AnNoText. Build vom Arbeitsunterlage 04/2011. Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH

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1 Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH Build vom AnNoText Build vom Arbeitsunterlage 04/2011 Wolters Kluwer Deutschland GmbH Software + Services Legal Robert-Bosch-Straße 6 D Hürth Telefon (02 21) Telefax (02 21) Serviceportal: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 1 -

2 Inhaltsverzeichnis Akte - Auswerten Register... 3 Akte - Bearbeiten Funktion Neue Akte hinzufügen Funktion Zur Akte keine weiteren Forderungen aufnehmen... 4 Akte - Beteiligte Datum Versicherungsbeginn und Datum der Deckungszusage zu einer RS-Versicherung... 5 Akte - Historie Historie - Funktion Alle Dokumente exportieren... 7 Buchhaltung - Zahlungsverkehr Berücksichtigung einer anfallenden Hebegebühr Sachkontenbezogener Einzelauftrag mit Skonto Honorarrückzahlung Buchhaltung Behandlung Drittland nach 3 a UStG Abrechnung Drittland mit natürlicher Person unter Zugrundelegung der 19,00%igen MwSt Sammellauf Fremdgeld Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Neue XJustiz-ID des Mahngerichts Berlin-Wedding ab dem Zuständigkeit des Mahngerichts bei einem Insolvenzverfahren Neue ZV-Maßnahme Vorläufiges Zahlungsverbot Unterhaltssachen Rechnungswesen Abrechnung - Honorarabrechnung Abrechnung für Time & Billing fremdsprachig (englisch und italienisch) Abrechnung steuerfreie Auslagen mit Datenübermittlung Kostenfestsetzung Sammellauf Rechnungen AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 2 -

3 Akte - Auswerten - Register Sind zu einer Hauptakte Verwandte Akten (abgeleitete Aktenvorgänge) erfasst worden, kann hierüber durch den Aufruf der Funktion Register Verwandte Akte eine entsprechende Liste erstellt werden. Beim Aufruf der Funktion kann im Bereich Startwerte festgelegt werden, ob die Liste nur zu einer Hauptakte oder über mehrere Hauptakten erstellt werden soll. Im Bereich Aktion kann festgelegt werden, ob die Liste mit Linien/ohne Linien und ob die Liste ausgedruckt oder nur als Bildschirmanzeige erstellt werden soll. Akte - Bearbeiten - Funktion Neue Akte hinzufügen Bei der Neu-Aufnahme einer Akte Im Bereich Bearbeiten steht ergänzend die Funktion Neue Akte hinzufügen für eine Anwendung zur Verfügung. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 3 -

4 Werden in der Baumstruktur mehrere Akten für eine Bearbeitung angezeigt, bewirkt die Auswahl der Funktion Neue Akte hinzufügen dass die zur Bearbeitung angezeigten Akten in der Baumstruktur erhalten bleiben und eine neue Akte zu dieser Anzeige hinzugefügt wird. Die Auswahl der Funktion Neue Akte bewirkt hingegen, dass nach der Neu-Anlage einer Akte, alle zuvor in der Baumstruktur angezeigten Akte nicht mehr aufgeführt werden, sondern nur die neu angelegte Akte für eine weitere Bearbeitung zur Verfügung steht. - Funktion Zur Akte keine weiteren Forderungen aufnehmen Die Aktivierung dieser Abfrage ist ausschließlich von Bedeutung im Zusammenhang mit den AnNoText Diensten. Der AnNoText Import Dienst (Übernahme von Daten aus einem Fremdsystem in AnNoText) prüft diese Einstellung, bevor eine Akte um einen weiteren Anspruch ergänzt wird. Ist die Abfrage aktiviert, so wird die Akte nicht ergänzt. Ist die Abfrage nicht aktiviert, so wird die Akte um einen weiteren Anspruch erweitert. Je nach Konfiguration des AnNoText Import Dienstes führt dies zu einer Fehlermeldung an den Service-Administrator oder zu einer Akten-Neuanlage. Benötigt wird diese Einstellung immer dann, wenn Akten, in denen noch kein Mahnbescheid durchgeführt worden ist, trotzdem nicht automatisch mit weiteren Ansprüchen ergänzt werden dürfen. Die Gründe hierfür können vielfältig sein. Möglicherweise wurde über die bislang angefallenen Verbindlichkeiten ein Teilzahlungsvergleich geschlossen und die möglichen neuen Verbindlichkeiten sollen in einer neuen Akte geführt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 4 -

5 Akte - Beteiligte - Datum Versicherungsbeginn und Datum der Deckungszusage zu einer RS-Versicherung Wird zu einer Mandantschaft als Beziehung eine Rechtsschutzversicherung aufgenommen, sind bei der Aufnahme der Rechtsschutzversicherung über den Beziehungsassistenten die Eingabefelder um die Möglichkeit erweitert worden, das Datum des Versicherungsbeginns mit aufzunehmen. Wird - im weiteren Verlauf die Beziehung mit zur Akte übernommen, können ergänzende Angaben zum Datum der Deckungszusage und zu einem Begünstigten erfasst werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 5 -

