Kurzbeschreibung zum. SelectLine CRM-Modul. Warenwirtschaft. Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und. lassen Sie die Software für sich arbeiten.

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1 Kurzbeschreibung zum SelectLine CRM-Modul Warenwirtschaft Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und lassen Sie die Software für sich arbeiten.

2 Inhaltsverzeichnis 1 SelectLine CRM-Modul Adressbereich In der Bearbeitungsansicht einer Adresse Seite Freie Felder Seite Info Seite Historie Kontaktbereich Eigenschaften eines Kontaktes Kontaktfunktionen Dateianhänge per Drag&Drop automatisch angelegte Kontakte CRM-Funktionen Adressen prüfen Recherche Serienbrief Serienmail Outlook-DatenExport Stichwort zuweisen /Stichwort entfernen Word-Dokument erzeugen Einzel Stichwortsuche Volltextsuche TAPI- Unterstützung Kontaktübersicht Stichworte internes -Programm Einstellungen für das interne -Programm Das -Bearbeitungscenter Die Verbindung des CRM-Modules mit Microsoft Outlook Die Installation des Outlook-Add-In Seite 1 von 47

3 2.2 Das Einrichten der MS-Outlook-Schnittstelle Das Übertragen von empfangenen s aus MS Outlook an das CRM-Modul die direkte Zuordnung einer einzelnen / mehrerer s eine oder mehrere s über die manuelle SL Adressenzuordnung übergeben automatische Zuordnung weitere Funktionen im Outlook-Kontextmenü s über Outlook versenden neue versenden aus dem CRM-Modul zugeordnete anzeigen/beantworten/weiterleiten neue aus Outlook versenden Serienmail versenden Seite 2 von 47

4 1 SelectLine CRM-Modul In Form eines Modules für die WARENWIRTSCHAFT stellt die SelectLine ein integriertes CRM- Programm für die Grundfunktionalitäten vor. Das Modul ist in allen Ausprägungen der Warenwirtschaft verfügbar, Eine Nutzung in Verbindung mit dem Vertriebsmodul ist nicht möglich. Es können Adressen und Kontakte verwaltet werden sowie Dokumente (Brief, , Serienbrief, Serienmail erstellt werden. Der versand und auch empfang wird durch ein SelectLine-eigenes programm ermöglicht, alternativ kann auch Outlook 2007/2010 über ein Add-In verwendet werden. Der CRM-Adressenbereich stellt alle in der SelectLine Warenwirtschaft erfassten Kunden, Lieferanten und Interessenten sowie deren Ansprechpartner dar. Alternativ können nur im CRM-Modul auch sogenannte freie Adressen samt Ansprechpartner erfasst werden. Jeder Adresse können Kontakte mit unterschiedlichen Kontaktarten zugeordnet werden. Dies kann manuell oder als Folge einer Aktion (Telefonat, Serienbrief usw.) geschehen. Die Standardfunktionsleiste bietet die auch aus den anderen Selectline-Masken bekannten Funktionalitäten. In der Leiste mit den CRM-Funktionen befinden sich Schaltflächen, um spezielle CRM- Programmaufrufe zum Suchen oder Markieren von Adressen und für Massenaktionen wie Serienmail und Serienbrief schnell zu erreichen. Seite 3 von 47

5 1.1 Adressbereich Eine Adresse kann zwei Ausprägungen haben: eine Hauptadresse oder ein Ansprechpartner. Ein Ansprechpartner hat immer einen Bezug zu einer Hauptadresse, während eine Hauptadresse beliebig viele zugeordnete Ansprechpartner aufweisen kann. Wird ein neuer Adress- Datensatz angelegt, muss bereits eine Vorauswahl getroffen werden: neuer Kunde neuer Lieferant neuer Interessent Ansprechpartner zu. freie Adresse Im Fall von neuer Kunde/ Lieferant/ Interessent wird nicht nur eine neue Adresse, sondern auch gleichzeitig ein neuer Kunden/Lieferanten/Interessenten- Datensatz erzeugt. Es ist im CRM-Modul aber auch möglich einfach nur eine Adresse zu erfassen, ohne bereits eine Zuordnung als Kunde oder Lieferant oder Interessent zu treffen = freie Adresse. Ein Ansprechpartner kann immer nur zu einem bereits bestehenden Datensatz und nie losgelöst davon erstellt werden. Als Bezug für einen neuen Ansprechpartner wird immer der aktuelle Datensatz herangezogen. Ist der aktuelle Datensatz eine Hauptadresse, so wird ein neuer Ansprechpartner angelegt. Ist der aktuelle Datensatz ein Ansprechpartner, so bekommt der neue Ansprechpartner denselben Bezug zur Hauptadresse In der Bearbeitungsansicht einer Adresse Unterhalb der CRM- Funktionsleiste beginnt der Bereich zum Auflisten oder Bearbeiten der Adressen mit vier Schaltflächen als Kopfbereich. Ganz links wird fett die Firma oder der Name und Vorname eingeblendet. Der Anzeigebereich kann durch den sogenannten Splitter (senkrechter grauer Balken) verbreitert werden, in dem der Splitter nach rechts bewegt wird. Die Veränderung wird arbeitsplatzspezifisch gespeichert. Die Schaltflächen haben meist eine Doppelfunktion. Es kann zu einem anderen Datensatz gewechselt werden (Schalter <Hauptadresse>; bei einem Ansprechpartner möglich, bei einer Hauptadresse ausgegraut) oder ein neuer Datensatz im Kunden-, Lieferanten oder Interessentenstamm angelegt werden. Eine rechts neben den Schaltflächen dargestellte Nummer zeigt an, dass zu dieser Adresse bereits ein Kunde/Lieferant/Interessent-Datensatz existiert. Dann kann mit der Schaltfläche in die Stammdatenmaske Kunde/Lieferant/Interessent gewechselt werden. Seite 4 von 47

6 Ist die rechte Anzeige noch leer, kann mit der Schaltfläche ein neuer Kunde/Lieferant/Interessent erzeugt werden. Mit Hilfe des CRM-Modules ist es möglich, dass eine einzige Adresse gleichzeitig ein Kunde und ein Lieferant und ein Interessent ist. Alle drei haben dann identische Adressdaten. Jede Änderung der Adressdaten wirkt dann auf alle drei gleichzeitig. Alle Ansprechpartner der Adresse sind dann gleichzeitig Ansprechpartner des Kunden und des Lieferant und des Interessenten. Im Umkehrschluss bewirkt das Löschen einer Hauptadresse im CRM-Modul, dass auch der Kunde/ Lieferant/Interessent sowie der/die Ansprechpartner und alle bereits erfassten Kontakte entfernt werden. In der Listenansicht der Adressen kann durch eine Sortierung auf die Spalte Firma eine eingerückte Struktur der Ansprechpartner erreicht werden. Voraussetzung dafür ist der gleiche Inhalt im Feld Firma und die interne Zuordnung zwischen Hauptadresse und Ansprechpartner. Umgeschaltet in den Bearbeitungsmodus können dann die einzelnen Eingabefelder beschrieben und auch geändert werden. Im Gegensatz zur herkömmlichen Adressverwaltung, stehen im CRM-Modul neu nun folgende zwei zusätzliche Felder zur Verfügung: Telefon 4 2 In der linken Baumstruktur werden als separate Seiten die zugeordneten Ansprechpartner, die Freien Felder, eine Info mit Umsatzzahlen und die Beleghistorie angeboten; bei Bedarf auch die Extrafelder. Seite 5 von 47

7 Im Baumeintrag werden als Unterstruktur alle bereits angelegten Ansprechpartner mit Name. Vorname untereinander aufgelistet. In der daneben dargestellten Listenansicht sind alle Felder der Ansprechpartneradressen sichtbar und können mit dem Spalteneditor geordnet werden. Ein neuer Ansprechpartner kann über den Schalter <Anlegen> oberhalb der Listenansicht oder durch den Schalter <Datensatz neu> in der Haupt-Funktionsleiste angelegt werden. Dann öffnet sich der Bearbeitungsdialog für den neuen Ansprechpartner. Es wird ein neuer Adressen-Datensatz angelegt. Aus diesem Grunde ändert sich die Baumstruktur und auch die Schalter für Kunden/Lieferanten/Interesssenten sind nicht mehr vorhanden. Einzig der Schalter für den Wechsel zur Hauptadresse ist jetzt aktivier bar. Der Ansprechpartner-Datensatz wird mit so vielen Feldinhalten wie in der Hauptadresse verfügbar, vorbelegt. Name und Vorname werden dabei nicht übernommen. Sobald Name und Vorname gefüllt sind, werden diese beiden Felder auch oben links neben dem Schalter <Hauptadresse> zur besseren Orientierung eingeblendet. Da man sich nun in einem Ansprechpartner-Datensatz befindet, wird in der Baumstruktur die Seite Ansprechpartner ebenso wie Info und Historie deaktiviert. Wollen Sie zur Ansicht aller bereits vorhandenen und es nun neu angelegten Ansprechpartners wechseln, betätigen Sie den Schalter <Hauptadresse>. Zurück in der Hauptadresse wird nun der neu angelegte Ansprechpartner ebenfalls mit in der Baumansicht dargestellt. Achtung: Beim Wechsel zwischen Hauptadresse und Ansprechpartner werden aktive Filter deaktiviert, da der andere Datensatz nicht der Filtereigenschaft entsprechen muss. Seite 6 von 47

