Projekt- und Prozessorientierung in der modernen Verwaltung. - Ansätze für Straßenbau und Leitungsinfrastruktur. Weiskirchen, den

Transkript

1 Projekt- und Prozessorientierung in der modernen Verwaltung - Ansätze für Straßenbau und Leitungsinfrastruktur Weiskirchen, den

2 Teilnehmer ENCOM GmbH Herr Dipl. Inf. Ralf Brockenauer Herr Dipl. Wirtsch. Ing. Dieter Hoffmann Copyright ENCOM 2010 Folie 2

3 Vorschau Agenda ENCOM im Profil Marktänderungen und ihre Folgen/Herausforderungen für Kommunen Umorientierung in der öffentlichen Verwaltung Unterstützung neuer Wege in der Verwaltung Multi Projekt- und Planungsdaten Management System EN4M Live: Lösungsansatz anhand Bsp. für Stadt Saarlouis (exemplarische Beispiele) Mehrwerte durch den Einsatz des PPDM-Systems EN4M für Saarlouis Diskussion

4 Process & Software Engineering ENCOM IM PROFIL

5 ENCOM Profil UNSER TÄTIGKEITSPROFIL ENCOM ist ein Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen mit folgenden Schwerpunkten: Projekt- und Prozessmanagement Planungsdatenmanagement Software Engineering Process Engineering Prozessmanagement Consulting BRANCHEN Automotive Anlagen- / Maschinenbau Hütten Stahlbau Kommunen Social KUNDEN UND PARTNER ADAM OPEL AG BMW AG Binder Group Dillinger Hüttenwerke EDAG Group Niscayah (Stanley Black & Decker) Qoros Co., Ltd. Stadt Saarlouis Volkswagenbank,. Adobe, ORACLE, Microsoft,..

6 ENCOM Profil ZERTIFIZIERTE QUALITÄT STANDORTE TEAM - BASIS FÜR UNSER SCHAFFEN ENCOM ist für folgende Geltungsbereiche nach DIN ISO 9001:2000 zertifiziert: Process Engineering Software Engineering Projektmanagement Consulting Standardsoftwareentwicklung Seit 1996 arbeiten wir erfolgreich am Markt. Folgende Standorte haben wir seitdem aufgebaut: ENCOM - Saarlouis ENCOM - München ENCOM Braunschweig ENCOM Luxemburg ENCOM Shanghai (in Gründung) Aktive Beteiligung der Mitarbeiter am Unternehmen Überdurchschnittlich viele Mitarbeiter sind hochqualifiziert Mitarbeiter aus den Bereichen Informatik, Wirtschaftswissenschaften und Ingenieurswesen Regelmäßige Weiterbildung, Schulungen, Workshops

7 Marktänderungen und ihre Folgen für Kommunen

8 Randbedingungen im Status quo Ausgangssituation für Kommunen Zunehmender Druck Zunehmende Komplexität

9 Randbedingungen heute: Komplexität und Druck STEIGEND ANZAHL & UMFANG DER AUFGABEN AUSGABEN / KOSTEN KOMPLEXITÄT DER DRUCK AUF KOMMUNEN UND LANDKREISE NIMMT ZU SINKEND EINNAHMEN (Gewerbesteuer, Einkommenssteuer, Gebühren,..) PERSONALKAPZITÄTEN BAUZEITEN BUDGETS

10 Randbedingungen heute: Komplexes Netzwerk von Prozessbeteiligten Fernwärme VSE Verkehrssicherheit Feuerwehr Versorgungsträger Sicherheitsinstitutionen Stadtwerke Ortspolizei Telekommunikations Unternehmen Fernwärme Kämmerei Betriebshof Bundespolizei n.n. Ortspolizei- behörde Amt für Umweltschutz Landesamt f. Umwelt Landesamt für Straßenwesen Verkehrsbehörde des Landes Landkreis Landesamt f. Natur und Denkmalschutz Ext. Behörden und Ministerien Amt für Natur- und Denkmalschutz Schulamt Firmen Anwohner Kulturamt Anlieger / Unternehmen Rechnungs- / Prüfungsamt Amt für Tiefbau- und Vermessungs- wesen Öffentlichkeits- arbeit Stadt- planungsamt Gutachter Statiker Ingenieurbüros Bauausführende Firmen Architekten Lieferanten / Zulieferer Geschäfte