6 In den aktenbezogenen Angaben zur beteiligen Rechtsschutzversicherung werden die entsprechenden Angaben anschließend angezeigt. Das Datum der Deckungszusage kann ggf. auch zu einem späteren Zeitpunkt noch ergänzend aufgenommen werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 6 -

7 Das Datum der Deckungszusage, der Name des Versicherungsnehmers und der Name des Begünstigten können über Platzhalter, welche entsprechend vorab in einen (oder mehrere) entsprechenden Textbausteine eingebaut worden sind, in einem Dokument mit ausgegeben werden. Die Platzhalter hierzu lauten: Für das Datum der Deckungszusage: [D_CMCTA_RV_ZUDATE] Für den Namen des Versicherungsnehmers: [D_CMCTA_RV_VNEHMER] Für die Auswahl des Begünstigten: [D_CMCTA_RV_BEGUENS] Über das Programm-Modul Administration Dokumentenmanagement Textbausteine werden die Platzhalter entsprechend in dem gewünschten Textbaustein hinterlegt. Akte - Historie - Historie - Funktion Alle Dokumente exportieren Die Historie ist um die Funktion Alle Dokumente exportieren erweitert worden. Die Funktion ermöglicht, alle Dokumente aus der Historie einer Akte in ein individuell dafür erstelltes Verzeichnis oder auf einen Datenträger zu exportieren. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 7 -

8 Bei der Auswahl der Funktion wird zunächst festgelegt, wohin ein Export der Dokumente durchgeführt werden soll (Zielverzeichnis). Nachdem das Zielverzeichnis ausgewählt und mit OK bestätigt worden ist, wird die Durchführung des Exports angezeigt. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 8 -

9 Nach der Durchführung des Exports erscheint ein entsprechender Hinweis, in welches Verzeichnis die Dokumente exportiert worden sind. In dem festgelegten Zielverzeichnis werden die exportierten Dokumente zunächst in einem Ordner angezeigt. Der Name des Ordners ist das Aktenzeichen der Akte, aus der die Dokumente exportiert worden sind. Öffnet man diesen Ordner, ist zu jedem exportierten Dokument zunächst ein eigener, weiterer, Ordner erstellt worden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 9 -

10 Öffnet man einen dieser Ordner, werden die entsprechenden Dokumente angezeigt. Buchhaltung - Zahlungsverkehr - Berücksichtigung einer anfallenden Hebegebühr Wird in einer allgemeinen Anwaltsakte über die Funktion eines aktenbezogenen Einzelauftrages Fremdgeld ausgekehrt, besteht hierzu die Möglichkeit, eine Hebegebühr zu berechnen und entsprechend als Honorareingang einzubehalten. Die Eingabemaske ist entsprechend erweitert worden. Die Festlegung ob zu einem Beteiligten (Adressaten) bei der Weiterleitung von Fremdgeld grundsätzlich eine Hebegebühr berechnet werden soll, kann bereits in den Einstellungen zum Beteiligten getroffen werden. Hierbei kann auch festgelegt werden, ob zu einer Hebegebühr die Auslagenpauschale berechnet werden soll. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 10 -

11 Erfolgt eine derartige Festlegung, wird die Anfrage nach dem Anfall und der Berechnung einer Hebegebühr bei einem aktenbezogenen Einzelauftrag in dem entsprechenden Bereich bereits vorbelegt. Als Originalbetrag wird der Betrag angezeigt, der als Fremdgeldeingang bei einer Buchungseingabe gebucht worden ist. Die Hebegebühr wird gem. den Berechnungsformeln der Nr VV RVG berechnet. Der Betrag gelangt letztendlich zur Überweisung an den Empfänger. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 11 -

12 Soll keine Hebegebühr berechnet werden, kann die Vorbelegung zur Berechnung einer Hebegebühr deaktiviert werden. In der Folge wird der gesamte Fremdgeldbetrag an den Empfänger überwiesen. Dies bedeutet auch: Ist zu einem Beteiligten (Adressaten) im Bereich der Einstellungen keine grundsätzliche Regelung zum Anfall einer Hebegebühr getroffen worden, kann bei der Überweisung eines Fremdgeldbetrages jeweils individuell entschieden werden, ob eine Hebegebühr berechnet werden soll. Ist die Überweisung unter Berücksichtigung des Anfalls einer Hebegebühr - im weiteren Verlauf ausgeführt, hat dies zunächst noch keine Auswirkungen im Mandantenkonto. Erst die abschließende Belastung des Bankkontos durch eine Verbuchung der gemerkten Positionen bewirkt die Berücksichtigung im Mandantenkonto. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 12 -

13 Die Überweisung aus dem Bereich Fremdgeld wird angezeigt, ebenso wird ein Geldeingang Honorar aus Hebegebühr in den Bereich Honorar gebucht. In der Aktenansicht kann bei der Auswahl der Funktion Kosten und Gebühren eine Übersicht der angefallenen Hebegebühren angezeigt werden. Der Bereich Kosten und Gebühren ist entsprechend um die Registerkarte Hebegebühren erweitert worden. Diese Übersicht kann, bei Bedarf, auch als Liste in einen Vorschaumodus übernommen oder ausgedruckt werden. Die Vorschau und/oder der Ausdruck erfolgen über die entsprechenden Symbole in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 13 -