8 Wird in der Baumstruktur auf solch einen Ansprechpartner gewechselt, werden die Adressdaten des Ansprechpartners eingeschränkt und schreibgeschützt nur zur Information eingeblendet. Es kann die Telefonnummer bei TAPI-Unterstützung gewählt, oder eine gesendet werden. Sollen die Daten bearbeitet werden, muss aktiv der Datensatz von Hauptadresse zum Ansprechpartner gewechselt werden. Dazu dient der Schalter <Zur Adresse wechseln>. Mit dem Wechsel der Adresse werden auch die angezeigten Kontakte, Stichworte und der Langtext für die neue Adresse aktualisiert. Alternativ kann auch mit der Tastenkombination Alt + linke Maustaste auf den Ansprechpartner in der Baumstruktur direkt zum Ansprechpartner-Datensatz gewechselt werden Seite Freie Felder Freie Felder stehen wie in den Stammdaten und Belegen auch in der CRM-Adresse zur Verfügung. Diese Freien Felder sind identisch mit den Freien Feldern im Kunden- oder Interessenten- oder im Lieferantenstamm! Eine Änderung eines Freien Feldes in der CRM-Maske oder im Kundenstamm bewirkt dasselbe. Die Freien Felder können mit selbstbestimmten Bezeichnungen (über den Schalter <Feldbezeichnungen> versehen werden. Seite 7 von 47

9 Seite Info Es wird eine Jahresstatistik der letzten drei Jahre, in Anlehnung an die Chefübersicht, und eine Auflistung der meistverkauften Artikel angezeigt. Für die Artikelauslistung kann das auszuwertende Jahr und die Top-Anzahl vorgegeben werden. Die Datenanzeige ist nur bei bereits vorhanden Umsatzbelegen möglichen. Im Beispiel sind die Umsatzdaten für den Kunden dargestellt. Handel es sich bei der Adresse um einen Kunden und Lieferanten, werden zwei Statistiken eingeblendet Seite Historie In der Historie werden alle Belege zur aktuellen Adresse (nicht bei Ansprechpartnern) aufgelistet. Wie in der Historie im Artikelstamm oder Kundenstamm kann nach einem einzelnen Belegtyp selektiert werden. Allerdings werden in der Auflistung die Belegköpfe und nicht die einzelnen Belegpositionen angezeigt. Wie in Listenansichten üblich, kann über das Kontextmenü oder durch Doppelklick der aktuelle Datensatz (Beleg) geöffnet werden. Seite 8 von 47

10 Kontaktbereich Das Herzstück des CRM-Modules bilden neben den Adressen die diesen zugeordneten Kontakte. Ein Kontakt ist immer genau einem Adressdatensatz (Hauptadresse oder Ansprechpartner) zugeordnet. Kontakte können angelegt, bearbeitet und gelöscht werden sowie über den Extras-Schalter oder das Kontextmenü weitere Funktionen ausgeführt werden. Um die Kontakte klassifizieren zu können, werden Kontaktarten unterschieden. Die Kontaktarten sind vorgegeben und mit Symbolen versehen. In der Listenansicht wird weiterhin in der Spalte Anhang durch ein Büroklammer-Symbol dargestellt, dass für diesen konkreten Kontakt Dateianhänge existieren. Wie viele und welche Dateien angehängt wurden, ist nur durch Bearbeiten des Kontaktes ersichtlich Eigenschaften eines Kontaktes Die Informationen eines Kontaktes gliedern sich in mehrere Karteireiter auf. Beim Neuanlegen oder Bearbeiten eines Kontaktes wird der Karteireiter Kontakt als Standard geöffnet.eben einem Datum (Vorgabe aktuelles Tagesdatum) und einer Beschreibungszeile bestimmt das großzügige Langtextfeld und die Kontaktart (Standard= Notiz) diese Ansicht. Folgende Kontaktarten stehen standardmäßig zur Auswahl: Notiz Telefonat (Eingang) Telefonat (Ausgang) Termin Brief (Eingang) (Ausgang) Besuch Serienbrief Serienmail Desweiteren kann ein Status belegt werden: <kein> ((Grundeinstellung) aufgenommen begonnen in Bearbeitung warten Seite 9 von 47

11 bearbeitet erledigt Der Wiedervorlage-Abschnitt dient zur Terminverwaltung. Zu einem Datum und einer Uhrzeit kann genau einem Mitarbeiter (Auswahl aus der Passwortverwaltung) eine Erinnerung gesetzt werden. Dazu muss auch das Optionsfeld Wecker aktiviert werden. Dann erscheint beim ausgewählten Mitarbeiter eine Terminhinweis -Maske auf dem Bildschirm. Auch ein vor-dem-termin-warnen kann eingestellt werden. Die Wiederholung ist für wiederkehrende Termine gedacht. Ist ein Termin erledigt worden, wird automatisch ein neuer Termin entsprechend dem Wiederholungszyklus angelegt; im Prinzip ein Kopieren der Wiedervorlagedaten mit geänderten zum -Datum. Die noch offenen Termine können auch außerhalb der CRM-Maske unter Mandant -> Überblick -> offene Termine zusammen mit den Notiz-Terminen eingesehen werden. Einem Kontakt können eine oder mehrere Datei(en) angehängt werden. Seite 10 von 47

12 Dies kann durch Drag & Drop (siehe weiter unten) in die Auflistung hinein geschehen oder über den - Schalter mit der Explorer-Auswahl. Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Dateinamen- Zeile, wird die Datei geöffnet. Für die freie Benutzung stehen die auch aus anderen Masken bekannten Freien Felder in einem eigenen Karteireiter zur Verfügung Kontaktfunktionen Zu einer Adresse werden die bereits erfassten Kontakte in Listenform dargestellt. In dieser Auflistung sind Standardfunktionalitäten und auch spezielle Kontaktart-Funktionen zulässig. Das Anlegen eines neuen Kontaktes sowie das Bearbeiten und Löschen sind unabhängig von der Kontaktart für jeden Kontakt möglich. Die Funktionen zum Drucken oder Kopieren eines Kontaktes sind über den Extra -Schalter oder das Kontextmenü aufzurufen. Seite 11 von 47

13 Das Menü im Extras-Schalter ist weitgehend identisch mit dem Kontextmenü und beinhaltet auch spezielle Funktionen, die an bestimmte Kontaktarten gebunden sind. Der erste Abschnitt (im Beispiel neu ) ist den spezielle Funktionen nach Kontaktarten gewidmet. Der zweite Abschnitt beinhaltet besondere Funktionen für jeden Kontakt. Der dritte Abschnitt beinhaltet die Druck- Funktionalitäten Der vierte und der fünfte Abschnitt bieten Standard-Kontext-Funktionen zum Datensatz-Anlegen, -Bearbeiten und Entfernen wie auch zum Ansicht-Aktualsieren, dem Aufruf des Spalteneditors (nur im Kontextmenü; nicht im Extras-Menü) und Export- Möglichkeiten. Im Folgenden wird nur auf die Kontakt- Funktionalitäten des ersten und zweiten Abschnittes eingegangen. unterschiedliche weitere Funktionsaufrufe angeboten. Je nach Kontaktart werden im Extras-Menü Kontaktart Ausgang + Nutzung interner -Client neu öffnet das Bearbeitungsfenster einer (siehe Einzel- ) mit vorbelegtem Versende-Konto, vorbelegter -Absender-Adresse, der Empfänger- -Adresse aus dem aktuellen Adress-Datensatz und der Standard-Signatur/Benutzersignatur aus der Mandanteneinstellung für das Versende-Konto. Die neue kann versendet, gedruckt, abgebrochen oder als Entwurf gespeichert werden. E- Mail anzeigen öffnet das Bearbeitungsfenster einer . Die Mail kann nur gedruckt werden. weiterleiten erzeugt automatisch einen neuen Kontakt ( Ausgang). Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart -Ausgang zugeordnet wurde, stehen diese -Funktionen nicht bereit. Kontaktart Eingang + Nutzung interner -Client Seite 12 von 47

14 neu öffnet das Bearbeitungsfenster einer (siehe Einzel- ) mit vorbelegter -Absender-Adresse, der Empfänger- -Adresse aus dem aktuellen Adress-Datensatz und der Standard-Signatur/Benutzersignatur aus der Mandanteneinstellung. E- Mail anzeigen öffnet das Bearbeitungsfenster einer . Die Mail kann nur gedruckt werden. beantworten und weiterleiten erzeugen automatisch einen neuen Kontakt ( Ausgang. Allen Antworten erzeugt hingegen mehrere s, aber nur einen neuen Kontakt an der aktuellen Adresse. Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart -Ausgang zugeordnet wurde, stehen diese -Funktionen nicht bereit. Kontaktart Entwurf + Nutzung interner -Client neu öffnet das Bearbeitungsfenster einer (siehe Einzel- ) mit vorbelegter -Absender-Adresse, der Empfänger- -Adresse aus dem aktuellen Adress-Datensatz und der Standard-Signatur/Benutzersignatur aus der Mandanteneinstellung. bearbeiten und senden erzeugen automatisch einen neuen Kontakt ( Ausgang). Die Mail kann versendet werden oder erneut als Entwurf abgespeichert werden oder gedruckt werden. Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart -Entwurf zugeordnet wurde, stehen diese -Funktionen nicht bereit. Kontaktart Serienmail + Nutzung interner -Client neu öffnet das Bearbeitungsfenster einer (siehe Einzel- ) mit vorbelegter -Absender-Adresse, der Empfänger- -Adresse aus dem aktuellen Adress-Datensatz und der Standard-Signatur/Benutzersignatur aus der Mandanteneinstellung. E- Mail anzeigen öffnet das Bearbeitungsfenster einer . Die Mail kann nur gedruckt werden. weiterleiten erzeugt automatisch einen neuen Kontakt ( Ausgang). Seite 13 von 47

