Prozesskostenrechnung in der Westfälischen Wilhelms-Bank

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1 Prozesskostenrechnung in der Westfälischen Wilhelms-Bank I. Der Fall Die Westfälische Wilhelms-Bank (WWB), die im Kreditgeschäft tätig ist, steht aufgrund der jüngsten Finanzkrise und des daraus resultierenden schwierigen Marktumfeldes vor großen Herausforderungen. Deshalb ist der Vorstand der Bank bestrebt im gesamten Unternehmen tiefgreifende Reformen umzusetzen um diese erfolgreich zu bewältigen. Einer der Bereiche, der mit Änderungen konfrontiert ist, ist die Kostenrechnung der WWB. Der Vorstand beauftragt den jungen Controller Wilhelm Kayser damit einen Vorschlag zu erarbeiten um die Kalkulation des Erfolgsbeitrages eines Kredits transparenter als bisher zu gestalten. Im Moment wird dieser auf Basis folgenden Schemas in Abhängigkeit des jeweiligen Kreditvolumens kalkuliert: Zinskonditionsbeitrag 4,00% + Provisionsmarge 0,78% - Bearbeitungskosten 1,50% -Risikokosten 0,30% = Erfolgsbeitrag Wilhelm Kayser, der erst kurz nach Ende seines Studiums steht, will die Chance ergreifen hervorragende Arbeit zu leisten und denkt darüber nach wie er die Vorgaben des Vorstandes bestmöglich umsetzen kann. Dabei stellt er folgende Überlegungen an: die Gewährung eines Kredits erfordert bestimmte Abläufe, die bei jeder Vergabe durchlaufen werden müssen und somit Kosten verursachen. Da die WBB nur eine Art von Kredit vergibt, sind die Abläufe der Vergabe unabhängig vom Volumen immer gleich. Deshalb gelangt Kayser zu dem Entschluss die Bearbeitungskosten nicht mehr in Abhängigkeit des Kreditvolumens zu berechnen, sondern stattdessen mittels prozessorientierter Kalkulation zu ermitteln um die Kosten realistischer abbilden zu können. Der Controller beginnt mit der Arbeit an einem Konzept, das er dem Vorstand vorlegen kann. Nach seinen Überlegungen hängen die Bearbeitungskosten eines Kredits der WWB von zwei Hauptprozessen ab: der Gewährung des Kredits und der anschließenden notwendigen Kontrolle des Kredits während seiner Laufzeit. Deshalb definiert er folgende Hauptprozesse: HP1 Kreditgewährung HP2 Kreditkontrolle Diese Hauptprozesse setzen sich aus verschiedenen Teilprozessen zusammen, die von unterschiedlichen Kostenstellen der Bank ausgeführt werden. Prozesse, die von bestimmten n abhängen, verursachen leistungsmengeninduzierte Kosten. Leistungsmengenneutrale Kosten sind von diesen unabhängig. Bei der Berechnung von Teilprozesskostensätzen plant Wilhelm die leistungsmengenneutralen auf die leistungsmengeninduzierten Kosten umzulegen. Kayser liegen aus den relevanten Kostenstellen der Bank für die Planperiode die gesamten Kosten und die Teilprozesse mit ihrer und ihren entsprechenden n vor. I Kundenbetreuung Firmenkunden TP11 Kreditvorgespräch Kreditanträge 800 TP12 Kundengespräch Kreditanträge 800 TP13 Prüfung der persönlichen Kreditwürdigkeit TP14 Überwachung des Zahlungseingangs Neukunden TP15 Leitung bestehende Kunden II Bonitätsanalyse TP21 Durchführung der Bonitätsanalyse TP22 Update der Bonitätsanalyse Neukunden 710 bestehende Kunden TP23 Leitung III Kreditanalyse TP31 Bewertung der zukünftigen Entwicklung des Unternehmens TP32 Bewertung des Investitionsvorhabens TP33 Bewertung der Kreditsicherheiten Neukunden Kreditanträge Kreditanträge 800