14 Ist eine Hebegebühr in eine abschließende Abrechnung übernommen worden, wird die Ansicht um die Wiedergabe der Rechnungsnummer ergänzt. - Abrechnung einer Hebegebühr Erhaltene Hebegebühren werden über die Möglichkeiten der RVG Abrechnung abgerechnet. Bei der Erstellung des Kostenblattes können angefallene, bereits erhaltene, Hebegebühren durch Anklicken der Schaltfläche Abgespeicherte Gebühren/Angefallene Gebühren in das Kostenblatt übernommen werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 14 -

15 Für den Fall, dass die Hebegebühr ggf. mehrfach angefallen ist, kann durch entsprechendes Markieren entschieden werden, ob nur bestimmte Hebegebühren oder alle Hebegebühren in die Abrechnung übernommen werden sollen. Werden alle Hebegebühren übernommen, stellt sich das Kostenblatt wie folgt dar: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 15 -

16 Die angefallenen Hebegebühren werden zunächst als gesamt aufaddiert, ebenfalls die jeweils hierzu angefallenen gesamt Auslagenpauschalen. Nach der Berechnung von Zwischensumme und Umsatzsteuer werden die übernommenen Hebegebühren brutto in Abzug gebracht, damit eine Sollstellung der Hebegebühren nicht mehr erfolgt. In der Aktenansicht wird bei der Auswahl der Funktion Kosten und Gebühren Hebegebühren jetzt ergänzend die Rechnungsnummer mit angezeigt, zu der Hebegebühren abgerechnet worden sind. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 16 -

17 - Sachkontenbezogener Einzelauftrag mit Skonto Es besteht die Möglichkeit, über das Programm-Modul Buchhaltung Zahlungsverkehr Einzelaufträge Sachkontenbezogen sachkontenbezogene Überweisungen mit Skonto zu versehen. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 17 -

18 Nach Auswahl des Adressaten und der Bankverbindung kann manuell, sofern in den Einstellungen zum Adressaten das Skonto nicht hinterlegt worden ist, durch Anhaken von Skonto der Skonto-Satz hinterlegt werden. Hiernach erfolgt die Eingabe des Gesamtrechnungsbetrages bei Originalbetrag. Das System berechnet alsdann automatisch aus diesen Vorgaben den tatsächlich zu überweisenden Betrag. Sofern der Skonto zum Adressaten fest hinterlegt werden soll, alsdann erscheint bei der sachkontenbezogene Überweisung nach Auswahl des entsprechenden Adressaten dieser Skonto-Satz bereits als Vorschlag, erfolgt diese Einstellung adressatenbezogen wie folgt. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 18 -

19 Das Feld Skonto abziehen wird angehakt, hiernach erfolgt die Vorgabe des Prozentsatzes und gfls. des Gegenkontos und des Buchungstextes. Nach Abspeicherung der Daten zum Adressaten und Aufruf der sachkontenbezogenen Überweisung, werden automatisch die Skonto-Daten bereits vorgeschlagen. Sollten der Skonto-Vorschlag im Einzelfall nicht gewünscht sein, kann dieser durch Anhaken des Feldes Skonto manuell ausgeschaltet werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 19 -

20 - Honorarrückzahlung Es besteht die Möglichkeit, über das Programm-Modul Zahlungsverkehr aktenbezogene Einzelaufträge, Honorarrückzahlungen unter Angabe des entsprechenden Honorarkontos zu erfassen und anschließend zu buchen. Diese Funktion ist nur für Allgemeine Akten vorgesehen. Administration Voraussetzung hierzu ist, dass einmalig im Programm-Modul Administration Programmeinstellungen Abrechnung Gebühren / Time & Billing Maßnahmen, die Maßnahme Honorarrückzahlung entsprechend als solche eingerichtet ist. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 20 -

21 Die Maßnahme (Geldausgang) Honorarrückzahlung wird über die Schaltfläche entsprechend zur Bearbeitung aufgerufen. Bei Typ: muss eingestellt werden, wenn noch nicht erfolgt: Honorarrückzahlung. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 21 -

22 Nach Einstellung auf den entsprechenden Typen erfolgt die Betätigung der Schaltfläche. Abschließend erfolgt die Betätigung der Schaltfläche, ohne weitere Eingabe. Zahlungsverkehr Die Erfassung des aktenbezogenen Einzelauftrages erfolgt alsdann über das Programm-Modul Buchhaltung Zahlungsverkehr aktenbezogener Einzelauftrag. Nach Auswahl der Maßnahme: Honorarrückzahlung und Bestimmung der entsprechenden MwSt: erfolgt die Auswahl des entsprechenden Sachkontos:, nämlich des Honorarkontos. Zur Auswahl stehen hier alle Konten mit der Kontobesonderheit Honorar, Honorar-EG, Drittland und Innenumsatz. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 22 -

23 Da die Honorarrückzahlung aus dem Honorarkonto mit 19,00 % MwSt. erfolgen soll, erfolgt hier die Auswahl des Konto 8006 (Erlöse 19,00 %). AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 23 -