15 Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart -Entwurf zugeordnet wurde, stehen diese -Funktionen nicht bereit. Funktionen für alle Kontaktarten Datensatz kopieren erzeugt einen neuen Kontakt mit Übernahme alle Informationen (auch Anhänge und Wiedervorlage). Das Datum und auch das AngelegtAm / Angelegtvon werden übernommen. Lediglich bei Kontakten, die mit einem -Ausgang/-Eingang des internen -Clients verbunden sind, kann diese Verknüpfung nicht übernommen werden. Die Verknüpfung zwischen Kontakt und verbleibt beim Original-Kontakt. Erledigt setzen ändert den Status des Kontaktes auf Erledigt. Ein noch vorhandener offener Termin/Wiedervorlage wird geschlossen; der Wecker wird deaktiviert. Nicht erledigt setzen ändert den Kontaktstatus auf aufgenommen. Ein deaktivierter Wecker wird nicht wieder automatisch aktiviert. Markierte Kontakte einer anderen Adresse zuweisen bietet die Möglichkeit, einen oder mehrere Kontakte gleichzeitig zu einer anderen Adresse zu verschieben. Nur hierbei macht eine Mehrfachmarkierung von Kontakten Sinn und wird auch berücksichtigt. Kontaktübersicht für Firma zuweisen wechselt in das Fenster Kontaktübersicht und filtert dabei nur die Kontakte der aktuellen Adresse sowie aller zugehörigen Adressen. Handelt es sich bei der aktuellen Adresse um eine Hauptadresse (Freie Adresse, Kunde, Lieferant, Interessent) werden in der Kontaktübersicht alle Kontakte dieser Hauptadresse und alle Kontakte der zugehörigen Ansprechpartner aufgelistet. Handelt es sich bei der aktuellen Adresse um einen Ansprechpartner, werden alle Kontakte dieses Ansprechpartners, alle Kontakte der übergeordneten Hauptadresse (Freie Adresse, Kunde, Lieferant, Interessent) und alle Kontakte der weiteren Ansprechpartner der Hauptadresse angezeigt Dateianhänge per Drag&Drop Zum Befüllen von Kontakten ist es möglich, eine oder mehrere Dateien einfach über die Listendarstellung der Kontakte zu ziehen. Es wird dann ein neuer Kontakt erzeugt. Ebenso können eine oder mehrere Dateien in einen bereits geöffneten Kontakt gezogen werden. Wichtig dabei: es muss der Karteireiter Kontakt im Vordergrund liegen und in den Bereich der Dateianhänge gezogen werden. Ein neu angelegter Kontakt wird mit der Kontaktart Notiz vorbelegt, wenn die Datei(en) aus dem Windows Explorer stammen. Dabei ist der Dateityp unerheblich. Eine Besonderheit stellt die Übernahme von s aus Outlook 2007/ 2010 dar. Diese können ebenfalls per Drag & Drop zu einem bereits bestehenden Kontakt (Karteireiter Dokumente) hinzugefügt werden. Oder durch ziehen auf die Listenansicht der Kontakte wird ein neuer Kontakt angelegt. Beachten Sie, dass der normale Mailverkehr über das weiter unten beschriebene SelectLin programm abläuft. Die wird im Outlook Nachrichtenformat (*.msg) übertragen und in der Datenbank als Datei abgelegt (kein Link). Sind in der Anhänge enthalten, so werden diese in der MSG-Datei ebenfalls mit übernommen. Die Anhänge werden nicht als separate Dateien gespeichert. Der neue Kontakt bekommt automatisch den Kontakttyp Eingang zugewiesen. In die Bezeichnung wird der Text als Dateianhang eingefügt eingetragen. Seite 14 von 47

16 Der Dateiname einer hereingezogenen setzt sich aus den beiden ersten Spalten des Outlook- Ordners, aus dem sie übertragen werden, zusammen. Wenn möglich, werden die Spaltennamen in eckigen Klammern mit im Dateinamen dargestellt. Zum Beispiel [Erhalten] 05_03_2010 [Betreff] CeBit- Teilnahme in Hannover.msg oder [Von] [Betreff] Neuer Forumseintrag.msg. Beachten Sie bitte, dass jeder Ordner in Outlook eine andere Spaltensortierung aufweisen kann. Dementsprechend unterschiedlich sind dann auch die erzeugten Dateinamen. Eine Einstellmöglichkeit für eine einheitliche Bildungsvorschrift des Dateinamens ist nicht vorgesehen automatisch angelegte Kontakte Neben dem Drag&Drop gibt es noch weitere Möglichkeiten, dass ein neuer Kontakt automatisch (mit einer vorbelegten Kontaktart und teilweise einem Status aus den Mandanteneinstellungen) erstellt wird: Kontaktart -Eingang - aus Posteingang des SelectLine-E- Mail-Programmes zuordnen Kontaktart -Ausgang Kontextmenü schreiben, beantworten, weiterleiten oder CRM- Funktionsschalter Neue oder Funktionsschalter am Feld 1 / 2 Kontaktart Telefonat Eingang bei aktiver TAPI-Unterstützung aus der Anrufliste heraus Kontaktart Brief CRM-Funktionsschalter Word-Dokument erzeugen Kontaktart Serienbrief CRM-Funktionsschalter Serienbrief Kontaktart Serienmail CRM-Funktionsschalter Serienmail 1.2 CRM-Funktionen Die CRM-Funktionen können sich nur auf die eine aktuelle Adresse (z.b. ) oder auch auf mehrere markierte Adressen gleichzeitig (z.b. Serienmail) beziehen. Zum Markieren mehrerer Adressdatensätze stehen die aus der SelectLine bekannten Mechanismen ( Leertaste, Strg+Ausw.) zur Verfügung. Zusätzlich kann nun in der Adressliste die Anzeige nur auf die markierten Datensätze reduziert werden. Die Markierung wirkt dann wie eine Filterung. Aufgerufen wird die Funktion Nur markierte Datensätze anzeigen ausschließlich über das Kontextmenü. Nur wenn Datensätze markiert wurden, ist die Funktion wählbar. Im Gegenzug kann dann, wenn nur die markierten Datensätze angezeigt werden, wieder in die Anzeige aller Datensätze gewechselt werden. Seite 15 von 47

17 Adressen prüfen Zwar keine Dublettenprüfung, aber eine Prüfung, ob die ausgewählten Felder nicht leer sind. Als Ergebnis wird eine Liste aller Datensätze eingeblendet, die dieser Prüfung nicht entsprechen. Aus der Auflistung heraus kann jeder Datensatz geöffnet und so bearbeitet werden, um den fehlenden Eintrag zu ergänzen Recherche Die Funktion Recherche dient zum Selektieren von Adressdatensätzen vor dem Auslösen einer Massenaktion wie zum Beispiel das Erzeugen eines Serienbriefes. Der Recherchedialog ist eine abgewandelte grafische Darstellungsform des bekannten Trichter -Filters. Seite 16 von 47

18 Als Verknüpfungsarten stehen und bzw. oder als Schalter zur Verfügung. Über diese Schalter kann eine Recherche neu aufgebaut oder auch erweitert werden. Als Datenfelder stehen nicht nur die Felder der Adress-Tabelle zur Auswahl, sondern wahlweise auch die Tabellen Kreditoren oder Debitoren oder Interessenten. Es kann jeweils die Adress-Tabelle mit einer der drei Tabellen (Kreditoren, Debitoren, Interessenten) kombiniert werden. Die Felder der drei Tabellen werden durch ein vor den Feldnamen gestellten Buchstaben gekennzeichnet (Debitoren = d.xxx, Kreditoren= k.xxx und Interessenten= i.xxx). Wird als verknüpfte Tabelle Debitoren oder Kreditoren gewählt, ist auch eine kaufmännische Abfrage nach Umsatz, Artikel oder offene Posten möglich. Als Parameter kann dabei ein Zeitraum, eine Anzahl (Top xxx) und ein Wert angegeben werden. Die Recherche kann selbstverständlich auch aus einer Kombination von Adress-Feldern, Kundenfeldern und der kaufmännischen Abfrage bestehen. Seite 17 von 47

19 Bei allen Tabellenfeldern stehen als Auswahl an Vergleichsfunktionen gleich größer größer gleich wie leer ungleich kleiner kleiner gleich nicht wie nicht leer zur Verfügung. Das Eingabefeld für die Vergleichskonstante komplettiert die Bedingung. In diesem Konstante -Feld kann sowohl ein kompletter als auch ein Teilbegriff eingegeben werden. Groß- und Kleinbuchstaben werden unterschieden, gleichfalls werden Variablen (? oder *) bei wie bzw. nicht wie unterstützt. Die Einstellungen einer Recherche werden automatisch gespeichert, wenn die Recherche mit ausgeführt wird. Als Namen erhält die Recherche den Eintrag im Feld Auswahl. Das Ergebnis der Recherche kann mit in einem zusätzlichen Fenster als Vorschau angezeigt werden. Das Ausführen einer Recherche bewirkt immer die Einblendung einer Mitteilung, wie viele Datensätze aktuell markiert sind. Alle durch die Recherche ermittelten Datensätze werden dann farblich markiert. Werden mehrere unterschiedliche Recherchen nacheinander ausgeführt, bleiben die Markierungen der vorherigen Recherchen erhalten. Gelöscht werden die Markierungen der Datensätze durch ein einfaches Anklicken eines Datensatzes mit dem Mauszeiger oder durch den Schalter Alle Markierungen entfernen. Da einmal ausgeführte Recherchen gespeichert werden, können diese auch über ein Abrollmenü direkt aus der Hauptmaske ausgeführt werden (in Anlehnung der Trichter-Filter). Seite 18 von 47

