Die wichtigsten Neuheiten im Überblick

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1 Die wichtigsten Neuheiten im Überblick Version 8.00 Erscheinungsbild der Symbolleiste Mit der Version 8.00 wurden die Symbole im Dienstplan durch modernere und ansprechendere Symbole ersetzt. Die wichtigsten Symbole in der Symbolleiste sind: Aufruf eines Dienstplans, Aufruf von Stammdaten Institution, Aufruf von Stammdaten Mitarbeiter, Aufruf von Stammdaten Diensten, Aufruf von Stammdaten Abwesenheiten, Aufruf von Auswertungen Statistiken und Aufruf von System Optionen. Nach dem Aufruf eines Dienstplans erweitert sich die Symbolleiste um folgende Symbole: Erzeugen eines neuen Dienstplans, Aufruf der automatischen Planung, Löschen des aufgerufenen Dienstplans, Bestätigen des aufgerufenen Dienstplans, Aufruf von Funktionen wie einfügen oder anordnen für die Mitarbeiter, Aufruf des Druckermenüs und Aufruf der Bildschirmdarstellung zur Konfiguration des Arbeitsfensters. Die weiteren Symbole beziehen sich auf Rückgängig- oder Wiederholen-Aktionen im Dienstplan, Aufruf der Hilfe oder dem Schließen des Dienstplans. In allen weiteren Arbeitsfenstern oder Menüs wurden die Symbole ebenfalls erneuert. Diese sind aber selbsterklärend, so dass sie hier nicht weiter im Detail aufgelistet werden. Neuigkeiten in den Stammdaten der Mitarbeiter Insgesamt wurde das Arbeitsfenster der Stammdaten der Mitarbeiter wesentlich vergrößert, so dass mehr Platz für zusätzliche Informationen zur Verfügung stehen. Zusätzliche Informationen können über die bekannte Funktionalität in System Optionen Mandanteneinstellungen Zus. Mitarbeiterdaten in Form von zusätzlichen Registern für weitere Personalinformationen oder aber über Felder auf bereits bestehenden Registerkarten erfasst werden. 1

2 GeoCon Dienstplan Bereits vom Programm vorbereitet sind im Register Adressdaten die Felder zur Erfassung einer dienstlichen und privaten Mobilnummer sowie ein Feld für die Erfassung einer -Adresse. Im Register Rahmenplan wird der beim Mitarbeiter hinterlegte Rahmenplan ergänzt um folgende Informationen: - Vertragliche Sollarbeitszeit des Mitarbeiters. - Durchschnittliche Arbeitszeit des Mitarbeiters durch die im Rahmenplan vergebenen Dienste (Anzahl Wochen/eingeplante Dienste). - Differenz zur vertraglichen Sollarbeitszeit. Damit werden Über- oder Unterplanungen durch Rahmenplandienste angezeigt. Ausdruck von Ausfallzeiten Im Stammblatt der Mitarbeiter können über die Schaltfläche Ausfallzeiten nun nicht nur Ausfallzeiten erfasst, sondern auch ausgedruckt werden. Dabei wird der Zeitraum sowie der Grund der Ausfallzeit angegeben. Gleichfalls erfolgt eine Auswertung der Anzahl der Werktage/Dauer (in Tagen) der Ausfallzeit. Die Anzahl der Werktage ergibt sich aus dem in System Optionen Tarifeinstellungen eingestellten Standardmodell. Sollen die Ausfallzeiten nicht mitarbeiterbezogen sondern zeitraumbezogen ausgewertet werden, so findet sich das entsprechende Auswertungsformular unter Auswertung Statistiken Sonstige. Verwendung von Kürzeln Über die Symbolschaltfläche Verwendung des Kürzel ermitteln im Stammblatt der Dienste, Abwesenheiten oder Bereitschaften lässt sich mit der neuen GeoCon Dienstplanversion 8.00 herausfinden, wo überall ein Kürzel verwendet wird. Diese Informationen können ausgedruckt oder für eine weitere Bearbeitung nach Excel exportiert werden. 2