24 Buchhaltung - Behandlung Drittland nach 3 a UStG Bei der Versteuerung von anwaltlichen Gebührenrechnungen wird unterschieden, ob die Leistung im Inland oder im Ausland zu begleichen ist. Handelt es sich um Mandanten, die ihren Sitz im Ausland haben, ist darüber hinaus noch zu unterscheiden, ob es sich um ein EU-Land oder um ein Drittland handelt. Entsprechend welche Versteuerung zugrunde gelegt wird, muss der Erlös jeweils bei der Anmeldung der Umsatzsteuer an die Finanzbehörden gesondert ausgewiesen werden als steuerpflichtige Umsätze, nicht steuerbare sonstige Leistungen gemäß 18 b Satz 1 Nr. 2 UStG, übrige nicht steuerbare Umsätze (Leistungsort nicht im Inland). Die nicht steuerbaren sonstigen Leistungen gemäß 18 b Satz 1 Nr. 2 UStG werden darüber hinaus als eine zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Saarlouis weitergeleitet. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 24 -

25 1.) Voraussetzungen - Administration Im Programm-Modul Administration Bürogemeinschaft Programmeinstellungen Adressmanagement Nationalitäten ist standardmäßig hinterlegt, ob es sich bei der Nationalität um ein EU-Land handelt. 2.) Voraussetzungen Buchhaltung Im Programm-Modul Buchhaltung Stammdaten Sachkonten muss ein Erlöskonto mit der Konto Besonderheit HONORAR 0,00 % D angelegt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 25 -

26 3.) Voraussetzungen Aktenanlage a) Beteiligten-Erfassung - Anschrift Die Akte wird mit der Mandantschaft unter Angabe des Drittlandes angelegt. Bei der Mandantschaft muss sich hier ausschließlich um ein Unternehmen handeln, wobei die entsprechenden Anredeformen zugrunde gelegt werden, z.b. GmbH. Beispiel: Mandantschaft mit Sitz im Drittland b) Beteiligten-Erfassung - Einstellungen Da es sich um eine Mandantschaft handelt, die ihren Sitz in einem Drittland hat, wird keine Steuerpflicht bestimmt. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 26 -

27 c) Beteiligten-Erfassung - Kurzinfo Ebenfalls ist es erforderlich, zur Mandantschaft die USt-Id Nr. zu hinterlegen. Beispiel: Honorarabrechnung an Mandant mit Sitz im Drittland Kostenrechnung - Endabrechnung - Trontheim GmbH./. Ubben, Hans-Peter Rechnungsnummer: R /11 Leistungszeitraum: Ihre USt-IdNr.: USA: Gegenstandswert: ,00 EUR AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 27 -

28 0,75 Geschäftsgebühr gem. Nr VV, 13, 14 RVG 394,50 EUR 1,5 Einigungsgebühr gem. Nr VV, 13 RVG 789,00 EUR Entgelt für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen gem. Nr VV (pauschal) 20,00 EUR Zwischensumme 1.203,50 EUR Endsumme 1.203,50 EUR Gem. 3a Abs. 2 i.v.m. 1 Abs. 1 Nr.1 UStG ist die in Rechnung gestellte Leistung an dem Ort ausgeführt, an dem der Empfänger sein Unternehmen betreibt und daher in Deutschland nicht steuerbar. Der Rechnungsempfänger wird auf die Steuerschuldnerschaft im Empfängerland hingewiesen. Der Zahlungseingang auf diese Rechnung wird alsdann entsprechend als Erlös aus Drittland behandelt, verbucht und entsprechend im Umsatzsteuerformular per Elster ausgewiesen. Berücksichtigung in der Umsatzsteuervoranmeldung per Formular Berücksichtigung in der Umsatzsteuervoranmeldung per Elster-Schnittstelle AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 28 -

29 - Abrechnung Drittland mit natürlicher Person unter Zugrundelegung der 19,00%igen MwSt. Der Mandant hat seinen Sitz in einem Drittland. Die Abrechnung soll unter Zugrundelegung der 19,00%igen Mehrwertsteuer erfolgen, da die Leistung in Deutschlang erbracht worden ist und dort steuerpflichtig ist. Die Vorgehensweise hierzu sieht wie folgt aus: Nach korrekter Erfassung des Adressaten unter Angabe der Nationalität und AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 29 -

30 der Einstellungen zur Steuerpflicht, bei welcher in diesem Fall keine Angaben gemacht werden, kann die Abrechnung über das Programm-Modul Honorarabrechnung erfolgen. Bei Erstellung des Kostenblattes über das Programm-Modul Honorarabrechnung Abrechnung nach RVG und Auswahl des entsprechenden Beteiligten und der weiteren Angaben erfolgt die Betätigung der Schaltfläche automatisch nachfolgende Abfrage,. Nunmehr erscheint vom System her AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 30 -

31 welche Sie entsprechend beantworten, in diesem Fall mit Erstellung des Kostenblattes wie üblich vor.. Alsdann nehmen Sie die Beispiel einer Abrechnung Kostenrechnung - Endabrechnung - Belfroid & Sohn GmbH./. Ubben, Hans Rechnungsnummer: R /11 Leistungszeitraum: Pauschale 100,00 EUR Entgelt für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen gem. Nr VV (pauschal) 20,00 EUR Zwischensumme 120,00 EUR 19,00 % Umsatzsteuer gem. Nr VV 22,80 EUR Endsumme 142,80 EUR Auch die Sollstellung erfolgt wie gewohnt. Nach Zahlungseingang der Rechnung sieht das Mandantenkonto wie folgt aus: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 31 -

