Zentrales IT-Management und E-Government

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1 Vortrag Die Senatorin für Finanzen Zentrales IT-Management und E-Government Überblick

2 Gliederung A. Einführung und Überblick B. Professionalisierung und Standardisierung IT-Support: BASIS.bremen C. IT-Organisation D. IT-Budget E. Open Data 1

3 A. Einführung und Überblick 2

4 A. Einführung und Überblick IT-Bereich - IT-Infrastruktur - Telekommunikation - Basiskomponenten - Anwendungen - Organisatorische Maßnahmen - Schulung und Fortbildung - Rechtliche Maßnahmen 3

5 A. Einführung und Überblick Rahmenbedingungen für IT-Einsatz in der Verwaltung - Haushaltsnotlage: weniger Personal und Sachmittel - Verwaltungsmodernisierung: Ohne IT können kaum noch Verwaltungsleistungen erbracht werden - Effizienzsteigerungen und Qualitätsverbesserungen sind nur mit IT möglich - E-Government wird zur zentralen Aufgabe - Technischer Fortschritt beschleunigt sich 4

6 A. Einführung und Überblick Rahmenbedingungen für IT-Einsatz in der Verwaltung - Neuverteilung zwischen zentralen und dezentralen Aufgaben - Konzentrationsprozess der IT-Dienstleister / Demographischer Wandel - Auflösung der Gebietskörperschaften - Veränderte Kostenstruktur: Verwaltungen verzichten auf Eigenentwicklungen und kaufen stattdessen lieber Standardprodukte 5

7 A. Einführung und Überblick Ziele des IT-Managements - Ausbau und Optimierung der IT in der Verwaltung durch: - Bereitstellung kostengünstiger IT - Verbesserung der Qualität der IT - Stärkung des IT-Standorts Bremen - Innovation in der Verwaltungsarbeit Die Ziele befinden sich in einem Spannungsverhältnis: 4.Innovation in der Verwaltungsarbeit 1.Bereitstellung kostengünstiger IT Stärkung des IT- Standorts Bremen 2.Verbesserung der Qualität der IT 6

8 A. Einführung und Überblick Handlungsfelder Übersicht - Bündelung von IT-Querschnittsaufgaben - Gemeinsamer verbund und Aufbau einheitliches Active Directory - Einführung einheitliches Dokumentenmanagementsystem - Optimierung externe Sprachtelefonie - BASIS.bremen: einheitlicher Standardwarenkorb - Optimierung der Organisation der Support-Strukturen - BASIS.bremen: Zentralisierung der IT-Support-Strukturen - IT-Organisation mit klar definierten Rollen - IT-Ausschuss (ITA) und IT-Steuerungsgruppe (ITSG) 7

9 A. Einführung und Überblick Handlungsfelder Übersicht - Weiterentwicklung der verwaltungsnahen IT-Dienstleister - Beitritt und Ausbau von Dataport - Transparentes IT-Gesamtbudget - Produktplan 96 - Aufbau IT-CO - Leistungskennzahlen - Verstärkte Umsetzung von E-Government - Terminmanagement - Open Data - Nahes E-Government 8

10 B. Projekt Professionalisierung und Standardisierung IT- Support: BASIS.bremen 9

11 B. Professionalisierung und Standardisierung IT-Support: BASIS.bremen Namensgebung und Historie - BASIS steht für Büroarbeitsplatz Standard Infrastruktur Service - BASIS.bremen (bisher VerwaltungsPC) soll auf dem BASIS-Standard aus Hamburg aufbauen - flächendeckende Einführung der Standardisierung des IT-Supports zur Verbesserung der Sicherheit und Qualität des IT-Betriebes; Hamburg hat eine solche Effizienzsteigerung der IT-Landschaft in der Verwaltung bereits im Jahr 2009 mit Dataport erfolgreich durchgeführt 10

12 B. Professionalisierung und Standardisierung IT-Support: BASIS.bremen Das Ziel - BASIS.bremen standardisiert - Hardware - Software - Administration/Service (Betreuung, Wartung und Pflege am IT- Arbeitsplatz) - Verzahnt das LAN-Management und die Administration besser - Entwickelt Kennzahlen für ein dienststellenübergreifendes IT- Controlling für den service desk - Realisiert die notwendige Voraussetzung, um in Zukunft IT - kostengünstig - sicher zu betreiben 11

13 B. Professionalisierung und Standardisierung IT-Support: BASIS.bremen Situation vor Projektbeginn - Unterschiedliche Hardware-Systeme und Betriebssystemversionen erfordern unnötige personelle Ressourcen - Personal steht nicht für dringend benötigte innovative Lösungen zur Verfügung - Modernisierungsprozesse, die weitere Kosteneinsparungen bringen, können nicht umgesetzt werden - Lizenzmanagement aufwändig - Zentrale Wartungs- und Pflegeprozesse (Updates, Migrationen) nur mit großen Verzögerungen umsetzbar 12