20 Serienbrief Angelehnt an die bisherige Serienbrieffunktionalität der SelectLine wurde auf das vordergründige erzeugen einer CSV-Datei über fest vorgegebene Filter verzichtet. Zum Ausführen der Serienbrief-Funktion muss mindestens ein Datensatz in der Listenansicht markiert sein. Dies kann durch manuelles Selektieren oder eine Kombination aus Filter und Alles markieren oder durch die oben beschriebene Recherche-Funktion erfolgen. Nachdem Datensätze markiert wurden, lässt sich die Serienbrieffunktion öffnen. Das Vorlage-Dokument kann ausgewählt, weiter bearbeitet oder komplett neu angelegt werden. Da die Abarbeitung des Serienbriefes durch Microsoft Word erfolgt, muss noch eine Angabe zum Ausgabezeile (neues Dokument/ Drucker / ) getroffen werden. Zusätzlich für das CRM-Modul kann ein Stichwort vergeben werden. Dieses Stichwort wird neu erzeugt und an alle markierten Adressdatensätze zurückgeschrieben. Bleibt das Feld Neues Stichwort leer, erfolgt auch keine Stichwort-Vergabe. Ebenfalls optional kann ein neuer Kontakt mit der Kontaktart Serienbrief für jede markierte Adresse erstellt werden. Das jeweilige Word-Dokument wird dann an jeden neuen Kontakt als Anhang angefügt. Dazu muss zwingend ein Dateiname für das neue Dokument eingegeben werden. Bei Vergabe eines Stichwortes und aktiver Option zum Kontakt-Anhang wird der Dateiname gleich dem Stichwort vorgeschlagen. Achtung: Wird bei einem Serienbrief an jeden Kontakt das Dokument angehängt, wächst die SelectLine Datenbank entsprechend. Seite 19 von 47

21 Serienmail Die Serienmail nutzt für das Versenden das im CRM-Modul integrierte Programm. Auch hierbei wird auf Vorlagen zurückgegriffen, die dann auf die markierten Adress-Datensätze angewendet werden. Die Serienmail-Funktion besteht aus vier Unterfunktionen. Am Beginn steht das Erstellen der neuer Vorlagen. Sie legen fest, über welches Konto und mit welchem Absender die Mails versendet werden sollen. Da die Adress-Datensätze zwei adressen haben können, stehen für Empfänger und Kopie an zwei Platzhalter = Feld Feld 2) zur Auswahl. Gleichfalls stehen für die Ausgestaltung des Mailtextes bereit. Die Vorlage wird mit der Betreffzeile = späterer Eintrag für den Kontakt komplettiert. Jede -Adresse (bzw. die zugehörige Adresse) erhält dann einen neuen Kontakt-Eintrag mit der E- Mail als Dateianhang. Ebenso lassen sich bestehende Vorlagen bearbeiten oder kopieren oder löschen. Dazu steht eine weitere Unterfunktion bereit. Um zu verfolgen, welche Adresse eine bestimmte Serienmail erhalten hat, kann man die Funktion Historie anzeigen verwenden. Schlussendlich führt die letzte Funktion Serienmail an alle markierten Datensätze senden das versenden und zuordnen der Serienmail aus. Seite 20 von 47

22 Hierbei wird vor dem Versenden eine Prüfung auf gültige adressen ausgeführt. Fehlerhafte Adressen werden angezeigt und zur Korrektur in einem Fehlerprotokoll angeboten. Der Serienmailvorgang muss anschließend noch einmal ausgeführt werden; die Adress-Selektion muss wiederholt werden. Wie beim Serienbrief wird auch bei der Serienmail die optionale Vergabe eines Stichwortes und/oder einer Wiedervorlage unterstützt. Achtung: Bei einer Serienmail wird automatisch für jede gewählte Adresse ein neuer Kontakt angelegt. Die mit allen Anhängen und eingebetteten Bildern/Dokumenten wird bei jeder Adresse abgelegt und in die SelectLine Datenbank gespeichert. Die Datenbank (Tabelle CRM_DOKUMENTE) wächst entsprechend an! Outlook-DatenExport Wie aus den Stammdaten Kunde/Lieferant/Interessent bereits bekannt, können Adressdatensätze an Microsoft Outlook übergeben werden. Dabei kann zwischen der aktuellen Adresse, den gefilterten Adressen und allen Adressen gewählt werden. Sollten Adressen bereits im Outlook- Zielordner vorhanden sein, werden diese durch überschreiben aktualisiert. Die Feldzuordnung kann beliebig gewählt werden. Es ist auch ein kombinieren mehrerer SL-Felder zu einem Outlook-Feld möglich Stichwort zuweisen /Stichwort entfernen Stichworte können einer einzelnen Adresse über den Stichwortbereich zugewiesen werden. Für das Bearbeiten mehrerer Adressen stehen die beiden Funktion Stichwort zuweisen und Stichwort entfernen parat, wenn sich der Anwender im Listenmodus befindet. Seite 21 von 47

23 Word-Dokument erzeugen Mit der CRM-Funktion Word-Dokument erzeugen werden an eine auszuwählende Vorlage Adressfeld- Informationen übertragen. Im Word-Programm kann dann der Text des Briefes weiterbearbeitet werden. Vorbelegt ist, dass automatisch ein neuer Kontakt (Kontaktart Brief ) angelegt wird. Die Beschreibungszeile des neuen Kontakteintrages kann bereits erfasst werden Einzel- Nach dem Schließen von Word wird das Word-Dokument dann als Dateianhang zum neuen Kontakt in der Datenbank abgelegt. Die Erstellungsweise der Vorlagen entnehmen Sie bitte dem Dokument SelectLine Programmübergreifendes Version 11. Eine kann von verschiedenen Stellen aus erstellt werden. Über den Schalter Funktionsleiste wird dabei die meist verwendete sein. in der CRM- Eine weitere Möglichkeit bietet sich aus dem Kontextmenü der Kontakte ( neu ) oder über direkt über den Funktionsschalter am -Feld (automatisch wird ein neuer Kontakt angelegt). Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster zum Erstellen der mit einer Vorbelegung des Absenders und des Empfängers (wenn das -Feld an der aktuellen Adresse gefüllt ist) sowie dem Konto zum Versenden. Ebenso ist im Text der eine Signatur vorhanden, wenn eine Vorbelegung in den Mandanten-Einstellungen erfolgte.. Seite 22 von 47

24 Im linken oberen Bereich können mittels eine Explorers Mail-Anhänge zugefügt oder Dateien auch per Drag&Drop hineingezogen werden. Das Schreiben des -Textes kann als normaler Text oder mittels der Formatierungsmöglichkeiten auch in Ausrichtung, Schriftart und Schriftstil variiert werden. Der Editor bietet noch weitere Möglichkeiten zur Gestaltung der , die als Schalter oder (umfangreicher) durch das Kontextmenü im - Text aufgerufen werden können. So ist beispielsweise auch eine Darstellung in HTML-Format, das Einfügen von Bildern oder Linien möglich. Wird die nicht sofort versendet, kann diese auch als Entwurf abgespeichert und erst später versendet oder weiterbearbeitet werden. Automatisch wird ein neuer Kontakt mit der Kontaktart Ausgang angelegt und der Inhalt der Betreffzeile in die Bezeichnung der übernommen. Der Mailtext wird in das Memofeld des Kontaktes übertragen und die Datei-Anhänge werden als angehängte Dokumente zugeordnet. Falls die originale bearbeitet oder weitergeleitet werden soll. ist dies nicht aus dem Kontakt heraus möglich. Im Kontextmenü der Kontaktauflistung sind Funktionalitäten zum weiterleiten und anzeigen vorhanden.um beim Erstellen von s auch verschiedene Layouts zu verwenden, können sogenannte Vorlagen erstellt und dann entsprechend ausgewählt werden. in der CRM-Funktionsleiste erzeugt, öffnet sich eine Aus- Wird eine neue über den Schalter wahlliste an Funktionen. Mit Neue wird, wie bereits oben beschrieben eine leere mit hinterlegter Signatur erzeugt und steht im Bearbeitungsfenster zur Vervollständigung bereit. Mit Neue nach Vorlage öffnet sich die Auflistung der hinterlegten vorlagen. Wählen Sie eine Vorlage aus und das Bearbeitungsfenster der öffnet sich. Nun können Sie die vervollständigen und dann versenden, als Entwurf speichern oder verwerfen. Mit Neue Vorlage wird das normale Bearbeitungsfenster wie auch bei Neue geöffnet. Der HTML-Editor steht wie gewohnt zur Verfügung. Erstellen Sie nun das gewünschte Layout mit Linien, Bildern, Texten usw. und speichern die Vorlage über das Diskettensymbol. Mit Vorlagen bearbeiten wechseln Sie in die Ansicht der bereits vorhanden vorlagen. Wählen Sie hier einen Datensatz aus und die Vorlage wird im Bearbeitungsfenster geöffnet. Nun können Sie Veränderungen vornehmen und die Vorlage wieder abspeichern oder auch die Änderungen verwerfen. Seite 23 von 47

