NCH Software Express Invoice

Transkript

1 NCH Software Express Invoice Dieses Handbuch wurde zur Verwendung mit dem fogenden Programm erstet: Express Invoice Version 4.xx NCH Software

2 Technischer Support Bei Anwendungsprobemen mit Express Invoice esen Sie bitte zunächst das entsprechende Hifethema durch, bevor Sie sich an den Support wenden. Wird Ihr Probem in dieser Aneitung nicht behandet, besuchen Sie bitte unseren up-to-date Express Invoice technischen Onine Support Hift auch das nicht weiter, können Sie mit uns unter den dort angegeben Adressen Kontakt aufnehmen. Vorschäge zur Software Darüber hinaus sind wir dankbar für ae Anregungen und Verbesserungsvorschäge für Express Invoice sowie Ideen für weitere Audio-Anwendungen. Bitte senden Sie uns eine Emai an Viee unserer Softwareprojekte basieren auf sochen Vorschägen von Anwendern wie Ihnen.

3 Express Invoice Inhat Einführung... 6 Software-Lizenzbedingungen... 7 Agemeines CSV-Importassistent: CSV für Import wähen... 9 CSV-Importassistent: Datenfeder abgeichen CSV-Importassistent: CSV-Importergebnisse Agemeine Aufgaben Erste Schritte Tastenkombinationen Angebote ersteen Verkaufsaufträge ersteen Rechnungen ersteen Zahungen für Rechnungen erhaten Unbezahte Rechnungen nachverfogen Berichtsersteung Agemeines Rechnungen individue anpassen Seriendruck Mehrere Währungen Daten sichern und wiederhersteen Anwendungsintegration mit Inventoria Optionen Optionen ~ Unternehmen Optionen ~ Ländereinsteungen Optionen ~ Steuern Optionen ~ Zahungen

4 Optionen ~ Lagerbestände Optionen ~ Seitenayout Optionen ~ Seitenvoragen Optionen ~ Rechnung Optionen ~ Angebot Optionen ~ Auftrag Optionen ~ Gutschrift Optionen ~ Lieferschein Optionen ~ Beeg Optionen ~ Aufsteungen Optionen ~ Webzugriff Optionen ~ Sonstiges Webzugriff Webzugriff einrichten Wie man sich beim Webzugriff anmedet Passwortverwatung Remotezugriff Rechnungszeitraum auswähen Wiederkehrender Rechnungszeitpan Rechnungsiste Rechnung hinzufügen / bearbeiten Angebotszeitraum auswähen Angebotsiste Angebot hinzufügen / bearbeiten Auftragszeitraum auswähen Auftragsiste Auftrag hinzufügen / bearbeiten Wiederkehrender Auftragszeitpan Zahungszeitraum auswähen Zahungsiste Zahungsabwickung Zahung abbuchen Zahast-Beeg Artikeiste Artike hinzufügen / bearbeiten Kundeniste Kunden hinzufügen / bearbeiten Zusätziche Kundenoptionen hinzufügen / bearbeiten Zusätziche Kundeninformationen hinzufügen / bearbeiten Benutzeriste Benutzer hinzufügen / bearbeiten Gutschriften auswähen Gutschriften-Liste Gutschrift hinzufügen / bearbeiten E-Mai-Detais eingeben Datensatzprotoko

5 Zeitraum für Kundenaufsteung - Web Unternehmensprofi auswähen Bericht anpassen Bidschirmverweise Neue Rechnung / Rechnung hinzufügen Neuer Auftrag / Auftrag hinzufügen Neues Angebot / Angebot hinzufügen Barverkauf ohne Rechnung Berichtsansicht Kundengruppen Rechnungsiste Liste zur Rechnungsauswah Liste wiederkehrender Rechnungen Ausgewähte, wiederkehrende Rechnungen abarbeiten Angebotsiste Angebotsiste auswähen Auftragsiste Auftragsiste auswähen Liste wiederkehrender Aufträge Zahungsiste Kundeniste Artikeiste Seitenansicht Neuen Gruppennamen eingeben VerkäuferInnen-Liste Gutschriften-Liste Gutschriftsiste auswähen Neue Gutschrift Versandetikett Kundengruppe ändern VerkäuferIn ändern Nach Zeichenfoge suchen Bidschirm-Referenzen Authorize-Kontoeinsteungen Eway-Kontoeinsteungen Paypa Payfow Pro Kontoeinsteungen PayPa-Kontoeinsteungen Kontoeinsteungen Rechnungsartike hinzufügen Benutzerkonto Daten sichern Faxeinsteungen

6 Faxnummer E-Mai-Adresse Seitenansicht Nachass übernehmen Textattribute Steuersatz Zahung Gutschrift übernehmen VerkäuferIn Datum wähen Zeitraum für Bericht wähen Zeiträume für Bericht wähen Zu sortierenden Wert in Bericht wähen Zeitraum für Bericht wähen Zeitraum und Kunden für Bericht wähen Berichtszeitraum Bericht Artike pro Kunde Bericht fäiger Forderungen Kundenumsatzbericht Wiederkehrender Rechnungszeitpan Wiederkehrender Auftragszeitpan Aufsteungszeitraum Mehrere Unternehmen Neuer Artike Bar bezahen Mit Kreditkarte bezahen Mit Scheck bezahen Zahungsmethode wähen Kunden speichern E-Mai an mehrere Kunden auswähen Automatische Aufsteungen abarbeiten Artike von anderem Unternehmen importieren Kunden von anderem Unternehmen importieren Protokodatensatz für Rechnungen E-Mai-Adresse Artike ~ Artike Artike ~ Lagerbestände Kunde ~ Kunde Kunde ~ Kreditkarte Kunde ~ Sonstiges Kunde ~ Info Express Invoice Schnestart-Assistent ~ Erste Schritte: Wähen Sie Ihr Land Express Invoice Assistent zur Einrichtung vom Webzugriff ~ Webzugriff einrichten Express Invoice Assistent zur Einrichtung vom Webzugriff ~ Benutzerkonto für Webzugriff Express Invoice Assistent zur Einrichtung vom Webzugriff ~ Webzugriffsart wähen

7 Optionen ~ Webrouting - URL 5

8 Einführung Vieen Dank, dass Sie Express Invoice instaiert haben. Express Invoice ist eine Anwendung für Unternehmen, um Angebote, Aufträge und Rechnungen einfach zu ersteen und nachzuverfogen. Express Invoice wurde entwicket, um eicht mit den meisten Unternehmen zu integrieren, mit Funktionaitäten, die Buchhatungsund Steuerabäufe unterstützen. Diese Software generiert professionee Angebote, Aufträge und Rechnungen, weche direkt vom Programm aus gedruckt, per E-Mai oder Fax versandt werden können. Sie verfogt dann mittes Berichten, weche Rechnungen bezaht wurden. Diese Berichte können zum Nachverfogen überfäiger Rechnungen verwendet werden oder zur Vorbereitung von Steuererkärungen oder anderen Buchhatungsaufsteungen. Sie unterstützt auch automatische Aufsteungen und wiederkehrende Rechnungen, sodass Sie nicht daran denken müssen, Ihren Kunden Rechnungen zu steen. Express Invoice kann in weniger as 60 Sekunden instaiert und ausgeführt werden. Funktionen Generiert schne professionee Angebote, Verkaufsaufträge und Rechnungen Fähigkeit, Angebote, Aufträge und Rechnungen zu drucken oder diese per E-Mai (PDF) oder Fax zu versenden Keine Notwendigkeit, kompexe Buchhatungssoftware zu erernen Die Anzah der Angebote, Aufträge, Rechnungen, Kunden oder Artike ist nur durch die Festpattengröße begrenzt Generiert umfassende Berichte für den Buchhater Erfasst automatisch reguär wiederkehrende Aufträge / Rechnungen (z. B. monatiche Rechnungen) Verkäufe nach Kunden, VerkäuferInnen oder Artiken anaysieren Für produkt- und serviceorientierte Unternehmen geeignet Eine Instaation kann mehrere Unternehmen (unbegrenzt) handhaben Innerhab von Minuten instaiert und zur Rechnungssteung bereit Einfach zu bedienen für die tägiche Anwendung Systemanforderungen Windows 98 / Windows 2000 / Windows XP / Windows 2003 / Windows Vista / Windows 7 / Windows 8 Internetverbindung (um Rechnungen per E-Mai zu versenden) Drucker (um Rechnungen zu drucken) 6

