Ziele / Motivation / Agenda. Sichten des Geschäftsprozesses Auftragsbearbeitung

Transkript

1 Prozessgestaltung, Prozessführung Ziele / Motivation / Agenda Was sind Geschäftsprozesse? Verstehen, was Prozessorientierung bewirkt Wie führt man ein Prozessorientiertes Unternehmen Wie kann man sich das wirtschaftliche Umfeld des Prozess-Engineering vorstellen Dazu: Prozessorientierung einführen Prozesslandschaften kennenlernen Fokus setzen auf Elemente des Prozesses Wie sind diese systematisch zu steuern? Wie kann der Prozess wirtschaftlich sinnvoll weiterentwickelt werden? Welche IT Werkzeuge sind anwendbar? Geschäftsprozesse und Prozessmodellierung Prozessgestaltung, Prozessführung 2 Klassische Sicht auf Unternehmen Geschäftsprozesse Geschäftsprozesse: Ebenen und Sichten Was sind Geschäftsprozesse? Betriebliche Abläufe Sequentiell oder parallel ausgeführte Aktivitäten mit definiertem Ziel GP werden ausgeführt von Menschen/Maschinen mit Hilfe von Ressourcen und Informationen Ebenen stellen Modelle unterschiedlicher Nähe zur Informationstechnik dar. Sichten beschreiben ausgewählte Aspekte eines Sichten Vorbilds. Ebenen Nähe zur Informationstechnik»Ein Geschäftsprozess ist ein Bündel von Aktivitäten, für das ein oder mehrere unterschiedliche Inputs benötigt werden und das für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugt.«(hammer, Champy 1993) Aspekt 1 Aspekt 2 Aspekt 3 Prozessgestaltung, Prozessführung 4 Prozessgestaltung, Prozessführung 5 Prozessgestaltung, Prozessführung 6 Geschäftsprozeß Auftragsbearbeitung Sichten des Geschäftsprozesses Auftragsbearbeitung Einordnung von Modellen Kundenauftrag eingetroffen Kunde Auftrag Kapazitäten... Auftragsverfolgung Auftragsbestätigung Auftragsannahme erstellt Produktionsplanung Daten 1 Daten 2 Daten 3... Vorgang 2 1 Vorgang 1 2 Vorgang 3 Datensicht Funktionssicht Fachkonzept DV-Konzept Daten Funktionen Organisation Technische Implementierung Abteilung Sachbearbeiter Organisationseinheit 1 Bearbeiter Organisationssicht Prozessgestaltung, Prozessführung 7 Prozessgestaltung, Prozessführung 8 Prozessgestaltung, Prozessführung 9

2 Prozessgestaltung, Prozessführung 10 Beispiel: Funktionsmodellierung Beispiel: Funktionsmodellierung Beispiel: Funktionsmodellierung Auftragsbearbeitung Angebotsbearbeitung Angebotsverfolgung Auftragserfassung Summe = Anzahl * Preis Ja Stammkunde? Rabatt = 0,1 Rabatt = 0 Preis = Summe * (1 - Rabatt) Nein Summe := Anzahl * Preis If Kunde.Status = "Stammkunde" Then Rabatt := 0.1 Else Rabatt := 0 End If Preis := Summe * (1 - Rabatt) Prozessgestaltung, Prozessführung 11 Prozessgestaltung, Prozessführung 12 Datenflussdiagramm - Symbole DFD ein Beispiel gesteuerte Prozessketten (EPK) Lieferant Rechnungsprüfung Rechnungsdaten Rechnung Prozesssymbol Informationsspeicher Externe Größe Nr. Zugriff Bezeichnung Bezeichnung Nr. Bezeichnung bestätigte Rechnungsdaten Kasse Kundenauftrag Person MAT 42 Funktion Auftragsbearbeitung Datenflusssymbol Materialflusssymbol Bezeichnung Bezeichnung Rechnung Archiv and Auftragsbestätigung Prozessgestaltung, Prozessführung 13 Prozessgestaltung, Prozessführung 14 Prozessgestaltung, Prozessführung 15 Erweiterte gesteuerte Prozessketten (eepk) Vorteile der Prozessmodellierung Informationsobjekte Arbeitspläne Funktion Organisationseinheit Vertrieb Transparenz der Prozessabläufe Vereinheitliche Darstellungsweise Formale Sprache Visualisierung Wiederverwendbarkeit von Prozesssegmenten (Module) Identifizierbarkeit von Mängeln in der Informationsbereitstellung Mängeln im Informationsfluss Organisationsbrüchen and Vereinigung: Organisationssicht Datensicht Funktionssicht Steuerungssicht Prozessgestaltung, Prozessführung 16 Prozessgestaltung, Prozessführung 17 Prozessgestaltung, Prozessführung 18

