15 kommunale IT-Themen in 15 Minuten

Transkript

1 Kurzvortrag 15 kommunale IT-Themen in 15 Minuten 2016 bis 2020 was kommt auf uns zu? März 2016

2 15 "E" -Themen Bildnachweis: Jürgen Priewe - Fotolia Digitale Verwaltung 2020 E-Government-Gesetz E-Vergabe EU-Datenschutz- Grundverordnung E-Rechnung E-Payment E wie EPSAS Gremienmanagement E-Justiz eidas Signaturrecht E-Akte E-Post E-Kommunikation E-Security E-Archiv 2

3 Digitale Verwaltung 2020 Programm der Bundesregierung Bürgerfreundlichkeit und Effizienz Gemeinsame Basisdienste für elektronische Prozesse Auf Landesebene und interkommunal möglichst gemeinsame Lösungen für die "E"- Themen finden Vereinbarung zwischen Land Niedersachsen und den kommunalen Spitzenverbänden 3

4 E-Government-Gesetz Bundesgesetz gilt, soweit Bundesrecht ausgeführt wird Kein Landesgesetz in Niedersachsen, aber Unterstützung durch das Land Bürgerrecht zur elektronischen Abwicklung von Verwaltungsverfahren Antragsverfahren nach und zusätzlich online anbieten Für online-angebote werben Übergang zu elektronischer Aktenführung 4

5 E-Vergabe Novellierung des europäischen Vergaberechts und Anpassung der nationalen Vorschriften Vereinfachung bei (hoffentlich) allen Vergabearten Elektronische Vergabeverfahren als Regelfall Das Personal informieren und schulen Technische Voraussetzungen für E-Vergabe schaffen E-Akte Kopplung mit E-Rechnung Abwicklung mit E-Signaturen klären "Elektrifizierung des roten Aufklebers" 5

6 EU-Datenschutz Neue EU-Datenschutz- Grundverordnung in Vorbereitung Ablösen nationaler Vorschriften Weniger Daten erheben und Daten noch besser schützen "Privacy by design" oder: Datenerhebungskritik Alle Formulare (online wie Papier) kritisch durchsehen Das "Recht auf Vergessenwerden" technisch umsetzen 6

7 E-Rechnung Rechnungen kommen elektronisch mit einem normierten Datensatz Automatisierte Vorverarbeitung in den IT-Systemen Gestaltungsrecht und pflicht der Hauptverwaltungsbeamten, z.b. nach der EU-Rechnungsrichtlinie E-Akte zur revisionssicheren Ablage und z.b. ZUGFeRD als Standard nutzen Teilautomatisierung der Bearbeitungsschritte planen und umsetzen Dienstanweisung nach Haushaltsrecht und innerbetriebliches Kontrollverfahren nach Steuerrecht 7

8 E-Payment Bietet die Gemeinde online- Anträge an, muss sie ein elektronisches Zahlverfahren anbieten Verpflichtung aus dem E- Government-Gesetz für bundesrechtlich geregelte Aufgaben (z.b. Personenstandswesen, Gewerbewesen ) Klären, welche Bezahlarten genutzt werden sollen PayPal ist beliebt und nicht verboten Lastschrift und Kreditkarte gehen auch Die Sparkassen und Volksbanken empfehlen "giropay" als sehr sicheres Verfahren Technische Integration z.b. mit "pmpayment" der GovConnect 8

9 E wie EPSAS Vergleichbarkeit der Staatshaushalte in Europa: European Public Sector Accounting Standards EU-weit harmonisiertes, doppisches Rechnungssystem mit neuer Finanzstatistik Gering, evtl. neue Gliederungen im Rechnungswesen realisieren, z.b. neue Produktgliederung Trennung externes / internes Rechnungswesen verbessern Chance zu einer besseren Produktstruktur, auch für die E-Akte 9