9 Software-Lizenzbedingungen 1) Die Urheberrechte an dieser Software sowie aen Bid- und Tondaten, die mit der Software vertrieben werden, iegen bei NCH Software sowie Anderen, die in dem Kästchen Über aufgeführt sind. Ae Rechte vorbehaten. Die Instaation dieser Software sowie jeder Software, die mit dieser gebündet oder bei Bedarf instaiert wird, ist nur in Übereinstimmung mit diesen Bedingungen izenziert. 2) Durch Instaation, Vertrieb oder Nutzung dieser Software stimmen Sie, in Ihrem eigenen Namen und im Namen Ihres Arbeitgebers oder Auftraggebers, diesen Bedingungen zu. Wenn Sie einer dieser Bedingungen nicht zustimmen, dürfen Sie die Software nicht verwenden, kopieren, übertragen, verteien oder instaieren. Retournieren Sie diese innerhab von 14 Tagen an den Kaufort, um eine voständige Rückerstattung zu erhaten. 3) Diese Software und sämtiche dazugehörigen Dateien, Daten und Materiaien werden ohne Gewähr vertrieben und ohne jegiche Garantie, weder ausdrückich noch stischweigend, außer dies ist gesetzich vorgeschrieben. Wenn Sie beabsichtigen, sich für kritische Zwecke auf diese Software zu verassen, dann müssen Sie diese vor der Verwendung voständig testen, redundante Systeme instaieren und jegiches Risiko übernehmen. 4) Wir haften nicht für Schäden, die aus dem Gebrauch dieser Software entstehen, einschießich aber nicht beschränkt auf jedwede besondere, beiäufige oder Fogeschäden. Ihr Anspruch gegenüber uns beschränkt sich auf die voständige Rückerstattung des Kaufpreises der Software. 5) Sie dürfen diese Software nicht unter sochen Umständen einsetzen, bei denen ein Risiko besteht, das der Ausfa der Software körperiche Schäden oder Lebensgefahr hervorrufen kann. Sie stimmen zu, uns von jegichen Forderungen im Bezug auf soch uneraubte Nutzung freizusteen. 6) Sie dürfen die Instaationsdatei in unveränderter Form kopieren und weitergeben, aber Sie dürfen unter keinen Umständen einen Registrierungscode für eines unserer Programme ohne schriftiche Einwiigung weitergeben. In dem Fa, dass Sie einen Software-Registrierungscode weitergeben, werden Sie dazu verpfichtet, den voen Kaufpreis für jeden Ort, an wechem die uneraubte Nutzung erfogt, zu zahen. 7) 7

10 Die Nutzung der von NCH Software gesammeten Daten unteriegt der Datenschutzerkärung von NCH Software. Diese eraubt die automatische anonyme Erfassung von Nutzerdaten und E-Mai-Adressen in eingeschränkten Situationen. 8) Der Vertrag, der sich aus dieser Vereinbarung ergibt, wird von den Gesetzen und Gerichten des Austraian Capita Territory gereget. 8

11 Agemeines - CSV-Importassistent: CSV für Import wähen CSV für Import wähen CSV-Importdatei Geben Sie den Namen der zu importierenden CSV-Datei ein oder kicken Sie auf die benachbarte Schatfäche, um ein Diaogfed zur Dateisuche zu öffnen. Eine CSV-Datei enthät durch Komma getrennte Dateneinträge. Bei vieen Tabeenkakuationsanwendungen kann der Benutzer die eingegebenen Daten im CSV-Format speichern. 9

12 Agemeines - CSV-Importassistent: Datenfeder abgeichen Datenfeder abgeichen Auf dieser Seite vom Assistenten werden Mitte bereitgestet, um die Überschriften in der CSV-Datei den von Express Invoice unterstützten Federn zuzuweisen. Um eine Überschrift einem bestimmten Fed zuzuweisen, kicken Sie auf die Zee neben dem Fed. Es wird eine Liste mit nicht zugewiesenen Überschriften angezeigt, in der Sie die gewünschte Überschrift zum Zuweisen auswähen können. 10

13 Agemeines - CSV-Importassistent: CSV-Importergebnisse CSV-Importergebnisse Auf der Ergebnisseite wird angezeigt, wie viee Einträge nicht importiert wurden, wie viee Zeien keinen Import erzeugt haben sowie ae reevanten Feher, die während dem Import erzeugt wurden. 11

14 Agemeine Aufgaben - Erste Schritte Nachdem Sie Express Invoice zum ersten Ma instaiert haben, wird der Start-Assistent ausgeführt. In diesem werden grundegende Informationen über ihr Unternehmen abgefragt, einschießich dem Unternehmensnamen, der Anschrift und Kontaktdaten sowie, ob es sich um ein produkt- oder ein diensteistungsorientiertes Unternehmen handet. Nachdem Sie den Startassistenten abgeschossen haben, können Sie ohne weitere Konfigurationen Ihr erstes Angebot, Ihren ersten Auftrag oder Ihre erste Rechnung ersteen. Ae Standards soten sofort einsatzbereit sein. Kicken Sie auf die Option Neue Rechnung ersteen im Hauptbidschirm, um Ihre erste Testrechnung zu ersteen. Für weitere Informationen zum Ausfüen einer Rechnung sehen Sie bitte den Abschnitt Rechnungen ersteen in diesem Handbuch an. Sobad Sie Ihre erste Testrechnung erstet haben, können Sie Express Invoice durch Konfiguration der Programmeinsteungen in den Optionen genauer einrichten (im Menü Hifsmitte). Dort können Sie weitere Daten über ihr Unternehmen, Steuersätze, das Layout von Rechnungen und mehr festegen. Express Invoice ist so gestatet, dass es von Ihnen im Laufe der Zeit ernt. Daten wie Kunden oder Rechnungsartike müssen nicht im Voraus festgeegt werden - diese können as Tei des Rechnungsersteungsvorgangs eingerichtet werden. Wenn Sie etwas zum ersten Ma durchführen, behät Express Invoice diese Optionen, sodass dieser Vorgang beim nächsten Ma schneer ist. 12