11 Veränderung: Übergang von der Linienorganisation zur Prozessorientierung Dezernat Amt 1 Amt n Abt. 1 Abt. 2 Abt. n Vorhaben 1 Vorhaben 1 Vorhaben n MA 1.1 MA 1.n MA 2.1 MA 2.2 MA 2.n Gesamtprozess Vorhaben n Gesamtprozess Vorhaben 1 MA 1.1 MA 1.n MA 2.1 MA 2.2

12 Veränderung: Projekt- und Prozessorganisation Prozessrollen Projektleiter Tiefbauplaner Projektleiter Intern Abt. 1 MA 1 MA 2 MA 3 Projekt 1 Projekt 2 Projekt n Abt. 1 Abt. 2 Abt. n Projekt 1 Projekt 2 Projekt n = Projekt Owner Rechnungsprüfung Lenkungsgruppe Verkehrsplanung Tiefbauplaner Lenkungsgruppe Rechnungsprüfung Bodengutachter Statiker Ingenieurbüro MA n Abt. 2 MA 1 MA 2 MA n Abt. n MA 1 MA n Extern Ex. MA 1 Ex. MA 2 Ex. MA n Projektteam 1 Projektteam 2 Projektteam n

13 Veränderung: Projekt- und Liniensicht Dezernat Amt 1 Projekt 1 Projekt 2 Projekt n Amt 1 Abt. 1 MA 1 Abt. 1 MA 1 MA 2 MA n Abt. n MA n Abt. n MA 1 MA n Gesamtprozess

14 Veränderung: Resultierende Kernthemen für die Zukunft Planungsdatenmanagement Kennzahlen Ergebnis- und Zielmanagement Effizienz / Rendite Collaboration Multiprojektmanagement Knowledge Management Amt für Tiefbau- und Vermessungs- wesen Change Management Ressourcenmanagement Business Intelligence Gatewayplanung Projektorganisation

15 Systeme die heute für Projekt- und Prozessmanagement genutzt werden PROJEKT-PLAN MS-Projekt MAIL-CLIENTS Outlook PRÄSENTATION MS-Powerpoint CHARAKTERISTIK Zum Teil leistungsstarke und spezialisierte Einzellösungen Nur Teilfunktionen der einzelnen Lösungen werden genutzt Integration i.d.r. gar nicht oder nur mit erheblichem Aufwand machbar Keine Standardisierung von Methoden und Funktionen Hohes Effizienzpotential TEXT VERARB. MS-Word Planung GIS Systeme TABELLEN KALKULATION MS-Excel

16 Stark wettbewerbsfähiges Projekt und Prozess Management? ZEICHEN EXISTIERENDER UND GENUTZTER SYSTEME ERGEBNIS Spezielle Systeme für Teilaufgaben Keine übergreifende Gesamt Betrachtung Meist verschiedene Datenquellen und unterschiedlicher Datenstatus Nicht ausreichende Betrachtung entsprechender Kontrollkreisläufe Hohe Ineffizienz Fehlende Informationsverlässlichkeit Redundante und inkonsistente Planungsstrukturen und -prozesse Keine Durchgängigkeit im Prozess- und Informationsfluss (IF cost) Kein automatisierter Know-How Transfer für Projekte und Prozesse Keine effiziente, allgemeingültige und genaue Kontrolle & Bewertung von Projekten und Prozessen (Multiprojektmanagement) Bestehende Nachteile: 1. Erhöhte Kosten 2. Verlängerte Durchlaufzeiten 3. Erhöhtes Risikopotential 4. Keine lückenlose Aussagefähigkeit 5. Träge Kommunikation Risiken Kosten Durchlaufzeit

17 Multi Project and Planning Data Management System (PPDM) EN4M TM

18 EN4M Leistungsstarkes Projekt- und Prozessmanagement EN4M Basiert auf rund 20 Jahren Business- und Projekterfahrung Seit 2008 gemeinsam mit Kunden, insbesondere dem Forschungs- und Innovationszentrum (FIZ) der BMW AG entwickelt Begleitet von mehreren durch das BMWi geförderten innovativen F&E Projekten Kontinuierliche Weiterentwicklung im Kontext neuer Erkenntnisse und Anforderungen vom Markt sowie intensiver F&E Aktivitäten

19 PPDM Lösung EN4M - Merkmale EN4M Ein hochgradig vernetztes und integratives System mit gemeinsamer Datenbasis.

20 PPDM Lösung EN4M - Merkmale EN4M Verknüpfung von Produkt-, Projekt- und Prozessdaten sowie Ziele- und Organisations-Daten.