25 Beispiel für eine Vorlage mit Platzhaltern/ und gefüllt mit Adressdaten: Stichwortsuche Mit Hilfe dieser Sucheingabe können alle Adressen gefunden werden, denen genau das eine eingegebene Suchwort zugeordnet wurde. Eine fragmentelle Suche oder eine Suche nach mehreren Suchworten wird nicht unterstützt. Es muss dabei das komplette Suchwort eingegeben werden. Zur Unterstützung kann über den Schalter aus den bisher angelegten Stichworten eines in das Suchfeld übernommen werden. Über den Schalter öffnet sich ein Auswahlfenster mit allen Stichworten. Angezeigt werden alle Adressdatensätze, denen genau das gesuchte Stichwort zugeordnet wurde. Bei einer aktiven Suche (durch <Enter> nach der Eingabe des Suchbegriffes oder Mausklick auf den Schalter ) ändert sich der Schalter rechts am Eingabefeld von auf. und die Farbe wechselt wie- Wieder aufgehoben wird die Suche durch einen Mausklick auf das der und es werden alle Adressdatensätze wieder angezeigt Volltextsuche Der in das Suchfeld eingegebene Begriff kann im Gegensatz zur Stichwortsuche auch nur einen Teil des eigentlichen Suchbegriffes umfassen. Es werden im Gegensatz zum Quickfilter zwei Tabellen durchsucht; die Adressen- und die Kontakte-Tabelle. Die Volltextsuche schließt folgende Bereiche ein: alle Felder der Adressen (Haupt- und Ansprechpartner), auch die Extrafelder den Inhalt des Memofeldes der Adressen die Kontakt-Felder Beschreibung, FreierText1 und FreierText2 den Inhalt des Memofeldes der Kontakte Seite 24 von 47

26 Es werden als Suchergebnis nur die Datensätze angezeigt, die in einem Feld den Suchbegriff enthalten. Dabei gelten für die Anzeige folgende Regeln: wird der Suchbegriff in den Adressfeldern oder dem Adressen-Memofeld gefunden, werden die Kontakte nicht aufgelistet wird der Suchbegriff in Kontakten oder im Kontakt-Memofeld gefunden, wird der zugehörige Adressdatensatz und nur der/die Kontaktdatensätze angezeigt, welche den Suchbegriff beinhalten. Alle anderen Kontaktdatensätze werden ausgeblendet! TAPI- Unterstützung Im CRM-Modul steht die gleiche Funktionalität in Sachen TAPI wie in der Warenwirtschaft zur Verfügung (entsprechend der Ausprägung /Platin bzw. Diamond). Wie aus der Warenwirtschaft bekannt, muss die TAPI-Schnittstelle einmal je Arbeitsplatz konfiguriert werden und kann dann zur Anruferkennung für eingehende Telefonate und zum Führen ausgehender Telefonate genutzt werden. Die Masken für die Anruferkennung bei aktivem CRM-Modul ähneln dabei den bisher bekannten Masken. Neu ist, dass nun nicht mehr jeder Anruf eine eigene Maske öffnet, sondern alle Anrufe in einer neuen Anrufliste dargestellt werden. Wird die Telefonnummer erkannt, werden Firma (bei Hauptadressen) und Name/Vorname (bei Ansprechpartnern) sowie die Anschrift eingeblendet. Wird die Telefonnummer nicht gefunden, wird der Anruf mit Unbekannter Anrufer betitelt. Dann sind die Schalter Adresse anzeigen und Kontakt anlegen deaktiviert. Es kann auch vorkommen, dass eine Telefonnummer nicht eindeutig zugeordnet werden kann. Bevor ein Anruf als Unbekannter Anrufer betitelt wird, versucht die SelectLine ähnliche Telefonnummern aufzulisten. Dabei werden von der anrufenden Telefonnummer die letzten drei Stellen entfernt und eine zusätzliche Dialogauswahl -Maske geöffnet. Seite 25 von 47

27 Wird hier ein Datensatz ausgewählt, wird dieser Eintrag in die Anrufliste übernommen. Bei Abbruch erfolgt kein Eintrag in die Anrufliste. Bei ermittelter Telefonnummer kann über den Schalter Adresse anzeigen in die CRM-Ansicht auf die zugehörige Hauptadresse/ den Ansprechpartner gewechselt werden. Mittels des Schalters Kontakt anlegen wird auch in die CRM-Ansicht auf die Hauptadresse/den Ansprechpartner gewechselt und dann ein neuer Kontakt mit der Kontaktart Telefonat (Eingang) angelegt und zum Bearbeiten geöffnet. In die Bezeichnungszeile tragen wir automatisch Anruf + Firma/ Name + Vorname + am + Datum/Uhrzeit des Anrufes ein. Als Termin wird das Tagesdatum gesetzt und letztendlich steht der Cursor im Memofeld zur Texterfassung bereit. Für ausgehende Telefonate wird ist das Verhalten seit der Version ähnlich. Dazu muss die Benutzereinstellung Bei ausgehenden Anrufen Kontakt anlegen aktiviert werden (Applikationsmenü-> Einstellungen-> Seite CRM). Wird dann über den Telefonschalter an einem der 4 Telefonfelder der Adresse ein Anruf initiert, wird automatisch ein neuer Kontakt geöffnet. Die Kontaktart ist mit Telefonat(Ausgang) vorbelegt und in Bezeichnung wird Anruf an + Name + Telefonnummer + am + Datum+ Uhrzeiteingetragen. Wegen dieser Vorbelegung ist der neue Kontakt bereits in der Datenbank angelegt worden. Ein Abbruch in der Kontaktmaske bewirkt deshalb kein Löschen des offenen Kontaktes. Seite 26 von 47

28 1.3 Kontaktübersicht Als untergeordneter Menüpunkt zu den Adressen bietet die Kontaktübersicht eine Auflistung aller Kontakte. Während im CRM-Adressenbereich jeweils nur die Kontakte zu einer konkreten Adresse aufgelistet werden, sind in der Kontaktübersicht alle vorhandenen Kontakte aller Adressen in einer Liste zu sehen. Es ist nicht vorgesehen, in dieser Ansicht neue Kontakte anzulegen. Ein einzelner Kontakt kann zwar bearbeitet werden, das Hauptaugenmerk wurde jedoch auf das Suchen/Filtern einzelner oder mehrerer Kontakte gelegt. Nach allen Spalten kann sortiert werden und neben dem Quickfilter wurden Filter nach Kontaktart und nach Statusart mit integriert. Weiterhin wurde ein sogenannter Firmenfilter in der Kopfzeile geschaffen. Ausgehend von dem aktuellen Kontakt in der Auflistung werden alle anderen Kontakte der Adressen und der zugeordneten Ansprechpartner gefiltert. Somit kann man alle Kontakte einer Firma filtern. Hat man einen Kontakt gefunden und möchte diesen nun in der CRM-Adressen-Ansicht sehen und/oder weiterbearbeiten, so gelangt man über den Schalter in der Kopfleiste in CRM-Adressenansicht. Es wird die zum Kontakt gehörende Adresse im Bearbeitungsmodus geöffnet und in der Auflistung der Kontakte ist der gewählte Kontakt aktiv. 1.4 Stichworte Im Stammdaten-Dialog können alle Stichworte aufgelistet, neu angelegt, geändert oder auch gelöscht werden. Der Dialog wird als untergeordneter Menüpunkt der CRM-Adressen aufgerufen. Seite 27 von 47

29 1.5 internes -Programm Das Empfangen und Versenden von s wird einzig über unser SelectLine-eigenes programm unterstützt. Dies ist ein Bestandteil des CRM-Modules. Bei Verwendung fremder programme erfolgt keine automatische Erzeugung von Kontakten. Lediglich vom Microsoft Outlook können Mails per Drag&Drop in einen Kontakt als Anhang hineingezogen werden Einstellungen für das interne -Programm Zur Konfiguration finden Sie in den Mandanteneinstellungen einen eigenen Abschnitt . Dieser teilt sich in fünf Abschnitte auf. 1. Interne Mailfunktion Diese Option steuert das Verhalten beim Versenden von s. Ist Sie deaktiviert, werden alle weiteren Mandanteneinstellungen zur deaktiviert. Weiterhin wird das -Bearbeitungscenter deaktiviert. Für das Versenden von s über den Schalter an -Feldern wird fortan der im Betriebssystem eingestellte Standard-MAPI-Client (das Standard-Mail-Programm) benutzt. 2. Optionen in welchem Zeitraum sollen alle angelegten konten vom jeweiligen Mailserver abgefragt werden ungelesene s werden im fett im -Bearbeitungscenter dargestellt. Ist man länger als die angegeben Zeitspanne auf einem -Eingang, so wird der Fett -Status geändert und die gilt als gelesen. Diese Anzeige (gelesen/ungelesen) erfolgt benutzerunabhängig; wird eine Seite 28 von 47

