procar informatik AG Eschenweg Weiterstadt ec@ros 1 Kassenmodul

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1 64331 Weiterstadt 1 Kassenmodul

2 Kasse 1: Das Kassensystem ist ein äußerst leistungsfähiges, intelligentes und leicht zu bedienendes Software-Modul für den Einsatz am Verkaufstresen. Und das mit einem handelsüblichen PC, den Sie mit den erforderlichen Kassen-Komponenten Bon-Drucker und Kassenschublade ergänzen können. Selbstverständlich ist das System voll in integriert und bringt so Ordnung und Tempo in die Vorgänge an der Kasse und die erforderliche Datenweitergabe an die einzelnen Unternehmensbereiche von Warenwirtschaft bis Finanzbuchhaltung. Einstellungen: Zugriffsberechtigungen Damit Ihre Mitarbeiter mit dem Kassenmodul arbeiten können, müssen Sie lediglich die Zugriffsberechtigungen für das Kassenmodul setzen. Die Berechtigungen stellen Sie über den Menüpunkt Administrationsbereich / Systemverwaltung / Benutzermenüs ein. Hier finden Sie nach dem Programmupgrade einen neuen Eintrag Kasse. Über diesen Eintrag können Sie die Zugriffsrechte auf verschiedene Auswertungen oder Stammdaten im Kassenmodul einstellen. Systemparameter In den Systemparametern können Sie noch einstellen, ob der aktuelle Kassenstand beim Kassiervorgang angezeigt werden soll. Wenn Sie den Haken bei Anzeige des Kassenstandes setzen, wird Ihnen in der Maske für den Kassiervorgang jeweils der aktuelle Kassenstand angezeigt. Firmenstammdaten Wenn Sie bisher mit einem anderen Kassensystem gearbeitet haben und den Rechnungsnummernkreis der Kassenbons weiterführen wollen, können Sie den Start der Rechnungsnummern unter Administration / Firmenstammdaten / Rechnungsnummern einpflegen. Neue Formulare: Mit der Kasse werden auch neue Formulare für den Druck der Kassenbons, Kassen-, Bank- und Verrechnungsscheckbücher zur Verfügung gestellt. Die Formulare können Sie folgendermaßen zuordnen (Bitte führen Sie die folgenden Schritte am Server durch): Administration -> Firmenstammdaten -> Formulare Wählen Sie unter Formulare den Bereich Kassenbon aus Klicken Sie auf Neu Klicken Sie auf Importieren Wählen Sie das Formular Kassenbon.xml aus dem ec@ros / Formulare-Verzeichnis und klicken Sie auf Öffnen Vergeben Sie einen Namen für dieses Formular, z.b.: Kassenbon Klicken Sie auf Anlegen Markieren Sie im oberen Fenster das von Ihnen neu angelegte Formular. Markieren Sie im Feld Formularzuordnungen den Eintrag Kassenbon und wählen im rechten Teil des Fensters Zuordnen. Bitte prüfen Sie, dass unter Administration -> Systemverwaltung -> Systemparameter -> Druckparameter der Punkt über Formulardesigner drucken aktiviert ist. Hinweis: Der Kassenbon kann auch über einen DIN-A4 Drucker ausgegeben werden. Hierzu können Sie im Formulardesigner ein DIN-A4 Formular hinterlegen. Der Kassenbon wird dann auf ein DIN-A4 Blatt ausgedruckt. Entsprechende Standardformulare ( Kassenbon_A4_fester_Fuss.xml und Kassenbon_A4_laufender_Fuss.xml ) sind auf Ihrem Server im ec@ros / Formulare-Verzeichnis hinterlegt. Beim Anlegen der Formulare für das Kassen-, Bank- und Verrechnungsscheckbuch gehen Sie bitte analog vor. Bitte achten Sie hier darauf, dass es nur ein Formular Kassenbuch.xml gibt, in diesem sind auch das Bank- bzw. Verrechnungsscheckbuch enthalten. Sollten Ihnen die vorgegebenen Standardformulare nicht zu Ihrer CI passen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, wir erstellen Ihnen gerne ein Angebot für individuelle Formulare Weiterstadt 1

