Vortrag WI Gronau, N.: Einsatz und Nutzen des Electronic Procurement.

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1 Universität Oldenburg Abt. Wirtschaftsinformatik Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau Escherweg Oldenburg Tel. (0441) Fax (0441) gronau@wi-ol.de Vortrag WI Norbert Gronau: Einsatz und Nutzen des Electronic Procurement Zitierhinweis: Gronau, N.: Einsatz und Nutzen des Electronic Procurement. Vortrag auf dem Logistics Network Congress 2003, Hannover,

2 Agenda Einsatzfelder und Nutzen des Electronic Procurement Logistics Network Congress 2003 Definition und Einordnung von E-Procurement Architekturen von elektronischen Beschaffungssystemen Wirkungen von E-Procurement Geschwindigkeit Prozessqualität Kosten Bewertung aktueller Lösungen Auswahl eines geeigneten Vorgehensmodells Neue Konzepte für Beschaffungsnetzwerke Universität Oldenburg Fakultät für Informatik, Wirtschaftsund Rechtswissenschaften Abteilung Wirtschaftsinformatik Ammerländer Heerstr Oldenburg Tel. (0441) Fax (0441) Hannover, 10. April 2003 Univ.-Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau E-Procurement: Definition und Einordnung E-Procurement ist die Nutzung von Internet-basierten Informationsund Kommunikationstechnologien zur elektronischen Unterstützung und Optimierung des gesamten Beschaffungsprozesses. Lieferanten Internet/ Extranet E-Procurement E-Business in B2B Geschäftsbeziehungen Supply Chain Management Mein Unternehmen Intranet Internet/ Extranet B2B E-Commerce Kunden Phasenkonzept der Beschaffung Bestellüberwachung Wareneingang Rechnungsprüfung Abwicklung Phasenkonzept der Beschaffung Vereinbarung E-Procurement: Definition und Einordnung Anbahnung Zahlungsabwicklung ermittlung Bestandskontrolle Ermittlung Bezugsquelle Operatives Mgmt. eines Lieferanten EDI Operatives Management EDI Operatives Mgmt. eines Kunden Bestellung Lieferanten-/ Produktauswahl Budgetfreigabe Schubert/Wölfle 2001 Wirtz 2001, S. 305

3 E-Procurement: Definition und Einordnung E-Procurement: Definition und Einordnung Charakterisierung typischer IST-Prozesse Ein Prozess für alle Bestellungen Zentrale Organisation der Beschaffung Papier ist zentrales Medium Hohe Anzahl von Medienbrüchen Schnittstellen sind Papier, Fax oder Telefon Geringer Automatisierungsgrad Hohe Störanfälligkeit Eingeschränkte Möglichkeiten zur Erzeugung von Berichten Softwareunterstützung des Beschaffungsprozess gering Hohe Prozesskosten Segmente des Beschaffungsprozesses Architektur eines Purchasing-Systems hoch strategische Bedeutung gering RFQ / RFP-Systeme Kerngeschäftsbereich Ausschreibungen Individuelle Anforderungen -> Maschinen, Anlagen, Gebäude Indviduallösungen verschiedene arten unregelmäßige Bestellhäufigkeit Produktauswahl im fall Wert und Stückzahl variieren -> Dienstwagen, Möbel, Computer Internetlösungen, EDI, Web-EDI Produktivbedarf (direkt) regelmäßige Beschaffung Produktauswahl im Vorfeld große Stückzahlen -> Reifen, Getriebe, chemische Grundstoffe Desktop Purchasing Systeme Individualbedarf (indirekt) regelmäßige Beschaffung Produktauswahl im fall geringer Wert -> Büromaterial, Werkzeuge, MRO niedrig Automatisierungspotential hoch Integration mit dem internen Informatinssystem Admin. API`s Katalog API`s Bestelldaten API`s Bestellanforderungen: Bestellanforderungen Statuscheck Ausschreibungen Verfügbarkeits- und Preisprüfung Genehmigungsworkflow Produktkatalog und Content Management Suche Sourcing Konfiguration Systemadministration Benutzerprofile Genehmigungsregeln Lieferantenprofile API's Workflow Engine Datenbank API`s Content Management Multi-Vendor Katalog `Business Rules` Bestellungen: Bestellung Verbuchung Abwicklung Warenempfang Warenkörbe Bestellanforderungen Bestellungen Messagingserver Fax EDI XML KPMG Consulting AG 2000 Dolmetsch 2000