30 durch einen Benutzer als gelesen dargestellt, gilt diese für alle weiteren Benutzer auch als gelesen. s als Text oder mit HTML-Formatierung versenden. Nur mit aktiver Option ist der HTML- Editor beim Schreiben von s aktiv. 3. Kontakt Status nach Zuordnung setzt den Status an einem neuen Kontakt, welcher aufgrund des Zuordnens einer (im -Bearbeitungscenter) zu einer Adresse automatisch angelegt wurde Adresse nach Kontaktzuordnung anzeigen. Wird eine aus dem - Bearbeitungscenter einer Adresse als Kontakt zugewiesen, kann genau diese Adresse in der CRM-Adressenmaske als aktuelle Adresse angezeigt und damit auch der gerade neu angelegte Kontakt. Status nach dem Versenden ;wird eine neu erstellt und versendet, so wird dem zugrunde liegenden Kontakt automatisch dieser Status zugewiesen. 4. Interne Mailfunktion für Druckziel In der Warenwirtschaft kann beim Ausdrucken von z.b. Belegen ein Druckziel (Drucker, Bildschirm, ) angegeben werden. Wird diese Option aktiviert, so wird wie bisher eine E- Mail erstellt und der Ausdruck als Datei angehängt. Zusätzlich wird nun als Absender das eingestellte konto verwendet und ein neuer Kontakt (Kontaktart Ausgang) angelegt. Das passiert nur, wenn die Empfänger- -Adresse auch in den CRM-Stammdaten (Felder E- Mail1 oder 2) gefunden und damit eine Zuordnung des neuen Kontaktes zu einer Adresse erfolgen kann. Es erfolgt keine weitere Abfrage oder Benachrichtigung wegen dem neuen Kontakt. Signatur in den Text einfügen verwendet zusätzlich die eingestellte Signatur auch für E- Mails, die aus dem Druckziel entstanden sind. Sichere Rückmeldung des Versandes (Sendeformular modal) Ist diese Option aktiv, wird das fenster erst geschlossen, wenn der -Versand-Prozess beendet wurde. Der Anwender kann nicht in ein anderes Fenster wechseln, um einen andere Arbeit fortzusetzen. Ohne diese Option kann in der Warenwirtschaft in ein anderes Fenster gewechselt werden, obwohl der Versand noch nicht abgeschlossen wurde. 5. Konten verwalten Hier können die für den Empfang und den Versand zu verwendenden -Adressen sowie die Server-Einstellung konfiguriert werden. Es können beliebig viele Konten eingerichtet werden. Je -Konto öffnet sich ein neues Eingabefenster. In einem konto werden Vorgaben für den Empfang und den Versand von s sowie den Aufbau der Signatur beim Schreiben einer festgelegt. Ein Mailkonto kann zusätzlich als Privatkonto deklariert werden. Erfolgt dies durch eine Kürzelzuordnung aus der Passworttabelle heraus, so wird solch ein Konto im bearbeitungscenter nur angezeigt, wenn der gewählte Benutzer angemeldet ist. Alle anderen Benutzer sehen diese Mailein- und ausgänge dann nicht. Seite 29 von 47

31 Ebenso werden hier die Verbindungseinstellungen zum POP3 und SMTP-Server vorgenommen. Beachten Sie die Option Mails auf dem Server löschen beim empfang. Diese ist standardmäßig aktiviert. Die Signatur kann als Text oder im HTML-Format eingegeben werden (mittels Kontextmenü Editor aufrufen). Beachten Sie, dass diese Signatur für das gewählte Konto gilt. Bei mehreren Konten muss die Signatur auch mehrmals hinterlegt werden. Es kann eine allgemeine Signatur oder eine Signatur für den aktuellen Benutzer (Benutzerkürzel der SelectLine) hinterlegt werden. Wechseln Sie die Ansicht dazu mit den Schaltern Allgemein bzw. Nutzer (xx). Der aktive Schalter ist farblich hervorgehoben und bei eine hinterlegt Benutzer-Signatur befindet sich ein Haken im Schalter. Die Benutzer-Signatur wird bevorzugt vom Programm verwendet. Seite 30 von 47

32 Die allgemeine Signatur wird in den Mandanteneinstellungen gespeichert; für die Benutzer-Signaturen gibt es eine eigenständige Tabelle in der Mandanten-Datenbank Das -Bearbeitungscenter In Form einer Baumstruktur werden die s nach Eingang/Ausgang /weitere angeordnet. Der voreingestellte Filter Alle s zeigen richtet sich immer nach dem Standort in der Baumstruktur. Steht man auf Eingang, werden nur alle s des Eingangs angezeigt. Bitte beachten! Der Quickfilter hilft wie auch die Suchfunktion in der Menüleiste bei der Suche in beliebigen Feldern der E- -Auflistung. Zur aktuellen kann im mittleren Bereich eine Vorschau als Text oder in HTML-Formatierung erfolgen. Auch können die Anhänge detailliert aufgelistet oder der Mailkopf dargestellt werden. Im unteren gelben Bereich können die CRM-Anwender zu einer einen beliebig langen Bemerkungstext hinterlegen und auch abspeichern. Der gelbe Bereich wird durch den Schalter Notiz zeigen aktiviert. Die Menüzeile bietet Funktionen zum -Abruf ( ), zum Beantworten ( ) und Weiterleiten ( ) der aktuellen . Eine kann unwideruflich ( ) oder über das Kontextmenü nur in den gelöscht-ordner verschoben werden. Ebenso sind Schalter zum Drucken( ) und Suchen ( ) vorgesehen. Seite 31 von 47

33 Die Suche in den Ein- und/oder Ausgangsmails ist dabei nach verschiedenen Optionen möglich. Der Suchbegriff kann dabei in verschiedenen Felder kombiniert gesucht werden. Es ist eine Mehrfach- Markierung möglich. im Betreff in der Adresse in der Notiz der in Dateinamen von Anhängen in textbasierten Dateianhängen Der Funktionsaufruf ist auch mit der Tastenkombination Strg + F möglich. Innerhalb der Suchmaske kann sich mit Tab/ Enter- oder Pfeil hoch/pfeil runter-taste bewegt werden. Enter im Suchbegiff startet sofort die Suche! In der Baumstruktur werden alle in den Mandanteneinstellungen definierten konten angezeigt. Getrennt nach Eingang und Ausgang. Blau sind Konten mit Benutzerbindung (Privatkonten) dargestellt. Diese sind nur sichtbar für den betreffenden Benutzer. Eine Zahl in Klammern stellt die Anzahl der ungelesenen s dar. Auch die Entwürfe (gespeicherte noch nicht versendete ausgänge) und Vorlagen für Einzel- und Serien- werden hier abgebildet. s können unwiderruflich gelöscht werden oder in ein gelöscht - Verzeichnis verschoben werden. Die s werden entsprechend der in den Mandanteneinstellungen vorgegeben Zeitspanne automatisch abgerufen. Mit dem Schalter oder F5 kann der Postverkehr auch manuell abgerufen werden. Die empfangenen und auch gesendeten s können aus dem Bearbeitungscenter heraus auch weitergeleitet oder gelöscht werden. Der Mailtext kann sowohl als Text als auch im HTML - Format betrachtet werden. Noch nicht gelesene s werden immer fett dargestellt. Sobald man sich länger als die vorgegebene Zeitspanne (Konfiguration Mailkonto/ siehe oben) auf einer noch nicht gelesenen befindet, wird die als gelesen markiert. Diese Regelung gilt benutzerunabhängig! In der Auflistung der s kann ein Kontextmenü mit der rechten Maustaste aufgerufen werden. Die aktiven Funktionen richten sich nach der Art der und der damit verbundenen Möglichkeiten. Seite 32 von 47

34 beantworten und weiterleiten erzeugen automatisch einen neuen Kontakt ( Ausgang), wenn die bereits einer Adresse zugeordnet wurde. Allen Antworten erzeugt hingegen keinen neuen Kontakt. Das löschen Verschieben in den Ordner Gelöscht erfolgen. Aus dem Gelöscht - Ordner können gelöschte s auch wiederhergestellt werden ( s wiederherstellen). Umgekehrt kann auch der gesamte Ordner Gelöschte auf ein Mal geleert werden. Wird eine im Gelöscht - Ordner gelöscht, kommt eine Abfrage, ob unwiderruflich gelöscht werden soll. Verbindung <-> Kontakt Hauptaugenmerk liegt im -Bearbeitungscenter auf dem Zuordnen einer zu einer Adresse als neuer Kontakt mittels des Schalters. Dabei sind zwei Szenarien möglich: 1. die -Absenderadresse wird in den Adressdaten gefunden = Vorauswahl der ersten gefundenen Adresse 2. es wird die adresse nicht in den Adressdaten gefunden = eine Auswahlliste aller Adressen und Ansprechpartner öffnet sich. Die wird als neuer Kontakt zur gewählten Adresse eingetragen. Die Kontaktart wird mit (Eingang) belegt. Das Datum des neuen Kontaktes entspricht dem Datum der (nicht das Tagesdatum beim Zuordnen) mit Uhrzeit. In die Bezeichnung wird der Betreff und in das Langtextfeld der Bodytext der übertragen. Es erfolgt nur eine Darstellung als sogenannter Plaintext und nicht im HTML-Format. Alle Anhänge der werden als zugeordnete Dokumente gehandhabt. Die Original- bleibt weiterhin im -Bearbeitungscenter und bekommt den grünen zugeordneten Status. Das bedeutet, dass Dateianhänge nicht am Kontakt sichtbar sind. -Dateianhänge können nur im -Bearbeitungscenter Seite Eingang bzw. durch das anzeigen aus dem Kontextmenü des Kontaktes im Original angesehen und bearbeitet werden. Ist eine Mail einer Adresse zugeordnet worden, kann von solch einer grünen E- Mail aus dem Bearbeitungscenter auch direkt in die CRM-Maske zur konkreten Adresse / Kontakt gewechselt werden. Nur bei bereits zugeordneten s ist der Schalter (Adresse des Kontaktes anzeigen) aktiv. Wechselt man, befindet man sich sodann in der Adressen-Maske auf dem konkreten Kontakt. Am Kontakt mit der Kontaktart (Eingang) kann ebenfalls ein Kontextmenü aufgerufen werden. Speziell bei einer zugeordneten kann anzeigen Seite 33 von 47