32 Darüber hinaus werden die Buchungen korrekt auf dem Honorarkonto 19,00 % und dem Mehrwertsteuerkonto 19,00 % berücksichtigt. Gleiches gilt für die Umsatzsteuervoranmeldung. - Sammellauf Fremdgeld Über das Programm-Modul Buchhaltung Extras Sammellauf Fremdgeld besteht die Möglichkeit, das in den Akten befindliche Fremdgeld, welches noch nicht ausgekehrt worden ist, per Sammellauf auszukehren. Diese Funktionalität bezieht sich sowohl auf Allgemeine Akten als auch auf Beitreibungsakten. Die Selektion erfolgt mandantenbezogen und kann ergänzend anwaltsbezogen auf bestimmte Anwälte eingeschränkt werden. Nach Eingabe bzw. Übernahme des Mandanten aus der Adressatenliste muss das Fremdgeld ermittelt werden durch Betätigung der Schaltfläche. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 32 -

33 Nunmehr erhalten Sie eine Übersicht aller Akten zu dem ausgewählten Mandanten, in welchen Fremdgeld zur Auskehrung zur Verfügung steht Zur Erstellung der Testdatei wählen Sie entsprechend bei Datenpfad: über die Schaltfläche ein Laufwerk aus und vergeben einen Namen für die Datei, welche in Excel generiert werden kann, hier beispielhaft c:\datev\lauf.csv. Die Endung.CSV muss zwingend mit eingegeben werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 33 -

34 Nach Betätigung der Schaltfläche erscheint entsprechend der nachfolgende Hinweis, dass die Testdatei erfolgreich erstellt worden ist. Nach Betätigung der Schaltfläche folgt: wird die Testdatei per EXCEL geöffnet, beispielhaft wie AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 34 -

35 Sollten Sie nunmehr feststellen, dass hier eine oder mehrere Akten vor Durchführung des Laufes überarbeitet werden müssen, können Sie durch Betätigung der Schaltfläche den Sammellauf beendet, die Akten überarbeiten und hiernach den Sammellauf neu starten. Ist der Sammellauf in Ordnung erfolgen die Eingaben für die endgültige Erstellung der EXCEL-Tabelle und die Vorbereitung für die Buchhaltung beginnend bei Buchen für: Nach Eingabe des Datums und des entsprechenden Verrechnungskontos erfolgt abschließend die Ausführung des Sammellaufs zur Auskehrung des Fremdgeldes und Buchung durch Betätigung der Schaltfläche. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 35 -

36 Sofern bei dem Lauf eine Testdatei erstellt worden ist, erhalten Sie nachfolgenden Hinweis. Wurde bereits eine Datei erstellt, wenn auch nur zu Testzwecken, ist es erforderlich, einen neuen Namen zu generieren, z.b. hochzählend, hier beispielhaft c:\datev\lauf1.csv. Nachdem die Datei erstellt worden ist wird diese per EXCEL wiederum geöffnet und kann beliebig bearbeitet, gespeichert bzw. per über Outlook an die Mandantschaft versendet werden. Nach Schließen der EXCEL-Tabelle wird automatisch vom System her der Sachkontenbezogene Einzelauftrag erstellt, welcher neben den Daten zur Mandantschaft auch bereits die Summe des Sammellaufs zur Auskehrung des Fremdgeldes anbietet. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 36 -

37 Diese Daten müssen noch entsprechend ergänzt werden um die Angaben zum Verwendungszweck, gfls. Buchungstext und der Kostenstelle. Nach Betätigung der Schaltfläche wurde die Sammelüberweisung erfasst. Alsdann erfolgt wie üblich über das Programm-Modul Buchhaltung Zahlungsverkehr die Übertragung der Überweisung. Liegt die Belastung bei der Bank vor erfolgt die Buchung per Belegbuchung an gemerkte Positionen. Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung - Neue XJustiz-ID des Mahngerichts Berlin-Wedding ab dem Für das Mahngericht Berlin-Wedding wird ab dem eine neue XJustiz-ID zur Anwendung kommen. Eine entsprechende Änderung muss diesbezüglich im AnNoText Administrationsprogamm durchgeführt werden. Diese Änderung darf erst am durchgeführt werden Zunächst muss im Bereich der Konstanten die Änderung durchgeführt werden. Nach Auswahl der Menüs Gerichte Gerichtspflege wählen Sie bei den Listoptionen den Gerichtstyp Mahngerichte. Markieren Sie den Eintrag zum Amtsgericht Berlin-Wedding (Zentrales Mahngericht). AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 37 -

38 Durch anschließendes Anklicken der Schaltfläche Ändern gelangen Sie in die nachfolgende Eingabemaske. Im unteren Bereich dieser Eingabemaske (Angaben zur Bankverbindung und interne Einstellungen) klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeigen AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 38 -