3 Kasse Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, gibt es für die Kasse einen neuen Button in der Symbolleiste. Über dieses Symbol erreichen Sie direkt die Maske für den Kassiervorgang und die restlichen Menüpunkte der Kasse. Verlassen Sie den Kassiervorgang (z.b. über den Knopf Abbrechen), können Sie ihn jederzeit durch ein erneutes Klicken auf den Knopf in der Symbolleiste wieder öffnen. Im Folgenden werden die einzelnen Menüpunkte und der Kassiervorgang näher erläutert. Stammdaten In diesem Menü werden die gesamten Stammdaten gepflegt, die Sie zum Arbeiten mit dem Kassenmodul benötigen. Die Stammdatenpflege beinhaltet die Menüpunkte Neu, Anzeigen, Bearbeiten und Löschen. Lediglich bei der Neuanlage bekommen Sie ein weiteres Untermenü mit den unten aufgeführten Auswahlpunkten angezeigt. Bei den anderen Menüpunkten bekommen Sie die Suchmaske angezeigt, in der Sie dann die zu bearbeitenden Stammdaten direkt aufrufen können. Der eigentliche Sinn dieser Menüstruktur verbirgt sich hinter der Möglichkeit, dass man durch die Vergabe von Benutzermenüs einzelne Menüpunkte für bestimmte Benutzer sperren kann. Anzeigen: Bearbeiten: Löschen: Zeigt Ihnen die jeweiligen Stammdaten an. Es ist keine Bearbeitung möglich. Zeigt Ihnen die jeweiligen Stammdaten wie in der Neuanlage an. Sie können Änderungen durchführen und abspeichern. Zeigt Ihnen nochmals die Stammdaten, die Sie Löschen wollen, an. Keine weitere Bearbeitung möglich. Im Einzelnen können Sie die folgenden Stammdaten bearbeiten: Kassen Diverse Artikel Kassen: Unter diesem Menüpunkt können Sie beliebig viele Kassen anlegen. Beachten Sie bitte nur, dass pro Kasse auch ein eigenes Sachkonto geführt wird. Um eine Kasse anlegen zu können, brauchen Sie ein Kassenkonto und einen Journaltypen. Standardmäßig ist in das Sachkonto (Kassenkonto im SKR 63) und der Journaltyp Zahlungsverkehr Kasse hinterlegt. Unter Kasse / Stammdaten / Neu / Kassen brauchen Sie nur eine Nummer für die Kasse vergeben und den entsprechenden Journaltypen auswählen. Da das Sachkonto schon dem Journaltypen zugeordnet ist, wird Ihnen die Kontonummer mit der Kontobezeichnung direkt vorgeblendet. In das Feld Anfangssaldo geben Sie noch den aktuellen Kassenbestand an, mit dem die neue Kasse gestartet werden soll. Mit Speichern wird die Kasse angelegt. Um weitere Kassen anzulegen, gehen Sie genauso vor, gegebenenfalls müssen Sie aber noch neue Sachkonten und neue Journaltypen anlegen. EXKURS: Neues Kassenkonto anlegen: Um ein neues Kassenkonto anzulegen, wechseln Sie in die Finanzbuchhaltung / Stammdaten / Neu / Sachkonten. Geben Sie zunächst eine neue Kontonummer an (im SKR 63 z.b ). Bei Bezeichnung können Sie einen Namen für dieses Konto vergeben (z.b. Kasse 2). Geben Sie dem neuen Kassenkonto die Kontoeigenschaften Direktbuchung, Eröffnungsbilanzkonto und Kapitalkonto. Optional können Sie noch die Eigenschaft Summenausweis im Journal anhaken. Mit Speichern wird das Konto angelegt. (Bitte beachten Sie, dass Sie die 7te Stelle zur Unterscheidung der neuen Sachkonten nutzen sollten.) Weiterstadt 2