35 beantworten weiterleiten Allen Antworten als Funktionen aufgerufen werden. Hinweis: Ein Kontakt mit der Kontaktart (Eingang) kann auch manuell angelegt werden. Dann ist die Funktionsauswahl im Kontextmenü begrenzt. Gleiches gilt für Kontakte, in welche per DragDrop aus Outlook eine Mail gezogen wird. 2 Die Verbindung des CRM-Modules mit Microsoft Outlook Das CRM-Modul kann neben dem internen client auch alternativ mit MS Outlook zum Senden und Empfangen von s eingerichtet werden. Dazu ist es notwendig, auf jedem betroffenen Arbeitsplatz die Installation eines Add-In für MS Outlook durchzuführen. Die Verbindung selbst erfolgt über die COM-Anbindung der SelectLine Warenwirtschaft, die nach der Installation eingerichtet werden muss. Das Add-In wird von SelectLine separat bereitgestellt und unterstützt MS Outlook 2007 und Ältere Versionen von MS Outlook werden nicht unterstützt. 2.1 Die Installation des Outlook-Add-In Zur Durchführung der Installation vergewissern Sie sich, dass Administratorrechte vorhanden sind und eine Verbindung mit dem Internet besteht. Es müssen während der Installation Programmbestandteile von Microsoft Visual Studio aus dem Internet geladen werden. In mehreren Fenstern werden Sie durch die Installation geführt, die Ihren Abschluss in folgender Meldung findet. Zur Sicherheit sollten Sie den Arbeitsplatz-Rechner neu starten und dann erst MS Outlook öffnen. Seite 34 von 47

36 2.2 Das Einrichten der MS-Outlook-Schnittstelle Nach der erfolgreichen Installation bekommen Sie zwei Neuerungen in MS Outlook zu sehen.neue Funktionen/Funktionsschalter und zusätzliche Spalten. Es steht Ihnen eine neue Symbolleiste zur Verfügung, die Sie beliebig platzieren können. In der Menüzeile gibt es einen neuen Menüpunkt SelectLine. Dieses Menü enthält die gleichen Funktionen wie die Symbolleiste. Die Verbindung zur Warenwirtschaft wird mittels der COM-Anbindung zur SelectLine Warenwirtschaft hergestellt. Dazu muss aus dem Menü SelectLine oder in der Symbolleiste SL Einstellungen aufgerufen werden. Rufen Sie nun die SL Einstellungen auf, und konfigurieren das Add-In. Stellen Sie dazu den Startmodus ein, Verbinden sich probeweise, wählen dann einen Mandanten und aktualisieren die Stati-Anzeige. Auf dem Karteireiter Allgemeine Einstellungen wird der Startmodus für die COM-Verbindung vorgegeben. Als Startmodus stehen zur Auswahl Seite 35 von 47

37 manuell die Verbindung muss jedes Mal per Hand in den SL-Einstellung durch den Schalter aktiviert werden manuell oder bei der automatischen Adressenzuordnung wie bei manuell; nur wenn weiter unten in den Einstellungen die Automatische Zuordnung aktiviert wurde, wird automatisch versucht, eine Verbindung zur Warenwirtschaft aufzubauen beim Start jedes Öffnen von MS Outlook aktiviert die COM-Verbindung Je nach Anmeldemodus für die Warenwirtschaft (Windows- oder SQL-Anmeldung) erfolgt die Verbindung zur Warenwirtschaft ohne (Windowsanmeldung) oder mit Dialog zum Eingeben des Anmeldenamen und des Passwortes (bei der SQL-Anmeldung). Mit Hilfe des - Schalters kann bei manuellem Startmodus eine Verbindung zur Warenwirtschaft geschaffen werden. Ist eine Verbindung hergestellt ändert sich die Beschriftung des Schalters in Trennen und die Verbindung kann über diesen Schalter unterbrochen werden. Rechts neben dem Schalter wird der aktuelle Zustand Spätestens mit dem Schließen von MS Outlook wird die COM-Verbindung zur Warenwirtschaft automatisch unterbrochen. Damit auch ein spezieller Warenwirtschaftsmandant für den Datenabgleich angesprochen werden kann, sollte über den - Schalter ein konkreter Mandant festgelegt werden. Wird kein Mandant festgelegt, so verwendet die COM-Verbindung immer den aktuellen bzw. zuletzt geöffneten Mandanten des Benutzers. Rechts neben dem Auswahl-Schalter wird dann der Mandantenname angezeigt. Im Status-Fenster werden die im CRM-Modul der Warenwirtschaft vorhandenen verschiedenen Stati aufgelistet. Ist keine Anzeige vorhanden oder fehlen Stati, benutzen Sie den - Schalter. Im Abschnitt Automatische Zuordnung können Sie diese aktivieren und einen Vorgabe-Status definieren. Eine aktive automatische Zuordnung bewirkt, dass eine empfange sofort in das CRM-Modul übertragen wird, wenn die Absender- adresse in den CRM-Adressen bekannt ist. Es wird dann für diese Adresse ein neuer Kontakt (Kontaktart: -Eingang) mit dem vorbelegten Status angelegt. Seite 36 von 47

38 Auf dem Karteireiter Sprache wählen Sie eine der möglichen Sprache zum Umschalten der Beschriftung in den Einstellungen des Add-In. Die Sprache wirkt sich auf alle Add-In-Anzeigen und Symbolleisten sowie Spaltenüberschriften (SL Adresse, SL Sperre ) aus. Auf die ordinären MS-Outlook- Beschriftungen hat die gewählte Sprache keinen Einfluss. Der Karteireiter Direkte Zuordnung belegt den Status vor, den der neue Kontakt im CRM-Modul erhalten soll, wenn eine über die Kontext-Funktion SL direkt zuordnen oder den entsprechenden Schalter aus der SL-Symbolleiste zugewiesen wird. Die Option Privatkontakt kann belegt werden und wird auch an den Kontakt übertragen. Jedoch ist im CRM-Modul für den Privatkontakt noch keine Funktionalität programmiert worden. Der Karteireiter Info gibt Auskunft zum SelectLine Outlook-Add-In und der Verbindung zur Warenwirtschaft, wenn diese hergestellt ist. Diese Information kann man über den Schalter Info speichern in einem beliebigen Verzeichnis als Text-Datei ablegen und für Supportzwecke weiter nutzen. Seite 37 von 47

39 weitere Funktionalitäten Befinden Sie sich in einem Outlookordner (mit -Bezug), wird das Kontextmenü um SelectLine- Funktionen erweitert. Desweiteren werden Ihnen neue Spalten z.b. im Posteingang (betrifft alle Ordner mit -Bezug) eingeblendet. Dies ist nur möglich, wenn Sie über SL Einstellungen eine aktive Verbindung zur Warenwirtschaft herstellen. Besteht diese, können Sie in der Ordnerstruktur von Outlook per Kontextmenü (auf den jeweiligen Ordner /Unterordner) die Funktion aufrufen. Mittels dieser Funktion werden die beiden Spalten SL Adresse und SL Sperre für konkret den aktuellen Ordner als neue Spalten eingefügt. Dies müssen Sie für jeden Ordner wiederholen, wo Sie diese Felder sehen möchten. Die Spalte SL Adresse zeigt den Namen/die Firma aus dem CRM-Modul an, wenn die bereits an das CRM-Modul übergeben wurde. SL Sperre verhindert die Übertragung in das CRM-Modul. Sollten die Spalten nicht automatisch eingeblendet werden, können Sie diese beiden und noch weitere über die Outlook-Feldauswahl zur Standard-Spaltenansicht hinzufügen. Dies muss nur einmalig geschehen. Seite 38 von 47

40 Id-Adresse zeigt die interne Adressnummer aus dem CRM- Modul an; bei Ansprechpartnern SL Adresse zeigt den Namen / die Firma der CRM-Modul- Adresse an SL Id - zeigt die interne Adressnummer aus dem CRM-Modul an SL Sperre verhindert die Übergabe an das CRM-Modul. 2.3 Das Übertragen von empfangenen s aus MS Outlook an das CRM- Modul Die im Outlook empfangenen s können über drei Wege eine Zuordnung und Übertragung in das SelectLine Warenwirtschaft CRM-Modul erfahren: 1. direkte manuelle Zuordnung einer einzelnen 2. mehrere s an eine CRM-Adresse durch Mehrfachmarkierung zuordnen 3. eine empfangene wird automatisch zugeordnet, wenn der Mailabsender als CRM- Adresse identifiziert werden kann Der neue Kontakt im CRM-Modul erhält immer die Kontaktart (Eingang) und hat als einen Anhang immer die Original-Mail in Form einer MSG-Datei die direkte Zuordnung einer einzelnen / mehrerer s Bei der direkten Zuordnung wird vorausgesetzt, dass die -Adresse des Absenders genau einer CRM-Adresse (Feld oder 2) zugeordnet werden kann. Die direkte Zuordnung kann aus der SL-Symbolleiste oder aus dem Kontext-Menü als SL direkt zuordnen aufgerufen werden. Dabei können eine oder auch mehrere s markiert sein. Für jede E- Mail wird gesondert eine passende Adresse im CRM-Modul gesucht. s, die mit einer SL Sperre belegt sind, werden nicht zugeordnet. Als Ergebnis werden nur bei einem Misserfolg Mitteilungen auf dem Bildschirm angezeigt. z.b. Ist die Zuordnung erfolgt, werden für die die SL-Spalten gefüllt. Seite 39 von 47

