Auftragsabwicklung. Intensivschulung. TOPIX Informationssysteme AG

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1 Auftragsabwicklung Intensivschulung TOPIX Informationssysteme AG

2 Grundmodul und Auftragsabwicklung Intensivschulung In dieser Schulungsunterlage finden Sie Hinweise zu folgenden Themen: Grundlagen TOPIX:8...3 Modulaufbau und Menüstruktur TOPIX:8...3 Einstellungen in TOPIX:8...3 TOPIX:8 Grundmodul als Voraussetzung der Auftragsabwicklung...5 Allgemeine Eigenschaften der Datenbank am Beispiel der Firmen...5 Arbeiten mit Firmen und Personendaten...8 Erfassungsmaske, Grunddaten...8 Verknüpfungsbereich...9 Korrespondenzen...9 Kategorien...10 Artikel: Grundlage für die Angebots- und Rechnungserstellung...11 Grunddaten...11 Freie Felder...11 Möglichkeiten der Preisgestaltung...11 Einheitenverwaltung...12 Bestandsführung...12 Stücklistenverwaltung...12 Angebote / Aufträge erstellen...13 Die Eingabemaske...13 Darstellungs- und Gestaltungsmöglichkeiten...13 Aus Aufträgen werden Lieferscheine und Rechnungen...15 Auswertungsmöglichkeiten in der Auftragsabwicklung...15 Vom Verkauf zum Einkauf: Bestellungen, Wareneingänge...16 Stammdaten...16 Erfassen von Belegen...16 Verknüpfungen...16 Zahlungseingänge kontrollieren und Mahnungen erstellen...17 Schnittstellen...18 Fragen und Antworten...18 Platz für Ihre Notizen:...19 TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 2

3 Grundlagen TOPIX:8 Modulaufbau und Menüstruktur TOPIX:8 TOPIX:8 ist modular aufgebaut. Verdeutlicht durch Standardlogo auf der Startseite. Modulstruktur spiegelt sich in Menüstruktur wider. Bsp: Stammdaten Firmen, Personen, Artikel = Grundmodul Konten, Kostenstellen, Dimensionen = Finanzbuchhaltung Anlagegüter, Anlagedefinitionen, Schnittstellendefinitionen = Anlagenbuchhaltung, Erweiterung der Fibu Mitarbeiter, Lohnbuchhaltung, Zeitmodelle = Personalverwaltung Mailings, Formulare, Bausteine, Bilder = Grundmodul Adminbereich 1 Gruppen, Auswahllisten, weitere Stammdaten = Grundmodul Adminbereich 2 Voraussetzung der Auftragsabwicklung ist das Grundmodul Weiterführende Module der AA: Materialwirtschaft Mit dem Modul Materialwirtschaft können verschiedene Lager verwaltet und Seriennummern erfasst werden. Über das Menü Artikelbewegungen sind alle Warenein- und -ausgänge nachvollziehbar. Mit aktivierter Bestandsführung kann auch eine Inventur durchgeführt werden. Weiterführende Module der AA: Vertragsverwaltung Mit der Vertragsverwaltung können regelmäßig wiederkehrende Abrechnungen auf einfache Art ausgeführt werden. Einstellungen in TOPIX:8 In den Einstellungen werden mandantenübergreifende, mandantenspezifische und benutzerspezifische Einstellungen vorgenommen. Benutzerspezifische Einstellungen werden mit dem Symbol gekennzeichnet, mandantenbezogene Einstellungen mit dem Symbol, mandantenübergreifende Einstellungen mit dem Symbol. Benutzerspezifisch sind z.b. in der hierarchischen Liste die Einstellungen der Programmbereiche. Weitere wichtige benutzerspezifische Einstellungen können unter Benutzer angepasst werden. TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 3

4 Unter Formulare kann die Standarddarstellungsgröße für Formulare eingestellt werden (125%). Firmenspezifische Einstellungen erfolgen unter anderem unter Firmen I. TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 4

5 TOPIX:8 Grundmodul als Voraussetzung der Auftragsabwicklung Allgemeine Eigenschaften der Datenbank am Beispiel der Firmen Arbeiten mit sortierten Listen Liste nach einer Spalte auf- oder absteigend sortieren: Klick auf Spaltenüberschrift sortiert Liste nach der jeweiligen Spalte, mit gedrückter (Mac) bzw. «Alt» (Windows) wird die Sortierung auf- bzw. absteigend dargestellt Nach mehreren Kriterien gleichzeitig sortieren: Eintrag Sortieren in der Funktionsschaltfläche Aktion Spalteninhalte benutzerspezifisch anpassen: Dreieck am rechten Rand der Spaltenüberschrift ( erscheinenden Liste wählen ) geklickt halten und einen anderen Feldnamen aus der Besondere Feldelemente Klick auf geschlossenes Dreieck (Pfeilrichtung abwärts) öffnet Liste (z.b. Aktionen, Feldnamen) Feldlegenden R (Rechenfeld: erlaubt die Eingabe einer Formel im Feld., Formel beginnt mit «=» T (Textbaustein): Klick auf oder Tastenkombination «+ +T» (Mac) bzw. «Strg+ +T» (Windows) fügt Textbaustein ein. Schaltflächen, Befehle und Aktionen Schaltflächen mit absteigendem Dreieck, z.b., haben ein Schaltflächenmenü mit weiteren Funktionen. Es wird durch gedrückte Maustaste geöffnet. Das Schaltflächenmenü unter ist dynamisch aufgebaut. Die meistgebrauchten Befehle können über Tastenkombinationen eingegeben werden. Hilfe umschalten: Blendet Hilfe zum Feld ein TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 5

6 Sortieren sortiert gleichzeitig nach mehreren Kriterien: Dazu das Sortierkriterium 1 mit der Maus mit Doppelklick markieren, ebenso alle weiteren. Automatisch ändern : Für Änderungen mehrerer Datensätze zugleich Markierungen Markieren vereinzelter Zeilen: (Mac OS) bzw. «Strg» (Windows) gedrückt halten und einzelne Zeilen klicken. Markieren zusammenhängender Zeilen: gedrückt halten und die erste und die letzte Zeile klicken Markierte anzeigen: Über «+M» (Mac OS) bzw. «Strg+M» (Windows) oder über. Die Titelzeile weist die Anzahlen der markierten, der angezeigten und aller Datensätze (1 in 12 von 867) eines Bereichs aus. Die Schaltfläche zeigt alle Datensätze des Programmbereichs an. Im Menü Vorgang gibt es zu Korrespondenz, Notizen, Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Ausgangsrechnungen unter auch die Option Alle dieser Firmen oder Personen. Im Menü Vorgang gibt es zu den Kategorieeinträgen unter neben der Option Alle dieser Firmen oder Personen zusätzlich Alle dieser Kategorieeinträge. Arbeiten in mehreren Fenstern Die hier genannten Funktionen gelten für die Listendarstellung in allen Programmbereichen. Öffnen eines weiteren Fensters: Mit gedrückter Taste gewünschten Bereich wählen Alle Fensterpositionen beim Beenden von TOPIX:8 (auf Standardgröße nach links oben) zurücksetzen: Nach dem Befehl Beenden «+» (Mac OS) bzw. «Strg+» (Windows) gedrückt halten, bis TOPIX:8 beendet wurde. Fenster verschieben, wenn die Menüzeile unsichtbar ist: «+ctrl» + Maustaste (Mac OS) bzw. «Ctrl» + beide Maustasten (Windows) Fenster per Maus in einem inaktiven (grauen) Bereich klicken, festhalten und verschieben Auswahlen Das Menü zur Schaltfläche bietet eine Reihe von Funktionen: Über Auswahl speichern können Sie eine einmal getroffene Auswahl speichern. Über Auswahl laden können Sie diese gespeicherte Auswahl wieder aufrufen. Auswahlen können über Mengenoperatoren verknüpft werden Finden Der Befehl Finden hat mehrere Suchmechanismen: - Schnellzugriff (Maus auf gedrückt halten bis Schaltflächenmenü erscheint) - Erweiterte Suche (Sucheditor) - Datenbanksuche - heute angelegt, heute geändert - gespeicherte Suchen, zuletzt bearbeitete Firmen (nur bei Firmen) TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 6

7 Mit «+F» (Mac) bzw. «Strg+F» (Windows) bzw. Klick auf in der Übersichtsliste erscheint die Suchmaske. Mehrere Suchabfragen nacheinander können mit zur Auswahl hinzufügen kumuliert werden. Will man die Auswahlliste bei der Anzeige mehrerer Optionen vermeiden, gibt man zwei Leerzeichen nach dem eingegebenen Wort ein, das Ergebnis wird direkt in einer Liste dargestellt. Suche nach einem leeren Feld durch Eingabe des Zeichens «=» (z.b. im Feld Straße). Suche nach einem einzigen Wert: dem Suchwort zwei Leerzeichen anfügen. Das Ergebnis wird direkt in einer Liste dargestellt. Suche nach einem leeren Feld: Das Gleichheitszeichen «=» (z.b. im Feld Straße) eingeben. TIPP: In Feldern, denen ein geschlossenes Dreieck folgt z.b. nach Wortinhalten gesucht werden., kann In Datumsfeldern (nicht nur in der Suchmaske) können statt des Datums Kürzel eingegeben werden: h heute g gestern vg vorgestern vvg vorvorgestern m morgen üm übermorgen üüm überübermorgen adm Anfang des Monats adq Anfang des Quartals adj Anfang des Jahres edm Ende des Monats edq Ende des Quartals edj Ende des Jahres am2 Anfang (Februar) Monat 2 em2 Ende (Februar) Monat 2 In der Suchmaske kann eine gespeicherte Auswahl über den Befehl «+L» (Mac) bzw. «Strg+L» geladen werden. Es kann nach mehreren Feldern gleichzeitig gesucht werden. Im Register Kombisuche können mehrere Suchkriterien in einer Suche erfasst werden. TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 7

8 Filterfeld Befindet rechts sich im Schaltflächenbereich Ist im gewissen Rahmen konfigurierbar Arbeiten mit Firmen und Personendaten Erfassungsmaske, Grunddaten Alle Adressen als Firma erfassen Ansprechpartner einer Firma nicht einzeln als Firma sondern als verknüpfte Daten Schnellerfassung für Privatpersonen: Vorname/Nachname/Anredekennzeichen in Firmenname 1. ACHTUNG: Auch Privatpersonen werden immer als Firma erfasst! Eingabehilfe für Telefonarten: Vorwahl/Hauptnummer-Durchwahl erleichtert die spätere Suche nach Telefonnummern. In der Suchmaske kann / weggelassen werden, Leerzeichen werden nicht ignoriert! In den Firmendaten sind pro Firma mehrere Anschriften möglich, diese können nach Kontakt-, Liefer-, Rechnungs-, Mahn- und Bestellanschrift unterschieden werden, Telefonarten und Personen können für jede Adresse einzeln erfasst werden. Beginnt der Text im Bemerkungsfeld mit dem Zeichen <!>, wird der Text rot dargestellt Bemerkungstext wird in Belegen eingeblendet. TIPP: im Feld Bemerkung nach der Eingabe den Cursor in die nächste Zeile stellen! Anschriftenformatierung Länderspezifische und anschriftenspezifische Formatierungen über Adressart angeben. Anpassung der Formatierung im Menü. Stammdaten > Weitere Stammdaten > Adressarten TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 8

9 Freie Felder verwenden Konfiguration an Adminrecht gebunden Auswahllisten für freie Felder Verknüpfungsbereich Konfiguration Die Darstellung im Verknüpfungsbereich ist benutzerspezifisch einstellbar. Alle Belege lassen sich aus dem Verknüpfungsbereich anlegen/duplizieren/löschen. Korrespondenzen TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 9

10 Korrespondenzen sind in TOPIX:8 Briefe, Faxe, s, Telefonat- und Besprechungsnotizen. Diesen kann jeweils ein eigenes Formular zugeordnet werden. Korrespondenzen können zur besseren Gruppierung Themen zugeordnet werden Textbausteine enthalten Texte, die besonders häufig vorkommen. Sie können Bereichen zugeordnet werden: Tastenkombination «+ +T» (Mac) bzw. «Strg+ +T» (Windows) In der Suchmaske können Suchoptionen benutzer- und abfragespezifisch gespeichert werden, Schaltflächen für Auswahl laden, Wiedervorlagen, Erweiterte Suche und Neu Skalierung bei Formularen kann eingestellt werden: Anzeigen: Toolbar Standard Textbausteine für Formulare = Art: Formular, diese werden erst bei der Dokumentenerstellung aufgelöst Kategorien Kategorien sind 3-stufig gegliedert und bieten flexible Möglichkeiten, Firmen zu gruppieren. Sie dienen z.b. als persönliches Branchenverzeichnis, für die Erfassung von Marketingaktionen, für Mailings und Auswertungen. Alle gewünschten Kategorien müssen vorher als Kategorienamen angelegt werden Stamm > Weitere Stammdaten > Kategorienamen. Wichtig! Unabhängig von Gruppe und Art muss der Kategorienamen eindeutig sein. Freifelder bieten die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu hinterlegen TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 10

11 Artikel: Grundlage für die Angebots- und Rechnungserstellung Grunddaten Für die Artikelnummern ist ein systematischer Aufbau empfehlenswert, der die Artikelgruppe, den Artikel und spezielle Ausprägungen des Artikels berücksichtigt. Das Finden von Artikeln ist so einfacher und für Auswertungen zu Artikeln und Artikelgruppen von Vorteil. Artikelnummer und/oder Bezeichnung sollten eindeutig sein. (Einstellungen) Nachträgliche Änderungen für mehrere Artikel gleichzeitig sind in der Artikelliste Menü Bearbeiten... Automatisch ändern möglich. Beschreibung 1 und 2 können unterschiedliche Texte beinhalten (ausführlich bzw. kurz), die dann bei Ausdruck eines Dokuments (Angebot/Rechnung) über unterschiedliche Platzhalter in den Formularen entsprechend eingesetzt werden. Vorkontierungen für Übergabe an die Finanzbuchhaltung Schnittstellendefinitionen Freie Felder Konfiguration wie in Firmen oder Kategorien Werden an die Positionen des Einkauf und Verkauf durchgezogen und erlauben dadurch vielfältige Möglichkeiten in der Formulargestaltung Möglichkeiten der Preisgestaltung Staffelpreise Für die Nutzung von Staffelpreisen im Verkauf gibt es mehrere Möglichkeiten: Staffelpreise können mit festen Prozentsätzen versehen werden. (z.b. Preisstaffel S1 = 10%). Diese Zuordnung erfolgt in den Einstellungen > Allgemein > Firmen II und steht dann für alle Artikel gleichermaßen zur Verfügung. Kundengruppenspezifische Preisstaffeln (z. B. für Großkunden, Wiederverkäufer) ohne prozentuale Zuordnung Mengenstaffeln TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 11

12 Individuelle Kundenpreise können im Artikel auf der Seite Kundenpreise hinterlegt werden: pro Kunde und Artikel wird ein fester Preis zugeordnet und im Auftrag prozentuale Positionsrabatte durch Eingabe eines Prozentsatzes im Feld Rabatt individuelle (und einmalige) Preise durch Überschreiben des Einzelpreises Auftragsrabatt (ignoriert Rabattsperren im Artikel) Aktionspreise haben zweierlei Funktionen Preise und Artikelbeschreibung können für einen befristeten Zeitraum angepasst werden, die Grunddaten werden dadurch nicht verändert. Durch das Ankreuzfeld Vorerfassung können künftige Preisänderungen rechtzeitig von der Gültigkeit der neuen Preise erfasst werden. In der Artikelliste über Menü Bearbeiten... Aktionspreise übernehmen werden dann für ausgewählte Artikel die auf der Seite Aktionspreise erfassten Preise auf die Seite 1 (Grunddaten) übernommen. Einkaufspreise Auf der Seite Lieferanten können mehrere Lieferanten hinterlegt werden. Erfassung in Fremdwährung möglich Massenänderung von Preisen Automatisch ändern Währungsumrechnung Preisstaffeln anpassen Einheitenverwaltung Standardeinheit zuweisen Bündelfaktoren nutzen Alternativeinheiten nutzen Bestandsführung Bestandsführung aktivieren/deaktivieren Seite Lager/Seriennummern Standardlager definieren Nur bei Modul Materialwirtschaft Artikelbewegungen Arbeiten mit mehreren Lagern Reservierungen Inventur Stücklistenverwaltung Artikelset/Stückliste/Produktionsstücklisten Manuelles Erfassen von Stücklisten in der Auftragserfassung Preisfindungsmöglichkeiten in Stücklisten Ausblenden von Stücklistenpositionen Aktualisieren von Stücklisten TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 12

13 Angebote / Aufträge erstellen Die Eingabemaske Einstellungen berücksichtigen! Betrifft, Anfangs- und Schlusstext verwenden. Mit Textbausteinen kann die Eingabe auch in Positionen erleichtert werden. Neue Positionen über eingeben oder mit Tastenkombination «+ +» (Mac) bzw. «Strg+ +» (Windows) Mit Auftragstatus arbeiten Mit unterschiedlichen Formularen arbeiten Positionen eingeben: über Optionen optimale Suchfunktion finden Durch Klick auf Register Kurzliste werden die Positionszeilen in einer übersichtlichen Liste dargestellt und können dort noch bearbeitet werden (bei Stücklisten vorher mehrstufige Stücklisten in den Einstellungen aktivieren!) Darstellungs- und Gestaltungsmöglichkeiten Formatierungen des Beschreibungstextes Artikelbezeichnungen und beschreibungen können formatiert werden über: Eingabemaske der Positionen (Einblendmenü Stil) oder direkte Eingabe im Artikel, falls mehrere Formatierungen verwendet werden {\b } für fett {\u } für unterstrichen {\i } kursiv. Dies kann auch als Textbaustein angelegt werden TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 13

14 Formatierung einer kompletten Positionszeile Über Postendarstellung im Beleg Positionen ein- und ausblenden Voreinstellung im Artikelstamm Nur für Stücklistenpositionen mit «Ctrl»+Klick (Mac und Windows) auf der Seite Kurzliste Einen Beleg strukturieren Mit Zwischensummen arbeiten: dazu Artikel Zwischensummenbeginn (=zws0 in Beschreibung), Zwischensumme (=zws) sowie Zwischensumme inklusiv Alternativartikel (=zwsalt) nutzen Alternativpositionen (nur im Angebot) Manuelle Stücklisten aufbauen Zwischenüberschriften Positionen ohne Mengenangaben erhalten im Ausdruck keine Positionsnummern, aber eine Hierarchienummer, falls diese im Formular gedruckt wird Belege drucken Standardformulare festlegen Prüfen des Ausdrucks in der Layoutvorschau Drucken von mehreren Belegen Etiketten drucken TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 14

15 Aus Aufträgen werden Lieferscheine und Rechnungen Grundlage für die Auftragsverwaltung ist das Erstellen einer Auftragsbestätigung, mit dieser ist die Verfolgung der Lieferschein- und Rechnungserstellung möglich Individuelle Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen pro Auftrag über die Bereichsleiste als Workflow. Im Status des Auftrags wird dies mit LG bzw. RG dokumentiert. Somit ist keine doppelte Lieferscheinserstellung bzw. Berechnung möglich! Teillieferungen und -berechnungen werden in den Auftragspositionen dokumentiert. Im Status des Auftrags wird dies mit LT bzw. RT dokumentiert. Erstellung mehrerer Lieferscheine bzw. Rechnungen gleichzeitig aus der Übersichtsliste für markierte Daten über > Lieferscheine erzeugen / Ausgangsrechnungen erzeugen Besonderheit: Sammelrechnung für einen Kunden Dokumente können einzeln oder aus der Übersichtliste gedruckt oder als versendet werden Gutschriften und Stornos werden aus der Eingabemaske der Rechnung erzeugt: > Gutschrift erzeugen / Storno erzeugen, danach müssen ggf. Formular und Zahlungsart angepasst und evtl. Lieferscheine erzeugt werden Auswertungsmöglichkeiten in der Auftragsabwicklung Sollen aus Rechnungen Auswertungen erstellt werden, ist es zunächst sinnvoll, die Liste der Rechungen einzugrenzen. Anzeige aller Rechnungen, die heute erstellt wurden: «+J» (Mac) bzw. «Strg+J» (Windows) oder Eingabe des Datums von... bis... zur Eingrenzung eines bestimmten Zeitraumes. Anzeige aller offenen Rechnungen: «+,» (Mac) bzw. «Strg+,» (Windows). Auswertungen im Programmbereich Summieren aller angezeigten Datensätze in der Übersichtsliste der Aufträge bzw. Rechnungen mit «+#» (Mac) bzw. «Strg+#» (Windows). Drucken > Bericht drucken Über das Menü Auswertungen > Auftragsabwicklung gibt es weitere Möglichkeiten zur Auswertung: für Aufträge: Auftragsliste für Rechnungen: Artikelumsatz, Kundenumsatz für Artikel: Bestandsliste (nur für den jeweiligen Tag des Ausdrucks gültig!) Bei erstmaliger Nutzung der Auswertungen muss der entsprechende Bericht (Auftragsliste, Bestandsliste, Differenzliste, Preisliste oder Rückstandsliste) im Ordner Programme > TOPIX8 Ordner > Berichte gewählt werden TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 15

16 Vom Verkauf zum Einkauf: Bestellungen, Wareneingänge Stammdaten Lieferanten Lieferanten werden in der Eingabemaske Firma erfassen: Adresse(n), Kontaktdaten, Ansprechpartner, (Zahlungs-) Konditionen mit Bankverbindung Der Lieferantenstatus muss erfasst und die Firmennummer ggf. geändert werden. Bei getrenntem Nummernkreis für Kunden und Lieferanten (s. Einstellungen > Nummernkreise) erhält man die nächste freie Lieferantennummer durch Eingabe von <# + Tab> in das Feld Firmennummer. Die bisherige Firmennummer (für Kunden) wird überschrieben und eine neue Firmennummer (Lieferanten) wird aufgrund der Einstellungen automatisch vergeben. Zahlungskonditionen und ggf. Bankverbindung erfassen. Die Kundennummer beim Lieferanten wird im Register Lieferant - Allgemein im Feld Unsere Nummer erfasst Sinnvoll ist es, im Verknüpfungsbereich der Firmen die Darstellung der Ordner einzugrenzen. Bei Lieferanten können z.b. die Ordner Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen ausgeblendet werden. (s. Einstellungen) Artikel Pro Artikel können beliebig viele Lieferanten mit Bestellnummer des Artikels, der Bezeichnung beim Lieferanten und dem jeweiligen EK-Preis erfasst werden. Erfassen von Belegen Die Bestellverwaltung erfolgt über den Programmbereich Bestellungen Erfassen von Bestellungen Manuell über Neu Per Aktion aus Aufträgen: in der Liste der Aufträge Daten markieren und über > Bestellungen erzeugen. Ist für einen Lieferanten schon eine Bestellung vorhanden, kann diese ergänzt werden. Per Aktion aus Artikel entsprechen Erfassen von Folgebelegen Wareneingänge und Eingangsrechnungen aus bestehenden Bestellungen erfassen: Neuen Wareneingang erfassen und Bestellnummer im Feld Bestellnummer eingeben oder über <Leer + Tab> eine Bestellung aus der Liste wählen Verknüpfungen Aus einen Wareneingang alle Aufträge anzeigen, in denen die gelieferten Artikel vorkommen: Verknüpfter Sprung von Wareneingängen in die Aufträge Anzeigen aller Artikel einer Bestellung: verknüpfter Sprung von der Liste der Bestellungen zu Artikel TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 16

17 Zahlungseingänge kontrollieren und Mahnungen erstellen Voraussetzung für das Arbeiten mit dem Zahlungsverkehr/Mahnwesen in der Auftragsabwicklung ist die Markierung des Ankreuzfeldes automatisch aus Rechnungen Anzeige der Offenen Posten in der Übersichtsliste Ausgangsrechnungen über > Offene Rechnungen anzeigen oder Tastenkombination «+,» (Mac) bzw. «Strg+,» (Windows) Im Register Abrechnung sind die Informationen über Anzahlungen und Mahnungen zu sehen Bei Mahntexten auf Frist und Karenztage achten: Valutadatum + Zahlungsziel = Fälligkeit Fälligkeit + Karenz = Mahndatum Druckdatum der 1. Mahnung + Frist + Karenz = neues Mahndatum TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 17

18 Schnittstellen Im Menü Stamm > Schnittstellendefinitionen > Rechnungsimport werden die Rechnungsimport-Definitionen erstellt Für die Übergabe der Rechnungen zur DATEV / Finanzbuchhaltung muss die Schnittstelle definiert werden und in den Artikeln ggf. Erlöskonten hinterlegt werden. Diese sollten mit dem Steuerberater/Buchhaltung abgestimmt werden. In den Registern Einstellungen > Schnittstellen > DATEV bzw. Einstellungen > Schnittstellen > Universal müssen weitere Einstellungen vorgenommen werden. Fragen und Antworten TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 18

19 Platz für Ihre Notizen: TOPIX:8 Auftragsabwicklung: Intensivschulung 19