15 Agemeine Aufgaben - Tastenkombinationen In der fogenden Liste sind Tastenkombinationen für die in Express Invoice am häufigsten verwendeten Abäufe aufgeführt: Hauptansicht Neue Rechnung Strg+N Zahungsabwickung Strg+Y Rechnungsiste öffnen Strg+I Neues Angebot Strg+Q Angebotsiste öffnen Strg+U Neuer Auftrag Strg+D Auftragsiste öffnen Strg+S Neuen Kunden hinzufügen F8 Kundeniste öffnen Strg+C Neuen Artike hinzufügen F7 Artikeiste öffnen Strg+T Zahungsiste öffnen Strg+P Liste wiederkehrender Rechnungen öffnen Strg+R Liste der wiederkehrenden Aufträge öffnen Strg+F11 Wiederkehrende Rechnungen abarbeiten F5 Automatische Aufsteungen abarbeiten F6 Webzugriff öffnen Strg+W Auf Programmoptionen zugreifen Strg+O Hifedokumentation öffnen F1 Express Invoice beenden (ausschaten) At+F4 Berichte Diesen Bericht drucken Strg+P As PDF speichern Strg+S Diesen Bericht per E-Mai senden Strg+E Rechnungsiste Neue Rechnung Strg+N Rechnung öschen Entf Rechnung bearbeiten At+Eingabetaste Rechnung suchen Strg+F Nächste Rechnung suchen F3 Seitenansicht Strg+Shift+P Rechnung e-maien Strg+E Protoko anzeigen Strg+L Zahungsabwickung Strg+Y Gutschrift übernehmen Strg+C Lieferscheinvorschau Strg+Shift+S Lieferschein drucken Strg+S 13

16 Fenster schießen Esc Angebotsiste Neues Angebot Strg+N Angebot öschen Entf Angebot bearbeiten At+Eingabetaste Angebot suchen Strg+F Nächstes Angebot suchen F3 Angebot drucken Strg+P Seitenansicht Strg+Shift+P Angebot e-maien Strg+E Fenster schießen Esc Auftragsiste Neuer Auftrag Strg+N Auftrag öschen Entf Auftrag bearbeiten At+Eingabetaste Auftrag suchen Strg+F Nächsten Auftrag suchen F3 Auftrag drucken Strg+P Seitenansicht Strg+Shift+P Auftrag e-maien Strg+E Fenster schießen Esc Kundeniste Neuen Kunden hinzufügen Strg+N Kunden öschen Entf Kundendaten bearbeiten At+Eingabetaste Angebot ersteen Strg+Q Auftrag ersteen Strg+O Rechnungskunde Strg+I Zahungsabwickung Strg+Y Kunden e-maien Strg+E Kunden anrufen Strg+T Kunden suchen Strg+F Nächsten Kunden suchen F3 Fenster schießen Esc Zahungsiste Neue Zahung Strg+N Zahung öschen Entf Zahung bearbeiten At+Eingabetaste Kreditkarte beasten Strg+C Zahung suchen Strg+F Nächste Zahung suchen F3 Seitenansicht Strg+Shift+P 14

17 Beeg drucken Strg+P Beeg e-maien Strg+E Fenster schießen Esc Artikeiste Neuen Artike hinzufügen Strg+N Artike öschen Entf Artike bearbeiten At+Eingabetaste Artike suchen Strg+F Nächsten Artike suchen F3 Fenster schießen Esc Liste wiederkehrender Rechnungen Neue Rechnung Strg+N Wiederkehrende Rechnung öschen Entf Wiederkehrende Rechnung bearbeiten At+Eingabetaste Vorschau von wiederkehrender Rechnung Strg+Shift+P Wiederkehrende Rechnung suchen Strg+F Nächste wiederkehrende Rechnung suchen F3 Ausgewähte Rechnung jetzt abarbeiten Strg+R Fenster schießen Esc Liste wiederkehrender Aufträge Neuer Auftrag Strg+N Wiederkehrenden Auftrag öschen Entf Wiederkehrenden Auftrag bearbeiten At+Eingabetaste Vorschau von wiederkehrendem Auftrag Strg+Shift+P Wiederkehrenden Auftrag suchen Strg+F Nächsten wiederkehrenden Auftrag suchen F3 Ausgewähten Auftrag jetzt abarbeiten Strg+R Fenster schießen Esc Gutschriften-Liste Neue Gutschrift Strg+N Gutschrift öschen Entf Gutschrift bearbeiten At+Eingabetaste Gutschrift suchen Strg+F Nächste Gutschrift suchen F3 Gutschrift drucken Strg+P Gutschrift e-maien Strg+E Fenster schießen Esc VerkäuferInnen-Liste Neue(n) VerkäuferIn hinzufügen Strg+N VerkäuferIn öschen Entf 15

18 VerkäuferIn bearbeiten At+Eingabetaste VerkäuferIn suchen Strg+F Nächsten Verkäufer suchen F3 Fenster schießen Esc 16

19 Agemeine Aufgaben - Angebote ersteen Sie können mit Express Invoice ein Angebot für einen Kunden ersteen und dieses Angebot später in einen Verkaufsauftrag und / oder eine Rechnung umwanden. Um ein neues Angebot zu ersteen, kicken Sie auf Neues Angebot ersteen in der inken Randeiste im Hauptfenster. Geben Sie die Kundendaten ein Sie können entweder den Namen eines bestehenden Kunden vom Drop-down-Menü auswähen. Dies füt dessen gespeicherte Daten für Sie aus (wie Versandinformationen) oder Sie können den Namen und die Adresse eines neuen Kunden in die Feder eingeben. Geben Sie die Angebotsdaten ein Oben rechts können Sie das Datum festegen, zu wechem das Angebot erstet wurde und die Verkäuferin / den Verkäufer. Unten in diesem Fenster können Sie jegiche Notizen eingeben die das Angebot betreffen, weches erstet wird. Geben Sie die Artikebeschreibung ein Kicken Sie in die Artikeiste, um einen neuen Artike zum Angebot hinzuzufügen. Wenn Sie bereits Artike erstet haben, weche in Ihre Angebote, Verkaufsaufträge und Rechnungen eingegeben werden können, geben Sie entweder die Artikenummer in die Artikespate ein oder wähen diese dort aus oder wähen Sie das Produkt vom Drop-down-Menü in der Beschreibungsspate. Passen Sie die Anzah in der Stückzahspate an und die Zwischensumme wird automatisch für Sie aktuaisiert. Wenn der Artike, den Sie eingeben, noch nicht im System hinteregt wurde, dann können Sie die Artikedaten in die Artikeiste eingeben. Express Invoice wird dann nachfragen, ob Sie die neuen Artikeinformationen speichern möchten, wenn Sie mit dem Ausfüen des Angebots fertig sind. Das Angebot abschießen Sie haben verschiedene Mögichkeiten, sobad Sie das Ausfüen der Angebotsdaten abgeschossen haben. Sie können das Angebot entweder as Entwurf speichern oder dieses im System erfassen. Um zu speichern oder zu erfassen, wähen Sie eine der Optionen vom Drop-down-Menü Erfassen unten im Fenster: Erfassen und drucken: Das Angebot erfassen und zum Drucker senden. Erfassen und e-maien: Angebot erfassen und in eine PDF-Datei umwanden und diese an die E-Mai-Adresse des Kunden senden. Erfassen und faxen: Angebot erfassen und an die Faxnummer des Kunden senden. Nur erfassen: Das Angebot nur erfassen. Sie können es, wenn notwendig, später ausdrucken, per E-Mai oder Fax versenden. As Entwurf speichern: Das Angebot speichern, aber nicht erfassen. Es kann geändert und später versandt werden. 17