3 Prozessgestaltung, Prozessführung 19 Fachkonzept: Beschreibungsmethoden der Funktionssicht Funktionsbaum statische Sicht ( objekt-, prozess- und verrichtungsorientiert ) Ablauffolgen dynamische Sicht Struktogramme Beschreibungsmethoden der Datensicht Fachkonzept: ERM ( Entity Relationship Modelling) Entities ( Kunde 1245, Artikel 432, Auftrag 011 ) Attribute ( Name, Vorname, Wohnorte) Beziehungen ( Lieferant liefert Teil ) Beschreibungsmethoden der Organisationssicht Fachkonzept: Darstellung der Aufbauorganisation mittels Organigramme Organisationseinheit mit mehreren Stellen ( Abteilung - Leiter, Sachbearbeiter) DV - Konzept: Modellentwürfe detaillierte Struktogramme Implementierung : Programme DV - Konzept: Datenmodell für Datenbanktypen: netzartig, relational Implementierung : Definition konkreter Datenbankschemata mittels Data Definition Language (DDL) z.b. SQL - Anweisungen DV - Konzept: Festlegung der Netztopologie Implementierung : Netzkonzepte und Standardisierungen ISO / OSI Referenzmodell TCP / IP Prozessgestaltung, Prozessführung 20 Prozessgestaltung, Prozessführung 21 Beschreibungsmethoden der Steuerungssicht Fachkonzept: Beziehung zwischen den Sichten Fkt. Org. : die im Funktionsbaum def. Fkt. werden den Organisationseinheiten des Organigramms zugeordnet Perspektiven auf das Unternehmen Von wo schauen Prozessanalysten auf das Unternehmen? Medienlogistik IT Fkt. Daten : EPK se (Daten) lösen Funktion aus und sind Ergebnisse von Funktionen Prozess-Landschaften Prozessgestaltung, Prozessführung 22 Prozessgestaltung, Prozessführung 24 Prozessorientierung als organisatorisches Leitbild: Chance für die Medieninformatik? Bausteine der Prozessorientierung: Mikroperspektive = EIN Prozess Prozessperspektive auf das Unternehmen Metamodel (WFMC) der Mikroperspektive Messung: Zeit, Kosten, Qualität usw. Kondenorientierung: unternehmensinterne und externe Kunden-/Lieferantenbeziehungen!!! Flexible Aufbauorganisation: Process Owner, Teams, geringe Arbeitsteilung. Flexible prozessorientierte IT Quelle: Krallmann et al.: Systemanalyse Vgl.: Krallmann et al.: Systemanalyse Prozessgestaltung, Prozessführung 25 Prozessgestaltung, Prozessführung 26 Prozessgestaltung, Prozessführung 27