4 Neuen Journaltypen anlegen: Hierzu wechseln Sie zunächst in das Finanzbuchhaltungsmodul in den Menüpunkt Stammdaten / Neu / Journaltypen. Vergeben Sie für den neuen Journaltypen eine Bezeichnung (z.b. Kasse 2). Bei Journalart stellen Sie die Option Zahlungsverkehr und bei Buchungen in Soll ein. Als Standardkonto wählen Sie z.b. das weiter oben angelegte Konto aus. Mit Speichern wird der neue Journaltyp angelegt. Diverse Artikel: Hier legen Sie die Artikel an, die Sie direkt über die Kasse verkaufen wollen, ohne dass die Artikel im Lager angelegt wurden. Bitte beachten Sie, dass über die Kasse zur Zeit nur Artikel verkauft werden können, die als diverser Artikel angelegt wurden. Teile, die im Teilestamm angelegt sind, sollten momentan nur über Teile- /Werkstattaufträge verkauft werden. Das Feld Artikelnummer ist alphanumerisch, d.h. Sie können hier beliebige Buchstaben- /Zahlenkombinationen eingeben. Wie Sie bereits aus dem Werkstattgeschäft kennen, können Sie auch beim Kassiervorgang einen diversen Artikel direkt über die Artikelnummer aufrufen. Wenn Sie einen Wert im Feld Einkaufspreis (netto) hinterlegen, wird mit Verkauf des Teiles auch eine automatische Bestandsumbuchung im Journal Einstandsbuchung aus Faktura erzeugt. Hinterlegen Sie hier keinen Wert, wird keine Einstandsbuchung erzeugt, in diesem Fall müssen Sie in der Buchhaltung manuelle Buchungen erstellen. Über die Felder Erlöszuordnung und Umsatzsteuerkennzeichen wird die Verbuchung auf die korrekten Erlöskonten gesteuert. Bitte achten Sie beim Anlegen von diversen Artikeln darauf, dass hier korrekte Werte hinterlegt werden, da es sonst zu Fehlverbuchungen und im ungünstigsten Falle auch zur Abgabe von falschen Umsatzsteuervoranmeldungen kommen kann. Als Letztes können Sie noch eine Bezeichnung eingeben, diese Bezeichnung wird dann auch auf dem Kassenbon ausgegeben. EXKURS: Neues Erlöskennzeichen/-zuordnung anlegen: Hierzu wechseln Sie in den Bereich Finanzbuchhaltung / Stammdaten / Neu / Erlöszuordnungen. Stellen Sie zunächst die Positionsart 8 Kasse ein. Anschliessend vergeben Sie im Feld Erlöszuordnung eine Nummer und im Feld Beschreibung eine Bezeichnung für die neue Erlöszuordnung. Vor dem Speichern wählen Sie noch aus, ob es sich bei der Erlöszuordnung um eine Bareinlage oder um eine Barentnahme handelt. Damit die Kassiervorgänge mit diesem neuen Erlöskennzeichen auch richtig verbucht werden, ist es zwingend notwendig, entsprechende Kontierungsparameter anzulegen. Ohne gültige Kontierungsparameter erfolgen alle Buchungen auf dem Hilfskonto Weiterstadt 3

5 Kassiervorgänge Bevor Sie den eigentlichen Kassiervorgang starten, wählen Sie zunächst die Kassennummer und den Kassierer aus. Danach starten Sie mit dem eigentlichen Kassiervorgang, dabei können Sie zwischen den nachfolgend aufgeführten Geschäftsvorfällen auswählen. Diese können teilweise auch kombiniert werden. Lediglich die Bareinlagen und die Barentnahmen benötigen einen eigenen Kassiervorgang. Ausgleich einer offenen Rechnung Mittels der Kasse können Sie offene Kundenrechnungen kassieren und direkt im Mahnwesen ausgleichen. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um im Kassiervorgang nach offenen Kundenrechnungen zu suchen. Als Suchkriterien stehen Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Auftragsnummer, Auftragsdatum, Rechnungsempfänger, Fahrgestellnummer und Kennzeichen zur Verfügung. In der sich öffnenden Maske mit den Suchergebnissen können Sie eine oder mehrere Positionen auswählen (um mehrere offene Posten zu markieren, halten Sie während des Mausklicks die STRG-Taste gedrückt), mit Übernehmen werden die markierten offenen Posten in den Kassiervorgang übernommen. Jetzt müssen Sie noch die Zahlungsart auswählen, hier haben Sie 3 Auswahlmöglichkeiten: Bar, EC- Karte und Verrechnungsscheck. Wenn Sie Bar auswählen, erwartet ec@ros im Feld Bar die Eingabe des gegebenen Geldbetrags, das Rückgeld wird dann im