2 TP34 Bewertung der Entwicklung der Kreditsicherheiten bestehende TP35 Leitung IV Kreditrevision TP41 Kreditrevision TP42 Leitung bestehende V Vorstand TP51 Genehmigung Kreditanträge 800 VI zentrale Servicestelle TP61 Bereitstellung der Mittel TP62 Buchungen TP64 Leitung Kreditbewilligungen Kreditbewilligungen In Kostenstelle II entfallen auf TP23 Leitung der gesamten Kosten der Kostenstelle. Über die Prozessdauer von TP21 und TP22 liegen Wilhelm keine Daten vor. Jedoch sind folgende Informationen aus der Kostenstelle bekannt: Im Zuge der Bonitätsanalyse in Kostenstelle III ermittelt die WWB die nach Basel II erforderliche Eigenmittelunterlegung. Bei 80% aller Kreditnehmer geschieht dies durch die Erstellung eines internen Ratings und somit kann der sogenannte IRB-Ansatz verwendet werden. Beim Rest ist das nicht der Fall und es muss daher auf externe Daten zurückgegriffen werden, wodurch sich die Kosten für die Teilprozesse der Kostenstelle III erhöhen. Bei 80% aller neuen Kreditnehmer verursacht ein Prozessdurchlauf von TP21 leistungsmengeninduzierte Kosten von 488,73. Für die restlichen 20% betragen diese Kosten 733,10. Für 80% aller bestehenden Kreditnehmer entstehen durch TP22 jeweils 155,25 an leistungsmengeninduzierten Kosten und in den restlichen Fällen 232,88. Wilhelm Kayser verdichtet die Teilprozesse und ordnet sie den identifizierten Hauptprozessen wie folgt zu: HP Cost Driver TP-Nr. HP1 Kreditgewährung Kreditanträge HP2 Kreditkontrolle bestehende TP11 TP12 TP13 TP21 TP31 TP32 TP33 TP51 TP61 TP62 TP14 TP22 TP34 TP41 Zusätzlich zu diesem Entwurf ist zu beachten, dass bei 5% aller bestehenden Kunden die Rückzahlungsfähigkeit gefährdet ist und daher eine Intensivbetreuung des Kreditnehmers notwendig ist (TP01). 20% aller Intensivbetreuungen schlagen fehl und erfordern die Durchführung einer Sanierung (TP02). Zwei Drittel der Sanierungen sind erfolgreich, während beim verbleibenden Rest die bestehenden Kreditsicherheiten verwertet werden müssen (TP03). Deshalb sind bei der Berechnung des Kostensatzes von HP2 Kreditkontrolle noch diese zusätzlichen Teilprozesse zu berücksichtigen. Die leistungsmengeninduzierten und neutralen Kosten, die durch den Durchlauf eines Prozesses verursacht werden, sind für TP01 45,80, für TP ,00 und für TP ,00. II. Aufgabe Übernehmen Sie die Rolle von Wilhelm Kayser und berechnen Sie den Erfolgsbeitrag eines Kredits bei einem Kreditvolumen von jeweils , 1, und 5, Verwenden Sie dabei zur Ermittlung der Bearbeitungskosten die Methode der Prozesskostenrechnung und vergleichen Sie anschließend die Werte mit dem Ergebnis, das sich nach der bisherigen (volumenabhängigen) Kalkulationsmethode der WWB ergibt. III. Lösung Die Bearbeitungskosten eines Kredits der XY Bank werden von zwei Hauptprozessen verursacht, der Kreditgewährung und der Kreditkontrolle. Um diese Kosten zu ermitteln, ist es daher notwendig die Kostensätze für diese Hauptprozesse zu bestimmen. Dazu benötigt man die Kostensätze ihrer Bestandteile, der Teilprozesse. Diese Teilprozesskostensätze fließen mit unterschiedlicher Gewichtung in die Hauptprozesskostensätze ein. Die notwendigen Informationen zu ihrer Berechnung können den einzelnen Kostenstellen entnommen werden. Daher ergibt sich für die Bestimmung der Bearbeitungskosten eines Kredits mittels Prozesskostenrechnung folgender Ablauf: (1) Berechnung der Teilprozesskostensätze (2) Zuordnung der Teilprozesskostensätze zu den Hauptprozessen, Bestimmung ihrer Gewichtung und Berechnung der Hauptprozesskostensätze (3) Kalkulation des Erfolgsbeitrags eines Kredits unter Verwendung der ermittelten Hauptprozesskostensätze

