Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm 2.5

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1 Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm 2.5 Ausgabe Januar 2012 Sparkassen-Finanzgruppe

2 Inhalt 1 Neuerungen in SFirm Handy-Registierungen verwalten Optionen - Register Zahlungsaufträge Optionen - Register Fremddateien Auftraggeberkonto - Der Dialog DFÜ-Konfiguration Lastschriftwiderspruch BIC/IBAN Erfassungshilfe SEPA-Mandate Formulardruck/B2B Formulardruck SEPA-Konvertierung Auswahlkriterien für einen Export Weitere Informationsquellen & Support Die Onlinehilfe zu SFirm Der Internetauftritt von SFirm SFirm-KnowledgeBase Seminare Die Hotline Kontaktinformationen Copyrights und Warenzeichen Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7 und Windows 2008 sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle in dieser Dokumentation zusätzlich verwendeten Programmnamen und Bezeichnungen sind u.u. ebenfalls eingetragene Warenzeichen der Herstellerfirmen und dürfen nicht gewerblich oder in sonstiger Weise verwendet werden. Irrtümer vorbehalten. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt gearbeitet. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder juristische Verantwortlichkeit noch irgendeine Haftung übernehmen. Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieser Dokumentation darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH reproduziert oder vervielfältigt werden. Die Star Finanz entwickelt Ihre Produkte ständig weiter, um Ihnen den größtmöglichen Komfort zu bieten. Deshalb bitten wir um Verständnis dafür, dass sich Abweichungen vom Handbuch zum Produkt ergeben können. Copyright Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH, Sachsenfeld 4, Hamburg. Star Finanz, 2012, Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm 2.5 2

3 Handy-Registierungen verwalten Neuerungen in SFirm 2.5 In diesem Dokument haben wir für Sie alle relevanten Neuerungen in SFirm 2.5 zusammen getragen. 1.1 Handy-Registierungen verwalten HBCI-Banken Benutzer Ändern: Ab SFirm 2.5 haben Sie die Möglichkeit, Handy- Registrierungen zu verwalten. Nach der Eingabe Ihrer PIN werden die hinterlegten Registrierungen vom Kreditinstitut abgeholt. In der Übersicht werden die registrierten Mobiltelefone angezeigt. Hier können Sie die registrierten Mobiltelefone ändern, deaktivieren und löschen. Zusätzlich können Sie hier eine erstmalige Handy- Handy-Registrierung durchführen oder zusätzliche Mobiltelefone registieren. Mobilfunkverbindung registrieren Mit der Funktion <Neue Handy- Registrierung> kann eine neue oder zusätzliche Mobilfunkbezeichnung hintelegt werden. Nach der Eingabe der Bezeichnung und der dazugehörigen Telefonnummer, erfolgt ein Dialog in dessen Verlauf Sie nach einer TAN gefragt werden, die Ihnen auf das in SFirm aktuell hinterlegte Handy (bei zusätzlicher Registrierung) geschickt wird. Star Finanz, 2012, Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm 2.5 3

4 Handy-Registierungen verwalten 1.1 Nach der Eingabe der TAN wird die neue Telefonnummer registriert. Sollte es sich um die erstmalige Handy-Registrierung handeln, wird Ihnen ein Freischaltcode per Per Post zugeschickt. Mobilfunkverbindung freischalten Sollte bei einer Telefonnummer die Aktion <Freigeben> erscheinen, ist das Handy bei Kreditinstitut zwar registriert, für die Nutzung mit smstan jedoch noch nicht freigegeben. Beim Aufruf wird ein Freischaltcode abgefragt, welcher Ihnen per Brief oder SMS mitgeteilt wurde. Nach dessen Eingabe wird das Telefon für die Nutzung des smstan freigegeben. Mobilfunkverbindung ändern Mit der Funktion <Ändern> kann die Bezeichnung des Handys und die hinterlegte Telefonnummer geändert werden. An dieser Stelle müssen nicht zwingend beide Angaben geändert werden. Wenn Sie nur die Bezeichnung des Telefons ändern möchten, lassen Sie das Feld Telefonnummer frei. Star Finanz, 2012, Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm 2.5 4