3 Spezialisierte Konfigurationsmöglichkeit von Zeitmodellen Erfolgt die vertragliche Soll-Arbeitszeitberechnung in einem Mandanten für einen Teil der Mitarbeiter nach dem Netto- Prinzip, für einen anderen Teil nach dem Brutto-Prinzip und wird gleichzeitig die Arbeitszeit nicht gleichmäßig auf 5-Tage verteilt, so kann im Stammblatt des Zeitmodells festgelegt werden, was für einen Mitarbeiter als vertragliche Sollarbeitszeit errechnet werden soll, wenn in der Kalenderwoche ein Feiertag auf einen Werktag bzw. auf ein Wochenende entfällt. Als Einstellungsmöglichkeiten liegen vor - Feiertagsstunden - Minimalwert aus Feiertag/Nicht-Feiertag (Standard) - Summe aus Feiertag/Nicht-Feiertag Eine Änderung der Standardeinstellung ist nur in sehr selten Fällen erforderlich. Neuigkeiten zu Dienstplan Ausdrucken In Ausdrucken vom Typ Standardausdruck 1 Woche oder Typ Standardausdruck 2 Wochen ist es möglich, im Register Inhalt auch die Bemerkungen mit ausdrucken zu lassen. Beachten Sie aber bitte, dass die Anzahl der Zeichen begrenzt ist. Neu ist das Formular Monats-Gruppen-Dienstplan. In diesem Formular erfolgt der Ausdruck der Kalendertage vertikal, die Namen der Mitarbeiter (bis zu sechs) horizontal. Die Dienstzeiten werden mit dem von-bis Zeitraum und nicht als Kürzel gedruckt. Ein Sondertermin, wie z.b. eine Teambesprechung an einem bestimmten Kalendertag, wird als Bemerkung mit ausgedruckt. Eine sehr hohe Variabilität ist nun in den Druckformularen vom Typ Einzelplan bezüglich der Saldenausdrucke möglich. Im Layout des Druckformulars kann über die Schaltfläche Auswahl bestimmt werden, ob Salden - deaktiviert, - benutzerdefiniert, - Stundensalden drucken oder mit - Resturlaub drucken gestaltet werden. Über die Schaltfläche Berichtsfuß einrichten kann insbesondere unter der benutzerdefinierten Auswahl der Inhalt der Saldenspalten sehr flexibel eingestellt werden. Dienstpläne vom Typ Wochenplan können mit der Version 8.00 nun auch wahlweise im DIN A3 Format gedruckt werden. Grundsätzlich ist es möglich, bei Ausdrucken von diesem Typ leere Zeilen je Mitarbeiter hinzuzuwählen, so dass mehr Platz für handschriftliche Einträge zur Verfügung steht. Budgetkorrektur überstationärer Kosten Im Menü Dienstplan Personalbedarf im Register Budget kann bereichsbezogen ein Korrekturwert für überstationäre Kosten (z.b. für PDL) hinterlegt werden und dann das Budget für diesen Bereich neu berechnet werden. 3

4 GeoCon Dienstplan Die Eingabe des Korrekturwertes, oder auch mehrerer, erfolgt über die Schaltfläche Budget-Korrektur. In dem sich dann öffnenden Arbeitsfenster Budget Korrektur wird über die Schaltfläche Neu der Korrekturposten mit Angabe der Bezeichnung und Stellenwert in Vollzeitkraft erfasst. Ggf. kann über das Ankreuzfeld VZK einer anderen Station hinzufügen "Ersatz" für das Budget des aktuellen Bereichs geschaffen werden. Neuigkeiten in den Systemoptionen In System Optionen Gesetzliche Vorschriften sind neue als zu prüfende Planvorschrift