20 Agemeine Aufgaben - Verkaufsaufträge ersteen Sie können mit Express Invoice Verkaufsaufträge von Grund auf oder von einem bereits bestehenden Angebot ersteen. Sobad der Auftrag erfüt wurde, können Sie den Verkaufsauftrag in eine Rechnung umwanden. Um einen Verkaufsauftrag zu ersteen, kicken Sie auf Neuen Auftrag eingeben in der inken Randeiste im Hauptfenster. Einen Verkaufsauftrag von einem bestehenden Angebot ersteen Wähen Sie ein Angebot vom Drop-down-Menü oder öffnen Sie die Angebotsiste und wähen ein vorhandenes Angebot aus. Die Angebotsdaten, einschießich Kunden- und Artikedaten, werden für Sie ausgefüt. Sie können jegiche Informationen ändern, die zur Aktuaisierung des Verkaufsauftrags notwendig sind. Wenn Sie fertig sind, sehen Sie Einen Verkaufsauftrag abschießen unten. Einen neuen Verkaufsauftrag ersteen Wenn Sie kein vorhandenes Angebot in einen Verkaufsauftrag umwanden, geben Sie Kundennamen und -adresse ein und führen Sie die Daten des Verkaufsauftrags in den Federn oben am Bidschirm auf. Geben Sie Artikeinformationen ein, indem Sie in den Artikeistenbereich kicken und die Artikedaten für den Auftrag eingeben. Wenn die Artike, weche Sie eingeben, bereits im System sind, dann können Sie die Artikeinformationen mittes dem Drop-down-Menü in der Detaispate auswähen oder Sie können einen neuen Artike eingeben und Express Invoice wird den Artike für Sie im System hinzufügen. Einen Verkaufsauftrag abschießen Sie haben verschiedene Mögichkeiten, sobad Sie das Ausfüen der Auftragsdaten abgeschossen haben. Sie können den Auftrag entweder as Entwurf speichern oder diesen im System erfassen. Um zu speichern oder zu erfassen, wähen Sie eine der Optionen vom Drop-down-Menü Erfassen unten im Fenster: Erfassen und drucken: Den Auftrag erfassen und zum Drucker senden. Erfassen und e-maien: Auftrag erfassen und in eine PDF-Datei umwanden und diesen an die E-Mai-Adresse des Kunden senden. Erfassen und faxen: Den Auftrag erfassen und an die Faxnummer des Kunden senden. Erfassen: Den Auftrag nur erfassen. Sie können diesen, wenn notwendig, später drucken oder per E-Mai oder Fax versenden. As Entwurf speichern: Den Auftrag speichern, aber nicht erfassen. Er kann geändert und später versandt werden. As wiederkehrend speichern: Speichern Sie den Auftrag mit einem Zeitpan, wann und wie oft dieser versandt werden so. Wenn der Auftrag versandt werden so, bestätigt Express Invoice dies zuerst und versendet ihn dann automatisch mittes der zuetzt verwendeten Methode (d.h. drucken, E-Mai, Fax). 18

21 Agemeine Aufgaben - Rechnungen ersteen Sie können mit Express Invoice Rechnungen für Kunden ersteen, indem Sie ein vorhandenes Angebot verwenden oder einfach eine neue Rechnung ersteen. Um eine Rechnung zu ersteen, kicken Sie auf Rechnung in der Symboeiste im Hauptfenster. Ersteen Sie eine Rechnung von einem bestehenden Angebot oder einem bestehenden Auftrag Im Bereich Rechnung in der oberen rechten Ecke in diesem Fenster finden Sie ein Drop-down-Menü mit der Bezeichnung Verwendung von. Kicken Sie darauf, um ein vorhandenes Angebot, einen vorhandenen Auftrag oder einen Rechnungsentwurf auszuwähen. Wähen Sie das Angebot, den Auftrag oder den Entwurf im eingebendeten Fenster aus, indem Sie dies in der Liste markieren und die Schatfäche Auswähen drücken. Die Daten vom Angebot, dem Auftrag oder dem Entwurf werden dann in der neuen Rechnung für Sie ausgefüt. Sie können jegiche Informationen ändern, die zur Aktuaisierung der Rechnung notwendig sind. Wenn Sie fertig sind, sehen Sie Die Rechnung abschießen unten. Neue Rechnung ersteen Geben Sie die Kundendaten ein Sie können entweder den Namen eines bestehenden Kunden vom Drop-down-Menü auswähen. Dies füt dessen gespeicherte Daten für Sie aus (wie Versandinformationen) oder Sie können den Namen und die Adresse eines neuen Kunden in die Feder eingeben. Rechnungsdaten eingeben Oben rechts können Sie das Datum festegen, zu wechem die Rechnung erstet wurde und die Verkäuferin / den Verkäufer. Unten in diesem Fenster können Sie jegiche Notizen eingeben, die die Rechnung betreffen, weche erstet wird. Geben Sie die Artikebeschreibung ein Kicken Sie in die Artikeiste, um einen neuen Artike zur Rechnung hinzuzufügen. Wenn Sie bereits vorhandene Artike haben, geben Sie entweder die Artikenummer in die Artikespate ein oder wähen diese dort aus oder wähen Sie das Produkt vom Drop-down-Menü in der Beschreibungsspate. Passen Sie die Anzah in der Stückzahspate an und die Zwischensumme wird automatisch für Sie aktuaisiert. Wenn der Artike, wechen Sie eingeben, noch nicht zum System hinzugefügt wurde, dann können Sie die Artikedaten in die Artikeiste eingeben und Express Invoice wird die neuen Artikeinformationen speichern, wenn Sie mit dem Ausfüen der Rechnung fertig sind. Die Rechnung abschießen 19

22 Sie haben verschiedene Mögichkeiten, sobad Sie das Ausfüen der Rechnungsdaten abgeschossen haben. Sie können die Rechnung entweder as Entwurf speichern oder diese im System erfassen. Um zu speichern oder zu erfassen, wähen Sie eine der Optionen vom Drop-down-Menü Erfassen unten im Fenster: Erfassen und drucken: Rechnung erfassen und zum Drucker senden. Erfassen und e-maien: Rechnung erfassen und in ein PDF umwanden und diese an die E-Mai-Adresse des Kunden senden. Erfassen und faxen: Rechnung erfassen und an die Faxnummer des Kunden senden. Mit Zahung erfassen: Rechnung erfassen und Zahung für das Kundenkonto abwicken. Sie können diese, wenn notwendig, später drucken oder per E-Mai oder Fax versenden. Nur erfassen: Die Rechnung nur erfassen. Sie können diese, wenn notwendig später ausdrucken oder per E-Mai oder Fax versenden. As Entwurf speichern: Die Rechnung speichern, aber nicht erfassen. Sie kann geändert und später versandt werden. As wiederkehrend speichern: Speichern Sie die Rechnung mit einem Zeitpan, wann und wie oft diese versandt werden so. Wenn die Rechnung versandt werden so, bestätigt Express Invoice dies zuerst und versendet sie dann automatisch, mittes der zuetzt verwendeten Methode (d.h. drucken, E-Mai, Fax). Vorschau: Zeigen Sie eine Vorschau der Rechnung an, bevor Sie die Daten erfassen. Wenn der Versand wiederkehrender Rechnungen fäig ist, dann bestätigt Express Invoice dies zuerst und versendet sie dann automatisch, mittes der zuetzt verwendeten Methode (d.h. drucken, E-Mai, Fax). Sehen Sie außerdem: Wiederkehrender Rechnungszeitpan Rechnungen individue anpassen 20

