Ausbildungsprogramm 1. Lehrjahr Profil E

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1 Ausbildungsprogramm 1. Lehrjahr Profil E 1. August 2011 bis 31. Juli 2012 Lernender: Berufsbildner: Dienststelle: Arbeitsbereich Allg. Büroarbeiten Post Interne und externe Post Branchen- und Firmenkenntnisse Leistungsziele Kurierdienst selbständig erledigen (Post abholen, Verteilung an die zuständigen Abteilungen) Eingehende Post bearbeiten (öffnen, stempeln und verteilen) Diskretions- und Geheimhaltungsgrundsätze erläutern Interne Richtlinien und Regeln kennen Ausgehende Post Organigramme interpretieren Arbeitsabläufe beschreiben Umgang mit Daten des Lehrbetriebs Organisatorische Einrichtung des Arbeitsplatzes Erreicht Nicht erreicht

2 Telefondienst Auskunftserteilung Gesprächsregeln Kompetenzregelung Ich bediene das Telefon professionell. Dazu gehören insbesondere: Anrufe entgegennehmen und weiterleiten Anrufe für kurze interne Rückfragen halten Verschiedene Serviceleistungen am Telefonapparat programmieren Bei Abwesenheiten die Rückrufnotiz innert (angemessener Frist) korrekt notieren. Über die einzelnen Funktionen, die mein Telefongerät beherrscht, kann ich spontan Auskunft geben Kundengespräche vorbereiten Kundengespräche führen Kundenbedürfnisse erfragen Argumente und Vorschläge bringen Kundenbedürfnisse erfassen und weiterleiten Umgangsformen anwenden Dienstleistungen kennen Telefon bedienen Termine planen Umgang mit Daten des Lehrbetriebs Organisatorische Einrichtung des Arbeitsplatzes Ergonomie des Arbeitsplatzes Image des Lehrbetriebs kennen Verständliche und adressatengerechte Aussagen formulieren Reproduktion Kopieraufträge aller Art Scanning / Archivierung Bewirtschaftung Büromaterial Ich habe die verschiedenen Funktionen des Kopiergerätes anhand des Handbuches oder der Bedienerführung am Gerät studiert. Ich beherrsche praktisch alles, was das Gerät bietet und habe die Funktionen so ausprobiert, dass ich vorbereitet bin, wenn einmal etwas Besonderes zu erledigen ist. Auf Fehlermeldungen eines Geräts reagiere ich situationsgerecht. Das bedeutet in der Regel: zuerst selber in der Anleitung oder im Hilfsprogramm nachschauen sonst die zuständige Person im Betrieb fragen. Ich kenne und beherrsche die verschiedenen Funktionen des Scannergerätes und dessen Bedienerführung. Auf Fehlermeldungen eines Geräts reagiere ich situationsgerecht. Das bedeutet in der Regel: zuerst selber in der Anleitung oder im Hilfsprogramm nachschauen sonst die zuständige Person im Betrieb fragen Ich erledige die Scannerarbeiten selbstständig. Ich kann die Dokumente nach Jahr, Mandant und Belegnummer zuweisen und korrekt scannen. Ich kenne die Archivierungsgrundsätze der Stadt Chur und kann die gescannten Belege im PC und physisch korrekt archivieren. Ich bewirtschafte selbständig das Büromaterial der Finanzverwaltung. Dazu gehören: Prüfung des Materialvorrats Nachbestellung von Vorrat Ausfüllen des entsprechenden Bestellscheins Kontrolle des gelieferten Materials auf Vollständigkeit (richtige Ware, Mit Kopiergerät vertraut sein Ökologische und energiesparende Massnahmen beurteilen Elektronische Datensicherheit Datensicherheit im Lehrbetrieb a Daten aufbewahren und entsorgen b Daten aufbewahren und entsorgen Datenschutz erklären a Ordnungskriterien einer Ablage b Ordnungskriterien einer Ablage Ablagesystem beurteilen Lagerbewirtschaftung