3 (1) Um die Kostensätze der Teilprozesse berechnen zu können, müssen die Informationen aus den Kostenstellen herangezogen werden. Sie beinhalten die gesamten angefallenen Kosten einer Kostenstelle sowie die, die die Ausführung eines Teilprozesses in Anspruch nimmt. Ferner erklären sie welche einem Teilprozess zugeordnet ist. Die ist die Bezugsgröße des Teilprozesses und somit jener Parameter, deren Anfall die Ausführung eines Teilprozesses erfordert. Steigt diese Größe, fallen höhere Kosten an. Durch die Information über die eines Teilprozesses kann sein relativer Anteil an der Zeit, die alle Teilprozesse in der entsprechenden Kostenstelle insgesamt in Anspruch nehmen, ermittelt werden. Dieser Anteil an der Gesamtzeit entspricht auch dem Anteil des Teilprozesses an den Gesamtkosten der Kostenstelle. Auf TP11 entfällt beispielsweise folgender Anteil der gesamten anfallenden Zeit der Kostenstelle I: / ( ) = 0,0573 Daher entsprechen die Kosten von TP11 ebenfalls 5,73% der gesamten Kosten der Kostenstelle und somit: * 0,0573 = ,50 Alle Kosten, die bei der Durchführung von Teilprozessen anfallen, denen n zugeordnet sind, da sie von der Menge der durchgeführten Prozesse abhängen, sind sogenannte leistungsmengeninduzierte (lmi) Kosten. Leistungsmengenneutrale (lmn) Kosten fallen durch die restlichen Teilprozesse an. Da nur Teilprozesse mit lmi Kosten von der Prozessmenge abhängen, werden auch nur für diese Teilprozesskostensätze ermittelt. Die lmn Kosten einer Kostenstelle werden den lmi Kosten eines Teilprozesses zugeordnet und auf diese umgelegt. Die Aufteilung erfolgt dabei nach dem Verhältnis der Kosten eines Teilprozesses zu den gesamten lmi Kosten einer Kostenstelle. Ein Teilprozess, der lmn Kosten verursacht, ist zum Beispiel TP15 in Kostenstelle I. Die auf ihn entfallenden Kosten und somit jener Betrag, der auf die übrigen Teilprozesse aufgeteilt werden muss, berechnen sich durch: ( / ( ) ) * = ,02 Der Anteil von TP11 an allen lmi Kosten der Kostenstelle beträgt zum Beispiel: ,50 / ( , , , ,48 ) = 6,34% Die lmn Kosten, die auf TP11 umgelegt werden, sind daher: ,02 * 0,0634 = 3.281,40. Dividiert man die gesamten Kosten, die einem Teilprozess durch dieses Vorgehen zugeordnet werden, durch die anfallende der entsprechenden, erhält man den Kostensatz eines Teilprozesses, der die Kosten einer einmaligen Ausführung des Teilprozesses repräsentiert. Im Falle von TP11 lautet die Berechnung daher: ( , ,40 ) / 800 = 42,28 Für den Prozess eines Kreditvorgesprächs können somit 42,28 verrechnet werden. Die Anwendung des dargestellten Vorgehens liefert die Kostensätze aller Teilprozesse außer jenen der Kostenstelle II. Hier liegen keine Informationen über der Teilprozesse vor und somit kann auch die Aufteilung nach dem bisherigen Verfahren nicht angewandt werden. Die lmi und lmn Kosten der Teilprozesse sind hingegen bekannt. Ein Problem, das sich stellt, ist allerdings, dass ein Teilprozess bei einem Durchlauf nicht immer den gleichen Betrag an lmi Kosten verursacht, sondern in unterschiedlichen Fällen verschieden ausfällt. Will man nun also einen einzigen Teilprozesskostensatz finden, der für die Ermittlung der Bearbeitungskosten jedes Kredits anwendbar ist, sind die gesamten lmi Kosten, die dieser Teilprozess in der Planperiode in der Kostenstelle verursacht, zu berechnen und danach auf diese die lmn Kosten nach dem bekannten Verfahren umzulegen. Durch Division durch die entsprechende erhält man einen durchschnittlichen Teilprozesskostensatz für alle. Daher ist bei der Zuordnung von Teilprozesskostensätzen zu TP21 und TP22 folgendermaßen vorzugehen: Bei 80% aller 710 neuen Kreditnehmer, also der entsprechenden von TP21, fallen lmi Kosten in Höhe von 488,73 an. Bei den restlichen 20% betragen sie 733,10. Die gesamten lmi Kosten der Kostenstelle II, die TP21 verursacht, sind daher: 488,73 * 710 * 0, ,10 * 710 * 0,2 = ,84 Analog ergeben die Berechnungen für TP22: 155,25 * * 0, ,88 * * 0,2 = 2, ,24 Die Umlage der lmn Kosten von Kostenstelle II wird daher wie folgt ausgeführt: TP21: ,84 / ( ,84 + 2, ,24) = 