einzurichten möglich. Diese sind: - Freizeit Ausgleich in Woche nach Wochenend-Arbeit: Wird ein Dienstam Sonntag gelöstet, so muß in der darauffolgenden Woche ein zusammenhängender Freizeitblock (in Std.) gewährt werden, der das Dienstende bis zum nächsten Dienstbeginn nicht unterschreitet. - Saldenabbau für Anzahl Monate rückwirkend: In den gesetzlichen - Min. Anzahl Tage zwischen Nachtdienst-Folgen: Eingabe der Anzahl freier Tage, die zwischen Nachtdienst-Folgen liegen müssen - Sonntagsfrei für Schwangere: Ausschluss des Sonntags als Tag, an dem Dienste geplant werden können. - Max. Plusstunden (Monat) und/oder Min. Minusstunden (Monat): Die dynamischen Arbeitszeitkonten können auch als Planvorschrift hinterlegt werden, ggf. als zwingende Planvorschrift, so dass es nicht zu einer Unter- oder Überschreitung des Arbeitszeitkontos kommen kann. - Max. tägliche Arbeitszeit inklusive Bereitschaftsdauer: Vorgabe von Grenzwert für die tägliche Arbeitszeit und der Dauer der Bereitschaft, unabhängig von der angerechneten Arbeitszeit der Bereitschaft. - Max. tägliche Arbeitszeit inklusive angerechnete Bereitschaft: Vorgabe von Grenzwert für die tägliche Arbeitszeit und der Dauer der Bereitschaft, abhängig von der angerechneten Arbeitszeit der Bereitschaft. - Min. zusammenhängende Ruhezeit pro Woche: Angabe der zusammengehörigen dienstfreien Strecke (in Std.). - Urlaub vor/nach freien Tag erlauben: Die Urlaubsplanung ist auch vor und nach einem freien Tag optional möglich. Unter System Optionen Bereitschaften kann die Einstellung aktiviert werden, dass Arbeit während der Bereitschaft (Aktivzeiten) nicht unmittelbar auf die Arbeitszeit angerechnet werden sollen. Dies erleichtert bei speziellen tariflichen Vereinbarungen die Führung des Arbeitszeitkontos und Auswertung der Zuschläge. 4

5 In System Optionen Mandanteneinstellungen Dienstplaneinstellungen kann aktiviert werden, dass mehr als eine Abwesenheit am Tage möglich ist. Damit kann abgebildet werden, dass z.b. eine Dienstbesprechung sowie eine betriebliche Weiterbildung am gleichen Tage stattgefunden haben. Dies kann durchaus auch noch mit einem Dienst kombiniert werden. Im Dienstplan rufen Sie bitte den Tag zum Bearbeiten auf. Im Register Abwesenh./Bereitschaft kann die erste Abwesenheit gewählt und die dazugehörende Abwesenheitszeit erfasst werden. Über die Schaltfläche Zusätzl. Abwesenh. Können dann weitere Abwesenheiten ausgewählt und die jeweils anzurechnende Abwesenheitszeit erfasst werden. Die Abwesenheitszeiten werden zusammengefasst und zur Arbeitszeit für den Mitarbeiter angerechnet. Über System Optionen Tarifeinstellungen Zeitzuschläge können tagsbezogene feste Zuschlagswerte übergeben werden. Diese sollten jedoch nur verwendet werden, wenn es keine andere Möglichkeit gibt, zuschlagspflichtige Zeiten berechnen zu lassen. Dies ist in der Regel aber der Fall. In der detaillierten Ansicht der Zeitzuschläge werden feste Werte gesondert gekennzeichnet. Werden Zeitzuschläge als Zeitkonten definiert, sei es als flexible oder als kumulative Zeitkonten, so kann je Zeitzuschlag bestimmt werden, ob eine flexible Änderung des ermittelten Wertes im Dienstplan möglich sein