10 Gremienmanagement Papierreduzierte Abwicklung der Sitzungen des Rates und der Ausschüsse Elektronische Kommunikation auch für das Ehrenamt Leichtere Information der Bürger und der Öffentlichkeit Umstellung jederzeit möglich, am besten mit neuer Wahlperiode Entscheidung zur Software (auch bei Cloud-Lösungen verantwortet die Gemeinde die IT-Sicherheit und den Datenschutz) Entscheidung zur Hardware (Geräte der Gemeinde oder unterstützte private Geräte) 10

11 E-Justiz Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten Bundesgesetz liegt vor Nutzung elektronischer Kommunikation in Gerichtsverfahren Verpflichtend für Kommunen ab 2022 Auf die Vorlage elektronischer Akten bei Gericht vorbereiten (z.b. mit DMS / E-Akte) Dateien, die hohe Beweiskraft haben müssen, mit besonderer Aufmerksamkeit behandeln Aufpassen beim Einscannen und Vernichten von Papieroriginalen 11

12 eidas Signaturrecht electronic identification and trust services Vereinheitlichung der elektronischen Identifizierung und der elektronischen Authentifizierung in Europa "Wer bin ich" und "was will ich" Ablösung des derzeitigen Signaturrechts In online-verfahren alle europäischen Identifizierungsund Signaturregeln anerkennen Mit den Fachverfahrensanbietern sprechen! Neue Signaturformen nutzen (z.b. Cloud-Signaturen), auch mehr elektronische Siegel nutzen 12

13 E-Akte Wiederherstellung rechtskonformer Aktenführung Aktenrelevante Information in ein rechtlich maßgebendes System überführen (statt Papier, Netzwerkdateien und -Ordner) Basis für elektronische Vorgangsbearbeitung schaffen E-Akte flächendeckend bereitstellen Das Personal schulen Arbeitsabläufe anpassen (damit sich der Aufwand lohnt) 13

14 E-Post Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation anbieten und nutzen Papier vermeiden, wo es geht (E-Akte ist verbindlich) Aufwendiges Einscannen vermeiden Klären, welche Kanäle genutzt werden sollen (D , E-Postbrief, , EGVP, Bürgerportal) Verschlüsselung anbieten 14

15 E-Kommunikation Die Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen zeitgemäß entwickeln, auch soziale Netzwerke nutzen Open Data: Gemeindedaten transparent darstellen und maschinenlesbar anbieten Die Nutzung sozialer Netzwerke systematisch planen und gestalten Wissenstransfer durch interne soziale Netzwerke und in Intranets fördern 15

16 E-Security (IT-Sicherheit) Das Haftungsrisiko der Hauptverwaltungsbeamten minimieren Das Vertrauen der Bürger erhalten (sicheres E-Government, sichere personenbezogene Daten) Bestehende Risiken ermitteln Erstmaßnahmen ergreifen Den Rest versichern Am Notfallteam "CERT" des Landes teilnehmen (computer emergency response team) 16

17 E-Archiv Archivierung nach Niedersächsischem Archivgesetz auch für E-Akten realisieren Historisch relevante Dateien und elektronische Dokumente der Öffentlichkeit zugänglich machen Elektronisches Archivgut an ein über das Internet recherchierbares elektronisches Archiv übergeben Eine Lösung in interkommunaler Zusammenarbeit finden 17

18 15 "E" Themen, priorisiert E-Vergabe E-Rechnung E-Akte E-Security E-Government-Gesetz Gremienmanagement E-Post E-Payment eidas Signaturrecht E-Archiv E-Justiz E-Kommunikation Digitale Verwaltung 2020 EU-Datenschutz- Grundverordnung E wie EPSAS 18

19 Seminar des Städte- und Gemeindebundes am 3. Mai 2016 in Hannover: 2016 bis 2020 alles wird "E"

20 Michael Schäffer Diplom-Verwaltungswirt (FH) Diplom-Oeconom KTD Kommunaltreuhand Deutschland e.k