SEPA: PROGRAMME FAKTURA UND ADRESSVERWALTUNG...

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1 Warenwirtschafts-Update V Inhalt SEPA: PROGRAMME FAKTURA UND ADRESSVERWALTUNG... 1 ZAHLUNGSTERMIN GENERELL UND INDIVIDUELL VORGEBEN... 1 KENNZEICHNUNG VON LASTSCHRIFT-KUNDEN IN DER ADRESSVERWALTUNG, WENN NICHT MIT DEM MODUL ZAHLUNGSVERKEHR GEARBEITET WIRD... 3 SEPA: PROGRAMM ZAHLUNGSVERKEHR... 5 EILLASTSCHRIFT (COR1) EINRICHTEN... 5 VORLAUFFRIST FÜR LASTSCHRIFTEINZÜGE ÄNDERN... 6 EINZUGSDATUM FÜR VERSTORBENE PATIENTEN VORVERLEGEN... 7 ABDA - KBV - MODELL (WIRKSTOFFVERORDNUNGEN)... 9 GEÄNDERTE ABGABEREGELN BEI GESETZTEM AUT-IDEM -KREUZ ANPASSUNG DER GKV-VK-BERECHNUNG GKV-VK-BERECHNUNG BEI DER IMPORTSUCHE...11 GKV-VK-BERECHNUNG BEZÜGLICH IMPFSTOFFABSCHLAG ANPASSEN...12 ARTIKELSTAMM + V: SONDERFÄLLE VON GENEHMIGUNGSPFLICHT ODER KOSTENVORANSCHLAG

2 SEPA: Programme Faktura und Adressverwaltung Zahlungstermin generell und individuell vorgeben Mit Einführung des SEPA-Zahlungsverkehrs sind Sie verpflichtet, Ihre Gläubiger über anstehende Lastschriften zu informieren. Zahlungspflichtige haben so die Möglichkeit, für eine ausreichende Deckung auf ihrem Konto zu sorgen. Diese Vorabankündigung muss spätestens 14 Tage (SEPA-Vorgabe) vor der ersten Buchung erfolgen, es sei denn, ein kürzerer Zeitraum wird vereinbart. Im Programm Faktura, Navigationseintrag Allgemeine Angaben können Sie ein generelles Zahlungsziel für Ihre Apotheke festlegen. Tragen Sie die gewährten Tage im Feld Anzahl Tage Standard-Zahlungsziel ein, z.b. 10 Tage und speichern Sie Ihre neue Frist mit F1 Speichern. Diese Frist gilt dann generell für Ihre Rechnungsfälligkeit und hat somit auch Auswirkungen auf die Mahnungserstellung. Beispiel: Generelle Vorgabe eines Standard-Zahlungsziels im Programm Faktura 1

3 Haben Sie mit einzelnen Kunden eine kürzere Frist vereinbart, können Sie in der Adressverwaltung dieser Kunden, Navigationseintrag Zahlungsverkehr, Bereich Zahlungsziel das Fälligkeitsdatum einer Rechnung und damit auch den Termin für eine Lastschrift individuell festlegen. Tragen Sie dazu die gewünschten Tage bis zur Fälligkeit und ggf. ein gewährtes Skonto ein. Das Skonto-Feld % muss nicht ausgefüllt werden. Möchten Sie Ihren Kunden eine generelle Skontofrist - z.b. 30 Tage ohne Skontoabzug - einräumen, tragen Sie die gewährten Tage im Feld Tage ohne Abzug ein. Beispiel: Individuell vereinbartes Zahlungsziel in der Adressverwaltung Siehe dazu auch das Handbuch Zahlungsverkehr, das Sie ebenfalls mit diesem Update erhalten. 2

