Krisenmanagement bei Kostenerhöhungen für den Bauvertrag, den Architekten- und Ingenieurvertrag

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1 Krisenmanagement bei Kostenerhöhungen für den Bauvertrag, den Architekten- und Ingenieurvertrag Weimar, den Dr. Heiko Fuchs Kapellmann und Partner Rechtsanwälte

2 Gliederung 1 Einleitung 2 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers 3 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs 4 Kostenrisiken aus der Sphäre des ausführenden Unternehmens 5 Zusammenfassung und Ausblick 2

3 Einleitung 3

4 Einleitung Kostenermittlung und -verfolgung nach der HOAI 2013 (am Beispiel der Objektplanung Gebäude) Bedarfsplanung / Grundlagenermittlung Vorplanung Kostenrahmen (-vorgaben / -budget) Kostenschätzung nach DIN 276 (Regelfall: nur 1. Ebene) Vergleich mit den finanziellen Rahmenbedingungen Besondere Leistung: Aufstellen einer vertieften Kostenschätzung nach Positionen einzelner Gewerke Entwurfsplanung Kostenberechnung nach DIN 276 (Regelfall: nur 2. Ebene) Vergleich mit der Kostenschätzung Besondere Leistung: Aufstellen und Fortschreiben einer vertieften Kostenberechnung 4

5 Einleitung Kostenermittlung und -verfolgung nach der HOAI 2013 (am Beispiel der Objektplanung Gebäude) Vorbereitung der Vergabe Ermitteln der Kosten auf der Grundlage vom Planer bepreister Leistungsverzeichnisse Kostenkontrolle durch Vergleich der vom Planer bepreisten Leistungsverzeichnisse mit der Kostenberechnung Besondere Leistung: Aufstellen von vergleichenden Kostenübersichten unter Auswertung der Beiträge anderer an der Planung fachlich Beteiligter Mitwirkung bei der Vergabe Vergleichen der Ausschreibungsergebnisse mit den vom Planer bepreisten Leistungsverzeichnissen oder der Kostenberechnung 5

6 Einleitung Kostenermittlung und -verfolgung nach der HOAI 2013 (am Beispiel der Objektplanung Gebäude) Objektüberwachung Kostenkontrolle durch Überprüfen der Leistungsabrechnung der bauausführenden Unternehmen im Vergleich zu den Vertragspreisen Kostenfeststellung, zum Beispiel nach DIN 276 6

7 Einleitung 7

8 Einleitung Statistik zu Nachtragsursachen (Hochbau) Übliches Nachtragsvolumen: 5% der Auftragssummen Zeitlicher Schwerpunkt der Nachtragsentstehung: 50-75% der Projektdauer Beginn TGA / Ausbau Nachtragsursache #1: Änderungsanordnungen des AG Auftraggeber- / Nutzerdisziplin Unzureichende Auftraggeberorganisation Nachtragsursache #2: Mangelhafte Pläne / Leistungsbeschreibung Anteil < 10% am Nachtragsvolumen: Anordnungen auf Grund technischer oder behördlicher Auflagen Noch geringerer Anteil: Fehlende Mitwirkung des AG (Quelle: Eschenbruch, Projektmanagement und Projektsteuerung, 3. Aufl., Rn. 817/818) 8

9 Gliederung 1 Einleitung 2 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers 3 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs 4 Kostenrisiken aus der Sphäre des ausführenden Unternehmens 5 Zusammenfassung und Ausblick 9

10 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Unvollständige Bedarfsermittlung Grundleistung a) der Grundlagenermittlung des Architekten Klären der Aufgabenstellung auf Grundlage der Vorgaben oder der Bedarfsplanung des Auftraggebers Besondere Leistungen: Bedarfsplanung, Bedarfsermittlung DIN 18205: Bedarfsplanung im Hochbau Methodische Ermittlung der Bedürfnisse von Bauherren und Nutzern, deren zielgerichtete Aufbereitung als Bedarf und dessen Umsetzung in bauliche Anforderungen 10

11 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Reduzierung des Leistungsumfangs der Planer Keine Beauftragung der Grundlagenermittlung - 8 Abs. 1 HOAI Keine Beauftragung einzelner Grundleistungen - 8 Abs. 2 HOAI Architekt erstellt nur LPh 4 und Leitdetails Architekt erbringt nur künstlerische Oberleitung Ausschluss von Honoraranpassungen für längere Objektüberwachung ( Ausbluten der Planer) 11

