ICH MÖCHTE FLEXIBLE ANWENDUNGEN FÜR AUTOMATISIERTE WORKFLOWS

Transkript

1 ICH MÖCHTE FLEXIBLE ANWENDUNGEN FÜR AUTOMATISIERTE WORKFLOWS LÖSUNGEN FÜR OFFICE- ANWENDUNGEN

2 LÖSUNGEN FÜR OFFICE-ANWENDUNGEN MIT LEICHTIGKEIT DURCH IHRE TAGTÄGLICHE ARBEIT Die tagtäglichen Aktivitäten rund um die Erstellung, den Druck, die Verteilung, die Verwaltung und die Archivierung von Informationen sind aufwändig und zeitraubend. Für Sie ist es daher ein lohnenswertes Ziel, das zu ändern! Durch die fortschreitende Digitalisierung sind die Arbeitsabläufe schneller und einfacher geworden. Ihre Mitarbeiter wurden so von vielen monotonen Routineaufgaben entlastet. Doch wahre Effi zienz im gesamten Unternehmen können Sie nur durch die umfassende Automatisierung Ihrer Prozesse und die Optimierung Ihrer Dokumenten-Workfl ows erreichen. Dazu brauchen Sie die richtigen Softwarelösungen, die individuell angepasst und mit innovativer Hardware für das Management der Ein- und Ausgabe kombiniert werden. Konica Minolta bietet ein umfassendes Portfolio an Softwareanwendungen und professionelle Beratung für die Verbesserung von Geschäftsprozessen. Damit können vorhandene Infrastrukturen und Workfl ows nachhaltig optimiert und völlig neue Arbeitsroutinen implementiert werden. Typische Büroanwendungen Dokumenten-Erfassung und Management Digitale Erfassung papierbasierter Informationen und Verwaltung von Dokumenten und Aufzeichnungen für Ihre Geschäftsprozesse. Datensicherheit Schutz von Dokumenten innerhalb ihres gesamten Lebenszyklus und einfache, effiziente Verwaltung von Zugriffsrechten. Konnektivität Nahtlose Einbindung von Ausgabesystemen in bestehende IT-Landschaften basierend auf der Datenstromumwandlung. Benutzerverwaltung und Kostenkontrolle Transparentere Druckkosten durch zen trale Verwaltung und Budgetkontrolle von Arbeitsgruppen und Kostenstellen. Output Management Zentrales Management von Druckwarteschlangen und ihren Eigenschaften für die ausgewogene Verteilung der Druckvolumina und die Ausgabe gemäß den unternehmensweiten Druckrichtlinien. Das Anwendungsportfolio von Konica Minolta umfasst zwölf Kategorien. Die typischen Office- Anwendungen werden auf der rechten Seite dargestellt. Für weitere Informationen über die Anwendungen von Konica Minolta scannen Sie bitte den QR-Code. Device Management Zentrale Überwachung des Status von Systemen und Verbrauchsartikeln sowie automatische Implementierung von Systemeinstellungen zur Minimierung des Administrationsaufwands. Cloud- und Mobile Printing Einfacher Druck über beliebige mobile Endgeräte in öffentlichen oder halböffentlichen Umgebungen. business-solutions/produkte/ software.html

3 LÖSUNGEN FÜR OFFICE-ANWENDUNGEN OPTIMIZED PRINT SERVICES Bürotechnologien haben sich verbessert, Benutzeranforderungen haben sich geändert aber viele der derzeitigen Druckumgebungen sind ein Flickwerk von Drucksystemen, Bildgebungssystemen und Faxgeräten, die nicht in ausreichendem Maß verwaltet oder gewartet werden, um mit der heutigen Geschäftswelt Schritt zu halten. Unsere Optimized Print Services (OPS) kombinieren Beratung, Hardware, Softwareimplementierung und Ablauforganisation, um Dokumentkosten zu senken. Mit dem Ziel, Ihre Druckinfrastruktur effi zienter zu machen, entwickeln wir im Rahmen unseres OPS-Konzepts Verbesserungsstrategien auf der Grundlage genauer Fakten und Zahlen und sorgen so für spürbare Kostensenkungen und störungsfreie Prozesse. Das OPS-Paket konzentriert sich auf die wesentlichen Bereiche Systemlandschaft, Prozesse, Finanzen, Sicherheit und Umweltschutz und baut auf einem dreistufi gen Konzept bestehend aus Beratung, Implementierung und Verwaltung auf. Es kombiniert fachkundige Unterstützung mit detailliertem, individuell optimiertem Design und Management für einen reibungslosen Übergang. So helfen wir Ihnen nicht nur bei der Installation Ihrer optimalen Druckinfrastruktur, sondern auch bei deren effi zienter Bedienung. Nach der Implementierung garantiert Ihnen dieses Konzept minimale Risiken und Störungen für die tagtäglichen geschäftlichen Abläufe und hilft Ihnen, maximale Kontrolle und Effi zienz zu erreichen. Das alles klingt für Sie interessant? Dann fordern Sie von Ihrem zuständigen Berater bei Konica Minolta weitere Informationen an oder besuchen Sie unsere OPS-Website:

4 DOCUMENT NAVIGATOR Kategorie Merkmale Dokumentenerfassung und -verwaltung Dokumentenerfassung Dokumentenverarbeitung Dokumentenverteilung Content Management

5 Intelligente Dokumentenverarbeitung für eine zeitsparende Automatisierung Ihrer Informationsprozesse Document Navigator von Konica Minolta bietet intelligente Dokumentenerfassung, -verarbeitung und -übermittlung und stellt somit nahtlose elektronische Workflows für Papierdokumente bereit. Diese einfache und flexible Erfassungslösung verwaltet dokumentbasierte Prozesse problemlos und absolut zuverlässig, so dass sich Ihre Mitarbeiter auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. Die meisten Mitarbeiter wenden tagtäglich viel Zeit für repetitive Aufgaben auf. Dokumente müssen gescannt, verarbeitet und zu einem oder mehreren Zielen weitergeleitet werden, z. B. zu einer anderen Abteilung, einem CRM System oder einer elektronischen Archivierungslösung. Alle diese administrativen Aufgaben erfordern für jedes einzelne Dokument sehr viele manuelle Eingrife. Mit Document Navigator können alltägliche dokumentbasierte Prozeduren zuverlässig und mühelos durchgeführt werden. Nach dem Anklicken einer einzigen Schaltläche liest die Anwendung automatisch die erforderlichen Informationen aus, z. B. Rechnungsnummer, Rechnungssteller oder datum, und verarbeitet den Dokumentinhalt intelligent. Nachdem z. B. ein Dokument als Rechnung erkannt wurde, wird es sofort an die Buchhaltung weitergeleitet. Dokumente können standardmäßig nach dem Rechnungssteller und der Rechnungsnummer benannt werden. Bediener müssen nicht einmal Metadaten eingeben, da Document Navigator auch diese automatisch hinzufügt. Durch die intelligenten Dokumenterfassungs, verarbeitungsund verteilungsfunktionen sind vollautomatische Dokumenten Worklows gewährleistet. Diese machen interne Prozesse schneller und produktiver, tragen zur Kostensenkung bei und ermöglichen es Unternehmen, sich auf die wirklich dringenden Geschäftsauf gaben zu konzentrieren, statt Zeit mit langwierigen Verwaltungsabläufen zu verschwenden.