14,21% Umlage lmn Kosten = * 0,1421 = 4.176,18 TP22: 2, ,24 / ( ,84 + 2, ,24) = 85,79% Umlage lmn Kosten = * ( 1 0,1421) = ,82 Somit ergeben sich folgende Teilprozesskostensätze: TP21: ( , ,18 ) / 710 = 543,49 TP22: ( 2, , ,82 ) / = 172,65 Wird das dargestellte Vorgehen zur Ermittlung aller Teilprozesskostensätze angewandt, erhält man: TP-Satz TP11 Kreditvorgespräch 42,28 TP12 Kundengespräch 84,49 TP13 Prüfung der persönlichen Kreditwürdigkeit 495,73 TP14 Überwachung des Zahlungseingangs 5,90 TP21 Durchführung der Bonitätsanalyse 543,49 TP22 Update der Bonitätsanalyse 172,65 TP31 Bewertung der zukünftigen Entwicklung des Unternehmens 686,69 TP32 Bewertung des Investitionsvorhaben 732,00 TP33 Bewertung der Kreditsicherheiten 531,21 TP34 Bewertung der Entwicklung der Kreditsicherheiten 401,69 TP41 Kreditrevision 154,42 TP51 Genehmigung 30,48 TP61 Bereitstellung der Mittel 13,09 TP62 Buchungen 28,62

4 (2) Da nun alle Teilprozesskostensätze ermittelt wurden, müssen die einzelnen Teilprozesse den entsprechenden Hauptprozessen zugeordnet werden. Dies erfolgt nach den Informationen aus der Aufgabenstellung. Im Anschluss können die Hauptprozesskostensätze berechnet werden. Zu beachten ist dabei, dass nicht jeder Teilprozess zur Gänze in den zugeordneten Hauptprozess einfließt, sondern nur mit einer bestimmten Gewichtung. Das liegt einerseits an unterschiedlichen Bezugsgrößen von Haupt- und Teilprozessen, andererseits daran, dass nicht jede Ausführung eines Hauptprozesses zwingend die Ausführung aller zugeordneten Teilprozesse erfordert. Cost Driver sind die Bezugsgrößen der Hauptprozesse, also jene Einflussgrößen, die bei zunehmender Prozessmenge die Kosten der Hauptprozesse steigen lassen. Die n der Teilprozesse entsprechen nicht notwendigerweise dem Cost Driver des Hauptprozesses, in den diese einfließen. Deshalb erfolgt eine Gewichtung, die sich nach dem Verhältnis der des Teilprozesses zum Cost Driver des Hauptprozesses richtet. Die Summe aller gewichteten Teilprozesskostensätze eines Hauptprozesses, ergibt dessen Hauptprozesskostensatz. TP13, dessen eine Prozessmenge von 710 aufweist, fließt zum Beispiel mit einem Gewicht von 0,8875 in HP1 ein, dessen Cost Driver 800 ist, da: 710 / 800 = 0,8875 Somit wird der Teilprozesskostensatz von TP13 mit folgendem Wert in der Summe der Teilprozesskostensätze zur Ermittlung des Hauptprozesskostensatzes berücksichtigt: 495,73 * 0,8875 = 439,96 Diese Vorgehensweise kann zur Berechnung des Kostensatzes von HP1 für alle entsprechenden Teilprozesse verwendet werden. Bei der Bestimmung des Kostensatzes von HP2 sind gemäß Ausgangssituation noch zusätzliche Teilprozesse, die noch nicht bei der Abrechnung der Kostenstellen berücksichtigt wurden, zu inkludieren, nämlich TP01, TP02 und TP03. Die vollständigen Teilprozesskostensätze können bereits der Ausgangssituation entnommen werden. Daher sind nur noch die n dieser Teilprozesse zu identifizieren und durch den Cost Driver von HP2 zu dividieren um die Gewichte für die Berechnung des Hauptprozesskostensatzes für HP2 festlegen zu können. Ferner muss in die Gewichtung der Umstand einfließen, dass diese Teilprozesse nicht bei jeder Ausführung von HP2 anfallen. Eine Intensivbetreuung ist gemäß Ausgangssituation bei 5% aller bestehenden Kunden erforderlich, das heißt dass sich das Gewicht von TP01 wie folgt bestimmt: ( * 0,05 ) / = 0, % aller Intensivbetreuungen münden in eine Sanierung, daher ist das Gewicht von TP02: ( * 0,05 * 0,2) / = 0,0104 Ein Drittel der Sanierungen ist nicht erfolgreich und somit ist die Verwertung der Kreditsicherheiten notwendig. Daher ist das Gewicht von TP03: ( * 0,05 * 0,2 / 3) / = 0,0035 Somit