39 Bei der EGVP Identifikationsnummer muss die EGVP ID geändert werden auf F1102M. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 39 -

40 Die Änderung bestätigen Sie durch Anklicken der Schaltfläche OK. Die vorherigen Eingabemasken beenden Sie ebenfalls durch Anklicken der Schaltfläche OK bzw. Schließen. Als nächstes wählen Sie aus dem Bereich der Programmeinstellungen das Programm Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung und treffen hier die Auswahl Allgemeine Einstellungen. Wählen Sie die Registerkarte Automatisierte Mahngerichte und markieren das betreffende Amtsgericht Berlin-Wedding (Zentrales Mahngericht). AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 40 -

41 Nach dem Markieren des Amtsgerichts Berlin-Wedding (Zentrales Mahngericht) klicken Sie auf die Schaltfläche Konfigurieren. Die Angaben in den sich nun öffnenden Eingabemasken bestätigen Sie durch Anklicken der Schaltfläche Weiter bzw. Fertig stellen, ohne dass Änderungen in diesen Eingabemasken durchgeführt werden. Die neue XJustiz-ID ist nunmehr dem Mahngericht Berlin-Wedding zugeordnet. - Zuständigkeit des Mahngerichts bei einem Insolvenzverfahren Soll für eine insolvente Antragstellerin durch einen Insolvenzverwalter ein Mahnverfahren durchgeführt werden, ist im Rahmen der Zuständigkeitsprüfung grundsätzlich der Wohnsitz der "Partei kraft Amtes" bzw. für die Zuständigkeit im Mahnverfahren gem. 689 ZPO der allgemeine Gerichtsstand des Insolvenzverwalters maßgeblich. Beispiel: Hat die Antragstellerin ihren Wohnsitz in Köln und der Insolvenzverwalter seinen Wohnsitz in Frankfurt, muss der Mahnbescheid beim Mahngericht in Hünfeld eingereicht werden und nicht beim Mahngericht in Euskirchen. Um dies zu ermöglichen, muss zunächst als Beziehung zur Antragstellerin der Insolvenzverwalter aufgenommen werden. Die Beziehung Insolvenzverwalter muss dann im weiteren Verlauf als Beziehung zur Akte hinzugefügt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 41 -

42 Bei der anschließenden Aufnahme eines Forderungskontos steht die Beziehung im Bereich Auswahl Mahngericht für eine entsprechende Auswahl zur Verfügung. - Neue ZV-Maßnahme Vorläufiges Zahlungsverbot Unterhaltssachen Bedingt durch die Besonderheit, dass bei einer Unterhaltspfändung auch zukünftig fällig werdender Unterhalt mit gepfändet werden kann, und der daraus resultierenden etwaigen Erhöhung des Streitwertes für die Berechnung der 0,3 Verfahrensgebühr, steht die Maßnahme Vorläufiges Zahlungsverbot Unterhaltssachen ergänzend für eine Bearbeitung zur Verfügung. Ähnlich wie bei der Durchführung der Maßnahme Unterhaltspfändung können bei der Auswahl der neuen Maßnahme Vorläufiges Zahlungsverbot Unterhaltssachen im Bereich der Registerkarte Angaben Unterhaltspfändung, neben dem aus dem Forderungskonto ermittelten Unterhaltsrückstand, auch Angaben über künftig fällig werdenden Unterhalt eingetragen werden. Diese Angaben finden Berücksichtigung bei der Ermittlung des Gegenstandswertes für diese Maßnahme und der damit verbundenen Berechnung der 0,3 Verfahrensgebühr. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 42 -

43 Rechnungswesen Abrechnung - Honorarabrechnung - Abrechnung für Time & Billing fremdsprachig (englisch und italienisch) Es besteht die Möglichkeit neben der Abrechnung in Deutsch auch eine Abrechnung in Englisch und Italienisch zu erstellen. Hierzu muss einmalig entsprechend im Programm-Modul Rechnungswesen Honorarabrechnung Parameter Einstellungen - Maßnahmen für die Dokumente die entsprechende Massnahme hinterlegt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 43 -

44 Bei der Abrechnung nach Time & Billing Akte kann alsdann eine Auswahl getroffen werden, ob die Abrechnung in deutsch, englisch oder italienisch erfolgen soll. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 44 -

45 Beispiel für eine Abrechnung in Englisch Beispiel für eine Abrechnung in Italienisch AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 45 -

46 Ein entsprechendes Rechnungsdokument und eine entsprechende Anlage zur Rechnung werden ebenfalls in der ausgewählten Sprache erstellt. Rechnungsdokument in Englisch Note of Fees - Final Invoice Boverland GmbH./. Ubben, Hans Invoice-No: R /11 Performance Period: Dr. Grünthal Subtotal 687,00 EUR Postal Costs (lump sum) 20,00 EUR Subtotal 707,00 EUR 19,00 % Sales Tax 134,33 EUR Total 841,33 EUR Anlage kurz in Englisch Rechnungsdokument in Italienisch Contabilità dei costi - Proposta di legge final Boverland GmbH./. Ubben, Hans Numero di Fattura: R /11 Periodo benefizio: Dr. Grünthal Subtotale Spese di spedizione (inclusivo) Subtotale 687,00 EUR 20,00 EUR 707,00 EUR AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 46 -

