Macintosh Excel 2011 Einführung. Leseprobe. Silvie Charif. Wings Software Developments Tel

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1 Macintosh Excel 2011 Einführung Silvie Charif Leseprobe Wings Software Developments Tel Chaltenbodenstrasse 4 b info@wings.ch CH Schindellegi

2 Version Autorin 2011 ilvie Charif Art. Nr SG SL gebunden lose, 4-fach gelocht Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.

3 Excel 2011 Einführung Inhalt 1 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Erläuterungen zum Inhalt Voraussetzungen Ziel 2 2 Erste Schritte in Excel Excel-Datei Aufbau eines Blattes Umfang Inhalt einer Zelle Excel starten und beenden Der Excel-Bildschirm Die Menüleiste Die Titelleiste Das Namenfeld Die Symbolleiste Übung: Erste Schritte Einstellungen der Symbolleisten Symbolleisten und Menüs personalisieren Bearbeitungsleiste Das Menüband Ansichten Benutzerdefinierte Ansichten Zoom Statusleiste Befehle bequem erhalten Blatt durchblättern Hilfe Direkthilfe Microsoft-Excel-Hilfe Übung: Ansichten und Hilfen 14 3 Die Arbeitsmappe Das Tabellenblatt Navigation Blätter verwalten Der Mauszeiger Bewegen in einer Tabelle Zellbereiche markieren Dateien verwalten Datei öffnen Neue Dateien erstellen Eine Datei speichern Datei schliessen Excel beenden Drucken Arbeitsmappe per Mail versenden Übung: Dateiverwaltung und Arbeitsmappen Repetitionsfragen 28

4 2 Inhalt Excel 2011 Einführung 4 Die Dateneingabe Mögliche Zellinhalte Eingabe abbrechen Eingaben bearbeiten Daten überschreiben und löschen Aufbau von Listen Befehle rückgängig machen und wiederholen Reihen ausfüllen Übung: Die Dateieingabe Repetitionsfragen 35 5 Tabellen gestalten Zahlen, Datum und Uhrzeit formatieren Schnellformatierung Symbole für Zahlenformate Benutzerdefinierte Zahlenformate Ausrichtung Zellen zusammenführen Schriftarten Schriftauszeichnungen Rahmen und Linien Zellfarben und Muster Formate übertragen Bedingte Formatierung Zellen, Spalten und Zeilen einfügen oder löschen Zeilenhöhe und Spaltenbreite Spalten/Zeilen als Überschriften festlegen Zellen verschieben und kopieren Mit der Maus Mit den Menübefehlen Spezielles Einfügen Zwischenablage von Office Suchen und Ersetzen Übung: Tabellen gestalten Repetitionsfragen 58 6 Rechnen mit Excel Formeln Operatoren Zellbezüge Eingabe einer Formel Mathematische Grundlagen Spezielle Bezüge Relativer Bezug Absoluter Bezug Gemischter Bezug Externe Bezüge Funktionen Aufbau von Funktionen Arbeiten mit Funktionen Fehlermeldungen 67

5 Excel 2011 Einführung Inhalt Häufig verwendete allgemeine Funktionen Rechnen mit Datum und Zeit Datum Zeit Häufig verwendete Datums- und Zeit-Funktionen Beispiele für die Verwendung von Datums- und Zeit-Funktionen Jahr automatisch vierstellig Fehlersuche Übung: Rechnen mit Excel Repetitionsfragen D-Mappen Blätter auswählen D-Funktion Übung: 3D-Mappen Repetitionsfragen 78 8 Vorbereitungen für die Ausgabe Rechtschreibung Kopf- und Fusszeilen Seite einrichten (Layout) Titel für Zeilen und Spalten wiederholen Seitenumbruch Übung: Vorbereitungen für die Ausgabe Repetitionsfragen 85 9 Listen verwalten Sortieren Filtern Datenbereiche als Tabelle formatieren Übung: Listen verwalten Repetitionsfragen Sicherheit und Teamarbeit Schutz Teamarbeit Kommentare Änderungen nachverfolgen Arbeitsmappe freigeben Excel-Vorlagen Übung: Sicherheit und Teamarbeit Repetitionsfragen Diagramme Diagrammtypen Diagramme erstellen und bearbeiten Diagrammlayout Daten verwalten Achsen Skalieren Exceldiagramme kopieren Sparklines 112