ergeben sich folgende Hauptprozesskostensätze: HP1 Kreditgewährung TP- Nr. TP TP-Satz Gewicht HP-Satz TP11 Kreditvorgespräch 42,28 1, ,28 TP12 Kundengespräch 84,49 1, ,49 TP13 Prüfung der persönlichen Kreditwürdigkeit 495,73 0, ,96 TP21 Durchführung der Bonitätsanalyse 543,49 0, ,35 Bewertung der zukünftigen Entwicklung TP31 des Unternehmens 686,69 0, ,44 TP32 Bewertung des Investitionsvorhabens 732,00 1, ,00 TP33 Bewertung der Kreditsicherheiten 531,21 1, ,21 TP51 Genehmigung 30,48 1, ,48 TP61 Bereitstellung der Mittel 13,09 0, ,13 TP62 Buchungen 28,62 0, , ,67 HP2 Kreditkontrolle TP- Nr. TP TP-Satz Gewicht HP-Satz TP14 Überwachung des Zahlungseingangs 5,90 1,0441 6,16 TP22 Update der Bonitätsanalyse 172,65 1, ,26 Bewertung der Entwicklung TP34 der Kreditsicherheiten 401,69 1, ,69 TP41 Kreditrevision 154,42 1, ,42 TP01 Intensivbetreuung 45,80 0,0522 2,39 TP02 Sanierung 1.648,00 0, ,14 TP03 Abwicklung 1.113,00 0,0035 3,90 765,96 (3) Mit Hilfe der Hauptprozesskostensätze kann nun die Kalkulation des Erfolgsbeitrages eines Kredits für die Volumina gemäß Ausgangssituation berechnet werden. Dazu wird das Schema der Ausgangssituation herangezogen. Für die Ermittlung der Bearbeitungskosten in diesem Schema werden nun nicht mehr 1,5% des Kreditvolumens angesetzt, sondern die Hauptprozesskostensätze von HP1 und HP2. Die Kalkulation nach der neuen Methode ergibt daher für ein Kreditvolumen von einen Erfolgsbeitrag von: ( * 0,04 ) + ( * 0,0078 ) 2.987,67 765,96 ( * 0,003 ) = 5.206,37

5 Für alle Volumina, die gemäß Ausgangssituation verwendet werden sollen, erhält man daher nach der neuen Berechnungsmethode folgende Werte, die nun mit der bisherigen Methode verglichen werden können: Prozesskostenrechnung volumenabhängige Methode Kreditvolumen Zinskonditionsbeitrag 4,00% 8.000, , , , , ,00 +Provisionsmarge 0,78% 1.560, , , , , ,00 -Bearbeitungskosten 1,50% , , , , , ,00-765,96-765,96-765,96 -Risikokosten 0,30% -600, , ,00-600, , ,00 = Erfolgsbeitrag 5.206, , , , , ,00 Da die Bearbeitungskosten bei Berechnung durch Prozesskostenrechnung konstant sind, ihre Höhe hingegen bei Verwendung der volumenabhängigen Methode proportional zum Kreditvolumen zu- oder abnimmt, sind die Erfolgsbeiträge der volumenabhängigen Methode für alle Volumina kleiner, die kleinere Betriebskosten als die konstanten Prozesskosten liefern. Aufgrund dieses Sachverhalts muss es ein Kreditvolumen geben, für das die volumenabhängige Methode Bearbeitungskosten liefert, die genau den Prozesskosten entsprechen. Bei diesem Volumen müssen folglich die Ergebnisbeiträge beider Methoden gleich sein. Alle Volumen, die größer sind, liefern daher durch die Methode der Prozesskostenrechnung höhere Erfolgsbeiträge, wobei die Differenz der Erfolgsbeiträge bei wachsendem Volumen zunimmt. Der Erfolgsbeitrag ist daher für jeweils beide Methoden eine wachsende lineare Funktion des Kreditvolumens, wobei die Funktion der Methode der Prozesskostenrechnung einen steileren Anstieg aufweist. Literatur: Bohnenkamp, P.: Prozessorientierte Standard-Kostenrechnung Innovative Ansätze der Betriebskosten Ermittlung und dimensionalen Integration im Bank-Controlling. Bern/Stuttgart/Wien Coenenberg, A.: Kostenrechnung und Kostenanalyse. 7. Auflage, Stuttgart Hail, L.: Prozesskostenmanagement bei Banken. Ein modernes Instrumentarium zur Führung des Betriebsbereiches von Finanzinstituten. Zürich Rüegsegger, U.: Prozesskostenrechnung in Banken unter besonderer Berücksichtigung der Eigenkapitalkosten: Instrument zur Umsetzung wertorientierter Führungskonzepte. Bern/Stuttgart/Wien Wimmer, K.: Bankkalkulation und Risikomanagement. Controlling in Kreditinstituten. 3. Aufl., Berlin 2004.