soll. Somit kann in (begründeten) Einzelfällen von der standardisierten Wertermittlung abgewichen werden. Weiterhin können Zeitkonten zurückgesetzt werden. Folgende optionale Vorgehensweisen sind möglich: - Individuell beim Mitarbeiter: Aufzurufen über das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters im Register Zeitkonten die Auswahl auf das entprechende Zeitkonto setzen und die Schaltfläche Zurücksetzen betätigen. - Für einen Zeitraum: Über das Menü Dienstplan Zeitkonten die Schaltfläche Alle berechnen und dann die Schaltfläche Zurücksetzen betätigen. - Ab einem bestimmten Zeitraum: Dazu kann in System Optionen Tarifeinstellungen Zeitkonten eine Neuberechnung über die Schaltfläche Neu berechnen ein Änderungsdatum eingegeben werden und dann wiederum über die Schaltfläche Zurücksetzen die Rücksetzung erfolgen. In System Optionen Mandanteneinstellungen zus. Mitarbeiterdaten kann eine Vorgabe für die Erfassung der Personalnummer erfolgen. Wahlweise kann das Format - numerisch mit führenden Nullen oder - als Zeichen vorgegeben werden. Zusätzlich erfolgt hier die Vorgabe der Länge der Personalnummer (max. 20 Stellen). Weiterhin können einem Mitarbeiter mehrere Vertragsnummern (Personalnummern) zugeordnet werden. 5

6 GeoCon Dienstplan Zu den bereits bekannten Plansperren, die sich auf die Stufe des Dienstplans beziehen, kann nun in System Optionen Dienstplan Einstellungen eingestellt werden, innerhalb welches Zeitraums Änderungen im Dienstplan erfasst werden müssen. Die Anzahl der Tage bezieht sich dabei auf die Werktage, innerhalb derer eine Änderung erfasst werden muss. Zusätzlich kann auch noch die Uhrzeit den Bearbeitungszeitraum begrenzen. Im Berichtslayout innerhalb der Mandanteneinstellungen kann, wenn der Einrichtungsname sehr lang ist und mit auf Dienstplanausdrucken erscheinen soll, die Option Namenszusatz der Einrichtung auf 2. Zeile drucken aktiviert werden. Mitarbeiter Anmeldung Wird mit der Mitarbeiter-Anmeldung für die Arbeitszeiterfassung gearbeitet (spezielle Einrichtung des Dienstplanstarts), so werden Sie feststellen, dass dies in System Optionen Mitarbeiter-Anmeldung um wesentliche Funktionen erweitert werden kann, die in den Bereich Dienstplangestaltung durch die Mitarbeiter wirken. Neue Funktionalitäten sind: - Schaltfläche Ausdrucke wählen: Hier können Sie festlegen, welche Einzelpläne den Mitarbeiter nach der manuellen Anmeldung zur Verfügung stehen. - Ankreuzfeld Mitarbeiter können IST-Plan bearbeiten: Dies ist die eigentliche Funktion der Mitarbeiter Anmeldung. Aus organisatorischen Gründen kann aber auch z.b. eingestellt werden, dass die Mitarbeiter zwar bei der Wunschplanung und den Soll-Dienstplan mitgestalten können, nicht jedoch die tatsächlichen Arbeitszeiten bearbeiten sollen. - Ankreuzfeld Neue Ausdrucke sind autom. gewählt: Werden neue Druckformulare in den Einzelplänen erstellt, stehen Sie mit der Aktivierung dieser Funktion den Mitarbeitern umgehend zur verfügung. - Ankreuzfeld Mitarbeiter können Spalten einrichten: Im Arbeitsfenster der manuellen Erfassung durch die Mitarbeiter können diese für sich selber Saldenspalten einrichten. Die Auswahl der zur Verfügung stehenden Saldenspalten wird eingerichtet über - Schaltfläche Saldenspalten: Aus den Bereichen Arbeitszeitwerte, Urlaub, Anzahl (z.b. Arbeitstage), Zeitkonten und kumulative Zeitkonten können insgesamt 4 Saldenspalten gewählt werden, die die Mitarbeiter wiederrum individuell wählen können. - Ankreuzfeld Wünsche erfassen: Mit dieser Funktionalität können Mitarbeiter auch in den Wunschplänen Einträge vornehmen. 6