4 E-Procurement Architekturen Empfohlenes Vorgehensmodell Initiierung Strategische Planung Einkäufer (Buy-Side) Service Provider Service Provider Verkäufer (Sell-Side) Ziele / Anforderungen Vision Externe Analyse Interne Analyse Grundsätze Vorhaben Organisation Infrastruktur E-Procurement Basisstrategie Bewertung Umsetzung Elektronischer Marktplatz Projektdefinition Prototyp Projektplanung Prototyping Implementierung Schubert 2002, S. 6 Geschwindigkeit Wirkung von E-Procurement E-Procurement # Prozess Kosten Qualität

5 Wirkung auf die Prozessgeschwindigkeit Beschleunigung der Prozesse Verschlankung der Prozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung Automatisierung oder Elimination von Aktivitäten Elektronische Datenübermittlung Beschleunigung des Beschaffungsvorgangs durch Verkürzung der Prozeßdurchlaufzeiten Reduzierung manueller Eingaben Erhöhung der Transparenz durch Beschaffungsreporting Nutzung vordefinierter Templates Hohe Reaktionsgeschwindigkeit identifi kation anfor derung Herkömmlicher Bestellvorgang Freigabe prozeß Sachl Prüfung Auftrags zuordnung auslösung Ergän zungen System eingabe Auf trags verfolgung 91 min 13 min 16 min 13 min 13 min 6 min 4 min 12 min 2 min 12 min identifi kation anfor derung Softwareunterstütztes Bestellverfahren Freigabe prozeß Sachl Prüfung Auftrags zuordnung auslösung Ergän zungen System eingabe 40 min Auf trags verfolgung 17 min 16 min 12 min 0 min 0 min 3 min 0 min 2 min 0 min Erstellen Orderbestä tigung Erstellen Orderbestä tigung Einsparung Bearbeitungszeit 56 % KPMG Consulting AG 2000 Wirkung auf die Prozessqualität Ergebnispotentiale und ROI Wesentlich verbesserte Verfügbarkeit Vermeidung von Erfassungs- und Übertragungsfehlern Verbesserte Termintreue Optimierter Informationsfluss Höhere Transparenz im Beschaffungsprozess Niedrigere Fehlerquote Reduzierung der Prozesskosten je Bestellung um 50 90% für bis zu 80% der Bestellvorgänge Einstandspreisreduzierungen durch bündelung bei C-Gütern von ca. 5% Einstandspreisreduzierungen durch intensivere Beschaffungsmarktforschung und Verhandlungen bei höherwertigen Gütern von ca. 10% Wettbewerbsvorteile durch verbesserte Wahrnehmung strategischer Aufgaben der Beschaffung Ein ROI kann bereits innerhalb von wenigen Monaten erreicht werden, er setzt jedoch GuV-wirksame Einsparungen voraus. Diese sind abhängig von vermeidbaren Ineffizienzen im gesamten Beschaffungsprozess und vom möglichen (E-Procurement fähigen) Beschaffungsvolumen

6 Ineffizienzen aktueller Anwendungen Standardisierung es existieren eine Vielzahl Protokolle für die Übertragung und Anbindung es existieren eine Vielzahl Standards für das Katalogmanagement Katalogisierung inhomogener Güter wird nicht unterstützt Lieferanten tragen hohe Kosten, da sie auf mehreren Exchanges mit unterschiedlichen Standards vertreten sein müssen Durch hohe Wechselkosten sind vorhandende Systeme wenig flexibel Geringe Markttransparenz Statische Preise und Rahmenverträge vorherrschend Erhöhung der Komplexität durch Intermediäre neue Systemkonzepte notwendig Peer-to-Peer E-Procurement Vorteile durch Peer-to-Peer E-Procurement Marktplatz Händler B Peer-to-Peer Händler A Händler C Exchange A Exchange B Lieferant A Lieferant B Hersteller A Hersteller B Hersteller C Lieferant C Erhöhung der Markttransparenz durch symmetrische Informationsverteilung Reduzierung der Transaktionskosten durch direkte Kommunikation und Disintermediation Reduzierung der Suchkosten durch Elimination der Verzeichnisdienste Netzwerkeffekte und weitere Skaleneffekte Produktdifferenzierung und Entbündelung von Produkten verbunden mit individueller Bündelung von Dienstleistungen Verlagerung der Funktion der Intermediäre zum Anbieter/Nachfrager Nutzung des Differenzierungspotenzials durch direkte Ausübung der Beschaffungsfunktion

7 Zusammenfassung und Ausblick Systeme zur Unterstützung des Beschaffungsprozesses sind verfügbar und einsatzbereit Erhebliche Vorteile liegen in der Beschleunigung und Qualitätssteigerung von Prozessen Die Wirkung auf den ROI hängt vom Güterportfolio und der Integrationsfähigkeit in die vorhandene Informationssystemarchitektur ab Neuere Konzepte wie eine Überwindung zentraler Marktplatzarchitekturen werden gegenwärtig in Pilotprojekten erprobt.