreff wird Ihnen in sämtlichen Serien- s übernommen. (4) Nachricht Im Feld Nachricht können Sie Ihren Nachrichtentext für den Serienversand eingeben. Alternativ können Sie den Nachrichtentext auch leer lassen und den Text in einer Wordvorlage vorschreiben. Möchten Sie den hier eingegebenne Text formatieren, so müssen Sie zusätzlich mit einer Wordvorlage arbeiten. Dazu müssen Sie in der Wordvorlage des Platzhalter Serien- Nachricht einfügen und diesen Platzhalter wie gewünscht formatieren. Der eingegebene Text wird in der Vorschau an der Platzierung des Platzhalters eingefügt und die Formatierung dieses Platzhalters wird auf den eingegebenen Text übernommen. Über die Vorschau können Sie sich die Formatierung und die Platzierung Ihres Textes bereits während der Erstellung des Serien- s ansehen. (5) Signatur Hier können Sie aus den hinterlegten Signaturen in MS Outlook wählen. Die ausgewählte Signatur wird Ihnen im Serien- unter Ihrem Nachrichtentext angezeigt. Inhalte 207 RZL Software GmbH Seite 3 von 5

14 Kurzanleitung Serienversand (6) Als Postausgang im KIS hinzufügen Sofern die Auswahl Als Postausgang in KIS hinzufügen ausgewählt ist, wird Ihnen beim Versenden des Serien- s automatisch ein Postausgang in KIS erstellt. In diesem Bereich können Sie Thema, Kategorie und Zeitraum für Ihren Postausgang einstellen. Das Serien- wird im KIS unter dem Korrespondenz-Typ Serien- automatisch hinzugefügt. Im Kanzleibereich sind die versendeten Serien- s im Unterpunkt Serienversand zum Postausgang zu finden (7) Keine Einzelbestätigung Durch Auswahl dieser Option wird der Serienversand der s automatisch ab Auswahl der Schaltfläche Serien- s versenden durchgeführt. Haben Sie mehr als 30 Empfänger in Ihrer Empfängerliste, so empfehlen wir Ihnen den Versand ohne Einzelbestätigung, da es aufgrund der Erstellung einer Vielzahl an Einzelnachrichten zu Problemen bei MS Outlook kommen kann. Sie können das Verhalten dieser Einstellung auch mit dem Test- testen. (8) Wordvorlage Durch Auswahl der Option Wordvorlage können Sie eine Wordvorlage auswählen. Der Inhalt der ausgewählten Wordvorlage wird als Nachrichtentext in Ihr Serien- übernommen. Sie können in Ihrer Wordvorlage mit Platzhaltern arbeiten, um sich so die Stammdaten Ihrer Empfänger bzw. der jeweiligen Person/Firma in das Serien- einzufügen. Dadurch können sie beispielsweise eine individuelle Briefanrede in jedes Serien-E- Mail einfügen. Weiters werden Ihnen auch Bilder (wie z.b. Ihr Kanzlei-Logo) in das Serien- übernommen. Möchten Sie den unter (4) Nachricht eingegebenen Text formatieren, so müssen Sie ebenfalls in Kombination mit einer Wordvorlage arbeiten. Sie haben in MS Word die Möglichkeit, sich in Ihre Wordvorlage den Platzhalter Serien- -Nachricht einzufügen. Diesen Platzhalter können Sie in Ihrer Wordvorlage wie gewünscht formatieren. Die Formatierung wird in der Erstellung der Serien- s auf Ihren Nachrichtentext übernommen. Sie können sich in der Vorschau (9) des Serien- s Ihren formatierten Text ansehen. (9) Vorschau Nachricht Wenn Sie mit einer Wordvorlage arbeiten, wird Ihnen in der Vorschau die ausgewählte Wordvorlage angezeigt. Über Vorschau Seriendruck (0) können Sie sich die Datensätze für die entsprechenden Platzhalter einblenden lassen. Über die Pfeiltasten im oberen Menüband können Sie zwischen den Datensätzen aus der gewählten Empfängerliste mit den Pfeiltasten hin und her springen. Die Darstellung der Nachricht in der Vorschau kann abweichen wir empfehlen Ihnen daher, vor dem Versand der Serien- s ein Test- (3) zu erstellen () Anhang hinzufügen Über die Schaltfläche Anhang hinzufügen können Sie ein beliebiges Dokument zu jedem Serien- als Anhang hinzufügen. Die angehängten Dokumente werden Ihnen nach Auswahl angezeigt. Im unteren Dialog angezeigt. Über das Kontextmenü in der Anzeige der Anhänge können Sie die Anhänge jederzeit öffnen oder wieder löschen. (2) Im Auftrag von Möchten Sie den Serien- Versand im Auftrag einer anderen Adresse versenden, so können Sie dies über die Schaltfläche Im Auftrag von festlegen. Es öffnet sich das Adressbuch von Outlook, aus dem Sie die gewünscht Adresse auswählen können. Die ausgewählte Adresse erscheint Ihnen anschließend im unteren Dialog. Über das Kontextmenü kann diese Einstellung jederzeit wieder gelöscht werden. Seite 4 von 5 Inhalte 207 RZL Software GmbH

15 RZL Software GmbH Kurzanleitung Serienversand (3) Test- senden Über diese Funktion können Sie sich vor dem eigentlichen Versenden eine Test- an Ihre eigene Adresse senden, um sich das fertig erstelle nochmals anzusehen. Das Test- wird an das ausgewählte Konto (2) gesendet. Die Platzhalter werden mit den aktuell sichtbaren Daten eines Empfängers in der Vorschau befüllt. Weiters können Sie durch die Test- auch das Verhalten der Einstellung Keine Einzelbestätigung testen. (4) Serien- versenden Nach Fertigstellung des Serien- s kann dieses über die Schaltfläche Serien- versenden versendet werden. Je nachdem, ob Sie mit oder ohne Einzelbestätigung das Serien- versenden möchten, öffnen sich nun im MS Outlook die einzelnen Nachrichten oder werden direkt versenden. Versenden Sie das Serien- mit Einzelbestätigung, kann dies bei einer Anzahl von mehr als 30 Empfängern zu Problemen bei MS Outlook führen. Um diese Probleme zu verhindern, sollten Sie in diesem Fall Keine Einzelbestätigung für das Versenden wählen. Inhalte 207 RZL Software GmbH Seite 5 von 5