23 Agemeine Aufgaben - Zahungen für Rechnungen erhaten Um eine vom Kunden erhatene Zahung abzuwicken, kicken Sie auf Zahungsabwickung in der inken Randeiste im Hauptfenster oder kicken Sie Zahung in der Haupt-Symboeiste an. Im Zahungsfenster geben Sie das Datum ein, an wechem die Zahung entgegengenommen wurde. Wähen Sie dann einen Kunden oder eine Rechnungsnummer aus, um den Betrag anzuzeigen, der geschudet wird. Wenn der empfangene Betrag nicht mit dem geschudeten übereinstimmt, dann können Sie den Betrag ändern und der Kontostand des Kunden wird aktuaisiert. Wähen Sie die Zahungsmethode und geben Sie eine Referenznummer für Ihre Unteragen ein (optiona). Kicken Sie Erfassen, um die Zahung zu erfassen und für den Kontostand des Kunden zu übernehmen. Hinweis: Express Invoice verwendet ein kontobasiertes Zahungssystem, bei wechem Zahungen einem Kundenkonto zugewiesen werden - nicht einer bestimmten Rechnung. Dadurch kann es Vorabzahungen oder Zahungen ohne bestimmte Rechnungsnummern besser handhaben. Wenn Sie eine Zahung erhaten, wird diese für einen Kunden übernommen, nicht für eine bestimmte Rechnung. Sie können aerdings einen weichen Querverweis zwischen einer Zahung und einer Rechnung eingeben. Dies ist nur zur Referenz und einfacheren Bedienung und ist optiona. 21

24 Agemeine Aufgaben - Unbezahte Rechnungen nachverfogen Sie können zu jeder Zeit in verschiedenen Bereichen sehen, weche Kunden überfäig bei Zahungen sind: Kundeniste Sie können auf die Kundeniste zugreifen, indem Sie auf Kundeniste öffnen in der inken Randeiste im Hauptfenster kicken. Sie sehen in dieser Liste dann eine Aufistung aer Kunden. Die dritte Spate zeigt das Fäigkeitsdatum der ätesten ausstehenden Rechnung für jeden Kunden an. Durch Kicken auf die Überschrift Fäigkeitsdatum wird die Kundeniste nach Rechnungsfäigkeitsdatum neu sortiert. Bericht unbezahter Konten Greifen Sie auf den Bericht unbezahter Konten zu, indem Sie auf Unbezahte Konten unter Berichte in der Mitte des Bidschirms kicken. Sie können den Bericht nach Kunden, Sado, Fäigkeitsdatum, etztem Rechnungssado oder VerkäuferIn sortieren. Der eingebendete Bericht führt nur die Kunden mit unbegichenen Beträgen auf. Fäigkeitsbericht Sie können auf diesen Bericht zugreifen, indem Sie die Schatfäche Berichte in der Symboeiste ankicken und Fäigkeitsbericht auswähen. Sie können den Bericht nach Kunden oder nach der Anzah der Tage sortieren, die Konten fäig sind. Sie können auch auswähen, ob der Bericht in aufsteigender oder absteigender Reihenfoge angezeigt werden so. Außerdem können Sie entscheiden, ob Sie ae Kunden oder nur ausgewähte anzeigen möchten. Automatische Aufsteungen versenden Sie können Express Invoice dazu verwenden, automatische Aufsteungen an Kunden zu senden, um diese an ihre Saden zu erinnern. Kicken Sie dazu in der primären Symboeiste auf die Schatfäche Optionen und dann in der Randeiste auf den Link Aufsteungen. Im Bereich Automatische Aufsteungen können Sie festegen, automatische Aufsteungen entweder an jeden Kunden mit unbegichenen Beträgen senden oder nur an die Kunden, die überfäig sind. Außerdem können Sie einen Mindestbetrag festegen, ab wechem eine Aufsteung versandt wird. 22

25 Agemeine Aufgaben - Berichtsersteung Um auf Berichte in Express Invoice zuzugreifen, kicken Sie auf die Schatfäche Berichte in der Symboeiste im Hauptfenster. Wähen Sie dann das Menüeement für den Bericht, wechen Sie anzeigen möchten. Für einige Berichte (z. B. Rechnungsbericht) werden Sie aufgefordert, einen Datumsbereich für den Berichtszeitraum bereitzusteen. Express Invoice stet die fogenden Berichte zur Verfügung: Unbezahte Konten - Dieser Bericht führt ae Kundenkonten auf, für weche Ged geschudet wird; d.h. der Kontostand des Kunden ist positiv. Rechnungen - Dieser Bericht führt ae Rechnungen auf, weche innerhab des festgeegten Berichtszeitraums erstet wurden. Angebote - Dieser Bericht führt ae Angebote auf, die innerhab des festgeegten Berichtszeitraums erstet wurden. Aufträge - Dieser Bericht führt ae Aufträge auf, die innerhab des festgeegten Berichtszeitraums erstet wurden. Zahungen - Dieser Bericht führt ae Zahungen auf, die innerhab des festgeegten Berichtszeitraums von Kunden entgegengenommen wurden. VerkäuferIn - Dieser Bericht führt den Gesamtbetrag auf, wecher von jedem Verkäufer / jeder Verkäuferin innerhab des festgeegten Berichtszeitraums fakturiert wurde. Die Gesamtsumme von jedem Verkäufer / jeder Verkäuferin wird as Prozentsatz der Gesamtrechnungen des Unternehmens für diesen Zeitraum dargestet. Artikeverkäufe - Dieser Bericht führt die Gesamtmenge von jedem Artike auf, die innerhab des festgeegten Berichtszeitraums fakturiert wurde. Die in diesem Bericht aufgeführten Stückzahen können sich von denen im Bestandsbericht unterscheiden, da im Artikeverkaufsbericht die Artike aufgeführt werden, die basierend auf Rechnungen in einem bestimmten Zeitraum verkauft wurden. Der Bestandsbericht hingegen ist eine Momentaufnahme der vorhandenen Artikestückzahen, die für den Verkauf verfügbar sind. Artike pro Kunde - Dieser Bericht führt die Artike auf, weche einem bestimmten Kunden während dem festgeegten Berichtszeitraum in Rechnung gestet wurden. Lagerbestände - Dieser Bericht führt die aktuee Anzah aer Artike auf, von wechen die Bestände verwatet werden. Die in diesem Bericht aufgeführten Stückzahen können sich von denen im Artikeverkaufsbericht unterscheiden, da im Artikeverkaufsbericht die Artike aufgeführt werden, die basierend auf Rechnungen in einem bestimmten Zeitraum verkauft wurden. Der Bestandsbericht hingegen ist eine Momentaufnahme der vorhandenen Artikestückzahen, die für den Verkauf verfügbar sind. Kunden - Dieser Bericht führt ae Kunden und deren Informationen auf. Kundenverkäufe - Dieser Bericht zeigt die Gesamtsumme der Verkaufseröse und Umsatzsteuer von jedem Kunden während dem festgeegten Berichtszeitraum an. Fäigkeitsberichte - In diesem Bericht werden ae Forderungen aufgeführt, die ausstehend sind sowie wann diese fäig sind. Umsatzsteuerbericht - In diesem Bericht werden ae Steuerbeträge a der Rechnungen summiert, die innerhab eines bestimmten Berichtszeitraums erstet wurden. 23