4 Prozessgestaltung, Prozessführung 28 Makroperspektive: Prozesse eines Stromanbieters Makroperspektive: Prozesslandschaft Prozesse im Verbund Quelle: SAP AG Prozessgestaltung, Prozessführung 29 Prozessgestaltung, Prozessführung 30 Medieninformatik & Prozessorientierung Prozessorientierung einführen Prozessmanagement, Prozessführung Perspektive der Wirtschaftsinformatik: Prozesse/Aktivitätenkette Unternehmensstrategie als Aufgabe von Wirtschafts-/Medieninformatik: CIO! Unternehmen über die Prozesse entwickeln IT zur Unterstützung der operativen Basis nutzen Chance z.b. in den Bereichen Printindustrie E-Commerce IT-Branche Serviceunternehmen... strategische Ausrichtung festlegen Prozesseigner benennen Prozessstruktur beschreiben Informations- und Kommunikationsstruktur schaffen Qualifikation und Training (prozessspezifisch) durchführen Kennzahlen bewerten Operative Ziele festlegen Prozessverbesserungen einleiten definierte Steuergrössen auswählen funktionierende Information und Kommunikation sicherstellen nachhaltiges Erreichen der Kennzahlen aktiven Prozessfaktor MENSCH einbinden Steuergrößen und Ressourcen optimieren Informations- und Kommunikationskultur pflegen Steuerung Prozessgestaltung, Prozessführung 32 Prozessgestaltung, Prozessführung 33 Drei Ebenen: Strategie-Prozess-IT Drei Ebenen im Detail Prozessgestaltung Prozess- interaktiver Medien führung Prozess- Management Anforderungsschichten der Prozessorientierten IT- Einführung: Führungs- größen Leistungen Prozesse Applikation Operations Management Aufgaben- ketten Applikationen Prozessgestaltung, Prozessführung 34 Prozessgestaltung, Prozessführung 35 Quelle: Österle (Promet-Methode) FHTW Berlin Studiengang»Internationale Medieninformatik«Datenbanken Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener Prozessgestaltung, Prozessführung 36

5 Prozessgestaltung, Prozessführung 37 Führungsprinzipien der Prozessführung Kundenorientierung Bereichsübergreifend Teamdenken/ Teamarbeit Klare Kompetenzen und Verantwortlichkeiten Operationalisierte Ziele Management by Objectives / Intrapreneurship Zielkonforme Anreizsysteme Prozessmanager - Aufgaben Kritische Erfolgsfaktoren planen, prüfen allgemein: Zeit, Kosten, Qualität, Flexibilität Führungsgrößen planen, prüfen Prozessziele planen, mit Beteiligten besprechen Motivation und Schulung Messinstrumente ausarbeiten Messergebnisse analysieren und kommunizieren Notwendige Eingriffe initiieren Prozessausschuss informieren Prozessausschusssitzung leiten Prozesszirkel leiten Berichtswesen aufbauen Prozessentwicklung Verbesserungsmassnahmen planen und initiieren MA und Ressourcen dafür freistellen Kritische Erfolgsfaktoren Kritische Erfolgsfaktoren (KEF): Idee > einige wenige Faktoren beeinflussen sehr stark den Erfolg des Prozesses (20/80) Elemente KEF des Unternehmens - Geschwindigkeit, Image, Kompetenz, Kosten Allgemeingültige KEF von Prozessen - Zeit, Qualität, Kosten, Flexibilität Darunter Prozesseigenschaften: Innovationsfähigkeit, Kundennähe, Albaufsicherheit, Know- How, Motivation, IKT-Systeme, Effizienz, Führbarkeit, Informationsflüsse, Prozessspezifische KEF - Dazu Stakeholder analysieren (MA, Marktteilnehmer, Kapitalgeber, Öffentlichkeit) - Einflussfaktoren in einem Feedback-Diagramm Ca. 5 auswählen Führungsgrößen ableiten Prozessgestaltung, Prozessführung 38 Prozessgestaltung, Prozessführung 39 Prozessführung: Ziele Ziele festlegen Ziele umsetzen Zielerreichung messen Massnahmen ableiten... Ziel operationalisieren: Führungsgröße (z.b. Bearbeitungszeit) Sollwert (z.b. zwei Wochen) Zeitpunkt der Zielerreichung (z.b. Ende Kalenderjahr) Führungsgrößen ableiten: Kennzahlen-Beispiele Durchschnittliche Prozessdurchlaufzeit (z.b. eines Print-Auftrages von der Annahme durch den Verkauf bis zur Versandanweisung) Termineinhaltungsquote (z.b. Liefertermineinhaltung) Fehlerquote (falsch zusammengestellte Lieferungen, Auftragskorrekturen) Reklamationsquote Qualitätskosten (z.b. Kosten für Nachlieferungen im Verkauf) Kostenarten pro Vorgang Mitarbeiter-Produktivität (z.b. Aufträge/MA) Prozessvolumen (#Aufträge, Neukunden, Varianten/Kanäle und Nutzung: Online, Vertreter, Call-Center, EDIFACT-Katalog, Auftragsvolumina) Informationen Quelle: Krallmann: Systemanalyse mit Tools, VL-Script SS04, TU Berlin Business Process Reegineering Prozessdefinition Abwicklung durch Workflow Management-Systeme / Fachanwendungen WorkFlow Analyser kennzahlenbasierte Datenauswertung Leistungen Prozessgestaltung, Prozessführung 40 Prozessgestaltung, Prozessführung 41 Prozessgestaltung, Prozessführung 42 Führungsprozess: Process Lifecycles Teilprozess:»Verkaufsprozess führen«gremien: Prozessauschuss Vertreter Soll/Ist Vergleich Marktentwicklung auswerten Reg.Leitung Verkauf/Beratung Soll/Ist Vergleich Marktentwicklung auswerten Verkaufsassistenz Istwerte erheben Zentralleitung V/B Soll/Ist Vergleich Marktentwicklung auswerten Produktmanager Marktdaten beschaffen KEF planen, prüfen Führungsgrößen planen, prüfen Prozessziele planen Verabschiedung und Kontrolle der Ressourcen- und Prozesskostenplanung Koordination der beteiligten Organisationseinheit Entscheidung über Prozessentwicklungsprojekte Prozess zirkelsitzung Prozess zirkelsitzung Prozessausschusssitzung Prozessausschusssitzung Sollvorgabe festlegen Sollvorgabe festlegen Sollvorgabe festlegen Quelle: Österle Business Engineering, S.122 Prozessgestaltung, Prozessführung 43 Prozessgestaltung, Prozessführung 44 Prozessgestaltung, Prozessführung 45