7 - Ankreuzfeld Hohe Priorität der MA-Wünsche: Mit Aktivierung der hohen Priorität von Mitarbeiterwünschen würden Eingaben des Mitarbeiters auch bereits geplante Dienste überschreiben. Erscheinungsbild von Arbeitsfenstern Unter System Optionen Lokale Einstellung kann das Erscheinungsbild von Arbeitsfenstern geändert werden. Im Auswahlfeld Design stehen folgende Optionen zur Verfügung: - GeoCon Standard - GeoCon Pro - DAN - sinfonie - Alien - Hellgrau - Gold - Violett - Standard Wird im Auswahlfeld Design die Einstellung auf Benutzerdefiniert getroffen, so kann über die Schaltfläche Auswahl eine Kombination aus dem Menü-Stil, verwendeten Schriftgrößen, der Farbtiefe, dem Farbschema und dem Erscheinungsbild (Skins) eingestellt werden. Auch die Farben selber können noch verändert werden, um z.b. eine höhere Kontrastwirkung zu erzielen. Mit der Auswahl auf das Design GeoCon Standard wird der Ursprungszustand wieder hergestellt. Neuigkeiten in den Auswertungen In Auswertungen Statistiken Zeitzuschläge können, wenn Beträge für die Zeitzuschläge an die Lohnbuchhaltung übergeben werden sollen, diese von nun auch mit drei Stellen hinter dem Komma übergeben werden. Als neue Berechnungsgrundlagen stehen - Wochen-AZ: Auswertung der wöchentlichen vertraglichen Soll-Arbeitszeit - Überstd. m.a. (2 Wochen): Ausgewiesen werde die Überstunden, die nicht innerhalb von zwei Wochen ausgeglichen wurden auf dem nächsten Sonntag ausgewiesen. - Abwesenheitsstunden (mehrere Abwesenheiten): Rechnet die angerechneten Arbeitszeiten bei gewählten Abwesenheiten zusammen, auch mehrere Abwesenheiten pro Tag. 7

8 GeoCon Dienstplan bei gewählten Abwesenheiten zusammen, auch mehrere Abwesenheiten pro Tag. - Abwesenheitstage (mehrere Abwesenheiten): Wertet die stattgefundenen Abwesenheiten in Anzahl aus, auch mehrere Abwesenheiten pro Tag. Weitere neue Zuschlagsberechnungen wie Saldo zum R-Plan Ende (abzgl. Abwesenheiten) oder Wochenüberstunden ab Prozent-Grenzwert sind Sonderprogrammierungen und werden daher hier nicht genauer beschrieben. Eine Erleichterung bei der Auswertung der Zeitzuschläge bietet die Möglichkeit, auf dem Zuschlagsformular ebenfalls die Schichtzulagen mit auszuwerten. Dadurch ist es nicht mehr erforderlich, diese separat über Auswertungen Statistiken Wechselschichtzulagen auszuwerten. Legen Sie z.b. in den System Optionen Zeitzuschläge einen neuen Zeitzuschlag an und wählen als Berechnungsgrundlage Schichtzulagen. Wechseln Sie in das Register Optionen des Zuschlagformulars und wählen über die Schaltfläche Hinzufügen diesen Zuschlag für die Auswertung aus. Flexibilisierung der Schichtzulagen Bedingungen Zu den bekannten Schichtzulagen, die in Anlehnung an die Tarifwerke des BAT/AVR, des TVöD und des 38 AVR Diakonie Bayern abgebildet werden