3 3 Korrespondenz Nach Vorlage Fachausdrücke kennen Textdokumente erfassen Berichte nach Vorlage Verträge Departementsverfügungen bestellte Mengen) Abgleichung der Bestellscheine mit der monatlichen Lieferliste Ich verfasse die Korrespondenz nach Manuskript oder Diktiergerät und bringe sie selbständig in die betriebsübliche Form. Ich kenne die in meiner Branche üblichen Fachausdrücke. Ich habe in den letzten Monaten aufmerksam zugehört oder gelesen und die wichtigsten Ausdrücke notiert. Nach sechs Monaten verfüge ich aktiv über die wichtigsten Ausdrücke. Ich erfasse nach Vorlage typische Textdokumente des Lehrbetriebs mit dem Textverarbeitungssystem. Dabei erfülle ich die folgenden Bedingungen: Der Text ist fehlerfrei. Das Dokument ist nach den üblichen Mustern dargestellt. Die Arbeit ist in angemessener Zeit erledigt Textdokumente erfassen Elektronische Datenübermittlungsgeräte bedienen Mit Kopiergerät vertraut sein Standard PC-Programme auswählen Dokumente überprüfen Termine planen Daten pflegen Umgang mit Daten des Lehrbetriebs Kommunikationsmittel auswählen Ansprechende Dokumentationen erstellen Mit Drucker / Fotokopierer ökologisch sinnvoll umgehen Organisatorische Einrichtung des Arbeitsplatzes Ergonomie des Arbeitsplatzes Image des Lehrbetriebs kennen Verständliche und adressatengerechte Aussagen formulieren Umgang mit Daten des Lehrbetriebs Dokumente überprüfen Ansprechende Dokumentationen verfassen Verständliche und adressatengerechte Aussagen formulieren Buchhaltung Postcheck Ich kann die Verwaltung des Postcheck-Kontos selbständig vornehmen. Dazu gehören: Sortieren der Postcheck-Eingängen nach Steuer- und übrige Erträge bei ungenauen Angaben treffe ich die nötigen internen und externen Abklärungen in geeigneter Form zur weiteren Bearbeitung der Postcheck-Eingänge Erstellen der vollständigen Buchungsbelege (Einnahme- und Sammelbeleg, Auszahlungsbelege) zu den täglichen Postbelastungen die erforderlichen Buchungsbelege zuordnen und bei Bedarf manuell erstellen Meldung der Debitor- und Steuereingänge an die entsprechenden Sachbearbeiter Führen des Saldobuches Abstimmen des Postcheck-Kontos mit dem Saldobuch Ich erledige die Arbeiten fehlerfrei und nach Möglichkeit tagfertig Kundengespräche vorbereiten Kundengespräche führen Kundenbedürfnisse erfragen Argumente und Vorschläge bringen Kundenbedürfnisse erfassen und weiterleiten Umgangsformen anwenden Ziele erreichen Mit Informationen umgehen Textdokumente erfassen Elektronische Datenübermittlungsgeräte bedienen Mit dem Kopiergerät vertraut sein Kommunikationsmittel auswählen Arbeitsabläufe bewusst und effizient gestalten Fachausdrücke erklären Kontoauszüge erklären

4 4 Ausbildungsprogramm 2. Lehrjahr Profil E 1. August 2012 bis 31. Juli 2013 Lernender: Berufsbildner: Dienststelle: Allgemeine Büroarbeiten Korrespondenz Ich verfasse einfachere Korrespondenz selbständig. Vorgängig beschaffe ich mir die notwendigen Informationen. Anspruchsvolle Korrespondenz schreibe ich nach Vorlage / Manuskript. Ich gestalte meine Dokumente in meinem Lehrbetrieb so, dass sie die Empfänger als ansprechend empfinden und sie den Vorgaben des Erscheinungsbildes der Stadt Chur entsprechen. Ich überprüfe sie vor dem Ausdruck auf Form, Stil, Inhalt, Rechtschreibung etc. Ich kann selbständig das geeignete Kommunikationsmittel auswählen Ziele erreichen Mit Informationen umgehen Textdokumente erfassen Standard PC-Programme auswählen Dokumente überprüfen Termine planen Kommunikationsmittel auswählen Ansprechende Dokumentationen erstellen Verständliche und adressatengerechte Aussagen formulieren Schriftstücke charakterisieren Arbeitsbereich Branchen- und Firmenkenntnisse Leistungsziele Erreicht Nicht erreicht