Feld Zurück automatisch angezeigt. Bei Zahlung mittels EC-Karte oder Verrechnungsscheck entfällt dieser Schritt. Mit Speichern wird der Kassiervorgang abgeschlossen und Sie bekommen die Druckvorschau des Kassenbons angezeigt, diesen können Sie dann ausdrucken. Direkt nach dem Kassiervorgang, wird der offene Posten des Kunden automatisch in ec@ros ausgeglichen, d.h. die Verbuchung erfolgt direkt und nicht erst nach dem Tagesabschluss. Den Ausgeich einer offenen Rechnung können Sie auch mit dem Verkauf eines Diversen Artikels und mit dem Kassieren einer Anzahlung kombinieren. Verkauf eines Diversen Artikels Um einen Diversen Artikel verkaufen zu können, muss dieser in den Stammdaten angelegt sein (s.o.). Wenn Sie das Suchkriterium auf Diverser Artikel stellen, ändert sich die Eingabemaske. Es werden nun weitere Felder angezeigt, von diesen Feldern sind lediglich die Felder Schlüssel und Betrag als Pflichtfelder ausgewiesen, hier ist eine Eingabe zwingend notwendig. Im Feld Schlüssel geben Sie die Artikelnummer ein, nach der Bestätigung mit der Enter-Taste wird nach der eingegebenen Artikelnummer gesucht. Bei einer eindeutigen Artikelnummer bekommen Sie den gefundenen Artikel angezeigt und mit Enter werden die weiteren Felder der Kassen-Maske Beschreibung, Mehrwertsteuercode, Erlöskennzeichen und Betrag automatisch gefüllt und dem Kassenbon hinzugefügt. Wenn Sie die Artikelnummer nur teilweise oder gar nicht kennen, können Sie das Feld Schlüssel auch leer lassen oder nur ein Fragment der Artikelnummer eingeben. ec@ros zeigt Ihnen dann alle Artikel an, die dem Suchkriterium entsprechen, aus dieser Liste können Sie den gewünschten Artikel auswählen. Nachdem Sie alle Artikel erfasst haben, müssen Sie noch die Zahlungsart auswählen, hier haben Sie wieder die 3 bekannten Auswahlmöglichkeiten: Bar, EC-Karte und Verrechnungsscheck. Wenn Sie Bar auswählen, erwartet ec@ros im Feld Bar die Eingabe des gegebenen Geldbetrags, das Rückgeld wird dann im Feld Zurück automatisch angezeigt. Bei Zahlung mittels EC-Karte oder Verrechnungsscheck entfällt dieser Schritt. Mit Speichern wird der Kassiervorgang abgeschlossen und Sie bekommen die Druckvorschau des Kassenbons angezeigt, diesen können Sie dann ausdrucken. Den Verkauf eines Diversen Artikels können Sie auch mit dem Ausgeich einer offenen Rechnung und mit dem Kassieren einer Anzahlung kombinieren. Anzahlung Hier können Sie eine Anzahlung eines Kunden kassieren. Hierzu brauchen Sie lediglich die Kundennummer, den Anzahlungsbetrag und eine der 3 Zahlungsarten eingeben. Buchhalterisch wird diese Anzahlung dann direkt dem Debitorenkonto gutgeschrieben. Das Kassieren einer Anzahlung können Sie auch mit dem Ausgeich einer offenen Rechnung und mit dem Verkauf eines Diversen Artikels kombinieren Weiterstadt 4

6 Bareinlage Mit dieser Option können Sie Geldbeträge in die Kasse einlegen. Die Bareinlage kann nicht mit einem anderen Kassenvorgang kombiniert werden. Barentnahme Bei den Barentnahmen haben Sie mehrere Optionen um diese einzugeben. Erstens können Sie bei der Barentnahme direkt das entsprechende Sachkonto eingeben. Wenn Sie bspw. eine Entnahme machen um Briefmarken zu kaufen, stellen Sie das Erlöskennzeichen auf Sonstiges, geben bei Kontonummer ein, bei Bemerkung Briefmarken, bei Vorsteuerkennzeichen Vorsteuer 0% und bei Betrag den entsprechenden Betrag. Im Buchungsjournal wird der entnommene Betrag direkt auf das Sachkonto, hier , verbucht. Sie können die Entnahmen auch über die Vergabe eines