6 4 Inhalt Excel 2011 Einführung 11.8 Übung: Diagramme und Sparklines Repetitionsfragen 114 Anhang Übungen 115 A - 1 Erste Schritte in Excel 115 A - 2 Ansichten und Hilfen 117 A - 3 Dateiverwaltung und Arbeitsmappen 119 A - 4 Die Dateiengabe 121 A - 5 Übung: Tabellen gestalten 125 A - 6 Übung: Rechnen mit Excel 133 A - 7 3D-Mappen 139 A - 8 Vorbereitungen für die Ausgabe 143 A - 9 Listen verwalten 145 A - 10 Sicherheit und Teamarbeit 147 A - 11 Diagramme und Sparklines 151

7 Excel 2011 Einführung 1 1 Einführung 1.1 Erläuterungen zum Inhalt Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es vom Anfang bis zum Ende fortlaufend durcharbeiten. Sie können es dank dem Index am Dokumentende auch als Nachschlagewerk benützen. Fortgeschrittene Anwender/innen können auch bestimmte Übungen aufschlagen und bei Umsetzproblemen fehlende Lernziele gemäss den Kapitelverweisen nachschlagen. Symbole im Lehrmittel Repetition Begriffe Tipps, Hinweise Vertiefende Informationen Repetitionsfragen dienen zur Festigung von wichtigen Begriffen und der Lernzielkontrolle. Sie können damit Ihren Wissensstand testen und allfällige Lücken ausmerzen. Wichtige Begriffe und Erläuterungen, die in der Computerpraxis und in Zusammenhang mit der Anwendung auftauchen. Versuchen Sie sich diese einzuprägen. Wichtige Begriffe und Erläuterungen, die in der Computerpraxis und in Zusammenhang mit 5der Anwendung auftauchen. Versuchen Sie sich diese einzuprägen. Hintergrundinformationen, die Ihnen zu erweiterten Kenntnissen in der Anwendung verhelfen. Nach der Behandlung neuer Lernziele erscheint ein Verweis auf geeignete Übungen, die sich im Anhang befinden. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse direkt praktisch umsetzen. Verweise zu den Voraussetzungen erleichtern Ihnen das Nachschlagen nach Bedarf. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema vor. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit, das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. Spezielle Tasten und Tastenkombinationen Spezielle Tasten Tastenkominationen Befehle Kontextmenü-Befehle <Tab>, <Shift>, <Return>, <Enter>, <cmd>, <Ctrl>, <Alt> und <Wahl> < cmd >+<C>, <Wahl>+<g> Bild, Skalieren Tabulator, Umschalten, Zeilenschaltung, Eingabe, Befehl (Mac), Steue rung, Wahl Beispiel: Bei gedrückter Taste <cmd> zusätzlich <C> drücken. Befehlsfolgen, Menü- und Kontextmenü-Befehle, Dialogfenster...

8 2 Excel 2011 Einführung 1.2 Voraussetzungen Für das Durcharbeiten dieser Unterlagen sind einige Voraussetzungen notwendig. Mac OSX Maus und Tastatur Mathematik Es werden gute Mac OSX Grundkenntnisse vorausgesetzt. Der sichere Umgang mit Maus und Tastatur. Für das Arbeiten mit Formeln benötigen Sie Grundwissen der Mathematik. 1.3 Ziel Sie kennen die Möglichkeiten von Excel und können Listen erstellen und nach Ihren Anforderungen gestalten. Sie wissen wie Formeln in Excel aufgebaut werden und wie Zahlen grafisch dargestellt werden. Programm nützen Grundlegende Arbeitsschritte Formatieren Daten Objekte Formeln Ausgabe Dateien verwalten, Ansichten steuern und Grundeinstellungen vornehmen Daten erfassen, bearbeiten, kopieren, verschieben, löschen, ersetzen. Gestalten von Tabellen und Zahlen. Seiten einrichten und mit Kopf- und Fusszeilen versehen Listen erstellen, sortieren und filtern Grafische Umsetzung von Zahlen als Diagramme. Bilder einfügen Berechnungen mit Formeln und Excelinternen Funktionen erstellen. Beziehungen zu Daten innerhalb von Tabellen, Arbeitsblätter und zu anderen Dateien erstellen Tabellen für die Ausgabe einrichten und drucken Notizen

9 Excel 2011 Einführung 3 2 Erste Schritte in Excel Alle kennen Sie die elektronischen Taschenrechner, welche Ihnen bei einfachen mathematischen Berechnungen und Kalkulationen hilfreich zur Seite stehen. Nur haben diese Hilfsmittel den entscheidenden Nachteil, dass diese die angewandten Formeln anschliessend wieder vergessen und somit ein Wiederholen oder eine Korrektur des Berechneten erschweren oder verunmöglichen. Eine Tabellenkalkulation ist vergleichbar mit einem elektronischen Rechenblatt. Dieses speichert sämtliche von Ihnen eingetragenen Informationen, sowohl Werte als auch Formeln, und erlaubt somit auch ein Nachbearbeiten. Als weiterer Vorteil kommt hinzu, dass der Aufbau einer Tabellenkalkulation vollkommen variabel gestaltet werden kann. Sie brauchen bloss einen Wert (Variable) oder eine Formel zu ändern, und schon wird das neue Ergebnis berechnet. Somit können Sie mit relativ geringem Aufwand Ihre Büroarbeit rationalisieren, seien dies Budgets, Offerten, Buchhaltung, Kalkulationen, Statistiken, Trendberechnungen und so weiter. 2.1 Excel-Datei Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet und besteht aus mehreren Blättern. Eine Arbeitsmappe ist vergleichbar mit einem Schreibblock mit Blättern. Die Anzahl Blätter pro Datei wird vom System und der Rechnerleistung begrenzt Aufbau eines Blattes Eine Tabelle besteht aus Feldern, die als Zellen bezeichnet werden. Diese sind in Spalten und Zeilen eingeteilt. Jede Zelle enthält eine eigene Adressierung, die aus der Spaltenund Zeilenbezeichnung besteht. Zeile 4 Notizen Spalte B Die hervorgehobene Zelle in unserem Beispiel hat somit die Adresse B4. Diese Adresse oder auch Bezug kann nun auch in Formeln verwendet werden.

10 4 Excel 2011 Einführung Umfang Die Blätter wurden ab der Windows-Version 2007 und der Mac-Version 2008 auf Spalten und Zeilen erweitert. Es stehen Ihnen über 17 Billionen ( ) Zellen pro Tabellenblatt zur Verfügung. Die vorherigen Versionen waren mit 256 Spalten und Zeilen ausgestattet. Insgesamt rund 1 Million Zellen. Die aktuelle Version hat also mal mehr Zellen Inhalt einer Zelle In eine Zelle können Sie Zahlen, Text, Datum, Zeit, Formeln und Funktionen eingeben. Es können pro Zelle bis zu Zeichen angezeigt und gedruckt werden. Formeln können bis zu Zeichen statt haben. 2.2 Excel starten und beenden In diesem Kapitel sehen Sie die wichtigsten Elemente des Excel-Bildschirms. Falls Sie Excel noch nicht gestartet haben, tun Sie das auf eine der folgenden Arten: Vorgänge Starten via Dock Klicken Sie im Dock auf das Excel-Symbol. Fehlt dieses, gehen Sie wie unter «Starten via Festplatte» beschrieben vor. Spotlight 1. Klicken Sie auf das Lupensymbol von Spotlight und beginnen Sie «Excel» zu schreiben. 2. Sobald «Excel» aufgelistet wird, klicken Sie auf den Eintrag. Starten via Festplatte 1. Wählen Sie in der Menüleiste des Finders Gehe zu, Programme oder öffnen Sie die Festplatte per Doppelklick.

11 Excel 2011 Einführung 5 2. Öffnen Sie den Ordner Microsoft Office 2011 und klicken Sie anschliessend doppelt auf das Excel-Symbol. Beenden Wählen Sie Datei, Beenden oder benutzen Sie die Tastenkombination <cmd> + <Q>. geö net geschlossen Durch Anklicken des roten Symbols am linken oberen Fensterrand wird nur die Datei geschlossen aber nicht Excel. Beenden Sie Excel nach Gebrauch, um im Arbeitsspeicher Platz freizugeben. Sie erkennen geschlossene Programme im Dock, wenn kein Leuchtpunkt angezeigt wird. 2.3 Der Excel-Bildschirm Nach dem Start sehen Sie den Excel-Bildschirm, auf dem automatisch ein neues Dokument geöffnet wird. Die folgende Abbildung zeigt die wichtigsten Elemente des Excel- Fensters. Menüleiste Symbolleiste Titelleiste Namensfeld Bearbeitungsleiste Menüband Naviga on Aktuelles Bla Ansichten Statusleiste

12 6 Excel 2011 Einführung Die Menüleiste Die Menüs bieten Sammlungen von Befehlen. Per Mausklick öffnen Sie ein Menü. Wollen Sie ein Menü schliessen, ohne einen Befehl auszuwählen, klicken Sie an beliebiger Stelle ausserhalb des Menüs. Nur die schwarz erscheinenden Befehle sind wählbar. Grau angezeigte Befehle können Sie momentan nicht benutzen, da die notwendigen Voraussetzungen fehlen Die Titelleiste In der Titelleiste finden Sie das Symbol von Excel und den Namen der aktuellen Arbeitsmappe. In der Abbildung oben ist es die Bezeichnung Arbeitsmappe Das Namenfeld In der Bearbeitungsleiste finden Sie das Namensfeld, in welchem die Adresse oder der Name der aktiven Zelle oder des aktiven Bereiches steht Die Symbolleiste Über die verschiedenen Schaltflächen können viele Befehle angewendet werden. Vorgänge Ein-/ausblenden Wählen Sie Ansicht, Symbolleisten Eingeblendete Symbolleiste Standard 2 Weitere Befehle, falls das Excelfenster nicht genügend breit ist, um alle anzuzeigen 3 Symbolleisten minimieren, respektive maximieren 2.4 Übung: Erste Schritte > Lernziele: Sie festigen einige Grundbegriffe Sie kennen die zentralen Fensterelemente von Excel und können Sie benennen. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 1 ab Seite Seite 115.

13 Excel 2011 Einführung Diagramme Mit Hilfe von Diagrammen können Sie Zahlen visualisieren. Diagramme sind dynamisch und passen sich automatisch den Zahlen an. Sie haben die Möglichkeit, entweder ein Diagramm in ein Tabellenblatt einzubetten oder als eigenständiges Blatt anzuzeigen. Das Diagramm bleibt mit den Zahlen aus der Tabelle verknüpft. Verzichten Sie auf Leerzeilen und -spalten innerhalb der Diagrammdaten Diagrammtypen Excel bietet Ihnen viele Diagrammformen zur Auswahl an. Die richtige Wahl entscheidet über die Aussagekraft von Diagrammen. Säulendiagramme Diese veranschaulichen beispielsweise Datenänderungen über einen Zeitraum und Vergleiche zwischen Elementen. Liniendiagramme In Liniendiagrammen können fortlaufende Daten über einen Zeitraum angezeigt werden, die an einer gemeinsamen Skala aufgebracht sind. Diese Diagramme eignen sich daher zum Aufzeigen von Tendenzen.

14 102 Excel 2011 Einführung Kreisdiagramme Diese eignen sich für die Darstellung von einer Datenreihe (Zahlenspalte), welche keine negativen Werte enthält. Balkendiagramme Das Balkendiagramm kann beispielsweise eingesetzt werden, wenn die Achsenbeschriftungen lang sind und einzelne Elemente verglichen werden sollen. Flächendiagramme Mit Flächendiagrammen wird die Bedeutung von Veränderungen über einen Zeitraum hervorgehoben. Die Aufmerksamkeit kann auf den Gesamtwert eines Trends gelenkt werden.

15 Excel 2011 Einführung Diagrammlayout Mit Diagrammlayout lassen sich etliche Feineinstellungen vornehmen, um die Aussage Ihrer Diagramme zu bekräftigen. Dazu gehören Titel, Gitternetzlinien, Legendenposition und so weiter. Im Rahmen dieser Unterlagen werden die gängigsten Optionen erläutert. Standard Mit Op onen Vorgänge Einstellen Diagrammtitel Einfügen Alle folgenden Einstellungen werden über das Register Diagrammlayout vorgenommen. Mit Diagrammtitel erstellen Sie einen solchen. Löschen Markieren Sie das Textfeld mit dem Diagrammtitel und betätigen Sie die <Löschtase> oder wählen Sie Diagrammtitel und dann Kein Diagrammtitel. Ändern Achsentitel Markieren Sie den Titel und ändern Sie die Schrift über das Register Start. Weitere Einstellungen können Sie mit Diagrammtitel, Diagrammoptionen vornehmen. Arbeiten Sie mit Achsentitel.

16 112 Excel 2011 Einführung 11.7 Sparklines Sparklines sind kleine Diagramme, die in eine einzelne Zellen passen. Sie beziehen sich auf Zeilen oder Spalten eines Datenbereichs. Vorgänge Erstellen 1. Markieren Sie den Datenbereich und wählen Sie Diagramme, Sparkleines einfügen. 2. Wählen Sie zwischen Linien, Säulen oder Gewinn/Verlust. 3. Da Sie den Datenbereich zu Beginn markiert haben, wird der Bezug automatisch in das erste Feld übernommen. 4. Definieren Sie noch den Zielbereich für die Sparklines, in dem Sie über die Zellen im Blatt fahren. Dieser muss mit den Anzahl Zeilen oder Spalten übereinstimmen. 5. Bestätigen Sie mit OK. Gestalten 1. Klicken Sie auf die Zelle mit den Sparklines. 2. Aktivieren Sie das Register Sparklines und anschliessend die Gruppe Format. 3. Formatvorlagen bietet fertige Vorlagen.

17 Excel 2011 Einführung Mit Sparkline stellen Sie eigene Farben und die für Liniendiagramme die Linienstärke ein. Datenpunke markieren Markierungen heben die Datenpunkte hervor und können abhängig des Wertes farblich variieren. In folgender Abbildung wurde der höchste Wert speziell hervorgehoben Aktivieren Sie den oder die Markierungspunkte, welche Sie hervorheben möchten. 2 Ändern Sie die Farbe durch Klick auf das Farbfeld. Bearbeiten Mit der Schaltfläche Bearbeiten lassen sich die Sparklinedaten anpassen. Löschen 5. Klicken Sie auf Löschen im Register Sparklines. Notizen

18 Excel 2011 Einführung Übungen A A - 7 3D-Mappen Voraussetzungen 7 3D-Mappen Übung 1: Buchhaltung mit 3D-Mappen erstellen > Sie erstellen eine Buchhaltung über ein halbes Jahr mit einer Halbjahresübersicht. Schwierigkeit: mittel > Erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe für eine einfache Buchhaltung über ein halbes Jahr plus Jahresübersicht. > Fügen Sie die entsprechende Anzahl Blätter ein. > Benennen Sie das erste Tabellenblatt mit Halbjahr, die anderen mit den Monaten Januar bis Juni. > Speichern Sie die Datei unter Buchhaltung. > Markieren Sie alle Monatsblätter von Januar bis Juni. > Erfassen Sie die Daten. Das folgende Beispiel zeigt die notwendigen Spalten. Welche Daten Sie im Detail eingeben, bleibt Ihnen überlassen. > Schreiben Sie in die Zelle A30 Total. > Formatieren Sie die Tabellen beliebig. > Kontrollieren Sie die einzelnen Monate. Auf allen Blättern sollten dieselben Daten sein. > Ergänzen Sie in den einzelnen Monaten noch einige Ausgaben oder Einnahmen nach Bedarf. > Lösen Sie die Gruppierung der Tabellen auf und tragen Sie in der Tabelle Januar als Übertrag einen beliebigen Wert ein. Notizen