12 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Unrealistische ( politische ) Kostenermittlungen Es gibt keine Kostenexplosionen, sondern nur unrichtige Kostenermittlungen. (Thierau, BauR 2013, 673 (679) Zu alternativen Finanzierungsmöglichkeiten: Man kann mit leerem Beutel keine große Sprünge machen 12

13 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Unrealistische ( politische ) Terminplanung Bevorstehende Kommunalwahl Vorgabe unrealistischer Planungszeiträume zur Sicherstellung rechtzeitigen Baubeginns Vorgabe unrealistischer Inbetriebnahmetermine 13

14 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Baubegleitende Planung gravierendste Todsünde Nr. 1 am Bau (Thierau, BauR 2013, 673 (679) HOAI: Ausführungsplanung Mengenermittlung Leistungsverzeichnis Vertrag Ausführung Realität: Entwurfsplanung ( Ausschreibungsplanung ) Mengenschätzung LV Vertrag Ausführungsplanung Nachtrag Ausführung 14

15 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Funktionale statt detaillierte Leistungsbeschreibung 7 Abs. 13 VOB/A: Wenn es nach Abwägen aller Umstände zweckmäßig ist, [anstelle der Detailplanung mit LV] zusammen mit der Bauausführung auch den Entwurf für die Leistung dem Wettbewerb zu unterstellen, um die technisch, wirtschaftlich und gestalterisch beste sowie funktionsgerechteste Lösung der Bauaufgabe zu ermitteln, kann die Leistung durch ein Leistungsprogramm dargestellt werden. AG erstellt Ausführungsplanung GU-Vergabe unzulässig Entwurfsplanung (mit Leitdetails) kritisch Vorplanung und Funktionale Leistungsbeschreibung zulässig Risiko: Optimierung zulasten des AG 15

16 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers GU/GP oder Einzelgewerkevergabe Vorteile GU Leistung aus einer Hand Einheitliche Vergabe Koordination beim GU Weniger (nicht: kein) Überwachungsaufwand für AG Nachteile GU GU-Zuschlag Insolvenzgefahr Frühzeitige Festlegung des Bausolls aller Gewerke Kalkulierter Vergabegewinn bei NU-Leistungen 16

17 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Risikoübertragung statt Risikoaufklärung Aufklärung der Risiken Bestandserkundung (Tragwerk, Schadstoffe, TGA, Brandschutz) Baugrunderkundung (Tragfähigkeit, Grundwasser, Schadstoffe) Versicherung der Risiken Übertragung von Risiken Fehler: Risikoallokation nicht nach Beherrschbarkeit 17

18 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Fehlende Nutzerdisziplin Keine Einbindung der Nutzer in Bedarfsplanung Planung bis Entwurfsplanung Keine Abwehr von späteren Nutzerwünschen durch Führungsebene Keine Kostenübernahmeerklärung durch veranlassenden Nutzer 18

19 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Liquidität der Vertragspartner Fehlende Betrachtung des Liquiditätsbedarfs des Auftragnehmers führt zu Reduzierung von Kapazitäten Claim Management Behinderungsmanagement Eskalation durch Leistungsverweigerung und Kündigung Erforderlich bei Zahlungsplänen Sicherheiten Nachtragsverhandlungen 19

20 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Unzureichende Dokumentation Ziele einer geordneten Dokumentation: PHASENWEISE differenzierte Erfassung Erfassung von SOLL und IST Gegenüberstellung in SOLL-IST-VERGLEICHEN Schaffung NACHPRÜFBARER BELEGE Erleichterung von PLAUSIBILITÄTSPRÜFUNGEN Sicherstellung der BEWEISBARKEIT im STREITFALL Nicht nur Phänomene erfassen Sondern auch URSACHEN und (kostenmäßige) AUSWIRKUNGEN 20

21 Gliederung 1 Einleitung 2 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers 3 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs 4 Kostenrisiken aus der Sphäre des ausführenden Unternehmens 5 Zusammenfassung und Ausblick 21