6 Prozessgestaltung, Prozessführung 46 Gremien: Prozesszirkel Betrachtungsgegenstände der Prozessentwicklung Aus Mitarbeitern der involvierten Organisationseinheit Prozess im Zusammenhang verstehen lernen Schwachstellen identifizieren Massnahmen anregen Prozessentwicklung Prozessvision Kundennutzen (Effektivität erhöhen) Kosten senken (Effizienz steigern) Langfristige Ausrichtung Neue IT-Potentiale nutzen Radikale Innovationen Verbindung Strategie und Prozess Nicht nur Führung, sondern auch strategische Entwicklung und Verbesserung des Prozesses Prozessgestaltung, Prozessführung 48 Quellen für die Prozessvision Weitere Entwicklungswerkzeuge Know-How der Mitarbeiter Best-practice-Beispiele, Benchmarks Systematische Suche nach Innovationen - Analyse des Sektornetzwerkes Welche Leistungen benötigt der Kunde/der Verbraucher? Welche Leistung erbringen wir an vorgelagerte Stufen der Leistungserstellung? Welche Leistungen werden mit den Unterstützungsprozessen ausgetauscht? Welche Leistungen bieten Lieferanten, Partner, Konkurrenten? Welche Leistungen bietet das Unternehmen Wie könnten die Leistungen erbracht werden? - Idealprozess IT-Automation IT Screening/Technologiemanagement Parallelisierung von Aufgaben Entscheidungsunterstützung Verbesserung der Koordination (über Distanzen) Nutzung betrieblichen Wissens Ausschalten von Zwischenstufen in Prozessen Leistungsanalyse = Einschätzung der Prozessleistungen in Bezug auf Kundennutzen und Konkurrenz Kontextdiagramm - Überblick über Input und Output des Prozesses Leistungsverzeichnis - Ergänzt Kontextdiagramm um verbale Beschreibung Leistungsanalyse (>) - Sind Leistungen evtl. unwichtig oder überflüssig - Entsprechen die Leistungen den Kunden-Anforderungen - Fehlen Leistungen zur Marktbearbeitung - Ist die Anzahl von Leistungsvarianten und arten sinnvoll Werkzeuge / IT-Methoden Prozessführungsfunktionalitäten und Vorgehensmethoden zur ganzheitlichen Betrachtung eines prozessorientierten Unternehmens Prozessgestaltung, Prozessführung 49 Prozessgestaltung, Prozessführung 50 Produktumfeld Promet-Vorgehensmodell Ganzheitliches Vorgehen: Business Process Management Systems ADONIS, AENEIS, ARIS Bonapart, Corel igrafx Process, DYNAMX, Easy Flow, FlowCharter,, GPO Simulator, Iris, IvyFrame, KODA Toolset, MO2GO, Nautilus, OmniGraffle, Pavone, Prometheus, ProzessMonitor, Scitor Process,, Visio, Work Party Prozessgestaltung, Prozessführung 52 Prozessgestaltung, Prozessführung 53 Prozessgestaltung, Prozessführung 54