26 Agemeines - Rechnungen individue anpassen Mit Express Invoice können Sie Rechnungen individue anpassen, um den Anforderungen Ihres Unternehmens zu entsprechen. Sie können bestimmte Beschriftungen ändern, u.a. Fußnoten an Ihre Kunden einbinden, Ihr Firmenogo hinzufügen und Farben und Rahmen hinzufügen. Um das Aussehen Ihrer Rechnung sowie deren Inhat zu verändern, stehen verschiedene Einsteungssegmente zur Verfügung. Über diese können Sie das Layout, den Inhat und das Format Ihrer Rechnungen beeinfussen. Kicken Sie auf die Schatfäche Optionen in der primären Symboeiste und Sie werden in der Randeiste Links für das Seitenayout, Seitenvoragen und Rechnungen sehen. Seitenayout Im Programmsegment Seitenayout egen Sie die Einsteungen fest, die das Erscheinungsbid der Rechnung beeinfussen. Dies umfasst die Papiergröße, Ränder und die Positionierung von Rechnungs- und Versandanschrift für Umschäge mit Fenster. Für weitere Informationen zur Seite Seitenayout sehen Sie den Abschnitt Optionen~Seitenayout in diesem Handbuch. Seitenvoragen Im Programmsegment Seitenvoragen können Sie Farben hinzufügen, die Schriftart und Schriftgröße anpassen, Rahmen hinzufügen und die Patzierung von Textböcken in der Rechnung anpassen. Sie können außerdem Rechnungsvoragen verwenden oder Ihre Rechnung individue anpassen. Für weitere Informationen über die Seite Seitenvoragen sehen Sie den Abschnitt Optionen~Seitenvoragen in diesem Handbuch. Rechnung Auf der Seite Rechnung können Sie Formuierungen in einer Rechnung abändern. Wenn Sie beispiesweise in der Artikeiste die Überschrift Stück in Stunden ändern möchten, dann können Sie dies hier durchführen. In diesem Programmsegment können Sie auch steuern, ob bestimmte Überschriften angezeigt werden, ob die Wasserzeichen Bezaht oder Überfäig gedruckt werden soen, ob Sie einen Einzahungsschein einbinden möchten und viee weitere Optionen. Für weitere Informationen über die Seite Rechnung sehen Sie den Abschnitt Optionen~Rechnung in diesem Handbuch. Unternehmensogo zu Rechnungen hinzufügen Sie können Ihr Firmenogo zu Angeboten, Verkaufsaufträgen, Rechnungen und den Berichten hinzufügen, die Sie drucken oder as PDF speichern. Um ein Logo hinzuzufügen, kicken Sie auf das Symbo Optionen 24

27 in der primären Symboeiste und kicken Sie dann in der Randeiste auf den Link Unternehmen. Dort finden Sie das Fed Logo-Biddatei. Kicken Sie die Suchen-Schatfäche [...], navigieren Sie zu Ihrem Biddatei-Speicherort (Datei muss im JPG-, BMP-, GIF- oder PNG-Format sein) und öffnen Sie diese. Geben Sie in das Fed Logohöhe die Höhe ein, in wecher das Logo auf Ihren Rechnungen erscheinen so. Das Logo wird dann gemäß dem entsprechenden Seitenverhätnis angepasst. Beachten Sie, dass eine Größenanpassung nur von größeren zu keineren Größen durchgeführt werden sote, um eine Verzerrung von Ihrem Logo zu vermeiden. Sehen Sie außerdem: Optionen~Seitenayout Optionen~Seitenvoragen Optionen~Rechnung 25

28 Agemeines - Seriendruck Der Seriendruck ist ein eistungsstarkes Hifsmitte, weches in den meisten neuen Textverarbeitungsprogrammen enthaten ist. Wenn es verstanden und effektiv genutzt wird, kann es die Zeit exponentie reduzieren, die für Massenaufgaben benötigt wird, wie Briefe an Kunden versenden. Dieser Abschnitt der Hife ist nicht nur auf Exporte von Express Invoice begrenzt. Wenn Sie sich die Zeit zum Lesen dieser Seite und Experimentieren nehmen, dann können Sie Seriendruck mit anderen Anwendungen einrichten und Ihre Produktivität weiter erhöhen. Zur Vereinfachung esen Sie die Anweisungen voständig, bevor Sie diesen Schritt für Schritt fogen. Seriendruck ist ein 6-Schritt-Verfahren: 1) Ersteen Sie eine Datendatei. 2) Verbinden Sie die Datei mit einem Dokument. 3) Schreiben Sie das Dokument, weches Sie massenversenden möchten. 4) Fügen Sie Patzhater in das Dokument ein, weche Teien der Datendatei entsprechen. 5) Wähen Sie aus, weche Einträge in der Datendatei die Patzhater füen soen. 6) Führen Sie die Datendatei und das Dokument zusammen. Seien Sie unbesorgt, fas etwas (oder aes) davon im Moment noch keinen Sinn ergibt. Aes ist unten stehend Schritt für Schritt beschrieben, wobei Express Invoice und Microsoft Office Word 2007 und Express Invoice und Open Office 2.2 Writer as Beispiee verwendet werden. Denken Sie beim Lesen daran, dass jedes Programm, weches mit einer Seriendruckfunktion wirbt, Mögichkeiten haben muss, die obigen Schritte durchzuführen, Sie müssen nur herausfinden, weche Schatfächen dafür gedrückt werden müssen (und fas es nicht sofort kar ist, dann soten Sie eventue die Nutzung eines anderen Programms erwägen!). Schritt 1: Ersteen Sie eine Dateidatei Der Sinn von diesem Schritt besteht darin, eine Datei zu ersteen, die von dem Programm verstanden wird, weches das Zusammenführen durchführt. Fast ae Programme, die Seriendruck durchführen können (einschießich Microsoft Word und Open Office Writer), sind dazu fähig, einen Dateityp namens CSV zu verstehen. Wenn wir aso eine Datendatei in Express Invoice ersteen, exportiert Express Invoice diese Datei automatisch as CSV. Es gibt zwei unterschiediche Mögichkeiten für CSV-Dateien innerhab von Express Invoice: Kundendaten Berichte In unserem Beispie werden wir die Kundendaten in eine CSV-Datei exportieren. Zum Exportieren von Berichten fogen Sie ähnichen Schritten wie den unten stehenden, wähen Sie nur As CSV speichern vom Dateimenü in der Berichtsmaske. 1) Gehen Sie auf Ansicht und wähen Sie dann die Kunden vom Hauptmenü aus (oder drücken Sie Strg+C). 2) Wähen Sie die Kunden aus, von wechen Sie die Daten exportieren möchten (haten Sie die Strg-Taste gedrückt und kicken Sie zur Auswah auf mehrere Kunden). 3) Gehen Sie auf Kunden im Menü und wähen Sie In CSV exportieren (für Seriendruck). 4) 26