können, gibt es mit dem GeoCon Dienstplan in der Version 8.00 die Möglichkeit Bedingungen für Schichtzulagen flexibel miteinander zu kombinieren. Nach der Aktivierung des Ankreuzfeld Flexible Zulagen-Berechnung im Register Optionen des Schichtzulagenformulars werden die flexiblen Zuschlagsbedingungen über die Schaltfläche Ändern eingestellt. In dem sich dann öffnenden Arbeitsfenster befinden sich zwei Register. Im Register Einstellungen wird die Bezeichnung und der Betrag der Zulage erfasst. Weiterhin kann hier eingestellt werden, ob Teilzeitkräfte eine Zulage anteilig erhalten oder nicht. Im Register Bedingungen können dann verschiedene Zulagebedingungen miteinander kombiniert werden. Es sollten mindestens zwei und können maximal fünf Bedingungen gewählt werden. Zur Auswahl stehen die Bedingungen Zeitspanne, Nachtschichten, Nachtschichtfolgen, Schichtwechsel oder Arbeit an jedem Wochentag. 8

9 Über die Schaltfläche Ändern können jeweils auf die Bedingung bezogene Einstellungen getroffen werden. Am Beispiel der Bedingung Zeitspanne etwa folgende: - Ankreuzfeld Kurze Zeiträume (unter grenzwert) ausschließen: - Ankreuzfeld Abweichender Auswertungszeitraum: Sollen vom Abrechnungszeitraum abweichende Zeiträume für die Erfüllung der Beding herangezogen werden, so aktivieren Sie bitte dieses Feld. Über die dann erscheinenden Auswahlknöpfe kann die Zeiteinheit sowie der Zeitwert angegeben werden, den das Programm prüft. - In das Zählfeld Zeitspanne geben Sie die Zeitspanne zwischen dem frühesten Dienstbeginn und dem spätesten Dienstende ein, die stattgefunden haben muß, damit das Kriterium eines Dienstwechsels erfüllt ist. - In das Zählfeld Anzahl wird vorgegeben, wie oft dieses Ereignis (Zeitspanne erfüllt) im Auswertungszeitraum eingetreten sein muss. Über die Schaltfläche Optionen können, auch am Beispiel der Bedingung Zeitspanne, folgende Einstellung getroffen werden: - Auswahlknopf Nachtschicht- Identifikation: Treffen Sie hierüber die Einstellung, die Ihren Nachtdienst am besten identifiziert und andere Dienste, die evtl. in einen Nachtdienstzeitraum entfallen, ausschließen. - Ankreuzfeld Zeitraum für Nachtdienststunden: Ergänzende Spezifizierung zur Identifikation des Nachtdienstes. Es ist die Eingabe des genauen Zeitraums möglich. - Auswahlknopf Früh- und Spätschicht Identifikation: Bestimmen Sie die Uhrzeit, bevor entweder der Frühdienst enden bzw. ab der der Spätdienst beginnt, zur genauen Identifizierung von Schichtfolgen unabhängig von Dienstzeiten oder typen. - Eingabefeld Minimale Dienstzeit einer Schicht: Zusätzliche Vorgabe der Dauer einer Dienstzeit, die erfüllt sein muss, damit der Dienst als ein Schichtdienst akzeptiert wird. Neuigkeiten in der Systemverwaltung Die Systemverwaltung von GeoCon ist nun unmittelbar im Dienstplanprogramm über den Menüpunkt System oder über den Menüpunkt Hilfe integriert. Die Systemverwaltung kann aber dennoch bei bestimmten Problemen direkt gestartet werden. Die Fernwartung kann nun auch aus der Systemverwaltung von GeoCon über Hilfe Fernwartung aktivieren gestartet werden. - Zugriffsrecht Statistiken kumuliert/detailliert - AZ-Konto Soll-AZ nicht aber dennoch bez. Ü-Std. 9