47 19,00 % IVA 134,33 EUR Totale 841,33 EUR Anlage kurz in Italienisch - Definition Reise-/Porto-/Kopierkosten Hinsichtlich der zur Anwendung kommenden Textpassagen für die Wiedergabe von Reise-/Porto- Kopierkosten etc. verweisen wir auf die Möglichkeit, diese entsprechend in der Auswahl Honorarabrechnung Parameter - Textpflege ggf. noch individuell abzuändern. Hier sind die Texte hinterlegt, auf die das Programm bei der Erstellung eines Kostenblattes zugreift. Beispielhaft hier die Möglichkeiten der Textpflege für Time & Billing (englisch). AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 47 -

48 - Abrechnung Time & Billing Vorschussrechnung bzw. Zwischenrechnung Es besteht darüber hinaus auch die Möglichkeit, eine Vorschussrechnung bzw. Zwischenrechnung in Englisch bzw. Italienisch durchzuführen. - Abrechnung Time & Billing mit Anlagen Sofern bei Abrechnung Time & Billing die Druckerbestätigung in Word im Hintergrund erfolgt und der Anwender muss Word jeweils manuell in den Vordergrund bringen, kann dies einmalig über das Programm-Modul Administration umgestellt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 48 -

49 Über das Programm-Modul Administration Bürogemeinschaft Dokumentenmanagement Maßnahmen Honorarabrechnung Abrechnung Time & Billing erfolgt die gewünschte Änderung. Die Maßnahme besteht in diesem Falle aus einem Abrechnungsschreiben und einer Anlage (Liste Report). AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 49 -

50 Die Reihenfolge der Dokumente zu der einzelnen Maßnahme muss jeweils zuerst die Anlage (Liste Report) anzeigen, und erst danach das Schreiben. Die Reihenfolge wird bestimmt durch Betätigung der Schaltflächen. Das Abspeichern der Änderung erfolgt über die Schaltfläche Speichern. Diese Änderung ist gfls. auch für die Maßnahmen Abrechnung Time & Billing Englisch bzw. Abrechnung Time & Billing "Italienisch" vorzunehmen. - Abrechnung steuerfreie Auslagen mit Datenübermittlung Es besteht die Möglichkeit, die Abrechnung der steuerfreien Auslagen per Datenübermittlung an die Versicherungen zu übergeben. Voraussetzung hierzu ist, dass zu dem Adressaten eine Rechtschutzversicherung hinterlegt ist und dieser auch entsprechend eine VU Nummer zugewiesen wurde. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 50 -

51 Über das Programm-Modul Rechnungswesen Honorarabrechnung Erstellen Honorarabrechnung erfolgt dann der Aufruf des Menüpunktes Abrechnung steuerfreier Auslagen mit Datenübermittlung. Nach Eingabe des Aktenzeichens und Auswahl des Rechnungsempfängers durch Anklicken der Schaltfläche Hinzufügen, AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 51 -

52 wird der Mahnadressat und die Mahnmodalität angezeigt. Der Mahnadressat ist in der Regel der Rechnungsempfänger und die Mahnmodalität diejenige für den Anwaltsbereich. Als Mahnadressat kann beliebig ein in der Akte angelegter Adressat manuell definiert werden. Durch Anklicken der Schaltfläche Kostenblatt kann die Abrechnung erstellt werden. Aktiv für die Abrechnung sind die Schaltflächen,, und. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 52 -

53 Über die Schaltfläche können die angefallenen steuerfreien Auslagen erfasst werden. Über die Schaltfläche können bereits vorhandene Zahlungen in Abzug gebracht werden, AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 53 -

54 unter Angabe der Verteilung der Zahlung auf steuerfreie Auslagen. Nach Betätigung der Schaltfläche AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 54 -

55 erfolgt die Eingabe der Endsumme durch Betätigung der Schaltfläche. Die Abrechnung wird alsdann wie üblich in Winword erstellt und kann gedruckt werden. Nach entsprechender Beantwortung der Abfrage werden die Angaben zur Datenübermittlung an die Rechtschutzversicherung aufbereitet. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 55 -

56 Hierzu gehören die Angaben der Bankverbindung zum Zahlungsempfänger Sowie die Angaben zur Versicherung. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 56 -

57 Der Ansprechpartner Kanzlei ist manuell zu erfassen. Hierbei handelt es in der Regel um den / die Rechtsanwalt / Rechtsanwältin, der / die den Vorgang bearbeitet. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 57 -

58 Die Eingabe der Daten bestätigen Sie durch Anklicken der Schaltfläche OK. Die Übergabe der Daten an den Dienst zur Datenübermittlung wird durchgeführt. Auszug aus dem Mandantenkonto Die Sollstellung der Rechnung wird im Mandantenkonto aufgeführt. Auszug aus dem Rechnungsausgangsbuch Die Rechnung über steuerfreie Auslagen ist aus dem Rechnungsausgangsbuch ersichtlich. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 58 -