7 Prozessgestaltung, Prozessführung 55 Kernelemente ADONIS Modellbetrachtung Tools geben Überblick für Manager Tools enthalten Kosteninformationen Prozessgestaltung, Prozessführung 56 Prozessgestaltung, Prozessführung 57 Im Betrieb: Notizen am Prozess anheftbar Kaskadierte Prozessziele/Zielsystem KVP Verbesserung der Prozesse Prozessgestaltung, Prozessführung 58 Prozessgestaltung, Prozessführung 59 Prozessgestaltung, Prozessführung 60 Offene Verbesserungsprozesse Überblick Prozessgruppe Simulation Prozessgestaltung, Prozessführung 61 Prozessgestaltung, Prozessführung 62 Prozessgestaltung, Prozessführung 63

8 Prozessgestaltung, Prozessführung 64 Prozesskostenrechnung Qualitätsmanagment mit Prozessen Fazit und Ausblick Was sind Geschäftsprozesse? Wie können Prozesse dargestellt werden? Welche Elemente kann ein Prozess abbilden? Was sind Prozesslandschaften? Was kann Prozess-Engineering bewirken? Wie sind Prozesse systematisch zu steuern? Welche Funktionen decken IT Werkzeuge zur Prozessmodellierung ab? Prozessgestaltung, Prozessführung 65 Prozessgestaltung, Prozessführung 66 Projektphasenmodell DVD-Produktion Projektstart Projektdefinition Content Aquisition Medien vorbereitung Navigations -konzept Layout Vervielfältigung Verpackung 8.4./ Spezifikation & Planung, Medienakquise Projektphasen Themen und Gruppenauswahl 22.4./ Konzeption & Medienvorbereitung Abgabe des Projektplanes 6.5./ Implementierung I 27.5./ Implementierung II und Test 10.6./ Finalisierung (DVD-Image-Test) 24.6./ Dokumentation, Distribution, Präsentationsvorbereitung Präsentation und Abgabe Das große PiM-Finale PiM-Präsentation :45 Uhr HG208 Auftraggeber und Interessierte einladen! IMI Showtime , wann?, wo? PiM Ergebnisse sind willkommen Anmeldung bei Steve Mammani (IMI 6. Sem.) mailto: Homer30@web.de Authoring Sales & Distribution Letzter Termin VL»3D« , 13:45 Uhr, HG208 Storyboard Entwicklung Planung Simulation und Test Master Entwicklung Customer Support Fulfillment Konsultation zum VL-Stoff je nach Bedarf, 15:30 Uhr, VG218 Manöverkritik, Evaluation Klausur , VG218, nachmittags (nach Gruppenliste/WEB) Prozessgestaltung, Prozessführung 67 Prozessgestaltung, Prozessführung 68 Prozessgestaltung, Prozessführung 69 Vielen Dank für Ihr Interesse! Prozessgestaltung, Prozessführung