14 B. Professionalisierung und Standardisierung IT-Support: BASIS.bremen Situation vor Projektbeginn - Dezentrales IT Fachpersonal kann Aufgaben nicht angemessen leisten, wegen Komplexität technisches Know how ist bei Einzelpersonen bzw. Kleinstgruppen nicht vorhaltbar - Personaldecke wird immer dünner: Gewährleistung des reibungslosen Arbeitsablauf wird schwieriger - Qualifiziertes Personal wird zunehmend schwerer zu bekommen sein - Sicherheitslücken durch fehlende Updates und Sicherheitsupdates in 2009 führen zu Ausfällen in ganzen Senatsbereichen 13

15 B. Professionalisierung und Standardisierung IT-Support: BASIS.bremen Lösung - Standardisierung des IT-Supports zur Verbesserung der Sicherheit und Qualität des IT-Betriebes - Zentralisierung des IT-Supports bei Dataport - Personalkonzept für die dezentralen Administratoren - Sinnvolle Aufgabenteilung zwischen Kernverwaltung Dataport Steuerung und Planung von IT Betrieb von IT 14

16 B. Professionalisierung und Standardisierung IT-Support: BASIS.bremen Warum bei Dataport? - Dataport ist der zentrale IT-Dienstleister der Bremer Verwaltung - Norddeutsche Kooperation: ermöglicht Synergieeffekte - Dataport hat das Know how und die Erfahrung, in Hamburg wurde erfolgreich solch ein Projekt realisiert - Dataport hat 2007 insgesamt 180 Beschäftigte der ID Bremen und fidatas bremen übernommen und einen Bremer Standort in der Utbremer Straße - Die Beauftragung von Dataport bedeutet Finanzierung bremischer Arbeitsplätze 15

17 B. Professionalisierung und Standardisierung IT-Support: BASIS.bremen Auswirkungen für das IT-Personal - Circa 90 IT-Administratorinnen und -Administratoren sind direkt betroffen - Drei Optionen stehen zur Auswahl: - Aufgaben in der IT-Steuerung der Ressorts - Zu Dataport zu wechseln: - Standortgarantie in Bremen - Rückkehrrecht - Zugang zu Schulungen des AFZ - Besitzstandswahrung - werden als interne Bewerber behandelt - Wechsel in Fachaufgaben (kann Personalprobleme lösen) - Im Projekt wird die Personalentwicklung sowohl dezentral / zentral unter Beteiligung der verschiedenen Interessenvertretungen sichergestellt 16

18 C. Projekt IT-Organisation 17

19 C. IT-Organisation - Zentrales Gremium ist der IT-Ausschuss (ITA) - Tagt monatlich - Leitung und Geschäftsstelle: Senatorin für Finanzen, Zentrales IT-Management und E-Government - Mitglieder: IT-Leiter und IT-Leiterinnen der Ressorts - Berät alle Fragen des zentralen IT-Managements - Hat Unterausschüsse, unter anderem: - ITAB IT Architecture Board, zuständig für Pflege Standardwarenkorb - Unterausschuss Controlling zuständig für Haushaltsplanung, Haushaltsbewirtschaftung und Controlling 18

20 C. IT-Organisation Projektstand nach einem Jahr - Eine Dienststelle komplett, eine teilweise umgestellt - Restliche Dienststellen in Planung - Technischer Betrieb funktioniert reibungslos - SLA mit Dataport verhandelt; Preisnachlass wegen Synergieeffekte über 10 Prozent - Wirtschaftlichkeitsbetrachtung als Erfolgskontrolle in Vorbereitung - Herausforderung: Migration der Fachverfahren 19

21 C. IT-Organisation - IT-Steuerungsgruppe (ITSG) - Mitglieder: StaatsrätInnen / Staatsräte beziehungsweise Verwaltungsleiterinnen und Verwaltungsleiter - Tagt halbjährlich - Fasst Beschlüsse aus dem IT-Bereich mit größeren Auswirkungen auf die Ressort-Haushalte - Stimmt bremische Positionen im IT-Planungsrat (von Bund und Ländern) ab 20