59 Offene Posten - Kostenfestsetzung Bei der Kostenfestsetzung wird die Funktion Status Mandant wieder unterstützt. Der Funktion liegt die folgende Vorgehensweise zugrunde. Zu einer Akte wird als Beteiligter ein Gericht aufgenommen. Im Bereich Aktenbezogene Angaben wird bei den Angaben zum Betreff standardmäßig das Kurzrubrum der Akte vorgegeben, unabhängig davon, ob eine Mandantschaft aktiv (als Kläger/in) oder passiv (Beklagte/er) in einem Gerichtsverfahren vertreten wird. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 59 -

60 Erfolgt in diesem Bereich keine Anpassung an das zutreffende Gerichtsrubrum, werden diese Angaben aus dem Betreff bei der Textauswahl für die Erstellung eines Kostenfestsetzungsantrages als Standard vorgegeben. Ist jetzt im dargestellten Beispiel die Mandantschaft nicht Kläger sondern Beklagter kann die Standardvorgabe entfernt werden und im Bereich Status Mandant kann der Status Beklagter ausgewählt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 60 -

61 Im weiteren Verlauf der Erstellung des Kostenfestsetzungsantrages wird das Rubrum entsprechend der getroffenen Auswahl angepasst. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 61 -

62 - Sammellauf Rechnungen Es besteht über das Programm-Modul Rechnungswesen Extras Sammellauf Rechnungen die Möglichkeit, die bereits an die Partei erstellten und noch nicht bezahlten Rechnungen per Liste an EXCEL auszugeben. Diese Liste kann alsdann beliebig in EXCEL überarbeitet, gespeichert, gedruckt bzw. an den Mandanten per Outlook versandt werden. Der Sammellauf Rechnungen wird nur für Allgemeine Akten generiert. Akte mit dem Sachgebiet Beitreibung werden in der Sammelliste nicht aufgeführt. Diese Auswertung kann wie bislang auch über das Programm-Modul Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Extras Abrechnungsdatei erzeugen generiert werden. Voraussetzung zur Erstellung dieser Liste ist, dass jeweils bei Erstellung der Honorarabrechnung über das Programm-Modul Rechnungswesen Honorarabrechnung und Auslösung der Honorarsollstellung entsprechend der Parameter Rechnung zusätzlich in Abrechnungsliste gesetzt wird. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 62 -

63 Nach Betätigung der Schaltfläche erfolgt entsprechend wie üblich die Sollstellung im Mandantenkonto und die Rechnung wird entsprechend für die Sammelliste vorgemerkt. Nach Aufruf des Menüpunktes Sammelliste aller nicht gemeldeter Rechnungen erfolgt die Selektion mandantenbezogen. Nach Eingabe bzw. Übernahme des Abrechnungsmandanten: aus der Adressatenliste erfolgt die Eingabe bzw. Auswahl bei Datenpfad: über die Schaltfläche. Hier wird ein Laufwerk ausgewählt und ein Name für die Datei eingegeben, welche in Excel generiert werden kann, hier beispielhaft c:\datev\sammel.csv. Die Endung.CSV muss zwingend als Endung mit eingegeben werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 63 -

64 Betätigt man alsdann die Schaltfläche Datei erfolgreich generiert werden konnte. erscheint die Meldung, dass die Nach Betätigung der Schaltfläche folgt: wird die Testdatei per EXCEL geöffnet, beispielhaft wie Sollten Sie nunmehr feststellen, dass hier eine oder mehrere Akten vor Durchführung des Laufes überarbeitet werden müssen, können Sie durch Betätigung der Schaltfläche den Sammellauf beendet, die Akten überarbeiten und hiernach den Sammellauf neu starten. Ist die Liste in Ordnung erfolgt die Eingabe für die endgültige Erstellung der EXCEL-Tabelle und die Vorbereitung für die Übergabe durch Anhaken der Schaltfläche. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 64 -

65 Sofern der Name der Liste bereits vergeben ist, erhalten Sie bei erneuter Betätigung der Schaltfläche nachfolgenden Hinweis. Wurde bereits eine Datei erstellt, wenn auch nur zu Testzwecken, ist es erforderlich, einen neuen Namen zu generieren, z.b. hochzählend, hier beispielhaft c:\datev\sammel1.csv. Nach erneuter Betätigung der Schaltfläche Generierung der Sammelliste an EXCEL. erfolgt nunmehr die AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 65 -

66 Nach Betätigung der Schaltfläche per EXCEL geöffnet, beispielhaft wie folgt: wird die endgültig zur Abrechnung zu meldende Datei Der Sammellauf aller nicht gemeldeter Rechnungen wurde erfolgreich generiert und steht nicht mehr zur erneuten Auswahl in der Sammelliste zur Verfügung. Sofern Stornierungen nach Erstellung der Sammelliste erforderlich werden sollten, erfolgen diese über den Menüpunkt Rechnungswesen Honorarabrechnung Erstellen Stornierung von Honorarsollstellungen Stornierung versandter Rechnungen (RVG/BRAGO). Über den Menüpunkt Stornierung nicht versandter Rechnungen (RVG/BRAGO) stehen die gemeldeten Rechnungen nicht mehr zur Verfügung. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 66 -

AnNoText. Build 012.002.1850 vom 29.03.2012. Arbeitsunterlage 02/2012. Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH

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