5 Optionen - Register Zahlungsaufträge 1.2 Mobilfunkverbindung deaktivieren/löschen Mit der Funktion <Deaktivieren> bzw. <Löschen> kann das Handy als Medium temporär deaktiviert oder gelöscht werden. 1.2 Optionen - Register Zahlungsaufträge In der Registerkarte Zahlungsaufträge existiert ab SFirm 2.5 eine neue Option: Neue Lastschriftmandate automatisch anlegen Ist die Option aktiv wird beim Speichern einer erfassten SEPA- Lastschrift automatisch ein Lastschriftmandat erzeugt und in der Verwaltung der SEPA Lastschriftmandate hinterlegt. Star Finanz, 2012, Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm 2.5 5

6 Optionen - Register Fremddateien Optionen - Register Fremddateien Auch in der Registerkarte Zahlungsaufträge kommt ab SFirm 2.5 eine neue Option hinzu: Keine Details anzeigen Mit dieser Option wird eim Versand von Fremddateien diese Funktion bei der Ausgabe vorbelegt und ist nicht änderbar. Wenn dieser Option deaktiviert ist, kann der einstellende Benutzer diese ändern. Bei Verwendung der sensiblen Daten und Aktivierung dieser Option ist kein Zugriff auf Details (auch im Archiv) für jeden möglich. 1.4 Auftraggeberkonto - Der Dialog DFÜ-Konfiguration Über das Register DFÜ-Konfiguration können Sie für das gewählte Konto vorgeben, mit welchem DFÜ-Verfahren Sie die verschiedenen Übertragungen durchführen wollen. Wenn Sie mehrere Verfahren nutzen, muss für das Abholen der Kontoauszüge ein Verfahren dem Vorzug gegeben werden. Mit SFirm 2.5 ist es nun möglich die Voreinstellung auch für SEPA-Aufträge festzulegen. Star Finanz, 2012, Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm 2.5 6

7 Lastschriftwiderspruch Lastschriftwiderspruch Im Konto innerhalb des Reiters Lastschriftwiderspruch haben Sie die Möglichkeit rückgabefähigen Lastschriften zu widersprechen. Voraussetzung Voraussetzung für den Lastschriftwiderspruch ist mindestens ein Kontokorrentkonto welches für den DFÜ-Weg HBCI konfiguriert ist und die bankseitigen Berechtigungen für diesen Geschäftsvorfall vorliegen. Wenn für das gewählte Konto keine Berechtigung für einen Lastschriftwiderspruch besteht, erscheint eine entsprechende Meldung. Aktualisierung des Bestandes und Rückabe der Lastschriften Ist die Berechtigung gegeben, haben Sie beim Betreten des Reiters Lastschriftwiderspruch die Möglichkeit, den Bestand der rückgabefähigen Lastschriften mit Hilfe des Links aktualisieren abzuholen. Sind rückgabefähige Lastschriften vorhanden, werden Ihnen diese, incl. des Zeitpunkts der letzten Aktualisierung angezeigt. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle werden die Details der Lastschrift angezeigt. Somit können Sie die Einzelheiten der Lastschrift überprüfen Bereits hier besteht die Möglichkeit, den Widerspruch einzureichen. Hierzu klicken Sie auf den Link <jetzt Widerspruch einreichen>. Star Finanz, 2012, Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm 2.5 7