4 Kennzeichnung von Lastschrift-Kunden in der Adressverwaltung, wenn nicht mit dem Modul Zahlungsverkehr gearbeitet wird Verwenden Sie das neue Programm Zahlungsverkehr, muss der Schalter Lastschrift in der Adressverwaltung zur Erzeugung von Lastschrift- und Überweisungsdatensätzen auf Ja eingestellt sein (vgl. Handbuch Zahlungsverkehr, das Sie ebenfalls mit diesem Update erhalten). Neu ist, dass Sie diesen Schalter auch verwenden können, wenn Sie Ihre Lastschrifteinzüge extern durchführen (lassen). Beispiel: Schalter Lastschrift im Programm Adressverwaltung Der Effekt ist, dass auf den Rechnungen passend die Lastschrift- Vorankündigung gedruckt werden kann, und wenn Sie mit dem Programm DATEV-Export arbeiten, werden die Stammsätze mit korrekter Lastschriftkennung exportiert. 3

5 Im Fall eines abweichenden Rechnungsempfängers gelten folgende Regeln: Fall 1: Die Rechnung geht an einen abweichenden Rechnungsempfänger. Der Betrag wird vom Konto des Leistungsbeziehers eingezogen. betroffene Person Rechnungsempfänger Leistungsbezieher Einstellung des Lastschriftschalters nicht relevant (kann auf Ja oder Nein eingestellt sein) Ja, eingetragene Kontodaten erforderlich Fall 2: Die Rechnung geht an einen abweichenden Rechnungsempfänger. Der Rechnungsempfänger begleicht die Rechnung. betroffene Person Rechnungsempfänger Leistungsbezieher Einstellung des Lastschriftschalters Ja, eingetragene Kontodaten erforderlich Nein 4

6 SEPA: Programm Zahlungsverkehr Eillastschrift (COR1) einrichten Mit der Option Eillastschrift (COR1) können Sie die Einreichungsfrist für Lastschriften bei der Bank des Zahlungspflichtigen, unabhängig von Erst-, Folge, Einmallastschrift oder letzter Lastschrift, auf einen Bankarbeitstag verkürzen (heute+1, sofern nicht Wochenende oder Feiertage dagegen sprechen). Bitte beachten Sie dabei, dass sowohl die Bank des Zahlungspflichtigen als auch Ihre Bank diese Option unterstützen muss und für diese Zusatzleistung eine Gebühr verlangen kann. Halten Sie daher vor einer Aktivierung dieser Option Rücksprache mit Ihrer Bank. Die Aktivierung der Eillastschrift (COR1) hat keinen Einfluss auf die Erzeugung Ihrer Lastschriften. Die Einzugstermine richten sich wie gewohnt nach dem Zahlungsziel. Möchten Sie nach einer Aktivierung der Eillastschrift (COR1) generell alle Lastschriften z.b. am Folgetag einziehen, so müssen Sie das Standard- Zahlungsziel in der Faktura oder das Zahlungsziel je Kunde in der Adressverwaltung entsprechend einstellen. (siehe oben Zahlungstermin generell und individuell vorgeben). Im Programm Zahlungsverkehr, Navigationseintrag Einstellungen können Sie diese Option über die Checkbox Eillastschrift (COR1) je Stammdatensatz einstellen. Sie werden beim Abspeichern mit F1 Speichern auf eine erforderliche Abstimmung mit Ihrer Bank hingewiesen: Beispiel: Beantragung der Option Eillastschrift (COR1) bei Ihrer Bank 5

7 Vorlauffrist für Lastschrifteinzüge ändern Um eine SEPA-Lastschrift oder Überweisung bei Ihrer Bank einzureichen, ist gemäß SEPA-Vorgabe eine früheste Einreichung 14 Tage vor dem Ausführungstermin möglich. Manche Banken erlauben jedoch davon abweichend deutlich längere Vorläufe. Daher können Sie im Programm Zahlungsverkehr, Navigationseintrag Einstellungen, Eingabefeld Kalendertage max. Vorlauf den maximalen Vorlauf für SEPA-Lastschrifteinzüge verändern. Haben Sie mehrere Stammdatensätze eingerichtet, können Sie für jede Bank unterschiedliche Fristen verwalten. Beispiel: Eingabefeld Kalendertage max. Vorlauf für Lastschrifteinzüge Die Einstellung wirkt sich dann auch auf die Anzahl der angezeigten Datensätze aus (Vorfilterung). Erlaubt Ihre Bank zum Beispiel die Einreichung von Lastschriften und Überweisungen mit Ausführungs-Terminen von bis zu 40 Tagen im Voraus, erhalten Sie beim Start des Programms Zahlungsverkehr alle Datensätze angezeigt, deren Fälligkeit zwischen heute und den nächsten 40 Tagen liegt. Diese sind dann auch schon für den Export markiert. Als SEPA Vorgabe gilt ein maximaler Vorlauf von 14 Tagen. Haben Sie mit Ihrer Bank keinen abweichenden Vorlauf vereinbart, belassen Sie bitte die vorbelegte Einstellung. In das Eingabefeld können bis zu 99 Tage eingetragen werden. Siehe dazu auch das Handbuch Zahlungsverkehr, das Sie ebenfalls mit diesem Update erhalten. 6