Erlöskennzeichens verbuchen. Um bspw. die Barentnahme für Briefmarken über ein Erlöskennzeichen zu verbuchen, legen Sie, wie weiter oben beschrieben, ein neues Erlöskennzeichen mit den entsprechenden Kontierungsparametern an. In der Kasse wählen Sie dann dieses neue Erlöskennzeichen bei der Barentnahme aus, geben den Vorsteuerschlüssel, den Betrag und ggf. eine Bemerkung an. Der Entnahmebetrag wird dann entsprechend der Einstellungen in den Kontierungsparametern verbucht. Bitte beachten Sie:Neue Erlöszuordnungen benötigen zwingend neue Kontierungsparameter, da die Verbuchung ansonsten auf das Hilfskonto erfolgt. Die Barentnahme kann nicht mit einem anderen Kassenvorgang kombiniert werden. Storno Jeder Kassiervorgang kann storniert werden, das Storno stellt dann wieder einen neuen Kassiervorgang dar. Es wird eine neue Bonnummer vergeben und Sie können einen neuen Bon ausdrucken. Nach dem Aufruf des Menüpunktes Kasse / Storno können Sie nach einen bestimmten Kassiervorgang suchen, um diesen zu stornieren. Kassenhistorie Dieser Menüpunkt ist dem Menüpunkt Rechnungshistorie im Werkstattgeschäft gleichzusetzen. Sie können hier nach jedem Kassenvorgang suchen, sich diesen anzeigen und ggf. nochmals den Bon ausdrucken lassen. Auswertungen Unter dem Menüpunkt Auswertungen können Sie sowohl die kassenüblichen Auswertungen, als auch die Stammdatenlisten Kassen und Diverse Artikel ausdrucken. Nach dem Aufruf eines Menüpunktes kommen Sie in den Suchdialog, hier stellen Sie zunächst ein, für welche Kasse Sie die Auswertung erstellen wollen. Anschliessend stellen Sie die Suchkriterien ein. Um bspw. ein Kassenbuch für den September auszudrucken stellen Sie bei Suche in das Kassierdatum als Suchkriterium ein und geben bzw in die Felder von bis ein. Die einzelnen Auswertungen unterscheiden sich wie folgt: Kassenbuch: Bankbuch: Im Kassenbuch werden alle Barzahlungen/-ausgaben aufgelistet. Im Gegensatz zum Kassenbuch werden im Bankbuch nur die unbaren Zahlungen per E C-Karte (ggf Kreditkarte) aufgeführt. Verrechnungsscheckbuch: Wenn eine Zahlung mit der Zahlungsart Verrechnungsscheck erfolgt, wird sie in dieser Auswertung aufgeführt Weiterstadt 5

7 Stammdatenlisten Als Stammdatenlisten stehen Ihnen die Listen der angelegten Kassen und der im System angelegten Diversen Artikel zur Verfügung. Bei der Suche nach einer Kasse stehen Ihnen die Suchkriterien Kassennummer, Journalnummer und Kontonummer zur Verfügung. Im Fall der Artikelliste können Sie folgende Suchkriterien benutzen: Artikelnummer, Bezeichnung, Mehwertsteuercode, Erlöskennzeichen, Einkaufspreis (netto) und Verkaufspreis (brutto). Die Trefferliste können Sie dann Drucken oder Exportieren. Als Dateiformate für den Export stehen Ihnen wie üblich das rtf- (MS-Word) und das csv-format (MS-Excel) zur Verfügung. Buchungsjournale Damit Ihre Daten in der Finanzbuchhaltung (intern oder extern) weiterverarbeitet werden können, werden Ihnen unter den Menüpunkten Werkstattgeschäft / Periodenende / Journale bzw. unter Finanzbuchhaltung / Buchungen / Journale die entsprechenden Kassenjournale zur Verfügung gestellt, die Sie dann wie gewohnt weiterbearbeiten können. Als Journale werden Ihnen die angelegten Kassenjournale (z.b. Zahlungsverkehr Kasse), EC-Karte und Verrechnungsschecks angezeigt. Sollten Sie diverse Artikel mit einem Einkaufspreis hinterlegt haben, werden die Einstandsbuchungen auf dem Journal Einstandsbuchungen aus Faktura mit aufgeführt, hierfür gibt es kein separates Journal Weiterstadt 6