29 Navigieren Sie zu dem Ordner, in wechem Sie die Datei speichern möchten, geben Sie den Namen für die Datei ein und drücken Sie dann auf Speichern. Steen Sie sicher, dass Sie sich aufschreiben oder merken, wo Sie die Datei gespeichert haben, da Sie diese später benötigen. 5) Es sote ein Kästchen eingebendet werden, in wechem Ihnen mitgeteit wird, ob der Export erfogreich war oder nicht. Lesen Sie dies und kicken Sie OK. Gückwunsch! Sie haben nun die Datei exportiert, weche die fogenden Daten für die von Ihnen ausgewähten Kunden enthät: Den Namen des Kunden Die Kontaktperson Den Vornamen der Kontaktperson Die ersten vier Zeien von dessen Adresse Die Faxnummer des Kunden Die Verkäuferin / den Verkäufer, weche(r) mit diesem Kunden verhandet hat Schritt 2: Verbinden Sie die Datei mit einem Dokument Dieser Schritt verbindet die Datendatei und das Dokument, bereit zum Zusammenführen. Aneitungen zur Durchführung in Microsoft Office Word 2007 und OpenOffice 2.2 Writer finden Sie unten. Microsoft Office Word ) Starten Sie das Programm. 2) Kicken Sie auf die Registerkarte Sendungen oben im Fenster. 3) Kicken Sie auf Empfänger auswähen in der Registerkarte Sendungen, scroen Sie nach unten und wähen Sie Vorhandene Liste verwenden... aus. 4) Navigieren Sie zu dem Ordner, in wechen Sie die CSV-Datei exportiert haben, wähen Sie diesen aus und kicken Sie auf Öffnen. Open Office 2.2 Writer 1) Starten Sie das Writer Programm. 2) Gehen Sie auf Datei, dann Neu und wähen Sie Tabeenkakuation. 3) Öffnen Sie die CSV-Datei im Tabeenkakuationsfenster. 4) Gehen Sie auf Datei, dann Speichern as, wähen Sie vom Drop-down-Menü das dbase-format und kicken Sie Speichern. 5) Schießen Sie das Tabeenkakuationsprogramm. 6) Zurück im Writer gehen Sie auf Datei, dann Neu und wähen Sie Datenbank. 7) In dem eingebendeten Fenster wähen Sie Verbindung mit vorhandener Datenbank hersteen. Wähen Sie dann vom Drop-down-Menü dbase und kicken Sie Weiter. 8) Kicken Sie auf Durchsuchen und suchen Sie den Ordner, in wechem Sie die dbase-datei im Tabeenkakuationsprogramm gespeichert haben. Wähen Sie diesen und kicken Sie OK und dann Weiter. 9) Steen Sie sicher, dass Ja, Datenbank für mich registrieren ausgewäht ist und beide Kästchen NICHT ausgewäht sind. Kicken Sie auf Beenden und speichern Sie diese Datei dort, wo Sie die dbase-datei gespeichert haben. 27

30 10) Gehen Sie nun auf Ansicht und kicken Sie Datenqueen an. Fas Ihre Datei sich nicht dort befindet, kicken Sie mit rechter Maustaste auf das inke Fenster, gehen Sie auf Registrierte Datenbanken..., wähen Sie Ihre Datei und kicken Sie OK. Schritt 3: Das Dokument schreiben Dies ist sebsterkärend. Sie müssen nur darauf achten, dass Sie eine Leerstee assen, wenn Sie etwas schreiben möchten, was in der gerade verbundenen Datendatei enthaten sein kann. Wenn Sie sich sicher fühen, können Sie diesen Schritt mit dem nächsten kombinieren und Patzhater zwischendurch einfügen, sodass Sie später nicht zurückkommen müssen. Tipp: Steen Sie sicher, dass Sie Leersteen dort einfügen, wo diese um die Patzhater herum benötigt werden. Sie werden nicht für Sie eingefügt, z. B. Hao < < Kunden_Name> >, wird zu -> Hao Danie, zusammengeführt, wohingegen Hao< < Kunden_Name> >, zu -> HaoDanie, zusammengeführt wird. Schritt 4: Patzhater einfügen In diesem Schritt wird dem Programm mitgeteit, wohin unterschiediche Teie der Datendatei gesetzt werden. Um dies durchzuführen, fügen Sie die Patzhater dort ein, wo Sie normaerweise die Daten manue eingeben. Wenn Sie aes etztendich zusammenführen, werden diese Patzhater mit den Daten aus der Datendatei ersetzt. Microsoft Office Word ) Kicken Sie in den Tei der Datei, in wechen Sie den Patzhater einfügen möchten. 2) Kicken Sie auf Seriendruckfed einfügen in der Registerkarte Sendungen, scroen Sie nach unten und wähen Sie den Patzhater aus, wechen Sie einfügen möchten. Open Office 2.2 Writer 1) Kicken Sie auf das Pus neben Ihrer Datenbank im Fenster Datenquee anzeigen. 2) Kicken Sie auf das Pus neben dem Icon Tabeen. 3) Doppekicken Sie auf die aufgeführte Tabee. 4) Im Fenster rechts soten Sie a die Daten in Spaten gegiedert sehen, weche in der Datei enthaten sind. Kicken Sie auf die Spatennamen und ziehen diese dort in das Dokument, wo Sie die Patzhater haben möchten. Schritt 5: Teie der Datendatei auswähen Microsoft Office Word ) Kicken Sie Empfängeriste bearbeiten in der Registerkarte Sendungen. 2) Setzen oder entfernen Sie Häkchen in den angebrachten Kästchen, die den Daten entsprechen, die Sie einfügen möchten. Open Office 2.2 Writer 28

31 1) Kicken Sie auf die Schatfäche Seriendruck in der Symboeiste Datenqueen. 2) Gehen Sie zu Schritt 6, Sie können die inken und rechten Pfeie ankicken, um anzuzeigen, wie das fertige Dokument aussehen wird. Wenn Sie einen bestimmten Tei der Datei nicht einbeziehen möchten, dann zeigen Sie diesen vorab an und aktivieren Sie das Kästchen Empfänger ausschießen. Schritt 6: Zusammenführen Microsoft Office Word ) Kicken Sie auf Fertig steen und zusammenführen in der Registerkarte Sendungen, scroen Sie nach unten und wähen Sie Einzene Dokumente bearbeiten.... 2) Wähen Sie Ae und drücken Sie OK. 3) Es wird ein neues Dokument eingebendet, in wechem die gesamte Zusammenführung durchgeführt ist! Steen Sie sicher, dass Sie das Dokument drucken, e-maien oder sonstiges, bevor Sie es schießen. Open Office 2.2 Writer 1) Noch im Seriendruck-Assistenten und mit Schritt 6 abgeschossen, gehen Sie zu Schritt 8. 2) Dies öffnet das zusammengeführte Dokument, hier werden Ihnen verschiedene Optionen präsentiert. Jede ist recht sebsterkärend. 29

32 Agemeines - Mehrere Währungen Express Invoice handhabt ein Unternehmen, das mit mehreren Währungen arbeitet, as ein unterschiediches Unternehmen für jede Währung. Sie könnten beispiesweise ein Unternehmen namens ihrunternehmen - Euro ersteen und ein anderes namens ihrunternehmen - USD. Jedes kann Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer separat handhaben und Sie können Berichte getrennt für das US-Doar-Konto und das Euro-Konto drucken. Jedes Konto muss aerdings individue mit seinen eigenen Kunden, Kontaktdaten, Rechnungen usw. eingerichtet werden. Um eine neue Währung zum Unternehmen hinzuzufügen, wähen Sie vom Menü Express Invoice -> Mehrere Unternehmen. Kicken Sie dann auf Hinzufügen. Nachdem Sie Hinzufügen angekickt haben, wird der Startassistent ausgeführt. Füen Sie die Feder im Startassistenten genauso aus, wie Sie dies für Ihr Unternehmen ursprüngich getan haben. Es wird empfohen, dass Sie einen ogischen Namen für das neue Unternehmen verwenden. Beispiesweise ihrunternehmen - Euro, as Bezug auf die Währung, die das Unternehmen darstet. Wenn der Assistent abgeschossen wurde, egen Sie die Währung fest. Kicken Sie dazu auf das Symbo Optionen in der Symboeiste vom Hauptbidschirm und gehen Sie dann zur Registerkarte Ländereinsteungen. Hier können Sie das Währungssymbo, den Währungsnamen und andere Einsteungen eingeben, die sich auf die neue Währung beziehen. Denken Sie daran, dass Sie das Unternehmen mit der neuen Währung wie ein kompett neues Unternehmen behanden. 30