22 C. IT-Organisation Übersicht Senat IT-Dienstleister Ressorts 21

23 C. IT-Organisation Aufgabenbereiche der Stabsstelle Zentrales IT-Management und E-Government - IT-Gesamtstrategie - IT-Steuerungsgruppe und IT-Ausschuss: Geschäftsstelle und Leitung - Fachliche Steuerung der IT-Gesellschaften, insbesondere Dataport - Rechtsfragen im Zusammenhang mit IT - IT-Infrastruktur und Infrastrukturdienste, Telekommunikation (TK) - Informationsmanagement und Informationsprozesse - IT-Budget-Planung, IT-Controlling und Beschaffung (Produktplan 96) - Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) (im Auftrag des IT-Planungsrates, des Bundes und der Länder) 22

24 C. IT-Organisation Dataport - Anstalt öffentlichen Rechts, circa 2000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Ehemals ID Bremen und fidatas sind in Dataport aufgegangen - Schleswig-Holstein, Hamburg, Niedersachsen, Mecklenburg-Vorpommern und zukünftig Sachsen-Anhalt sind gemeinsame Träger von Dataport - Bremische Niederlassung: circa 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Betreibt alle wesentlichen Fachverfahren (Steuern, SAP, Stadt- und Sozialamt) - Betreut PCs für Hamburg und Bremen nach gemeinsamen Betriebsmodell - Bremen profitiert von günstigen Konditionen (größter öffentlicher IT-Dienstleister in Deutschland) 23

25 D. Projekt IT-Budget 24

26 D. IT-Budget Struktur Produktplan 96: Alle investiven und konsumtiven IT-Ausgaben IT-Querschnitt Fachaufgaben Konsumtiv Investiv Konsumtiv SW und AD VIS IT- Support LAN- Pauschale Infrastruktur HW Zentrale Planung und Bewirtschaftung Zentrale Planung und dezentrale Bewirtschaftung Dezentrale Planung und Bewirtschaftung 25

27 D. IT-Budget IT-Controlling - Einführung Kostenleistungsrechnung im IT-Bereich mit den Zielen - Transparenz - Planung und Budgetierung - Kostenkontrolle des zentralen IT-Dienstleisters Dataport - Aufbau im CO-Modul von SAP Planung/Auswertung über Access/Excel - Innenauftragsstruktur ermöglicht Kostenzuordnung zu - Querschnitt oder Fachaufgaben - Dienststellen 26

28 D. IT-Budget IT-Controlling - Budgetierung auf Basis von Anzahl Arbeitsplätzen und standardisierten Ist-Kosten (gemäß Preisliste Dataport) - Bildung von Leistungskennzahlen - Jährliche Ermittlung der Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterzufriedenheit und Verdichtung zu Kennzahl 27

29 E. Projekt Open Data 28

30 E. Open Data Strategie - Ziel ist die Erhöhung der Transparenz des Verwaltungshandelns - Bremer Empfehlung zu Open Government Data (Januar 2011) - Erweiterung des IFG-Registers mit maschinenlesbaren Daten - Kurzstudie zur Machbarkeit von Open Data in Bremen - Lizenz- und Nutzungsbedingungen, Klärung technischer und rechtlicher Details mit den in Frage kommenden Daten haltenden Stellen für die Bereitstellung ausgewählter Datenbestände 29

31 E. Open Data Wettbewerb - Zwei Wettbewerbe: - Ideenwettbewerb mit Wirtschaftsförderung Bremen - Apps-Wettbewerb der Senatorin für Finanzen - Verknüpfung mit Apps4Deutschland-Wettbewerb - Gezielte Ansprache in den Ressorts durch externen Dienstleister (ifib): low hanging fruit - Beginn November 2011 Preisverleihung März Ein Jahr später: mehr als 120 Datensätze, mehr als 20 Apps mit Daten - darunter auch kritische Daten, insbesondere: Haushaltsdaten 2011, veröffentlicht 30

32 E. Open Data Beginn Wettbewerb - Beginn am von Apps4Bremen ( Beginn Apps4Deutschland) - Auftaktveranstaltung am : - Circa 25 Datensätze online - Circa 100 Teilnehmerinnen und Teilnehmer : Hackday an der Universität Bremen (mit Open Knowledge Foundation, ifib, und andere) 31

33 E. Open Data Beispiele Apps4Bremen 32

34 E. Open Data OpenSpending: Finanzen der FHB - Ein- und Ausgaben werden nützlich und attraktiv zur Verfügung gestellt. 33

35 E. Open Data Datenplattform: Startseite 34

36 E. Open Data Datenplattform: Datensätze 35

37 E. Open Data Einreichen von Datensatzvorschlägen 36

38 E. Open Data Anwendungen 37

39 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihr Ansprechpartner: Dr. Martin Hagen Freie Hansestadt Bremen Die Senatorin für Finanzen Referat 02 Zentrales IT-Management und E-Government Rudolf-Hilferding-Platz Bremen Telefon: office-ref02@finanzen.bremen.de Internet: 38