22 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs Kostenrisiken der Planungsphase Planungsmängel bei Qualität und Quantität Symptome Rückmeldung aus AG-seitiger Planprüfung (ggf. durch PS) Rückmeldung aus Genehmigungsverfahren Rückmeldung von anderen an der Planung fachlich Beteiligten Rückmeldung von Bietern / Ausführenden (Bedenkenhinweise, Nachträge, Behinderungen) Rückmeldung von Nutzern Abhilfe Vereinbarte Mängelrechte vor Abnahme ausüben Abnahmeverweigerung Versicherung (des Planers) involvieren Dokumentation zur Abwehr von Honorarnachträgen 22

23 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs Kostenrisiken der Planungsphase Planungsmängel bei Kostenermittlungen und -kontrollen Symptome Unzureichende Aufklärung über Bestands- und Baugrundrisiken Kostenermittlung über Budget / vorhergehender Kostenermittlung Angebote der Ausführenden über bepreisten LV AG-seitige Kostenprüfung über Kostenermittlung des Planers Honorarnachträge wegen wiederholter Grundleistungen Abhilfe Kostenworkshops ohne Reduzierung von Qualität/Quantität Vereinbarte Mängelrechte vor Abnahme ausüben Vertragsstrafe für Kostenüberschreitung aktivieren Änderung der Vergabeart Dokumentation zur Abwehr von Honorarnachträgen 23

24 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs Kostenrisiken der Planungsphase Planungsmängel bei Terminplanung Symptome Terminplan aus LPh 2 weicht von Vertragsterminplan ab Terminplanfortschreibung nicht zeitnah / nicht plausibel AG-seitiges Termincontrolling Abhilfe Einhaltung vertraglicher Einzel- und Vertragsfristen überwachen und einfordern Inverzugsetzung durch Mahnung(en) Vertragsstrafe für die Überschreitung von (Zwischen-) Fristen aktivieren Notfalls Nachfrist + Kündigungsandrohung + Kündigung Dokumentation zur Abwehr von Honorar- und Zeitnachträgen 24

25 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs Kostenrisiken der Planungsphase Mangelhafte Koordination und Integration Symptome Wiederholung von Planläufen Mehrkosten- / Behinderungsanzeigen der übrigen Planer Abhilfe Faire Pflichtenzuweisung (Beispiel: Kollisionsprüfung nicht durch Objektplaner, sondern durch einen TGA-Fachplaner für alle TGA- Fachplaner) Vereinbarte Mängelrechte vor Abnahme ausüben Dokumentation zur Abwehr von Honorarnachträgen 25

26 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs Überwachungsmängel Symptome Kostenrisiken der Ausführungsphase Vor-Ort-Präsenz unter Personaleinsatzplanung Anzeige von bereits entstandenen Mängeln durch Überwachung / Nachfolgegewerke Unzureichende, nicht zeitnahe Dokumentation Abhilfe Personalpräsenz einfordern und kontrollieren Vereinbarte Mängelrechte vor Abnahme ausüben Involvierung der Versicherung (des Planers) 26

27 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs Koordinierungsmängel Symptome Kostenrisiken der Ausführungsphase Baulogistik (Baustellenver- und -entsorgung) unzureichend Behinderungsanzeigen der Ausführenden Unzureichende Terminplanung Abhilfe Vereinbarte Mängelrechte vor Abnahme ausüben Involvierung der Versicherung (des Planers) 27

28 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs Insolvenz Symptome Personal- und/oder Leistungsreduzierung Abhilfe Laufend Sicherheiten und Versicherungsdeckung prüfen / einfordern Kündigungsrechte im Vertrag prüfen Rechtzeitig Kündigungsvoraussetzungen schaffen und zeitnah kündigen 28

29 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs Honorar- und Zeitnachträge Symptome Mehrkostenanzeigen wegen Änderungen der Leistungsziele (Vorgaben zu Qualität/Quantität, Kosten, Zeit) oder des Leistungsumfangs (geänderte Grund- oder Besondere Leistungen) 10 HOAI Behinderungsanzeigen 642 BGB Abhilfe Siehe oben Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Operationalisiertes Anspruchsprocedere im Vertrag Prüfaufgaben zuweisen (Projektsteuerung / Auftraggeber) 29

30 Gliederung 1 Einleitung 2 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers 3 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs 4 Kostenrisiken aus der Sphäre des ausführenden Unternehmens 5 Zusammenfassung und Ausblick 30