5 5 Allgemeine Buchhaltungsarbeiten Buchhaltung Aufgaben der Stadtbuchhaltung Einblick in die Kreditorenbuchhaltung Ich kann den Aufbau der Jahresrechnung und des Voranschlages der Stadt Chur erklären Ich kenne die Aufgaben der Stadtbuchhaltung und kann diese einer aussen stehenden Person erklären und erläutern. Ich lerne die Grundsätze und Aufgaben für die Führung einer Buchhaltung kennen. Ich kann den Belegfluss erklären und nehme bei Bedarf selbständig einfache Kontierungen vor. Ich eigne mir das Fachwissen für die Führung der Kreditorenbuchhaltung an. Insbesondere erlerne ich: Kreditorenbuchhaltung: Erfassen von Rechnungen Erfassen von Gutschriften Berechnung von Skonti Gliederung der Kunden- resp. Anspruchsgruppen Kundendatei erklären Kundendatei führen Servicequalität beurteilen Produkte und Dienstleistungen kennen Produkte und Dienstleistungen vorstellen Nutzen der Produkte / Dienstleistungen aufzeigen Leistungswirtschaftliche Ziele kennen Kontenplan des Lehrbetriebes erklären Das Rechnungswesen als Führungsinstrument kennen Mithilfe bei der Führung der Kreis-Buchhaltung Ich arbeite mich in die Führung der Buchhaltung Kreis Chur ein und kann einfache Arbeiten selbständig, bei Bedarf unter Anleitung ausführen. Dazu gehören insbesondere: Erfassen von Kreditoren Buchen von FIBU-Belegen Kontokorrent mit der Stadt abstimmen Bilanzkonti abstimmen (Kassa, Post, Debitoren, Hilfskonti Debitoren/Kreditoren) Mithilfe bei der Führung der Buchhaltung Stiftung Bündner Volksbibliothek Ich arbeite mich in die Führung der Buchhaltung Stiftung Bündner Volksbibliothek ein und kann einfache Arbeiten selbständig, bei Bedarf unter Anleitung ausführen. Dazu gehören insbesondere: Erfassen von Kreditorenzahlungen Kreditorenzahlungsvorschlag erstellen

6 6 Öffentliche Verwaltung Austausch Überprüfung der Bestandeskonti Vorbereiten und verarbeiten von Lohnzahlungen Mithilfe bei den Jahresabschlussarbeiten Ich kenne meine Ansprechpersonen und treffe selbständig die notwendigen Abklärungen. Bei Problemen reagiere ich situationsgerecht. Ich versuche vorerst das Problem selber zu lösen, sonst frage ich die zuständige Person im Betrieb. Zur besseren Abdeckung von Leistungszielen aus dem Modelllehrgang öffentliche Verwaltung findet im 2. Semester ein Austausch in eine andere Abteilung der Stadt Chur für die Dauer von 6 Monaten statt. Mögliche Abteilungen für den Austausch sind: Grundbuchamt Soziale Dienste Betreibungsamt Gewerbliche Berufsschule Tiefbau- und Vermessungsamt

7 7 Ausbildungsprogramm 3. Lehrjahr Profil E 1. August 2013 bis 31. Juli 2014 Lernender: Berufsbildner: Dienststelle: Allgemeine Büroarbeiten Korrespondenz Ich verfasse anfallende Korrespondenz selbständig. Vorgängig beschaffe ich mir die notwendigen Informationen. Anspruchsvolle Korrespondenz schreibe ich nach Vorlage / Manuskript. Ich gestalte meine Dokumente in meinem Lehrbetrieb so, dass sie die Empfänger als ansprechend empfinden und sie den Vorgaben des Erscheinungsbildes der Stadt Chur entsprechen. Ich überprüfe sie vor dem Ausdruck auf Form, Stil, Inhalt, Rechtschreibung etc. Ich kann selbständig das geeignete Kommunikationsmittel auswählen. Mein Wissen festige ich durch die Bearbeitung der Lernbausteine 5, 9 und Ziele erreichen Mit Informationen umgehen Textdokumente erfassen Standard PC-Programme auswählen Dokumente überprüfen Termine planen Kommunikationsmittel auswählen Ansprechende Dokumentationen erstellen Verständliche und adressatengerechte Aussagen formulieren Schriftstücke charakterisieren Arbeitsbereich Branchen- und Firmenkenntnisse Leistungsziele Erreicht Nicht erreicht Allgemeine Buchhaltungsarbeiten Rechnungsmodell für öffentliche Haushalte Ich kann den Aufbau des Rechnungsmodells für öffentliche Haushalte erklären und kann die Grundsätze des Rechnungsmodells erklären. Ich kenne die Zusammenhänge und Unterschiede des Rechnungsmodells für öffentliche Haushalte zum allgemeinen Kontoplan und kann diese einer aussen stehenden Person erklären und erläutern Gliederung der Kunden- resp. Anspruchsgruppen Kundendatei erklären Kundendatei führen Servicequalität beurteilen Produkte und Dienstleistungen kennen Produkte und Dienstleistungen vorstellen Nutzen der Produkte / Dienstleistungen aufzeigen Leistungswirtschaftliche Ziele kennen Kontenplan des Lehrbetriebes erklären Das Rechnungswesen als Führungsinstrument kennen