33 Agemeines - Daten sichern und wiederhersteen Es bewährt sich, Ihre Rechnungsdaten für den Fa häufig zu sichern, dass Ihr PC ausfät, um das Risiko von Datenverust zu vermindern. Express Invoice bietet Ihnen verschiedene Mögichkeiten zur Sicherung Ihrer Daten und macht es eicht, Ihre Daten wiederherzusteen, wenn dies nötig ist. Um Ihre Daten zu sichern, kicken Sie auf das Menü Hifsmitte und Daten sichern. Wähen Sie eine Methode zur Sicherung, abhängig davon, wie Sie später auf die Daten zugreifen möchten. Um Ihre Daten wiederherzusteen, kicken Sie auf das Menü Hifsmitte und Daten wiederhersteen. Bestätigen Sie, dass Sie wiederhersteen möchten und navigieren Sie zum Speicherort Ihrer Sicherungsdatei. 31

34 Agemeines - Anwendungsintegration mit Inventoria Verwenden Sie diese Hifeseite zur Behandung von Probemen, die häufiger bei dem Versuch auftreten, Artike oder Artikestückzahen mit Inventoria zu synchronisieren. Konnte nicht mit [Hostname] über Anschuss [Anschussnummer] verbinden. Der Versuch von Express Invoice mit Inventoria zu verbinden, war nicht erfogreich. Bestätigen Sie, dass Inventoria ausgeführt wird und der Webzugriff aktiviert wurde. Überprüfen Sie, dass der in Express Invoice eingegebene Hostname oder die IP-Adresse von dem Computer richtig ist, auf dem Inventoria ausgeführt wird. Prüfen Sie auch, dass die in Express Invoice eingegebene Anschussnummer mit der übereinstimmt, über weche Inventoria Webverbindungen akzeptiert. Verbindung abgeehnt - Anwendungsintegration nicht von [Programmname] aktiviert. Das Synchronisierungsverhaten wird nicht von einem Unternehmen in Inventoria aktiviert. Schießen Sie in den Optionen in Inventoria den Einrichtungsvorgang für die Anwendungssynchronisierung ab. Verbindung abgeehnt - ungütiger Autorisierungsschüsse. Der in diese Instanz von Express Invoice eingegebene Autorisierungsschüsse stimmt nicht mit dem von Inventoria überein. Der Autorisierungsschüsse ist an Groß- und Keinschreibung gebunden und muss genau mit dem in Inventoria eingegebenen übereinstimmen. Stückzahänderung fehgeschagen - ungütiger Standortname: [Standortname]. Express Invoice versucht, die Stückzahen von einem Artike an einem Standort zu aktuaisieren, der in Inventoria nicht existiert. Der in Express Invoice eingegebene Standortname ist nicht an Groß- und Keinschreibung gebunden, muss ansonsten aber mit dem Namen von einem Standort in Inventoria übereinstimmen. Stückzahänderung fehgeschagen - ungütiger Artikename: [Artikename]. Express Invoice versucht, die Stückzahen von einem Artike zu aktuaisieren, der in Inventoria nicht existiert. Die wahrscheinichste Ursache dafür ist, dass der Artike oka erstet oder in Inventoria geöscht wurde, nachdem die etzte Synchronisierung durchgeführt wurde. 32

35 Optionen - Optionen ~ Unternehmen Auf der Seite Unternehmen in den Optionen werden Informationen über das Unternehmen oder das Geschäft eingegeben. Die meisten Informationen der Unternehmensdaten werden auf jede Rechnung, Aufsteung oder jeden Bericht gedruckt. Wenn Sie nicht möchten, dass die Informationen gedruckt werden, assen Sie diese Feder eer. Unternehmensname Geben Sie den offizieen Unternehmensnamen ein (z. B. Mustermann GmbH). Eingetragene Nummer In vieen Ländern hat jedes Unternehmen eine offiziee Nummer, die auf der Rechnung erscheinen muss. Geben Sie diese hier ein. Adresse Geben Sie die Adresse von Ihrem Unternehmen ein, weche auf die Rechnungen gedruckt werden so. Kontaktdaten Geben Sie die Kontaktdaten ein, weche Sie auf der Rechnung möchten. Zum Beispie eine Teefonnummer, Faxnummer und E-Mai-Adresse. Logo-Biddatei Um Ihr Logo zu Rechnungen, Aufsteungen und weiteren Berichten hinzuzufügen, können Sie den Dateipfad zu einem JPG- / BMP- / GIF- / PNG-Image wähen. 33

36 Optionen - Optionen ~ Ländereinsteungen Auf der Seite Ländereinsteungen in den Optionen wird festgeegt, weches Währungssymbo, Datumsformat, weche Papiergröße und Maßeinheiten im Unternehmen verwendet werden. Währungssymbo Dies ist das Symbo, weches für Gedmitte in ihrem Land verwendet wird, z. B.. Währungsname Dies ist der Name, der für Gedmitte in ihrem Land verwendet wird. Zum Beispie Euro oder Pfund. Währungsreihenfoge Nutzen Sie diese Option, um auszuwähen, ob das Währungssymbo vor (z. B. 10,00) oder nach dem Betrag (z. B. 10,00 ) steht. Währungssteen Nutzen Sie diese Option, um die Anzah der Steen nach dem Dezimazeichen festzuegen. Dies kann auf eine Zah zwischen Nu und Zehn (einschießich) festgeegt werden. Dezimazeichen Dies ist das Symbo, weches as Dezimastee verwendet wird, in Deutschand beispiesweise ein Komma. Tausender-Zeichen Dies ist das Symbo, weches zur Trennung von Tausendern verwendet wird. In Deutschand beispiesweise ein Punkt. Gedrucktes Datumsformat Dies ist das Datumsformat, das zum Drucken oder zur PDF-Ersteung verwendet wird. Maßeinheiten Dies ist die Einheit, weche für Maßangaben verwendet wird, entweder Miimeter oder Zo. 34

37 Optionen - Optionen ~ Steuern Auf der Seite Steuern in den Optionen werden bei Artiken angewandte Raten für die Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer konfiguriert. Steuersätze In diesem Gruppenfed sind die benutzerdefinierten Steuernamen und entsprechenden Steuersätzen aufgeistet. Hinzufügen Kicken Sie die Hinzufügen-Schatfäche, um einen neuen Steuersatz hinzuzufügen. Bearbeiten Kicken Sie die Schatfäche Bearbeiten, um die Daten vom in der Liste markierten Steuersatz zu bearbeiten. Löschen Drücken Sie die Löschen-Schatfäche, um den in der Liste markierten Steuersatz zu entfernen. Zurücksetzen Drücken Sie die Schatfäche Zurücksetzen, um ae Steuersätze in Ihrer Liste zurückzusetzen. Steueroptionen Standardmäßig haben Artike diesen Steuersatz Für jeden neuen Artike ist standardmäßig diese Rate ausgewäht. Artikepreise sind inkusive Steuern (Steuern sind bereits im Preis enthaten) Wenn dies markiert ist, werden ae Artike, die der Steuer unteriegen, as Steuer inkusive ausgezeichnet und dargestet. Standardmäßig sind neue Kunden steuerbefreit Wenn dies markiert ist, wird jeder neue Kunde as steuerbefreit gekennzeichnet (es wird keine Umsatzsteuer zugewiesen). Verwenden Sie dies, wenn Sie hauptsächich exportieren. Kombinierte Steuersätze separat anzeigen Wenn diese Option aktiviert wird, zeigt Express Invoice die Untersteuersätze separat an, anstatt dem kombinierten Steuernamen. Mehrwertsteuersatz as Spate auf Rechnung anzeigen 35