31 Kostenrisiken aus der Sphäre des ausführenden Unternehmens Bauinhaltsnachträge Symptome Ansprüche des Auftragnehmers Mehrkostenanzeigen 2 Abs. 5 oder Abs. 6 VOB/B Abhilfe Siehe oben Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Operationalisiertes Anspruchsprocedere im Vertrag Prüfung / Dokumentation der Bausoll-/Bauistverhältnisse Nachtragsprüfung durch Architekten (HOAI 2013), Projektsteuerer oder AG selbst Ggf. Mängelrüge an Planer 31

32 Kostenrisiken aus der Sphäre des ausführenden Unternehmens Bauzeitnachträge Ansprüche des Auftragnehmers Symptome Behinderungsanzeigen 6 Abs. 6 VOB/B 642 BGB 2 Abs. 5 oder Abs. 6 VOB/B Abhilfe Siehe oben Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers Eigene Planung und Sicherstellung der Mitwirkung Überprüfung des Einsatzes des angeblich behinderten Personals, Suche nach Alternativen Operationalisiertes Anspruchsprocedere im Vertrag Nachtragsprüfung durch Architekten (wohl Besondere Leistung nach HOAI 2013), Projektsteuerer oder AG selbst Ggf. Mängelrüge / Mahnung an Planer 32

33 Kostenrisiken aus der Sphäre des ausführenden Unternehmens Mängel Symptome Pflichtverletzungen des Auftragnehmers Mängelanzeigen durch Objektüberwachung Mängelanzeigen durch Nachfolgegewerke Mängelanzeigen durch Nutzer Abhilfe (Bestenfalls modifizierte) Mängelrechte nach 4 Abs. 7 VOB/B ausüben Zwischenfälligkeiten durch vereinbarte Zwischentermine schaffen Beim BGB-Vertrag hilft nur 326 Abs. 2 BGB Mängelrüge an Objektüberwachung 33

34 Kostenrisiken aus der Sphäre des ausführenden Unternehmens Verzug Symptome Pflichtverletzungen des Auftragnehmers Überschreitung von Einzelfristen / Vertragsfristen Behinderungsanzeigen von Nachfolgegewerken Offenkundig bevorstehende Verfehlung des Fertigstellungstermins Abhilfe Unverzügliche, schriftliche und wiederholte Mahnungen Abhilfeaufforderung nach 5 Abs. 3 VOB/B mit Kündigungsandrohung / Kündigung Zwischenfälligkeiten durch vereinbarte Zwischentermine schaffen Vertragsstrafe auf (Zwischen-) Fristen aktivieren Beim BGB-Vertrag hilft im Übrigen nur 326 Abs. 2 BGB Mängelrüge an Objektüberwachung 34

35 Kostenrisiken aus der Sphäre des ausführenden Unternehmens Insolvenz Symptome Überschreitung von Einzelfristen / Vertragsfristen Kapazitätsreduzierungen Reduzierung Schriftverkehr Abhilfe Reduzierung der Risiken durch Vergabeart Kündigungsvoraussetzungen schaffen / rechtzeitige Kündigung Rechtzeitiges Aufmaß des Leistungsstands / Dokumentation von Mängeln (wie 4 Abs. 10 VOB/B) Sicherheiten einfordern und überwachen 35

36 Gliederung 1 Einleitung 2 Kostenrisiken aus der Sphäre des Auftraggebers 3 Kostenrisiken aus der Sphäre des Architekten oder Ingenieurs 4 Kostenrisiken aus der Sphäre des ausführenden Unternehmens 5 Zusammenfassung und Ausblick 36

37 Fazit Ein Großteil der Kostenrisiken liegt in der Sphäre des Auftraggebers und ist hausgemacht Regelungen des BGB, aber auch der VOB/B sind nicht ausreichend, auf Symptome für Kostenrisiken angemessen zu reagieren Regressmöglichkeiten müssen zeitnah geprüft sowie vorbereitet werden Kostensicherheit ohne AG-seitige Kostenverfolgung und zeitnahe Dokumentation ist kaum zu erreichen Juristisches Projektmanagement kann Kostenrisiken reduzieren 37

38 »Wer zu spät an die Kosten denkt, ruiniert sein Unternehmen. Wer immer zu früh an die Kosten denkt, tötet die Kreativität.«(P. Rosenthal) Dr. Heiko Fuchs Rechtsanwalt Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht Kapellmann und Partner Rechtsanwälte Viersener Straße Mönchengladbach Telefon +49 (0)2161 / Telefax +49 (0)2161 / heiko.fuchs@kapellmann.de Kapellmann und Partner Rechtsanwälte