8 Einzugsdatum für verstorbene Patienten vorverlegen Stirbt ein Heimbewohner, sperrt die Bank nach wenigen Tagen dessen Kundenkonto. Hat der Kunde noch Verbindlichkeiten mit Ihrer Apotheke, unterstützt Sie das Programm Zahlungsverkehr mit einem vorzeitigen Einzug offener Lastschriften. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Sobald Sie eine entsprechende Mitteilung vom Heim erhalten, ändern Sie den medizinischen Status des Kunden im Programm Adressverwaltung, Navigationseintrag Programmparameter, auf verstorben. Beispiel: Medizinischen Status eines Kunden auf verstorben ändern Existieren von diesem Kunden noch offene Lastschriften im Programm Zahlungsverkehr, werden daraufhin Name und Termin des verstorbenen Kunden in roter Schrift angezeigt. Beispiel: Rote Kennzeichnung verstorbener Kunden im Navigationseintrag Export 7

9 Wenn Sie diese Position(en) exportieren, ermittelt das Programm Zahlungsverkehr automatisch den kürzest möglichen SEPA-Einzugstermin. Ohne aktivierte Eillastschrift (COR1) ist das in 5 Tagen bei einer Erstlastschrift, in 2 Tagen bei einer Folgelastschrift. Mit aktivierter Eillastschrift (COR1) ist der Einzugstermin der Folgetag, unabhängig von Erst- oder Folgelastschrift. Senden Sie die exportierte XML-Datei umgehend an die Bank, um möglichst noch vor einer Sperrung des Kontos ausstehende Lastschriften einzuziehen. Beachten Sie auch laufende Dauermedikationen und Nachbestellungen dieses Kunden im Programm Medikationsmanagement. 8

10 ABDA - KBV - Modell (Wirkstoffverordnungen) Mit Einführung des ABDA KBV - Modells zum und dem Start der Wirkstoffverordnung zum werden Sie vermehrt Rezepte mit Wirkstoffverordnungen erhalten. Diese Rezepte enthalten statt des Artikelnamens eine Verordnungsnummer, z.b. #042208#. Diese Verordnungsnummern werden aus dem verordneten Wirkstoff, der Wirkstoffstärke und der Darreichungsform einerseits und den dazu hinterlegten Präparaten in einer ABDATA-Abbildungsdatei auf dem Arztrechner erzeugt und auf das Rezept gedruckt. Geben Sie bitte die aufgedruckte Verordnungsnummer inklusive des führenden und abschließenden Rautezeichens # an Ihrer Kasse ein und übernehmen diese mit Enter. Aus der eingetragenen Verordnungsnummer ermittelt Ihre XT Warenwirtschaft den zur Verordnung zugehörigen Artikel. Beachten Sie wie gewohnt Rabattverträge, Aut-Idem- und Importartikel. Beispiel: Trefferliste nach Eingabe einer Wirkstoffverordnungsnummer 9

