Hochschulkurs Fakultätsmanagement. Schnittstellen Fakultät / Verwaltung

Transkript

1 Hochschulkurs Fakultätsmanagement Schnittstellen Fakultät / Verwaltung Dr. Christian Berthold Bielefeld 26./27. März

2 Perspektive der Verwaltung eigene Handlungslogik rechtskonform eindeutig nachweisbar / dokumentierbar sieht sich kontinuierlich der Aufforderung zum Rechtsbruch ausgesetzt in klaren Hierarchien organisiert wissen oft nicht genau, wer ihr Ansprechpartner in den Fakultäten ist andere Arbeitszeiten als Wissenschaftler HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

3 Schnittstellen Personalvorgänge u. a. Einstellungen Berufungen Höhergruppierungen Besoldung Beihilfe Reisekosten Finanzen u. a. Haushaltsüberwachung ("HÜL") Beschaffungen Drittmittelverwaltung HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

4 Schnittstellen Controlling (sofern nicht als Stabsstelle) Immmobilien / Facility Management kleine Baumaßnahmen Baumaßnahmen Technik / Sicherheit ggf. Prüfungsamt z. B. Rückläufe aus den Fakultäten zu den Prüfungsleistungen Einsprüche Rückmeldungen zur Organisation von Prüfungen HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

5 Schnittstellen Studentische Abteilung Zulassung ev. Rückmeldungen aus den Fakultäten im Zulassungsverfahren Datenpflege Alumni Adresspflege Studierende Anerkennung Studien- / Prüfungsordnungen HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

6 Treiber der Veränderungen IT Hochschulreform Qualitätsansprüche Serviceansprüche externe Reformimpulse wie BA/MA HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

7 Defizite Beispiel 1 Höhergruppierungsanträge Dekan kennt sich mit BAT nicht aus möchte verdiente Sekretärin eine Art Anerkennung gewähren BAT kennt nur Eingruppierung nach Aufgabe und Qualifikation bzw. Bewährungsaufstieg dann schreibt Dekan Antrag zur Begründung einer veränderten Eingruppierung kennt aber die Kriterien (Selbständigkeit etc.) nicht genügend Folge: Ablehnung oder vielfältige Nacharbeit HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

8 Defizite Beispiel 1 Probleme ungenügender Informationsgrad er kennt den BAT nicht oder nicht hinreichend er möchte ihn auch nicht kennenlernen Systemlogik widerspicht gesundem Menschenverstand erzeugt Unwillen und Unverständnis und Rechtfertigungsdruck bei den Gesprächspartnern Verhältnis zwischen Unterrichtungsaufwand und Prozesswiederholung ungünstig der Dekan hat diesen Fall im Laufe seiner Amtszeit 1 mal HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

9 Defizite Beispiel 1 Lösungen ein Ansprechpartner in der Fakultät (z.b. GF) schriftliche Hinweise und Hilfen durch die Verwaltung Mustertexte? HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

10 Defizite Beispiel 2 Drittmittelverwaltung Drittmittelprojekt wird in einem Bereich abgewickelt, der noch wenig Erfahrungen damit hat die / der Hochschullehrer schließt Verträge mit einem z. B. privaten Projektpartner ab das Projekt hat eine mehrjährige Laufzeit umfasst mehr als 3 Mitarbeiter, die mit Projektmitteln bei der Hochschule angestellt werden sollen HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

11 Defizite Beispiel 2 Probleme Personalverträge werden mangelhaft abgeschlossen Möglichkeit zum Einklagen wegen Kettenverträgen Befristung wird nicht sauber begründet Personalkosten werden nicht richtig kalkuliert Personalnebenkosten werden unterschätzt Weihnachtsgeld oder Zuschläge werden nicht beachtet Personalfolgekosten werden unterschätzt (Weihnachtsgeldnachzahlungen) Nachzahlung Weihnachtsgeld für bereits ausgeschiedene Mitarbeiter gilt auch für Hilfskräfte HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

12 Defizite Beispiel 2 Probleme ff. technische Risiken (z.b. Sicherheitsanforderungen) werden nicht berücksichtigt Kosten für sicherheitsrelevante Baumaßnahmen oder Vorkehrungen bleiben unbeachtet keine Risikoabsicherung in personeller Hinsicht die Mitarbeiter, die den Schlussbericht schreiben sollen scheiden aus es ist keiner mehr da, der für die Vertragsverfüllung gerade stehen kann Vorsteuer wird nicht 'konstruktiv' genutzt die Probleme sind so vielfältig, dass eine generelle Schulung kaum hilft HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

13 Defizite Beispiel 2 Lösungen Ansprechpartner auf der Verwaltungsseite werden definiert Einrichtung von Vermittlern die die Anliegen der Projektleiter sammeln und entweder direkt selbst beantworten oder weiterleiten Bewusstsein von Servicequalität in der Verwaltung stärken Problembewusstsein auf der Fakultätsseite schärfen HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

14 kritische Erfolgsfaktoren QM der Prozessqualität ist das überhaupt ein Thema? gibt es Instrumente dafür? oder konzentriert sich QM ausschließlich auf Lehre (+ ev. Forschung)? Transparenz des Prozesses existiert ein Verständnis davon, dass es sich um Prozesse handelt? Abgrenzung zu Projekten! sind die Anforderungen in den Prozessen definiert? sind die Prozessbeteiligten hinreichend informiert darüber, was von ihnen erwartet wird? Prioritäten!! gibt es Prozessverantwortliche? und wissen die davon? HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

15 kritische Erfolgsfaktoren IT Workflow Eingabemasken Standardisierung die Basis erfolgreicher IT-Lösungen ist eine gute Prozessdefinition siehe etwa Campusnet deshalb ist eine IT-Lösung oftmals ein Qualitätstreiber Eindeutigkeit der Personen wechseln die Ansprechpartner bei wichtigen oder bei komplexen Prozessen? gibt es einen Kümmerer? HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

16 gängige Ansatzpunkte Prozessanalysen - Beteiligte zusammenbringen - Defizite, kritische Faktoren analysieren - Bearbeitungsaufwand aufnehmen - Verbesserungsziele - Verbesserungsvorschläge Benchmarking - mit befreundeten Hochschulen - je nach Zielsetzung eher desselben Bundeslandes (internes) Qualitätsmonitoring - ggf. auch mit geeigneten Kennzahlen - z. B. durchschnittliche Berufungsdauer - z. B. Auswertung der Rückläufe bei Korrekturen - z. B. Rückfragebedarf bei Reisekostenanträgen - Vorschlagswesen HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

17 gängige Ansatzpunkte Verrechnung von internen Dienstleitungen - erzeugt Qualitätsdruck auf der Seite der Bereitsteller - erzeugt Nachfragedruck auf der Seite der Empfänger - ist aber nur bei wenigen klassischen Verwaltungsprozessen sinnvoll (eher bei Druckereien, ev. IT-Diensten) dezentrale Globalbudgets - inklusive Personalkosten - erzeugt in den Fakultäten den Bedarf - aber stellt auch die Finanzmittel bereit für eine personelle Stärkung der eigenen Verwaltung - Lösung also durch Beseitigung der Schnittstelle - führt z. T. zur Verlagerung auf die internen Schittstellenprobleme HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./

18 Handlungsmöglichkeiten für Fakultäten selbst Problembeschreibungen anfertigen einen Kommunikationskanal in die Verwaltung öffnen, der den Dialog ermöglicht Nöte und sorgen der anderen Seite ernst nehmen u. U. mit anderen Fakultäten zusammentun im eigenen Haus Probleme abstellen HSK Fakultätsmanagement, Dr. Christian Berthold, Bielefeld, 26./