6 DATENBLATT DOCUMENT NAVIGATOR WICHTIGE MERKMALE UND FUNKTIONEN Dokumentenerfassung Verschiedene Quellen: Daten können aus verschiedenen Quellen erfasst werden, darunter Konica Minolta Systeme mit OpenAPI, Desktopcomputer über den Desktop Client, von einem registrierten E Mail Server empfangene E Mails, Datenbanken, FTP Server und Windows Ordner, die von Document Navigator überwacht werden. MFP-Integration: Workflows starten direkt am Bedienfeld des multifunktionalen bizhub Systems (MFP). So bietet sich eine bequeme Möglichkeit, ggf. zusätzliche Workflowinformationen einzugeben, beispielsweise das Dokument zu benennen, Ziele auszuwählen oder Metadaten hinzuzufügen. Sicheres Erfassen: Document Navigator Workflows erfordern eine Anmeldung des Nutzers. Darüber hinaus kann der Administrator bestimmten Benutzern oder Benutzergruppen individuelle Workflows zuweisen. Beschränkung der Scanoptionen: Der Administrator kann Scaneinstellungen bestimmten Workflows zuordnen, um Merkmale, wie z. B. die Dateigröße für das Speichern, zu steuern. Er kann z. B. die Verwendung höherer Auflösungen nur für wichtige grafische Dokumente zulassen und Schwarzweiß Scannen für Dokumente und Workflows festlegen, bei denen keine digitale Farbausgabe erforderlich ist. Dokumentenverteilung Netzwerkordner: Gescannte Dokumente werden direkt in die gewünschten Netzwerkordner übertragen, die am MFP Bedienfeld ausgewählt werden können oder automatisch nach Workflowspezifikationen festgelegt werden. Verbindung zu den gängigsten Lösungen: Dokumente können in vielen ERP /DMS /CRM /Datenbanken oder Cloud Umgebungen, inklusive SharePoint, Google Drive, Windream oder Docuware, gespeichert werden. Außerdem wird ein XML Generator bereitgestellt, der die Unterstützung durch die meisten elektronischen Systeme gewährleistet. -Adresse: Die Weiterleitung digitaler Dokumente an eine interne oder externe E Mail Adresse ist einfach, wobei die Adresse entweder voreingestellt ist oder über das MFP Bedienfeld ausgewählt werden kann. E Mail Adressen können auch über das Active Directory oder LDAP Adressbuch der Firma abgerufen werden. FTP-Server & Datenbank: Dokumente können direkt an einen FTP Server oder an eine Datenbank, z. B. SQL, gesendet werden. Dokumentenverarbeitung Zuverlässige OCR-Texterkennung: Textinhalt wird zuverlässig in elektronischen Dokumenten und Papierdokumenten erkannt und in editierbaren, extrahierbaren oder durchsuchbaren Inhalt umgewandelt. Gängige Dateiformate: Automatische Konvertierung in die gängigsten elektronischen Formate (darunter Word, Excel, PDF, spdf, JPEG, TIFF, XML, PDF/A). Barcode-Erkennung: Dies vereinfacht das Trennen von Dokumenten und die Weiterleitung entsprechend den im Barcode enthaltenen Informationen. Optische Markierungserkennung: Die OMR Funktionalität erleichtert das Auslesen von Umfragen, indem sie das Analysieren, Verarbeiten oder Verteilen des Inhalts entsprechend der Markierung unterstützt. Bildverbesserung: Die Anwendung optimiert und verbessert automatisch das erfasste Dokument. Zum Funktionsumfang gehören das Löschen von weißen Bereichen, Rändern und Leerseiten, das Entfernen von Punkten und Heftlochschatten sowie Optionen wie Entzerren, Fleckenentfernung, Drehen und Glätten von Bildern. FreeForm und Zonenerkennung: Dies ermöglicht eine Erkennung nach Regeln und Zonen. Dokumente werden entsprechend ihrem erkannten Inhalt individuell verarbeitet. Da keine manuellen Eingriffe erforderlich sind, wird die Automatisierung und damit der Bedienkomfort deutlich verbessert.

7 WORKFLOW DATENBLATT DOCUMENT NAVIGATOR ERFASSEN VERARBEITEN ÜBERMITTELN MFP-Client Barcode- Erkennung Texterkennung Verbindungsoption DMS, ERP, CRM, Cloud, XML PC-Client Optische Markierungserkennung Stempelanmerkung Datenbank Hot Folder Datenextraktion Dokumentenkonvertierung Windows- Dateisystem Datenbank Bildoptimierung Zonen- & Freiformerkennung FTP-Server FTP-Server TECHNISCHE DATEN SYSTEMVORAUSSETZUNGEN Betriebssysteme* Windows 7 (32/64) Windows 8 (32/64) Windows 8.1 (32/64) Windows 10 Windows Server 2008 Service Pack 2 (32/64) Windows Server 2008 R2 (32/64) Windows Server 2012 (64) Windows Server 2012 R2 (64) Speicher Min.: 2 GB Empf.: 4 GB Festplattenspeicherplatz Min.: 20 GB Empf.: 50 GB CPU Dual Core 2 GHz/Quad Core 2,4 GHz Netzwerk 100 Mbit/1 GB OpenAPI OpenAPI oder höher Verwendete Netzwerk-Ports 1304, 1983, 50001, 50021, Unterstützte Sprachen Benutzeroberfläche OCR-Texterkennung Deutsch, Englisch, Französisch, Dänisch, Italienisch, Tschechisch, Litauisch Albanisch, Baskisch, Bulgarisch, Weißrussisch, Katalanisch, Kroatisch, Crow, Tschechisch, Dänisch, Niederländisch, Englisch, Estnisch, Färöisch, Finnisch, Französisch, Gälisch (Irisch), Gälisch (Schottisch), Deutsch, Griechisch, Ungarisch, Isländisch, Italienisch, Kurdisch, Latein, Lettisch, Litauisch, Luxemburgisch, Mazedonisch, Maltesisch, Moldawisch, Norwegisch, Pidgin-Englisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Samisch, Sardisch, Serbisch, Serbisch- Latein, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Sudanesisch, Swasi, Schwedisch, Türkisch, Ukrainisch, Walisisch * Die Cluster-Version des Document Navigators benötigt das Betriebssystem Windows Server Unterstützung und Verfügbarkeit der angegebenen Spezifikationen und Funktionen variieren in Abhängigkeit von den eingesetzten Betriebssystemen, Anwendungen und Netzwerkprotokollen sowie von den Netzwerk- und Systemkonfigurationen. Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH STAR 03/2017

8 Ihr Konica Minolta Business Solutions-Partner: Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH Europaallee Langenhagen Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) /W&S