11 Geänderte Abgaberegeln bei gesetztem Aut-Idem -Kreuz Die Abgaberegeln für Artikel mit gesetztem Aut-Idem-Kreuz wurden geändert. Nach dem Urteil des Sozialgerichtes Koblenz vom und der ABDATA-Mitteilung Geänderte Abgaberegeln beim Import-Austausch gemäß 5 des Rahmenvertrags nach 129 SGB V bei gesetztem Aut-idem-Kreuz vom darf bei gesetztem Aut-Idem-Kreuz einer Verordnung kein Import-Austausch gemäß 5 des Rahmenvertrags vorgenommen werden, wenn auf dem Rezept die Pharmazentralnummer des Artikels angegeben ist, oder der Artikel eindeutig über den Hersteller, die Arzneimittelbezeichnung, die Darreichungsform und die abzugebende Menge identifizierbar ist. Die Artikelsuche an der Kasse wurde entsprechend angepasst. Sowohl bei der Aut-Idem-Suche von Original- oder Importartikeln über F9 Rezept AutIdem im Verkaufsart-/Rezeptstatusfenster, als auch bei einer nachträglichen Kennzeichnung eines Artikels mit dem Aut-Idem-Kreuz über Strg + F1 Rezept AutIdem wird der Ausgangsartikel (=verordnete Artikel) direkt in den Verkauf übernommen. Es erfolgt kein Sprung in eine Rabattvertrags-oder Importsuche. Die Schalterstellungen in den lokalen Kassenparametern autom. Sprung Importe und autom. Sprung in Autidem-Suche bei Rezept sind dabei nicht relevant. 10

12 Anpassung der GKV-VK-Berechnung GKV-VK-Berechnung bei der Importsuche Die Berechnung des GKV-VK bei der Ermittlung der preisgünstigsten Importe hat sich geändert (vgl. Schreiben der ABDATA vom ). Der Festbetrag wird für die Berechnung des GKV-VK nicht mehr berücksichtigt. Der für den Versicherten maßgebliche Arzneimittelabgabepreis, von dem ausgehend die Import-Vergleichsrechnung erfolgt, ist immer der Apotheken- Verkaufspreis, auch wenn dieser höher als der Festbetrag sein sollte. Importe gelten dann als preisgünstig, wenn deren Abgabepreis unter Berücksichtigung der relevanten Abschläge (Anbieter-Generikumrabatt, Preismoratorium, Impfstoffabschlag) mindestens 15 % oder 15 niedriger ist als der Preis des Bezugsarzneimittels (Original). Die Kennzeichnung in der Artikeltaxe hat sich nicht geändert: Der GKV-VK des Imports liegt mindestens 15 oder 15 % unter dem GKV-VK seines Originals. Import ist preisgünstig. Der GKV-VK des Imports ist größer als der GKV-VK seines Originals. 11

13 GKV-VK-Berechnung bezüglich Impfstoffabschlag anpassen Laut GKV-Spitzenverband muss die Berechnung angepasst werden. Es wird nur noch geprüft, ob der Impfstoffabschlag größer als der Anbieter- Rabatt ist. Der Impfstoffabschlag wird für die Berechnung des GKV-VK herangezogen, wenn folgende Kriterien zutreffen: der Impfstoffabschlag ist größer als der Anbieter-Rabatt der Kostenträger ist gegeben der Artikel muss mit der PZN, der IK-Nr. und dem Sitz der abrechnenden Apotheke (Kammerbezirk) auf einen Datensatz der ISA_APO zutreffen. Anmerkung: Diese Datei enthält die von gesetzlichen Krankenkassen gemeldeten Fälle, in denen der Impfstoffabschlag nach 130a (2) SGB V berücksichtigt werden muss. Die Berechnung des GKV-VK ist: ABDA-VK abzüglich Impfstoffabschlag Ist kein Kostenträger vorhanden, z.b. bei einer manuellen Importsuche in der Artikelverwaltung, oder der Artikel trifft nicht auf Datensatz der ISA_APO zu, wird kein Impfstoffabschlag abgezogen. Die Berechnung des GKV-VK ist: ABDA-VK abzüglich Standardanbieterrabatte 130a (Summe aus Anbieterrabatt + Preismoratorium + Generikumrabatt) 12

14 Artikelstamm + V: Sonderfälle von Genehmigungspflicht oder Kostenvoranschlag Beim Abverkauf mehrerer A+V-Artikel auf eine Verordnung kann es sein, dass z.b. aufgrund des Gesamtwertes eine Genehmigungspflicht zu beachten oder ein Kostenvoranschlag einzureichen ist. Die entsprechenden Hinweismeldungen wurden ergänzt. Beispiel: Hinweis auf erforderliche Genehmigungspflicht Beispiel: Hinweis auf erforderlichen Kostenvoranschlag 13