41 So wird dann zum Beispiel in der Spalte SL Adresse die Firma/der Name der Adresse eingeblendet, in SL Id (hier zusätzlich eingeblendet) erkennt man die CRM_Adresse_Id eine oder mehrere s über die manuelle SL Adressenzuordnung übergeben Auch über die rechts neben den s in Outlook eingeblendete SL Adressenzuordnung kann eine einzelne manuell zugeordnet werden. Das Fenster für SL Adresszuordnung wird standardmäßig am rechten Rand positioniert. Es ist aber auch ein Positionierung am unteren Rand oder frei im Raum möglich. Die Positionierung und Ausdehnung der SelectLine Adressenzuordnung wird beim Beenden gespeichert. Dazu muss die SL Adressenzuordnung aktiv bzw. eingeblendet sein. Dies geschieht über den Funktionsschalter SL Adressenzuordnung einblenden in der SL-Symbolleiste oder über das SelectLine-Menü. Es muss eine aktive Verbindung zur SelectLine Warenwirtschaft bestehen, damit die manuelle Ad-resszuordnung ausgeführt werden kann (SL Einstellungen -> Verbinden oder automatisch beim Start von Outlook verbinden). Sobald man eine in Outlook im Bearbeitungsmodus öffnet oder in der Listenansicht sich auf einer befindet, wird im Hintergrund die aktuelle -Adresse mit den SelectLine-Adressen verglichen. Ist eine -Adresse in der SelectLine bereits hinterlegt, wird in der SL Adressenzuordnung das Feld Adresse mit dem Namen/der Firma der in SL gefundenen Adresse gefüllt. Der Status (im Beispiel bearbeitet ) wird einmal vorbelegt und sich dann gemerkt. Soll die vorgeschlagene SL-Adresse für das Zuordnen verwendet werden, kann diese Aktion mit dem Schalter abgeschlossen werden. Soll eine anderes als die vorgeschlagene Adresse verwendet werden, so benutzen Sie den Schalter. Es öffnet sich dann die Adress-Übersicht des SelectLine CRM-Modules, wo Sie mit den bekannten Suchmechanismen eine andere Adresse wählen und bestätigen können. Mit dem Schalter wird das Feld Adresse geleert. Seite 40 von 47

42 Die Maske SelectLine Adresszuordnung ist vorrangig für das Zuordnen mehrerer zu einer CRM- Adresse konzipiert. Dazu gibt es die Felder Anzahl und Verschiedene Mit den bekannten Mechanismen können in der Outlook- Auflistung beliebig viele s markiert werden. Im Feld Anzahl erhöht sich dementsprechend die Zahl. Achtung: Das Zuweisen funktioniert nur für eine Adresse; in Verschiedene muss eine 1 stehen. roten Kreis eingeblendet. Sind s mit verschiedenen -Adressen markiert, bleibt das Feld Adresse leer, auch wenn alle adressen im CRM-Modul gefunden werden. Zusätzlich wird rechts neben Verschiedene ein Ausrufezeichen im Sollen alle markierten einer CRM-Adresse zugewiesen werden, muss diese nun über den Schalter erst gewählt und bestätigt werden. Anschließen können alle markierten s genau dieser einen CRM-Adresse zugeordnet werden. Zur Sicherheit muss aber noch folgende Abfrage mit Ja beantwortet werden. Im Ergebnis erfolgt wie bei der direkten Zuordnung keine Erfolgsmeldung. Die s erhalten aber Einträge in den SL-Spalten (z.b. Firma/Name in SL Adresse) automatische Zuordnung Die automatische Zuordnung setzt eine aktive COM-Verbindung zur SL Warenwirtschaft voraus und eine entsprechende Einstellung zur Nutzung der automatischen Zuordnung (siehe SL Einstellungen). Ebenso kann der Automatismus nur erfolgen, wenn die -Adresse im CRM-Modul bekannt ist. Eine Bildschirmmeldung über die erfolgreiche Zuordnung erfolgt nicht weitere Funktionen im Outlook-Kontextmenü Wurde eine erfolgreich dem CRM-Modul zugeordnet, kann man mit SL Adresse anzeigen die zugehörige Adresse im CRM-Modul geöffnet werden. Man hat so in einem modalen Fenster die CRM- Adresse sowie aller zugeordneter Kontakte im Zugriff. Seite 41 von 47

43 Eine erfolgte Zuordnung kann jederzeit auch wieder aufgehoben werden. Mit dem SL Zuordnung aufheben wird jedoch nicht der zugehörige Kontakt im CRM-Modul entfernt. Soll eine bewusst nicht zugeordnet werden, so kann eine Sperr-Option mit SL sperren gesetzt werden. Im Gegenzug kann mit SL entsperren diese Option wieder deaktiviert werden s über Outlook versenden Damit aus dem CRM-Modul s mittels des SelectLine Outlook-Add-In versendet werden können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: installiertes Outlook-Add-In in den Mandanteneinstellungen muss der interne Mailclient ausgeschaltet sein Ist das Add-In nicht installiert, können zwar s trotzdem über Outlook als Standard- -Programm versendet werden. Allerdings steht dann nur die Funktionalität neu zur Verfügung. Ist der interne Mailclient aktiviert, wird das Versenden vorrangig über den internen Mailclient und nicht über das Outlook-Add-In durchgeführt neue versenden aus dem CRM-Modul Das Versenden einer ist über mehrere Aktionen möglich: über den Schalter neue in der Funktionsleiste über den Schalter am -Feld über das Kontextmenü in der Kontakt-Liste über das Extras-Menü der Kontakte In allen Fällen ist das Ergebnis gleich: es wird im Outlook die Eingabemaske für eine neue geöffnet. Seite 42 von 47

44 Vorbelegt wird der Empfänger (An ) mit der aus der CRM-Adresse. Es wird ebenso die in Outlook eingestellte Signatur verwendet. Am unteren Ende der -Maske befinden sich die speziellen SelectLine-Felder für die Zuordnung zum SelectLine CRM. Die Option Als neuen Kontakt beim Senden anlegen ist immer aktiv und deshalb ausgegraut, wenn aus dem CRM-Modul heraus eine neue erzeugt wird. Lediglich den Status (Vorbelegung aus SL Einstellungen) und die Option für den Privatkontakt kann der Anwender noch abändern. Wird das Versenden mit Senden bestätigt, wird automatisch der Kontakt mit der Kontaktart - Eingang im CRM-Modul hinterlegt zugeordnete anzeigen/beantworten/weiterleiten Ein CRM-Kontakt der Kontaktart Eingang kann mittels einer Kontext-Funktion angezeigt /beantwortet/weitergeleitet werden. Voraussetzung ist, dass der Kontakt einen Anhang *.MSG aufweist und das Outlook-Add-In auf dem Arbeitsplatz installiert ist. Es wird nun die MSG-Datei an Outlook mit folgendem Ergebnis übergeben: Diese Ansicht entspricht der Outlook-Anzeige einer . Nun kann über die Outlook-Schalter Antworten oder Allen antworten oder Weiterleiten eine neue Aktion ausgeführt werden. Zum Beispiel Antworten: Die Ursprungs- wird eingefügt, ebenso die Standard-Signatur. Der Betreff wird übernommen und mit AW: erweitert; die übliche Standardfunktionalität bei Outlook. Zusätzlich stehen unter der in der SelectLine CRM-Box Auswahlfelder zum Anlegen eines CRM- Kontaktes zur Verfügung. Seite 43 von 47

45 (Erläuterungen dazu im Abschnitt neue aus Outlook versenden Wird die Option Als neuen Kontakt beim Senden anlegen aktiviert, wird im CRM-Modul ein neuer Kontakt mit der Kontaktart (Ausgang) automatisch angelegt. Seite 44 von 47

46 neue aus Outlook versenden Neben dem Erzeugen einer neuen aus dem CRM-Modul heraus kann auch direkt im Outlook eine neue geschrieben werden. Auch dabei steht das Add-In mit seinen Möglichkeiten bereit. Im Gegensatz zum Erzeugen einer neuen aus dem CRM-Modul heraus, stehen nun mehr Felder in der SelectLine CRM-Box zur Auswahl. Die Option Als neuen Kontakt beim Senden anlegen ist nicht standardmäßig aktiv und muss manuell aktiviert wenn, wenn ein neuer Kontakt im CRM-Modul angelegt werden soll. Die Status- Vorbelegung kommt aus den SL Einstellungen des Add-In. Wird eine Empfänger- adresse in An.. eingetragen, so wird zwar die zugehörige CRM-Adresse schon im Hintergrund ermittelt, es kann aber leider keine Aktualisierung der Adresse -Zeile in der SelectLine CRM-Box stattfinden. Eine Zuordnung erfolgt aber trotz der leeren Anzeige. Werden in An mehrere -Adressen eingetragen, erfolgt die Zuordnung nur an die erste - Adresse im CRM-Modul. Über den Schalter kann eine andere CRM-Adresse für das Anlegen eines neuen Kontaktes im CRM-Modul gewählt werde. Der Schalter leert die Adresse wieder. Es kommen nach dem Versenden keine Erfolgsmeldungen der Kontaktzuordnung auf den Bildschirm. Lediglich an den SL-Spalten (z.b. Name/Firma wird angezeigt) kann ein erfolgreiches anlegen abgelesen werden. Wird eine neue zwar begonnen, aber nicht versendet, kann die als Entwurf gespeichert werden. Seite 45 von 47

47 Hierbei kann folgende Abfrage erfolgen: Wird die Frage mit <Ja> beantwortet, bleibt ein Entwurf im Outlook zurück. Es erfolgt keine Kontakt- Anlage. Wird die Frage mit <Nein> beantwortet, wird der Entwurf gelöscht. Mit <Abbrechen> wird zurück in den Bearbeitungsmodus der gesprungen. Ein in Outlook gespeicherter Entwurf führt nicht zum Anlegen eines Kontaktes mit der Kontakt (Entwurf) im CRM-Modul Serienmail versenden Das Versenden einer Serienmail mittels des Outlook Add-In ist zur Zeit nicht möglich. Nur mittels des internen Mailclients können Serienmail-Vorlagen erzeugt und verändert werden sowie Serienmails versendet werden. Seite 46 von 47