8 Lastschriftwiderspruch 1.5 Sobald dem Lastschriftwiderspruch mit <Ja> zugestimmt wird, kann der Auftrag übertragen werden. Nach Auswahl des Sicherheitsmediums erfolgt die Übertragung des Widerspruchs zum Kreditinstitut. Nach der erfolgreichen Übertragung des Widerspruchs erhalten Sie die Ergebnisanzeige. Mehrfachselektion und Rückgabe Es besteht auch die Möglichkeit mehreren rückgabefähige Lastschriften in einem Rutsch zu widersprechen. Selktieren Sie dazu die gewünschten Posten und klicken im Kontextmenü auf <Lastschriftwiderspruch einreichen>. Nun erscheint eine Zusammenfassung der einzureichenden Lastschriftwidersprüche. Wird der Dialog mit <Ja> bestätigt, erfolgt nach die Übertragung zum Kreditinstitut. Status und Aktualität Nach der Übertragung wir der Bestand automatisch abgeholt, damit der Widerspruchsstatus sofort aktuell ist. Star Finanz, 2012, Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm 2.5 8

9 BIC/IBAN Erfassungshilfe 1.6 Der Spalte Status kann der aktuelle Zustand der Lastschrift entnommen werden. Um immer die höchst mögliche Aktualität eines Lastschriftbestandes zu gewährleisten, muss dieser Bestand täglich aktualisiert werden. Anderenfalls ist es nicht möglich die Lastschriften zu bearbeiten. Wenn ein Bestand nicht von heute ist, wird die Maske deaktiviert. Liegen keine rückgabefähigen Lastschriften beim Kreditinstitut vor, erscheint der Hinweis: 1.6 BIC/IBAN Erfassungshilfe Ab SFirm 2.5 steht Ihnen eine neue Funktion zur Verfügung, die die Erfassung von SEPA-Aufträgen erleichtert. Sollten Sie die BIC und die IBAN nicht zur Hand haben, können Sie während der Erfassung von Aufträgen die Kontonummer und die Bankleitzahl in den Feldern IBAN/BIC eingeben. Beim Verlassen des BIC- Feldes werden beide Angaben von SFirm in IBAN und BIC erreichen und im Formular übernommen. Gleichzeitig erscheint eine Hinweismeldung zur Umrechnung. Sollte es bei der Umrechnung zu Problemen kommen oder sollte es sich bei der IBAN/BIC um Sonderfälle handelt, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche neben dem BIC-Erfassungsfeld. Im nachfolgend erscheinenden Fenster haben Sie die Möglichkeit die BLZ und Kontonummer manuell einzugeben. SFirm errechnet sofort die BIC und die IBAN aus den von Ihnen hinterlegten Daten. Mit <OK> werden die Daten in die Erfassungsmaske übernommen. Star Finanz, 2012, Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm 2.5 9

10 SEPA-Mandate Formulardruck/B2B Formulardruck SEPA-Mandate Formulardruck/B2B Formulardruck In der Mandatsverwaltung im Menu Datei Formulardruck können die erfassten SEPA-Lastschriftmandate gedruckt werden. Diese können Sie dem Zahlungspflichtigen Schuldner zur Unterzeichnung weiterleiten. 1.8 SEPA-Konvertierung Durch die mittelfristige Ablösung von DTAUS und DTAZV durch SEPA wurde eine möglichst komfortable Lösung zur Umwandlung der teilweise sehr umfangreichen Datenbestände innerhalb von SFirm gewünscht. Ab der Version 2.5 bietet Ihnen SFirm die Möglichkeit, Inlands- und EU-Standardüberweisungen komfortabel in SEPA-Zahlungen umzuwandeln. Bei unvollständig erfassten Zahlungen wie z.b. beim umwandeln von Lastschriften in SEPA-Lastschriften haben Sie zusätzlich eine Ergänzungsmöglichkeit für die Lastschriftmandate. Um die SEPA-Konvertierung zu starten stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Zum Einen über den Menüweg Extra SEPA- Konvertierung. Nach Auftruf des Menüpunktes erhalten Sie die Auswahl der Zahlungsordner der Inlands- und EU- Standardüberweisungen, die für die Konvertierung in Frage kommen. Zum Anderen können Sie die SEPA-Konvertierung direkt aus einem Zahlungsordner starten, in dem Sie die Konvertierung durchführen möchten. Hierzu finden Sie im Kontextmenü des jeweiligen Ordners den Menüpunkt SEPA-Konvertierung. Sie erhalten die Übersicht der zu konvertierenden Zahlungen mit den jeweiligen Zahlungnsdetails. Star Finanz, 2012, Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm

11 SEPA-Konvertierung 1.8 Sollen Ihre bestehenden Inlandslastschriften konvertiert werden, werden diese entweder in SEPA-Basislastschriften (CORE) oder in SEPA-Firmenlastschriften (B2B) konvertiert. Dafür ist jeweils ein eigener Konvertierungslauf nötig. Bitte wählen Sie aus, welche Art von SEPA-Lastschriften Sie jetzt erzeugen möchten. Das Feld Status weist ggf. fehlende oder unvollständige Angaben in den zu konvertierenden Aufträgen aus und kann wie folgt belegt sein: DFÜ Auftrag Mandatsnummer fehlt Signaturdatum fehlt IBAN fehlt BIC fehlt nicht SEPA-ready In SEPA-Zahlungen sind maximal vier Verwendungszweck-Zeilen möglich. Bei der SEPA-Konvertierung können daher nur die ersten vier Verwendungszweck-Zeilen Ihrer alten Zahlungen übernommen werden. Wenn die IBAN und BIC noch nicht bekannt war, errechnet SFirm die Angaben ggf. aus der Kontonummer und der Bankleitzahl des Originalauftrages. Diese Angaben sollten vor der Ausgabe unbedingt geprüft werden, hierbei nicht alle Sonderfälle der Institute unterstützt werden. Um in diesen Fällen Anpassungen vorzunehmen, klicken Sie auf <Ändern>. Hier besteht die Möglichkeit die Daten bei Bedarf anzupassen. Wenn SFirm anhand der voliegenden Daten keine IBAN und BIC ermitteln konnte, sind die Daten zu prüfen und die fehlenden Angaben manuell hinzuzufügen. Star Finanz, 2012, Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm

12 SEPA-Konvertierung 1.8 Bei der Konvertierung der Lastschriften in SEPA-Lastschriften müssen Sie der SEPA-Lastschrift an dieser Stelle entweder ein bestehendes, gespeichertes SEPA-Mandat hinzufügen oder ein neues SEPA-Mandat anlegen. Solange kein Mandat der Lastschrift zugeordnet ist, kann der Auftrag nicht konvertiert werden. Sind alle notwendigen Bedingungen für die Konvertierung gegeben, können Sie noch den Namen für den neuen SEPA-Ordner bestimmen oder den bisherigen belassen und die Konvertierung mit <OK> starten. Nach einer Erfolgreichen Konvertierung erscheint eine entsprechende Hinweismeldung. Zu diesem Zeitpunkt erstellt SFirm einen neuen SEPA-Zahlungsordner, der sich im gleichen Ordnerpfad befindet, in dem der alte Ordner zu finden ist und legt in diesesem die konvertierten SEPA-Aufträge ab. Existieren in dem ursprünglichen Ordner keine Zahlungen mehr, z.b. Zahlungen mit dem Status DFÜ-Auftrag, erscheint die Abfrage, ob der ursprüngliche Ordner erhalten bleiben soll. Wenn Sie diese mit <Nein> bestätigen, wird der alte Ordner gelöscht. Die SEPA-Konvertierung ist somit abgeschlossen. Um weitere Zahlungsordner zu konvertieren wiederholen Sie den Vorgang mit der Auswahl der gewünschten Ordner. Star Finanz, 2012, Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm

13 Auswahlkriterien für einen Export Auswahlkriterien für einen Export Extra Import/Export Ausführen: Ab SFirm 2.5 werden Sie beim erstellen von Kriterien zusätzlich gefragt, ob diese Kriterien in der Scriptdatei gespeichert werden sollten. Dies ist vor Allem dann von Vorteil, wenn Sie die Scripte für den automatischen Datenexport verwenden. Die Kriterien werden dann auch für diesen angewendet. Star Finanz, 2012, Kundenleitfaden Neuerungen in SFirm

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