21 Project- and planning data management system (PPDM) Zielsetzung der Stadt Saarlouis

22 Ziel: lückenlose Planung, Steuerung, Dokumentation und Archivierung von Projekten und Aufgaben (Projektlebenslaufakte) Fotos Zugeordnete Dokumente Spezifische Reports Generierte Berichte Zeichnungen Änderungsantrag Pläne Rapporte Angebote Bestellungen / Aufträge Rechnungen Lieferscheine Technische Planungsdaten Historie / Lebenslaufakte Spezifikationen Projekt-Beteiligte daten Termine / Meilensteine Kosten Änderungen Statusberichte Projekt- Leistungs- verzeichnisse Besprechungs- protokolle Standards / Normen Formulare Regelwerke Hilfsmittel Genehmigungsabläufe Standard- Checklisten Vorlagen / Berichte Maßnahmen Offene Punkte Nachrichten / Meldungen Checklisten Termiplanung & -Steuerung Projektabwicklung Änderungsmanagement Meeting- Management Kennzahlen

23 Ziel: EFFIZIENTES BEHERRSCHEN EINER KOMPLEXEN WELT Dezernat - III Amt 1 Amt 2 Amt 66 Controllen Multiprojekt- und Planungsdatenmanagement Kosten Risiken Gesamt Termine Fortschritt Controllen Amt Planen Projektvorhaben 1-n Steuern

24 Gesamteffizienz vs. Summe Einzel Effizienzen Dezernat III Standard: Strukturen, Prozesse, Methoden, Systeme Amt 66 Amt 67 Amt 68 Amt n Strukturen Individual Erweiterung Prozesse Methoden Systeme Strukturen Individual Erweiterung Prozesse Methoden Systeme Strukturen Individual Erweiterung Prozesse Methoden Systeme Strukturen Individual Erweiterung Prozesse Methoden Systeme Versorgungsträger Sicherheitsinstitutionen Ext. Behörden & Ministerien Lieferanten / Zulieferer Anlieger / Unternehmen

25 Geschaffene Mehrwerte Integriertes Projekt- und Planungsdaten-Management schafft Mehrwerte Durchgängige Planung durch Verfügbarkeit aller Projekte, Daten und Informationen in einem System. Steigerung der Effizienz, Nachvollziehbarkeit, prozessualer Durchgängigkeit und Vergleichbarkeit durch hohen Grad an Standardisierung. Redundanzfreie, konsistente und beschleunigte Prozesse durch ressortübergreifende Kommunikations- und Arbeitsplattform. Sichern von wertvollem Wissen und Know-How durch Hinterlegen in zentraler Wissensbasis. Übergreifende (Ressort, Projekt) Auswertung durch Reporting und Kennzahlen (BI, KPI) Zu erreichende Ziele: 1. Reduzierung der Kosten 2. Verkürzung der Durchlaufzeiten 3. Minimierung von Risiken 4. Lückenlose Aussagefähigkeit 5. Beschleunigung der Kommunikation Risiken Durchlaufzeit Kosten

26 Project- and planning data management system (PPDM) Exemplarische Demonstration anhand ausgewählter Beispiele

27 Exemplarische Beispiele Tiefbau Straßenmanagement Bürgeranfragen Aufgabenmanagement Sitzungsmanagement

28 Kontakt und weiterführende Informationen Kontakt Adresse ENCOM Process & Software Engineering GmbH Pavillonstraße Saarlouis Deutschland Telefon: Fax: contact@encom.de Weiterführende Informationen zu ENCOM bzw. zum PPDM-System EN4M erhalten Sie auf den nachfolgenden Internetseiten: