Grundmodul und Auftragsabwicklung. Intensivschulung. TOPIX Informationssysteme AG

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1 Grundmodul und Auftragsabwicklung Intensivschulung TOPIX Informationssysteme AG

2 Grundmodul und Auftragsabwicklung Intensivschulung In dieser Schulungsunterlage finden Sie Hinweise zu folgenden Themen: Einstellungen und allgemeine Arbeitsweisen mit TOPIX:8...3 Allgemeine Eigenschaften der Datenbank am Beispiel des Programmbereichs Firmen...5 Schaltflächen, Befehle und Aktionen...6 Suchen...7 Verknüpfung von Datensätzen...8 Arbeiten mit dem Grundmodul...9 Firmen und Ansprechpartner...9 Korrespondenzen...11 Kategorien...12 Serienbriefe...12 Artikel: Grundlage für die Angebots- und Rechnungserstellung...13 Grunddaten...13 Möglichkeiten der Preisgestaltung...13 Weiterführende Module der AA: Materialwirtschaft...14 Weiterführende Module der AA: Vertragsverwaltung...14 Angebote / Aufträge erstellen...15 Die Eingabemaske...15 Darstellungs- und Gestaltungsmöglichkeiten...15 Aus Aufträgen werden Lieferscheine und Rechnungen...16 Auswertungsmöglichkeiten in der Auftragsabwicklung...16 Vom Verkauf zum Einkauf: Bestellungen, Wareneingänge...17 Zahlungseingänge kontrollieren und Mahnungen erstellen...18 Schnittstellen...19 Fragen und Antworten...19 Platz für Ihre Notizen:...20 TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 2

3 Einstellungen und allgemeine Arbeitsweisen mit TOPIX:8 In den Einstellungen werden mandantenübergreifende, mandantenspezifische und benutzerspezifische Einstellungen vorgenommen. Benutzerspezifisch sind z.b. in der hierarchischen Liste die Einstellungen der Programmbereiche. Die benutzerspezifischen Einstellungen können unter Benutzer angepasst werden. Unter Formulare kann die Standarddarstellungsgröße für Formulare eingestellt werden (125%). TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 3

4 Firmenspezifische Einstellungen erfolgen unter anderem unter Firmen I. TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 4

5 Allgemeine Eigenschaften der Datenbank am Beispiel des Programmbereichs Firmen Arbeiten mit sortierten Listen Liste nach einer Spalte auf- oder absteigend sortieren: Klick auf Spaltenüberschrift sortiert Liste nach der jeweiligen Spalte, mit gedrückter (Mac) bzw. «Alt» (Windows) wird die Sortierung auf- bzw. absteigend dargestellt Spalteninhalte benutzerspezifisch anpassen: Dreieck am rechten Rand der Spaltenüberschrift ( erscheinenden Liste wählen ) geklickt halten und einen anderen Feldnamen aus der Nach mehreren Kriterien zugleich sortieren: Sortieren im Menü zur Schaltfläche Klick auf geschlossenes Dreieck (Pfeilrichtung abwärts) öffnet Liste Feldlegenden R (Rechenfeld, <=>) bzw. T (Textbaustein): Klick auf fügt Rechenfeld ein. Klick auf oder Tastenkombination «+ +T» (Mac) bzw. «Strg+ +T» (Windows) fügt Textbaustein ein. Inhalt der Spalten kann benutzerspezifisch geändert werden: Einblendmenü am Ende der Spaltenüberschrift TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 5

6 Schaltflächen, Befehle und Aktionen Schaltflächen mit absteigendem Dreieck, z.b., haben ein Schaltflächenmenü mit weiteren Funktionen. Es wird durch gedrückte Maustaste geöffnet. Das Schaltflächenmenü unter ist dynamisch aufgebaut. Die meistgebrauchten Befehle können über Tastenkombinationen eingegeben werden. Hilfe umschalten: Blendet Hilfe zum Feld ein Sortieren sortiert gleichzeitig nach mehreren Kriterien: Dazu das Sortierkriterium 1 mit der Maus mit Doppelklick markieren, ebenso alle weiteren. Automatisch ändern : Für Änderungen mehrerer Datensätze zugleich Markierungen Markieren vereinzelter Zeilen: (Mac) bzw. «Strg» (Windows) gedrückt halten und einzelne Zeilen klicken Markieren aufeinander folgender Zeilen: gedrückt halten sowie die erste und die letzte Zeile klicken Markierte Zeilen in Auswahl anzeigen: Über «+M» (Mac) bzw. «Strg+M» (Windows) oder über. Die Titelzeile weist die Anzahlen der markierten, der angezeigten und aller Datensätze (1 in 11 von 22) eines Bereichs aus Alle Datensätze des Programmbereichs anzeigen: Auf Schaltfläche klicken Im Menü Vorgang gibt es zu Korrespondenz, Notizen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen unter auch die Option Alle dieser Firmen oder Personen. Im Menü Vorgang gibt es zu den Kategorieeinträgen unter neben der Option Alle dieser Firmen oder Personen zusätzlich Alle dieser Kategorieeinträge. Auswahlen Das Menü zur Schaltfläche bietet eine Reihe von Funktionen: Über Auswahl speichern können Sie eine einmal getroffene Auswahl speichern Über Auswahl laden können Sie diese gespeicherte Auswahl wieder aufrufen TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 6

7 Arbeiten in mehreren Fens tern Die hier genannten Funktionen gelten für die Listendarstellung in allen Programmbereichen. Öffnen eines weiteren Fensters: Mit gedrückter Taste gewünschten Bereich wählen Alle Fensterpositionen beim Beenden von TOPIX:8 (auf Standardgröße nach links oben) zurücksetzen: Nach dem Befehl Beenden «+» (Mac OS) bzw. «Strg+» (Windows) gedrückt halten, bis TOPIX:8 beendet wurde Fenster verschieben, wenn die Menüzeile unsichtbar ist: «+ctrl» + Maustaste (Mac OS) bzw. «Ctrl» + beide Maustasten (Windows) Fenster per Maus in einem inaktiven (grauen) Bereich klicken, festhalten und verschieben Suchen Der Befehl Finden hat mehrere Suchmechanismen: - Einfache Suche - Schnellzugriff (Maus auf gedrückt halten bis Schaltflächenmenü erscheint) - Erweiterte Suche (Sucheditor) - Suchmaske Mit «+F» (Mac) bzw. «Strg+F» (Windows) bzw. Klick auf in der Übersichtsliste erscheint die Suchmaske. In Feldern, denen ein geschlossenes Dreieck folgt z.b., kann nach Wortinhalten gesucht werden. In Feldern, denen ein geschlossenes Dreieck folgt, erscheint mit Eingabe <Leer + Tab> die Liste aller vorhandener Einträge, bei Feldern mit Datumsautomatik der Kalender. Gespeicherte Auswahl in der Suchmaske laden: Tastenkombination «+L» (Mac) bzw. «Strg+L». Es kann nach mehreren Feldern gleichzeitig gesucht werden. Mehrere Suchabfragen nacheinander können mit zur Auswahl hinzufügen kumuliert werden. Im Register Kombisuche können mehrere Suchkriterien in einer Suche erfasst werden. Suche nach einem einzigen Wert: dem Suchwort zwei Leerzeichen anfügen. Das Ergebnis wird direkt in einer Liste dargestellt. Suche nach einem leeren Feld: Das Gleichheitszeichen «=» (z.b. im Feld Straße) eingeben. Mit dem Schnellzugriff arbeiten - gilt für die 30 zuletzt bearbeiteten Firmen. TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 7

8 In Datumsfeldern (auch in der Suchmaske) können statt des Datums folgende Kürzel eingegeben werden: h heute g gestern vg vorgestern vvg vorvorgestern m morgen üm übermorgen üüm überübermorgen adm Anfang des Monats adq Anfang des Quartals adj Anfang des Jahres edm Ende des Monats edq Ende des Quartals edj Ende des Jahres am2 Anfang (Februar) Monat 2 em2 Ende (Februar) Monat 2 Programmbereich öffnen: Tastenkombination «+O» (Mac) bzw. «Strg+O». Verknüpfung von Datensätzen Im Listenmodus Datensätze markieren, «Ctrl» (Mac ) bzw. «Alt» (Windows) gedrückt halten und gewünschten Programmbereich wählen. Gleichzeitiges Drücken der Taste öffnet zusätzlich ein weiteres Fenster. Die Verknüpfung von Datensätzen aus der Firmenliste bewirkt, dass mit der Wahl des Programmbereichs Rechnungen nicht alle, sondern nur die Rechnungen der zuvor gewählten Firmen dargestellt werden. Verknüpfte Sprünge sind in den Menüs Stamm, Vorgang, Buchhaltung möglich. TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 8

9 Arbeiten mit dem Grundmodul Firmen und Ansprechpartner Kundenstammdaten erfassen: Adresse(n), Kontaktdaten, Ansprechpartner, (Zahlungs-)Konditionen Kundenstatus und Kundennummer (= Firmennummer) werden aufgrund der Einstellungen automatisch vergeben. Dort werden auch die Felder für die Telefonarten festgelegt. Schnellerfassung für Privatpersonen: Vorname/Nachname/Anredekennzeichen in Firmenname 1. Adressart lautet dann Privat. ACHTUNG: Auch Privatpersonen werden immer als Firma erfasst! Eingabehilfe für Telefonarten: Vorwahl/Hauptnummer-Durchwahl erleichtert die spätere Suche nach Telefonnummern. In der Suchmaske kann / weggelassen werden, Leerzeichen werden nicht ignoriert! In den Firmendaten sind pro Firma mehrere Anschriften möglich, diese können nach Kontakt-, Liefer-, Rechnungs-, Mahn- und Bestellanschrift unterschieden werden, Telefonarten können für jede Adresse einzeln erfasst werden TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 9

10 Beginnt der Text im Bemerkungsfeld mit dem Zeichen <!>, wird der Text rot dargestellt TIPP: im Feld Bemerkung nach der Eingabe den Cursor in die nächste Zeile stellen! Die Darstellung im Verknüpfungsbereich ist benutzerspezifisch einstellbar. In der Bereichsleiste Konditionen werden weitere Stammdaten hinterlegt: Preisstaffeln, Steuerart, Steuernummer/UStID-Nummer, Vertretervorgaben und kundenspezifische Zahlungskonditionen mit Bankverbindung. Das Feld FIBU-Konto Debitor verweist auf das Debitorenkonto in der Finanzbuchhaltung. Ist das Feld leer, wurde noch kein Fibu-Konto erfasst bzw. zugeordnet. TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 10

11 Korrespondenzen Korrespondenzen sind in TOPIX:8 Briefe, Faxe, s, Telefonat- und Besprechungsnotizen. Diesen kann jeweils ein eigenes Formular zugeordnet werden. Korrespondenzen können zur besseren Gruppierung Themen zugeordnet werden Textbausteine enthalten Texte, die besonders häufig vorkommen. Sie können Bereichen zugeordnet werden: Tastenkombination «+ +T» (Mac) bzw. «Strg+ +T» (Windows) In der Suchmaske können Suchoptionen benutzer- und abfragespezifisch gespeichert werden, Schaltflächen für Auswahl laden, Wiedervorlagen, Erweiterte Suche und Neu Skalierung bei Formularen kann eingestellt werden: Anzeigen: Toolbar Standard Textbausteine für Formulare = Art: Formular, diese werden erst bei der Dokumentenerstellung aufgelöst TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 11

12 Kategorien Kategorien sind 3-stufig gegliedert und bieten flexible Möglichkeiten, Firmen zu gruppieren. Sie dienen z.b. als persönliches Branchenverzeichnis, für die Erfassung von Marketingaktionen, für Mailings und Auswertungen Freifelder bieten die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu hinterlegen Serienbriefe Serienbriefe verfassen und versenden: - an individuelle Auswahl von Firmen/Personen - an Gruppen von Firmen mit Hilfe von Kategorien TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 12

13 Artikel: Grundlage für die Angebots- und Rechnungserstellung Grunddaten Für die Artikelnummern ist ein systematischer Aufbau empfehlenswert, der die Artikelgruppe, den Artikel und spezielle Ausprägungen des Artikels berücksichtigt. Das Finden von Artikeln ist so einfacher und für Auswertungen zu Artikeln und Artikelgruppen von Vorteil. Artikelnummer und/oder Bezeichnung sollten eindeutig sein. (Einstellungen) Nachträgliche Änderungen für mehrere Artikel gleichzeitig sind in der Artikelliste Menü Bearbeiten... Automatisch ändern möglich. Beschreibung 1 und 2 können unterschiedliche Texte beinhalten (ausführlich bzw. kurz), die dann bei Ausdruck eines Dokuments (Angebot/Rechnung) über unterschiedliche Platzhalter in den Formularen entsprechend eingesetzt werden. Möglichkeiten der Preisgestaltung Für die Nutzung von Staffelpreisen gibt es mehrere Möglichkeiten: Staffelpreise können mit festen Prozentsätzen versehen werden. (z.b. Preisstaffel S1 = 10%). Diese Zuordnung erfolgt in den Einstellungen > Allgemein > Firmen II und steht dann für alle Artikel gleichermaßen zur Verfügung. Kundengruppenspezifische Preisstaffeln (z. B. für Großkunden, Wiederverkäufer) ohne prozentuale Zuordnung Mengenstaffeln Individuelle Kundenpreise können im Artikel auf der Seite Kundenpreise hinterlegt werden: pro Kunde und Artikel wird ein fester Preis zugeordnet und im Auftrag prozentuale Positionsrabatte durch Eingabe eines Prozentsatzes im Feld Rabatt individuelle (und einmalige) Preise durch Überschreiben des Einzelpreises Auftragsrabatt (ignoriert Rabattsperren im Artikel) TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 13

14 Aktionspreise haben zweierlei Funktionen Preise und Artikelbeschreibung können für einen befristeten Zeitraum angepasst werden, die Grunddaten werden dadurch nicht verändert. Durch das Ankreuzfeld Vorerfassung können künftige Preisänderungen rechtzeitig von der Gültigkeit der neuen Preise erfasst werden. In der Artikelliste über Menü Bearbeiten... Aktionspreise übernehmen werden dann für ausgewählte Artikel die auf der Seite Aktionspreise erfassten Preise auf die Seite 1 (Grunddaten) übernommen. Weiterführende Module der AA: Materialwirtschaft Mit dem Modul Materialwirtschaft können verschiedene Lager verwaltet und Seriennummern erfasst werden. Über das Menü Artik elbewegungen sind alle Warenein- und -ausgänge nachvollziehbar. Mit aktivierter Bestandsführung kann auch eine Inventur durchgeführt werden. Weiterführende Module der AA: Vertragsverwaltung Mit der Vertragsverwaltung können regelmäßig wiederkehrende Abrechnungen auf einfache Art ausgeführt werden. TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 14

15 Angebote / Aufträge erstellen Die Eingabemaske Einstellungen berücksichtigen! Betrifft, Anfangs- und Schlusstext verwenden. Mit Textbausteinen kann die Eingabe erleichtert werden. Neue Positionen über eingeben oder mit Tastenkombination «+ +» (Mac) bzw. «Strg+ +» (Windows) Mit Auftragstatus arbeiten Mit unterschiedlichen Formularen arbeiten Positionen eingeben: über Optionen optimale Suchfunktion finden Durch Klick auf Register Kurzliste werden die Positionszeilen in einer übersichtlichen Liste dargestellt und können dort noch bearbeitet werden (bei Stücklisten vorher mehrstufige Stücklisten in den Einstellungen aktivieren!) Darstellungs- und Gestaltungsmöglichkeiten Artikelbezeichnungen und beschreibungen können formatiert werden über: Eingabemaske der Positionen (Einblendmenü Stil) oder direkte Eingabe im Artikel, falls mehrere Formatierungen verwendet werden {\b } für fett {\u } für unterstrichen {\i } kursiv. Dies kann auch als Textbaustein angelegt werden Mit Zwischensummen arbeiten: dazu Artikel Zwischensummenbeginn (=zws0 in Beschreibung) und Zwischensumme (=zws) anlegen Alternativpositionen (nur im Angebot) TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 15

16 Aus Aufträgen werden Lieferscheine und Rechnungen Grundlage für die Auftragsverwaltung ist das Erstellen einer Auftragsbestätigung, mit dieser ist die Verfolgung der Lieferschein- und Rechnungserstellung möglich Individuelle Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen pro Auftrag über die Bereichsleiste. Im Angebotsstatus wird dies mit LG bzw. RG dokumentiert. Somit ist keine doppelte Lieferscheinserstellung bzw. Berechnung möglich! Teillieferungen und -berechnungen werden in den Auftragspositionen dokumentiert. Im Angebotsstatus wird dies mit LT bzw. RT dokumentiert. Erstellung mehrerer Lieferscheine bzw. Rechnungen gleichzeitig aus der Übersichtsliste über > Lieferscheine erzeugen / Ausgangsrechnungen erzeugen Besonderheit: Sammelrechnung für einen Kunden Dokumente können einzeln oder aus der Übersichtliste gedruckt oder als versendet werden Gutschriften und Stornos werden aus der Eingabemaske der Rechnung erzeugt: > Gutschrift erzeugen / Storno erzeugen, dabei Formular und Zahlungsart anpassen und gegebenenfalls Lieferschein erzeugen! Auswertungsmöglichkeiten in der Auftragsabwicklung Sollen aus Rechungen Auswertungen erstellt werden, ist es zunächst sinnvoll, die Liste der Rechungen einzugrenzen. Anzeige aller Rechnungen, die heute erstellt wurden: «+J» (Mac) bzw. «Strg+J» (Windows) oder Eingabe des Datums von... bis... zur Eingrenzung eines bestimmten Zeitraumes. Summieren aller angezeigten Datensätze in der Übersichtsliste der Aufträge bzw. Rechnungen mit «+#» (Mac) bzw. «Strg+#» (Windows). Anzeige aller Offenen Rechnungen: «+,» (Mac) bzw. «Strg+,» (Windows). Über das Menü Auswertungen > Auftragsabwicklung gibt es weitere Möglichkeiten zur Auswertung: für Aufträge: Auftragsliste für Rechnungen: Artikelumsatz, Kundenumsatz für Artikel: Bestandsliste (nur für den jeweiligen Tag des Ausdrucks gültig!) Bei erstmaliger Nutzung der Auswertungen muss der entsprechende Bericht (Auftragsliste, Bestandsliste, Differenzliste, Preisliste oder Rückstandsliste) im Ordner Programme > TOPIX8 Ordner > Berichte gewählt werden TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 16

17 Vom Verkauf zum Einkauf: Bestellungen, Wareneingänge Lieferantenstammdaten in der Eingabemaske Firma erfassen: Adresse(n), Kontaktdaten, Ansprechpartner, (Zahlungs-) Konditionen mit Bankverbindung Der Lieferantenstatus muss erfasst und die Firmennummer ggf. geändert werden. Bei getrenntem Nummernkreis für Kunden und Lieferanten (s. Einstellungen > Nummernk reise) erhält man die nächste freie Lieferantennummer durch Eingabe von <# + Tab> in das Feld Firmennummer. Die bisherige Firmennummer (für Kunden) wird überschrieben und eine neue Firmennummer (Lieferanten) wird aufgrund der Einstellungen automatisch vergeben. Zahlungskonditionen und ggf. Bankverbindung erfassen. Die Kundennummer beim Lieferanten wird im Register Lieferant - Allgemein im Feld Unsere Nummer erfasst Sinnvoll ist es, im Verknüpfungsbereich der Firmen die Darstellung der Ordner einzugrenzen. Bei Lieferanten können z.b. die Ordner Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen ausgeblendet werden. (s. Einstellungen) Pflege der Artikelstammdaten: Pro Artikel können bis zu drei Lieferanten mit Bestellnummer des Artikels, der Bezeichnung beim Lieferanten und dem jeweiligen EK-Preis erfasst werden. Die Erfassung von Bestellungen: s. Eingabemaske Angebote Die Bestellverwaltung erfolgt über die Bestellungen Wareneingänge und Eingangsrechnungen aus bestehenden Bestellungen erfassen: Neuen Wareneingang erfassen und Bestellnummer im Feld Bestellnummer eingeben oder über <Leer + Tab> eine Bestellung aus der Liste wählen Bestellungen aus Aufträgen erzeugen: aus der Liste der Aufträge über > Bestellungen erzeugen. Ist für einen Artikel schon eine Bestellung vorhanden, wird diese ergänzt. Umgekehrt ist es möglich, sich für einen Wareneingang alle Aufträge anzeigen zu lassen, in denen die gelieferten Artikel vorkommen: Verknüpfter Sprung von Wareneingängen in die Aufträge «Ctrl» (Mac OS) bzw. «Alt» (Windows) halten und gewünschten Programmbereich wählen, gleichzeitiges Drücken der Taste öffnet zusätzlich ein weiteres Fenster Anzeigen aller Artikel einer Bestellung: verknüpfter Sprung von der Liste der Bestellungen zu Artikel TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 17

18 Zahlungseingänge kontrollieren und Mahnungen erstellen Voraussetzung für das Arbeiten mit dem Zahlungsverkehr/Mahnwesen in der Auftragsabwicklung ist die Markierung des Ankreuzfeldes automatisch aus Rechnungen Anzeige der Offenen Posten in der Übersichtsliste Ausgangsrechnungen über > Offene Rechnungen anzeigen oder Tastenkombination «+,» (Mac) bzw. «Strg+,» (Windows) Im Register Abrechnung sind die Informationen über Anzahlungen und Mahnungen zu sehen Bei Mahntexten auf Frist und Karenztage achten: Valutadatum + Zahlungsziel = Fälligkeit Fälligkeit + Karenz = Mahndatum Druckdatum der 1. Mahnung + Frist + Karenz = neues Mahndatum TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 18

19 Schnittstellen Im Menü Stamm > Schnittstellendefinitionen > Rechnungsimport werden die Rechnungsimport- Definitionen erstellt Für die Übergabe der Rechnungen zur DATEV / Finanzbuchhaltung muss die Schnittstelle definiert werden und in den Artikeln ggf. Erlöskonten hinterlegt werden. Diese sollten mit dem Steuerberater/Buchhaltung abgestimmt werden. In den Registern Einstellungen > Schnittstellen > DATEV bzw. Einstellungen > Schnittstellen > Universal müssen weitere Einstellungen vorgenommen werden. Fragen und Antworten TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 19

20 Platz für Ihre Notizen: TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Intensivschulung 20