8 Buchhaltung Mithilfe bei der Führung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung Ich unterstütze die Mitarbeiter bei der Führung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung durch: Kreditorenbuchhaltung: selbständiges Erfassen von Rechnungen Neueröffnung von Lieferanten selbständige Bearbeitung von internen und externen Anfragen Debitorenbuchhaltung: selbständiges Erfassen von Rechnungen selbständiges Erfassen von Zahlungen Mithilfe im Mahn- und Inkassowesen selbständige Bearbeitung von internen und externen Anfragen Hauptbuchhaltung Kontieren von Bank- und Postcheckbelegen selbständiges Erstellen von Buchungsbelegen selbständiges Verbuchen von Buchungsbelegen Abstimmen von Bestandeskonti Erstellung von Auswertungen Beschwerden formulieren Kontoauszüge erklären Stufenaufbau des Rechts Öffentliches Recht und Privatrecht Entstehung eines Gesetzes Rechtssammlung Gesetzliche Grundlagen Verfügung Beschwerdeverfahren Aufgabenverteilung auf Bundes-, Kantons- und Gemeindeebene Mithilfe bei der Ausarbeitung des Voranschlages und der Jahresrechnung Ich unterstütze den Leiter der Stadtbuchhaltung bei der Zusammenstellung und Ausarbeitung des Voranschlages und der Jahresrechnung. Beim Voranschlag sind dies: Versand von Budgetrichtlinien Kontrolle von Budgetbegründungen Nachtragen/erfassen von Budgetkorrekturen Bearbeitung statistischer Auswertungen Vorbereitung und Versand von Budgetunterlagen für Behörden Bei der Jahresrechnung sind dies: Ausarbeitung von Statistiken für Jahresrechnung und Verwaltungsbericht Ausarbeitung und Versand Unterlagen für Jahresrechnung an Behörden Bearbeitung Nachtragskreditliste Konkurrenzprodukte kennen Zusatznutzen gegenüber Konkurrenzprodukten aufzeigen Leistungswirtschaftliche Ziele kennen Informationskanäle benützen zur Branchenentwicklung Branchenentwicklung beurteilen Kurzfristige Veränderungen der Branche aufzeigen Längerfristige Veränderungen der Branche aufzeigen Arbeitsabläufe beschreiben Standesregeln der Branche kennen Image des Lehrbetriebes kennen Markt beschreiben Erwartungen von Anspruchsgruppen erkennen Kontenplan des Lehrbetriebes erklären Kostenstellen nennen Kalkulationssätze anwenden Das Rechnungswesen als Führungsinstrument Überblick über Fachthemen verschaffen

9 9 Mithilfe bei der Führung einer einfachen Buchhaltung Ich kann die Buchhaltung der Stiftung Bündner Volksbibliothek selbständig führen. Ich erledige die anfallenden Arbeiten selbständig. Dazu gehören insbesondere: Erfassen von Kreditorenzahlungen Kreditorenzahlungsvorschlag erstellen Überprüfung der Bestandeskonti Vorbereiten und verarbeiten von Lohnzahlungen Mithilfe bei den Jahresabschlussarbeiten Ich kenne meine Ansprechpersonen und treffe selbständig die notwendigen Abklärungen. Bei Problemen reagiere ich situationsgerecht. Ich versuche vorerst das Problem selber zu lösen, sonst frage ich die zuständige Person im Betrieb Staatsform der Schweiz Föderalismus Aufgabenverteilung auf Bundes-, Kantons- und Gemeindeebene Gewaltentrennung und Aufgaben auf den verschiedenen Ebenen Sinn und Zweck der Gewaltentrennung Zusammensetzung der drei Gewalten auf meiner Verwaltungsebene Aufbau des Rechnungsmodells Geschäftsfälle im Rechnungswesen Finanzplanung Voranschlag Aufwände und Erträge Genehmigung der Jahresrechnung Jahresrechnung Finanzhaushalt New Public Management Ziele des New Public Management Öffentliche Verwaltung Workshops Ich besuche während 3 halben Tagen interne Workshops über die nachfolgenden Themen. Sion, 27. April 2010 Rechnungswesen Betriebswirtschaftliches Umfeld Protokoll Kontenplan des Lehrbetriebes erklären Kostenstellen nennen Kalkulationssätze anwenden Das Rechnungswesen als Führungsinstrument kennen Erwartungen von Anspruchsgruppen erkennen Offerten beurteilen Kaufvertragsinhalte nennen Protokollführung